设备管理例会会议纪要

设备管理例会会议纪要（共9篇）

篇1：设备管理例会会议纪要

4月27日，公司召开xxxx年劳务管理座谈会。局工程管理部总经理胡格文，公司董事长马跃光、总经理蔡甫，所有在家班子成员，相关职能部门负责人，各分支机构劳务分管领导、生产及商务线条分管领导，长沙片区重点项目项目经理，公司xxxx年优秀分包商及重点专业分包商代表等共计55人参加会议。会议由公司副总经理谢铁军主持。

公司副总经理谢铁军首先回顾了去年劳务管理工作取得的成绩。xxxx年，公司健全了三级劳务管理组织机构，健全了劳务管理分工体系，推行了劳务分级分类管理与不良行为计分管理办法，完善了管理体系;在劳务管理培训上有行动、劳务考察引进中严把关、过程管理中严考核、实名制管理上有创新，不断加强了队伍建设，劳务管理工作水平得到较大提升。同时也分析了有待改进的问题，并对xxxx年劳务管理工作提出了加强规范管理、强化引进培育、改进工作作风等三个方面的工作部署。

会上，局工程管理部总经理胡格文对优秀分包商应具备的素质和水平明确了要求并进行了说明，对局制定的优秀分包商应享受的优惠政策进行了宣贯，同时强调了近期将全面实行“营改增”，要求各分包商要加紧完成相关手续。公司总会计师陈任华也对“营改增”方面知识进行了详细的讲解与分析。

会上， 公司对xxxx年优秀分包商进行了表彰颁奖，公司班子成员为获得优秀分包商颁发了奖牌。同时，双方敞开心扉就合作过程中的问题进行了座谈交流。参会分包商积极发言和提问，同时也针对项目部应如何为分包商施工生产提供服务和保障、分包商应如何有效履约以及双方应如何积极沟通、协作共赢等方面提出了很多建议和看法。与会领导班子成员对分包商提出的相关问题也一一作了详细的解答。

公司总经理蔡甫向在座的劳务代表介绍了公司“十三五”发展规划，对各分包商与公司合作的前景进行了详细描绘，并强调公司需要优秀的劳务资源。在劳务管理方面，他指出要坚持劳务管理“十二条”，即“三个实名、三个公开、三个不准、三个评价”，确保达到“资源优化”、“结构优化”、“管理优化”、“氛围优化”等四个管理目标。

公司董事长马跃光会上发表了重要讲话。他对在本次会议中获得表彰的分包单位表示了祝贺，同时肯定了各位劳务老板在会上提出的各项工作建议。他分析了目前公司劳务分包工作的现状，并针对问题提出了“十二字”解决措施。他强调要坚持分类评价，解决队伍专业分工的问题;要坚持动态管理，要逐步完善劳务管理细则;要坚持优质优价，培养战略合作伙伴。马跃光表示，希望双方能够真诚合作，互利共赢，选择土木，将大有作为。

会上，公司班子成员一一发言，针对分管线条工作，对劳务管理工作提出了相关建议。

篇2：设备管理例会会议纪要

甘肃省人社厅党组成员、纪检组长朱学文同志，甘肃省人社厅党组成员、副厅长王丽萍同志，上海市人社局就业促进中心主任张得志同志出席了会议。参加会议的代表有甘肃省劳务办主任刘效明主同志以及定西市、天水市、平凉市、临夏州的劳务办主任和有关县区劳务办主任，省人社厅有关处室负责人、省劳务办各驻外劳务管理处主任，联合办公室成员单位等共40多人。省人社厅副厅长王丽萍与上海市人社局就业促进中心主任张得志同志共同为上海劳务联合办公室揭牌。张得志同志为联合办的成立致辞，联合办公室主任程璐作了表态发言。

王丽萍副厅发表了讲话，对联合办公室今后的工作提出四点要求。一要围绕中心，强化合作。上海劳务联合管理办公室成立后要紧紧围绕发展劳务经济，促进农民增收这个大局，进一步加强与上海市政府有关部门和用工企业的联系沟通。创新工作方式，加大工作力度，提升劳务合作水平，推进农村转移劳动力实现更高质量的就业。二要以人为本，优化服务。要深入企业和务工人员中间，了解甘肃籍务工人员的诉求，解决他们的困难，从而成为外出务工人员的.“大本营”，增强甘肃外出务工人员的归属感。三要协调配合，依法维权。要作为维护异地务工人员合法权益的重要载体，要在解决劳资纠纷、工资拖欠、工伤事故、劳动仲裁等方面发挥更大的作用，为构建和谐劳动关系做出积极努力。四要健全制度，加强管理。进一步健全制度，坚持用制度管人管事。努力增强向心力和凝聚，争取更多类型的企业、专家、学者，以及关心人力资源和社会保障事业发展的各界人士，加入到队伍中来，进一步推进我省劳务经济的发展。

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篇3：从一次例会看会议效率

一个案例的普通场景

“今天的会议议题是员工的精神离职问题。大家都知道, 目前我们公司遇到些困难。在经营、管理等问题面前, 我们有部分员工已经开始出现了精神离职现象, 有的已经开始为自己找退路, 有的在敷衍了事。针对这些情况大家有什么看法?”郭总开始了会议的讨论。

“这种现象是有的, 比如业务员, 现在有的就根本不出去跑业务了。”销售经理讲。“对, 最近员工的迟到早退现象比较严重, 这也说明了员工已经没有把心思放在工作上了, ”人事经理说。

……

大家七嘴八舌的讨论了近1个小时, 最后得出一个结论:员工目前的精神离职现象比较严重, 必须要采取一些措施了。

我看大家还要继续此讨论路线, 这样下去永远也不能解决问题, 于是我说道:“我说两句, 关于精神离职现象, 现在已经很明显了。因此, 现在就已经不是改革不改革的问题了, 而应当是如何改革的问题了。因此, 我觉得我们是不是谈谈如何改变这种局面?”

“商老师, 说的不错, 现在我们就不要再谈改革了, 而是应该谈谈该如何改革。大家有什么看法?”郭总说。

“我觉得要加大管理力度。”“我觉得要召开一次员工大会, 对员工进行一下这方面的教育。”“我觉得…………”.

群众的力量是无穷的, 更何况这些都应该算是公司里的精英了。在接下来近1个半小时的讨论过程中, 大家提出了非常多的宝贵的、有建设意义的思路和方法模式。

会议结尾很重要

中国有句俗话:“编筐窝篓, 全在收口”, 很显然缺乏最终的解决方案, 我们没有为这个会议很好地收尾。散会后, 我找到了郭总, 准备和他谈谈会议效率的问题。

“首先, 我们来看一下在这个总计两个半小时的会议过程中, 我们至少浪费了1个小时的时间。仅以时间计算, 我们的会议效率还达不到80%。为什么要这样讲呢?因为我们花费了一个小时的时间, 得出了我们今天的会议主题是必要的, 这就好像我们得出了‘兔子要吃草, 老虎要吃肉’一样, 对于我们的问题解决是没有意义的。会议的召开, 肯定都是有相关的议题的, 因此任何关于议题意义的讨论, 都可以看做是浪费时间。这种讨论是降低会议效率的一个主要原因。会议的召开主要为了解决问题, 或者讲目的性是非常强的。因此, 会议的重点就应当是如何解决问题。因此, 关于意义、现象的论述都将是没有任何实际意义的。因为我们不是在召开表彰大会。”

“另外, 在会议中虽然大家讨论非常热烈, 也提出了很多有价值的建议, 但是却没有形成一个问题的解决方案。我们在衡量会议效率的时候, 最主要的一个衡量标准就是会议成果。但在我们今天的会议上, 由于并没有形成最终的解决方案, 这样我们和没有开会一样, 因为我们同样不知道我们该做些什么。

“当然, 也许一次会议不能就得出一个完善的解决方案, 但我们至少需要去确定一个专门的负责人, 比如今天的精神离职问题, 我们可以交给人事部门, 让其对这个负责。在企业中, 是讲究追求结果的, 而结果的达成就必须要有人对这个结果实现负责。否则就会出现大家都有责任, 大家也都没有责任的局面。这就会出现大家之间相互推卸责任, 为自己的工作寻找借口的理由, 因为公司并没有说这个事情由谁来负责。”

“没有最终的解决方案, 没有最终的负责人, 那么这个事情就会不了了之。开过会了, 讨论过了, 但这不等于问题就解决了。人都是有知行间隙的, 说过了, 不等于做过了;想到了, 不等于能做到。因此, 仅仅开会是不可能解决问题, 要解决问题, 主要还要靠会议后的执行, 而会议只不过是得出了应该做什么和怎么做, 但这不代表已经做过了。这就像下雨要打伞, 大家都知道, 但如果仅仅知道要这样做, 但下雨了不打伞出去依然会成为落汤鸡。”

“由此可见, 我们目前的会议效率是相对比较低的, 因此我们需要改变我们进行会议的方式, 以提高我们的会议效率。”

会议制度的完善和执行

“通过上次的交流, 我们已经减少了会议的次数, 这是提高会议效率的一个步骤。接下来我们需要对会议的进行做一些改变。首先我们需要对会议参与人员进行选择。一个会议的议题是什么?这个会议所涉及到的部门和人员, 我们会让他们来进行会议参与, 而其他人就没有必要非要参加了;其次我们需要对会议进行规律化, 也就是说, 我们要在会议开始之前, 让会议参与人员, 对会议的方式、议题、流程、目标都有非常清楚的概念。这样他们才会在会前有针对性的准备, 提升会议内容质量, 而且也可以使得会议可以按照一个目标走下去, 不至于由于缺乏准备或跑题而影响会议效率。”

“另外, 我们还需要完善我们的会议记录制度、负责人制度、会议时间表制度。现代企业是以一种契约化为基础的管理模式, 因此, 任何事情都不能仅仅停留在说, 我们还要形成文字。而且会议记录不仅仅会形成一种契约依据, 以避免相关人员进行责任推卸, 而且也会使得会后大家对会议的相关未尽事宜进行思考。时间表制度, 包含两方面:会议进程以及结果实现进程。会议进程是指会议在流程控制方面的时间进度。一个议题在何时间开始在何时间结束, 都应该是清楚明确的, 而不应当是跟着感觉走, 开到哪算哪;而结果实现进程, 是指会议议题形成最终解决方案以后, 对这个方案的执行控制、反馈各环节的时间表, 这样我们才能够保证会议决议的快速准确实施, 如果有什么新的变化我们也好及时调整。”

篇4：设备管理例会会议纪要

关键词：例会制度；高校图书馆管理；积极影响

中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1671-864X（2016）01-0158-01

高校图书馆为学校教学科研提供了坚实的信息保障。随着招生人数的不断增加和办学条件的不断完善，高校图书馆也迎来了飞速发展的阶段，有改变就有新的问题，图书馆管理工作就是要不断的去解决这些新问题，各个高校都结合本馆的实际情况，采取了多种行之有效的办法。但在我馆的日常管理工作中，主要施行了“例会”制度来进行日常管理，经过一段时间的工作实践，我发现“例会”对图书馆日常管理有着积极的影响。

一、高校图书馆管理工作特点

高校图书馆工作基本就是两大类，资源建设和资源服务.简单来讲就是采编典藏和流通借还，然后由此再延伸出来一些个性化的服务工作，如参考咨询，辅助科研等等.以服务对象来分则是服务读者和服务资源两大类.而管理工作相对棘手的就是服务读者，怎样做到以读者为中心，怎样处理好读者需求，怎样处理书与人的关系就是需要图书馆管理工作来解决的。

现在的高校图书馆，大都采用大流通的管理方式，以我校为例在校生为10000多人，拥有90万册藏书的图书馆，书库管理人员只有4名，每天都会有大大小小的问题需要处理，加上采编部门和参考咨询部门工作人员只有14人，这么多人需要管理90万册书和整个图书馆的正常运行，难度可想而知。

二、例会制度的意义

例会是一种非正式的会议，通常有固定的时间和固定的会议流程以及参会人员.但现在人们不仅对例会，甚至对所有的会议都持有一种否定的态度，有一种排斥意识，大多数人对会议的印象都是负面的，认为开例会的意义不大，单位里大会、小会不断，还需要开例会？其实，例会不像其他会议那样正规，例会更像是一种集团讨论。图书馆领导、各部门主管及与会议专题相关的员工等坐在一起，对上一时段的工作进行总结，对本周的工作进行布置。所以，它是一种“非正式”会议。但这种“非正式”的会议对图书馆非常重要，是提高管理水平、增强执行力的一种有效手段。

对于一个部门来说，员工集思广益，共同创新非常重要。大至图书馆的发展规划，小到图书馆内某项业务流程都离不开大家的共同努力。在规律性的例会中，不同岗位的图书馆员工相互进行交流切磋，为图书馆的发展献计献策，不同的想法汇聚在一起，相互碰撞，就能创造出更新的思维想法。图书馆许多高水准的创意都是例会期间不同观念相互碰撞的产物。例会中大家提出的意见或建议，经过集合、整理即可形成较完善的方案，也许原来很难解决的困难，通过例会就能得到有效的解决。

三、例会制度对高校图书馆管理工作的影响

（一） 便于沟通问题，共同进步。

虽然现在单位各部门都能电话沟通，同时借助QQ微信也可以网上交流，但例会这种面对面的沟通形式是无可替代的。图书馆内不同岗位的工作人员各司其职，日常难有交流沟通的机会，建立一个交流平台就非常重要。而例会可以让大家就业务上的问题困难发表意见、参加讨论并给出建议.对各岗位都能起到共同学习，共同进步的作用。

（二）利于互相监督，保持责任心。

由于馆内工作有明确的分工，并且分处不同的工作岗位，同一个事情不同的工作人员会有不同的关注重点和处理方法，每一个人都会有自己的关注盲点，例会可以让大家有机会一起交流指出盲点，不同的工作岗位互相监督，保证无死角的工作环境，同时，在有人监督的情况下工作人员也更有责任心，监督他人的同时也在时刻提醒自己。

（三）培养团队意识，和谐工作氛围。

图书馆的工作要靠多人合作，任何一个人难以精通图书馆的全部业务，只有将多种人才有机地结合起来，互相取长补短，从不同的方面发挥自己的优势和特长才能促进图书馆长久发展。通过经常性的例会，充分考虑本部门、库、室的员工的特点，在落实工作决定时，既要分工也要合作，发挥各自特长，形成一个高协调、底摩擦的人才结构，创造和谐的工作氛围。

综上所诉，例会在图书馆日常管理工作中的起了非常重要作用，首先馆领导要重视例会，坚决贯彻实施并长期实行例会制度，才能使它真正发挥作用。其次在每次例会时，提前做好相应的议程安排并明确会议主题，并且提前通知与会人员，使所有参会人员都能有备而来。馆领导在每次例会都要对上一次例会形成的方案或决议的执行情况进行检查，并作出相应评价。同时例会要增设集体讨论和自由发言的环节，许多小问题，小细节都应该在例会上当成大事来讨论研究，工作无小事，细心无大错，充分发扬民主自由的议事风格，充分尊重每一位与会人员的意见和建议，只有这样才能让例会实打实的去解决问题，而不是流于形式.因此，有效的例会可以提高图书馆员工的办事效率，提升各部门主管的管理能力，促进图书馆整体管理工作更上一层楼。

篇5：监理例会管理制度学习纪要

会议时间：2012年9月13日

会议地点：娄底工程公司项目部

与会人员：刘伯寒（石门大汉）、陈致平、蔡红星、刘艳、周宁兵（梯云监理）、李华、董诗辉、谭士共、彭曼如（娄底工程公司）、彭志红、王工、孙工、彭工

会议内容：

大家好，应大汉集团要求今天组织我项目工程部全体人员与监理单位、施工单位共同学习监理例会管理制度。

今天的监理例会管理制度学习分两个步骤：

一、宣读监理例会管理制度：

1、目的2、适用范围

3、监理例会的组织原则

4、监理例会会议程序

5、监理例会的落实

6、监理例会的会议纪律

7、考核

8、制定与修改

9、附件

后附的两个附件为以后监理例会纪要的模板，请监理与施工单位从本次例会开始根据这个模板形成会议纪要。

二、制度宣读完毕后，大家对本制度的看法与建议：

陈致平（石门大汉 水电工程师）：大汉是个品牌，要树立好的品牌形象就需要制度，我们单位是根据国家的监理制度把监理例会管理细化，希望以后参加会议的人员能够按要求到齐。

周宁兵（梯云监理）：既然有这个制度，那么我们现在就确定好监理例会的与会人员。

彭曼如：首先我要向大汉和监理单位道个歉，上周我们公司就一个人参加会议，且有的人没有在会前跟总监和大汉请示就自主没有来参加会议，这是我们的错。今后的监理例会我们一定会按时按人参加，并且把我们公司的公司组成与人员的岗位职责以书面文件发给监理和建设方。且我们公司现场管理不到位导致现场人员对验收人员不尊重，验收需要在场的人员也未通知。接下来的日子，我一定会对石门大汉工程的质量、安全、进度进行全方位的监管。

刘伯寒（石门大汉工程副总）：以后还是每周开一次监理例会，并且请必须与会的人员按时参加，每个人都必须严格按照此制度执行，施工单位要提前将本制度所要求的附件交建设方与监理方。

篇6：设备管理例会会议纪要

时 间： 2011年10月22日（第44周）会议内容：玛斯兰德周工作例会 地 点： 物业管理处会议室 会议记录：居婷婷 会议主持：许涛

参加人员：王媛、朱莉娜、金树芹、许成钢、王西、李丹、孙云、赵扣明、王莉丽、赵国玺、王智、刘勇、姚应春、赵军

会议具体内容：

一、各部门汇报第44周工作情况及第45周工作计划

1、秩序部经理孙云： 工作汇报：

①、关于加强主干道管理、形象岗等工作，部门已于10月21日下午开会强调，并将所有岗位礼仪礼节规范做了持续长期地要求；

②、强化夜间管理力度，部门已经安排主管助理王广涛2周内在夜班加大监督管理力度，部门经理形成夜查制度不定期进行检查。对于个别有睡岗人员、精神不佳的现象，严肃劳动纪律并作为违纪处理；

③、关于园区周界、探头智能化改造施工，部门已经参加置业智能化协调会议，园区探头智能化工程需要到明年，下一步工作计划有待调整；

④、关于规范垃圾摆放、清运工作，部门针对此情况已做整改，但离我们的要求仍有差距，需要进一步整改；

⑤、针对车主自行移走花盆乱停车辆现象，建议将花盆改成隔离柱以阻挡车辆； 工作计划：

①、禁止秩序维护员车辆进入园区，车辆停放在置业旁车库内； ②、办理翠屏东南员工宿舍门禁卡，方便住宿人员进出； ③、组织一次内部消防演练； ④、配合园区周界电子围栏施工；

⑤、跟进百香果17幢旁液压柱施工，了解设备性能及操作方法； ⑥、整改园区垃圾散放，要求铺设条纹布、垃圾装袋摆放； ⑦、配合客服、工程、绿化处理重点违规施工单位； ⑧、商业街作为步行街管理，设置隔离柱加强管理力度；

2、秩序部主管赵扣明： 工作计划：

①、消防演练流程实施培训；

②、园区废品回收协议，寻找合作对象，进行比价； ③、三季度垃圾清运费申请，台账票据交财务审核； ④、员工宿舍住宿情况检查； ⑤、岗位服务形象检查落实； ⑥、交接班、吃饭列队落实；

3、客服部副经理王莉丽 工作汇报：

①、关于四期样板房参观流程的规范，由于置业线路未确定，没有确定参观流程路线，参观流程章程并没有制定完成；

②、关于配合秩序部对晚间回来的业主调查，秩序部已将一百问问卷调查试题完成，下周开始从周一到周六对业主进行实际调查，并将书面汇总成表，上报至管理处； ③、关于2010年业主未交费起诉，客服部下一步工作会将未交费明细汇总，准备向法院提出诉讼；

④、关于10月份业主旅游计划和方案的实施，本周已经约谈两家合作单位，客服部已将活动通知到业主，并做好了前期的宣传；

⑨、针对红木林62施工单位不配合工作的情况，本周在征得管理处同意后，对施工单位进行劝退处理，希望下一步工程部能予以配合，为业主介绍一家新的施工单位； ⑩、关于桃子53-2补偿款的支付，由于汪总未签字，此工作需在下周继续跟进； 工作计划：

①、宣传和推广旅游方案；

②、配合工程部对大周界智能的告知； ③、计划万圣节活动方案； ④、配合秩序部进行问卷调查；

⑤、对园区装修业主或施工负责人进行必要的告知； ⑥、商业街装修管理；

⑦、样板房管家的岗位职责的明确； ⑧、监督样板房接待中德行为规范； ⑨、准备样板房的接待演练； ⑩、样板房工程维修协调会；

⑪、涉外工作的开展，跟进桃子53-2补偿款的支付；

4、客服部主管赵国玺： 工作计划：

①、万圣节和外籍住户联络、沟通，配合他们组织万圣节活动； ②、和企划、会所、秩序部门沟通落实万圣节的具体事宜； ③、跟踪财务T53-2的补偿款的支付，本月底必须支付给租户； ④、配合客服经理日常工作的执行及落实； ⑤、园区大周界电子围栏施工的宣传解释工作； ⑥、配合客服部旅游方案的计划及执行；

5、工程部主管王智： 工作汇报：

①、主干道增压泵房工程在持续施工中，目前正在浇筑混凝土； ②、主干道南北壁池水泵本周已拆除送修；

③、关于移动信号覆盖施工配合事宜，目前移动点位、路线已经确定，下周可能施工； ④、关于四期样板房室内灯具检查，目前已将情况汇总至置业，下周进行整改； 工作计划：

①、园区百香果照明系统检查维修； ②、检修海枣树街区绿化喷灌； ③、维修海枣树样板房水景水泵； ④、移动信号覆盖施工配合事宜；

⑤、四期样板房室内检查，跟进维修进度； ⑥、辣椒53-1地下室维修进度跟进；

6、工程部主管刘勇： 工作汇报：

①、关于四期样板房景观照明、喷泉的每天开启、维护及游泳池水处理，此工作每人有专人进行负责，另外今天（10月22日）除草机购置到位，在使用一段时间后，工程部会书面向管理处提交一份使用报告；

②、关于四期样板房景观遗留工程问题，已开协调会，将在今天下午（10月22日）进行整改；

③、关于四期样板房景观阀门种类、数量统计工作，已将统计数据交由采购部，采购部 已经制作完毕；

④、关于物业办公室照明检修、更换，大框架的检修已经完成，只在小范围需要调整； ⑤、关于物业办公室出新，目前办公室墙面、女更、隔墙、游泳池没有完成，其他出新完毕；

⑥、会所入户雨棚立柱刷漆出新工作已完成；

⑦、关于湖区破损路面修复，此修复工作正在进行中； ⑧、关于香橙47-2进口平衡器更换，7户更换到位； 工作计划：

①、桃子、香橙、红木林、湖区路灯检修； ②、红木林、会所绿化喷头检修；

③、四期样板房景观遗留工程问题跟进处理； ④、泵房及设备房周检问题整改； ⑤、阀门标识张贴、安装；

⑥、配合大周界施工，审图、现场的监管以及影像资料存档； ⑦、如会所营销插销购回，将安装； ⑧、泳池墙面涂料出新；

7、会所领班李丹： 工作汇报：

①、由于今天下午（10月22日）有外籍业主包场，王鹏经理需要在会所进行相关事业的协调，这次例会会议由领班李丹代为参加；

②、关于羽毛球比赛，上周末举行第一周比赛，企划部配合留存照片，并已将照片贴至会所门口；

③、关于太极拳班培训跟踪，本周正式开班，每周一、四、六晚18:00——19:00在会所停车场后半场开课；

④、关于新进员工培训，本周针对会所前台及场馆，对员工进行了内部培训； ⑤、关于红木林1号出外场，今天（10月22日）15:00开始；外籍业主会所包场今天（10月22日）正在进行；10月19日中午辣椒32-2陆总订餐工作已完成；10月19日下午配合外卖点心工作已完成； 工作计划：

①、羽毛球比赛跟踪； ②、太极拳班培训跟踪； ③、新进员工培训；

④、羽毛球比赛30日决赛，汪总参加； ⑤、计划羽毛球场馆改造统一说词； ⑥、老总中午会所用餐； ⑦、金宸公司外卖点心的协议；

8、环境保洁部主管赵军： 工作汇报：

①、园区地面落叶清扫，地面冲洗工作持续进行中； ②、外保每月一次定期家政服务持续进行中；

③、清洗会所2个喷水池和园区地沟清理工作已完成； ④、内保的家政服务工作在持续进行中；

⑥、管理处、会所玻璃清洁工作，因管理处装修需要，此工作尚未完成； ⑦、外围羽毛球场清扫工作已完成；

⑧、关于样板房水池吸污工作，3号样板房水池总长青苔，造成保洁吸污工作困难大，建议不放景观鱼； 工作计划：

①、外保清洁地面及高位路灯； ②、清洗样板房水池及吸污； ③、园区落叶清扫及垃圾处理； ④、家政服务；

⑤、样板房保洁巡视加强； ⑥、管理处粉刷后清洁；

9、绿化班组领班姚应春： 工作汇报：

①、关于修剪绿篱、家政服务、绿化浇水、商业街盆景移栽工作，都在持续进行中； ②、关于枯死苗木乔木更换，由于置业苗木未进场，此项工作未完成； ③、湖区草坪此次更换，建议将品种一次性更换成果岭草以降低成本；

④、关于园区业主扔出绿化垃圾清运，由于业主乱扔情况控制不了，造成清运工作难度大； 工作计划：

①、安排修剪街区草坪； ②、绿篱修剪持续进行； ③、安排绿化苗木浇水； ④、安排绿化家政服务； ⑤、安排室内观叶植物擦灰尘； ⑥、配合园区智能化改造；

⑦、清运园区业主扔出绿化垃圾，两天收一次；

10、企划部经理助理许成钢： 工作汇报：

①、关于羽毛球首周赛况宣传，包括照片水牌的设计制作，论坛新闻的发布，此工作已完成；

②、关于万圣节活动宣传水牌和橱窗的制作，已制作完毕，并招贴至指定位置； ③、关于组织业主旅游活动的策划，本周已和途牛旅游网进行商谈，另一家中青旅约定未到，下周进行商谈，活动策划会在下周进行提交；

④、关于10月22日晚业主家宴生日水牌的制作已完成，并交由会所放在指定位置； ⑤、关于会所外卖点心的宣传方案，在与王鹏沟通交流后，对相关内容有一定的调整，在下周拿到点心样品后，将对宣传方案作统一规划； 工作计划：

①、羽毛球赛事跟踪：照片拍摄、论坛宣传、决赛颁奖环节的摄影； ②、论坛日常维护：堵车新闻、万圣节活动； ③、万圣节活动跟踪； ④、业主旅游活动的推进； ⑤、会所外卖点心的宣传策划；

⑥、IPAD内容更新：修改原楼书及物业服务介绍，增加装饰品牌介绍内容；

11、采购部主管王西： 工作汇报：

①、关于四期样板房物资采购，由于各部门有增加的物资需要采购，此工作在持续进行中；

②、关于秩序维护部电动车维修报价已完成； ③、各部门物资采购为常规工作，在持续进行中； 工作计划：

①、秩序部电动车报维修申请； ②、四期样板房门厅换鞋用椅办款； ③、管理处增加文件柜、更衣柜采购； ④、会所、销售大厅门插销采购； ⑤、会所、工程部服装补充采购；

12、财务部主管金树芹： 工作汇报：

①、纳税申报已完成； ②、员工个人收入已申报；

③、工资加班费审核和发放工作，部分兼职人员工资因手续不全尚未发放； ④、收入、成本核算工作持续进行中；

⑤、会所毛利结果已分析，需和会所经理做进一步沟通； ⑥、电费分摊到户已完成；

⑦、补贴款申请，总经理尚未签字； 工作计划：

①、核对和抽查行政人事部的库存物资； ②、收入、成本核算工作持续进行； ③、原始资料整理、装订、入档； ④、补贴款跟进；

⑤、四期物管费单价测算； ⑥、核实食堂菜价；

13、行政部主管朱莉娜： 工作汇报：

①、本周一下午各部门已进行品质检查工作，已将检查问题汇总成表，下周周检时复查，各部门负责人需将时间空出，定期检查；

②、三季度绩效考核下发（表格）已下发，未领人员已通知部门负责人，24日开始汇总计算，核算出三季度考核成绩；

③、工资审核程序已完成，并完成员工工资发放工作；

④、关于四季度采购计划审核，此工作需与采购部配合，尚未完成；

⑤、关于绿植合同到期续签及垃圾回收单位合同到期会签意见，此工作已完成，垃圾回收单位需找到几家单位比价后，进行进一步商谈后再考虑进行合同的签订； ⑥、关于各部门人员编制的审核，本周已汇总各部门岗位职责说明书，将在下一步工作 中进行相关后续工作；

⑦、关于入职培训资料更新，由于本周工作较多，此项工作未开展；

⑧、关于办公室环境调整后，墙面进行设计并张贴企业文化照片，此项工作暂缓，待岗位职责制定完毕后，将这些作为企业文化张贴上墙；

⑨、针对秩序部宿舍因翠屏东南小区出入需要办理出入证情况（每人15元押金，共有43人），因商业街员工宿舍需要到年底才能入住，管理处表示在和小区商量是否可以减少办证人员的前提下，进行相关的办理； 工作计划：

①、三季度绩效考核分值的核算；

②、与特警防爆大队沟通关于秩序维护部整体培训考核计划； ③、对于品质检查工作的结果核查整改情况，并继续周一的检查； ④、将11月份计划、10月份总结表、11月份资金计划表汇总报至管理处； ⑤、员工手册、礼仪礼节手册的更新； ⑥、准备2011年终工作报告；

二、管理处对各部门工作提出针对性意见及其它工作要求：

1、许涛：

⑪、针对园区形象班整改工作，本周发现园区形象班员工在园区骑摩托车带着客服部员工，嘻嘻哈哈，严重损害企业形象，管理处规定，所有工作人员工作期间内只能使用公司配备交通工具，除此之外，只能步行；

⑫、针对客服部规范样板房参观流程工作，客服部拿出初步意见，与企划配合制定样板房参观指引流程图（也可将其作为样板房管家岗位作业指导书），另外样板房演练先在物业内部操作，及时发现问题并解决后，再演练给置业看；

⑬、针对客服部催缴物管费，要求每月28日上交物管欠费统计明细表，以及收费即时率情况，并对各分管管家实行考核机制，年终奖予以兑现；

⑭、针对配合增压泵房施工工作，工程部需及时留档保存存照片及影音资料上报至行政部，方便日后增压泵房封闭后的设备查看等工作；

⑮、目前样板房游泳池水位标准不统一的情况，工程部需在泳池不明显位置对放水位置，丈量统一标准，作好标记；

⑯、现样板房垃圾随意堆放情况严重，工程部需与施工单位沟通，将垃圾及时清运，若来不及清运，至少需将垃圾用塑料布覆盖；

⑰、针对秩序部、客服部配合夜查业主调查工作，需及时将夜查回访记录汇总成表上报 至管理处；

⑱、针对会所员工内部培训工作，会所应抓住接下来羽毛球场大修的调整期，着力进行员工培训，联系金陵饭店、湖滨饭店和礼仪公司进行专项礼仪及餐饮培训，特别是会所接下来需要直接面对老总服务，要提高自身专业素质，做到高标准、高水准；另外羽毛球馆现在大修，整个房顶都会掀掉，工程较大，工时较长，会所需与客服部商讨，对业主统一说辞，做好解释工作；

⑲、针对样板房水池长青苔现象，采纳保洁主管赵军建议，将景观鱼移至别处，待观察一段时间后，如情况未见好转，工程联系石材专家，再作下一步打算；

⑳、针对样板房绿化施工工作相关事宜，绿化部需联系置业，将绿化施工单位纳入物业公司监管，核查其工作量，并对其工作不定期抽查，加强对其工作的监管力度； ⑴、财务部、客服部10月23日16:00前上交一份2010、2011年1月——9月一至三期房屋面积、应收物业费等情况的分析表，用于测算四期物业费；

⑵、行政部要加强与特警队伍合作，加大力度宣传园区教官（全国特警代表），另外要抓住11月中旬武警退伍契机，积极与人武部联系，招聘一批退伍军人做公司员工； ⑶、各部门在今后的工作需抓住细节，所有部门汇报工作均不能出现含糊说辞，（知道-差不多-我再去了解一下）的回答是陶塞的做法，充分说明我们管理人员检查力度不够；

⑷、各级管理层干部应做好思考下2011年终工作报告，过去一年我做了什么，未来的2012年打算怎么做，包括如何培养新员工，准备下个月上报；最后从下周开始，周例会会议由王媛主任主持；

2、王媛：

⑪、针对开会迟到现象，管理处将制作乐捐箱，迟到者自觉捐款，20元起步，集资用于购买一些饮料，犒劳基层员工；

⑫、针对园区形象班展示工作，建议秩序部采取列队步行方式，包括队员离开会所、上、下班，去餐厅就餐亦采用统一列队方式，以展现我物业专业的管理水平及园区内秩序队员的整体形象和风采；

⑬、针对秩序部夜查工作，不仅秩序部内部进行检查，其他平行部门亦可加入到夜查工作中，很多问题部门自身可能没有意识到，别的部门在检查中会得以发现，今后的夜查工作可邀请主任参与其中，但不得提前通知各班组；

⑭、针对园区整改垃圾清运工作，应在工作计划中详细列出具体措施，不要空空而谈，如工程黄沙清运，可以要求施工单位垃圾袋装化，避免黄沙在搬运工程中散落至地 面，造成绿化、保洁工作的重复劳动，垃圾清运工作需定下方案，对相关部门员工进行整体培训，真正将措施落实到位；

⑮、针对客服部起诉欠费业主工作，客服部统计出欠费明细，针对产权人、使用人、欠费情况等进行具体分析，王经理、赵主管应亲自上门切实与业主沟通，真正发挥客服的作用，并整理出初步解决方案，不要轻易进行法院起诉。

⑯、针对客服部组织业主外出旅游活动，应充分考虑到安全问题等细节问题，并将活动方案及时上报至管理处；

⑰ 就园区内装修施工单位不配合工作情况，客服分管管家应先上门进行劝解，告知其施工给相邻业主等造成的危害，秩序维护部给予配合，我们要有礼有节的规范管理行为，想想经常处罚的方式会给将来的收费造成怎样的负面影响。另请客服王经理培训，并统一装修违规说词，开具的单据也应是违约金而不是处罚金，要知道我们物业是没有行政处罚权力的；

⑱、针对移动信号覆盖配合事宜，建议工程部在移动进驻时收取一定押金以便施工过程中的监督、管理，另外2万/5年的费用过低，需要进一步的商讨； ⑲、针对喷泉的每天开启及维护工作，工程部需专人负责到位，避免出现喷泉水

位高低不一获其他现象，另需在公司中形成一种氛围，人人发现问题都能及时上报至专门人员，做到及时报修；

⑳、针对办公室照明检修、出新等工作，工程部将修理应放在晚间，保洁部需配合及时打扫卫生，不影响日常办公为前提，并保证办公区域环境的整洁；

⑴、针对保洁部清洗会所喷泉工作，10月21日检查中发现会所门口喷泉清洗效果并不好；另外，在当天检查中发现样板房1号停车库门口散落黄泥，可晚间带水用专业机器设备进行清洗，晾晒一晚白天即干，避免白天重复劳动；

篇7：设备管理例会会议纪要

2015年8月25日

2015年8月11日上午，项目管理分公司总支书记、常务副总经理周诚华在项目管理分公司第一会议室主持召开了2015年第二十七次周例会。集团副总经理、项目管理分公司公司总经理贺斯进出席了会议，参加会议的有：副总经理聂鸿、詹涛、胡振亚、程三元、金洪波，纪检员杨春华，财务总监魏远英，总经理助理陈登开、贾连志、喻建云，各部门负责人及各项目经理等。会议听取了各部门的工作汇报，对本周工作进行了安排和部署，现就会议内容纪要如下： 会议听取了近期工作督查情况的通报 1号线 机电部分

1、本期提前完成的工作任务（节点）如下：

1）综合监控系统（全部站点）具备综合联控条件计划8月10日完成，经核实该项工作已在7月22日完成，提前19天，会议明确给予车站项目二部按C类节点考核加1分。

2）运营“三权”接管计划8月10日完成，经核实该项工作已在8月5日完成，提前5天，会议明确给予机电板块各部门按C类节点考核各加1分。

二、本周重点推进工作 副总经理聂鸿：

1、完成机电总包的清单核算工作。

2、配合集团监审部对2号线土建施工单位分包、转包情况进行检查。

3、开展1号线土建、机电施工、监理单位合同备案工作，并调度1号线决算工作进展。

副总经理胡振亚：

1、协调调度省电力公司的安装进度。副总经理金洪波：

1、重点调度北京路道路恢复、数字城管问题整改等工作。

2、调度影响2号线红谷滩片区站点出入口施工的管线迁改、交通疏解工作。

3、协调调度洪都中大道站二期围挡一事，争取8月15日开始围挡施工。

4、继续督促市供电公司尽快完成雅苑路站、岭北三路、辛家庵站强电迁改工作。

5、完成影响1号线谢家村站、青山湖站出入口施工的路面施工工作，协调围挡倒边一事。

纪检员杨春华：

1、党组织“五星创评”工作的材料完善事宜。

2、分公司廉政教育活动方案拟稿事宜。总经理助理陈登开：

1、继续跟踪督促土建二标长江路站撤场工作，本周按计划完成了长江路以南区域的围挡拆除及场地移交，下周力争把剩余的型钢全拔完，同时把北端板房拆除后的场地破除完，移交市政；

2、调度督促土建三标八一桥西站剩余两个口和绿茵路站3号出入口的施工进度，同时协调市政单位进场对已完工的1号出入口和2号风亭进行回填，启动凤凰中大道的围挡拆除和交通恢复工作。

总经理助理贾连志：

1、梳理1号线机电剩余工程节点完成情况；梳理下一周工程节点，解决工程中问题，确保节点的完成；协调各机电专业间的施工冲突。

2、调度蛟桥停车场工程扫尾进度。总经理助理喻建云：

1、调度中铁十四局前期存在的问题；跟踪两站一区间施工进度；到生米镇跟踪落实征地拆迁的问题；落实中铁四局外弃土方事宜，尽快完善相关手续。

2、调度阳明公园目前施工进度，确保9月1日西段外扩围挡拆除。

三、会议听取了质安方面主要问题的通报

质安部通报了《近期巡视质量安全方面突出问题情况》和《数字城管案卷统计汇报》，会议明确，要求各责任部门抓紧整改，落实工作。

四、会议部署了近期主要工作任务

集团副总经理、项目管理分公司公司总经理贺斯进工作安排： 1、1号线工程已接近尾声，2号线建设要集中精力攻克难点。针对雅苑路强电改迁、十八局盾构掘进进度、涉及丰和大道10.1开通节点及生生区间的拆迁等问题都迫在眉睫，要大力推进工作进度，确保春节前开通段的土建工程基本完成。

2、省委副书记、常务副省长莫建成，省委常委毛伟明等省领导一行调研南昌轨道交通建设情况，纷纷对目前地铁建设工作表示肯定，同时对下一步装修工作提出了更高的要求。

3、关于安全方面问题：近期分公司出现几起失窃事件，再次提醒大家注意个人财物安全，同时除了个人财物安全，在工作中也要注重干部廉洁安全，尤其目前面临2号线节点招标工作，大家要注意廉洁工作方面问题。

4、生米南综合基地要尽快形成开工局面，确保后期节点完成。5、1号线剩余工程进度要加快，四小件和周边环境的接驳，有施工条件的要尽量先做，工作推动要有进展。

项目管理分公司总支书记、常务副总经理周诚华工作安排：

1、传达了8月10日集团董事长毛顺茂同志在专题会上转达的“8月7日莫省长调研南昌轨道交通建设讲话精神”。

2、为加强分公司日常信息报送工作，现明确现各部门每月须达到的信息报送数量：前期一二部、工程技术部、质安部、土建二部、土建四部、机电板块、综合部分别为5篇，合约部3篇，土建一部、土建五部、财务部分别为2篇，信息报送工作将于各部门绩效考核密切挂钩，请各部门高度重视，做好落实工作。

五、会议研究的具体事项

1、关于2号线南延线九龙湖北站增设抗拔桩变更的事宜

鉴于招标设计时地勘报告未明确给出抗浮水位，抗浮计算时抗浮水位取上层滞水水位，而详勘报告明确抗浮水位取至地面，较招标图水位提升，为确保使用阶段满足抗浮要求，会议同意九龙湖北站增设抗拔桩。

2、岭北三路站、卧龙山站出入口围护变更的事宜 鉴于工法桩从工期及造价角度更优于钻孔桩，会议同意岭北三路站、卧龙山站出入口围护结构由钻孔桩加止水帷幕变更为工法桩，相关费用报造价咨询单位审核。

3、关于1号线风井四周设臵绿篱的相关事宜

鉴于绿篱的设臵需满足防止新排风串风的要求，会议明确由设计单位根据周边环境选择适宜的植被。

5、关于九龙湖南站~九龙湖北站区间红线范围内外单位弃土处臵事宜（熊全涛汇报；合约部参加）

2015年4月30日和2015年8月3日，南昌市重点工程管理办公室就红谷滩新区九龙湖地下综合管沟工程九龙湖南站~九龙湖北站区间红线范围内外单位弃土处臵事宜两次召开协调会,根据会议精神，为快速组织施工，经会议研究明确：尽快与红谷滩新区管委会按照17.9元/m3包干价签订土方清运费用分担协议；土方挖运工作委托区间土建施工单位中铁四局集团有限公司负责实施,按照27.9元/m3签订补充协议，其中红谷滩新区承担17.9元/m3, 我司承担10元/m3。

6、关于2……

根据南昌市红谷滩新区管理委员会2015年7月21日《南昌轨道公司相关问题协调会议纪要》，经会议研究明确：2号线国体中心站西侧（即上海明园地块东侧）高压线迁改施工委托国体中心站土建施工单位（中铁二局股份有限公司）负责实施，费用及路由事宜按照红谷滩新区协调会议纪要执行。

7、关于2号线岭北三路站1号出入口临时借地需拆除、恢复联泰地产相关设施的事宜

为确保岭北三路站1号出口顺利施工，涉及临时借用联泰地块内需拆除和恢复的相关附属设施，经会议研究明确，与联泰及实施方签订三方补偿协议，工程量以现场实际发生据实计量，费用以造价咨询审定为主。

8、关于雅苑路站中油燃气管线迁改后道路恢复事宜 鉴于2号线雅苑路站中油燃气管线迁改协议中未包含人行道恢复工作，会议明确, 雅苑路站中油燃气管线迁改后的人行道修复工作由市政工程管理处（南昌道桥工程总公司）负责实施。

9、关于与市城管委签订的1号线过街人行天桥管养协议到期的问题

鉴于1号线六座人行天桥管养协议已到期，由于人行天桥仍将继续使用，会议明确，委托市城管委继续对6座人行天桥进行管养，取费原则按原协议执行。其中八一广场的2座人行天桥续约期限至2017年底，其余4座人行天桥续约期限至今年年底。

10、关于签订2号线卧龙山站交通疏解道路工程补充协议的问题

鉴于卧龙山站一期疏解道路施工结算审定金额超出原协议价格，会议明确，与市政工程管理处（南昌道桥工程总公司）签订补充协议，补充协议总价为807270.46元。

11、关于阳明东顶管项目15#-14#区间旁道路塌孔修复补偿事宜

鉴于15#-14#区间旁道路塌孔导致弱电管道破坏，会议明确，该段涉及破坏的弱电管道进行迁改修复，相关费用由业主负责；涉及的道路恢复费用由总包单位（上海城建）负责。

南昌轨道交通集团有限公司

地铁项目管理分公司 2015年8月25日

篇8：设备管理例会会议纪要

2013年3月6日, 河北中农博远农业装备有限公司召开了2013年第一次质量管理例会。中农博远总经理张国彬及销售部、质量管理部、技术部、总经办、项目部各部门负责人参加了会议, 公司副总经理马廷友主持会议。会议对中农博远质量部2013年主要工作进行了部署, 提出了2013年质量业务目标和质量保证与改善的要点。

会议根据中农博远实际运行的质量管理体系提出了四大改进要点:第一, 在质量环节, 通过资源配备、体系优化和能力建设, 提升价值链各环节的质量保证能力, 为产品实物质量的稳定与提升提供保障;第二, 在研发环节, 努力提升新产品开发质量策划与控制能力, 提升新产品开发质量;严格控制工程更改过程, 及时维护产品明细表, 有效指导价格链各环节的工作;第三, 在采购环节, 提升供应商质量的保证能力, 降低采购不合格率;第四, 在制造环节, 强化质量意识和岗位技能培训, 提升过程质量自控力能力。

篇9：设备管理例会会议纪要

关键词：高校；基本建设；项目管理；审计

基建工程项目管理例会制度是建设方加强基建工程管理的重要手段。随着教育事业速度发展，教育系统基本建设的任务十分繁重，大量新建、扩建、修缮工程纷纷上马。一方面资金紧，任务重，工期紧；另一方面基建部门专业人员不足，人手较少。

建立完善的基建工程项目参建各方参加的例会制度有利于加强各方沟通协调，促进配合协作，提高工作效率，也有利于结算工作的顺利开展。

然而，在审计实践中，经常出现建设方索赔无据与反索赔不力的情况；在需要建设方提供相关基础信息时，常因工程例会制度不健全，会议记录不完整等原因，导致建设方经常处于不利地位。建设方与承包商在索赔工作中的信息不对称状态，客观上急需完善这一制度。

一、工程例会容易出现的问题

建立在建工程项目例会制度是高校基建工作的基本工作方法，但在实践中，普遍存在以下问题：

（一）参会单位遗漏

工程例会具有指挥、组织、协调、配合、处理的功能，将参加工程建设的建设方、承包方、监理方、审计方、分包方、甲供材供应商（前期还包括设计、勘察等单位）等相关单位组织起来综合办理基建工程实施过程中的相关事宜。

由于工程例会多数为定期召开的例行会议，所以往往出现容易出现遗漏跟踪审计单位、甲供材供应商、建设方分包工程施工方的情况。

究其原因，一是例会准备不周，没有提前准备，对需要出席人员没有考虑。二是主持例会人员多数重工期质量安全，轻工程造价管理。三是定期举行的例会，成为惯例后，容易忽视会前通知，造成遗漏。

遗漏参会单位，容易造成以下结果：相关单位不能及时了解情况，如果没有事后补救措施，造成相关信息没有确认，形成工作上的推诿扯皮，如分包商、甲供材供应商配合不力，进而影响工期，造成承包商向建设方提出工期索赔。

（二）主持角色错位

工程例会应该是建设方主持的协调会。建设方主持会议，可以全面听取参建各工作汇报，工地代表巡视情况通报存在问题，主动明确传达建设方意图及指令，通盘考虑各方配合协调，并对各方工作进行讲评。但多数情况下建设方会委托监理主持会议。

监理是建议方委托的服务单位，但监理单位作为企业，考虑到经济效益和工作开展的便利，其主要关注点是工程质量、工期进度、施工安全、监理事务，在分包商、甲供材供应商管理配合协调上关注少，在造价控制基本处于不关心的状态，一旦监理单位和承包商沆瀣一气，就可能给建设方带来较大损失和浪费。

这种情况还将导致建设方项目管理人员不主动全盘考虑问题，成为听会和答复的角色，失去把握全局的能力。造成这种局面的主要原因主要是因为建设方缺少建设工程管理的专业人员。

（三）会议记录失范

由于主持角色错位，将导致会议记录失范。比较常见的做法是监理单位做完整的会议记录，然后报备参会各方。

建设方不做详细记录，存在以下风险：监理的会议记录可能存在规避监理责任的风险；例会各方往往站在自身利益角度思考问题，其他各方的会议记录均可能无法完整描述在建工程实施的实际情况；其他各方利用各自的汇报材料和自己的会议记录作为索赔依据时，导致建设方反索赔无据或索赔无力。

另外，即使是建设方会议记录，从审计角度看，也容易出现以下问题：记录内容不全，如概要性记录，使例会记录在审计时可采信程度降低。没有与会签字制度，造成结算时不认可；有的在会前组织到会人员签到，签到表与记录分离，使会议记录审计时的证据效力下降。作为档案保管不力，建设方遗失记录，历次会议记录不连续不完整。

（四）会前准备不周

基建例会一般每周举行一次，特殊需要可以临时召集，较易出的问题是建议方准备不周，很多问题习惯在例会提出和处理，这容易造成以下后果：

有些内容建设方无法及时处理与答复，影响工作开展。

建设方遇问题处理问题，对工作安排没有前瞻性。造成跟踪审计等单位无法进行技术性处理并给建设方合理化建议。

建设方相关单位缺少沟通，有些情况必须在会前小会上进行通报和研究，以便综合例会时直接表达建设方意图。

要注意工地代表的工作日志，工作日志是综合例会记录的重要佐证材料。

建设方指令的处理没有提前准备，往往出现口头指令多，事后不及时提供书面确认签收手续。

对上周例会情况落实没有碰头研究，造成到例会只能听汇报，无法讲评的情况。导致例会效率不高，会议冗长，影响工作开展。

二、完善工程例会制度的思考

（一）突出建设方在例会中的主导作用

由于工程例会具有指挥、组织、协调、配合、处理的功能，建设方的主导工程例会十分重要。会议如何召开、何时召开、谁来参加、讨论什么问题等均需提前设计好，并以书面的形成印发各参加单位并签收。

1、主持会议。没有任何一个单位可以替代建设方的作用，不论是监理，还是其他什么单位。

2、要防止参会人员的遗漏，参加人员应包括施工方、监理、造价、甲供材供应商、建设方分包工程项目经理。早期的会议还应该有设计单位、勘察单位等有关部门参加。如果有建设方设有监督机构的也通知其参加。

3、在关注质量、工期、进度、安全、配合的等各个方面同时，更加关注造价控制。现实中建设方建议部门主要关注质量和工期，忽视造价控制，要特别慎重对待工程变更的方面的请求。

4、建设方要将内部管理和控制程序及相关纪律和制度，以书面形式通知有关各方，以免在审计时发生手续不全的扯皮现象，影响造价审核工作的开展。四是要形成例会制度的良好运行机制，通过例会形成良好合作协作氛围。

5、要指定专人负责例会的记录和资料搜集整理工作。

（二）做好会前的各项准备工作

会议前，建设方应认真梳理一周内有关参建各方的意见和建议，听取工地代表情况汇报，检查工程进度计划执行情况，回顾上次例会存在问题和有关精神的整改落实情况。

建设方内部的基建、审计、纪检部门、建设方委托的监理、跟踪审计单位，要沟通情况，对一周内项目实施情况有全面了解，对存在的问题提出初步处理意见，对需要配合的事项提前进行计划组织和安排，对施工方等提出的意见建议拿出初步答复意见，对需要有配合的事项通知有关单位准时参加例会。

这样，有利于加强工作的前瞻性，提高工程例会的效率，也便于受建设方委托的监理、造价咨询机构及时进行技术处理，并向建设方提出合理化建议，发挥应有的作用。

此外，有些情况必须在会前小会上进行通报和研究，便直接表达建设方意图和指令。会前准备工作还要注意搜集和整理好工地代表的工作日志，作为例会记录的重要佐证材料，避免例会时建设方只听汇报，讲评无据。

（三）规范会议的程序和手续

会议程序一般应考虑到以下几个方面：

1、上周例会议定事项的落实情况，分析原因。

2、检查上周进度完成情况、工程质量情况制定整改措施；提出下一阶段进度计划及落实措施。

3、安排布置下周工作，提出具体工作要求。

4、需要协调的有关事项及解决方案。建设方在会议中，应注意认真听取监理、施工方、分包商、甲供材供应商的汇报；客观讲评和总结上周例会的落实情况，明确提出本周工作安排和要求，妥善协调和处理好有关各方的配合问题。建设应指定专人负责会议的记录，记录要全面、准确、客观。如果会议内容不是很多，建议在会议结束后由参会各方代表签字确认，并作为档案妥善保存。如果会议内容较多，涉及事项复杂，应会后形成会议记要，印发有关各方，并签收。会议记录应明确举行时间、地点、参会人员、主持人、会议发言、讨论过程，会议结论性意见。如会议中讨论到相关争议问题，应作清楚记录，并在会议结束后由参会人员签名。

（四）搜集例会相关档案材料

工程例会是一个平台，在审计时，按时序组成的工程例会是审计时重要信息，仅有工程例会记录还不够全面，应注意建设方代表工作日志、监理记录等相互应证，可增强审计时采信度。

此外，以下一些资料应很好搜集和保存：

工程开、竣工日期以及主要分部工程的施工起止日期。

技术资料及技术交底等事项。

工程准备情况：包括临时设施、现场三通一平，人员、机具、材料的准备、图纸会审的主要问题记录、业主交与施工单位的中心点、标高点的记录及复测。

材料、半成品的检验与试验。

主要材料、设备及其资料的到货情况。

设计变更的日期及主要内容。

工程测量情况记录。

工程自检、专检情况记录（特别是隐蔽工程记录）。

工序的交接记录。

业主、监理代表现场确认的有关事宜。

工期紧急情况下采取的特殊措施和施工方法。

有关领导或职能部门对工程所作的生产、技术方面的决定或建议。

工程项目试车记录。

气候、气温、地质等自然灾害以及其他特殊情况记录等资料。