电子档案安全管理策略

电子档案安全管理策略（精选十篇）

电子档案安全管理策略 篇1

一、现阶段电子档案在信息管理方面存在的问题

1. 电子档案的相关管理制度不健全

现阶段, 由于没有相对严格的电子档案管理规章制度以及具体的操作程序, 使得电子档案在形成单位方面、管理人员方面以及利用人员三者之间没有相对完善的技术规章与操作规定进行约束[1]。此外, 在相应的应急处理预案在处理能力上相对较差, 没有设置专门的管理机构以及安排专职的电子档案管理人员等, 在一定程度上制约了电子档案在信息管理上的安全运行, 不能够对电子档案的安全管理起到必要的保障作用, 严重威胁到电子档案的健康发展。

2. 电子档案在物理条件上不成熟

为了确保电子档案的安全性, 其存储信息的库房、基础性设备、相应的管理人员以及工作环境等都对电子档案在信息数据方面的安全管理提出了专业化以及特殊性的要求[2]。例如库房的具体温度、具体湿度、库房的防水性、库房的防火性、实际防盗能力、是否安装了监控系统、基础设备的防盗能力、设备的防毁能力、防磁能力以及各个电源的安全性等都在电子档案数据存储、信息保管以及档案利用方面存在安全性隐患, 导致信息被盗以及信息被毁等不良现象, 还可能因遭受磁场影响而造成数据不能有效读取等。

3. 电子档案在技术管理方面存在问题

电子档案操作人员的不合理配置非常容易引起安全漏洞, 若用户的安全意识相对淡薄, 没有科学化的认证技术、在口令选择方面不慎重或者是随意把密码记录在比较醒目的位置以及数据库的修护不当等都会直接威胁到档案的信息数据安全。此外, 杀毒软件或者应用管理软件不能进行定期地更新升级, 也会产生相应的安全隐患。

二、电子档案在信息安全方面的管理策略

1. 强化电子档案的人员建设

目前, 电子档案的信息管理工作属于一项系统化相对较强的工作, 具有相对较高的复杂性, 为了确保电子档案的有效性以及安全性, 应该不断强化电子档案相关信息管理人员的队伍建设。具体可以从三个方面进行阐述:首先, 增强电子档案相关管理人员对于信息管理工作的认识程度与重视程度, 坚决杜绝工作散漫现象发生。工作人员应严格按照相关的规章制度办事, 提升安全防护意识、保密意识以及工作责任心, 依据程序办事。其次, 加强电子档案工作人员的选拔与招聘管理, 合理选拔出熟悉档案业务, 而且可以熟练掌握现代化先进信息技术的人才。加强对工作人员在知识方面、技能方面与业务方面的教育培训, 促使其综合素质的提升。第三, 现阶段大部分的电子档案信息管理人员的现代化计算机基础知识掌握程度都相对较差, 因此, 要着重加大对工作人员在计算机操作技术与网络应用技术方面的教育培训力度, 从而确保电子档案在形成期间、接收期间、整理期间以及利用期间的完善性, 从根本上为电子档案的信息安全化管理提供保障。

2. 从技术层面上加强电子档案的安全管理

我国在数据信息的安全管理方面主要是依靠科学技术的更新与升级, 例如先进的加密技术、科学化的数字签名技术、身份认证技术以及防火墙技术等。在电子档案的信息安全方面包括数据的加密技术、信息的完整性与鉴别技术、数据库安全管理技术、信息防漏技术以及防抵赖先进技术等。在系统安全方面的技术有系统化的操作日志、先进性的系统安全检测技术、操作系统的预防破坏技术、系统信息有效备份技术以及相关的灾难恢复系统技术等, 尤其要加强电子档案的安全备份工作。从某种程度上讲, 在技术应用中的信息加密主要是保护网络内部的相关数据信息以及文件口令在传输中可以得到有效保护, 确保其不被非法的公开利用。应用中的信息认证主要是通过身份验证, 有效验证接收的相关电子文件的数字化签名, 保证电子档案的完整性与真实性。应用中的信息备份与信息恢复主要是避免信息丢失与失真的先进补救措施, 可以做到有备无患, 从根本上实现电子档案运营的安全化。

3. 促进电子档案管理的软件升级

现阶段, 在电子档案信息管理工作中, 软件的升级逐渐成为其关键性环节之一, 具体来说, 电子档案管理在软件上的升级目标分为两个方面, 一方面是要具备一定的兼容性, 而另一方面是要具备一定的统一性。软件升级的兼容性主要是指需要将电子档案的管理软件以及其他的基础设备与操作系统之间进行密切配合, 充分体现出相互配合的状态, 确保其兼容性的发挥。比如, 各个系统操作平台相互间的配合等。软件升级的统一性主要是指在软件升级之后, 还要具备相对完善的电子档案信息管理系统, 统一性体现在系统实施的每一个环节中, 尤其是在不同地区之间以及不同单位之间, 必须要防止电子档案在信息管理系统上的差异化, 从而在统一性前提下, 实现电子档案中各项电子文件的共享性。

4. 进一步建立健全电子档案管理的法律及规章制度

电子档案是近几年才迅速发展起来的, 法律规章制度尚不完善。为保证电子档案的完整准确、安全和电子文件管理的高效和科学, 必须有相关法律法规和各种标准来支持, 其中包括与电子文件和网络的法律制度, 网络系统保密、论证和验收要求, 以及各种密级电子文件的著录、管理、传输规定等。

三、结语

总而言之, 电子档案的信息安全受到多种因素的制约, 包括管理制度因素、网络环境因素、物理条件因素以及技术因素等, 电子档案在信息管理上的安全性以及真实性直接关系到电子档案的健康发展。因此, 在电子档案信息管理过程中, 应针对存在的问题, 通过不断强化电子档案的人员建设、从技术层面上加强电子档案的安全管理、促进电子档案的软件升级以及进一步建立健全电子档案管理的法律及规章制度等确保电子档案的信息安全。

参考文献

[1]陈爱瑾.电子档案信息安全管理面临的问题与挑战[J].办公室业务, 2014, (19) :66-67.

[2]彭怡菁.企业档案信息安全管理策略分析探究[J].赤子 (上中旬) , 2015, (9) :190.

论文：医院电子档案管理策略的探讨 篇2

医院中的档案信息具有数量庞大、类别繁多的特征，应当以现代高科技为手段，创造数据库无纸化发展的契机。首先应当建立健全医院、档案室以及科室的三级管理网络作为医院档管理的保证。明确医院电子档案管理工作人员的职责、档案管理的流程以及要求，建立系统的管理模式对档案管理工作进行领导、制度、操作以及保管方面的统一，并组织监督部门对档案管理工作进行监督；明确各个部门的职责和权利；实现电子档案保管规范化与系统化，确保电子档案的真实性与准确性，同时能够实现医院电子档案的多元化资源共享以及对管理权限的统一规划。

除此之外，医院电子档案管理应当实行档案管理和其他信息分开管理的模式，成立信息科以及综合档案室分别进行管理。由信息科实施医院病案的统计管理、书籍文献管理以及计算机设备的管理；而综合档案室则针对不同类别门类和载体的档案实施统一管理，与此同时，综合档案室监督、指导和检查电子档案管理工作的任务。部门之间的权责分明，相互之间协作配合工作完整医院电子档案管理工作。

3.2 建立完善的医院电子档案管理制度

制度建设是做好医院电子档案管理工作的重要保障，医院应当建立科学可行的电子档案管理制度，其内容包括电子档案收集制度、归档制度、利用制度以及保管制度，明确医院电子档案的保管期限以及归档范围，将制定的制度与规定纳入到医院岗位责任制以及考核办法中，与管理人员的切身利益相挂钩，提高管理人员的工作积极性。建立医院电子档案动态管理制度，按照规范化、流程化的方式实施档案管理。

3.3 提高电子档案管理人员的综合素质

档案管理人员是医院电子档案管理工作的重要因素，其应当具备较高的素质以及专业技能水平。首先让管理人员学习了解医院开展的各种活动的规律、流程以及电子档案管理工作中应用到的信息技术、网络安全技术和医学管理知识。尤其是现代数字化的医疗信息手段、数字化设备、网络安全技术的应用，不但需要管理人员有过硬的技能，还需要对自身知识进行更新以适应时代与技术的发展变化，才能有效地进行医院电子档案管理的工作；同时提高医务工作人员对电子档案重要性的认识，鼓励其自觉对文件资料进行收集与保存，确保电子档案的完整性与准确性；此外，管理人员还应该学习档案管理的医院内部调理以及相关的法规制度，增强法律意识、减少工作失误。

3.4 增加对医院电子档案管理工作的投入

电子档案管理工作水平的高低直接关系到电子档案信息的质量，关系到医院的档案安全，更是医院开展医教学、以及科研活动的需要，才能让医院中的档案得到充分利用、发挥出最大的作用。因此医院首先应该重视档案管理硬件及软件方面的投入，选择性能优越的计算机硬件设备，保障工作效率以及档案的安全，此外购买性能好刻录仪器以及选择科学的存贮方式也很重要。同时应该配置高性能的安全软件，开发安全系统，加大对防火墙技术、数据加密技术等的投入，对于处于离线状态的电子档案采取有效的防盗和加密技术。确保医院电子档案管理工作能够正常、有序的开展。

4 结语

电子图书档案管理策略解析 篇3

【关键词】电子图书档案管理     策略     特点

电子图书档案管理指的是通过应用先进的电子信息技术对图书文件进行档案管理。电子图书档案的主要载体为磁盘、磁带、光盘，这些载体对外界不利因素的抵抗能力较差，易受到保存不善因素影响导致发生变形、破碎或者化学、物理等损坏。因此，为充分将电子图书档案管理的作用发挥出来，需要越来越注重电子图书档案的管理工作。

1 电子图书档案管理的特点

电子图书档案主要具有操作方便、东西不易丢失、传递快捷以及表现形式多样化等特点，详细特点介绍如下：

1.1 操作方便

电子图书档案管理主要具备操作方便的特点。一方面，管理电子图书时，无论增加内容或者删除内容，都比较容易，且将信息删除后不会留下痕迹;另一方面，电子信息具有较高的准确性，因此，电子图书档案管理的检索、操作较简单。

1.2 东西不易丢失

和传统的纸质档案管理相比，电子档案管理复制后，不仅能够保持较高的清晰度，而且还不会发生信息丢失的情况，通过应用数字化信息处理，对文件进行复制后，依然能够有效保持其原本特性。

1.3 传递快捷

电子图书档案管理通过运用各种先进的网络技术，传递速度不受到地域、时间限制，仅仅通过网络传播就能够快速将所需要的信息传输到需求人员手中。另外，电子图书档案管理还能够实现由一个终端传输到多个终端的传播，最后实现资源共享。

1.4 表现形式多样化

和传统的纸质档案相比，电子档案管理形式具有多样化的特点。文字、图形、影像以及声音等形式，均可成为电子档案管理内容，且无论这些信息是单独存在的方式还是互相搭配的方式，均能够发展为档案管理模式。

2 电子图书档案载体的特点

电子图书档案载体主要将电子技术作为生产手段，主要以电子形式存在，通过应用计算机技术准确记录代码信息，并通过电子计算机，随机检索，将其显示出来。电子图书档案载体主要具备以下几个特点：

2.1 运用机读数据形式表示

机读形式数据，能够被计算机进行识别、理解以及处理;其主要应用二进制码（也就是数字代码）进行表示。电影片、录音带以及录像带等能够将声频视、频模拟信息进行记录，主要将磁带、胶片作为载体。

2.2 信息载体为光学或者磁性信息存储介质

载体不同，物体所存贮信息的密度也不同。随着科学技术水平的不断进步，载体信息自身的存贮密度也在不断增大。

2.3 信息具有结构性

信息具有结构性，需要经过一系列的格式化处理后最终形成信息集合。换个角度分析，电子图书档案载体需要具备数据库结构，否则，如信息较凌乱，则不会被计算机程序有效处理。

2.4 需要借助应用电子计算机设备

对信息进行检索或者浏览时，要应用电子计算机设备。电子出版物离不开计算机，一方面由于文本为机读数据，这些数据只能通过计算机进行识别;另一方面需要借助软件进行浏览和检索，运行软件需要应用到计算机。

3 加强电子图书档案管理的有效策略

目前，我国电子图书档案管理工作已经取得了较大进步，但在实际的应用、操作过程中还存在着较多问题，如随着经济的快速发展，电子图书档案对存储要求也在不断提高;受到各种因素影响，电子档案的可靠性较低;随着社会的不断发展，电子档案的安全性、工作人员的能力也在不断提高。为有效促进电子图书档案管理越来越快地发展，需要针对其管理过程中存在的问题进行分析，并根据问题制定有效的管理措施。具体措施如下：

3.1 加强环境保护，提高存放空间的安全性

为保障电子图书档案信息的安全性和可靠性，要建立一个较好的电子图书档案存放环境。加强电子图书档案管理，首先要注重保护电子图书档案管理环境。电子图书档案环境主要指的是工作人员的办公场所、存储工具等，工作人员的办公环境在保持温度适中、卫生清洁的同时，还要安装抗电击、抗雷、抗磁场力等设备。另外，为提高存放空间的安全可靠性，要备份电子图书档案，在多个位置放置储存。此外，对存储工具定时检查，一旦发现问题，及时采取应对措施处理。

3.2 完善管理制度

为提高数据储藏的安全性，要严格根据电子图书管理的实际情况，完善管理制度，加强制度设计。对电子图书档案进行编制时，要安排业务能力水平较高的工作人员，这样能够有效保证数据的真实性和可靠性。另外，工作人员要定时整理电子档案，对档案进行分类管理;在对电子档案进行归类管理时，可将档案级别作为主要归档依据，保证各个级别信息准确无误后，对其进行归档处理;编制好电子档案后，上交领导，经领导检查核实，保证信息准确无误后存储。

3.3 加强系统管理

为保障数据信息读取的安全性，要加强系统管理设计。大多数情况下，电子图书档案信息的安全性较低，主要存在着系统管理体系不健全、管理系统被破坏的情况。为有效增强管理系统的安全性，完善系统管理体系，可对电子图书资料加密设计，注意设置的密码不能过于简单，要定期更换密码。另外，可根据需求，设置电子信息的访问权限，有效防止发生其他人获取信息的情况;网站可能受到多种因素影响出现系统漏洞，因此，要加强防火墙设置，加强系统的维修、保护，有效增强信息安全性。

3.4 避免外来磁场入侵

软磁盘、磁带以及硬磁盘等均属于磁性载体，对磁场具有较高的敏感性。如磁性载体受到外来磁场干扰，那么将会导致出现丢失信息、破坏信息的情况。因此，保存、使用磁性载体时，要远离磁场，保证磁场不会给载体带来损坏。也可应用特殊材料，如应用软磁物质，如镍铁合金、软铁，将其制成存放磁性载体的柜子，能够有效屏蔽磁场;对于较重要的档案、电子图书存放区，通过设置测磁设备，能够有效监测隐蔽磁场，确保万无一失。此外，有效保证磁性载体质量，尽量避开磁场，准备好测磁、防磁设备，确保储存、使用的磁性载体不会受到磁场干扰影响。

3.5 提高工作人员自身的工作能力

为有效保障操作安全性，还要注重培养工作人员的自身能力。根据市场需求，并和工作人员的自身情况相结合，对工作人员的自身业务能力进行培训。其中，业务能力主要包括网络基础知识能力、计算机操作能力。如条件许可，可安排专业扎实、功底强的人担任图书管理工作，更好地保障电子图书档案的安全管理。

4 结语

总之，电子图书档案为经济发展产物，为加强电子图书档案管理工作，需要保障电子图书档案的完整性、准确性以及可靠性。针对电子图书档案管理工作中存在的问题，实施相应的处理措施，最终促进我国电子图书档案又好又快发展。

【参考文献】

[1]丁红，王竟之.加强电子图书档案管理的思考[J].无线互联科技，2014（07）：112-114.

[2]马华.论国土资源图书档案管理的信息化建设[J].中国国土资源经济，2010，10（31）：56-58.

[3]张如.论中职学校电子档案管理策略[J].青年文学家，2013，14（03）：32-33.

[4]丁虹.浅析如何提升图书档案管理水平[J].现代商业，2014，01（11）：12-14.

[5]邓君，贾晓青，马晓君，等.图书档案数字化融合服务保障机制研究[J].图书情报工作，2013，10（31）：103-104.

地质档案电子文件管理策略 篇4

21世纪是电子时代, 传统的纸质文件已经不能满足人们的需要。人们迫切需要社会信息“资源共享”, 电子文件为当今科学技术发展提供了极大的便利, 同时也给地质档案的管理带来新的挑战。

一、地质档案电子文件管理方法策略

1. 明确工作职责与分工——电子文件归档前由形成部门负责, 归档后由档案部门负责。

改变目前电子文件形成和档案保管分段管理的现状, 对电子文件实行包括从电子文件的形成、运行到归档, 由主管部门或负责人统一协调的连续管理, 把电子文件的搜集管理工作纳入本单位信息化规划之中, 明确电子文件的形成、搜集积累、整理和归档工作, 并确保电子文件的完整、有效, 归档后电子档案的安全由档案部门负责。

2. 确定归档范围——凡具有查考利用价值的电子文件, 均应定期拷贝、按时归档。

国家档案局颁布实施的《电子公文归档管理暂行办法》规定:“电子文件形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子文件, 制成纸制与原电子文件一同归档。”归档时, 首先应根据电子文件的形成规律, 尽可能具体列出阶段的、系统的、权威的电子文件组合范围, 保证电子文件的原始性、真实性、完整性。其次应注意电子计算机的软硬件环境, 把表达电子文件内容的基本格式及有关元数据等列入归档范围。

3. 规定归档方式。

关于电子文件的移交形式, 《电子公文归档管理暂行办法》规定:“归档电子文件的移交形式可以是交接双方之间进行存储载体交接或通过电子文件传输系统从网上传递。即我们说的逻辑归档和物理归档, 逻辑归档是指不改变原存储方式和位置, 在计算机网络上实现电子文件管理权限向档案部门移交的过程, 逻辑归档后的电子文件信息有助于实现信息共享;物理归档就是把电子文件下载到载体上进行脱机保存, 物理归档方便保证数据的安全, 有助于实现电子文件的集中管理。

4. 明确归档的质量要求——保证电子文件的真实、可靠与安全。

鉴于目前电子文件的法律效力尚不明确, 电子文件本身也存在着技术手段难以克服的缺陷, 所以单独使用并不安全。目前, 纸质文件和电子文件处于过渡时期, 解决方法只能是做好电子文件与纸质文件的同步管理, 也就是两条腿走路。这样可以解决归档文件的凭证、依据作用。

5. 制定归档移交程序——按电子文件归档的范围、时间, 定

期把形成的电子文件移交档案馆, 并对归档的电子文件进行检验, 填写归档移交时所需的各种目录表格。档案人员应有超前指导意识, 通过提前介入, 使归档一步到位, 提前深入立卷部门进行监督和业务指导, 掌握搜集原则, 指定专人负责对电子文件的接收, 严格履行检验制度, 认真做好电子文件鉴定工作, 保证电子文件归档质量, 采取电子文件与纸质文件同步接收归档的方法。对归档的电子文件盘由档案部门通过计算机进行转换分类、编号、刻录、封存和备用。

6. 保管与利用方式。

(1) 保管。根据电子文件的特性进行保管, 严把电子文件制成材料质量关, 为电子文件的长期保存打下基础, 提高电子文件载体的保存寿命;保证网络系统的实体安全, 包括环境和设备的安全;要有专人负责管理档案库房, 做到每天调控库房温湿度, 保证良好的室内环境, 利用各种防护技术手段, 保证计算机网络的运行安全, 做好数据库备份工作, 保证信息安全。

(2) 利用。利用方法一般为3方面:从网络上直接查询、浏览或从网络上通过身份认证下载上传给利用者。应当注意的是, 查阅人员只能查阅本人权限之内的电子档案, 超越权限的电子档案, 需经有关部门同意, 未经批准的电子档案, 任何单位或个人不得私自复制、拷贝、修改或转送他人, 保密的电子档案不得上互联网络, 另外, 电子档案应制作3套, 一套封存, 一套提供利用, 一套异地保存。封存的那套一般只用于与拷贝件的对照校验, 不能对外提供利用。

二、地质档案电子文件的管理策略

1. 管理策略。

(1) 克服电子文件管理工作滞后的弊端, 把电子文件归档管理纳入单位全局高度来解决。档案部门及其工作人员应增强档案信息化的使命感和紧迫感, 将电子文件管理纳入单位电子建设和发展的总体规划同步发展, 同步开展电子文档管理工作, 早日建成数字档案馆, 把电子文件归档管理纳入本单位信息化管理同步开展。

(2) 提高电子文件管理的意识, 改变传统的管理思想。转变陈旧观念, 打破保守思想, 突破原有的档案管理模式, 不断学习电子文件管理理论知识和技能、技术, 学会使用先进的设备, 掌握操作技能, 逐渐适应现代化管理方法。

(3) 加强电子文件的软硬件管理, 采用或开发对应的转换软件, 把电子文件内容的各种格式转换成通用格式, 使任何平台都能使用。数据库文件都有规定的文件通用格式。采用或开发对应的转换软件, 把电子文件内容的各种格式转换成通用格式, 使任何平台都能使用。而对于电子文件中不具有通用格式或不能将其转换成通用格式的电子文件, 应特别要求将其文件的相关软件、相关数据一并搜集。避免文件格式杂乱、不通用而造成的文件读取困难。

(4) 加强对电子文件归档的标准化、规范化与科学化管理。建立健全体制, 制定电子文件管理制度。按照《成果地质资料电子文件汇交格式要求》加强对电子文件的全程管理。加快建立健全档案信息化标准实施机制, 建立电子文件全程管理制度, 形成档案管理体系, 使档案管理更加标准化、规范化和科学化。

(5) 根据电子文件的特点, 加强完善电子文件管理技术的研究。真正界定电子文件的原始性, 才能维护电子文件的真实性和可靠性, 使电子文件具有法律效力, 而科学技术是保证电子文件原始性的最好方法, 因为电子文件本身是高科技的产物, 它在存储、传输过程中依靠的是科学技术, 只有将现代化的管理技术应用于电子文件的保护中, 才能做好信息安全保密。而科学技术就是保证电子文件全方位安全最好的途径。因此, 应加强完善电子文件管理技术的研究, 实现电子文件全方位的安全化管理。

(6) 加强电子文件的安全防护。选择高质量的存储介质, 提高电子文件载体的保存寿命, 为电子文件的长期保存打下基础, 确保电子档案的管理和开发利用。

(7) 提升档案工作者的综合素质, 加强培训和继续教育, 不断引进复合型人才。档案工作者要加强自身的学习, 努力掌握现代化的办公技能, 加强业务学习和计算机信息技术的培训, 尽快掌握电子文件管理的基本技能, 主动适应新的工作对象、工作方式和方法, 逐步实现从传统档案工作向电子档案工作的过渡。此外, 还可以持续不断地吸收一批批素质好、业务水平高、热心档案事业的计算机技术复合型管理人才, 充实档案队伍, 为电子档案管理应用软件的开发和日常利用、维护提供技术保障。

2. 技术策略。

目前, 市场上出现的电子文件的事权技术签署技术、加密技术、防火墙技术、身份验证技术等等, 为电子文件的安全可靠提供了保障。其中, 权限控制技术使用密码、指纹、磁卡等技术手段, 确认使用者的身份与权限, 使电子文件达到随时、随意使用。电子签名技术通过数据计算机, 把采集和验证个人签名程序与电子文件捆绑在一起, 最后达到纸上签名效果。

事业单位档案管理的电子档案管理 篇5

关键词：电子档案;档案管理;运用

一、电子档案的优势与特质

(一)方便高效

首先，在建档时，电子建档比手动建档需要更少的劳动力与劳动时间，使工作人员从枯燥乏味的工作中解脱并高效率完成工作。

网络系统也为电子档案的归档管理和信息利用开通“绿色通道”，使归档质量和检索速度得到提高。

其次，利用计算机处理档案管理工作，能够将信息按件整理归档，告别以卷为单位整理档案的方式。

立卷时，通过随机管档，变集中立卷为随机整理立卷，将过去集中的工作量进行拆分，提高立卷管理水平，使归档更加及时，减少错误的发生，档案检索利用的速度大大提高。

(二)可以快速完善档案

无论是文件补充还是漏交的文件归档，相比于传统以卷分类的管理方式，计算机管理按件存储的方式，更利于档案管理人员快速添加或删减档案。

计算机档案管理避免了传统档案拆开重新整理的繁琐程序，只需要在计算机上更改档案目录即可，可行度高，轻松解决文件堆积的问题，既可以节约工作人员的时间，又可以满足事业单位及时完善档案的需求。

(三)保密性和快捷性

计算机管理档案，可以查阅单份文件，查阅快捷。

而传统的档案管理，利用者想要查阅文件必须整卷打开，文件利用率低并且其他文件容易被泄露，不利于文件的保密，尤其是绝密文件。

(四)电子档案管理对档案管理有着重要的意义

计算机管理档案和传统档案管理相比较，在档案的质量上有明显不同。

传统纸质档案，每个立卷人理解方式都不同，这一点直接导致档案质量水平参差不齐，不便于日后对档案的利用。

传统档案归档需要大量人工操作，浪费很多时间，时间不合理分配使管理人员只能耗费大量时间归档，而编研工作停滞不前。

电子档案管理就不存在这样的问题。

电子档案管理能帮助档案管理人员高效高质量的完成工作，使档案在利用时发挥更大的价值，让档案管理人员有时间去加强其他业务。

二、电子档案在事业单位档案管理中可能存在的问题

(一)电子档案认识的局限性

目前很多档案管理者对电子档案的认识仍然只停留在表面，对电子档案没有统一的认识，进行电子档案管理工作时还存在很多问题。

(二)档案管理人员方面问题

档案管理人员素质高低直接接影响到工作质量，因此事业单位档案管理人员在思想水平和工作能力上都应尽力提高，管理人员在具备较高政治思想的同时还应该拥有微机理论知识和实际操作相结合的工作能力，展现出电子档案管理的工作特点和优势。

目前，在很多事业单位中，频繁的人员变动与较大的工作量，影响了档案管理人员工作效率，电子档案管理工作也因此不能长期稳定发展。

(三)电子档案安全方面的问题

计算机网络带动了科技同时也给不法分子提拱了犯罪平台，电子档案管理依赖于计算机网络系统，计算机网络将档案分类管理的形式虽然比纸质档案管理更方便快捷，但是存在更大风险，在计算机将文件传送或接收过程中，很容易被病毒侵入，病毒会截获文件或更改文件信息。

全国有很多关于电子档案内信息被窃取的报道，这是使用电子档案时需要引起重视和尽量避免的问题。

(四)档案管理方面的不足

电子档案的存放载体与纸质档案的载体不同，档案管理人员习惯于传统的以纸为载体的纸质档案，并能存放好纸张，而很多档案管理员现在还不能完全适应电子档案，对于U盘等电子档案的载体不能充分认识，随意对待这些存储工具。

(五)电子档案的保存与标准化进展问题

电子档案虽简单方便，但使用电子档案的相关部门并没有为大量电子档案的存储做好充分的准备，保障电子档案长久安全完整的措施还有待提高。

很多事业单位，根据单位需求随意建立电子档案，使电子档案距离规范化和标准化的目标还有很远。

三、事业单位的电子档案管理问题解决方案

(一)加强档案管理人员素养，合理改进工作方式

首先，档案管理人员需要进行专业知识的培训，更加全面掌握电子档案的要领。

其次，管理人员可以制作电子版和纸质版两种内容相同的档案，一起归档。

(二)改善管理方式，培养档案管理人员

电子档案管理决定了工作人员需要极高的工作素质和丰富的工作经验。

首先事业单位领导人需要合理控制工作人员的流动性，确保档案管理工作有条不紊的进行。

其次，档案管理人员需要通过不断的学习和实践提高自己的工作能力，并且全面掌握与工作相关的技能，成为综合型人才，并且能对电子档案管理发展过程中出现的问题应对自如。

(三)健全保障机构，保证电子档案的安全

首先，完善的规章制度是事业单位持久发展的根本。

档案管理部门也需要制度维持运转，加强各部门电子档之间的联系与沟通，提高电子档案的灵活性，便于档案集中管理。

其次，档案管理人员需要采取一系列安全保障措施，比如在计算机上安装杀毒软件，防火墙等，防止信息泄露。

最后，严格监控档案的使用，对于绝密文件，要建立相应的跟踪监控系统，防止重要文档丢失或被窃取。

(四)加强电子档案的管理

档案管理人员需要完全掌握常用的电子档案存储载体的使用方法，如U盘，光盘等，加强电子档案保护意识。

(五)改善管理环境，规范档案管理

首先，事业单位应该以设备投入为主要方式，配合创新的思想。

创建既符合本事业单位的档案管理特点，又能高效的分类保存事业单位的电子档案，加速档案现代化标准化管理。

其次，有关部门应该推出统一档案管理软件，规范电子档案格式，使电子档案使用起来更加方便，同时节约人力物力等各方面资源，提高工作效率。

对于资金不足的事业单位，应尽力协助其全面发展。

四、结语

随着科技不断发展，电子档案为人们带来的便利也越来越多，虽然电子档案目前存在的许多问题，但仍然值得推广使用，解决电子档案管理系统规范和统一的问题是一个缓慢的过程，需要有关部门和档案管理人员的共同努力。

完善后的电子档案管理终将为事业单位创造更大的价值!

【参考文献】

[1]周凤阳.信息时代电子档案管理之我见[J].华章，(21)：325-325

[2]杨玲花.浅析高校电子档案存在的风险及防范措施[J].商情，2013(24)：214

电子政务环境下档案工作发展策略 篇6

[关键词]电子政务环境；档案；工作发展

1.明确职责，主动服务

已经实施电子政务的地方，档案馆有责任为当地电子政务服务，有责任完整地收集电子文件，即使是在没有一套完整的管理方法和技术条件保证的情况下，也要以暂行办法收集电子文件。国家档案局已经以文件形式发布了电子文件管理的暂行办法，国家档案局职能部门也制订了CAD电子文件光盘归档及档案管理办法国家标准，电子文件归档与管理规范国家标准，电子文件著录规则也已经完成了起草工作，另外，国家档案局也正在积极参与有关保管真实性电子文件国际研究项目。

2.统一规划，分步实施

按照中共中央办公厅关于加强党委办公厅系统信息化建设文件精神，各地档案部门应尽可能将档案馆（室）纳入当地电子政务建设总体规划。档案馆纳入电子政务系统总体现划方案，有利于和党委、政府机关文件生成、保管部门和档案馆平滑连接，使电子文件顺利归档，形成电子档案，也有利于安全地提供信息服务。

3.协调工作，理顺关系

积极协调党委、政府档案工作部门与档案馆的工作关系。积极主动地与党委、政府机关协调工作关系，共同研究解决电子文件在生成、流转阶段，如何保证电子文件方便、真实、完整归档，并且有利于长期保管，有效地提供利用问题。如果能够由此明确档案馆在电子政府中的工作职责与工作位置，持可以为档案馆创造一个全新的工作局面，也可以为数字档案馆建设提供一个坚实的基础。

4.更新观念，改革发展

与电子政务建设同步进行改革，为社会公众服务。电子政务建设不仅是政务的电子化，重要的还有促使政府职能的转革，其中重要的一点是为社会公众服务，档案馆同样也要随同政务改革进行职能改革。改革首先是观念的更新，改变先前的工作观念和思想观念，改变档案馆在社会公众心目中的形象，研究档案馆如何为社会公众服务，是目前档案馆的一项重要工作，例如，如何为民营企业提供档案管理服务，如何为社会公众服务并保障公民的隐私权。广泛地为社会服务，不仅是档案馆社会形象的变化，也可能是社会地位的变化，而社会的需求是一个事业或事物生存、发展最重要的因素，政务、党务工作进行改革.档案馆的工作也必然会随之改革，只有被动与主动的差别。

5.脚踏实地，夯实基础

为政务工作和社会公众服务是一项艰巨的工作，广泛收集社会档案信息，本身就十分繁重、繁琐。同时，一个优质的服务还需要对收集的档案信息进行加工处理，如同石油只能作为一种能源资源，而有效的利用则需要进一步的加工一样，信息资源的深加工是有效利用的先决条件，而不是由用户简单地通过分类和关键词检索利用，即便如此分类、著录已经是非常繁重的工作。另外，档案与图书资料在提供利用方面，一个本质上或原则上的差别是分密级提供利用，由此而来则需要对档案信息进行开放与保密的有效控制，特别是在通过电子技术提供利用时，更为严重和重要。如此种种，都需要一个繁重、繁琐、细致、规范、长期的基础工作支持，例如，电子信息密级与提供利用程序的划分与控制等等。

6.技术更新，改善基础条件

参加并服务于电子政务需要一定的前期工作和物质环境，因而有必要加紧进行信息系统建设和数字化档案馆建设。信息系统建设包括计算机网络系统建设和纸质档案的数字化工作，中央档案馆正在进行纸质档案数字化的标准化、规范化的研究、试点工作。数字档案馆建设则更为复杂，可能包括工作模式、流程、标准、规范，甚至包括责、权、运行机制和经费等问题。服务方式、方法、技术手段和技术设备的应用、研究与实践也是一项重要的基础工作，有效的服务工作可以引起社会的关注与支持。

7.继续教育，加快人才培养

电子政务工作的实施，需要大量的复合型技术人才，任何广义的系统中人才总是第一要素，档案馆有必要尽快引进或培养所需要的技术人员；鉴于全球性的分配制度问题，档案馆保有大量IT技术人员不太现实，况且纯IT技术人员并不能完全胜任档案工作，因此，通过继续教育培养人才，可能是切实可行的方法。引进并保有少量IT技术人才，跟踪IT技术发展，以便在新技术产生后不断地引入档案工作领域。

8.机构调整和经费支持

随着电子政务体系建设的发展，档案馆有可能需要调整内部组织机构，以对应党委、政府有关部门的工作，也可能需要根据档案馆工作内容的重新整合，调整内部组织机构。同时，由于电子档案管理需要电子系统环境支持，而且随着科学技术发展而不断更新，电子政务系统往往会追求新技术的应用，这有可能逼迫档案馆更新设备，理清渠道，取得稳定的经费支持。

9.科研工作为档案馆工作服务

由于电子政务工作是新事物，没有经验可循。因此，有必要依托大专院校、科研单位和档案馆，有计划、分步骤、系统地开展研究工作。特別是针对电子政务工作引发的一系列改革和变化，研究电子文件的完整、真实的收集、整理、研究长期或永久性地保管电子文件，研究安全、有效地提供利用服务等等。总之，进行较为广泛的科学技术研究工作，将有助于科学决策，正确应对电子政务所遇到的具体工作问题，拿出科学合理、切实可行的办法，

参考文献

[1]郝艳秋.电子政务环境下档案信息资源管理的策略[J].黑龙江档案，2012（01）.

[2]张红霞.基于电子政务的档案信息网络建设思考[J].档案管理；2010（06）.

中职学校电子档案管理策略 篇7

关键词：中职学校,档案管理,电子档案

电子档案是传统纸质档案的电子表达模式,其是依靠电子信息技术而存在的。在现代化网络信息技术的发展背景下,电子档案已经成为企事业单位档案管理的主要模式,但绝大部分中职学校尚未建立起电子档案管理模式。这使得中职学校的档案管理水平较为落后,管理效率也相对偏低,为更好地发挥档案管理在中职教育中的作用,本文做如下分析。

1中职学校电子档案管理现存问题

从当前的中职学校电子档案管理工作水平来看,其所存在的问题主要表现在以下几个方面。

1.1管理观念落后

目前,中职学校档案管理工作的观念相对比较落后,相比于电子档案而言,学校更注重也更倾向于传统纸质档案的管理模式,这一方面是因为中职学校在档案管理工作方面更倾向于稳妥、安全, 不愿意贸然尝试新鲜事物。另一方面是因为中职学校的档案管理人员观念守旧,更愿意相信使用多年的档案管理办法。

1.2硬件设备不足

电子档案需要计算机系统予以支持,然而由于中职学校的资金能力有限,其很难拿出一大笔资金投入到档案管理工作中,因此无法购买相应的硬件设备,这使得中职学校的电子档案管理缺乏最基本的硬件设备支持,电子档案管理模式自然也就无法实现。

1.3软件系统落后

在电子档案管理中,除要有硬件设备支持外,软件支持也非常重要。软件是计算机运行的基础,也是档案管理工作运行的基础。 目前,也有一部分中职学校开展了电子档案管理,但这些学校在软件系统建设方面相对落后,以至于电子档案管理工作很难发挥出实际作用,影响电子档案的管理效果。

1.4专业人才缺失

想要做好电子档案管理工作,就必须有专业人才作为主动力支持。然而,由于中职档案管理人员思想守旧,计算机水平相对薄弱, 不能胜任电子档案管理工作。与此同时,中职学校的人力资源配置还无法有效引进电子档案专业人才,这使得电子档案管理工作难以实现有效进步,无法发挥其实际作用。

2做好中职学校电子档案管理工作的建议

想要做好中职学校电子档案管理工作,应从以下几方面入手。

2.1革新档案管理观念

要想提升电子档案工作水平,中职学校档案管理部门就必须革新自身的档案管理观念。中职学校作为培养现代化技术型人才的主战场,能否与社会发展保持一致,会直接影响其对学生的培养效果。电子档案作为现代化社会档案管理的主要模式,中职学校档案管理部门有必要将其引入自身的工作模式中。档案管理人员要加强自我学习,联系一些电子档案管理技术较为成熟的高校,参观学习,切实感受电子档案为档案管理工作带来的巨大作用,并在此触动下,建立电子档案管理理念。

2.2加强硬件设备投入

加强硬件设备投入是中职学校实现电子档案管理的基础措施。 在档案管理部门电子档案管理意识较强的基础上,其可向校领导申请引进硬件设备,以提升档案管理水平。校方可在充分分析档案管理部门申请意见的基础上,拿出部分资金购买相关硬件设备。若学校资金确实比较困难,可邀请企业赞助,帮助学校建立起良好的电子档案管理环境。

2.3积极更新软件系统

在完成硬件设备的投入以后,学校要积极更新软件系统。要充分分析自身规模、学生数量及档案管理工作需求情况,选择最经济、最有效的电子档案软件管理系统。购入软件系统后,学校要规范操作、使用电子档案管理系统,并应定期对软件系统予以更新。

2.4开展专业培训

开展专业人才培训是中职学校电子档案管理工作必须进行的基础工作。学校可组织档案管理人员进行专业进修,同时也可聘请专家到学校指导档案管理工作,保证档案管理人员的电子档案管理水平逐步提升,为中职学校的电子档案管理工作提供基础支持。

3结语

电子档案是现代信息技术在档案管理工作中的直接表现,其对于推动档案管理事业的进步作出了重要贡献。随着社会对技能型人才的需求越来越大,中职教育也迎来了一个新的发展空间。面对与日俱增的生源,中职学校只有实现电子档案管理模式,才能确保档案管理工作的准确、有效,因此,实现传统档案管理模式向电子档案管理模式的转变,不仅是中职学校变革的基础,更是中职学校进步的必然选择。

参考文献

[1]王建忠.试论中职学校电子档案管理之方针策略[J].卫生职业教育,2012(10):42-43.

电子档案的安全与灾难恢复策略 篇8

一、电子档案存在的安全问题

1. 光盘档案的安全问题。

(1) 环境问题。保存光盘档案的环境条件对光盘的寿命影响较大, 通常情况下, 光盘衰退主要是由记录层老化引起的。不适宜的温湿度会使光盘载体的寿命减少, 会加速各种有害因素对它的作用, 灰尘和有害气体能影响光盘信息的读写效果, 促使光盘记录层金属薄膜的氧化、酸蚀和各种化学作用, 加速光盘老化。 (2) 人为因素。对光盘及读取光盘的光驱操作不当都容易造成光盘档案信息的丢失或光盘档案无法读取。

2. 磁盘档案的安全问题。

造成磁盘电子档案的不安全性主要有以下几个方面:硬盘物理破坏, 非法操作或误操作, 病毒破坏, 黑客攻击等。 (1) 硬盘损坏。由于磁盘是一个机械性物体, 在搬运过程或用户使用过程中, 难免遭受物理损坏。如磁盘的磁头损坏, 或盘片被损坏等。这种损坏往往会造成存储在上面的电子档案丢失并无法恢复。 (2) 非法操作或误操作。作为一个计算机用户, 只有对计算机有充分的了解, 才能正确地使用计算机, 一个计算机初学者或对计算机不了解的用户, 就有可能无意间地删除一个重要文件甚至格式化一个磁盘, 造成档案信息的丢失。 (3) 计算机病毒的破坏。所谓计算机病毒是指隐藏在合法程序中的一种程序段, 这种程序段具有自我繁殖扩散的能力, 能够将自身复制到其他合法程序或数据文件中去。病毒因寄宿在合法程序内, 故享有合法程序所拥有的运行优先级。携带病毒一旦运行, 病毒即随之激活, 并伺机进行传播。随着网络飞速发展, 计算机病毒传播越来越快, 危害也越来越大, 它轻则修改或破坏文件中的数据, 抢占系统资源。重则攻击硬盘主引导扇区、FAT表、文件目录, 使磁盘上的信息丢失, 甚至对整个磁盘或扇区进行格式化和破坏计算机主板上BIOS内容, 使计算机无法工作。 (4) 黑客攻击。就是利用网络, 尤其是网络技术中的一些缺陷和漏洞, 对计算机系统非法入侵, 从而修改被入侵计算机的数据, 甚至破坏数据。现今黑客的主要入侵手段是利用“木马”来进行。所谓“木马”, 其实就是一种带有控制性的计算机病毒。

二、电子档案的保护

1. 光盘档案的保护。

光盘是一种利用激光进行信息存储的记录载体。在光盘的透明盘基上涂有记录介质, 在激光照射下记录介质产生物理变化 (烧坑、形变、相变、磁光效应) , 并按照已定的信息表达方式———模拟信号或二进制数据信号, 将光信息记录下来。对光盘档案的保护策略如下: (1) 将光盘档案保存在合适的环境中。保存光盘时, 要有合适的温湿度, 光盘保存环境的温度以20℃, 相对湿度以45%为好;保持环境清洁, 不要用手触摸盘片, 避免长时间暴露在空气中, 另外还要注意防止强光和静电对光盘的危害。 (2) 建立光盘档案管理制度, 对入库的光盘要检查, 只有符合保管要求的光盘档案才能入库。库房管理人员应随时掌握库内光盘档案的保存状况, 对检查中发现的问题应及时处理。与此同时, 在目前的技术条件下, 光盘还不能长期保存, 为保持光盘上的档案信息不被丢失, 光盘在正常的保存环境中, 每隔10—15年复制一次。 (3) 保持读盘的光驱清洁, 当光驱中有光盘运行时, 避免光驱倾斜、抖动, 否则容易造成光驱读盘错误。

2. 磁盘档案的保护。

磁盘可分为硬盘和软盘, 软盘由于存储空间太小现已基本淘汰, 现在的磁盘通常就是指的硬盘。硬盘是一种磁介质的外部存储设备, 数据存储在密封、洁净的硬盘驱动器内腔的多片磁盘片上, 这些盘片一般是在以铝为主要成分的片基表面涂上磁性介质所形成。为保护磁盘档案, 防止磁盘上的档案信息不被丢失和损坏: (1) 定期对磁盘档案进行备份, 一般可备份三份, 一份本单位自己保存, 一份利用, 一份异地保存。 (2) 提高用户尤其是档案管理员对计算机特别是磁盘的了解与使用。 (3) 安装最新版防毒软件和杀毒软件, 定期更新软件和杀毒, 避免计算机病毒造成的损坏。 (4) 设置计算机密码, 关闭带来安全隐患的应用端口, 加强系统安全, 如果可以的话, 尽量使存储磁盘档案的计算机处于无联网状态, 以防止黑客的攻击。

三、电子档案的灾难恢复策略

档案的灾难恢复是指在发生灾难性事故时, 能利用一定手段或已备份的档案数据, 及时对原档案进行恢复。对于电子档案的灾难, 所有引起电子档案信息丢失或损坏的事件, 我们都可称之为灾难。

1. 灾难前的电子档案备份和异地保存。

备份与灾难恢复密不可分, 是灾难恢复的前提和基础。由于灾难的出现往往是突然的、预先不可知的, 并且很多灾难导致的结果往往是不可修复的, 所以对电子档案的备份显得尤为重要。制订备份策略, 选择合适的备份频率, 同时为防止自然灾难等地区性的灾难所导致的不可修复性的电子档案丢失, 应实现交叉性的异地保存电子档案备份。

2. 灾难恢复工具的使用。

电子档案是由计算机来显示和处理的数据, 所以对于由某些安全问题导致的档案数据损坏或丢失可以借助计算机的数据恢复软件来恢复数据。 (1) 光盘档案的灾难恢复。当光盘上的电子档案无法读取时, 如果光盘数据损坏较轻, 可以使用一款名为CDCheck的软件来对光盘数据进行检测和恢复。将损坏的或刻录出错的光盘放入光驱中, 启动CDCheck, 先检测光盘数据, 找到光盘上的错误文件, 再使用CDCheck的恢复功能就能快速地恢复光盘中无法读取的数据。如果损坏的光盘是我们自己刻录的, 还可以在CDCheck中通过对比刻录光盘与电脑中的原始文件, 判断刻录在光盘上的数据是否被损坏。如果光盘电子档案毁坏严重, 使用CDCheck无法读取光盘中的电子档案, 可以改用专业的CD Data Rescue软件来试读, CD Data Rescue可以挽救因为盘片质量不佳、变形等因素造成的无法读取的光盘数据, 它支持多种光盘格式, 无论是ISO9660还是UDF都可以很有效地进行恢复。 (2) 磁盘档案的灾难恢复。当发现硬盘上的电子档案已经丢失, 应该立即启动数据恢复工具来对数据进行恢复。如果电脑上没有安装数据恢复工具, 这时不要向硬盘上再写入其他数据, 否则新写入的数据会覆盖掉以前的数据, 这样给档案的恢复带来困难, 这时最好将硬盘从电脑中取下, 装到其他电脑上作为第二块硬盘, 并在这个电脑上进行数据恢复。对磁盘档案的恢复, 通常是借助硬盘数据恢复工具来实现。Easy Recovery就是这样一款功能强大的恢复工具。能够恢复硬盘上丢失的数据以及重建文件系统。它主要是在内存中重建…………………………………………………………………………文件分配表, 使数据能够安全地传输到其他驱动器中。用户可以从被病毒破坏或已格式化的硬盘中恢复数据。该软件可以安装在硬盘上运行, 也可以制作成单独的数据恢复软盘从软盘启动。当硬盘被逻辑锁定后或因其他软件问题而无法启动的时候, 可以方便地解决这些故障, 恢复数据。

总之, 随着计算机技术的发展, 电子档案已得到越来越多和广泛的应用, 未来是个信息化的时代, 档案的信息化建设已成为当今档案建设工作的重心, 而随之产生的电子档案安全问题和如何进行防范就成了档案信息化建设工作之重, 只有保障了电子档案的安, 才能更好地推进档案信息化建设的步伐。

摘要：随着计算机技术及网络技术的发展, 电子档案以方便、高效、生动及海量存储等优势得到人们的青睐。但由于电子档案存在不易保存, 档案信息容易丢失等问题, 所以对电子档案的保护与受损信息的恢复非常重要。

关键词：光盘档案,磁盘档案,安全,灾难恢复

参考文献

[1]薛四新.档案信息化应用系统建设[M].北京:机械工业出版社, 2006.

[2]牛云.数据备份与灾难恢复[M].机械工业出版社, 2004.

[3]刘石.关于电子档案信息安全问题的探讨[J].才智, 2011 (23) .

新形势下加强电子档案管理的策略 篇9

一、电子文件的内涵

电子文件是在数字设备及环境中生成, 以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体, 依赖计算机等数字设备阅读、处理, 并可在通信网络上传送的文件。按照信息形式, 可分为文本文件、数据文件、图像文件、影像文件、声音文件、程序文件等。电子档案则是具有保存价值的电子文件。需要指出, 电子档案并不是传统档案在概念上的扩展, 作为信息时代活动的原始记录, 电子档案具有与传统载体档案相同的本质属性, 只是在记录的方式和载体上有所区别。因此, 电子档案的管理尽管在具体的操作方法上有所不同, 但指导思想与档案实体管理是一脉相承的。

相较于传统的纸质材料, 电子文件的主要特点有:1.在信息表达上具有原始信息和转换信息两个层次。电子文件无论是形成、存储、传输等处理, 其原始信息都是以“0”、“1”的数字代码形式表达, 计算机等设备是第一识读者, 通过特定的程序进行解读后才转换为人可识别的文字符号、语音、图像等, 人是第二识读者。因此, 电子文件管理的重点在于系统设备的维护和文件可读性的维持。2.信息易更改且可在不同载体间转移和复制。电子文件的信息可轻易人为增删修改并不留下痕迹, 系统本身在某些意外情况下也会导致信息的改变、损坏甚至丢失。电子文件的信息与载体不是固定的, 根据需要可以把信息在不同的载体间转移或复制, 由于载体本身使用寿命的限制和文件备份的需要, 这种转移有其必要性。因此, 电子文件不存在通常意义上的原件, 不强调原始性而强调真实性。

二、电子文件管理的的主要目标

保证电子文件的真实性、完整性、可读性和可用性是电子文件管理的主要目标。在电子文件管理系统运行下的一份电子文件包含内容、结构和背景三个要素。内容是指文件中所包含的表达作者意图的信息。结构是指文件内容信息的组织表达方式, 分为物理结构和逻辑结构。物理结构是文件信息存储于载体上的位置及分布情况, 如正文、批示、附件等各部分信息在载体上的存储位置。逻辑结构是文件信息的内在关系, 如文字排列、章节构成、页码顺序等信息。背景是指能够证明文件形成环境、形成过程、存在状态以及文件之间相互关系的信息。其中, 保证文件的内容、逻辑结构和背景信息经过传输、转移等处理工作后仍然保持不变, 和形成时的原始状态一致, 就保证了电子文件的真实性和相当程度的完整性。以上描述文件的内容、结构、背景及其整个管理过程的数据称作元数据, 在文件形成时产生, 它全面描述文件的本来面貌和生命历程, 文件管理系统在源头一次性捕获元数据, 就可为不同的管理活动所调用, 每一项管理活动都是记录、调用相关元数据的过程。根据完整的元数据记录, 可以回溯电子文件的原貌和变化过程, 从而确认电子文件的真实性;利用元数据可以维护文件内容、结构和背景之间以及文件之间的关联, 从而保护文件的完整性。保证电子文件的真实性和完整性, 也就要求维护元数据的真实完整不丢失并始终与文件保持关联。保持电子文件的可读性, 是指文件经存储、传输、压缩/解压、加密/解密、系统迁移等处理后, 仍然能够以人可以识读的方式输出, 这就要求电子文件以开放的格式保存。可用性主要体现在对检索系统的要求上。

三、做好电子文件管理的策略

(一) 统筹安排合理规划。电子文件管理是一个系统工程, 最终是为数字档案信息资源建设服务, 以达到便于开发利用、造福社会的目的。具体实施起来涉及面广, 投资可观, 因此必须注重效益, 在领导层面对各阶段的目标、任务、措施进行科学、合理地规划部署, 如:在工作实施之前展开深入调研、广泛论证、集中讨论, 投资大的项目要形成可研报告;形成科学合理的电子文件利用体制机制, 优化软硬件系统配置, 处理好软件系统服务器的兼容关系, 建立方便高效的查询体系等。

(二) 严格制度统一标准。电子文件管理工作是一项长期开展的持续性工作, 应落实领导责任, 组织相关数量的人力, 明确责任分工, 加强管理, 扎实推进工作有序进行。具体工作中要制定相应标准, 严格贯彻实施, 一定阶段即以标准验收成果, 不断改进以保证后续工作的质量。如:组建专门负责电子档文件管理工作的工作机构, 主要负责电子文件管理工作、系统设备升级维护、网站建设维护等;制定电子文件管理中著录项目统一标准, 数字化技术参数标准等。

(三) 多方参与争取合作。电子文件管理涉及社会的各行各业, 应千方百计争取社会力量共同参与和支持, 引导建立社会大众积极充分利用电子文件这一社会资源的普遍意识, 积极回应获得的利用反馈信息, 以促进自身工作的不断改进。如:宣传网络利用优势;发挥档案学会等社会组织的作用;非涉密重复性技术工作可以通过合同、委托等方式外包给企业。

(四) 加强安全保密工作。与传统载体文件材料相比, 电子文件在利于保管的同时也面临着高风险的集中。因此, 应建立电子文件备份中心, 对电子文件实行异质异地备份, 配备防盗设施及配套的安全防护设备, 同时还应对电子文件的存储介质进行定期检验, 防止载体老化等原因导致的数字信息的丢失、失真和不可用。

参考文献

[1] .冯惠玲.政府电子文件管理.中国人民大学出版社, 2004.

电子档案安全管理策略 篇10

1 医院电子文档概述

1.1 电子文档

电子文档主要是指以电子计算机、光盘、磁盘为载体的在日常生活中形成的资料。其具有以下几个特点:①需要借助电子设备进行阅读;②利用现代办公设备进行传输和处理;③共享时不受距离和时间限制;④保存过程中受到温度、湿度和防磁性等条件的影响。

1.2 医院档案中的电子文档

医院中的电子文档主要分为两部分:一部分是各部门自身创建的,这类文档生成之后,便由创建者直接采集下来;另一部分是从工作网络上采集而来,这类文档是从各部门的工作网络中获得,多是在部门间的业务交流、上下级之间的工作交流中产生,包括电子信件、电子报告单、电子文书等,各部门在工作过程中,为了工作需要将其下载下来。

2 医院电子文档档案的应用与管理

2.1 完善电子文档归档制度

2.1.1 建立电子文档归档队伍

纸质文档的归档工作,经过长久的发展,已经形成比较成熟的制度和专业的队伍,工作基础厚实,工作能力出色,归档队伍的内部建设比较稳定,分管领导、立卷牵头人、归档人员各司其职,分工合作,相互支持,工作有条不紊。但是将网络技术应用于文档的归档工作后,电子文档档案的整理方法与纸质档案的整理方法存在较大差异,原有的队伍无法适应新技术的应用,给立卷和归档工作带来极大挑战。为了在保存原有队伍、延续分工合作的基础上,保证电子文档档案归档工作的顺利进行,需要原有归档队伍人员掌握新的技术和方法,因此,需要对原有的归档队伍进行业务培训,使他们尽快掌握信息管理自动化的技术和能力,承担起电子文档的归档工作。同时,还可以通过招聘,选拔一批优秀的电子文档归档人才,在原有的归档队伍中注入新鲜血液,促进电子文档工作的顺利进行。

2.1.2 完善各部门分工合作收集归档制度

电子文档的来源广泛,制作文档的人也各不相同,有业务管理人员、信息管理人员、数据录入人员,还有计算机技术人员。电子文档的种类比较多,文档格式也存在差异,如何进行电子文档的整理、归档工作,需要建立相关的制度,通过制度进行约束,保证工作的顺利进行。每个单位都遵守立卷归档制度,可以将电子文档的归档工作纳入立卷归档制度中进行管理。电子文档涉及的问题比较广泛,纸质文档的归档制度仅靠档案部门即可,但是电子文档的归档问题需要文档源部门、计算机与信息管理部门、档案部门三方的合作,相互渗透,发挥各自的优势,分工合作,共同促进电子文档的生成。

2.1.3 实施电子文档“两套制”的归档程序

电子文档一旦形成,可以通过电子设备进行修改,与纸质文档相比,其劣势在于对于一些具有法律效力和凭证作用的文档,无法进行实质性的保存,仍需要借助于纸质的载体。现在对于文档档案实行“双轨制”,即电子文档和纸质文档并存,而归档的档案内容实行“两套制”,也就是纸质的文档与磁盘、光盘的文档两种不同介质的文档一起归档,是内容相同、介质不同的两套档案,并且两套档案均有备注内容:电子文档归档目录“备注”栏中标明相应的纸质文档的档号及存址,纸质档案的目录“备注”栏中注明相应的电子文档的编码及存址。现在还没有有效解决磁盘、光盘等电子介质的耐久存贮问题,所以,电子文档“两套制”的归档程序还需要应用比较长的时间,直至电子介质的耐久存储问题顺利实现。如果电子介质档案出现存储上的进步,可以将电子文档“两套制”的归档程序,按照主次进行存储划分,对于具有凭证价值的文档,采用以纸质归档为主、电子归档为辅的方法,而具有情报、参考价值的文档,可以采用以电子归档为主、纸质归档为辅的方法,可以有效地提高文档档案管理的效率。

2.2 选择合理的归档方式和途径

电子文档的载体是光盘、磁盘等,稳定性比较差,如果保存不当容易受到损坏,而且无法再次进行阅读,与纸质档案相比缺乏稳定性和安全性,因此,对于归档方式的选择极其重要。通过长时间的实践证明,使用磁盘或光盘储存书籍资料,载体在传递过程中,容易受到损坏或出现数据丢失的情况,如果光盘质量太差,会影响数据的阅读,影响数据资料的正常流通。在实际工作中,为了避免数据丢失现象的出现,一般会进行多盘备份,这不仅使数据储存的工作量加大,而且增加了储存载体的数量,保管起来比较麻烦。目前,比较先进的是光盘存储,网络移交归档,比较简单、安全。

2.2.1 开通电子文档专递网

随着网络的普及和医院计算机管理网的建立,许多重要的文档被传输到网络中。大部分文档在被传输到网络中前,会由各业务部门进行挑选,并按照固定的格式要求进行格式的转换,保证文档可以在各个部门通用,而且安全可靠,这已成为归档工作的重点。以上是已经传输到网络中的电子文档,而对于还未被传输到管理网上的电子文档,如果经过验证,是比较实用、具有保存价值的文档,则需要由所在部门进行编辑整理,并及时传递给档案部门。为了实现电子文档的顺利传输与实用,可以利用信息管理网络的优势,在档案部门与各业务部门之间开通电子文档专递网,形成依附于信息管理网络之下的归档子系统。档案部门在对电子文档进行归档时,可以进行格式的转换,包括DOC、TXT、DBF、JPG、EXE等几种通用性的文档类型。

2.2.2 信息管理部门对电子文档的信息汇聚点进行归档

目前,许多企业单位的会计、档案部门使用自动化的设备辅助办公,信息工作的系统化和标准化水平越来越高,打破了单位分散的界限,向着“集中统一”的标准发展。计算机与信息管理部门是集中开发、统一信息系统的部门,起到带头作用,主要负责规划、统筹本单位信息管理工作,成为电子文档的汇集点,并由本部门的人才利用先进的技术设备对日常工作中的文档进行归档。

在医院中,可以利用网络优势建立内部行政信息管理系统,下设子系统,由计算机与信息中心对接收到的文档进行处理,再输送给各个部门进行文档资源的共享,并及时进行更新、完善。对于失效的文档,则由档案部门进行编排归档,一般由光盘存储,一式三份,一份使用、一份存档,一份异地存档。

医院的事务性工作随着医院的发展不断增多,文档的种类越来越多、应用范围越来越广。医院电子文档档案的应用与管理工作比较复杂,需要医院电子档案部门、文档源部门同电子与信息管理部门相互合作,在完善电子文档归档制度和选择合适归档方式的基础上,实现分工合作,保证电子文档归档工作的有序、高效进行。

摘要：随着信息技术的发展,经济水平的提高,计算机设备逐渐普及开来,并被应用于各个领域,尤其是事务性工作比较繁忙的医院,利用计算机管理档案,更方面、快捷,提升了医院的工作效率。而如何使用计算机对电子档案进行有效的管理,是医院的档案部门需要解决的难题。

关键词：医院,电子文档,档案,信息管理

参考文献

[1]韦昌涛.医院电子文档归档管理存在的问题及改善策略分析[J].城建档案,2014(12).

[2]李丽芳.医院电子病历档案的开发应用与管理策略[J].黑龙江史志,2013(13).

[3]张馨木.医院电子档案管理策略浅析[J].中国科技纵横,2011(8).