单据管理制度（精选8篇）
篇1：单据管理制度
单据管理制度
一、单据范围
本制度包括：出示单据、外来单据、内部结算单据。
1、出示单据：发票、收银单。
2、外来单据：发票、收据、送货单、部分白条(鲜活食品)。
3、内部结算单据：申购单、收据入库单、领料单、配送单、收银底带、货物短缺(溢余)单、报损单、日报表、月报表、盘点表、盘点差异表等内部结算单据，所有同部结算单能使用电脑单据的尽量使用电脑单据。
二、单据管理原则
1、消号单据管理制度：涉及到对外的出示单据和结算单据一律实行消号制度。主要包括以下内容：发票、收据、（包括：手写单据和打印的都必须在财务报备，由财务发出，盖章，无财务盖章的单据视为无效单据）缴款单、酒水单、入库单，建立领用消号制度，落实专人管理。
2、限额领用制度：定额发票，实行限额领用。
3、其他单据实行普通单据管理
三、单据合法原则
1、收据应由交款人、收款人签字方为有效。
2、入库单应由采购、库管、入库部门领导签字方为有效。直接在使用部门入库的使用部门主管必须签字方为有效。
领料单应由领料部门经理、库管、领料人签字。
报账发票、收据、白条：①外来单据应据备以下内容：对方单位印章、收款人签字、日期、经济业务内容或摘要、金额；购销发票还应有：商品名称、规格、型号、单位、单价、金额。所有的外来单据金额栏必须有大小写两种格式（同出示单据）。②外来单据应办理入库手续或验收手续的必须以入库单或验收单据做为外来单据的附件。没有入库单的需经手人、部门经理签字方为有效；③发票、收据、白条等外来单据不单独报销，必须附在费用报销单后才能报销。
5、费用报销单：①外来单据报销类：将外来单据作为报销单的附件，费用报销单填写以下内容：外来单据内容，会计科目，附件张数，日期，金额等内容。②没有外来单据的报销单必须填写具体的经济业务内容，③所有的报销单必须经报销人、会计、公司负责人、签字为有效。
7、收银底带应由收银、出纳签字。
8、货物短缺(溢余)应由库管、门店经理、采购签字。
9、报损单：作品、原材料在付报损应由库管、部门主管、财务、总经理签字，方为有效。
10、收银、柜台的收入日报和月报：由收银员，收银稽核、和部门店经理签字。
11、盘点表由实物负责人、部门经理、盘点人、监盘人签字。
12、盘点差异表应由库管、会计、部门经理、总经理签字。
13、申购单分为两部门；（1）鲜活食品原材料申购单由餐厅经理、行政总厨签字方为有效（2）原辅材料一次性用品申购单由部门经理，行政总厨，库管签字方为有效，健身部在物品采购由主管制定采购计划、由谭总审批后方为有效。（3）酒水一次性用品申购单由门店负责人、库管签字方为有效（3）各部门物耗品：扫帚、灯泡、等其他易耗物品（单项金额10元以下总金额在50元以内）申购单由各部门负责人签字方为有效。（4）其他小额零星（单项金额10元以下总金额在50元以内）购置物品申购单由申购部门负责人签字方为有效。（5）其他低耗品，小额财产（100元以上的）申购单由部门负责人、总经理签字方为有效（6）500元以上的财产不需填写申购单，但由总经理同意后才能执行（或者签订合同由总裁签字盖章后按合同有关条款执行）同时，执行过程要随时汇报总裁。付款、报账都须经过总裁审批后才能执行。采购员凭申购单、采购物品；如遇紧急采购的物品，可事后补办入库手续，需部门 经理签字确认。
四、单据规范(注意事项)
1、收据应在摘要栏填写收款事由或具体的收款项目，内容必须详尽清楚。金额栏大写小写必须一致，金额填写规则：金额必须正确及准确。
领料单、入库单、货物短缺(溢余)单应填写物资书面名称、入库单位、数量单位、单价、金额(大小写)、等级，有规格型号，应填写规格型号，没有的不填。领料单、入库单必须按行次填写，同一张单内出现负数内容时，也只能按行次填写，不得隔行填写。（一般情况下，填写红色入库单或出库单。）
3、费用报销单应填写：费用项目或事由、费用类型、金额(大小写)。
4、报损单应填写报损原因、品名、数量。
5、盘点表、差异表：品名、规格、型号、单位、数量、等级。
6、申购单：申购部门、数量、质量、等级、产地、品名、规格、型号、期限、原因、日期。
7、所有单据填写均应字迹清晰，数字规范。
8、所有单据金额填写规则：有大写栏的，大小写必须一致，无大写栏的可不填，小写合计栏在最高位数前填写“￥”，有数量的单据，数量，单价，金额必须相符，单项金额与合计金额必须相符。金额四舍五入规则：单项金额必须准确无误，不能四舍五入，合计金额必须四舍五入，不得有分位数出现。便于结算。
五、单据联次及传递
1、收据为三联：出纳存根一联、交款人一联、财务一联，财务联每旬报账时一并传递会计部。
2、入库单为三联：库管一联、采购(或供应商联)、财务联。
①原材料入库单，采购(或供应商联)联于填写时取得，财务联必须由保管在填写次日内传递财务室，最多不超过次日。
②其它入库单，采购联于填写时取得，财务联付在购货发票收据后，报账时（报账期限为三天以内）一并传递财务室。
3、领料单三联：库管一联、领料部门一联、财务一联。
①一次性办公用品（笔、笔芯、纸等）不办理领料单，但需在库管办公用品领用薄上签字。②其它原材料(包括一次性用具)领料单，财务联在填写当日由保管传递财务室。
③其它财产、低值易耗品类领料，财务联附在发票后连同入库单、发票一并于报账时（报账期限为三天以内）传递财务
4、收银底带、日报表经门店经理签字后，当日营业结束后或次日营业前传递财务(由收纳自行取得)，具体传递为：收银员打出日报或收银底带 稽核人员稽核并出具报告和差异报表 财务室。
5、货物短缺(溢余)单，附在入库单后一并于传递入库单时传递财务室。
7、报损单两联：财务一联、报损一联。报损单由部门连同报损告一并传递保管处，保管处呈总经理审批后登记账务，然后将一联退还报损部门一联传递财务室，月终应将所有报 损单传递财务室。
6、盘点表
①原材料(鲜活食品)盘点表两联，财务室自行盘点，自行取得盘点，完毕后留存一联给部门； ②库房原材料盘点表一式两联，保管一联、财务一联，均于盘点完毕后取得；
③门店原材料盘点表一式三份，保管一联、财务一联、门店一联，财务联由保管于盘点完毕后两日内传递财务室，其余两联于盘点完毕时取得；
④其他盘点表一式三联，部门一联、库管一联、财务一联，财务联与盘点完毕后两日内由保管传递财务室，其余由盘点完毕时取得。
7、盘点差异表
①门店原材料差异表：由财务室根据主管呈报的差异表于月终时汇总，一式两联，由总经理审批和复核后由财务室留底一联，另一联由财务室传递门店经理。
②基地库房盘点差异表：一式三联，由财务室收取盘点表之日起7日内出具经总经理复核后，分发部门和总经理，财务部留底一联。③财产、低值易耗品盘存差异表一式四份，总经理一份、财务一份、库管一份、部门一份，差异表由库管于盘点完毕后10日内出具，分别呈部门经理和总经理签字后分发各部门。
10、部门内部物资调拨单：一式四联，财务、库管、使用部门各一联，由库管于调拨之日出具。调拨双方签字后呈执总，审核后由保管分发各部门。
11、申购单：一式两联，申购部门留底一联，另一联通过不同途径传递财务室：（1）申购部门通过各级审批（2）传递采购部（或由基地传递采购部），采购实施采购。采购完毕传递库管处（3）库管入库同时审核申购单并办理相关手续（4）由库管最后直接（或经过采购）传递财务室。
12、所有单据每一列都应准确、真实传递给相关部门，不能遗漏、错单，要及时发现错单，把错单收回，并调换正确的单据。
六、单据保管
1、财务部单据均应填制记账凭证，随记账凭证按会计规定装订成册。
2、所有电脑单据，同手工单据保管。
3、库管单据分为：入库单(应付带申购单)、领料单、配送单、调拨单分类装订成册，封面记录、单据期限、号码范围、单据种类、单据册数、总编号等会计规定相关内容。
4、门店及基地应将各自的配送单、领料单按月装订成册，封面记录、单据种类和张数等。
5、各部门年终时应将所有装订成册的单据移交财务室。
篇2：单据管理制度
（1）票据单据实行“统一领导，计划管理，分级负责，相互制约，严格稽核”的管理制度。
（2）票据票据单据要有一名专职或兼职保管员进行管理，并要做好防火、防盗、防霉、防鼠、防蛀、防丢失的“六防”工作。
（3）票据单据入库时，要清点数量，抽验质量，并按实收量填写《票据入库单》。
（4）票管员发放时，应填写《票据领发审批表》和《票据出库单》。
（6）票管员在每月终了要进行票据的清库工作，核对帐面结存数与实际库存数，填制《票据盘点情况统计表》，若有盈亏，要查清原因并及时请示领导作出相应的处理，必要时，逐级报告上级票据管理单位。
（7）票据单据发生损坏与丢失的情况时，责任人应立即向所属单位领导报告，所属单位领导接到责任人的报告后，要
及时查清原因，做好记录，保管好证明材料，并采取相应补救措施，被盗的要向公安部门报案，且与丢失的一样，在涉及到的范围内公告声明作废。同时，逐级向上级领导机关报告。
（8）票据单据使用时，必须按照规定程序，逐项填写齐全，文字要清晰、工整，多联票据必须一次复写，内容一致，严禁分次复写、套写，各种票据严禁涂改、刮擦、挖补等。
（9）票据单据作废时，必须在该票上注明日期、事实简况、经办人姓名、经领导签字后，完整地交票管员加盖“作废”章，由票据管理员填制《票据作废清单》，月终，逐级上报上级票据管理单位。
（10）票据单据核销实行“分级负责，按月销号，按季核销，严格把关”的办法。
篇3：单据管理制度
一、利用原始单据推进内部控制工作的要点
(一) 原始单据的种类规划不可有漏项
企业管理中任何一项业务的发生, 都应该有对应的信息载体, 即原始单据, 这些单据既有自制的又有来自企业外部的。在控制活动中, 尤其是业务层面的控制会涉及大量原始单据。比如:
1. 资金业务控制:
包括筹资及投资方案、筹资及投资合同、可行性研究报告、资金预算、收、付款单据等。
2. 采购业务控制:
包括采购计划, 请购单、采购合同、购货发票、付款及报销单据, 到货通知单、采购物资质量送检通知单、物资采购入库单等。
3.资产管理控制:
包括出库单、入库单、验收单、各类资产盘点表、物资委托加工单、固定资产拨交单、维修单、资产的权属证明、抵押合同等。
4.销售业务控制:
包括销售预算或计划、销售合同、销售发票、收款单、对账函等。
如果在各种控制活动中有任何一个环节没有原始单据来支撑, 就会存在控制的漏项, 所以企业在内部控制的所有环节都必须设计相应的原始单据全面规范和控制各类活动。
(二) 原始单据设计要合理
1.原始单据的设计要体现重要性原则。对重要业务事项和高风险领域要采取更为严格的措施切实保证单据的设计不出现缺陷。
2.原始单据的设计要体现制衡性原则。责任主体要清晰, 反映的信息要全面体现权责分配及业务流程。如个人出差使用的借款单, 内容至少应该包括借款情况说明、借款金额、时间以及经办人、部门主管、财务主管、分管厂领导的签字审批信息, 这种设计既体现了业务内容又体现了审批权限和审批程序, 明确了业务流程中各层次相关人员的管理权限和管理责任。
3.原始单据设计的联数要合理。要体现对业务流程中的关键控制点所采取的控制措施。如物资采购入库单一般包括:仓库联、财务报销联、财务稽核联、采购存根联, 这种设计体现了相互制衡原则中不相容职务相分离的要求。
(三) 原始单据的填制要真实、完整、准确
不同的原始单据有不同的填制内容和要求。有些单据, 比如增值税专用发票, 其内容、格式有严格的规定, 所有使用人必须按照税务部门的要求统一格式进行填写;而有些用于企业内部管理的自制单据则因会使用人的要求不同而不同, 内容和填制要求可能略有差异, 但无论如何, 所有单据填写的内容必须真实、完整、准确。
如销售提货单, 记录的内容包括:日期、客户名称、产品名称、规格型号、数量、单价、总价、合同号、销售员、仓库保管员、销售部门负责人、仓库负责人。这些内容要依据销售业务如实地填写, 且要求完整、准确, 相应的责任主体要签字明确责任。
再如, 领料单的内容有领用日期、材料名称、单位、数量、金额以及领用人、保管人和主管人员的签名等。若这些内容填制不全, 很可能会导致业务流程不能完整执行, 或导致责任主体不清、控制运行无效或给财务稽核工作带来不必要的麻烦等。
还有些单据如果填写不全面, 就会给企业带来时间的浪费和财力的消耗, 如承兑汇票背书转让, 因被背书人、印章和骑缝章不够清晰而导致无法背书转让的事经常发生, 实际工作中因这方面的问题浪费了大量的时间和管理成本。
(四) 原始单据传递要及时且形成闭环
原始单据的传递过程就是内部信息的传递过程。单据传递应当及时。如果单据传递不及时、不通畅, 可能导致决策失误或使企业蒙受经济损失。
实际工作中, 由于采购人员缺少及时传递单据的意识, 未将增值税发票及时送到财务部门报销入账, 导致增值税进项税过期 (180天) 不能抵扣的现象时有发生, 给企业带来了经济损失;有的业务部门对早已发生的费用不及时办理报销手续, 导致企业的利润波动较大等。诸如此类的单据未及时传递等现象都给内部控制工作带来了一定的难度, 很可能会导致决策失误。
单据传递不仅要及时, 单据传递的范围、方式及各管理层级的职责权限规定也应当形成闭环, 便于各管理层级和相关人员掌握相关信息, 正确履行职责。
例如一式多联的销售提货单一般包括:销售部门存根联, 财务开票联, 仓库记账联, 提货联, 财务稽核联, 出门证联。它的传递范围包括:财务部门、销售部门、门卫、仓库、客户, 涉及的环节多, 时间长, 如果传递不及时或传递范围上有遗漏, 就没有形成闭环, 导致控制运行无效, 可能给企业带来经济损失。
(五) 原始单据的检查监督应动态化、常态化
为避免原始单据的填制或传递过程中出现疏漏, 下一道工作环节要对上道工作环节进行复核;从外部取得的原始单据有的要与外部单位进行沟通, 如收到的商业汇票要同出票行联系, 以明辩其真伪。
企业应经常检查往来账核对的对账单, 对出现的未达账项要及时清理;企业管理部门要组织人员, 对原始单据填制和传递情况进行动态检查, 相关部门在对内部控制进行评价时, 对原始单据的设计和使用也要加以检查;内部审计部门要不定期对经营管理中使用的单据进行合理性、合法性专项检查, 为原始单据的改进提出指导性意见, 逐步做到防错纠弊, 提高内部控制设计和运行的有效性。
二、实际工作中应该注意的几个方面
根据以上分析, 将完善原始单据工作作为推进内控工作的切入点比较容易操作。实际工作中还需要不断地对原始单据进行评估和改进, 评估和改进工作要把握以下几个要点:
(一) 力求做到原始单据规划无漏项、设计要合理、填制要规范、传递符合要求、审核要认真。同时, 原始单据的使用要有相应的程序文件来支撑。
(二) 要对原始单据进行汇总、整理和分类, 大类别可分为:管理类、财务类、技术质量类等。实际工作中可根据企业的具体情况进行综合分类, 这样更有利于工作的开展。
(三) 参加原始单据改进的成员, 应是部门主管和对本部门和企业业务流程较熟悉的人员, 包括财务人员、销售员、生产计划员、采购员、设备管理员、质量管理员、信息管理员等。
(四) 要对原始单据改进的意义进行宣传;同时, 开展针对性的知识培训, 包括原始单据的功能, 内部控制的原则, 传递的路径和管理要求等。
(五) 随着管理的进步和新的管理工具的应用, 以及企业经营和管理业务的变化, 原始单据的改进工作应是一个动态的过程。
通过不断地对原始单据进行评估和改进, 为内部控制工作的推进建立了坚硬的基石:一是优化了业务流程, 提升了信息传递的质量, 为内部控制工作的推进打下坚实的基础;二是保证了原始单据记录信息的真实、完整, 这样更有利于企业账簿体系和报表体系的建立, 尤其是业务报告体系的建立, 有利于提高财务报告信息的质量;三是促进财务、业务人员进一步熟悉业务流程、内部控制原则和管理要求, 并融入日常工作中, 规范管理行为;四是通过宣传和培训, 帮助更多的员工充分认识原始单据的管理角色, 从而在行动上给予理解和支持。
三、结语
篇4：让出口单据安全地“飞”
2011年2月16日，B公司将该信用证下两套出口单据，金额分别为11万美元、13万美元,提交至国内议付行N银行，N银行国际业务部将两套出口议付单据在认真审核，确认单单一致，单证一致后，按照客户要求将两套单据装入一个快递信封中寄往开证行：以色列A银行。2月24日N银行收到I银行的拒付电：称A银行收到N银行单据后发现该行面函表明提交了两套出口单据而A银行实际只收到了金额为13万美元的一套单据。另一套单据不知所踪。
N银行国际业务部在收到A银行拒付电后，认真核对留档材料并与快递D公司确认，跟踪整个快递路线和快件克重等细节问题，确认N银行操作无误，快递D公司的整个运输和投递过程无误，A银行确实应该收到了两套单据而非一套单据，A银行的拒付为恶意拒付，遂即要求快递D公司紧密与其配合，并迅速联系快递D公司的以色列分公司一并做出证明，根据快件投递重量和签收人等证明其确实收寄了2套议付单据，并据此于2月28日向A银行发出报文，列举事实申明快递D公司送往该行的快递信封中确实有两套单据而非一套单据，并强烈谴责了A银行的恶意拒付行为，同时受益人B公司紧密联系开证申请人A公司一起向开证行A银行施压。
3月3日N银行收到了A银行的回电：称其确实收到了两套单据，由于其工作人员的失误将一套单据弄丢，A银行承担由此引起的所有损失。3月7日N银行顺利收到A银行的全额付款，该事件圆满解决。
案件分析
该事件的产生完全属于人为偶然因素造成，此类事件虽然在UCP600第35条中有关于出口议付行的免责条款，但是在实务操作中对于单据的丢失，国际惯例中出口议付行的免责对于银行和企业的正常关系维护而言往往是苍白无力的。事件的解决需要多方的协商和共同努力，此类事件是国际贸易日常工作中不得不面对的一个风险点和较难解决的问题。
该事件能圆满解决，不仅仅在于N银行国际业务人员流程的缜密，处理问题的果断，还在于N银行选择了一家运营正规，合作关系良好的快递D公司，一旦发生类似事件，就可以得到良好的支援，以促使事件的圆满解决。
随着国际贸易的迅猛发展，国际间的单据邮寄也愈加频繁，而单据在邮寄和传递过程中的丢失作为一个概率事件就时有发生，特别是包含提单等物权凭证的单据一旦丢失，想要补办就十分麻烦，一般需要将与货值100%～200%的保证金存至银行再由银行出具2年期以上保函或将保证金存至船公司，并进行登报声明等诸多其他操作，船公司才能重新出具提单。另外在实务中，保证金由谁存取，存取期限的长短等一系列问题都是在实务操作中较难解决的问题，当事人一般损失较大。如何做好单据邮寄，尽量避免因单据邮寄而产生的风险，也成为一个重要的问题。
案例启示
因地制宜
进出口企业需要选择当地运营比较正规成熟的快递公司。当前国际知名的快递公司有很多：DHL、FEDEX、UPS、TNT、EMS等，虽然规模都较大，国际知名度较高，但是由于其网络的不同，其分公司、网点在国内分布并不相同，有的城市或地区这家快递公司的网络最完善，运营最正规，而到了另一个城市或地区就可能会换成另一家快递公司最完善，这就需要每个城市或地区的银行和进出口企业去根据本地实际，选择在本地运营比较完善，比较易于合作的快递公司进行合作，签订好正规服务协议，将一切风险情况进行约定，列出一系列应急预案，有效避免一些操作风险，一旦出现问题也比较容易共同处理。
因势利导
进出口企业要根据寄送目的地的具体情况来选择快递公司，各个快递公司在各个国家、地区的运营情况也并不相同，一些快递以欧洲为基地，在欧洲地区运营最快，但是到了东南亚，美洲等地区可能就没有很大的优势，甚至存在一些国家和地区无法送达。而有的快递以美国为基地，在北美运营速度最快，但是到了一些和美国关系不好的国家，如：巴基斯坦、伊朗等，它的运营同样受到严峻挑战。再如中国内地的一些快递在中国港澳地区、日本、韩国等运转较为流畅。另外，有的快递公司到了周末就会停止快件的运送，有的则会正常运营，因此每周五快递的选择也可能跟前几个工作日的选择会有所不同。这就要求每个银行和进出口企业与快递公司多做沟通，对自己合作的快递公司的运营网络做好充分的了解，不同国家和地区根据其快递运转流畅度选择最适合的快递，以降低邮寄风险。
防患未然
银行和进出口企业在做出口单据的邮寄时尽量做到一单一寄，信用证要求两次寄单的也尽量做到两次寄单，特别是合作时间不长或较为偏远的客户更应如此，以避免发生上述事件，另外银行和进出口企业自身也应注意做好进出口单据的邮寄登记，随时网上查询单据情况，定期对快递运作情况进行总结，以便快速应对处理各种意外情况，不仅出口单据需要做好网上查询，对于进口签收单据同样需要认真做好签收，做好网上查询，及时发现个别快递公司的投递日期倒签行为并予以整改，以保证银行的5个工作日的单据处理时间的正常合规。
（作者单位：中国工商银行滨州市分行）
篇5：前台发票、单据管理制度
1.前台各种重控单据必须连号使用，存根联单独连号保存随时备查，前台发票、单据管理制度。
2.每份账单审核后须保证原始资料完整，收据存根齐全。
3.前台账务资料按日归类，每月汇总，由日审标示后存档封存。
4.前台账务资料封存后完整保存，需处理时由日审专人在前台主管的监督下进行。
5.前台人员必须保证客人账务资料的保密性，不得随意透露他人。
6.其它客人重要账务单据，如信用卡预授权单的保存须按照其业务单位运作特性制订保存周期。（信用卡授权单及签购单保存期为入账日起一年。）
7.每日酒店收入报表由夜审完成并由次日上报店会，由日审于次日对其进行账务调整，并在次月初完成月收入的调整工作。
8.调整后的收入报表由日审保管至少两年，以便进行酒店收入及营业分析及预算，管理制度《前台发票、单据管理制度》。
9.酒店前台单据及收入报表由专人管理，严禁随意透露。
10.客人持酒店收据要求补开发票或查询账目时，前台账务人员有义务帮助客人办理，不得以任何理由推脱，当账务发生期超过半年时，以电脑资料为准并上报前台主管。
11.酒店为客人提供的服务项目在客人付清时按照客人要求为客人开具发票；发票金额要真实、准确，可以少于实际金额，但不得超过实际消费。
12.正确开具发票后，将发票存根联订在消费账单上备查；除前台外的各个收款点须将账单客人留存联收回并订在发票记账联后。（以上内容为手工开据的发票适用—目前很多发票为机打发票，无发票记帐联的应将存根联订在消费账单上备查）
13.当工作中出现问题不能依靠本制度解决时，以国家相关会计制度为准则，并及时上报前台主管或其他财务部有关领导解决。
篇6：文本接口(单据管理)
1、确认开票软件版本是否是160425版本，如需升级开票软件先退出开票系统，双击打开选择升级安装
然后全部点击下一步，直至完成
2、商品编码更改和维护（企业自行操作）0425版本多的一个商品税收分类代码
根据国税2016年第23号：国家税务总局编写《商品和服务税收分类与编码（试行）》 所有接口需要批量开票的时候必须点击商品编码
如：要导入打印机这个商品,接口要导入什么商品，必须添加该商品对应的编码。名称必须一致，不然会提示未添加商品税收分类编码，导致开票失败或者导入失败
*必填项，点击税收分类编码的下拉菜单。
检索打印机这个商品，如果没有该商品信息，请在左边的菜单栏找对应分类编码，选中并保存
文本接口升级说明
文本接口为用户提供了平滑升级的功能，销售单据的格式规范不需要进行变动，避免了用户修改ERP 系统的成本和不便。实现原理：文本接口的销售单据开票时，会对销售单据的每一行商品名称进行自动检索开票软件“商品编码”表，如果检索到“商品编码”表中对应的同名商品名称，则以“商品编码”表中检索到的第一个同名商品名称所对应的商品分类编码赋值给该销售单据的商品明细。销售单据的每一行商品明细均需要进行此自动检索匹配操作。该方案简单易行，但是由于每一行均需要自动匹配，开票效率将会下降。具体操作如下：
【第一步】在开票软件的“商品编码”模块中，维护好商品所对应的商品分类编码。
注：所有需要开票的商品都必须要进行商品分类编码维护。【第二步】文本接口的“单据导入”导入销售单据。“单据维护”工具栏的“检查”按钮可以进行单据校验，可以检查销售单据的商品分类编码是否匹配。
篇7：仓库单据管理办法
总体原则：
物资进出有凭可依、账实相符、业务真实、合理库存、物资安全、质量保证。保管做到业务真实、登记正确、清晰、字迹工整、验收入库、质量合格、妥善保管、单据传递及时、开具单据分类准确、及时盘点库存。一.入库单
1.办理入库依据：发货单位的送货单、采购部提供的发票及请购单。2.入库：一式四联入库单分别由采购员、保管员、质检员签字，按入库单流程办理，未签字、未质检不能入库，不能收发货，财务判定为无效单据。
3.验收：注意验收数量品种是否相符，注意验收方法与产品是否符合要求，有无质量问题，部分货品包装是否破损。
4.填写：入库单按单中各项规范填写，按照不同种类分别登记，写清进货单位名称、进货数量、进货型号等相关信息，注意字迹清晰、工整。
5.对帐：月底保管员要对所有入库产品进行数量分类合计，并与财务部数量科目核对相符。
6.单据保管：入库单入帐、传递、分类、结帐按财务制度及流程规定，装订成册由仓库保管。
二.产成品（半成品）入库单
1.办理入库依据：依据生产部门填写入库表及入库记录，详细填写本入库单，详细注明名称、规格、数量。
2.入库：一式四联入库单分别由入库员（生产部）、保管员同时签字，按产成品入库流程办理，未签字、未质检的产品不能入库，不能收发货，财务判定为无效单据。
3.填写：入库单中各项应规范填写，生产部开具入库记录表，登记产品数量、规格、型号。保管员填写入库单，办理产成品入库，同时作为财务部月末计算产品生产成本的依据。
4.对帐：入库单月末合计重量财务部相对应科目及生产部月报对账相符。5.单据保管：入库单按生产编号及产品规格分类，装订成册。6.验收：注意品种、数量、规格、质量有无问题.三.领料单：
1.依据：由用料部门填写一式三联领料单，经领料人签字，保管员据此发料同时签字确认。
2.单据保管：按照原料种类分别装订成册。
3.对帐：月末领料单、材料收发结存月报表财务对应会计科目一致。四.出库单（产成品）：
1.由业务部根据客户合同要求、通知开具一式五联《出库单》，由业务组开单员、保管员、提货人共同签字，仓库凭单签字发货。
2.出库单一式五联分配流程按财务部据流程规定办理。仓库保管员未签字，未到场监督不许发货。
3.出库单中各项由业务部按单中各项规范填写（打印）作为仓库、业务部、财务部、客户联、出门联的依据。月末由仓库填报产成品收发结存月报表，与营业部、同财务部对账月结相符。
4.保管按照产品种类记账，分类别装订。5.存根联留存业务部核对，记账联交与财务，第三联保管记账，第四联作为出库单据交与提货人，第五联作为出门联交与公司门卫或者保安。
A制造企业仓库管理单据传递流程规范 一.入库单
1.入库单亦称进仓单、入仓单。所有物资、物员、采购材料等进仓，均需填写进入库单。本单一式四联，由保管员凭供应商送货单、采购合同、请购单或经审批的采购计划据实填写与验收。
2.四联单分配：第一联为仓库存根并记账；第二联为财务记账入账；第三联为质检联；第四联为客户联给供货单位查询。
3.质检部应同时出示质检报告，与仓库、采购三方同时签字，方可入库，否则判定为待检区存放，不能入库、不能发货出库。4.附：入库单流程图： 采购部门提供： 1.实物进仓 2.送货单 3.采购合同
4.请购单或采购计划 5.货物发票
采购部门 ：
凭送货单及采购发票等填制现金物料报销单 仓库：
凭单验收入库：
1.填写四联入库单、验收报告
2.四联入库单必须送货员、质检员、保管员同时签字 3.仓库留存第一联存根联
质检部：在收到仓库传递的入库单，立刻进行检验，检验合格之后立即交与财务备案。
财务部：凭第二联入库单及送货单、发票等填制记账凭证 采购与财务对账：
1.月结供应商当月采购量对账
2.月结供应商购货发票对账与签收 3.应付账款余额对账 4.付账计划核定
二.产成品（半成品）入库单
1.成品（半成品）入库，所有让售、销售、加工料销售等产成品（半成品）均需填写本入库单。本单一式四联，由保管员依据生产部产成品加工入库单填写；第一联为仓库存根联；第二联为财务记账联；第三联为质检联；第四联为生产联。
2.产成品（半成品）入库单流程：
仓库：依据生产部完工入库记录填写一式四联入库，同时留存第一联存根记账 财务部：凭入库单做成本计算及编制发出商品记账凭证，留存第二联 质检部：根据入库单做抽样检查，出具质检报告单，及时交与财务。三．出库单 1.出库单，含产成品（半成品）、加工料、废次品等。除消耗领料单外的销售让售，均需填写出库单。本单一式六联，由营业部（业务组）凭销售合同（协议）、销售计划、客户通知等填写。对发生质量退货（发生退货必须有质检部门签字认可）或重开出库单的由业务部重新开具红字出库单，经质检等部门确认，各方冲账。2联单分配：
1.营业部存根记账
2.财务记账（应收账款或发出商品）3.仓库记账
4.收货单位随货同行，（客户入账）5.财务备查（出厂放行）出库单流程图：
业务部：开单，留存第一联
财务部：记账应收款或发出商品，留存第二联 仓库：记账第三联
司机或取货员：提货随货同行，留存第四联
取货员：出厂放行，留存第五联（出门时凭此出门，此联交与保安或门卫）四.领料单
1.领料单即仓库所有物料出仓，均应填写领料单。2.领料单流程：
仓库：记账输单留存第一联，财务：留存第二联，凭单做材料分配消耗表 领料部门：留存第三联，作对账领料控制
第二部分 费用报销管理
一、费用报销：
目的：为严格控制非生产性费用开支，防止铺张浪费，提倡勤俭节约，费用包括：借支费、办公费、电话费、差旅费、车辆费报销等。
费用报销凭《费用报销单》核报，指无实物形态的、自制原始凭证等经济事项的发生报销。主要流程： 报销流程： 1.报销人按照《费用报销单填写规范》填写，注意原始凭证粘贴规范整齐有层次，正确填写张数。
2.部门主管签字确认费用发生是否合理、真实。3.报销人转给公司出纳进行初步审核。4.由出纳传递给主管会计进行复核。
5.最后由公司主管签字确认，经出纳报销支取现金。
二、物料（费用）报销：
1、报销程序：仓库填写入（进）库单（凭计划、发票送货单等）借款经办人填写相关报销单、物料（费用）单、粘贴单.程序参照借款流程
2、费用报销不需办理入库手续，差旅费报销需另填差旅费报销单，附后票据还需有粘贴单规范原始凭证。3.报批原则：（1）原始单据必须真实、清晰、完整，凡因涂改或撕裂行起原始单据模糊不清的，财务部有权拒绝报销；对虚报和假票按“报多少罚多少”原则处理，所报货款金额清缴；对手续不全、不完整的要求更正、完善和补充。
（2）凡属材料、固定资产的采购报销，均事先由采购部提交采购计划，按相关程序报批后，连同单据办理入库或检验手续，方能报账。
（3）有关报销单据均由报销经办人亲自填写，做到内容完整、数据真实，符合财务制度规定。填写报销单各要素齐全，如：日期、金额、附件张数、费用用物料归属部门和用途等，附件分类粘贴。
（4）当月费用当月报销，凡发票日期与报销日期相隔30天以上者，不予报销，特殊情况，须经公司主管批准。4.报批管理办法： 报销依据：
①原始税务发票（尽可能开具增值税进项抵扣发票），原则上不受理收款收据； ②入（进）库单（一式四联，按入库规范验收签收）；即采购、保管、质检、财务四方签字；
③采购合同或合约、协议书；
④物料（费用）报销单（经办人亲自填写）； ⑤送货单（供应商提供）及其他有效凭据。
另：1.生产废料（含废品等）统一由采购部联系出售，由保管办理出库手续，财务凭单收款，行政保安凭出门联放行。
2.员工宿舍的物品、水电费用核定，食堂物品及伙食费等后勤费用物料管理，统一划归统筹管理，财务部监控执行。
三、办公费用管理：
办公费用在管理费用中列支，包括办公文具、印刷品、日用消耗统一划归采购部按月统计各部，由采购部按月度计划经核批后统一采购，入库核报，财务部监控执行。
办公用设备、车辆、低值易耗品采购及广告、保险、修理等费用，大额发生要做计划，临时发生要报公司主管批准。
四、借款管理： 借款程序：
1.借款人填写借款单
2.借款人所属部门主管审签 3.公司主管签字审批 4.财务主管签字
5.借款人到出纳处支取现金 6.借款人领款签字
7.出纳将借款单转会计编制凭证。
注意：1.大额借款以万元为限，均需提前一天通知财务部，以便筹措现款，固定资产购置和生产用料，均需月份计划采购，经公司主管审批后，转财务部安排资金。
2.所有借款必须于任务完成后的一周内归还或报账，（含出差人员，节假日顺延），对逾期不归还的款项，财务部则在借款人工资中扣除或责令归还（或报账）；因费用报销不及时或报销单填写不规范、不真实的，由此造成延误或损失，均由报销部门（借款人）负责。3.出纳应严格按财务制度规定办理借款业务，严格控制额度，转账及现金支票均应符合银行结算制度规定。
4.审批权限（单位：人民币元）（另行规定）
5.财务部每月底编报超期借款余额表，送交借款人的部门负责人，并通知工资管理人员追款、扣款和罚款，罚款额度待定。
6.员工离开公司的，由部门负责人追索欠款；如该欠款属超期、财务部又已通知过借款审批人，则由部门负责人承担相应责任。
五、备用金核定：
1.对经常有业务联系的，含采购、差旅等费用，由经办人申请，该部主管初审，公司主管审批，财务主管签字确认。对离辞退员工，需先到财务部办时备用结算手续，方能办理离辞职手续。
2.对业务活动暂未开展或长期占用备用金未予报销的经办人，财务部通知责令限期扣款。
第三部分 物资采购管理
公司需购物品（料）一律由专职采购人员购买，其他人员均不得采购任何公司物品。当非采购人员未经委托或领导许可，擅自购买公司物品（料）的，财务部不得予以报销。
采购人员必须严格遵守“货比三家，选优而用；物美价廉，调价确认”原则。采购部门应建立以下档案及报表：
1.供应商送货单、购货发票补开发票、请购单或采购计划、采购合同（协议）归档、订立、完善；
2.采购计划价格制定及明细表呈报； 3.供应商详细档案异动明细表
4.付款计划月报、采购报价明细表呈报；
5.所有物料（物品、物资）实际价格、计划价格编码明细表建立健全等。采购部物资采购发票管理的暂行办法
发票是一种重要的见证经济活动的凭证，特别是增值税专用发票在开具、取得、抵扣等环节有严格的税收政策条文监管，增值税专用发票的抵扣直接关系到公司税收负担的问题，在涉税事项中一定要谨慎从事。因此，特根据我公司的具体情况作出如下规定：
一、采购物资的类型划分：
1．生产型耗用：原材料、辅助材料、五金工具（刀具）、其他低值易耗品、燃料；
2．办公型耗用：办公文具、用品；
3．固定资产类：机器设备、电子设备、运输工具； 4．饭堂饮食物资：饭堂米、油、菜、调味品等； 5．业务招待类：烟酒食品等。
二、按上述类别划分后，需要开具发票的层次可以下述描述： 1． 生产型耗用：必须开增值税票 2．办公型耗用：增值税票、普通票 3．固定资产类：普通票、装修工程 4．食堂材料：普通票
三、财务入帐对发票的处理： 1.有票的纳入规范的财务核算；
2.无票的放入福利费用的开支或其他处.四、开具增值税发票而暂时不能的，采购部将收据集中造册登记保管好，以后集中处理；物品交仓库，仓库先作代管处理或暂估入帐，此部分也应与采购部对应集中造册登记，待有正式发票时再做更正处理。
五、采购部采购的物品必须明确配合后续部门输入电脑时的需要，填写规范、内容齐全、价格的口径要跟仓库一致。
六、发票：要求先收票后才按月结时间进行结算。采购物资进库仓的同时，要求有发票的必须要有发票，无论是现金支付还是月结的，特别是月结的，先收发票非常有利于我司合理的、整体的有序安排税款，并且结合其他大公司的做法莫不如此！
七、物资进库后，采购、仓库、财务、质检必须三条线，保证单据传递（按进库的流程规定执行）的顺畅、及时到达各接收单据的位置，避免因不及时造成漏单、重复、出错，以至三方数据不统一。
第四部分 合同管理
合同是具有合作关系的各方以文字形式明确各方责权关系的契约，具有法律的约束力。
建立公司的合同管理制度，拟定合同管理制度由人力资源部负责，本公司法律顾问参与起草拟定工作。
财务部为公司经济合同的监督机构，公司法务人员对所有经济合同进行审核管理；具体合同按不同的种类由归口部门管理与执行。所有法律文件含合同全部留存原件交一份给财务部作付款依据和监控依据。
签订经济合同必须采用书面形式，格式必须符合规范。签订的合同包括：购销合同、建筑装饰工程承包合同、加工承揽合同、财产保险合同、货物运输合同、采购合同、销售合同等。
对公司发生合同纠纷，须尽快与法务专员联系，并尽快报告公司主管后，由法务人员会同公司代表与对方协商、谈判或提出仲裁、诉讼。
凡金额超过10万元的工程发包、设备订购等合同，必须连同工程竣工图或设备说明书和维修说明书原件交一份财务部，支付尾款时必须收齐各相关存档的凭证资料方可支付。
第五部分 固定资产管理 固定资产的界定：
使用年限在一年以上的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其他与生产、经营有关的设备、器具、工具等。
不属于生产、经营的主要设备的物品，单位价值在2000元以上，并且使用年限在2年以上的，视同为固定资产。
管理方案：
1.固定资产所属部门统一分类编号，报财务部备案后使用。
2.固定资产实行三级管理：财务部、工程部、使用部门。帐务管理主要由企业财务部负责，实物管理由工程部固定资产管理员及实际使用资产的部门负责（部门负责人有义务管理好部门使用的资产），应建立固定资产账卡及明细账，同时建立健全固定资产移交和增减变动(包括废弃更新)的处理和登记手续，企业内部转移由企业自行调整入账，成员企业之间转移及增减须报财务部办理转移和增减手续。
3.公司财务部均须指定专人对固定资产进行专门的管理，登记固定资产卡片，对资产的转移、增减及时掌握，变更相应的登记资料。
4.各成员企业要按照谁使用谁管理的原则，落实使用管理部门，该使用部门经理即为该项固定资产的管理负责人，然后部门经理需落实实物管理责任人。
5.在固定资产交接、验收、清查盘点时，企业财务部和使用部门经理以及责任人均需签名确认，呈报公司主管备案。
6.企业财务部每年定期组织盘点一次，财务部即时抽查。如有盈亏问题，必须认真查明原因，报总裁及时处理。对于盘亏的固定资产必须追查清楚，如属失窃的，除追究当事人的经济或法律责任外，还要追究使用部门负责人和实物管理责任人的经济责任。对于损毁的固定资产，使用部门负责人和实物管理责任人写出书面解释，同时查明原因，如因人为责任或失职行为造成损毁的，要追赔经济损失，如有意破坏的，则通过法律途径追究法律责任。固定资产的增减
1.固定资产属于人为残损的报废，由企业使用部门主管和财务主管）提出当事人应该赔偿的金额。属于自然残损的按程序分别由总裁和公司主管审批，企业财务部按资产隶属关系调整账面记录。
2.凡资产的大修及添置、更换，必须履行相应的审批程序及手续，报经主管批准后办理，合同报财务备案。
3.凡固定资产变卖或向外转移，调出调入(含内部调动)，须经公司主管批准，财务部核准，报批执行。
第六部分 存货核算规定
1.公司一切销售业务统一按权责发生制的原则处理。存货核算实行永续盘存制，每半年进行实地盘点一次，定期核实账物相符情况。正常盘盈盘亏及时处理，发生重大差错要跟踪追查。
2.由仓管员于次月1日前填报《收发结存月报表》。对所有入库、出库数额、名称及规格。分门别类进行逐笔登记入账，记账依据为合法有效的入库单、出库单，仓管员负责保管好入库单、出库单，月底连日报表一同上报财务部。月报表应与出入库发生额一致，并同时做好入库单、出库单、账表等原始资料的归档工作。
3.财务部会计每月下库稽核，所管实物必须做到账账、账表、账实三相符。4.定期结账、对账、稽核。对会计核算所有原始凭证均应进行审核。对入库单，平时采购员报账含发票及入库单等，一同报财务部，对领料单，会计员应对其审核无误后，按月进行原材料或材料、低值品归集、分配与核算。第七部分 低值易耗品管理
低值易耗品是指单位价值50元以上，2000元以下，使用年限为一年以上或不具备固定资产界定条件的各种设备、用品、物品； 低值易耗品的领用
1.月前，各使用部门必须上报其领用计划经财务部审核后送公司主管批准后执行。领用时由使用人填写“领用申请单”，仓库凭其单开具领料单(一式三联)。第一联仓库留存，第二联系实际仓库月底汇总上交财务部，第三联领料部门备查留存。
2.除一次性用品外，必须实行“以旧换新”，否则一律不得领发新品。专业性较强的用品需经非使用者的专业人员鉴定确属自然损坏不能使用的才能换新。3.超计划领用的，应由使用部门写出书面原因，送财务部审核后呈公司主管批准，方可领取。
4.对报废低值品的，仓库设相应账簿进行数量反映，随时记录形成报废原因，详细列出清单。对管理不善和人为浪费及损毁造成报损的，应追究使用人和部门直接负责人责任。
第八部分 个人使用公司物品、印刷品的管理
一、个人使用公司用品
1.凡公司员工个人领用的物品除在出库领用单上具备齐全手续外，还必须在“员工领用登记卡”上登记，卡名一式两份，一份个人保存，一份财务仓库保存。工作离退，个人卡片必须办理清退手续，财务部方能给予结算工资。
2.财务部应认真稽核各部门领料，随时掌握各项目、各部门低值易耗用情况。对超金额的非正常耗用应即时查明原因，追究有关人员责任的应如实上报情况，以便完善成本核算，加强成本监控。
二、印刷品
1.凡涉及公司企业形象的印刷品，一律由广告设计人员设计，公司主管批准，影响面广且使用时间较长的尚需报控股策划推广专业人员审核后送总裁批准，方能付印。
2.所有印刷品在付印前，必须经财务部审核同意，再按程序和权限报批，经批准后统一交由采购供应部承印。
第九部分 出纳、会计岗位描述
出纳岗位职责 岗位名称：出纳
本职工作：日常收付、银行结算、资金调拨、有价证券的管理 直接职责：
（１）认真执行现金管理制度；（２）处理现金收付和银行结算业务，货款要及时存缴银行，不准挪用现金和“白单抵库”“ 不准签发”“空头支票”；
（３）一切结算业务（包括银行存款、现金）都必需按照财务规定以及开支范围、内容、标准办理，做到日清月结、帐目清楚，并逐日逐笔地登记现金银行存款计算机日记帐；
（４）管理好盖有公司财务章的所有凭据及有价证券；
（５）协助有关部门积极追收货款及欠款，加快资金回笼和周转使用；（６）坚持结算原则，必需做好下列三条：1.钱货两讫;2维护购销双方正当权益;3银行不予垫款；
（7）建立健全现金出纳各种账目，严格审核现金收付过程；
（９）严格支票管理制度，编制支票使用手续，使用支票须经财务经理签字后，方可生效。
主管会计岗位描述 主要职责
（１）具体执行有关财务制度，带领财务部人员完成公司的日常工作；
（２）按照经济核算原则,定期检查,分析公司财务、成本、费用和利润的执行情况，挖掘增收节支潜力，考核资金使用的效果，督促本公司有关部门降低消耗、节约费用、及时向公司提出合理化建议；
（３）详细审核财务会计每张凭证、有关的内容、数字、金额、期限、应收应付、手续等是否准确无误,签名确认无误才安排会计过帐；
（４）负责各项目的帐总体策划设帐、安排处理报表,另在规定的时间内上交国家有关部门要求上报的资料：(包括报税、纳税资料、统计资料等)；
（５）查阅了解公司财务的计划资料、合同和其他有关经济资料，纠正财务中的差错弊端，规范公司的经济行为；
一、成本核算：
1.成本核算资料的收集（材料、人工、工时、费用）2.各部门相关报表的收集与审核 3.固定资产管理与相关凭证的填制 4.费用项目控制与相关凭证的填制
5.每月成本核算、相关凭证的填制及成本资料的装订 6.编制会计报表
7.跟踪成本核算相关环节数据处理 8.完成其他日常相关会计工作
AD：本文由《战略预算-管理界的工业革命》作者张熙庭收集。《战略预算-管理界的工业革命》是财务人员必看的一部好书。是中国第一部走直线、全过程案例、系统化管理的著作！是中国第一部敢于对财务人员承诺全过程实战，否则无效退书的著作！
二、材料注帐：
9.材料进库复核及发票的签收。10.材料收入记账。
11.月结供应商对账及结算。
12.确保库存信息的准确、及时；
13.采购部下来的供应商付款计划及时整理报送上级审批
三、收入确认：
14.收取送货单，登记入帐； 15.凭发货单入销售帐，16.审核收款单据，监督收款情况。17.追收货款；
四、办税事宜：
18.负责购买、填开、核销发票，汇总开票资料进行抄税。19.录入当月开票对应出仓单的产品明细，交成本会计核算。20.负责抵扣联认证数据录入，月底进行进项发票后台认证。21.填制相关科目的会计凭证。
22.计算各类税金，填列税务报表进行纳税申报。23.及时向主管传达税务信息及资料。
五、费用审核：
24.各种的费用报销复核 25.借款是否合理
26.加强公司各项支出的内部控制 第十部分 货币资金的管理
严格控制库存现金，超过限额部分当天存入银行，特殊需要超出限额的必须经财务主管（经理）批准，并采取特别措施确保现款安全，做到万无一失。1.必须加强对营业现金收入的管理.2.个人因公借款管理
严格控制借款，因业务需要长期借用备用金的，应严格控制范围和限额，一人借用累计金额在3000元以内的，企业由总经理批准，批准后由财务部控制，原则上旧账不报，新账不借，借款限额不得超出本人一个月的工资总额。报销时应先抵销旧的借款，后取现。
借款流程：先由借款人填制统一使用专用借款借据，由部门主管确认发生是否合理。后由财务部出纳员支付借款，会计同时根据借款借据填制收款凭证，详细列明还款时间、金额和经收人等事项。3合理控制现金支付的范围和限额 现金支付的范围：
A支付给职工的工资、奖金、津贴、福利费等款项；
B支付给城乡居民个人劳动报酬费，（如搬运费、其他服务费）； C支付出差人员必须随身携带的差旅费；
D 1000元以下的零星支出，以及必须用现金支付的其他支出。
① 现金支付的限额及审批权限：支付业务款项给公司外的单位或个人金额超过1000元的，原则上需采用转账方式或现金支票付款，不予现金支付。特殊情况如有限额规定的，按各级审批权限规定执行。② 现金付款的手续和规定
在收付现金时必须认真详细审查现金收付凭证是否符合规定，包括：开支标准，主管人员审核、财务部复核、经办人签章，凭证是否齐全、合法，付款批准人的权限是否生效等。
③所收付的现金必须认真清点，既要点大数也要点小数。
④支付现金前，必须复核用款批准手续，报销单据和报批手续，具备合符规定的手续和凭证后才予以付款。凡收付现金，必须一律开具凭证，并在发票，收付款单据或原始凭证上加盖“现金收讫”，“现金付讫” 字样的戳记。出纳人员还必须及时根据凭证记账，尽快使用电脑记载现金日记账。
⑤支付现金时原则上由收款人当面签收，否则需有收款人的有效委托书方能代收代转。为避免嫌疑，原则上本公司经办人不得接受委托。⑥出纳人员必须每天核对现金数额，检查库存现金情况，要保证现金的账存与实际库存相符，严禁以白条抵充库存，严禁挪用库存现金。会计人员应定期检查出纳的库存现金是否与账存相符。发现库存现金的长余或短缺，应立即作出记录，及时查明原因并向领导报告。⑥存取现金时，要注意安全.银行存款的管理
1、凡公司开设的银行账户，严禁以私人名义开设，切防出现漏洞。①凡公司开设的银行基本结算支票账户，报财务部备案。
②公司确因业务需要，须以私人名义开设的银行账户，须公司申请，并应切实做到账款分人管理，达到相互监控的目的。
2、送存银行的款项，“银行收款通知”据以登记入账。
3、到银行提取款项或转出款项时，应开出“现金支票”或其他结算凭证，并及时根据支票存根，结算凭证付款联登记入账。
4、出纳人员不得签发空白支票。为方便外出采购等工作，准许领用半空白结算支票，但必须填写日期，受票单位全称、用途，只空出金额栏，并注明最高限额。同时。一个人领用的支票不得超过两张。凡领用半空白支票者必须在办完事后回到公司的第二天即报账。所有期票统一由出纳员收签保管，并与资金经理做好日报工作。
5、出纳人员应定期与银行核对存款，每月至少核对一次，在接到银行对账单后，应逐笔核对借贷发生额和余额。发现记账错误，要立更正。属于银行的差错，要及时通知银行更正。发现未达账款，应编制“银行存款余款调节表”。对未达账款应加强管理，备查登记，如发现有上月未达账款本月未有记录，财务主管应认真查明原因及时处理。
7、凡企业行为所发生的一切收支均由财务统一收付，任何部门和个人均不得擅自收付（包括员工各种按金、处罚款等）。
5、外汇收入管理。一切外汇收入归公司所有，任何人不得私自换取。当付款人经外币结算时，兑换经资金经理核准。
篇8：单据控制的原则和防线
内控视角下的单据分类与风险
1.单据的分类
(1) 传统会计教科书对单据的分类, 主要从满足会计确认与计量的需要来考虑, 如按原始凭证来源的不同, 分为自制凭证和外来凭证。这种分类主要满足于企业会计核算的单一目的, 难以满足企业内部控制的需要。企业内部控制是一个过程, 是由企业董事会、监事会、经理层和全体员工共同实施的控制过程。这个过程必然形成一系列的单据。
(2) 从内控视角来看, 单据可以分为过程业务单据和过程价值单据。过程业务单据, 是企业实施具体业务控制时, 所形成的一系列用于表明是否执行必要控制活动的证据资料;过程价值单据, 是企业实施业务控制的成果证据资料, 它往往会导致经济利益流入或流出企业。以员工出差为例, 出差前的出差申请手续 (包括出差时间、事由、出行交通方式) 、出差后的出差情况报告, 就是过程业务单据。用于证明该员工出差手续是否获得管理审批、出差过程是否解决了应该解决的问题等情况;差旅费报销时该员工提交的机票、住宿发票等单据, 就是过程价值单据, 表明出差过程中所发生的各项支出。该员工差旅费报销时所填写并经审批的差旅费报销单, 属于过程业务单据;财务履行报销付款后的银行回单, 表明企业经济利益流出, 属于过程价值单据。
总之, 过程业务单据用于表明业务相关的必要控制点执行与否;过程价值单据用于反映过程控制活动的执行结果。传统会计更多强调的就是过程价值单据, 如向外单位购货时由供货单位开出的购货“发票”、付款时所取得的“收据”, 而过程业务单据的重要性往往被忽视。
2.单据的风险
单据的风险, 即因为单据控制相关的各种可能事件, 从而给企业经营管理造成的不利影响。具体而言, 企业单据管理至少应关注以下风险:
(1) 业务活动控制过程的单据不完整、不充分, 可能导致业务活动过程存在不作为、控制不力、结果不佳的情况被掩盖或隐瞒。
(2) 单据的来源不明、不合规, 单据造假、伪造或变造, 可能导致经济业务触犯法律风险, 蒙受经济损失。
(3) 单据上的要素不齐全, 书写不规范, 记载内容不真实, 可能导致单据无效, 不能作为报账凭据, 或导致经济利益不当输送, 甚或触发法律风险。
(4) 单据审核不严谨, 可能导致财务风险, 财务信息质量失真, 企业利益不当流失。
(5) 单据保管不妥善, 可能导致重要单据灭失, 重要信息外泄, 埋下检查、稽查、审计等业务隐患。
单据控制的原则
单据控制是企业实施内部控制尤其是财务控制的一项基础规范工作。企业建立与实施单据控制应遵循以下四项原则:
1.合规性原则
强调单据要符合法律法规。单据本身应具有法律效力, 单据的来源渠道要合法, 单据所反映的经济业务应符合有关法律、法令、制度、政策、合同等要求。单据的合规性主要包括两个层次, 即合法律政策之规、合公司规章制度之规。当然如果一个单据是违背法律政策的, 即使满足了公司制度要求, 仍然违背合规性原则。
2.真实性原则
要求单据必须以实际发生的业务、交易或事项为依据, 不得伪造、变造各种单据, 单据上所记载的各个要素必须客观、真实地反映控制活动的情况, 单据来源必须是可靠的, 要求参与业务活动的各方必须本着“诚实可信”原则进行交易并形成真实单据。
3.全面性原则
强调单据控制应当贯穿于业务活动的决策、执行和监督的全过程, 应避免存在盲区和空白, 实现业务活动全流程的单据有效控制, 规避由于单据不完整和可能产生的业务活动控制“虎头蛇尾”、“支离破碎”等问题。
4.相关性原则
要求单据必须与具体的业务活动相关联, 既要有表明控制活动执行与否的单据, 表明相关业务活动是受控的、可控的, 又要有控制活动执行结果的单据, 明确相关业务活动所产生的收益或支出。单据必须与具体业务相关, 多张单据必须相互支撑或相互证明彼此的合规性、合理性。因此, 单据相关性要求反映同一业务的单据整合在一起, 形成一条完整的证据链。
构建单据控制的多道防线
《企业内部控制基本规范》 (财会[2008]7号) 第47条规定, 企业应当以书面或其他适当的形式, 妥善保存内部控制建立与实施过程中的相关记录或者资料, 确保内部控制建立与实施过程的可验证性。这就要求, 企业在开展各项业务活动的过程中应当“留有痕迹”, 单据不足本身也可以视为业务控制的缺陷。
1.全面强化单据风险意识
单据本身就是企业经营活动最直接的证据, 既将企业的阳光一面展示给社会, 又可能暴露企业的阴暗面。因此, 单据控制的关键, 还在于全面强化单据风险意识, 牢固树立以风险为导向的经营理念。风险无处不在, 企业要生存发展, 就必然要面对来自内外部的各种各样的风险, 无视风险必然导致企业处于不利地位甚至破产倒闭。单据不应为企业非法经营行为掩饰, 如签订交易合同应遵守“合同法”, 支付款项应遵守国家关于现金、银行账户、票据等方面的法规。单据风险评估应贯穿于企业各项业务活动过程的始终, 尤其应注意避免陷入经营违规的风暴漩涡之中。
2.全面完整证据链管控
完整证据链是一个法律术语, 是一系列客观事实与物件所形成的证明链条有秩序地衔接组合起来, 构成一条完整的证据链来证明案件的主要环节。企业任何一项业务活动总是由多个控制环节组合起来的, 每个控制环节所形成的相关单据有秩序地衔接组合, 就是一个完整证据链。举例来说, 某企业从国外进口一台大型设备, 约定以信用证结算, 买方于提单日后45天支付设备合同价款的90%, 质保金为设备合同价款的10%, 设备验收后30天内凭验收证明付讫。这项采购业务的主要环节及对应单据如下表所示:
本项设备采购业务, 从立项、采购合同, 到付款、设备安装验收等一系列环节, 均会形成相应的单据。有些单据是外来的, 如报关单、发票、提单, 有些单据是企业内部自制单据, 如立项文件、验收证明, 但无论这些单据是外来的, 还是自制单据, 都是过程业务受控并导致企业经济利益变动的必要证据, 形成了该企业进口设备采购的完整证据链。有些单据是关乎进口行为合法与否的关键单据, 比如报关单。企业日常任何业务活动, 不论是否涉及企业经济利益的变动, 均必须重视单据的完整性, 单据应贯穿业务活动的事前控制、事中控制及事后控制的每个环节。
3.全面完整的授权审批控制
授权审批控制, 要求企业各级人员必须经过适当的授权, 才能执行有关经济业务, 未经授权和批准不得处理有关业务。授权审批控制应实现:第一, 企业所有人员未经授权, 不能行使相应权力;第二, 企业的所有业务未经授权不能执行;第三, 对于审批人超越授权范围的审批业务, 经办人员有权拒绝办理, 并向上级授权部门报告。[2]
仍以上面的进口设备采购业务为例, 从整个采购业务的主要环节分析, 该企业至少应就立项审批、合同签批、办理进口信用证、货款支付、验收等主要业务活动及其单据控制进行授权审批。如必须明确立项审批的签字程序及最终核准人的授权审批控制;必须明确合同签批的合同生效签字人的授权审批控制;必须明确办理进口信用证的开证手续有效签字人的授权审批控制;必须明确货币资金业务的支付申请、支付审批、支付复核和办理支付的授权审批控制;必须明确设备验收的验收有效审批人的授权审批控制。企业业务活动及其单据的有关控制人还必须实行不相容岗位分离, 形成相互制约和相互监督的机制, 避免企业内部由于个别人员比较强势而导致授权混乱或凌驾于制度之上。
单据控制相关签字人通常包括业务经办人、业务主管、财务审核、总经理等, 这些签字人的角色不同, 签字效力也不同。在实际业务中, 要特别重视涉及经济利益方面的业务审核批准控制, 要按照业务活动的主要控制点, 履行完整业务的完整审批程序。可以将相关控制要素固化成一张“报销封面”, 经签字的“报销封面”是证明业务活动受控的最基本过程业务单据之一。“报销封面”的样本如下图所示:
该样本企业的报销封面简洁、明了, 列示了经济业务的各个关键要素, 从经办人、部门经理, 到授权人签批的相关签字人设计上, 很好地体现了该企业经济业务报销与付款控制的内部控制要求, 出纳履行完付款后, 在报销封面上签注“付讫”章并加上付款凭证, 与其他一些单据 (如合同、材料收料单、增值税发票) 粘联一起构成单据完整、控制点完整的财务记账所需的原始凭证。
4.严把单据审核关
对单据的审核是施行会计监督和内部控制的一个重要手段, 是合理保证财务报告及其相关信息真实完整的一项会计基础规范工作。单据审核必须从实质和形式两个方面同时进行。实质审核, 是审核原始凭证所记录的经济业务的真实性、合理性和合法性;形式审核是审核原始凭证的填制、要素、书写、签批等是否符合要求。单据审核的具体规范, 可以依照《会计基础工作规范》 (财会字[1996]19号) 、企业内部规章制度等要求进行。审核单据时, 应关注单据是否能构成证明经济业务真实、合理、合法的完整证据链, 关注单据之间的逻辑相关性, 特别应关注报销单据中所附的发票是否合规, 否则一旦出现问题, 必将导致企业面临的税务风险。单据审核人员应强化审核责任风险意识, 应对存在问题的单据予以明确拒绝, 杜绝将“问题单据”带入记账凭证, 成为将来检查、稽查、审计等的隐患。
5.加强企业档案管理, 重点关注单据控制情况
企业各部门尤其是财务部门应重视企业档案管理, 建立和健全企业档案管理制度和保密制度。明确各类单据的归档要求, 确保各类重要单据的归档安全、档案使用安全, 并采取限制性措施预防单据的非法外泄。企业应强化单据稽核制度, 内部审计应重点关注单据控制情况, 对单据的取得、单据要素、单据审核批准、单据归档等情况进行重点审计。
完善企业内部控制措施的建议
为了进一步提高行政事业单位内部管理水平, 规范内部控制, 加强廉政风险防控机制建设, 财政部制定了《行政事业单位内部控制规范 (试行) 》 (财会[2012]21号) 。对比企业内部控制规范, 关于企业内部控制措施方面还没有将“单据控制”列为一项控制措施。事实上, 企业由于其生产经营管理活动的复杂程度远远高于行政事业单位, 开展各种各样的业务活动所使用, 或接触的单据也远远高于行政事业单位。因此, 企业单据控制的要求、难度应该更高, 企业更应该建立完善的单据控制机制。从这个角度看, 在企业内部控制规范中, 也应将“单据控制”纳入重要的基本控制措施予以明确, 为企业更好地防范经营风险提供制度保障。
参考文献
[1]吴水澎, 叶少琴.会计学原理[M].经济科学出版社, 201 1.