采购与付款的管理制度

采购与付款的管理制度（通用6篇）

篇1：采购与付款的管理制度

采购与付款管理制度

第一章总则

第一条 为了加强对采购与付款业务的内部控制，规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，根据《中华人民共和国会计法》和财政部《企业内部控制基本规范》等法律法规，制定本管理制度。

第二条 本规范适用于公司所有外购物资或接受劳务的采购与付款，包括原材料、配套（外协）件等。

第三条各物资采购采购部门可根据本制度，结合本部门业务特点和管理要求建立适合的管理办法，并组织实施。

第四条 各部门负责人对本单位采购与付款内部控制的建立健全和有效实施以及采购与付款业务的真实性、合法性负责。

第二章 岗位分工与授权批准

第五条 相关部门要明确相关岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。

采购与付款业务不相容岗位至少包括：

[一]请购与审批；

[二]询价与确定供应商；

[三]采购合同的订立与审核；

[四]采购与验收；

[五]采购、验收与相关记录；

[六]付款审批与付款执行。

公司不得由同一部门或个人办理采购与付款业务的全过程。

计划部：采购计划管理；确定请购物资清单；跟单采购；协助供应商办理验收手续。

成本科：体系优化；签定采购合同；确定采购比例并录入系统；对现结、预付业务办理付款申请手续；小批物资、辅料采购。

品技部：对来货质量进行判定，并出具判定结果。

仓库：打印验收单；根据验收单清点物资；办理物资验收、验退；

财务部：负责月结业务的对帐、付款；审核所有采购发票；对现结、月结付款价格审核；对签批的资金支付申请进行付款。

其他部门：涉及其他物品采购（如办公用品）的，使用部门为经办部门，提

出购买申请，办理付款手续等。财务部对其进行审核监督。

第六条 公司各部门应当配备合格的人员办理采购与付款业务。办理采购与付款业务的人员应当具备良好的业务素质和职业道德。

第七条 公司相关部门应当对采购与付款业务建立严格的批准制度，明确审批人对采购与付款业务的批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购与付款业务的职责范围和工作要求。

第八条 审批人应当根据采购与付款业务批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。

经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理采购与付款业务。对于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务，经办人员有权拒绝办理，并及时向审批人或上级领导报告。

第九条 对于重要和技术性较强的采购业务，应当组织相关部门进行论证，实行集体决策和审批（例如：超过最高库存备货等），防止出现决策失误而造成严重损失。

第十条 严禁未经授权的部门或人员办理采购与付款业务。

第十一条 各部门应当按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购与付款业务，并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证，建立完整的采购登记制度，加强请购手续、采购订单[或采购合同]、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。

第三章请购与审批控制

第十二条 采购人员具有请购权，部门分管副总行使审批权。采购人员根据生产计划安排和各部门实际需用，在考虑合理储备的基础上核算出计划采购数量，填制请购表，由部门负责人审核，交分管副总审批后实施采购。

在销售订单、生产计划或实际需用发生变动时，相关部门必须及时通知采购部门，采购人员必须及时调整采购计划，对正在采购的要调整采购数量，对已采购回厂的，采购部门和相关部门必须对多余部分明确处理办法，避免造成积压。

特殊物资采购须经总经理或公司办公会决定。

第四章采购与验收控制

第十三条 采购部门应当根据审批后的请购物资及其供应情况确定采购方式。一般物品或劳务等的采购应采用订单采购或合同订货等方式，小额零星物品或劳务等的采购可以采用直接购买等方式。

第十四条 成本科应负责市场调研，将供应商的信誉、价格、质量等级、供应量等列表备选；对采购市场价格进行分析，并对价格合理性负责；并将以上情

况和市场情况进行综合，通过比质比价的程序确定供应商。小额零星采购也应由价格部门事先对价格等有关内容进行审查。采购部门对正式供应商要建立档案，供应商档案除有编号、详细联系方式和地址外，还应有付款条款、交货条款、交货期限、品质等级、银行账号等，每一个供应商档案应经严格的审核才能归档。企业的采购必须在已归档的供应商中进行，供应商档案应定期或不定期地更新，并由专人管理。同时要建立供应商准入制度。重点材料的供应商必须经采购、质检、技术等部门联合考核后才能进入。企业要制定严格的考核程序和指标，达到标准者才能成为归档供应商。

第十七条采购合同应按合同评审流程进行评审，应对采购合同进行审核，对于审批手续齐全，合同条款符合规定的才同意盖章。

第十八条 检验部门或检验人员应当根据规定的验收制度和经批准的订单、合同等采购文件，对所购物品或劳务等的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收，出具验收证明。

对验收过程中发现的异常情况，负责验收的部门或人员应当立即向有关部门报告；有关部门应查明原因，及时处理。

第五章 付款控制与流程

第十九条 财务部门应当按照《资金管理制度》、和《企业内部控制基本规范》等规定办理采购付款业务。特别要求： 严禁办理现金交易，所有交易一律通过银行转帐或银行承兑汇票完成，而且银行转帐仅限于对公转帐，不得转入个人名下帐户。

第二十条 财务部门在办理付款业务时，应当对采购发票、入库单相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。对于已支付的款项，必须有收款单位和收款人的收款证明。

第二十一条 财务部应根据已经签批的资金付款申请进行付款。

第二十二条 财务部门应当加强应付账款和应付票据的管理，由专人按照约定的付款日期、折扣条件等管理应付款项。财务部对于应付账款，应根据资金状况、付款政策，审核采购部门的付款计划后，办理结算与支付。

第二十三条购进的各类物资、材料，原则上实行合同规定时间进行付款，严格控制提前付款。对确需提前付款的物资，由物资部门提出申请报告，财务部门严格审定供货合同或有关凭证后，按照资金审批要求办理手续后，方可办理提前付款。

第二十四条采购人员根据采购计划、供货合同，以及物资验收入库单、发票等单据，填制“资金支付申请单”，即：供货单位名称、开户行、账号、采购

员、或“零星采购”、物资名称、与发票相同的金额和税款及合计，并经部门负责人及有关领导签字后向财务部办理付款手续。

月结资金支付由财务部负责汇总制表，交相关部门及相关领导签字后方可支付款项。

第二十五条财务部对采购人员送来的单据审查无误后，经办人在付款单上签字，然后根据平衡后的资金状况，严格按照合同约定付款条件项下后实行滚动付款”的原则采用汇款、承兑汇票等不同的支付形式进行资金结算。

第二十六条对手续齐备的购进材料（指已收到发票及已验收入库的物资），财务人员应在当月作应付账款挂账处理，付款后直接冲减应付账款。

第二十七条 采购的各类物资必须取得国家规定的增值税专用发票。对于确实不能开具增值税专用发票的物资，在定价时要扣除税点后定价。

第六章 物资入库与检验流程

第二十八条采购的物资到达后，经办人员应通知品技部进行检验。品保部根据材料质保书或合格证等检验依据，在规定的期限内完成。其检验期限由品技部门与采购部门协定。品技部检验样品后，应及时出具检验报告。

第二十九条采购人员在取得所采购物资的检验报告后，应填制“物资验收入库单”，检验人员应在“物资验收入库单”签字确认”，仓库根据验收入库单办理入库或退货手续。

一、如材料验收不合格，检验人员必须在“材料判定书”上加盖“材料验收不合格专用章”作退货和拒付货款的依据。

二、各物资仓库管理人员根“物资验收入库单”及材料验收的检验报告，对物资进行过磅、点数。如有不符，应及时协调相关人员落实原因。

第三十条各类物资在到达后，要检验合格，办理完入库手续后，按资金管理办法要求进行付款。

付款期限的确认：

1、合同要求；

2、按发票提交时间。月结厂家在材料入库后按规定时间提交发票的则依据合同时间付款；超出提交发票时间的则以提交发票时间进行计算付款时间。

第三十一条为了保证会计核算质量，要做到认真复核外来原始凭证的真实性、完整性，及其价格、数量、金额与付款相符后及时报账、记账，确保采购物资的足额入库，做到账物相符。

第三十二条对帐：财务部负责与各供应商核对核对往来帐，如有不符，及时查找原因并做出处理，保证双方帐务一致。

第三十三条 采购部门应当建立退货管理制度，对退货条件、退货手续、货

物出库、退货货款回收等做出明确规定。采购部门负责及时收回退货货款。

第七章采购物资的管理及考核

第三十四条材料采购入库后，各物资管理部门要保持材料、物资的完整性，收入、发出要有凭据，做到日清月结，做到账、卡、物三者相符；月底进行盘点、清查，如有盈亏应随时报告。对盘盈、盘亏物资，物资主管部门应写明原因，分清责任，明确责任人后提出处理意见。

第三十五条年终如有材料物资发生盘盈、盘亏、毁损（报废）等情况，须由物资主管部门填写明细资料并交财务部门审核。财务部门汇总后，向公司领导报批，根据核准数作账务处理。

第三十六条对毁损、报废物资，应由物资主管部门牵头，列出相应物资明细、数量、原因等报物资小组，物资小组织品保部、技术等相关部门进行技术鉴定，并出具书面鉴定及处理意见。

第三十七条财务部、配套部要对材料价格认真审核，确保合同、发票、ERP系统三者相符，保证材料成本核算的准确性。

第三十八条在物资采购支款、验收、报销业务中，对工作不认真负责，不按规定的时间报账，造成呆账、死账及因未主动自查造成未达账的人员建议有关部门停发效益工资，在当年内账目报清才予补发，跨年者不予补发。

第三十九条在物资采购、验收、报销业务中，工作极端不负责任，玩忽职守，给公司造成严重经济损失的，由当事人负责赔偿直接经济损失的1%-80%，并报请公司给予相应行政处分。

第四十条在物资管理过程中，工作不负责任，造成物资毁损、遗失、偷盗、报废及盘亏的，由物资管理部门分清责任，明确责任人，由当事人赔偿直接经济损失的50%-100%，并报请公司给予相应的行政处分。

第八章 监督检查

第四十一条 公司财务部负责对各部门的采购与付款内控管理工作定期或不定期地进行检查。检查人员将对各部门的采购与付款业务内部控制制度是否按规定效执行。

第四十二条 采购与付款内部控制监督检查的内容主要包括：

[一]采购与付款业务相关岗位及人员的设置情况。重点检查是否存在采购与付款业务不相容职务混岗的现象。

[二]采购与付款业务授权批准制度的执行情况。重点是大宗采购与付款业务的授权批准手续是否健全，是否存在越权审批的行为。

[三]应付账款和预付账款的管理。重点是应付账款和预付账款支付的正确性、时效性和合法性。

[四]有关单据、凭证和文件的使用和保管情况。重点是凭证的登记、领用、传递、保管、注销手续是否健全，使用和保管制度是否存在漏洞。

第四十三条 对在实施过程、或者是在监督检查过程中发现的采购与付款内部控制中的薄弱环节，财务部及各部门应当采取措施，及时加以纠正和完善。

第四十四条

第四十五条

第九章 附则 本制度由财务部负责解释。本制度自发布之日起施行。

篇2：采购与付款的管理制度

为加强对材料采购与付款工作管理，做到有章可循，以保证本公司生产经营的正常运转。特制定本制度。

一、实行统一采购物资的范围1、2、3、生产所需的原材料、辅助材料 设备零配件、工具、量具、检验仪器等 办公用品及文具用品、表单印制。

二、实行统一采购的流程

1、根据订单合同的产品特点，编制产品材料、辅助材料耗用定额，然后编制材料采购计划单，同时由生产部编制整体生产计划单。

2、编制材料采购计划单应充分考虑到现有材料的库存情况，财务部门应予配合，防止重复采购，采购计划单应有董事长、总经理审批。

3、设备零配件、工具、量具、检验仪器等需要购买时，应由所需部门经理编制采购计划单，并由董事长、总经理审批。

4、办公用品及文具用品、表单印制应有公司物流部经理编制采购计划单，并由董事长、总经理审批。

5、以上原材料、辅助材料、设备零配件、工具、量具、仪器办公用具、表单印制经审批后购买时，一律实行“货比三家、阳光采购”，同等物品，质量好，价格低的，必须优先购买，购买价格高，造成成本高，给公司造成一定损失的，采购人员必须将差价弥补出来。

三、采购物品入库办法

1、原材料、辅助材料运抵本公司后，由仓库人员验收数量，交由公司质检部门进行质检，办理入库手续，签发入库单，并核销采购计划。

2、仓库管理员应将入库单交由财务一份，有采购人员要求供应商在当月28号前开具发票。

3、设备零配件、工具、量具、仪器、办公用品等购买后，应由仓库管理人员按照实物逐一验收数量，并开具入库单，签字认可。实物核对不符的，不准开入库单；虚开入库单的，交出所有虚开金额。并对相关责任人罚款处理。

三、采购物品付款办法

1、原材料、辅助材料付款时，根据资金情况，计算好账期，由采购部经理编制付款申请单，并由董事长、总经理签字批复，财务部按照付款计划实施付款。

2、设备零配件、工具、量具等付款时，由采购部经理审核原始单据与入库单据是否相符，然后填制付款申请，交财务部实施付款。

3、财务部实施付款时，除需支付银行承兑汇票和对公电汇，避免支付大额现金，能走网银的尽量网银支付。

四、经济责任处罚

1、财产、物品使用部门必须依据生产计划、生产管理实际需要，认真提出材料物资、设备零配件等的需求情况，对贪图省事、乱报计划，造成公司流动资金浪费的，按照银行利率的两倍标准对有关责任人处以罚款。

2、采购部门在确保品质的前提下，充分考虑市场变化和库存成本等因素，若因玩忽职守，故意抬高购买单价，或以其他方式占有公司财产，给公司造成损失的，有关责任人应付相应的经济赔偿。

3、财务部门必须认真履行审核监督责任，对审核把关不严、不及时向董事长、总经理汇报有关事实真相，造成公司经济损失的，给予相应的经济和行政处罚。

4、质检部门必须对运抵公司的采购材料进行质量检验，发现品质不符时，必须及时报告采购部门处理，如因玩忽职守，给公司造成经济损失的，应给予相应的经济和行政处罚。

5、仓库管理人员应认真负责入库后的物品，如因工作马虎，未按规定操作，造成入库数量短缺的，相关责任人应付经济赔偿责任。

篇3：采购与付款的内部控制的建立研究

建立采购与付款内部控制应该从以下几个方面建立:

一、建立授权批准控制

完善的授权审批体系包括授权审批的权限和责任、程序、监督三方面, 加强这三方面的建设对整个体系的完善具有重要意义。

1. 授权批准的权限和责任:

根据采购与付款的重要性、金额大小的不同进行分级授权, 确定各个层次的具体权利和相应责任。企业可以在董事会设立采购委员会, 专门负责企业的整个采购工作, 其采购体系是:采购委员会—采购部—采购员。采购部直属于采购委员会而非总经理, 采购委员会对董事会负责, 而采购员则要求由懂得企业所需物资方面知识的、非其他部门的人员组成, 防止出现材料需求部门与采购人员相互勾结徇私舞弊的行为。对重要和技术性较强的采购业务, 还应先由专家就其科学、可行性进行论证, 实行集体决策和审批, 防止出现因决策失误而造成严重损失的情形。

2. 授权批准的程序:

明确采购与付款业务进行授权批准的流程, 如资料的上报、审批、论证等流程以及每个流程的处理时间、联系人员、设立的关键控制点。如需对审批权限制定标准、设置限额, 则限额内的采购业务可由采购委员会审批通过后执行, 超出限额的采购业务, 则由采购委员会审批同意后向董事会提出申请, 经董事会审议通过后再下达执行。严禁未经授权的机构和人员办理采购与付款业务。

3. 授权批准的监督:

建立完善的内部会计控制制度, 配置独立于各分级授权审批层次的审计、监督部门, 并将对采购与付款业务的监督、检查纳入其审核范围;同时, 完善报告、检举制度。采购委员会对采购业务的决定权由董事会下设的审计委员会进行监督, 同时, 监事会应当对董事会的行为进行监督, 监督方应独立于被监督方控制。

二、建立不相容职务相互分离控制

企业应当建立采购与付款业务的岗位责任制, 明确相关部门和岗位的职责、权限, 确保办理采购与付款业务的不相容职务相互分离、制约和监督。

采购与付款业务不相容职务包括: (1) 在请购单中, 对需要采购的物资品种、数量由生产或销售部门、保管部门根据需要量和现有库存量共同制定, 然后由采购委员会相关物资的负责人员进行审核、批准后进行公开询价; (2) 采购合同由生产或销售部门、采购委员会、财务部门和法律部门会同供货商共同签订; (3) 物资的采购人员不能同时负责会计记录; (4) 物资的采购人员、保管人员、使用人员不能负责会计记录; (5) 采购人员应与负责付款审批的人员相分离; (6) 审核付款人员应与付款人员相分离; (7) 记录应付账款的人员应与出纳人员相分离。

三、建立与供应商的沟通控制

协商采购商品价格是与供应商沟通控制的中心问题, 企业确定采购价格的决策主要体现在选择采购价格的获得方式。企业可以通过投标和招标采购, 协议定价、询价直接采购, 市场现场采购等方式确定采购价格。例如:对大宗物资可采用招标和投标采购, 而企业与供应商已经建立了良好的业务关系的则可采用协议定价或询价直接采购。

四、建立合同订单控制

对合同的关键控制点有:在与供货商签订采购合同时, 要在合同中明确自身的权利和义务并签订补充条款, 以尽量降低企业的采购风险;另外, 采购部门还要注意供应商签署的合同是否具有法律效力, 必要的情况下可聘请律师参与合同的签订过程;最后, 采购部门要及时将签署的采购与付款合同送交企业保管部门备案。

五、建立货物验收控制

货物运到企业后, 应由使用部门和技术部门协同仓库部门一起对货物进行检验, 核对发货单和实际入库的商品, 并记录相关的情况, 对于验收合格的采购商品, 办理规定的入库手续, 并做好记录。如果验收入库过程中出现了问题, 需要及时通知采购部门进行处理。

六、建立付款流程控制

审核采购发票、验收入库说明等单据的内容是否完整, 记录的数量是否正确, 是否执行了规定的业务程序等;还要对应付账款的付款凭证进行审核, 检查付款申请是否经过了授权审批程序。对得到支付批准并已付款的业务, 付款人员要在采购发票上盖章以示支付, 并妥善保管有关凭据防止资金的重复支付。采购部门则要负责审核采购申请、验收部门的验收单以及供应商提供的采购合同, 最后将审核后的单据交财务部门进行会计处理。

七、建立预算控制

预算控制最重要的是监督预算的执行, 采购预算监督的主要控制点有:检查采购业务是否按事先预算进行, 主要是检查已完成的采购业务的入库单和供应商的发货单是否与采购商品的数量、种类等内容一致;检查付款业务是否按资金预算进行, 会计部门和监督部门要对采购发票和结算凭证进行审核, 防止资金的滥用和贪污。

篇4：采购与付款的管理制度

一、我国企业采购业务存在的问题

1.采购无计划

采购部门没有根据企业的实际需求情况或者根据已经经过批准的采购计划、采购申请单进行采购，而是盲目的采购或者不及时采购，造成物资大量积压或者供应脱节的情况。如某药厂引进新生产线时，采购部门为了维修方便，无节制的大批量采购了该产品线专用的备品备件。待到产品线淘汰拆除后，仓库里依旧存放着大量未被使用过的该产品线的备品备件，对公司的资金造成了极大的浪费。

2.供应商选择不合理

采购人员为了私人的利益在采购中没有进行招标议标或者询价比价等活动，而是直接选择有回扣的供应商，往往造成采购物资质量得不到保证，或者采购价格高于市场平均价格，致使企业利益受损。

3.虚报损耗，中途转移

采购部门或者物流部门为了中饱私囊，在运输的途中偷偷转移物资，而对公司上报谎称为途中损耗。

4.混淆采购成本

会计人员在会计记账中对采购成本没有很好的区分，确认的成本不能真实反映企业为采购物资而发生的费用或损耗。例如，在生产性的企业里，与原材料采购相关的运输费用、保险费用、合理损耗等，都需要计入采购成本。

5.验收不合规

采购人员、仓库人员玩忽职守或专业素养不够，不能顺利的完成物资验收，不能严格验收采购物资的质量和数量，诱发物资验收中的舞弊行为，造成伪劣物资滥竽充数，轻者损害企业利益，重者使伪劣产品充斥市场，损害消费者利益。

6.违规结算，资金流失

通常企业在收到采购发票后，根据发票金额授权会计签发付款凭单，出纳审核后支付划拨款项。如果没有严格的付款申请审批，可能会造成对同一笔采购业务重复付款，付款金额与发票不符或者误期支付失去客户信誉。

二、解决问题的有效手段——加强内部控制制度建设

在现行的管理模式下，我国很多企业虽然经过多年的逐步完善，已经建立了一些管理制度，但由于各种规章制度的设计大多流于理论，和企业的实际情况相脱离，使企业在实际工作中收效甚微。如引进的国际流行的招标方式、询比价方式时往往只是提及到相关概念，没有规范的操作流程，失去了招投标管理在企业采购中节约成本的应有作用。同时，内部控制的关键是任何人都不得拥有超越内部控制制度所规定的权力和权限，如果能做到这一点，就会大大减少采购中出现的各种问题。但实际上权力超越制度的传统理念使制度的执行过程往往被权力中断，这种症结在现代企业中相应规范制度缺失时显得尤为突出。当发生相关事项时，无制度来规范，无流程来参考，无权限来定责，使得采购管理显得紊乱无章，领导一支笔定事项。所以，加强内部控制制度的建设是势在必行的举措。

三、采购业务内部控制制度的建设内容

建设采购业务内部控制制度首先应了解采购业务不相容岗位，确保建设的内控制度得到有效运行。采购业务不相容岗位至少包括：请购与审批；询价与确定供应商；采购合同的订立与审计；采购与验收；采购、验收与相关会计记录；付款审批与付款执行。考虑这些不相容岗位，采购业务的内部控制制度应包括以下几个方面：

1.职务分离制度

采购环节中的主要业务有提交请购单、编制计划、 审批计划、市场调研、招标投标、签订采购合同、订货、收货和入账等。在这些业务中需要进行职务分离的主要有：

(1)生产或销售部门根据生产使用量或销售需要量提出需要采购的物资品种和数量，仓储部门依据提供的需采购物资品种、数量及现有库存量，制定采购计划，报预算管理部门审批，然后由采购部门依据经管部门提供的市场调研报告进行公开询价。

(2)由生产或销售部门、采购部门、财务部门和法律部门、经营管理部门共同组织招标投标来选择供应商，并会同供货单位签订采购合同。

(3)物资的采购人员不能同时负责所购物资的质检、验收、保管。

(4)物资的采购人员、保管人员、使用人员不能同时负责会计记录。

(5)采购人员应与负责付款审批的人员相分离。

(6)审核付款人员应与付款人员相分离。

(7)记录应付账款的人员应与出纳人员相分离。

2.请购单控制制度

在确定物资采购时，必须由物资的使用部门根据未来一定期间的需要量，以填制《采购申请单》的方式提前通知物资保管部门，《采购申请单》有使用部门的制单、审核、批准人员签字。保管部门根据使用部门提供的需要量，再根据现有物资的库存量计算出请购量，正式提交“物资请购单”。经过物资保管部门主管签字的请购单报预算管理部门审批并会同采购部门、财务部门、确认制定采购计划。财务部门根据资金使用情况签署执行意见，采购部门将采购计划报主管领导批准、存档备案并办理招标订货手续。

3.审批控制制度

根据企业生产、使用情况的实际需求，兼顾所需物资的特性，结合现有库存情况，制定出品种、数量、交货期较高准确性的采购计划，上报经营管理部门审批，金额较大的一类物资采购由总经理审批。对于计划内的采购项目，具有请购权的部门应严格按照计划执行进度办理请购手续；对于超计划和计划外代购项目，具有请购权的部门应对需求部门提出的申请进行审核后再办理请购手续，并报审批人审批，审批人根据其职责、权限以及实际需要进行审批。

4.订货控制制度

采购部门提供附有供应商相关信息的调研报告，并定期对供应商的信誉、价格、质量进行评估，建立包括价格、质量标准、折扣、付款条件、供应商信誉、电话、地址等供应商档案，从中筛选质量好、价格低、信誉好的合格供应商。由其组织生产或销售部门、财务部门、法律部门共同进行招标投标，最终确定供应商。采购部门具体办理订货手续签订订货合同及订货单，并将订货单及时传送给生产、销售、仓储和会计等有关部门，以备合理安排生产、 销售、收货和付款。企业对物资采购如有可能采取招投标形式，以增加现有供应商的竞争意识。

5.货物验收控制制度

企业所采购的货物运到后先入验收库由业务部门开具入库通知单、验收单。质检部门按照国家标准、行业标准、企业标准进行质量检验，各类物资必须具备各种规定资证。验收合格后出具 “质量检验合格单”或在验收单上加盖“质检合格”章。如不合格查明原因，并向主管书面报告，及时向供应商提出异议。

验收人员根据入库通知单、验收单及所附有关质量证明书、合格证、 技术图纸、装箱单、过磅单、发货明细对货物进行数量、质量验收。验收中发现数量、质量不符或数量短缺、损坏、无质量证明和技术资料等无法验收时，及时向供应主管书面报告。

采购人员把盖章齐全的入库单、验收单、采购合同以及发票送到财务部门进行报账，物资会计要对所送来的单据核对、整理，无误后进行账务处理。

6.货款支付控制制度

由采购请购单、订货单和验收单共同构成的收货业务完成后，财务部门就取得了供货方的发票、验收单和采购合同等表示货物已经验收入库并应支付货款或应付账款已经发生的原始凭证。这些原始凭证经过审核确认无误后，财务部门将之连续编号，并及时、准确记录物资的增加和银行存款、预付账款的减少或应付账款的增加。如有部分退货，需从原发票中扣除后再办理结算。对物资的核算，必须根据企业的整体管理要求设置一级账户和明細账户并正确地进行记录。会计正确地进行计量并记入适当的账户和适当的期间，由专人按照约定的付款日期、折扣条件管理应付账款，已到期的应付账款须经有关授权人审批 后方可办理货款结算与支付。

7.会计稽核与对账制度

它一方面要求，无论是货款的支付，还是应付账款发生的记录，对进货业务涉及的所有原始凭证、记账凭证，都必须经过稽核人员或会计主管审核后方能记账；另一方面要求，对进货业务发生的应付账款必须及时、定期地与客户对账，防止债务虚列及由此造成的业务人员舞弊行为。

四、总结

篇5：存货及采购与付款管理制度

第一条

存货是指公司在生产过程中为销售或耗用而储备的各种资产。存货的范围包括下列三类有形资产。

1、在正常经营过程中储存以备出售的存货；

2、最终出售正处于生产过程中的存货；

3、生产供销售的商品提供服务以备消耗的存货；

第二条

存货的计价方法

存货的计价以实际成本为依据。由于公司取得存货的渠道不同，因此在存货的确定上也不一致，应区别不同情况处理：

1、购入存货，按照买价加上应由公司负担的各项杂费，途中合理损耗，入库前的加工整理和挑选费用以及缴纳的税金等计价（库存入账价值不含买入价中的增值税进项税额）。

2、自制的存货，按照制造过程中发生的各项实际支出计价，包括制造、生产过程中发生的料、工、费等实际支出。

3、委托外单位加工的存货，按照加工的材料或者半成品本身的价值加上支付的委托加工费用以及委托加工所支付的运输费、装卸费、包装费、保险费等费用计价。

4、投资者投入的存货，按照评估确认或者合同，协议约定的价值计价。

5、盘盈的存货按照同类存货的实际成本计价，既重置价值计价。

6、按受捐赠的存货，应按照发票帐单所列金额加上应由公司负担的运输费、保险费、缴纳的税金计价；如果没有发票帐单的，则按同类存货的市价计价。

第三条

存货领用或支出的计价方法

1、原材料的领用或支出按计划成本核算，以加权平均价格和实际领用数量确定总价值。

2、产成品月末结转销售成本时采用加权平均法，结转对外工业性作业成本时，采用费用直接摊销法。

3、低值易耗品出库计入成本采用一次摊稍法。

第四条：存货采购、付款及入库管理

1、公司生产经营耗用的各种原材料，辅助材料以及其它生产资料，由供应管理人员根据生产作业计划、消耗定额、合理库存等确定采购量，并统一组织采购；设备零部件、配件等由设备管理人员根据需求和储备提出计划，由供应管理人员组织采购。

2、物资采购要进行比质比价，实行招标，在保证质量的前提下，降低采购成本。

3、存货入库必须履行正常手续，即单位领导和采购人员在入库验收单上签字，保管员以单验货，查名称、规格、型号、数量是否相符，外观质量是否合格，包装是否完整，验收无误后在验收单上签字划价办理入库手续。

4、材料及备品配件由供应管理人员出据付款通知书（在月度资金平衡会资金使用范围内），财务部门根据资金情况统一调配付款。

5、入库的原材料要按品种、规格分类保管，摆放整齐，账、卡、物三相符，同时要注意防火、防爆、防水、防潮；对大宗原材料做到分类堆放，不混杂、不流失、不损坏。

第五条

存货的发放和调拨

1、大宗材料和专用设备配件等来取送料到现场的制度，互相协同好现场交接，质权两清。

2、各基层单位必须建立本单位的材料领用档案，对所需领用的材料的名称、规格、型号、数量、时间要心中有数，一目了然。

3、按定额发放或控制使用的材料在领用时，必须持有关主管人员批准领用的证明。

4、材料领用必须由材料员或直接使用人员持单到仓库领料，民工或外单位人员禁止领料，领料人员不经允许不得随便进入仓库，更不允许到货架上胡拿乱取。

第六条

存货的合理使用

1、对领回的材料要按照生产、维修、技措及大修工程合理使用，防止流失或挪作他用；在使用过程中要注意节约，并及时回收废旧材料。

2、对按照检修或专项工程项目计划领用的材料，要保证用于上述项目，严禁假借项目名称虚报冒领。

3、车间每个班组、技术工人都要有工器具登记卡片。领用时按规定使用年限以旧换新；属于车间统一使用的工具，要有专人保管，领换要有记录，登记造册，有据可查。

第七条

存货退库及废旧物资回收

1、由于计划报多或当月未使用完的材料，要办理退库或假退料手续。办理假退料的材料，下月初需再开具料单领出，而且要有实物存在。

2、材料使用过程中换下的废旧物资应及时送交仓库，在指定地点整齐堆放，根据实收数量开退料单。

3、车间无权对外处理废旧物资，车间回收的废旧物资必须交到仓库，由公司根据有关程序处理。

第八条

产成品管理

产成品是指公司已经完成全生产过程，经检查合格并已验收入库，合乎标准和技术条件，可以按合同规定的条件送交订货单位或是可以作为商品对处销售的产品。

1、产成品入库要严格执行验收制度，质量、数量不符合标准不入库，自提货物不点清不出库，铁路代运货物不核对清楚不出库。

2、做到四防，即防水、防盗、防损坏、防变质。

3、产成品要按不同产品分类保管，帐目、单据要齐全，每月末要编制出入库表，产成品收发明细表，要求做到帐据一致，帐物一致。

第九条

低值易耗品的管理

1、凡既不属于固定资产，其实物形态又不转移到产品中去的物品，均属低值易耗品。低值易耗品采用一次摊销法。

2、低值易耗品实行归口管理

各使用单位对本部门的办公桌、椅、各类家具、电子计算器、电话等低值易耗品的管理。

3、各使用单位要建立低值易耗品明细台帐，反映低值易耗品的购入、领用、转移、报废等情况，做到帐物相符。各使用单位要责成专人负责、专人保管、未经公司批准，不得转让、转移、销毁。

4、低值易耗品在使用过程中发生的因保管不善或其他因使用人本身的原因而造成的丢失、损坏要进行赔偿，根据其价值及使用年限赔偿原值的10-100%，需要正常报废时要各使用单位提出报告公司领导批准后方可报废。

第十条

存货清查盘点制度

1、存货清查的方法

公司存货的清查采用实地盘点法，即每年的中期期末或终了时，通过盘点确定各种存货的实际库存数，并与帐面结存数相核对。对于帐实不符的存货，核实盘盈、盘亏和毁损的数量，查明原因，按规定程序报请公司有关部门批准。

2、存货清查结果的处理程序

（1）在报经有关部门处理之前，将盘盈或盘亏、毁损的存货的实际成本调整存货的帐面价值，使存货帐实相符。

（2）在报经有关部门批准后，根据存货盘盈或盘亏、毁损的不同原因和处理结果，将待处理的财产损益分别结转到不同的帐户，以落实经济责任。

第五条 存货的取得、验收与入库管理

(一)企业的存货采购业务应归口采购部门负责,不得多头对外采购。采购

部门应根据预算计划按规定的程序进行比价采购。

(二)接受投资者投入存货,应经过评估,其数量及价格应与投资合同或协

议的约定相一致。对抵债存货应经企业有关部门和人员审核批准,其价格和质量

应符合双方的有关协议。对捐赠的存货,其价格应根据捐赠者账面余额或市场价

格确定。

(三)对于自制产品,生产计划部门应根据预算计划安排生产产品、零部件

等,车间应按计划单进行生产。

(四)企业的质检部门和仓储部门对取得的存货在数量、质量等方面进行验

收,验收完毕在验收单上签字后办理入库手续,若有不符合要求的存货应及时退

货。

(五)对于销售退货产品,仓储部门应根据销售部门填写的产品退货凭证、质检部门的检验证明办理退库手续。若由于产品质量问题而退货,应查明原因。

(六)企业应采用永续盘存制进行存货的日常核算。财务部根据入库单及其

他凭证对存货及时办理入账手续。企业仓储部门应当设置实物明细账。

第六条 存货的仓储与保管

(一)企业仓库保管员对验收合格入库的存货,分类存放,负责对货物的保

管。对货物的收发必须按物资品名、规格、型号、数量详细记载收发存实物明细

账。存货明细账与实物明细账,要经常核对,做到账账、账实相符。

(二)企业对贵重物品、生产用关键备件、危险品等重要存货,应当采取额

外控制措施,缩小接触范围,确保同一环节有两人或两人以上同时经办。

(三)企业应当按照国家有关法律法规要求,结合存货的具体特征,对仓储

物资应按其所要求的储存条件贮存,建立、建全存货的防火、防潮、防鼠、防盗

和防变质等措施,并建立相应的岗位责任制。

第七条 存货的清查盘点

(一)公司应每年至少一次对各类存货进行全面实地清查和盘点。盘点之前

制定详细的盘点计划,盘点完成后,编制盘点报告。

对于盘点过程中发现的盘盈及盘亏,应及时查明原因,报相关部门批准后，进行账面的调整。

(二)存货盘点,不应由仓库保管员、实物记账员自行盘点,应与独立于这

些人员的其他人员共同进行。

第八条 存货的领用

(一)产品发运,必须凭销售发货通知单,经有关部门主管核准签字后办理

发货。

(二)企业内部各部门领用材料时,须填制领料申请单,经授权负责人批准

后,方可领用。对主要材料须实行限额领料。

(三)对贵重物品、危险品等重要存货,领用时需经过严格授权批准,且有

两人或两人以上同时经办。

(四)企业利用存货对外投资、捐赠、清偿债务时,应履行审批手续,并与

投资、捐赠合同或债务清偿协议核对一致。

第九条 存货的处置

(一)所属企业处置残、次、冷、背存货,由存货管理部门提出处置方案，由质检、生产和财务等部门审核会签后上报,经总经理批准后再进行账务处理。

(二)对在生产过程中出现的边角余料及废料等,应重新办理入库手续。任

何个人不得私自出售废料,严禁以废料收入私设“小金库”。

第十条 存货的会计核算

(一)企业应根据自身生产工艺特点及经营模式制定并健全内部存货核算流

程和账务处理程序。并依据实际情况建立存货核算内部控制制度。严格按照《企

业会计准则》要求进行存货的核算,不得随意少转或不转成本以此作为调节利润

的手段。

(二)企业应定期(至少一年一次)将可能引起跌价的存货进行汇总分析，据以计提存货跌价准备。

第十一条 企业进行存货业务时要参照《关联交易的内部会计控制》判断是否

属于关联交易,如属于关联交易,还要履行关联交易的内部会计控制程序

存货管理的流程主要分为采购、验收、保管、出库和盘点等五个部分。加强存货的日常管理可以有效降低存货管理风险，保证存货信息的账实相符。

1.存货采购环节。首先，要做好存货规划，合理制定经济订货批量和存货资金的占用额。其次，严格采购纪律，建立采购体系的反舞弊机制，对关键岗位的采购人员实行不定期强制轮岗或休假的制度，加强对存货采购人员的监督和检查。再次，建立存货请购、询价与审批机制。此外，建立大额采购的招投标管理制度和批量订货制度，提高存货采购环节的议价能力，以获取较低的采购价格，降低采购成本。

2.验收入库环节。企业外购存货和自己生产的存货，都必须经过验收质检环节，以保证存货的数量和质量符合合同规定及产品质量要求。验收程序不规范、验收标准不明确，可能导致存货数量克扣、以次充好、账实不符。存货验收入库环节，应着力做好以下工作：（1）验收质检部门同采购部门职责分离，建立严格的质量控制标准，健全验收流程；（2）外购存货的验收应当重点关注合同、发票等原始单据与存货的数量、质量、规格等核对一致，存货是否有残次损坏；（3）自制存货的验收，应当重点关注产品质量，检验合格的半成品、产成品才能办理入库手续，不合格品应及时查明原因、落实责任、报批处理。

3.存货仓储保管环节。企业需建立完善的存货仓储保管制度，加强存货的日常保管和检查工作，严格限制未经授权的人员接触存货，这一环节应做好以下工作：存货在不同仓库之间流动时，应当及时办理出入库及调拨手续；存货要按照物资所要求的储存条件妥善保管，做好防火、防水、防盗、防变质等保管工作；不同批次、型号和用途的存货分类存放，防止周转成本的浪费。

4.存货出库环节。存货领用发出审核不严格、手续不完备，可能导致货物流失。因此，企业应当明确存货发出和领用的审批权限，健全存货出库手续。仓储 部门应核对经过审批的领料单或销售发货通知单的内容，做到单据齐全，名称、规格、计量单位准确，符合条件的准予领用或发出，并与领用人当面核对、点清交付、签字确认，单据及时转财务进行账务处理。对于大批存货、贵重商品或危险品的发出，应当实行特别授权。

篇6：采购与付款内部控制制度（定稿）

采购与付款内部控制制度

为了加强对公司采购与付款的内部控制，对公司物品与劳务的流入、货币资金的流出、负债的发生实施监督与控制，规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，根据《中华人民共和国会计法》和《深交所上市公司内部控制指引》等法律法规，制定本规范。

本制度适用于湖南赢利达城市建设工程有限公司及下属子（分）公司。

采购与付款控制包括岗位分工控制、采购预算控制、请购与审批控制、验收控制、付款控制，其中请购与审批控制、验收与付款控制是采购与付款内部控制的关键点。

公司应当按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购与付款业务，并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证，建立完整的采购登记制度，加强请购手续、采购订单(或采购合同)、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。第五条 建立采购与付款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督，以保证对采购与付款业务实施有效控制。

1、不得由同一部门或个人办理采购与付款的全过程业务，应当实行职务分离控制的岗位有以下几个方面：

（1）物品与劳务的请购、审批、采购职务必须分离。公司对物品或劳务的需求应由使用部门提出，经授权人员审批，由采购部门负责采购；（2）采购合同的订立与审计；

（3）采购订单的订立与审批职务必须分离；

（4）付款审批人和付款执行人不能同时办理寻求供应厂商和询价业务；

（5）物品或劳务的采购部门不能同时担任验收工作；（6）物品和劳务的采购、存储和使用人不能担任会计帐务的记录工作；

（7）审核付款的人员应同付款人员分离；（8）记录应付帐款的人员不能同时担任付款业务。

2、公司应当根据具体情况对办理采购与付款业务的人员进行岗位轮换。

第六条

公司的所有采购业务归口采购部进行管理，非采购部门或个人不得采购各类物资，采购部门也不得采购申请门没有需求申请的物资。

第七条

采购管理部门应当根据本制度的原则出台采购业务内部控制的管理细则及相关人员的考核方案，加强对采购业务的控制，降低公司风险。

第八条

各子公司在编制经营预算的同时应当对公司生产经营活动中主要物资及劳务编制采购预算，加强采购业务的预算管理

采购预算编制的程序：

生产经营活动中主要物资及劳务由使用部门负责提出预算申请；非生产经营活动中耗用的常备物资与劳务以及非常备物资与劳务，由总经办负责提出预算申请。

第九条 各归口管理部门应明确相关人员的职责权限及相应的请购程序。

物品或劳务的归口部门： 物流部：原材料、油漆、化学品、燃料、包装物、外协件、劳保用品、小五金及装卸、运输、配送劳务等 规划部（工业工程部）：固定资产、备品备件 总经办：办公用品

第十条 公司采购的验收控制包括数量验收、质量验收两个方面

数量验收：由接收部门责任人进行数量清点，对物资的规格、型号是否与采购订单相符进行验收，与供应商送货单上确认数量，同时录入U8系统；

质量验收：生产物资采购由质量部进行质量检验，出具验收

合格报告，固定资产由规划部(工业工程部)进行质量验收，出具资产验收报告，电脑及办公设备由信息部门进行验收，出具验收报告；

第十一条 采购入库后，采购部经办人员收集相关凭证交财务部，财务人员检查采购合同、U8系统记录、供应商发票、入库单、验收报告是否齐备且相符，据此按规定办理相关会计手续。财务人员还应检查采购业务是否符合采购实物预算。如果采购业务超过采购预算限额，财务经办人员报请财务总监审批。第十二条 采购物资发生退货与折让情况，由采购部经办人员与供应厂商进行协商，提出退货或折让要求，同时通知财务暂停支付相关款项，协商结束办理相关手续。财务部凭采购部、验收部门共同填写的退货退款通知单记录退货、退款。

第十三条 公司在办理采购付款业务时应当遵守《湖南赢利达城市建设工程有限公司财务管理制度》的相关规定。

第十四条 财务部在办理付款业务时，应当对采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核，并检查付款业务是否符合采购资金预算。如果付款业务超过采购预算限额，财务经办人员应报财务总监审批。

第十五条 公司应当建立预付账款和定金的授权批准制度，加强预付账款和定金的管理。

第十六条 应付帐款及应付票据应由专人管理，按照约定的付款日期、折扣条件等要素进行分类管理，对于已经到期的应付款项必须经有关授权人员审批后，方可办理结算与支付。

第十七条 财务部应当定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。如有不符，应查明原因，及时处理。第十八条 公司审计部门应当定期或不定期对采购与付款内部控制的执行情况进行检查，以确定相关内控制度是否健全并得到有效执行。

第十九条 采购与付款业务控制审批过程中，授权审批人必须在职权范围内进行，不得越权审批。

第二十条 经办人必须在职责范围内，按照审批人的批准意见办理采购与付款业务。对于审批人越权审批业务，有权拒绝办理，并应及时向审批人的上级授权部门报告。

第二十一条 公司建立对采购与付款内部控制的监督检查制度，公司审计部，定期或不定期地进行检查。审计部应制定相关监督检查规范，明确监督检查人员责任和权利以及监督检查工作的内容和频度。

公司审计部应通过实施符合性测试和实质性测试检查采购与付款业务内部控制制度是否健全，各项规定是否得到有效执行。

采购与付款内部控制监督检查的内容至少应当包括：

(一)采购与付款业务相关岗位及人员的设置情况。重点检查是否存在采购与付款业务不相容职务混岗的现象。

(二)采购与付款业务授权批准制度的执行情况。重点检查大宗采购与付款业务的授权批准手续是否健全，是否存在越权审批的行为。

(三)应付账款和预付账款的管理。重点审查应付账款和预付账款支付的正确性、时效性和合法性。

(四)有关单据、凭证和文件的使用和保管情况。重点检查凭证的登记、领用、传递、保管、注销手续是否健全，使用和保管制度是否存在漏洞。

对监督检查过程中发现的采购与付款内部控制中的薄弱环节，审计部应及时向总经理汇报，并提出相应的解决措施。