行政就职公文

行政就职公文（精选8篇）

篇1：行政就职公文

就 职 报 告

我深知行政主管这一职务，既是一份责任、更是一份义务，肩负着公司领导及员工的信任与支持。因此，工作中必须勤奋敬业，恪尽职守，用高度的工作热情和态度来回报公司领导的信任以及同事的支持。

为保证公司各项工作的高效运行，不负重托，在今后的工作中，我将严格按照公司的规章制度执行，以更加饱满的工作热情、更加负责的工作态度、更加务实的工作作风，切实履行后勤保障服务，协调各部门之间的关系和监督的职责，全力以赴承担好这一责任和义务，具体来讲，主要从以下五个方面努力：

一、办公环境的管理

为保证公司各部门工作的有序正常的开展，优良的办公环境是关键。一，做好卫生监督工作，保证公共空间无尘土，干净整洁；二，做好内联和外联工作，保证公司的办公设备都能正常运行，有问题及时解决。办公环境应做到“静”、“净”、“ 敬”、“竞”。只有良好的办公环境才能使公司的各项工作有序开展，也只有这样才能让公司有更加美好的明天。

二、规章制度的制定执行与监督

根据公司整体正常经营活动的需要，对公司规章制度及时补充及修改，并监督执行。做到不偏不倚，公平、公正的工作原则，不搞特权、以身作则。根据公司人员执行各项规章制度、管理制度和管理条

例情况，及时做出相应的奖励和处罚决定。保证公司各部门的工作高效有序的开展，使公司的业绩不断提高。

三、工作氛围建设

一个优秀的企业一定要有优秀的企业文化，而发展企业文化的基础和核心则是“以人为本”。在不影响公司正常工作的情况下，定期开展一些有利于公司团结的活动，营造良好工作氛围就是的企业文化建设创新的思路，让理解、信任、支持和默契融入到企业文化，让公司全体员工有家的感觉，把本职的工作当成是自己的责任和义务，并且能够自觉做好本职工作，逐渐形成良好的工作与人文氛围，只有这样，企业才能在企业领导和全体员工的共同努力下奔向更高更远的目标，迎接辉煌！

四、人事制度管理

为实现公司的经营管理目标，规范管理行为，提高工作效率和员工责任感、归属感，维护公司及员工的合法权益。应做到一下几点。

（一）、做好个人档案管理工作，保证个人信息的安全；

（二）、根据实际工作需要，做好各部门之间的人员调整；

（三）、根据公司各部门人员情况及时统一进行人员招聘、人员调整、人员考核、人员登记、人员培训、人员定岗、人员定数、人员升职、人员辞退等一系列人事管理工作。

五、物品管理

根据公司运营需求和财经状况，及时调配办公用品以及办公设

施。

六、在接受监督上有新认识、新突破

自觉、主动接受公司领导及全体员工的监督，在思想上强化监督意识，把监督当作支持，看作是对工作的关心与帮助，鼓舞与鞭策，理解与信任。把监督当作促进，努力推进公司各项工作的落实，使行政工作在一个乐观、健康、向上的环境中不断提升。

为了能较好的完成行政管理工作，我将努力做到以下几点：

1、做事客观、严谨负责、踏实、敬业；

2、工作细致认真，谨慎细心、责任心强；

3、具有很强的人际沟通协调能力，团队意识强；

4、多问、多听、多看、多学。

篇2：行政就职公文

首先非常感谢项总和大家对我的信任、理解和支持。

肯特公司是一个效益显著和行业知名度比较高，非常有发展前景的企业。我以前在工业开发区管委会工作，从化工筹建开始，一直见证了公司快速平稳的发展。来公司上班也快一个月了，我在这里，通过熟悉情况，与大家的沟通（其实我和公司很多同事都早已非常熟悉）这使我对我们的公司，有了更加深刻的认识和了解，有了更深的感情。今后，我们能一起共事，我感到非常的荣幸，也非常感谢大家的支持与厚爱，你们的支持就是我最大的动力。

在感到荣幸的同时，我也感到了不小的压力。来到公司，对于我来说，是一个新的起点，一个新的挑战，一个新的机遇，我感觉自己现在就像是一个参加考试的学生，面临着的考题就是，如何把公司发展得更好，如何让公司取得更大的业绩和效益，让大家得到更多的利益。所以，我在今后的工作中，只能恪尽职守，踏踏实实，勤奋工作，毕尽我的全部精力，以求不辱使命，也只有这样，才能回报大家对我的信任和支持！

刚才，总和总都总结了一季度的工作，总结了成绩，也找出了问题，让我们也感受到了危机。我们的产品合格率不断下降，我们的产量远远低于设备产能，我们的产品成本不断上升，我们的员工工资在下降，我们的管理跟不上，等等问题都让我们每位员工感到难过，感到焦心。一个有技术、有市场、有前景的项目在企业扩张的时候为什么会出现这样的问题呢？前段时间的调查，我们发现，原因很多，但主要问题是管理。为了扭转这种状况，公司及时决策成立生产协调小组。是执行总监，我是组长，总、总、总是副组长，组员是各部门和各车间负责人。对我个人来说，感觉压力特别大。一来自己的能力水平有限,二来对公司的生产方面不是很懂，尽管如此，我还是会尽我所能,为公司的发展贡献我全部的力量。生产协调小组的工作目标是：大幅度降低产品不合格率，满足客户对产品的质量要求；充分利用设备的产能，提高产品产量，满足市场的需求；降低产品成本，提高生产效益；提高管理水平，积累管理经验；逐步稳定提高员工收入水平，构建舒心顺畅的工作环境。

为了这些工作目标，生产协调小组将着重做好以下工作：

1、调整管理人员，明确管理职责，建立合理的生产管理架构。

2、加强与各位同事的沟通，真诚听取各位同事的合理建议和要求，并及时解决处理。

3、研究、分析生产工艺，调整落后或有偏差的生产工艺，确保在生产工艺技术上实现对质量和产量的提高。

4、维护和合理使用设备，调整工作班次，发挥生产设备的最大产能。

5、加强原料、产品的检验，加强生产现场管理，加强产品的质量跟踪数据管理，切实提高产品质量。

6、建立健全工资核算体系。一要解决公正透明问题，二要解决徒劳无获的问题，三要解决工资不平衡的问题。

7、建立健全干部考核和生产考核体系。对公司的管理干部以及车间的生产建立赏罚分明考核制度。

8、搞好后勤保

障服务。包括改善伙食、加强人事管理、改善劳保福利。等等，还有很多工作。

工作是做出来的，而不想出来的。再好的工作计划，如果没有我们员工的执行，就不能够得到很好的落实，也不会达到预期的效果。要做好这些工作，我想，我首先要以身垂范，将各项工作首先细分，抓住重点，有计划、有步骤、有检查，面面俱到。我将率领工作协调小组深入车间、深入实际，找问题，解决问题，代表公司来真诚倾听你们的心声，希望各位能配合我，说出你们的意见和建议。让我们一起来共同践行爱岗敬业、高效管理、拼搏进取、努力工作的精神,务实求真，扎实地工作。我将尽我所能，为了公司的事业，为了各位员工的利益，不懈努力。

篇3：行政公文写作例文浅析

2012年7月1日开始施行的《党政机关公文处理工作条例》 (下文简称“条例”) 为各级党政机关的公文处理工作提供了新的规范, 也更加有利于公文处理工作的展开。其中第一条明确指出:“为了适应中国共产党机关和国家行政机关 (以下简称党政机关) 工作需要, 推进党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化, 制定本条例。” (2) 在日常的行政公文写作中依然存在着大量不规范的现象, 现举出一例通知, 浅析其中存在的问题。

一、例文

2013年度离退休教职工活动通知

各直属中小学校、中心校:

区教育局将举办离退休教师“休闲一日游”活动。现将活动具体事宜通知如下:

一、活动地点:帽儿山

二、活动时间:8月20日-22日

各校组织离退休教师按下列时间在区教育局楼下集合, 统一乘车前往。

1.第一天:8月20日上午8点

参加学校:对青中心校、道北小学、对青一中、对青二中、万宝小学、130中学、48中学。

2.第二天:8月21日上午8点

参加学校:乐业中心校、台屯小学、玉丰小学、乐业一中、乐业二中、新星中学、95中、前进小学、实验小学。

3.第三天:8月22日上午8点

参加学校:31中、松浦学校、江畔小学、永胜路小学、松花江小学。

三、活动对象:XX教育系统离退休教师

四、活动要求

1.各校要有一名领队带队, 活动期间听从局里统一指挥服从安排, 活动期间遇事顾全大局, 确保安全。

2.各学校参加活动的离退休教师要身体健康, 行动自如、无重大疾病。参加活动的人员不允许带家属及小孩, 不允许冒名顶替。各校要严格把关, 准确掌握本单位参加活动人员的身体状况, 对不适宜参加活动的人员要耐心做好思想工作。

3.各校领队要在7点30分之前到教育局报到, 并将本校离退休教师组织在一起, 在安全地带候车, 组织有序上车。

XXX区XXX局

2013年8月16日

二、分析

众所周知, 西医能够有效地治疗疾病的表象;中医能够深入病灶, 及时有效地将疑难杂症消灭。面对一篇存在问题的行政公文, 也可以采取“中西医”结合的方式和方法来诊治其中存在的问题。

从“西医“的角度看上述例文, 发现着明显的格式不规范现象:序号使用不规范。文中的“活动事项”和“活动要求”中:“1, 2, 3, ”序号出现错误, 应当使用: (一) 、 (二) 、 (三) 。

在一篇行政公文中, 格式上的错误一般都容易发现, 但是内容上的不规范现象往往需要耐心地加以审视, 借助多种知识加以分析。

上述例文中的标题中提到:“教职工”与文中“活动对象:东北区教育系统离退休教师”存在着范围的不一致。教职工与教师是两个不同的概念, 存在着范围的包含关系:“中小学教职工包括教师、职员、教学辅助人员和工勤人员。” (3) 因此, 可以将标题中“教职工”改为“教师”。此外, 例文中的标题“2013年度离退休教职工活动通知”采取了是由加文种的标题写法, 但是在标题中前应当加上“关于”二字。

一则事务性通知应当在开头部分讲出活动的意义、目的、依据。例文将“区教育局将举办离退休教师‘休闲一日游’活动。现将活动具体事宜通知如下:”作为公文的开头部分, 表述显得唐突, 应当添加此次活动的意义或者目的。比如:“为了丰富广大离退休教师的生活, 使得这些教师老有所乐。”此外, 这一段中的“将”字属于模糊语, 与后文出现的的活动时间存在矛盾, 可以把“将”字替换为“拟”字。

文中“活动时间”一部分存在着两个问题:1.关于“参加学校”的排列中存在着混乱现象:小学与中学交叉;不同区域的学校交叉;2.活动时间“第一天:8月20日上午8点”, 作为一项活动, 只有开始时间, 没有明确的结束时间。因此, 存在两种修改方式:1.调整参加活动的学校顺序, 并且将活动开始时间和结束时间同时写进这则通知;2.将活动时间这一部分所涉及到的活动时间、参与学校编为一个表格。基于表格在表述信息具有清晰全面的优势, 在对例文进行修改时采取了第二种方法。

文中“活动要求”一部分, 存在着以下五处错误。1.“活动期间听从局里统一指挥服从安排, 活动期间遇事顾全大局, 确保安全。”一句中, “听从局里统一指挥服从安排”, 应当在“指挥”二字后加上“、”。2.“各学校参加活动的离退休教师要身体健康, 行动自如、无重大疾病。”其中, ”无重大疾病与要身体健康”存在重复, 可以删去其中的一个;3.“参加活动的人员不允许带家属及小孩, 不允许冒名顶替。各校要严格把关, 准确掌握本单位参加活动人员的身体状况, 对不适宜参加活动的人员要耐心做好思想工作。”这一部分的表述并没有考虑到这则通知的受众:广大离退休教师。因此, 在后文的修改过程中, 考虑到这则通知是以离退休教师为受众, 可以把这一部分表述删去, 添上“各位离退休教师要身体力行。”;4.“各校领队要在7点30分之前到教育局报到, ”一句中, “7点30分之前”是一个广泛的概念, 应当修改为“7点至7点半之间”;5.句中“到教育局报到”, 应当有一个明确的报到地点, 可以修改为”到教育局XXX科室报到”。

作为一项活动, 存在着一定的风险和潜在的突发性事件。因此, 应当在通知的末尾加上“如遇特殊情况, 请以教育局最新通知为准。”

公文写作, 是文秘人员的立命之本, 是实践工作的点睛之笔, 是保障运转的成事之基。 (4) 因此, 文秘人员在拟制公文时, 应当考虑全面, 对于公文所涉及到的内容有全面的认识。上述例文中涉及到的“离退休教师活动”, 全文并没有告诉主送机关此次离退休教师活动的具体内容:开展什么活动, 采取爬山形式?还是烧烤的活动形式?没有具体的活动形式, 活动参与人员便不能根据活动内容全面地准备, 做好活动前期的准备工作。这样的例文明显地违背了条例中的第十三条“行文应当确有必要, 讲求实效, 注重针对性和可操作性” (5) 。据此, 应当在原文的基础上添加“活动项目”, 从而使得活动参与人员能够在参加活动之前做好相应的准备工作。

根据现行的法定公文文种分类, 上述例文属于法定公文中的事务性通知。撰写一一则事务性通知应当做到“用途广泛, 内容琐细, 为方便阅文者了解, 撰写时务必从实际用途着眼, 周密思考, 清晰表述。” (6) 基于上述标准, 下文给出了修改后的例文。

三、修改后的例文

关于开展离退休教师“休闲一日游”活动的通知各直属中小学校、中心校:

为丰富我区广大离退休教师的业余生活, 使其老有所乐, 区教育局拟举办离退休教师“休闲一日游”活动。现将活动具体事宜通知如下:

一、一日游地点以及活动项目

一日游地点:帽儿山。此次活动的活动项目主要有如下两类:

(一) 欣赏山区风景;

(二) 中午野炊。

二、一日游行程安排

各校组织离退休教师按下列时间在区教育局楼下集合, 统一乘车前往。 (见图1)

三、活动对象:XXX区离退休教师

四、活动要求

(一) 各校要有一名领队带队。活动期间听从局里统一指挥、服从安排, 活动期间领队遇事应当顾全大局, 确保参与人员的安全。

(二) 各学校参加活动的离退休教师要身体健康, 行动自如。各位离退休教师要身体力行。

(三) 各校领队要在7点至7点30分之间到教育局XXX科室报到, 并将本校离退休教师组织在一起, 在安全地带候车, 组织有序上车。

如遇特殊情况, 请以教育局最新通知为准。

XXX区教育局

2013年8月16日

四、总结

公文是传递治国理政方针政策的工具, 承载着机关工作和社情民意的重要信息。 (7) 一篇内容严谨、结构完整的党政机关公文, 往往能够有效地传递各级机关的日常工作信息, 提高机关的办事效率。据此, 各级党政机关在拟制公文时, 应当做到严格遵守条例, 在日常公文处理中做到格式规范、内容严谨这一基本要求。各级机关应当树立“改进公文拟制也是改进文风的一种有效途径”意识, 切实做好公文处理工作。

注释

1李政清.党政机关公文写作刍议[J].办公室业务, 2013, (6) .

2中共中央办公厅, 国务院办公厅.党政机关公文处理条例[Z].2012.

3国务院办公厅.关于制定中小学教职工编制标准的意见[Z].2001.

4华亭, 王匀.公文写作贵在勤学, 善思, 求新, 精审[J].办公室业务, 2013, (8) .

5王凯, 赵国禄.行政公文写作规范, 技巧, 最新例文[M].北京:中国纺织出版社, 2010

篇4：行政公文流转系统的简要分析

关键词：公文流转；网络；人工智能；决策分析

中图分类号：TP311.52

20世纪90年代初，电子政务开始在我国应用，随着软件技术的发展、网络技术的普及，在经过独立应用、网络协同、无纸化办公等阶段后，电子政务已进入数字化智能发展阶段。

公文流转系统是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种行政办公方式；作为电子政务的核心组成部分，主要承担公文的：起草、审阅、批复，收发等功能；对提高行政办公效率，节约办公成本起到至关重要的作用。建立符合机关办公流程的现代化系统，应从信息化建设的基本规律出发，注意系统建设的合理性、开放性和协同性，同时做到不盲从、不跟风、不落后，逐步完善、优化现有系统，进而提供更专业、更稳定的现代化服务。

1 建设目标

软件系统的核心是解决问题、提高效率；通过公文流转系统建设，应达到以下目标：（1）提供可靠的、可追查的公文流转平台，有效的缩短公务处理的周期，加快公文流转过程，减少路耗、寻人、等待等中间环节，保持公务处理渠道的畅通；（2）打破时空及地域限制，实现无纸化办公，远程办公、异地办公；（3）提供完善的信息交流机制，方便机关各处室、中心、员工之间日常办公及业务信息的交流和管理，实现业务办理互联互通，信息数据共享；（4）解决信息化办公应用中的最大难题——机构和管理模式的经常变动的问题，由用户自定义管理模式，实现真正的部门综合业务处理机制；（5）配置个人安全密钥、应用电子签章，结合数字签名、数字信封等密码技术，实现对网上用户的身份认证，保障网上信息传送的真实性、完整性、保密性和不可否认性；（6）充分利用现有建设好的网络环境及已有的网络配置资源，充分保护已有的信息化投资；（7）预留系统外部接口，做好与其他单位系统对接的准备工作。

2 建设原则

软件系统建设应秉承以下几个原则：

2.1 先进性。运用国内外先进成熟的计算机软硬件技术，建立的系统和采用的技术达到国内先进水平。一般系统采用成熟的分布式结构，浏览器、应用服务器和数据服务器物理分开、逻辑集中的体系结构；通过应用多级热备份技术、负载均衡技术、容错技术等集成性技术确保系统的高效稳定运行。

2.2 扩展性和灵活性。采用的体系架构必须具备可扩展性，确保在处理能力和业务功能方面可灵活扩充，具备强大、灵活的应用扩容支持，并可与其它外围系统进行无缝互连。为了保证网络系统的有效管理和可靠运行，网络支持多种协议、标准和规范，并可以进行在线升级、调配；并留有充分的扩展余地，在机构人员调整需要时，可方便地加入新的设备应用；保证系统的完整性不受影响，保证系统可以平滑升级、扩容、演进，同时自动调整负载平衡。

2.3 保密性和安全性。系统安全性可通过系统架构、设备/软件选型、病毒防杀等措施来实现；业务操作安全性可通过操作权限（包括系统权限、数据权限和角色权限）的授权、分配和管理机制，数据库操作的审计机制，数字签名和数字证书等身份确认机制，日志记录和事件监测机制，以及使用三层结构将客户机与数据库服务器进行隔离等措施来保证；网络系统的安全性应对关键设备设计完善的保护方案。

2.4 实用性。实用性是每个信息系统在建设过程中所必须考虑的一种系统性能，它是自动化系统对用户最基本的承诺。从实际应用的角度来看，这个性能更加重要。为了提高管理信息系统中系统的使用性，必须从实际业务需要出发，严格控制业务需求的准确性。

3 系统分析

3.1 实现功能。根据一般政务公文流程，应注意对以下功能的实现：（1）对人员网上身份认证，保障网上信息传送的真实性、完整性、保密性和不可否认性；（2）对行政公文的起草、代办、已办、办结等功能；（3）按照文种以不同的流转方向进行顺畅递送；（4）公文流转结束后附件、相关业务数据的自动归档功能；（5）公文委托授权功能；（6）对已进入流程的公文进行实施监控功能；（7）对公文及各业务部门工作流程的处理效率、完成情况等内容进行查询统计功能；（8）实现统一维护平台，实现对具体申请的数据修改，赋予相应管理员特定的流程调整权限以应对组织机构调整，并具有记录用户操作日志等功能。

3.2 系统架构。公文流转系统框架大致可分为服务平台、装配平台、维护平台、管理平台以及监控平台4个部分。（1）服务平台：面向用户，实现公文办理、公文审阅、公文查询、委托授权、以及用户个性化设置等功能；（2）装配平台：面向系统管理员，实现公文配置、流程配置、流程环节配置、流程权限配置、规则定义、规则配置，流水号配置、封发配置、表单操作配置等；（3）管理平台：面向系统管理员，实现对公文业务数据的维护、公文作废、简字管理、表单数据管理，公章管理、催办维护管理以及其他系统工具等；（4）监控平台：面向系统管理员，实现对公文业务异常数据监控、流程日志监控、异常流程监控、账号监控等。

4 应用问题

软件系统是最注重实践类的项目之一，很多问题只有在实际工作中应用一段时间后才会逐渐暴露，测试组单纯的进行白盒测试、黑盒测试不能真实还原用户环境展现问题；随着时间的推移，系统瓶颈逐渐暴露，主要有需求不明确、效率问题、流程变更和兼容问题等。

4.1 需求不明确。需求不明确是所有开发者、用户最头疼的问题，也是现实开发工作中难以规避的问题之一；许多用户在应用初期并未对系统功能产生疑问，随着应用的逐步加深，发现功能实现与最初的应用想法并不一致。

用户对功能描述不清、开发者对需求理解不深入是造成系统实现与用户需求不一致的根本原因，这就需要开发人员对用户需求进行深入的分析同时，建立完善的沟通机制；而既熟悉业务知识，又懂得系统开发的人员作为沟通人员，进行组织工作是最好的选择。

4.2 效率问题。效率问题对于所有应用系统都是不可避免的；对于相对独立的公文流转系统，业务量的增长、并发数的增长以及硬件系统的老化，是造成效率问题的根本原因。解决效率问题主要有以下三种方法：（1）在设计源头对未来业务量和并发数进行评估，建立适于未来三到五年的构架体系；（2）对代码进行优化，尤其注意在逻辑层的函数调用、大SQL的书写以及循环体系的容错处理；（3）硬件系统的及时升级。

4.3 流程变更。业务流程变更在公文流转中并不常见，但伴随着机构变更或机构重组，公文流转系统已不是简单的系统升级即可解决，有可能在根本结构上出现影响。这就要求建设初期，选择开发架构和开发工具上更具有灵活性。

4.4 兼容问题。系统的升级换代日益加快，孤岛项目时代一去不复返，更多的需要系统间相互的融合，例如：（1）软件系统多以B/S模式存在，对于浏览器的依赖不言而喻；由于浏览器的更新换代，因此对于浏览器的兼容问题也是不可避免的；（2）公文流转系统并不一定单独存在，很多机构以一站式服务平台方式联立多个应用系统；因此对于系统对接也是必须要考虑的；（3）主流操作系统的核心应用体系变化不大，但能否支持多种系统、移动系统达到理想效果是开发人员所必须要考虑到的事情。

5 结束语

电子政务系统在我国发展速度较快，但相比较西方发达国家相对落后；差距主要体现在建设理念上，国内的系统认知多以功能实现、智能化发展为核心，距离以人工智能、决策分析为代表的新一轮智能系统差距较大。

美英等国家相继推出阳光工程、政务公开、医疗改革等一系列项目后，对政府机构、行业领域进行监督的同时，推动了信息化发展，提高了办公效率，实现了双赢的局面。因此，合理满足业务需求的同时，构建更高效、更智能的决策分析系统是未来努力的方向。

参考文献：

[1]陆汝华，段盛.基于NET的高校电子公文流转系统的设计与实现[J].湘南学院学报，2013（02）.

[2]魏威.基于工作流的公文流转系统应用研究[J].数字技术与应用，2012（04）.

篇5：行政公文写作处理-行政公文格式

（三）——行政公文格式

一、行政公文的一般格式

公文内一般由眉首、主体、版记三部分组成，分为秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等17项要素。

1、眉首

置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称为眉首。眉首主要包括：公文份数序号、秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号和签发人。（1）公文份数序号

公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份的顺序编号。如需标识，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行，采用红色号码机套印。密级公文必须标识公文份数序号，其他公文可不标识。如：一份公文份数序号标识为：0000123。

（2）秘密等级和保密期限

公文中如有关系到国家的安全和利益、在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项时，应标识秘密等级。秘密等级用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。如在标识秘密等级的同时需要标识保密期限，用3号黑色字顶格标知在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。国家秘密的密级分为绝密、机密、秘密三级。绝密是最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益受遭受特别严重的损害；机密是重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害。秘密是一般的国家秘密，泄露会使国家安全遭受损害。标注密级的同时应标注保密期限，保密期限根据实际情况确定，一般分一年以内、一年及一年以上、长期和期限不作标注。期限不作标注一般按保密期限20年认定。如：秘密★6个月、机密★3年、绝密★长期。

（3）紧急程度

如需标识紧急程度，用黑色3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。如已标识秘密登记和保密期限，秘密登记和保密期限位置不变，紧急程度下移1行，即顶格标识在公文版心右上角第2行。如：平急、加急、特急、特提。

（4）发文机关标识

发文机关 标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成，如：国务院文件。对某些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称（如函等）。发标识文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文（请示、报告等），发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。发文机关一般采用小标宋体字，用红色标识，字号以醒目美观为原则由发文机关酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm（高×宽）。关于联合行文问题。行政机关联合行文，主办机关排列在前，“文件”二字标注于发文机关名称右侧，上下居中排布，标注主办机关的发文字号。行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列，原则上使用排列在前的机关的发文字号，也可以协商确定，但只能标注一个机关的发文字号。如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。

（5）发文字号

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字标识居中排布，年份、序号用阿拉伯数码标识，年份使用全称，用六角括号“[]”括入，序号不编虚位（即1不编为001），不加第字。如国发[2001]2号如需标识签发人姓名，发文字号与签发人姓名平行排布，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字，“签发人”三字用3号仿宋体字标识，后标全角冒号，冒号后用3号楷体自标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名只下按发文机关顺序依次顺排，发文字号与最后一个签发人同处一行。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

2、主体

置于红色反线（不含）以下至主题词以上（不含）之间的各要素称为主体。主体主要包括：公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间和公文生效标识。附注。（1）公文标题

公文标题应当正确简要地概括公文的主要内容，一般由发文机关名称或规范化简称、公文主题、公文文种三部分组成。除法规、规章和规范性公文名称加书名号外，一般不加标点符号。公文标题位于红色反线之下，空两行用2号小标宋体字标识，可分一行和多行派部。如：国务院办公厅印发关于做好2001年立法工作的几点意见和2001年立法工作安排的通知。

（2）主送机关

公文标题下空两行，用3号仿宋体字左侧顶格标识，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。如：各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：（××发[2001]11号）。如果主送机关过多使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。如：主送：各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构。

（3）公文正文 主送机关下一行，每自然段左空2字，回行顶格，数字、年份不能回行。用3号仿宋体字，每行28字，每页22行。

（4）附件

公文如有附件，应在公文正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识。“附件”2字后标全角冒号。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：附件：1.××××），附件名称后不加标点符号。附件应与正文一起装订，并在附件左上角第一行用3号仿宋体紫顶格标识“附件”两字，有序号时标识序号（如：附件1），下空一行用2号小标宋体字标识附件名称；附件的序号和名称应前后一致。附件与正文不能一起装订，应在附件左上角第1行标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。（5）成文时间和公文生效标识

成文时间用汉字将年、月、日标全，“零”标识为“○”，如：二○○七年一月一日。不得用英文字母“O”或阿拉伯数码“0”代替。

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字，加盖发文机关印章。发文机关印章应上距正文2mm-4mm，端正、居中下压成文时间，印章为红色。

联合行文需加盖两个印章时，应将成为内时间拉开，左右各空7个字，主办机关印章均压成文时间,印章为红色．两印章互不相交或相切，相距不超过３mm．联合行文需加盖３个以上印章时，每排最多排三个印章，两端不得超过版心．最后一排如余一个或两个印章，均居中排布。印章之间互不相交或相切。在最后一排印章之下空２字标识成文时间。

当公文排版后所余空间不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距等方法加以解决，无比使营帐与正文同处一页，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

（六）附注

公文如有附注，用３号仿宋体字居左空２字加圆括号标识在成文时间下一行。如：（文中所用数字均为国家统计局公布的２００７年统计数字）

３、版记

置于公文主题词以下的各要素统称为版记。版记应置于公文最后一页，版记主要包括：主题词、抄送、印发机关和印发时间。版记各要素之下均加一条反线，宽度同版心。

（１）主题词

“主题词”三字用３号黑体字居左顶格标识，后加全角冒号；词目用３号小标宋体字，词目之间空一字。

（２）抄送栏

公文如有抄送，在主题词下一行，左空字用３号仿宋体字标识，“抄送”两字后标全角冒号，回行时与冒号后的抄送机关对齐；最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关，抄送机关下移。

（３）印发机关和印发时间

印发机关和印发时间位于抄送之下（无抄送在主题词之下）占一行位置，用３号仿宋字体标志识，印发机关左空１字，印发时间右空１字。印发时间以公文复印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

４、公文用纸、排版规格与标点符号的使用

（１）公文用纸幅面及版心尺寸

公文用纸采用Ａ４型纸，其成品幅面尺寸为２１０mm×２９７mm，天头（上白边）为３７mm±１mm，订口（左白边）２８mm±１mm，版心尺寸为１５６mm×２２５mm（不含页码）。

（２）排版规格

公文正文采用３号仿宋体字，一般每页派２２行，每行排２８个字，双面印刷。

（３）标点符号的使用

正式公文标点符号应按照《标点符号应用法》的规定执行。正式公文除发布规章性公文外，标题一般不使用标点符号。

（４）公文内容结构层次数字标识

公文文字表达应力求简明扼要，层次分明，力求说短语、行短文，避免多层次结构。

第一层用：一、二、三、......第二层用：

（一）、（二）、（三）......第三层用：１、２、３......第四层用：（１）、（２）、（３）......（５）页码和表格

篇6：公文写作常用行政公文的写作3

第一节公告

公告：是向国内外宣布重大事项时使用的一种公文。它具有周知性，一般都通过报刊、广播、电视公开发表，有时也用张贴的形式发布。

因不用书面文件形式，公告类公文一般不编发文字号。若同一事项或问题连续发公告，可编序号，即：第一号，第二号，等。若就某一事项发一次公告，什么号也不编。

公告的标题只有两个成分：一是制文机关，二是文种，不标事由；有的标题只标有文种。公告的正文：一是缘由与背景（或者是写作目的与依据），二是公告事项内容，三是结尾用语，多采用“特此公告”的写法，也可不写。

公告例文

新华社公告

新华社授权公告：中华人民共和国将于１９８０年５月１２日至６月１０日，由中国本土向太平洋南纬七度零分、东经一百七十一度三十三分为中心，半径为七十海里圆形海域范围内的公海上，发射运载火箭试验，中国舰船和飞机将在该海域进行作业。为了过往船只和飞机的安全，中国政府要求有关国家政府通知本国的船只和飞机，在试验期间不要进入上述海域和海域上空。

一九八０年×月×日

还有如：《国务院办公厅关于１９８７年夏时制的公告》

《中国民航局公告》

《铁道部公告》

《交通部公告》

第二节通告

一般可分为事项性通告、政务性通告两种。

通告一般由标题、正文、结尾三部分组成。

通告的标题有三种形式：

（1）发文单位+事由+文种

（2）发文单位+文种

（3）文种（省略发文单位和事由）

通告的正文一般由通告的缘由、通告事项、通告结尾三部分组成。

注意：

1、公布周知事项的通告，一般采用分段分条方式书写。

2、通告系普发性公文，不必写主送机关。

3、正文结尾处另起一行，写上特此通告、此告等；如果通告缘由部分结尾处已有了“特通告如下”之类引领句，则正文结尾处不再写“特此通告”等结语。

公告与通告的异同：

相同处：两者都是可公开发表的广泛告知性公文。

不同点：

（1）从所宣布告知事项的内容看：公告重于通告。

（2）从所宣布告知事项的范围看：公告大于通告。公告是面向国内外的，通告所面向的是国内或国内局部范围。

（3）从发布“两告”的机关看：公告发布的机关级别高，多是党和国家的高级机关；至于通告，上至中央下至基层机关以及国有企事业单位均可使用。

（4）从所发布的方式看：公告是采用新闻手段通过电台、电视台与报纸的形式予以发布；通告既可采用上述手段与形式予以公开发布，也可在内部行文。

第三节通知

通知是党政机关下行文中适应性最广、使用频率最高的一个文种。多功能性是通知的突出特点。

1、它可以像命令那样去发布法规，这种通知叫发布性通知。当然，它只局限于内部行文发布行政法规和规章，不像命令（令）那样在社会上公开发布。

通知是上级向下级传达、告知事项的一种下行文。它适用于批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属的机关的公文、发布法规性公文、传达事项、任免人员等。

2、它可以像指示那样向下级机关传达内容，这种这种通知叫“指示性通知”。当然，它与指示并不完全一样。它一般用机关办公部门名义行文，而指示则必须使用领导机关的名义；在内容上，前者是指示的原则性与通知的规定性的结合，而后者偏重于阐明工作上的原则。

3、它具有“中转”的功能。

如上级或同级、不相隶属单位的来文需要用它转发给所属下级，这种通知叫“转发性通知”； 下级来文需要批转给所属下级单位时，也得靠通知来办理，这种通知叫“批转性通知”。通知用来告知上级规定应办之事，称作“规定性通知”；

用来任免工作人员的职务，称作“任免性通知”；

用来通知会议，叫做“会议性通知”；

用来告知一般应办事务，名叫“事务性通知”，还有知照性通知、印发性通知等。

如：

发布性通知：××市国家税务局关于印发《××市国家税务局金税工程考核暂行办法》的通知 指示性通知；《××市国家税务局关于开战２００２年度税收执法检查的通知》

事务性通知：《××市地方税务局关于抓紧做好２００２年组织收入工作的通知》

知照性通知：《××省国家税务局关于开展２０００年度税务登记验证和增值税一般纳税人年审工作的通知》

会议通知：《关于召开全省高等教育工作会议的通知》

任免通知：《中华人民共和国关于×××等工作人员职务任免的通知》

批转性通知：《国务院批转国家体改委关于治理整顿中深化企业改革强化企业管理的意见的通知》

转发性通知：《××省委办公厅关于转发省信访办１９××年信访工作要点的通知》

1、标题。一般由发文机关、事由、文种三部分组成。

注意：当主送机关较多时，要注意排列的规范性：同级机关用顿号间隔，不同级别、类别的机关用逗号分开。

2、正文。是通知的主要内容，包括通知的依据和目的（导语）、通知事项（主体：什么事情和具体要求等）、通知结语（即正文结束语）三部分。

通知一般由标题、主送机关、正文、署名和日期几部分组成。

3、署名和日期。在正文右下方写明发文机关名称和发文日期。

见例文：

财政部国家税务总局关于出口复合竹地板有关事宜的通知

财税[2005]93号

各省、自治区、直辖市、计划单列市财政厅(局)、国家税务局、新疆生产建设兵团财务局：

根据《财政部国家税务总局关于调整出口货物退税率的通知》(财税[2003]222号)规定，从2004年1月1日起取消了部分木材产品的出口退税，其中包括海关商品代码的头四位“4409”章节项下的木材、木地板。由于当时竹地板没有单独的商品代码，与木地板一同归入“4409”章节中，使出口竹地板不能取得出口退税。2005年国务院税则委员会决定在《中华人民共和国进出口税则(2005年版)》的“4409”章节中增加竹地板商品名称，税则号为“44092011”，将木制地板与竹制地板加以区分。为体现出口退税政策的调节作用，现将多层复合竹地板有关出口退税事宜通知如下：

一、对税号44092011项下的“一边或面制成连续形状的濒危竹地板条、块”(海关商品码为4409201110)的出口退税率核定为0％；

二、对税号4409201l项下的“一边或面制成连续形状的其他竹地板条、块”(海关商品码为4409201190)的出口退税率核定为13％。

三、上述规定从2005年1月1日起执行。

特此通知。

财政部国家税务总局

二00五年五月二十三日

财政部国家税务总局关于暂免征收尿素产品增值税的通知

财税[2005]87号

各省、自治区、直辖市、计划单列市财政厅(局)、国家税务局，财政部驻各省、自治区、直辖市、计划单列市财政监察专员办事处，新疆生产建设兵团财务局：

为支持农业发展，经国务院批准，现将尿素产品增值税政策明确如下：

自2005年7月1日起，对国内企业生产销售的尿素产品增值税由先征后返50%调整为暂免征收增值税。

请遵照执行。

财政部国家税务总局

二○○五年五月二十三日

第四节报告

报告是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、回答询问时使用的单方向的上行文，不需要上级机关给予回复。

报告一般由标题、主送机关、正文、成文日期组成。

1、标题。报告是上行文，可采用省略发文机关名称的两项式标题结构形式，即“事由＋文种”

2、主送机关。报告的主送机关一般只有一个，即有隶属关系的上级机关。可用规范化的简称。报告常见写法

3、正文（通常采用总分式的结构）：

（1）前言—概括叙述工作的内容和成绩，并用“现将„„报告如下”开启下文。

（2）工作情况和成绩—详略得当地汇报开展工作的基本情况和取得的主要成绩（常采用“总—分”或“总—分—总”的结构形式）

（3）工作经验—说明取得成绩的原因，介绍行之有效的办法，总结带有规律性的体会。

（4）存在的问题—本着一分为二的态度，如实汇报工作中存在的缺陷和不足，但写得较简略。

（5）今后的打算—针对存在的问题，提出改进和加强工作的办法或措施。一般也很简略。

4、成文日期—通常排列在正文后右下角（右空四字），用汉字书写。

报告种类

（1）工作报告：《××省商品交易市场税收征管工作报告》

（2）情况报告：《××省国家税务局关于纠正××市国家税务局截留中央税收问题的情况报告》

（3）答复报告：《××规划建设委员会办公室关于县拟建工业开发区的报告》

（4）建议报告：《××省国家税务局关于××年全省国税系统纪检监察案件分析报告》

其中工作报告又分综合性报告和专题报告两种：

专题（专项）工作报告：《关于２００１年个人所得税的报告》

综合性工作报告：《××市国家税务局关于２０００年度工作的报告》

注意：

（1）报告在汇报工作、反映情况时，所表达的内容和使用的语言都是陈述性的。

（2）报告中不得夹带请示事项或要求上级机关答复的事项。

（3）拟写报告，一要实事求是，既不夸大成绩，也不回避缺点和问题；二要重视选材，突出主题。既不让内容空洞，也不能简单地罗列事例和数字。

（4）报告的主送机关一般只有一个，即有隶属关系的上级机关。可用规范化的简称。

（5）最忌两点：一怕流于形式，言之无物，大话套话连篇，应付交差了事；二怕内容繁杂，剪不断理还乱，大事小事都想言及，结果既无中心又无重点。

第五节请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

凡本机关无权决定、无力解决，按规定必须由上级主管部门审核、批准后才能办理的事项，都必须向上级请示。

请示由标题、主送机关、正文、成文日期组成。

请示按内容可分为税政业务请示和行政事务请示两类。例：

税政业务请示：《关于减征××塑料包装有限公司企业所得税的请示》

行政事务请示：《关于撤销××县地方税务局直属第二征收管理分局的请示》

注意：

（1）不要多头请示，只能主送有隶属关系的一个上级机关。若需同时送其他机关（如双重领导），应当用抄送形式。主送机关负责答复请示事项。

（2）正文必须具备三个部分：请示缘由、请示事项、请示结语。

（3）请示的结语另起一段空两格写。

（4）请示要坚持“一文一事”的原则，切忌“一文数事”。

（5）请示缘由要充分有力，给上级一定的紧迫感，以引起重视和关切，促使请示事宜及时解决。

（6）请示事项要明确、具体，以利批复。

（7）语言要简明扼要，行文语气要谦恭。

（8）请示与报告不能混用。

第六节批复

适用于答复下级机关的请示事项。下级有请示，上级才会有批复，因此，批复是被动行文；批复的针对性极强，下级机关请示什么上级机关就批复什么，不能答非所问。批复由标题、主送机关、正文、成文日期组成。

1、标题。标准标题。

2、主送机关。一般只有一个，即发出请示的下级机关。

3、正文。一般由批复依据、批复事项、执行要求三部分组成。

4、日期。要求同上。

税政业务批复：《××省国家税务局关于减征××塑料包装有限公司企业所有税的批复》

行政事务批复：《××省地方税务局关于撤销××县地方税务局直属第二征收管理分局的批复》

深圳市国家税务局

关于纳税人销售出租使用的固定资产征免增值税问题的批复

盐田区国家税务局：

你局《关于纳税人销售出租使用的固定资产征免增值税的请示》（深国税盐发[2003]52号）悉。根据《国家税务总局关于印发〈增值税问题解答（之一）〉的通知》（国税函发[1995]288号），对于深圳市兴火星实业有限公司销售的对外出租的六台套钻机、六台空压机，可视为销售自己使用的固定资产，同意免征增值税。

此复。

深圳市国家税务局

二00三年九月十二日

国家税务总局关于在京外国商会征免营业税的批复

国税函[2005]370号

北京市地方税务局：

你局《关于对在京外国商会是否免予征收营业税问题的请示》（京地税营〔2005〕48号）收悉，批复如下：

根据《财政部、国家税务总局关于对社会团体收取的会费收入不征收营业税的通知》（财税〔1997〕63号）第一条的规定，对在京外国商会按财政部门或民政部门规定标准收取的会费，不征收营业税。对其会费以外各种名目的收入，凡属于营业税应税范围的，一律照章征收营业税。

此复。

国家税务总局

二○○五年四月十九日

抄送：各省、自治区、直辖市和计划单列市地方税务局

注意：

（1）要及时作出答复，以免贻误工作；

（2）批复内容如涉及其他部门，应协商一致后再行批复；

篇7：行政公文

在“两学一做”学习教育动员会上，柴光辉书记带领大家重温入党誓词，当我们面对党旗，庄严地举起右手，异口同声地进行入党誓词宣誓时，每位党员似乎都回想起了自己当年入党宣誓的情景。

作为我们这样一代未曾经历战争年代的党员，作为我们这样一代生活在一个和平、向上的时代的党员，我们要做的是在入党誓词中找寻我们的信仰，找寻时代赋予她的新的使命和意义。

简短的重温入党誓词之后，进入“两学一做”专题学习与讨论环节。

在本次时长约为30分钟的视频课中，河北省委党校党建部副主任杨东广，讲授了“认真学习党章，严格遵守党章”的第一讲，主要介绍了党的关于中国共产党章程修改的十四个亮点。

篇8：高校行政公文写作的要素分析

高等院校也和一切党政机关、社会团体、企事业单位一样, 公文是高校办理有关贯彻党和国家的方针、政策, 制定规章制度, 请示和答复问题, 指导和商洽工作, 报告情况, 交流经验等公务所形成的具有一定体式的书面文字材料, 它直接服务于学校的教学科研等各项工作。这就决定了高校公文具有: (1) 领导和指导作用。公文是校党委和行政实现对各部门、单位的领导和某些工作的指导的重要保证。 (2) 公务联系作用。即上情下达, 下情上报。 (3) 宣传教育作用。通过办文对师生进行思想政治教育, 提高教育教学质量。 (4) 规范和制约作用。在有效的范围内将对学校各方面的工作和各种活动起着规范和制约作用。 (5) 凭证和记载作用。公文在完成它的现行作用之后, 将立卷归档, 成为文书档案, 对以前的工作起到记载、凭证的作用, 供以参考。

有效实现公文写作的规范化、制度化、科学化, 对提高学校管理水平和教育教学质量有着非常重要的意义。

一、写作主体

1.1要素分析

行政公文的写作主体是制发公文的行政机关。公文是行政机关为行使行政职权而制发的, 往往以机关名义或者是机关领导人的名义制发, 即使以机关领导人名义制发的公文, 也并不代表领导者个人, 而是代表法定机关, 体现法定机关的职权和意志。写作主体往往不是一个人, 而是一个群体。一般公文写作都要经过领导交拟、执笔者撰写、部门审核、领导鉴发等环节。因此, 公文写作在严格意义上不是个人写作活动, 而是凝结着群体的劳动和智慧。代表行政机关负责执笔起草的文秘人员只是代机关立言。因此必须运用整体性思维, 在写作过程中, 充分考虑发文代表的机关或领导人、发文的缘由、发文的方式以及最终要达到的效果, 了解并掌握各类公文的作用、格式、适用范围、写作特点, 根据发文内容确定采用的文种, 收集、阅读、研究有关的文件材料, 拟出写作提纲, 认真起草正文, 反复检查修改, 按照要求完成相应的写作任务。

1.2思维特点———换位思维

所谓换位思维, 是指站在他人立场上, 设身处地替他人思考的一种思维方式。在公文写作中, 作为代言人, 文秘人员要采取换位思考方式, 就是说要站在被代言的政府机关的立场上去思考问题。公文写作往往要体现领导意图, 这时公文撰写者需要站在领导者的角度通观全局、分析问题。只有明确自己代言的具体角色, 了解这个角色的工作职权、工作目标, 了解自己在公文撰写中主观能动性可以发挥的程度, 才能进入并把握好角色, 写好公文。

二、写作客体

2.1要素分析

行政公文的写作客体即行政公文的内容。行政公文在思想内容方面应该政策性强、针对性强、科学性强。政策性强指的是思想观点正确, 准确体现党和国家的方针政策;针对性强指的是有的放矢、切中要害;科学性强就是反映工作的实际情况和客观规律, 实事求是, 能够及时指出问题、分析问题、解决问题, 经得起时间和实践的检验。行政公文一般是传达贯彻党和国家的方针政策, 发布行政法规和规章, 施行行政措施, 请示和答复问题, 指导布置和商洽工作, 报告情况交流经验等等, 具有权威性, 这些内容一经写进公文, 就不能轻易改变。

2.2思维特点———策略思维

采用“策略思维”, 就是要在明确自己的行文目的后, 综合考量当时的政治气候, 权衡政策法律环境, 站在全局的高度来看待自己的意愿和要求, 最大限度地吸收与之相关的信息, 来修正和补充自己的决策和判断。为了最后实现自己的发文目的, 在依法行政的大前提下, 考虑为什么要说、说什么、怎么说、说了有什么效果, 虑及时代发展进程和社会政治大背景对行文目标的具体影响, 既要实事求是又要权衡取舍。文秘人员在接受写作任务后, 首先要对写作客体进行深入的了解, 以弄清工作或生产生活中存在问题的基本情况;然后要对这些情况进行深入地分析研究, 以掌握其产生的原因和发展的规律, 探讨解决问题的重要性和必要性;最后要在此基础上具体考虑如何开展工作或解决问题的要求措施。在行政公文写作中采用“策略”, 就是更多地顾及现实存在的实事背景、政策背景、文化背景、经济背景、道德背景等等, 对写作禁忌回避和化解, 回应时代的召唤、社会的规范、群众的呼声, 在发文目的与社会要求间进行综合平衡, 以做出正确的写作决策。

三、写作载体

3.1要素分析

行政公文的写作载体即行政公文的格式、语言等。

3.1.1公文的格式

公文是内容和形式的统一体, 一定的内容要用一定的形式来表现, 一定的形式表现一定的内容。各类行政公文具有规范的格式, 公文一般由标题、发文字号、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、抄送机关、附注等要素构成。

公文的标题应做到准确简要地概括公文的主要内容, 并表明公文种类, 即事由加文种 (有的公文标题由发文机关、事由和文种组成) 。根据2000年8月24日发布, 2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》 (以下简称《办法》) , 可将国家行政机关的公文分为13种, 分别为命令 (令) 、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。这些文种各有用途, 功能专一, 不能混用。例如:请示适用于向上级机关请求指示、批准。而报告则不同, 它适用于向上级机关汇报工作, 反映情况, 提出意见或建议, 答复上级机关的询问。有的公文从内容上看是向上级机关请求指示或批准, 却写成“报告”, 有的部门还常在反映性或汇报性报告中夹带请示事项。还有两种不同的文种并用的情况。例如:将“关于……的报告”写作“关于……的请示报告”等。这些不规范的用法, 在制作标题时要予以避免。

公文应当标注主题词。从不规范的公文来看, 可以发现许多公文起草者只是简单的从标题中选择几个词了事, 或者排列顺序上比较混乱。主题词的标引顺序应为“先标类别词, 再标类属词, 在标类属词时, 先标反映文件内容的词, 最后标反映文件形式的词”, 主题词的选用可参照《国务院公文主题词表》, 或者参照本行业试用的公文主题词表。

3.1.2公文的语言

公文语言必须规范、准确、简明、实用。公文表达方式以叙述、说明和议论为主, 叙述要概括, 注重简明性, 说明要客观, 注重条理性, 议论要有序, 注重逻辑性。

在用词上, 行政公文的用词多为书面用词, 少用口语词、方言词以及土语词, 而且行政公文中有一套特定的专门用语, 它们含义特定, 用法固定。如开头常用“近查”、“电悉”、“函悉”、“请示悉”等词语;叙述缘由常用“为了”、“遵照”、“根据”等词语;表示经办常用“经”、“业经”、“已经”等词语;表示承转常用“据此”、“为此”等词语;表示祈请常用“请求”、“期望”、“盼予”等词语;表示态度常用“拟”、“准予”等词语;表示结尾常用“特此报告”、“特此通知”、“此复”等词语。最常见的错误是在公文中同时使用文种惯用过渡语和结尾语, 如在开头和主体之间已使用“现通知 (通告、批复、函复) 如下”等过渡, 结尾处又写上“特此通知 (通告、批复、函达) ”、“此告”、“此复”等惯用结尾语, 造成语义重复。

公文介绍情况, 阐明道理, 实事求是, 讲求实效, 一般不用描写和抒情, 不肆意刻画渲染, 不用比喻、拟人、夸张等修辞手法。要求语意明确, 不生歧义, 褒贬得当, 言简意赅。

3.2思维特点

3.2.1功利思维

功利思维是一种理性的思维, 要求行为本身要有正面的利益效果, 以对实施行为的后果作出理性判断为前提。行政公文具有法定效力和规范体式, 具有极强的写作功利性。它的制发要坚持实事求是、精简、高效的原则。功利思维要求公文文种的选择要确实能够传达政令, 准确表述行政意志, 具有恰当的行文方向和行文目的。

3.2.2完形思维

完形思维就是由复杂混乱实现集中整合, 清晰有序、有所选择、有所舍弃、语言文字形式成为完形思维过程中的决定性因素, 语言文字是实现公文统一有序的工具, 语言文字的广度和深度决定着写作思维的广度和深度。

四、写作受体

行政公文的写作受体一般就是公文的主送机关和抄送机关。行政公文对受文者有一定的强制性和约束力, 行政公文一经发布, 在法定时间和空间范围内, 公文对受文者产生强制性影响, 具有法定的行政约束力。

写主送机关时不仅要党政分开, 机关与领导也不宜并用;但现行公文却常出现并用的情况, 如“××处并××厅长”。

国家规定:“公文内容涉及有关机关的职权范围需其予以配合时, 应抄送该机关”, “向下级机关或者本系统的重要行文, 应当同时抄送直接上级机关”, “上级机关向受双重领导的下级机关行文, 必要时应当抄送其另一上级机关”。

五、制约关系

公文文种与主送机关间有互动关系和制约关系。许多错用文种的现象, 都是由于没有弄清这种制约关系所导致的。例如:如果向无隶属关系的业务主管部门请求批准某事项, 那么就应该使用“函”;如果向上级请求指示、批准某事项, 那么就应该使用“请示”。批复只用于答复下级机关的请示, 如果是同级或不相隶属机关的询问和请求, 或下级机关请示以外的文件, 均不能使用批复。

写作系统四要素是相互制约、相互影响、联系紧密的统一整体。按照约定俗成的格式写作, 文风朴实, 条理清楚, 用词恰当, 语法规范, 逻辑严谨, 才能形成高质量的高校行政公文。

参考文献

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[2]汪景寿, 胡双宝.实用公文写作教程[M].北京:北京大学出版社, 1985.

[3]段建军, 李伟.写作思维学导论[M].北京:中国社会科学出版社, 2004.

[4]胡蜂力.规范公文格式的现实意义[J].秘书之友, 2007, (4) .