中国农业发展银行电子公文传输系统暂行管理办法

2024-05-21

中国农业发展银行电子公文传输系统暂行管理办法（共10篇）

篇1：中国农业发展银行电子公文传输系统暂行管理办法

(1999/06/23)

农发行办字（1999）18号

第一章总则

第一条为加快公文运转，提高工作质量，经行领导批准，总行开发了中国农业发展银行电子公文传输系统（以下简称“公文传输系统”）。“公文传输系统”的运行将使我行公文运转从传统的邮寄方式改为网上传输。为确保公文传输系统高效、安全、畅通运行，充分体现公文网上传输快捷、准确的优越性，同时为了对“公文传输系统”进行规范化、制度化管理，特制定本暂行管理办法。

第二条电子公文传输是公文传输中对邮寄收发方式的一种替代形式，因此带红头和印章发出的电子公文具有与纸质文件同等的法律效力。

第三条为了保证“公文传输系统”的正常运行，各行办公室要有一名领导分管此项工作。信息电脑部门要有专人负责技术保障，办公室负责“公文传输系统”的管理使用，并设专人具体负责和操作。

第二章公文传输范围

第四条总行、分行不涉及密级的行发文件、总行各部（室）、分行各处（室）文件、信息、简报，紧急事件的情况报告、资料等均可通过电子公文系统传输。

第五条带密级的文件资料、报表等原则上一律不得传输。如确需传输带密级的文件必须经办公室领导批准。

第三章电子公文的制作流程

第六条电子公文的签发手续按照同级纸质公文的签发手续办理。

第七条各部（处）拟稿人在将文件内容打印后，按要求逐项登录电子发文稿纸，并将文件格式转换成纯文本（ＴＸＴ）格式，附加在发文稿纸中“阅览文件信息”区段的“正文文件”位置上，按“发送到发文登记库”按钮发送到“收发文管理员”处，同时将纸质公文送交“收发文管理员”。

第八条打字人员负责用方正或书生排版系统制作电子红头、编辑排版和定义盖章等工作。电子红头为一次制作，长期使用。打字人员在文件编辑排版时，必须按不同的办文单位和公文种类嵌套相应的电子红头，并将电子印章设定在能够嵌压在签发日期的位置上，排版生成二扫文件（ＰＳ２或Ｓ２）。

第九条对于没有附件的公文或正文与附件可同时排版生成二扫文件（ＰＳ２或Ｓ２），收发文管理员用书生软件对其盖章打包加密后生成电子公文（ＧＷ格式），不能将小样文件直接传输。

第十条对于转发纸质文件作为正文附件的，一律用扫描仪扫描成ＴＩＦ文件格式，同正文一起盖章打包生成电子公文（ＧＷ格式）。具体操作如下：

（一）如正文与附件纸张大小相同，可直接链接到正文后，随正文用“添加文件”按钮在电子发文稿纸的“阅览文件信息”区段中的“正文文件”域内。

（二）如正文与附件纸张大小不同时，用上述方法将正文添加在“阅览文件信息”区段的“正文文件”域内，附件添加在“附件”域内。

（三）如附件是表格，可用上述方法直接将其添加在“阅览文件信息”区段的“附件”域内。

（四）凡添加在“阅览文件信息”区段的“附件”域内的附件，必须在“备

注”域中输入文件格式和纸型等提示信息，以便接收方打印。

第十一条附件扫描时，扫描仪统一采用１８０ＤＰＩ分辨率设置扫描成ＴＩＦ格式。有下列情况之一的附件不能扫描传输，必须与正文一并采用邮寄方式进行：

（一）扫描原件过长，页数超过２０页的。

（二）原件的文字或表格字号小于小４号的。

（三）原件的图像清晰度差的。

第四章电子公文的收、发工作流程

第十二条发文方的收发文管理员将电子公文按要求定义发送地址、打印份数、加密、发送、归档。

第十三条收文方的收发文管理员接收到电子公文后，按发文方规定的打印份数和“备注”栏提示的发送信息打印、装订文件，同时按“回执”按钮将收到文件的信息尽快反馈发文方。输出“收文处理单”，进入本行公文运转流程。

第五章公文传输管理

第十四条电子公文传输系统目前仅限于总行和各省级分行办公室使用。

第十五条各行收发文要设专人负责，人员要相对稳定。

第十六条电子公文的格式、红头、印章式样要保持纸质公文的原有式样，严禁随意改动。

第十七条各分行公文传输系统在有效工作日内必须全天开机，随时准备接收文件。每周五或遇节假日下班前应检查是否有未接收的电子公文，不能拖延至下周或节假日后接收。如遇特殊情况需对方接收文件，应提前

通知对方，及时接收。

第十八条为及时核对收发文情况，每周一总行与各分行以电子邮件方式互发核对清单。如发现不符，应及时与对方联系，立即补发，以确保公文传输准确无误。

第十九条纸张要求。

（一）正文：Ａ４或１６开（１８４×２６０）纸，纵向。

（二）附件：附件的纸张大小应与正文相同，如附件中有表格，可在打印设置中按表格本身的纸型，重新设置并打印。

第二十条在试运行期间采用电子公文和纸文本同时发送。由于特殊原因不能用网络传输的公文，仍采用邮寄方式，但正文和附件不能分离。

第六章电子印章的使用和管理

第二十一条本系统使用的电子印章与实物印章具有同等法律效力。电子印章管理视同实务印章管理，管理办法按总行印章管理规定执行。第二十二条总行负责制作颁发各省、自治区、直辖市分行，各计划单列市分行及党委的电子印章，每行２套（其中１套备份）。如电子印章磁盘损坏，分行要向总行办公室文档处报告，并由总行重新制作，收旧换新，任何单位不得私自复制电子印章软盘。

第二十三条电子印章的使用只限于经公文传输系统传输的电子公文。不得作为介绍信、单据、合同书等其他具有法律效力的文件盖章使用。

第七章安全和保密管理

第二十四条各分行的收发电子公文机房为机要重地，非工作人员不得随意进入，有条件的分行可设立专用收发电子公文专用机房。

第二十五条总行与各省、自治区、直辖市分行，各计划单列市分行在同一时间使用同一密码，密码由总行确定。密码每三个月更换一次，遇特殊情况应报告及时更换。密码由６位阿拉伯数字组成。

第二十六条各行电子印章及密码由收发文管理员保管，收发文管理员必须增强保密意识，不得向任何人提供操作程序、电子印章软盘及密码，如收发文人员变动，应立即通知总行，以便及时更改密码。

第二十七条各单位收发文管理员必须按规定收、发文件，不得随意扩大收、发文范围或延误办文时间。并建立严格的登记制度，以备清理、查询。非公开的重要文字资料的接收、发送、办理、保管等必须严格按有关保密制度和规定办理。

第二十八条各行要妥善处理经公文传输系统接收的无效公文，无论是否嵌压印章，都不得随意乱丢，必须及时收集销毁。

第二十九条因工作失误，致使电子公文、印章丢失或被盗，要视情节轻重程度，追究当事人及领导者责任。

第八章网络系统维护和管理

第三十条各行收发文管理员必须严格按总行和本单位有关管理制度及操作规程进行操作。

第三十一条为使文件经传输后发文方与收文方的文件一致，要绝对保证网络上所有传输工作的软件统一，任何单位和个人不许擅自修改程序编码和任意改动机器设置。

第三十二条各分行要指定专门技术人员进行设备检查和维护，保证设备处于良好状态。系统的技术资料、软件等要有专人管理，不得遗失。第三十三条用于电子公文传输系统的计算机、输出设备是专用机器，除公文收发以外，不能兼作它用。

第三十四条严防计算机病毒破坏网络系统。

（一）严禁在传输系统上进行电子游戏和与收发文工作无关的操作。

（二）严禁随意使用外来软盘，确需使用时必须首先进行杀毒处理。

（三）各行收发文管理员必须备有杀毒软盘，随时检查和清杀病毒，并定期升级杀毒软件。

第三十五条各行收发文管理员应主动与技术人员沟通、联系，作好协调工作，及时发现、解决问题。

第九章监督检查

第三十六条各行办公室、信息电脑部门应组织人员定期或不定期对操作人员和技术人员的工作情况进行监督、检查。

第三十七条总行办公室将不定期对各行收发文工作情况进行检查、通报。

第十章附则

第三十八条本办法适用于中国农业发展银行总行与省级分行电子公文传输系统。各分行可根据本单位实际情况制定岗位责任制。

第三十九条 “公文传输系统”是从传统的纸质邮寄革新到网络传输，在实际运行过程中会遇到过去纸质邮寄中没有遇到的问题，各行要在严格执行本管理办法的基础上，及时将有关情况向总行办公室反映，以便共同研究解决。

第四十条本办法的实施由总行办公室负责监督、解释，并根据实际情况适时修订。

第四十一条本办法自下发之日起执行。

篇2：中国农业发展银行电子公文传输系统暂行管理办法

（国家档案局令第6号 2003年7月28日发布）

第一条为了加强对电子公文的归档管理，有效维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《国家行政机关公文处理办法》，制定本办法。

第二条本办法所称的电子公文，是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。

第三条电子公文形成单位应指定有关部门或专人负责本单位的电子公文归档工作，将电子公文的收集、整理、归档、保管、利用纳入机关文书处理程序和相关人员的岗位责任。

机关档案部门应参与和指导电子公文的形成、办理、收集和归档等各工作环节。

第四条副省级以上档案行政管理部门负责对电子公文的归档管理工作进行监督和指导。

电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，移交前由形成部门负责，移交后由档案部门负责。

第五条电子公文参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。

第六条电子公文一般应在办理完毕后即时向机关档案部门归档。

第七条电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联。

指把电子文件（3.1）集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

第八条需要永久和长期保存的电子公文，应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的机读目录。

第九条电子公文的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子公文一同归档保存。

第十条电子公文的归档应在“全国政府系统办公业务资源网电子邮件系统”平台上进行，各电子公文形成单位档案部门应配置足够容量和处理能力及相对安全的系统设备。

第十一条电子公文形成单位应在运行电子公文处理系统的硬件环境中设置足够容量、安全的暂存存储器，存放处理完毕应归档保存的电子公文，以保证归档电子公文的完整、安全。

第十二条电子公文形成单位应在电子公文处理系统设备中设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录对电子公文实时操作的人员、时间、设备、项目、内容等，以保证归档电子公文的真实性。

第十三条电子公文形成单位应在电子公文归档时对相关项目进行检查，检查项目包括与纸质公文核对内容、签章，审核电子公文收发登记表、操作日志及相关的著录条目等，确认电子公文及相关的信息和软件无缺损且未被非正常改动，电子公文与相应的纸质公文内容及其表现形式一致，处理过程无差错。

第十四条归档电子公文的移交形式可以是交接双方之间进行存储载体传递或通过电子公文传输系统从网上交接。

第十五条通过存储载体进行交接的归档电子公文，移交与接收部门均应对其载体和技术环境进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。第十六条归档电子公文应存储到符合保管要求的脱机载体上。归档保存的电子公文一般不加密，必须加密归的电子公文应与其解密软件和说明文件一同归档。

第十七条归档的电子公文，应按本单位档案分类方案进行分类、整理，并拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。

第十八条档案部门应加强对归档电子公文的管理，提供利用有密级要求的归档电子公文，应严格遵守国家有关保密的规定，采用联网的方式提供利用的，应采取稳妥的身份认定、权限控制及在存有电子公文的设备上加装防火墙等安全保密措施。

第十九条超过保管期限的归档电子公文的鉴定和销毁，按照归档纸质文件的有关规定执行。对确认销毁的电子公文可以进行逻辑或物理删除，并应由档案部门列出销毁文件目录存档备查。

第二十条其他类型电子公文的归档管理可参照本办法。

第二十一条本办法未尽事宜，参照国家其他有关电子公文的标准和规定。

第二十二条本办法由国家档案局负责解释。

篇3：中国农业发展银行电子公文传输系统暂行管理办法

一、电子公文传输系统的内涵

电子公文传输系统, 就是利用数字文档技术、信息安全技术、中间件技术及计算机网络技术等, 实现政府部门与部门之间、单位与单位之间红头文件的起草、制作、盖章、分发、接收、阅读、打印、转发和归档等, 以现代的电子公文传输模式取代传统的邮路传递模式。根据我国政府的有关规定, 电子公文系统必须使用硬件加密设备, 最好是采用经过国家有关部门鉴定的专用密码机。每个专用加密设备中都包含了一个硬件数字证书, 可获得比普通数字签名更高的安全度。在使用前需要先进行电子公章的制作和授权使用, 对电子公章的管理完全按照现有的公章管理制度进行。

在制作公文时, 首先进行公文排版, 定稿后的文件保存成不可篡改的版式文件, 再进行电子盖章 (含加密) , 就生成了含有红头和公章的正式有效的电子公文文件, 并自动生成用印纪录。接收方通过计算机网络收到电子公文后, 经过安全认证即可使用专用的公文阅读器来阅读内容和版面与发送方完全一样的公文文件, 并可在权限允许范围内用彩色打印机打印出具有正式效力的含有红头和公章的纸质公文, 其效果与传统的通过邮路传递得到的文件相同。收文方亦可使用专门的公文转发功能将文件转发给其他单位, 转发过程与现有公文转发方式完全吻合。电子公文在需要时可处理成归档文件, 归档文件除了用于存档外, 还可用于O A等其它电子政务应用系统, 使电子公文能得到最大程度的利用。整个过程都通过计算机来实现, 并且进行全程的安全与保密控制, 从而大大提高了电子公文传输的效率和电子公文的利用度, 并有效保障了电子公文的安全性。

基于电子政务的电子公文传输系统的重要内涵, 是将公文传输方式从传统的“先打印后传输”更改为“先传输后打印”, 从而达到既能用计算机网络传输文件, 又基本不改变现有工作流程的目的, 并解决了相应带来的远程传版、电子公章管理、系统安全性、文件有效性等问题, 利用公文传输系统发送电子公文就像发送普通电子邮件一样快捷, 同时又能保留红头和公章, 符合国家现行公文和公章管理制度。它将传统的公文处理方式由冷兵器时代带进了信息化时代, 解决了公文传递的时效性问题, 使得公文的制作、发送和接收都突破了时间和空间的限制, 提高了政府、行政企事业单位的办公效率, 这正是电子政务建设的目的, 也是中国电子政务的发展模式。

二、电子公文传输系统的要求

(一) 电子公文的安全性要求

电子公文的安全性要求无疑是首要的。一方面, 由于网络环境的广泛性和复杂性等特点, 电子公文在网络传输过程中可能会被截取或篡改;另一方面, 内部失密更需要严加防范, 据统计, 内部失密案件的数量要超过信道失密的数量。对电子公文传输来说, 还存在不能让下级单位从文件中盗用上级单位公章的问题。这就要求电子公文必须具有高度的保密性、严肃性、不可抵赖性、不可伪造性和不可篡改性, 并对电子公章实施专门的保护, 不允许出现安全漏洞。因此, 尽管在网上传文件并非难事, 但是要传输一个正式有效的公文, 就必须在公文传输、处理、存储等过程中, 保证电子印章不被非法盗用, 电子公文内容不被非法截取、篡改和伪造。

(二) 电子公文的远程传版要求

公文是具有国家法定效力和规范体式的公务文书, 是传达贯彻党和国家各项方针政策, 实施政府行政管理, 发布行政法规和规章, 实行行政措施, 请示和答复问题, 指导、布置和商洽工作, 汇报情况, 交流经验的重要工具。为了使公文从内容到表现形式都体现规范性、严肃性和权威性, 必须保证公文在传输后版面不变形, 与发文时的版面效果完全一致。包括标题、正文、红线、红头、公章、抄送等各部分的位置, 以及所有文字的字体、换行、换页的位置都一样, 绝对保证不能有错行、错页、公章和日期错开等问题。

(三) 符合国家公文的有关要求

我国政府关于公文、公章有严格的管理制度和几十年来形成的传统惯例, 电子公文传输系统必须符合国家的这些制度和惯例, 这样才能保证其有效性。

(四) 电子公文传输系统的其他要求

1. 易维护、运行稳定可靠。

电子公文传输系统的用户具有明显的跨地域性, 上下级之间的应用条件和应用环境往往也有较大差别, 而电子公文传输系统又是行政、企事业单位几乎每天都要使用的, 这就要求系统必须运行稳定可靠、易于维护, 否则将无法满足应用需求。为此, 不必盲目追求技术的先进性, 而应以系统的成熟稳定为重。

2. 操作的高效性。

由于电子公文传输系统基本上每天都要被使用, 因此, 必须注重系统操作的高效性。当效率和易用性产生矛盾时, 应以效率为重, 因为操作人员天天都在使用电子公文传输系统, 即便一时间不容易上手, 需要进行专门培训, 但只要经过一段时间的使用后, 就能达到较高的效率。

3. 良好的开放性与集成能力。

优秀的电子公文传输系统一定是个开放的系统, 必须能够提供有效的途径, 能与用户的其他相关系统之间进行数据交换, 能够与各种电子邮件系统、信息交换平台、排版软件、主流的办公自动化系统、门户 (Portal) 系统、安全认证 (CA) 体系等进行很好的连接。

4. 良好的可扩展性。

在电子公文传输的基础应用上能延伸出更多的应用, 使用户能进一步地开展电子政务建设工作, 也使大量积累的公文数据能得到更充分的利用。

三、电子公文传输系统的功能和特点

(一) 电子公文传输系统的功能

1. 公文处理。

如对已用W ord、W PS等文本编辑的文件导入;独特的公文组合叠加功能;对公文打印输出。电子公文传输系统可以使使用者特别是领导者得心应手地进行公文处理。

2. 公文流转。

主要是通过网络自动发送接收, 多部门多组快速发文;自动回复, 以确保公文流转的正确;对接收公文进行审批转发或删除。

3. 公文审批。

电子公文审批包括公文签阅和公文盖章。公文签阅用手写输入, 保留签阅笔迹, 具备签字或认证功能;用户在待审批公文上加盖电子公章。电子公文传输系统经过加密处理, 并为电子公章设立使用密码, 所以签批具备可信性和严肃性。

4. 安全认证。

电子公文传输系统保密性能好。当用户要进入公文传输系统时, 必须通过网络身份验证, 不同的用户拥有不同的权限。通过严密而合理的权限设置, 明确了工作人员的职责, 使公文在操作中安全可靠。

5. 系统管理。

电子公文传输系统管理包括系统设置及用户目录树的编辑、修改、资料输入、权限设定等功能。只有具有管理员权限的人员才能进行系统管理。

(二) 电子公文传输系统的特点

1. 方便快捷。

采用电子公文传输系统, 改变了传统的公文传递方式, 能使公文传递迅速, 大大提高了工作效率;采用手写签阅电子盖章、加密打印等措施, 能保持传统方式的优点。

2. 手写签阅。

以前的公文系统不能推广的重要原因, 是提供的审阅方式不适应传统习惯, 加上许多领导都不能熟练地使用计算机, 这更增加了使用的难度。而电子公文传输系统利用手写功能, 直接保存签阅的笔迹, 使得领导能以原有习惯进行公文的签阅。

3. 加密盖章。

对电子公章进行加密, 使用U盘与计算机物理上分离, 使用安全验证等措施提高安全性。为了防止使用过程中被工具复制、电子公章被盗用等问题, 电子公文传输系统使用了特殊的处理技术。

4. 专用数据库。

为了保障电子公文传输系统的安全性并降低整体成本, 使用专用数据库可以防止非授权用户通过攻击通用数据库的方法侵入系统, 还节约了购买通用数据库的费用。

5. 树状部门。

采用多层树状结构管理部门和人员, 部门可以嵌套部门, 这样可以对管理工作一目了然;定义部门负责人, 便于向各部门的所有下属单位负责人或所有成员发送公文。

6. 数据传输。

电子公文传输系统特有的文件格式、认证过程和传输方式, 从数据传输底层对文本进行加密, 对传输过程进行加密, 加强了电子公文的安全保密性。

7. 多种网络环境。

电子公文传输系统除了在局域网中可以使用外, 也可在广域网环境中使用, 并支持拨号网络, 这样就极大地扩展了应用范围, 符合当前电子政务发展的趋势。

四、电子公文传输系统的关键技术

(一) 文件制版技术

红头文件是我国的政令传递文件, 对版式有严格的要求。因此, 首先需要解决的是文件版式问题, 实际上现在已有的版式制作软件已经相当成熟, 可以将这些成熟的版式制作成软件。

(二) 电子盖章技术

涉及到公文传输, 必须要考虑盖章。为避免有人把电子印章从电子公文中抠出来, 需要采用电子盖章技术。

(三) 远程传版技术

由于公文的严肃性要求, 发文单位发送的公文和收文单位收到的公文必须原版原貌, 这就需要电子公文传输系统同时必须是一个远程传版系统。

(四) 打印控制技术

打印的数据需要防止被截取, 打印的份数需要进行有效控制, 打印机颜色体系 (CMYK) 与Windows操作系统颜色体系 (RGB) 应保持一致。打印监控主要是防止打印机非法操作, 防止红头红章打印到空白页上。

(五) 数据压缩技术

考虑到电子公文在网络传输过程中的负荷及为了有效地节省网络资源, 需要对所传输的内容进行压缩。

(六) 加密和控制技术

对于机要电子公文的传输, 国家有关单位有严格的规定和安全要求, 所以在电子公文传输过程中要对其进行加密。

(七) 补字技术

考虑到可能出现的生僻字, 需要提供补字功能。同时要实现电子公文的远程传版, 需要把补字的内容有效地打包到电子公文中去。

(八) 安全控制体系

篇4：OA系统中高校电子公文管理探讨

关键词：信息化建设；OA系统；公文管理

中图分类号：TP317.1 文献标志码：A 文章编号：1673-8454（2014）15-0060-03

一、引言

公文是党和政府机关在处理公务过程中形成的具有特定效力和规范格式的文书。党和国家的秘密事项大都以公文的形式来传递。高校公文一般来源于上级领导机关及相关业务部门。[1]公文是高等院校依法治校和进行公务活动的重要工具，公文处理工作是高校办公室的一项重要职能，科学、规范、安全、高效的公文运转和管理，是衡量办公室工作绩效的重要指标。[2]

办公自动化（OA，即Office Automation），是指把办公的特定流程或环节和日常的事务联系在一起，从而使办公文件在不同办公室、不同地区的流转、审批以及发布等方面实现方便的共享以提高办公效率。[3]当前，OA系统已成为我们日常进行公文处理的主要手段，它改变了以往纸质公文管理的传统理念，而公文流转作为办公自动化系统的核心，是实现无纸办公的重要标志。[4]其生成的电子公文已成为高校电子政务的管理对象和主要载体，具有特定效用的凭证性信息，是学校正常运行的信息支持和信息保障。[5]虽然电子公文具有优于纸质公文的很多优点，但也伴随着不少问题，如何解决电子公文管理中的缺陷，成为本文探讨的关键点。

二、应用OA系统处理高校行政公文的优点

1.加快工作流转时效，提高公文处理效率

在使用OA系统处理行政公文之前，公文呈送批转的整个过程中都依靠公文秘书一人完成，难免会影响工作的质量和效率。在应用OA系统之后，高校的全部公文流程均利用网络形式来实现，操作简便，工作人员仅需登录到系统利用对相关功能键的点击即可完成公文处理的各个环节。此外，工作人员还能够利用跟踪处理，即时地对文件的全部管理流程进行监控，催办不同环节的文件，从而提高全过程的办公效率。[6]

2.节约办公资源成本，促进节能环保效应

纸质文件时期，文件需要专人印制、装订、分发，下发时还需通知各二级单位专人领取，造成了纸张和人力的极大浪费，同时人力有限造成的时间不及时和文件的漏发、错发，影响着相关工作的开展。通过OA系统办理公文，只需选择用户定向发送，并提醒他们及时阅处，接收用户即可上网查阅，节约了大量纸张和人力资源，节能效果非常明显。

3.增强协同办公能力，推进信息共享公开

传统形式下的纸质公文在同一时间同一地点只可供一人的阅读，存在着信息的独占性。

在应用OA系统之后，系统人员不仅对来自外部的信息加强了有效采集，而且通过系统的公文流转，学校的行政公文在相同的地点和时间可供多人阅读，给予了多用户检索下载的功能，实现了各部门间的协作与信息共享，大大推进了信息公开的进程，加强了高校对校内事务的统筹安排以及监督管理，为学校的政策决定提供了有力的信息保证。

4.降低人为因素影响，规范公文处理流程

就传统形式下的审核、修改公文环节而言，受到了极大的人为因素制约，存在着较大的随意性，无法确保文件的质量与及时性。而在OA系统中，公文处理系统通过固化科学的办公流程和建立标准化的模块，任何节点的操作人员都不可以跨节点操作，并且所涉及到的全部修改痕迹都会详细地保存在系统当中，并且会正确地进行备份，这样就用系统规范了流程，保证文件在控制范围内有序办理。

三、OA系统中高校行政公文管理的问题分析

1.平台标准各异，文档一体化功能难集成

高校中OA系统与档案管理系统的建设往往因时间先后顺序和软件开发团队的不同使得系统存在着数据平台各异、数据结构多样以及数据标准不统一等问题，分别开发的应用系统因没有考虑数据共享的公共接口而变成一个个独立运行的系统，致使系统集成度和互联性较差，OA系统中存有全部已办理完毕的内部发文、信息资料和上级部门的所有公文、邮件、信息资料、传阅流转记录等，这些信息如不经过程序的处理，只能单独存放在OA系统里，归档时，还需要手工扫描、录入等，造成人力、物力的浪费，而且不便于日后的检索和查找利用。

2.保密难度增大，涉密文件流转安全难保障

高校在办公室公文管理的收取、制发和传递的过程中往往会接触到不少涉密公文，特别是当前多数高校在实现了办公自动化之后，这些以往机要的上级来文或者尚未公开的学校内部行文因为从锁住即可保护的纸质文件扩展存为放在电脑中的无形电子信息，系统易受非法人员、黑客和病毒的入侵，传输过程中数据也可能被截取、修改或删除，保密难度增大。而一些公文管理人员为了方便传阅，直接扫描成电子版后盲目将涉密性或内部保密的公文通过网络传阅，极大地增加了网络泄密的概率。这些都为办公室公文管理的保密工作提出挑战。

3.伪造篡改容易，公文唯一合法性难鉴定

传统的公文是否有效与其是否具有公章直接相关，这种“红头+公章”的公文处理模式仍会延续到公文处理系统中。[7]当前在OA系统的实际运用中，对于一些需要领导最终签字确认的公文往往还是采用纸质稿送至领导签字，需盖章的最终行文在定稿后采取加盖传统公章的方式进行确认，这种延续传统的签字盖章的方法使得公文在流转的最后环节很容易受到人为的伪造、复制和窜改，很难确保公文的唯一性、合法性、可追溯性，也无形中增加了资源的浪费。

4.登录查阅频繁，信息催办提醒难即时

在OA系统中包括校领导在内的所有系统用户几乎每天都要办理一定数量的文件，当负责收发文的办公室秘书上传相关文件后，由于OA系统本身并不具备相应的提醒功能，用户往往不能及时进行办理。为了不错过重要文件的处理，用户经常要频繁登录系统查看是否有新的待处理文件，或者由负责收发文的办公室秘书通过手发短信进行一一提醒，这必将导致工作量的增加，而且由于信息反馈无法及时送达等原因造成办事人员相互推诿，责任无法落实，极大影响了用户的工作效率。endprint

5.时间空间限制，远程移动办公难实现

当前在很多高校都存在着人员常需外出学习考察或由于校区分散存在多地办公的现象，这就使得传统的集中办公方式已经远远不能满足需要。虽然OA 系统已打破传统办公环境固定的局限性，使得办公人员可以在家里、也可以在其他校区、亦可以出差在外处理工作事宜。但其完全依赖于互联网络，领导如若身边没有电脑或者网络，那么许多待办公文就依然无法随时办理，特别在一些时限较为紧迫的文件急需在外领导签约批示时，难免就会带来流程的运转停滞，在一定程度上影响了办公效率。

四、解决OA系统中高校行政公文管理问题的对策

1.统筹全局系统规划，实现文档一体化的全程管理

统筹全局的系统工程规划，通过技术对接，实现OA系统与档案管理系统之间的无缝连接，通过两个系统的协同工作，进一步寻找两个系统的结合点，将相关功能界面合二为一，使用户能够在同一个界面实现两套系统的流转和信息转换，使得档案管理功能有机地嵌入整个办公自动化系统之中，构筑起办公自动化系统文档一体化管理模式，实现电子文件归档、查询、存储保管的电子化和网络化，实现电子文件规范化管理。

2.建立公文管理责任制，提升电子文件的管理安全

为了保证公文保密工作的严肃性，要建立责任严明的公文管理责任制度。涉及公文传阅的各个部门都应配备专门的公文管理人员，负责公文的收取、登记、传阅工作。办公室机要秘书的涉密计算机必须做到物理隔离，严格按照密级文件的流转程序进行相关文件处理，通过身份验证、传输加密、防写防打印、数字签名手写签字辅助认证等安全技术防范电子文件在流转过程中的非法访问和随意删改，确定发送范围无误方可发送，并对接收涉密文件的部门适时按照保密要求进行检查监督。

3.使用电子签章技术，确保公文的唯一合法

在OA系统中，正文模板应集成了电子签章，手写签名等内容，在公文落款处直接加盖以数字技术模拟实际签名或印章的电子签章，当电子文件流转到盖章环节时，选中需要盖章的正文进行电子盖章操作即可，若印章加盖错误，还可以撤销印章。但必须保证要采用加密设备、用户与电子印章绑定的方式，指定用户才有权使用该文件。接收方对收到公文只能在指定允许的打印机上按指定份数打印，文件内容及版式不可更改，从而有效防止文件被恶意篡改，保障公章使用的安全性和唯一性，保证电子公文的真实性、完整性、可靠性和不可抵赖性。

4.搭建即时通讯平台，保证待办提醒的及时有效

通过OA系统中相关业务流程模块与即时通信平台所提供的信息提醒借口进行集成，使其组织结构和系统用户与OA系统保持完全一致，并自动实现同步，如中国电信的企信通、中国移动飞信、微信以及腾讯公司的腾讯通等。开发OA系统即时通讯特性的应用，从而使得当OA系统中有待办代阅公文时，系统能第一时间自动进行消息提醒，方便用户及时办理相关业务，改变传统“人找事”的行为模式为“事找人”的服务模式，进而提升行政办公执行力，提升办公室工作效率。

5.对接移动应用终端，提高系统远程办公能力

通过建立移动办公系统平台，以智能手机终端为载体，使用移动3G 等无线网络与服务系统进行连接，将高校办公自动化系统进行无线扩展，建立起一套可移动化应用的办公信息系统。出差中的领导、公文办理人员在没有电脑或没有网络的情况下，通过一部智能手机，在手机网络条件具备的情况下登录OA办公系统，帮助用户克服空间和时间对办公环境的限制，实现远程异地的公文处理，极大地方便了在外出差人员办公，大大提高了公文管理的时效性和准确性。

五、结束语

总之，应用办公自动化系统进行高校行政公文处理，不仅是高校自身发展的需要，更是建立现代大学制度的需要。通过进一步完善管理制度，规范办文流程，及时更新技术，全面提高公文管理效率，必将使高校管理工作更加快捷有效。

参考文献：

[1]葛爱英，陈宗文.高校公文保密工作的现状与长效机制的建立[J].高教论坛，2011（1）：116-117.

[2]何情.做好新时期高校办公室公文处理中的保密工作[J].办公室业务，2013（2）：64.

[3]方铭.办公自动化（OA）系统的在企业中的应用[J].计算机光盘软件与应用，2012（17）：71-72.

[4]关豪英.电子政务中公文管理系统的应用[J].煤炭技术，2011（11）：22.

[5]陈伟斌.高校电子政务中电子文件管理的思考[J].长春师范学院学报（自然科学版），2011（2）：142-144.

[6]熊俐嘉，李鹏.公文管理中OA系统的应用和展望[J].办公室业务，2013（07）：127-129.

[7]付政.OA系统中公文流转方案设计[J].科技资讯，2011（24）：16.

篇5：电子公文交换系统管理情况汇报2

县移民局

2011年11月

根据县委办的指示精神，我局着力加大了党政电子公文交换系统的管理与使用。确保了电子公文的规范化管理与正常使用。现将有关情况汇报如下：

一、所做工作

1、认真贯彻县委领导和县委办电子公文管理工作领导小组的指示精神，提高了对电子公文交换系统管理与使用的认识。

2、成立了工作班子。局成立了由值班副局长任组长，办公室主任任副组长，管理员为成员的电子公文交换系统管理工作领导小组。明确了一名年纪轻、工作态度端正、业务水平熟练的人为专职管理员。

3、完善了工作制度。按照县委办电子公文交换系统管理工作领导小组的要求，制订了相关工作制度，明确了管理员的工作职责与操作规程，而且坚持了按制度办事。

4、健全了管理系统。在局单位小、办公场地狭窄、工作经费紧张的情况下，仍然投入了相应的资金购置了电脑、扫描仪、打印机、复印机等电子公文配套设施，安装了相关的操作系统。平时公文传输均采用系

统操作，确保了各种通知、文件的上传下达，收到了传输快、效果好的作用。同时及时交足了管理使用经费。

二、存在的问题

篇6：中国农业发展银行电子公文传输系统暂行管理办法

4结语

随着软件开发技术的提升，电子政务公文管理系统将会引入更多的新技术，比如数据挖掘技术、智能存储技术、移动计算技术，引入先进的数据加密技术、数字签名技术等，保证系统公文传输、共享的安全性，进一步改进公文管理流程，丰富公文管理系统功能，为电子政务职能转变、效能提升作出贡献。

参考文献:

[1]段璇.元数据管理模型在电子政务公文系统中的应用[J].信息通信，(12):150～151.

[2]常岑.基于RBAC模型公文流转系统权限管理的设计与实现[J].电子技术与软件工程，2015(24):69～69.

[3]张佩珍.电子公文交换系统EDES设计[J].科技创新与应用，(04):45～46.

[4]孙雪梅.基于工作流技术的医院协同自动办公系统的实现[J].中国医疗设备，2014(11):55～57.

篇7：公司公文处理管理办法(暂行)

第一条

为了使公司（以下简称“交易中心”）公文管理规范化、制度化，实现“规范、准确、高效、安全”的公文管理目标，结合交易中心实际情况，特制定本办法。

第二条

本办法所指公文内容主要包括：上级来电、信函、往来文书，同级来电、信函、往来文书，交易中心上报下发的各种文件、资料（广告宣传、营销资料、技术资料等纯业务文书除外）。

第三条

交易中心员工，对公文中涉及国家、政府或本交易中心应保密的事项，必须严守机密，不得泄露。

第四条

交易中心公文管理归口为综合部负责。

第五条

公文种类（一）请示：请上级指示和批准；（二）报告：向上级或上级机关汇报工作，反映情况；（三）指示：对下级或下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则；（四）公告、通告：向公众宣布重大事项，用“公告”；在一定范围内公布应当遵守或周知的事件，用“通告”；（五）批复：答复请示事项；（六）通知：传达上级指示；要求下级办理或者需要知道的事项；批转下级公文或转发上级、同级和不隶属单位的公文；

（七）通报：表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属各部门知道的事项；（八）决定、决议：对某些问题或重大行动做出安排，用“决定”；经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”；

（九）函：平行或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准等询问和答复问题；（十）会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的。

第六条

公文格式一般包括：字号、标题、主送单位、正文、附件、单位印章、主题词、发文时间、抄送（抄报）单位等。

（一）公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明发文单位和公文种类。除批转法规性文件外，公文标题一般不加书名号和其它标点符号；（二）向上级请示的公文，一般只写一个主送单位；如果需要上报另一个上级单位时，可以用抄报的形式；（三）发文时间，以领导签发日期为准；联合行文，以最后签发单位签署的日期为准；（四）公文如有附件，应当在正文之后、单位名称之前，注明附件的名称和份数；（五）收、发文单位应写单位全称或规范化简称。联合发文，应将主办单位排列在前；（六）文字一律从左至右横写横排。

第七条

交易中心发布正式文件，统一由综合部编文号，格式为：上石交西发〔×年〕×号。

第八条

交易中心公文一般用 A4 打印纸行文，左侧装订。“通告”等用纸大小，根据实际需要确定。公文标题用方正小标宋小二号字体，正文用仿宋_GB2312 小三号字体，用标准字间距。

第九条

交易中心对政府各部门、上级单位的请示或报告，与无隶属关系单位协调工作等，用交易中心名义行文。

第十条

向上级请示的公文，应一文一事，主送一个单位，不得同时抄送下级单位；向下级单位的重要行文，可以抄报上级单位。

第十一条

交易中心对下行文原则上只发到各部门，第十二条

收文处理交易中心收文由综合部负责，其处理程序为：签收、登记、分文、传送、拟办、催办、归档，处理程序为：

1.凡属公启文件，由综合部行政管理统一签收、登记、呈阅、分发并按不同类别进行分类处理，综合部经理负责开拆，其中内容重要的急件，及时呈送领导阅示。须由领导亲启的文件，及时呈领导启封和阅批，之后综合部进行归档； 2.综合部行政管理应根据文件规定的传阅范围或领导

指示，将传阅文件附上“文件处理单”，及时安排、递转文件传阅。各级领导阅批公文要及时认真，阅完后要在“文件处理单”上签名并注明日期； 3.凡需办理的一般性公文，先由综合部经理签批意见，再根据签批意见送有关领导批示或送有关人员办理。相关人员应及时反馈办理情况并退回文件； 4.综合部经理对有领导批示的公文及本交易所发出的文件，要认真督办、催办，不得积压或漏办； 5.各级领导参加重要会议带回的文件，在汇报和传达后，应及时将会议文件交综合部归档。

第十三条

发文处理（一）所有上报下发的正式文件均由综合部负责办理。其他部门不得自行向上、向下发送正式文件，遇特殊情况时，须经总经理或分管领导批准，报综合部备案；（二）发文包括拟稿、审稿、签发、印制、校对、编号、用印、封发等基本程序。

第十四条

发文范围（一）以交易中心名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、会议纪要和简报等；（二）交易中心各部门经领导批准统一编号转发的文件（在交易中心日常行政、业务、技术管理中，有关工作安排、宣传资料、技术资料、审批工作、专题业务会议决定、传达

上级指示等事项，经分管领导批准后，由该部门书面或口头通知执行，不属于发文范围）。

第十五条

公文用章凡以交易中心统一编号发布的文件，均应加盖交易中心公章，使用交易中心公章，需经总经理或董事长审批；凡以各部门名义发的文件，可加盖部门公章，使用部门公章时，对交易中心内部发文由分管领导审批，对外发文需经分管领导审核后，由董事长批准。

第十六条

交易中心公文由综合部统一归档管理。要设立收文登记、文件存档登记、发文登记、发文签收、文件借阅登记、销毁文件登记，严格文件传递过程中的各类登记手续。

第十七条

借阅文件应严格履行借阅登记手续，限期阅看，按时归还。交易中心工作人员因工作需要借阅一般文件，需填写借阅单并经本部门负责人签批方可借阅，有密级的文件须经分管领导批准方可借阅。未经领导批准，不得将文件带出交易中心或全文抄录、复印，不允许拆卷和在文件上勾划等，禁止将交易中心文件借给非本交易中心人员。

第十八条

公文管理人员应及时将文件归档。文件归档范围：

（一）下列文件统一由综合部负责归档：

1.董事会、监事会的来文、来函，包括董事会、监事会

对交易中心报告、申请、请示的批复等； 2.交易中心发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和有关报表等； 3.交易中心行政领导会议、党组织领导会议、总经理办公例会、中层干部会以及各种专题会议记录、纪要等； 4.重要来件来函、来访记录； 5.领导参加各种重要会议带回的文件、资料及交易中心在重要会议上的汇报发言材料等； 6.有关领导来交易中心检查工作时的重要讲话和指示记录，以及本交易中心向领导进行汇报的材料； 7.记载交易中心重大活动、先进人物事迹等的音像制品； 8.交易中心工作动态、日志和大事记等。

（二）交易中心各部门日常工作中的活动资料，由各部门负责归档。

第十九条

归档应按照内容、名称、单位、时间顺序，分门别类地进行整理，要求收集齐全，保证文件的完整性。对于多余、重复、过期和无保存价值的文件，要定期进行清理造册，办理申请销毁手续。经核定同意销毁的文件，由指定人员负责销毁。

第二十条

交易中心文件保密等级分为绝密（AAA）、机密（AA）、秘密（A）三种，其它为一般文件。

绝密文件，由指定的人员阅看，只能打印一份。交易中

心内部绝密文件由起草人送给指定人员阅看；外来绝密文件由交易所文秘报送指定人员阅示。绝密文件阅后应立即由送阅人收回归档；机密文件，由指定范围人员阅看，打印份数不得超过五份。由交易中心文秘送给指定范围的人传阅，并在指定的时间内由文秘收回；秘密文件，在一定范围内阅看，打印份数不得超过有阅看资格的人数。由交易中心文秘送有关人员传阅，阅后由阅件人妥善保管；第二十一条

所有保密文件均不得抄录、复印、复制或私自存盘，不得超范围传阅。如发现保密文件泄密或丢失，应立即向领导汇报。传阅保密文件时，阅文人阅后必须按时交回。

第二十二条

本办法由交易中心综合部负责解释。

第二十三条

篇8：中国农业发展银行电子公文传输系统暂行管理办法

一、电子公文交换系统的重要作用及现实应用意义

近年来, 随着计算机技术的发展和国内电子政务市场的成熟, 越来越多的政府部门开始部署和实施电子政务项目, 当前, 我国的很多政府部门都用上了OA办公自动化系统, 但这也引发了一些问题, 如电子公文的安全性、单位与单位之间电子公文如何交换、不同单位之间的公文如何进行识别等, 从全国的角度来看, 各个单位之间如何实现电子公文的交流以及电子公文的安全性, 这是关系到电子政务能否在我国成功实施的关键。

电子公文交换系统建立在政府机关专网和政府已有的内部网络环境之上, 连接各区、各委办局已经建立的内部网络办公系统和业务信息系统, 构建覆盖跨部门的传输与交换平台。电子公文交换系统依托CA认证、电子印章、传输加密等技术, 实现安全可靠的政府信息交换, 把全市甚至全国的政府机关各类应用系统联结起来, 发挥更大的作用, 提高办公效率, 推进政务信息化建设。

二、电子公文交换系统的设计与实现

1. 系统开发环境

(1) NET+XML解析器

本文所研究的数据交换平台采用基于.N E T的技术进行开发, .NET是对SOAP技术进行扩展提出的体系结构, 能应用于几乎所有的开发平台。.NET作为当前流行的软件开发技术, XML本身也是面向对象的一种语言, 这两者可以紧密地结合起来。DOM是一种树形的面向对象的解析器, 更加有利操作, 使用起来更加方便, 所以在本系统中采用JDOM组织的JDOM语法解析器。

(2) Oracle数据库

主流的数据库系统比较多, 目前, 市面上使用最多的是ORACLE、SQL SERVER、IBM DB2等。根据系统的开放性、伸缩性、安全性、系统性能、客户端支持及应用模式、操作简便等几个方面考虑, 本文所研究的电子公文交换系统采用的是Oracle 9.0作为系统数据库平台。

(3) Apache应用服务器

涉及到Web服务器的选择, 当前有多种主流的Web服务器, 为了更加广泛的适用于多种操作系统和平台, 选取Apache的应用服务器, 作为进行系统开发的标准服务器, 可以适用于大量业务处理和服务。

2. 公文交换模块的功能设计

电子公文交换系统建设应始终贯彻面向应用, 注重实效的方针, 坚持实用、经济的原则, 尽可能地做到最简便的方法、最低的投资, 实现系统的要求。同时考虑技术先进性和开放性, 确保系统运行的可靠性和稳定性, 更要注意信息的保护和隔离, 并充分考虑以后的扩展和维护。

据此系统设计基本原则, 市政府电子公文交换系统的公文传输子功能模块主要包括:发送、接收、查询、统计等功能。针对数据交换技术的应用情况, 将其中的发送、接收功能, 详细设计如下:

(1) 电子公文制作

本系统采用Adobe公司专门针对Web应用推出的PDF文件格式作为电子公文的数据载体。PDF文件格式适合Web应用系统, 可以直接阅读、打印、修改、可电子签名、支持IE内嵌浏览。压缩的Adobe PDF文件比源文件小, 每次下载一页, 可以在网页上快速显示, 而且不会降低网络速度。

首先, 将发文的基本信息包括文件序号、收稿时间、签发人、承办单位、发放范围、发送单位、份数、密级等信息和电子公文正文用Word、WPS、Excel等数据格式制作好, 然后使用Acrobat软件, 将各种格式的电子文档如Word、WPS、Excel等格式转化成PDF格式。然后设置安全选项, 经加密后禁止复制和更改, 设置为仅可打印。

(2) 公文发送

完成公文发送的功能, 公为三个主要的功能区:基本信息区、接收单位区和上传附件区。基本信息区包括发送公文的基本信息, 如信息重要性、文件标题、内容以及发送时间, 发送时间通过弹出的日期选择窗口进行选择, 避免用户输入错误, 信息内容可以通过内置的HTML编辑器进行编辑。接收单位区通过地址簿可选择添加接收单位, 也可以输入接收单位地址添加接收单位。上传附件区通过选择本机中的任何格式的文件上传到服务器, 一次可上传多个附件, 上传错误的附件可通过删除功能进行删除。填写完成的信息用户可选择发送还是保存此信息, 保存后信息将存放到草稿箱中, 等待以后修改后再次发送。

(3) 文件夹管理

各个文件夹由同一个页面实现, 通过传送不同的参数显示不同的信息箱, 包括发件箱、收件箱、草稿箱、垃圾箱、网络存储和政务文件分类。通过发件箱和收件箱可查看到信息的详细信息, 通过草稿箱, 可重新打开信息的发送页面, 进行再次发送。通过垃圾箱, 可还原或彻底删除信息。通过网络存储, 可实现网上存储文件, 节约本地资源。通过政务文件分类, 我们将可以在平台内公开的文件分成不同类别, 点击即可浏览。

(4) 公文管理

点击收件夹选项, 可进入公文接收管理页面, 点击文件主题即可浏览公文信息。用户也可以进行文档及其内容的全文快速检索。

(5) 系统管理

包括用户管理、使用空间管理、系统监控、系统管理员、文件群发和文件列表管理、数据的备份恢复、日志等功能管理。

篇9：浅析电子公文的管理

关键词：电子公文；优势；重点

前言

公文在国家部门、企事业单位的管理工作中起着重要而特殊的作用，现在，越来越多的单位通过网络流转实现了无纸化办公，依靠计算机技术、网络互联技术、现代通信技术对公文实行电子化管理，优化了公文处理流程，低了行政成本，提高了公文传递速度和办公效率。

一、电子公文定义

电子公文是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。它求采用全面沟通的处理程序、自动生成的处理程序和高效运作的处理程序。现在，许多单位都自行设计使用了符合本单位工作实际的电子公文处理系统。

二、电子公文处理系统的优势

（一）提高了工作效率

电子公文处理系统通过计算机对公文的拟稿、审核、会签、签发办理、归档等环节自动进行显示、查询，并对办文过程进行流程跟踪监控。并且在公文归档阶段，能够按年度、性质、文号、主题词进行多种归档、查询处理，迅捷、准确地获取归档公文信息。做到既能收得了、发得出，又能改得了、退得回。同时多方位、远距离高速传送的优势使得既能在固定场所处理公文，又能在运动中从事公文处理，真正实现公文处理的“无纸化”和“无址化”。

（二）降低了行政成本

一份公文通常需要经过多次的修改确认才能最终定稿，特别是一些重要的公文，修改的次数更多而且都需要纸质打印出后集体通稿。但是电子公文可以在电脑上直接修改，省去了复印公文所需的大量纸张、碳粉、电及对复印机的磨损，间接节省了管理成本。

另外，纸质公文多需采取邮寄或直接人员送达的方式进行传递，不仅容易丢失、花费人力及财力，最重要的是会耽误较长时间，造成公务处理的不及时。而用电子公文便可以不受地域和时间的影响，文件瞬间传达，避免了不必要的人力、物力、财力消耗。

（三）提高了公文安全性

纸质公文的中间页部分可在一台电脑上随意修改后打印替换，但电子公文与相关软件配合，例如加密软件、电子签章等，从而对文档进行保护，在没经过授权的电脑上禁止修改，这就避免了公文被篡改，能大大提高公文的安全性。

三、加强电子公文处理的重点

（一）加强电子公文处理系统的建设

电子公文处理系统是一个具有高度自动化、高度集成化特点的办公系统，它的使用涉及到网络环境，公文处理人员的公文业务能力、电脑操作技能等。单位需要根据工作实际需要讨论确定系统开发方案并进行系统研发与调试运行，在资金、网络硬件、软件设计等各方面给予足够地支持，这样才能尽快实现公文处理电子化、办公无纸化。首先是硬件的配置，要购买满足电子公文处理软件系统运行要求的电脑及其硬件设备。其次，要与专业软件设计单位结合，设计具有自身特色、适合自身需要的电子公文处理软件。该应用软件应该涵盖公文处理的全过程，如公文的编制、会签、发布、汇编、存档以及外来公文的签批流转等功能。

（二）加强加密技术的研究

公文，是单位上传下达制度、重要事项通知、人事决策等公务的工具，是职能的集中表现形式之一，因些，电子公文处理系统的信息安全的技术实现和安全管理制度的建设是系统的重要建设内容。在我国现有的电子政务系统内外环的基础上，可以解决公文的流转和身份确认等安全问题。电子公文处理系统的建设要在文件加密、文件签名、回执签名、用户密钥管理、电子印章等方面加强研究，提升电子公文在网络流转的安全性和可靠性。

（三）创新电子公文归档模式

现在，多数单位是在电子公文流程处理结束后，在确认电子公文的真实性、完整性、有效性后，将符合归档条件的电子文件向档案部门进行移交，并在确定公文的密级、归档范围和保管期限后按档案管理要求的格式将公文存储到档案管理系统中，需要两套系统的配合才能完成电子公文的归档工作。那么，如何实现以“保存即归档“的归档模式，将电子公文的文件管理与档案管理两个系统无缝地衔接起来，从而实现文档―体化的电子公文处理流程，实现数据与电子公文的一体化保存，这一技术就需要进一步研究实现，为电子公文管理尽早摆脱双套制的归档模式提供实践支持。

四、结束语

电子公文的管理是一个全过程的系统管理，既包括电子公文的生成管理，也包括电子公文的传输和归档的管理。但是电子公文在实际工作中的应用现状还需继续完善，必须正确认识到电子公文的职能和存在的问题，不断完善电子公文处理系统，真正发挥网络信息技术的作用。

参考文献：

[1]李莉.电子公文系统对实现无纸化办公及改变工作习惯的作用和影响[J].管理世界，2012（10）.

[2]丁海斌.电子文件与电子档案管理[M].辽宁大学出版社，2000.

篇10：四川省公文网上交换管理暂行办法

第一章总则

第一条为实现全省党政机关之间公文网上交换工作规范化、制度化、科学化，确保公文网上交换的安全有效，根据《中共四川省委办公厅、四川省人民政府办公厅关于开展公文网上交换工作的通知》（川委厅„2003‟1号）的要求，参照中央办公厅、国务院办公厅有关电子公文传输管理暂行办法，特制定本办法。

第二条电子公文是指利用公文网上交换软件系统，通过电子技术，把纸质公文转换为具有公文规范格式的电子数据。

第三条电子公文应当符合《中国共产党员机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》、《中共四川省委机关公文处理实施细则》和《四川省公文处理实施细则》的有关规定。

第四条公文网上交换是指电子公文生成、发送、接收过程。

第五条各市（州）、县（市、区）党委、政府办公厅（室）和省级各部门负责部署本级本部门公文网上交换工作，并制定推进措施。各级党政网建设领导小组办公室负责管理、指导和督查本级公文网上交换工作，协调解决公文网上交换中出现的问题。各级党政网管理中心和省级各部门网管单位负责本级本部门公文网交换的技术服务工作。

第二章公文网上交换

第六条公文网上交换使用四川党政网统一软件平台，通过“四川省公文交换中心”（含“四川政府公文交换中心”）和各市（州）“公文交换中心”的窗口进行交换。

第七条各级各部门用于电子公文交换的专门用户名，由各级党政网管理中心逐级上报申请，经四川党政网管理中心审批后下发，各级各部门应妥善保管。

第八条网上交换的公文范围包括：省、市（州）党委、政府及办公厅（室）向下级或平级机关、单位制发的文件；市（州）、县（市、区）党委、政府及办公厅（室）向上级机关报送的请示性文件；各机关、人民团体及企事业单位向省、市（州）党委、政府及办公厅（室）报送的请示性文件。各市（州）省级各部门向省委、省政府报送的报告性文件在实行纸质交换的同时，也可在网上交换。

各县（市、区）党委、政府及办公室向下级或平级机关、单位发送公文的方式和种类由各县（市、区）党委、政府及办公室参照本办法制定。

省、市（州）、县（市、区）级部门向上级、下级或平级部门发送公文，也可参照本办法统一在各级公文交换中心进行。

第九条省级各部门与中央和国家机关之间的公文交换方式按中央和国家机关要求执行。

第十条公文网上交换应当配备以下设备：专门用于公文网上交换的计算机；全省统一标准的四川党政网公文网上交换系统（包括密码设备。公文发送、接收管理系统软件）和电子公文归档管理系统软件；彩色激光打印机或彩色喷墨打印机。公文网上交换涉及的主要设备都应有备份。

第十一条公文网上交换系统密码设备管理，按省密码工作领导小组办公室的有关规定执行。

第十二条公文完成审批、签发手续后，各级各部门负责公文网上交换工作的部门将其处理生成电子公文，经部门负责人核批后，通过“公文交换中心”的本部门公文交换箱发送至接收部门。

第十三条电子公文的发送。发送部门应当在24小时内对所发公文的接收情况进行查验，待得到“已签收”指示后，方可为公文发送过程完成。3-

在专用计算机上使用。

第四章安全保密

第二十一条绝密级公文不得在网上交换。

第二十二条公文网上交换各环节必须严格保密，不得向无关人员透露操作程序或提供电子印章软盘等相关设备和软件。

第二十三条公文网上交换系统用户口令应由使用单位定期更换。第二十四条用于公文网上交换的计算机及其相关设备应指定专人管理和维护，在四川党政网内网上使用，严格与国际互联网和政务外网物理隔离。