国家行政机关公文种类

2022-11-24

第一篇：国家行政机关公文种类

行政公文概述和种类

行政公文概述

一、行政公文的概念

行政公文的概念有广义和狭义之分：广义的行政公文指行政机关在行政管理工作中所使用的一切文字材料，既包括国务院2000年8月24日颁布的《国家行政机关公文处理办法》(2001年1月1日起施行，以下简称《办法》)中规定的13种公文，也包括国家各级政府、行政机关、社会团体和企事业单位制定的行政法规和规章制度，以及计划、总结、调查报告、简报和行政工作中常用的其他文字材料等;狭义的行政公文专指《办法》中规定的行政公文，即：“行政机关的公文(包括电报，下同)，是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具，包括命令(令)、决定、议案、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要共13种”。我们这里讲的行政公文指狭义的行政公文。

二、行政公文的特点

(一)作者的法定性

(二)效力的权威性

(三)体式的规范性

(四)制作程序的规定性

(五)内容的时效性

三、行政公文的写作要求

(一)内容符合政策要求

(二)格式合乎规范

(三)行文遵守规则

(四)按《办法》规定草拟公文

行政公文的种类

从不同的角度，根据不同标准，行政公文可以进行不同的分类，现行公文最常用的是根据适用范围和用途，《办法》把行政公文划分为以下13种：

一、命令(令)

适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位和人员。

根据内容，命令(令)可划分为四种：

(一)公布令。用于依照有关法律公布行政法规和规章。如例文3-1《中华人民共和国主席令》。

(二)行政令。用于宣布施行重大强制性行政措施。

(三)嘉奖令。用于嘉奖有关单位及人员。

(四)任免令。用于发布人事任免事宜的命令。一般是任免国务院总理、副总理等重要职务。

二、决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更和撤销下级机关不适当的决定事项。

根据决定的适用范围，决定可以划分为三种：

(一)部署性决定。

(二)奖惩性决定。

(三)变更性决定。

三、公告

公告适用于向国内外宣布重要事项和法定事项。它是一种庄重、严肃而又关系重大的文书，一般通过报纸、电台、电视台发布。

根据其内容的不同，公告可以划分为两类：

(一)宣布重要事项的公告。

(二)宣布法定事项的公告。

四、通告

适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。它是一种使用范围广，使用频率很高的公文。

根据其内容的不同，通告可分为两类：

(一)周知性通告。

(二)法规性通告。

五、通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

六、通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

七、议案

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

根据议案的作用和具体内容，我们可以把议案分为以下几种：

(一)立法议案。

(二)外交议案。

(三)重大事项议案。

(四)任免议案。

八、报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

九、请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

十、批复

适用于答复下级机关的请示事项。

根据批复对象的不同，可分为两种：

(一)对请求指示事项的批复。

(二)对请求批准事项的批复。

十一、意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。“意见”是国务院2000年《办法》新增文种根据意见的内容和行文方向，可将意见分为三类：

(一)请示性意见。

(二)指导性意见。

(三)参考性意见。

十二、函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问答复问题，请求批准和答复审批事项。十

三、会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第二篇：行政公文写作种类

国务院颁布的《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》)第二章‚公文种类‛共确定了‚命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要‛共13类、14个文种。

一、命令(令)

命令(令)：‚适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员‛。

二、决定

决定：‚适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员。变更或者撤销下级机关不适当的决定事项‛。

三、公告

公告：‚适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项‛。公告可以分为三种类型。

四、通告

通告：‚适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项‛。

五、通知

通知：‚适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员‛。

六、通报

通报：‚适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况‛。

七、议案

议案：‚适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项‛。

八、报告

报告：‚适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问‛。

九、请示

请示：‚适用于向上级机关请求指示、批准‛。请示可以分为三种类型。

十、批复

批复：‚适用于答复下级机关的请示事项‛。十

一、意见

意见：‚适用于对重要问题提出见解和处理办法。‛ 十

二、函

函：‚适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项‛。

十三、会议纪要

会议纪要：‚适用于记载、传达会议情况和议定事项‛。

下面就各个文种作一介绍。

一、命令(令)

1 命令(令)：‚适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员‛。

命令(令)有3个特点，即：具有强制性、有限定的发令机关、发布命令必须以法律和法令为依据。在具体使用中命令(令)可以分为公布令、行政令、任免令、嘉奖令等。

1.公布令。这是颁布法律、法令和法规时使用的令文。公布令正文比较简短，一般由颁布对象、颁布根据、颁布决定、执行要求4部分组成。颁布对象，指所公布的法规文件的名称;颁布根据，说明是经过什么会议通过或由什么领导机关批准的;颁布决定，即公布或批准的决定，一般有‚现予颁布(公布、发布)‛、‚ 现予公布施行‛等;执行要求，一般指公布的法规文件开始生效实施的时间要求。颁布令后面要附上所颁布的法规文件。

2.行政令。这是采取重大强制性行政措施时使用的令文。行政令的正文一般分为3个部分，即命令缘由(引言)、命令事项(主文)和执行要求(结语)。

命令缘由部分着重阐明发令原因，扼要写明发令的背景、形势和缘由，揭示发令的目的和意义，使受令方了解执行此令的重要性，增强执行命令的自觉性。

命令事项是命令的主体部分，也就是命令所要采取的重大的强制性措施。要分条款或分层次地写明规定事项、工作要求、方法步骤。文字要写得具体、肯定、简明、庄重，不作议论。使受令方一目了然，易于执行。

执行要求是命令事项的补充，对受令方提出要求和嘱咐。有的令文执行要求已在前面两部分讲明，也就不必再单独写这部分了。也有的命令的正文没有明显地分为三个部分，而是篇段合一的。

3.嘉奖令。这是上级对下级授予荣誉称号，表彰、奖励时使用的令文。嘉奖令的正文一般包括4个部分：优秀事迹、性质和意义，嘉奖项目、号召和希望。

优秀事迹部分是构成嘉奖令的依据和基础，主要写被嘉奖对象的英雄模范事迹。

嘉奖项目是嘉奖令的主要成份。要交代是什么机构或什么会议决定给予嘉奖，嘉奖项目是哪些。然后，要根据嘉奖对象的事迹，扼要地写出对受奖者的勉励和对大家的希望。撰写嘉奖令应注意：第一，嘉奖令并不常用，凡发令嘉奖的，必须是相当突出的英雄模范人物，其功绩显赫，影响甚大，足以效法、学习。第二，嘉奖今既要叙述事迹，又要议论意义，还要有号召力，这就要求注意语言的运用，要实事求是地概括，不能夸张渲染。

二、决定

决定：‚适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员。变更或者撤销下级机关不适当的决定事项‛。

决定是领导机关发出的，带有制约、规范、指导作用的下行文。各类决定的写法：

1.表彰决定：这类知照性决定，就是把决定事项简要地传达给有关单位，极少有要求执行的具体意见，它的内容比较单纯，主要是决定依据和

2 决定事项，即使有号召或者鼓动性的结尾，也很简短。在写法上往往开门见山，直接陈述，篇段合一，语句简练、明快。

2.处分决定的写法有所不同，应写受处分人的身份、错误事实、错误性质、根源、本人对错误的态度、处分内容等。

3.关于重大行动或重要事项的决定。这类决定用于安排较大范围的重大行动或重要事项，一经发出，震动较大。如：《国务院关于全面推进依法行政的决定》(国发“1999”23号)等。这类决定大都经过一定的会议讨论通过。它的写法更强调把道理说清楚、讲透彻，以便尽可能地统一认识，增强执行决定的自觉性。

三、公告

公告：‚适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项‛。公告可以分为三种类型。

第一类是向国内外宣布重大事项的公告。它通常以国家机关名义或者授权新华社向国内外庄重宣布某一重大事项。如宣布国家领导人的选举结果、出访、颁布法律、重要法令，公布重大科技成果等等。

第二类是宣布影响面很大的专门事项的公告。这类公告，是由有关职能部门，按法定程序发布的，有的也因涉外工作的需要而发布。如按《商标法》规定的注册商标公告，以及公布企业破产的公告，企业换证公告，质量监督公告等等。

第三类是向特定对象发布的公告。

公告内容单一，篇幅一般比较简短，标题可以写成三种形式：由发文机关、事由、文体组成;由发文机关、文体组成;只有文体这一要素组成，如(《公告》)。标题下可依公告单独编号。在公告的正文中，要简明扼要地写出公告依据、公告事项。结尾一般以‚现予公告‛、‚特此公告‛作结语。

四、通告

通告：‚适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项‛。通告文种各行政主管部门使用的比较多，时常见诸报端。如公安部门发布的车辆年检、交通管制的通告，工商部门发布的企业许可证年审的通告等等。

通告的标题大体有三种：一是由发文机关、事由和文种三部分组成;二是只有发文机关和文种组成;三是只写文种《通告》。通告的正文主要是针对某些事项作出规定或限制，成为告知对象行动的规范，要求遵循。因此，正文一般由目的根据、规定事项和要求三部分内容构成。正文之后，习惯以‚特此通告‛、‚此告‛等词语结尾。

拟制通告要注意三点：一要突出中心。通告常常带有法规的性质，要明确‚允许做什么和不允许做什么‛。力求简明易懂、有章可循、有规可依。二要体现方针政策。必须正确地把握方针、政策，熟悉有关事项的具体情况。三要通俗易懂，切忌语言含糊，公众难以理解。

五、通知

3 通知是使用得比较多的一种公文。通知大多是下行文，因而有一定的指挥、指导性。和其它下行文种相比，通知应用范围更宽，具有广泛性。大多数类型的通知对受文对象总是有所要求，提出需要执行或办理的事项，它虽不同于命令，但也有一定的权威性。通知还有明显的时间性，有些通知，如会议通知，只是在指定的一段时间里有效。

按《办法》通知可以分为批转和转发性通知，传达、要求执行、周知性通知及人事任免通知三种。我们在办理公文中发现一些地区和单位在使用通知时存在这样几个问题：一是标题繁琐。比如出现几个‚关于‛或‚通知的通知‛等情况;二是转发和批转性通知的按语部分文字过多或态度不明确;三是要求执行或周知性的通知的引言部分未能表明行文的目的和所依据的事由。因此，我们在拟制通知时应当注意以下几点：

1.标题。一般由发文机关、事由和文种三部分组成，只使用一个介词‚关于‛再加事由和通知即可。如：《××省人民政府关于印发 1997年国民经济和社会发展计划要点的通知》。另外，还要注意在标题中除引用法律法规和行政规章时可加书名号外，一般不加标点符号。在起草层层转发的通知时，要尽量把标题写得简明些。可以采取两种办法解决：一是对各个转发通知都提出了具体要求的，可以综合改写为一个新的‚通知‛，贯穿全部内容或主要精神。二是对非政策性文件，几个转发通知又无新要求的，可以减少中间层次，直接转发。如：关于转发市计委‚关于转发省计委‘关于转发国家计委办公厅《关于批转(<××日报>)发行工作会议纪要的通知》的通知’的通知‛，如果改写为：××市计委关于转发国家计委办公厅批转《××日报》发行工作会议纪要的通知，就简明多了。

2.批转和转发性通知。这类通知是针对被批转或转发的公文而发的，通知成了主件，原公文成了附件，正件、附件一起，组成了批转性或转发性通知。正文包括两个部分：转发对象和批注意见。转发对象要写明被批转、转发的公文名称及原发文单位。批注意见要写明对所转发公文的态度、意见和执行要求。批转性通知的批语和转发性通知的按语，可长可短，应看具体情况而定。有的照批照转，只极为简要地表明态度、作出评价、提出要求。如：‚省经贸委《关于1998年经济运行调控方案》已经省政府同意，现转发给你们，请认真贯彻执行。‛有的强调重点，在写明态度、评价和要求之后，再结合实际情况，对所转发公文的重要意义或者某一方面的精神，突出加以强调，以引起重视。有的补充完善，对所转发的公文除作出基本肯定外，还就其本身不够完善的地方作些补充、说明。但一般情况下，批语和按语不易过多，以免与转发、批转文件内容重复。

3.要求执行和周知性通知。引言部分一定要写清楚行文的缘由、意义、目的和所依据的法律、法规、政策。

4.要根据转发公文的不同情况，恰当使用习惯用语。如表态的‚同意‛、‚原则同意‛、‚基本同意‛等词语;提出要求希望的‚希遵照办理‛、‚请认真贯彻执行‛、‚请研究执行‛、‚请参照执行‛、‚供参考‛、‚请研究试行‛等词语。

5.任免通知。除法定机关的主要领导人外，其他任免一般采用‚通知‛。任免通知正文只写明经某级组织决定，任命(或免去)某人担任某项职务即可。有的还写明任期和待遇。

六、通报

通报：‚适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况‛。通报和通知都具有知晓性和指导性，但通知大都要求贯彻执行，具有一定的约束力，而通报只起引导、警戒、启发、教育和沟通情况的作用。通报可分为表扬性通报、批评性通报、情况通报等。

(一)表扬性通报：正文一般包括先进事迹及其意义、先进经验、表彰决定、希望和要求四个部分。

先进事迹是这类通报的主要内容。在直述式通报中，这部分内容直接在通报中叙述，写得详细些。在转述式通报中，这部分内容已出现在通报的附件中，就不必再重叙述先进事迹了，只须概括地强调或突出要点。直述式通报在介绍先进事迹时，应做到：第一，要把时间、地点、人物、事件、结果简明地交代清楚。第二，要实事求是，不能任意夸大、渲染。第三，要重点突出，涉及能体现先进的精神境界和突出通报中心的，就把事实写得详细些，无关紧要的可一笔带过或略而不记。先进事迹的意义和先进经验，是通报的主旨。着重表彰先进事迹的通报，应在介绍事迹的基础上，说明其意义。

表彰决定是写明领导机关对先进表彰奖励的决定，它通常写在通报的末尾部分。

希望和要求，既包括对被表彰者的勉励和期望，又包括对广大群众的号召和希望。这一部分要发掘先进的典型意义和时代精神，针对当时形势需要有感而发，力求符合实际，有针对性，概括、鲜明、不千篇一律。‛

(二)批评性通报：这类通报是通报中使用得最多的，它的内容除在一定范围内公布对某单位、某人、某事的批评处理外，着重是要从被通报的事件中吸取教训，以典型事例对群众进行教育，以防类似事件的发生。其惩戒作用十分突出。

这类通报，有的是批评错误、公布处分决定，行文较短。有的除批评错误、宣布处分外，侧重于分析情况，总结教训，指导改进工作，篇幅就要长些。这类通报写法和前一类大同小异，正文包括错误事实、根源和教训、处理决定、希望和要求四部分。

七、议案

议案：‚适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项‛。

议案格式比较简单，一般写明提请审议的事项名称、什么时间、什么会议讨论通过、目的、法定提交人和提交时间即可。

八、报告

报告：‚适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问‛。

报告种类多种多样，大致可分为工作报告、情况报告、答复报告、报送文件的报告等。

1.工作报告。这是用于汇报工作进程、总结工作经验、反映工作问题、提出工作意见的报告。这类报告是报告中应用最为广泛的一种。它的正文，一般包括基本情况、主要成绩、经验体会、存在问题、今后意见等几部分。格式上，每一部分可标出序数分项写，或列出小标题来写。

5 根据需要，工作报告可以写成综合性的，也可以写成专题性的。

综合性的工作报告，它是不同阶段、不同范围的全面工作总结或汇报。可以是各方面的综合工作，或者一个系统、一个部门的全面工作。

专题性的工作报告强调专一性，它是就某一项或某一方面的工作向上级机关所作的报告。它可分为总结经验的专题工作报告和研究工作的专题工作报告。前一类就是呈报上级的专题工作总结，它不需要答复，后一类通常是就落实、开展、加强、发展、改进、改革某项工作向上级作的专题报告。它不一定在工作结束后才写，常常是在工作进程中，待工作告一段落时写好，待上级答复、批转。

2.情况报告。这是对工作中的重大情况、特殊情况、新情况进行调查了解后，向上级作出的报告。它不需要答复、主要是让上级了解、掌握情况，以便根据情况采取措施，指导工作。向上级提出工作建议的报告，也属这一类。

3.答复报告。这是答复上级机关的查询、提问或汇报执行上级机关某项指示、意见的结果的报告。正文包括答复依据、答复事项两部分，写法比较自由。有的先写依据，后答复;有的边写依据，边答复。

九、请示

请示：‚适用于向上级机关请求指示、批准‛。请示可以分为三种类型。

第一种是请求指示的。对上级制定的方针、政策、法律、法令、法规、规章或某项指示有不同理解，希望上级明确解释，或者从实际出发需要对某项规定、制度、指示作出修订、补充。

第二种是请求批示、解决问题的。请求上级机关解决本单位的某些困难，或对本单位的某个问题提出处理意见请求上级批复而写的请示，就属这一类。

第三种是请求批转的。某职能部门针对新情况、新问题提出了解决的办法和措施，即因为不能直接要求平级或不相隶属的机关部门照办，而需要请求上级审定后批转有关方面执行，这样上报的请示，就属这类。这类请求批转的请示，容易同研究工作的专题报告混淆，写作时尤其要注意。

请示一般由请示事由、请示事项、结尾三部分组成。结尾常以请求语作结，习惯用的有‚以上意见是否妥当，请批示‛、‚妥否?请指示‛、‚当否?请批复‛、‚以上意见如可行(或如无不妥)，请批转有关单位执行‛等。撰写请示应注意：

第一，要控制使用，当用才用。必须办理而在自己职权范围内又不能解决，确实需要请示上级的才可行文请示。不要动辄请示，把矛盾上交。

第二，要一文一事为宜，切忌把不相关联的问题放在一个请示里，使上级无法批复，影响工作。

第三，要按级请示，确实必须越级请示的，也应同时抄送直接的上级机关。如果一项请示涉及不止一个上级机关，应当以主管此项请示的上级机关为主送单位，其他为抄送单位，避免职责不明，耽误处理时间。除领导直接交办的事项外，请示不要直接送领导者个人，也不要同时抄送同级和下级机关。

6 第四，它的格式也包括标题。正文和结尾，它的标题一定要写明事由，不能光写‚请示‛，以提请上级机关注意，及时处理。

十、批复

批复：‚适用于答复下级机关的请示事项‛。

批复具有针对性、权威性、鲜明性。它是对某项具体工作发表指示、意见，对受文的下级有约束力，特别是关于重要事项或重大问题的批复，往往有明显的法规作用。批复中对答复的问题应态度鲜明，观点明确，不能模棱两可，使人无所适从。

批复的正文分为批复根据、批复事项两部分。

批复根据，要极其简要地引述来文的请示事项，或引述来文标题，都是一句话就可以说清楚的。

批复事项是主要部分，要针对请示的内容，给予明确答复或具体指示。有些批复，不是简单地就请示事项表明态度，还应根据需要给予具体指示。

批复如果不同意下级的请示，则应简要说明理由，以利对方接受，及时作出相应安排。

撰写批复时应注意：

第一，批复要紧扣请示明确作答，不要答非所问，复非所求，节外生枝。有时以有关法规、文件精神为依据答复问题时，应写明引据出处，以备执行中查考。

第二，批复内容若涉及其他部门，起草批复时应同有关部门会签或商量，但不能互相推倭，造成公文旅行。

第三，批复一定要有明确的受文单位。有的在标题中就标明了受文单位。正文结尾可写上‚特此批复‛、‚此复‛，也可以不写。

十一、意见

意见：‚适用于对重要问题提出见解和处理办法。‛

意见是《办法》中新增加的文种。主要用于对重要问题提出见解和处理办法。从行文方向看可以是上行文，也可以是下行文。作为上行文，可用于向上级机关报请批转或转发有关事项。作为下行文，可用于领导机关或某些重要问题提出处理的方针、原则和措施、办法。

意见一般由引言、正文和结尾三部分组成。引言要写明提出意见的事由、依据和目的。正文部分是意见所提出的具体见解和措施办法，可采用小标题或围绕问题分条列项进行撰写。结尾，对贯彻意见提出具体要求。意见的标题由发文机关、事由和文种组成。

十二、函

函：‚适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项‛。

函的应用范围比较广泛，在上下级机关之间、平级机关之间或不相隶属的机关单位之间，涉及各方面的公务联系，都可使用。

较为正规的公函，格式可分为三部分：

开头，包括标题、编号和受文单位。标题可由发函单位、事由、文种组成。

正文是函的主要部分，要看不同用途来确定写法。去函要把商洽的原委、询问的问题、请求的事项、告知的情况等写清楚，以便得到对方的支

7 持、理解或回答。复函，要针对来件所询问的问题、商请的事项给予明确答复，不能含糊其词，模棱两可，不着边际。

结尾包括结束语及署名、日期。结束语如去函的‚为要‛、‚为盼‛、‚为感‛、‚为荷‛，复函的‚特此复函‛、‚此复‛等。也可不写结束语，正文写完即结束。

撰写函件应注意：

第一，要写的内容专

一、集中、中心突出，一般要一函一事。

第二，要有分寸。对上应尊重，对下应谦逊，对平行或不相隶属机关，应以礼相待。语气应力求平和、礼貌。要摒弃不必要的客套、无须讲的道理、空洞的套话。

第三，恰当使用习惯用语。十

三、会议纪要

会议纪要：‚适用于记载、传达会议情况和议定事项‛。

根据会议性质的不同，会议纪要可以分为办公会议纪要和其它专题会议纪要两大类。

办公会议纪要的标题，可写为会议名称加纪要。专题会议纪要的标题可写为事由加会议纪要。如：关于减轻农民负担问题的会议纪要。一般政府机关的办公会议、常务会议都有固定的文头。如：××省人民政府省长办公会议纪要、××省人民政府常务会议纪要等。正文可以分为两个部分。

第一部分简要叙述会议组织情况，可以写出会议时间、地点、主持人、出席人员、列席人员(办公会议的列席人员通常写在正文之后)等。若会议只有一个议题，可以写明专题研究讨论的议题名称。如：专题研究了农业问题等。

第二部分是写会议精神和议定事项，这是纪要的主要部分。办公会议纪要的这部分。可以写对议题的讨论情况、各种意见、建议、会议作出的决议、决定，布置的工作、任务，将要采取的措施和要求等。

若只有一个议题，常采用贯通式的纵式结构，不分条款。专题会议纪要也可采用这种写法;若多项议题，可依会议议程的先后顺序安排组织材料。

撰写会议纪要应注意：

第一，会议纪要是对所有会议材料的概括、综合和提炼，因此，要写好纪要必须做好处理材料的工作。要广泛搜集会议材料，全面掌握会议情况;要按照会议精神和领导工作意图，对材料进行分类和筛选;要对选用的材料进行分析和综合，围绕中心组织好材料。

第二，纪要篇幅不宜过长，语言要简明扼要。纪要常用第三人称进行叙述，如‚会议认为‛、‚会议强调‛、‚会议指出‛、‚会议号召‛、‚会议决定‛之类。

第三，会议纪要必须全面准确地反映会议情况和基本精神，其内容必须真实、准确。因此，会议记录人员一定要聚精会神，尽最大努力作好会议记录。

第三篇：行政机关公文都有哪些种类

行政机关公文都有哪些种类

要想回答公文种类，就有必要了解一下建国以来国家都颁行过哪些相关规章。1955年，中共中央批准了中央办公厅秘书局制定的《中国共产党中央和省(市)级机关文书处理工作和档案工作暂行条例》,并规定各省、自治区、市级党的机关可照此执行。这是新中国成立后党中央颁布的较早的有关公文的规章，该《条例》就文书工作的任务和组织、文书的规格和收发手续、文书的立卷和归档等相关内容作出了较为具体的规定，但并没有规定公文的种类。1981年，国务院办公厅发布了《国家行政机关公文处理暂行办法》，并从发布之日起开始施行，该《暂行办法》可以说是第一个以政府规章形式公布的国家行政机关有关公文处理的法律条文。《暂行办法》第二章专门就国家行政机关的公文种类作出规定，共包括9类15种，分别是命令(令、指令)、决定(决议)、指示、布告(公告、通告)、通知、通报、报告(请示)、批复、函，并就各文种的适用范围作出了详细规定，同时规定外交、军事、法律等方面的公文种类，由有关部门根据工作需要自行规定。1987年，国务院办公厅发布了《国家行政机关公文处理办法》，同时废止了1981年的《暂行办法》,1987年的《处理办法》在《暂行办法》的基础上，将会议纪要列入主要的公文种类，公文种类由9类15种变为10类16种。1993年，国务院办公厅经过修订重新发布了《国家行政机关公文处理办法》，该《处理办法》自1994年1月1日起施行，并规定“其他有关行政机关公文处理的规定，凡与本办法不一致的，以本办法为准。”1993年修订的《处理办法》规定行政机关的公文种类主要包括：命令(令)、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函和会议纪要，增加了适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项的“议案”，而“决议”和“布告”被列在了行政机关主要文种之外，同时对各文种的适用范围作了较大的调整。

2000年8月24日，国务院发布了《国家行政机关公文处理办法》，该《处理办法》自2001年1月1日起施行，1993年11月21日国务院办公厅转发、1994年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》同时废止。新《处理办法》的发布机关由国务院办公厅提升为国务院，是目前仍然执行的有关国家行政机关公文处理的行政法规。该《处理办法》在总则中强调，“行政机关的公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”新《处理办法》第二章第九条规定的行政机关的公文种类主要有：

命令

适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。

决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

公告

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

通告

适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

议案

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

批复

适用于答复下级机关的请示事项。

意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

和1993年的《处理办法》比较，“意见”被列入常用公文种类，“指示”则被排除在行政机关常用公文种类之外。

在日常公文处理过程中，经常会见到一些文种误用或者使用《处理办法》规定的主要文种之外的其它文种的情况。文种名称的确定与使用，应当严格按照《处理办法》的统一规定办理，更不可乱起名称，这样才能维护“具有法定效力和规范体式的文书”的严肃性，也有利于公文的归类和检索。

一是要严格依据制文机关的权限。比如“公告”，《处理办法》规定它适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。从这个简短的涵义上，我们已经体会到了它的份量。它的适用范围是“国内外”，适用的内容是宣布两种事项，一是重要的，二是法定的。由此我们不难理解，它的使用者不可能是一些部门(如地方上的金融、工商、税务、文教、物价、房管等管理部门)，也不可能是一些基层机关和企事业单位。而一般部门要公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项时，应当使用的是“通告”。又如“命令(令)”，行政机关“公布令”的制发者必须是具有制定和发布行政法规、规章权的国家行政机关，如国家行政法规的制发主体是国务院;“部门规章”由国务院各部门制发;“政府规章”即地方人民政府制发的规章，由省、自治区、直辖市以及省、自治区人民政府所在地的市和经国务院批准的较大的城市、计划单列市的人民政府根据法律、行政法规和地方性法规而制定。以上行政法规和规章均可使用“公布令”来发布。一些地区、部门根据行政法规、地方法规、规章而制定的不属于法规、规章的“类规章性文件”，不得使用“公布令”，而应用“通知”予以发布。再如“决定”，《处理办法》规定，“决定”适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。从适用范围来讲，比前两者广，政府相关部门在处理重要事项或作出重大安排时可以使用，但其核心是“重要”或者“重大”，除公布处分决定外(《处理办法》中仅在“决定”中涉及到处分)，一般应当谨慎使用。另外，一个问题是“函”的使用，这里所说的“函”是公文的种类，通常在文件标题中以“***关于***的函”的形式标明，而不是区别于一般文件格式的“信函式格式(通常文件编号中标有“函”字)”。《处理办法》明确规定，“函”适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。按这一规定精神，凡向与自己无领导与被领导、指导与被指导关系的主管部门请求审批事项，均应使用“函”这种文种。切不可因为自己有权审批某一事项(如经商办企业、贷款、用地、房产、减免税、办学及要钱、要物、要机构、要编制、要人员、要政策优惠等)，不问有无隶属关系，一律要对方写出“请示”，然后自己对其也以“批复”相待。这与《处理办法》的规定是格格不入的，要知文种本身体现着严格的政治权限。也许有些人会认为本部门与其他平行部门的职能处室具有指导与被指导的关系，可以使用“请示”和“批复”，但一般来讲，主送机关应当是具有法人资格的主体，在这种情况下，使用对待具有隶属关系单位的文种就很不恰当了。

二是要注意主要公文种类的关系和界限。现在还经常会听说或看到将“请示”和“报告”混为一谈的情况。《处理办法》明确规定，“请示”适用于向上级机关请求指示、批准;“报告”适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。这里的上级机关可以理解为有隶属关系或指导与被指导关系的上级机关，但请求和告知是两种公文类别，虽然在请示中一般含有对请示内容的说明，但只能使用“请示”这一个文种，切忌将两种文种混为一谈。在行文时间上，两者的主要区别是：“报告”是事中或事后行文，而“请示”是事前行文;上级对下级报送的“报告”，可做批示也可以不做批示，一切全由上级酌情处理。关于嘉奖和表彰，《处理办法》有三种文种可以使用，分别是“命令”、“决定”、“通报”。前文已经说过，“命令”是特定的国家行政机关才能依法使用的文种，一般以“嘉奖令”的形式出现，这里不再赘述;“决定”适用于重要或者重大的表彰事项，行政机关的部门可以使用，但表彰所涉及的内容应该是本系统的重要或重大事项;“通报”是行政部门最为常用的表彰文种，适用于行政机关或部门在处理一般行政事务时的表彰行为，可能由于过去“通报批评”常常连用，使部分人形成了“通报”是专门用来批评错误的文种，这种印象应当改变。实际上，“通报”可以用于三个方面，即：表彰通报、批评通报、情况通报。

三是要注意“红头文件”不可滥用《处理办法》规定以外的其他文种。计划、总结是机关日常事务中最常用的两种文体，但并不在行政机关主要文种的范围之内，常会见到有些机关用“红头文件”印制总结和计划。实际上法定公文以外的机关常用应用文，由于不属于法定的正式主要文种范畴，所以不能采用标准式的文件格式，也不具有独立行文的资格。正是基于这个原因，决定了总结、计划等常用应用文只能采用简便式的公文格式，即无版头、发文字号、主送机关、附件、抄送机关、盖章等项。它的正确格式是：标题、正文、成文日期。总结、计划等常用应用文在行文时，必须从法定公文文种中寻求一个文种来作为它的载体，载运着它来行文，采用的文种以“通知”为多，也可以由“命令”(下行时)或报告、请示(上行时)及函(平行时)来担任。究其原因在于，“计划”不是单一的文种，它是由“计划”、“设想”、“纲要”、“规划”、“要点”、“安排”、“方案”等文种共同组成的一个文体，叫做“计划性文体”。“总结”的行文属性是“中性”的，因此，在上报和下发时，都要从主要、正式文种中选择“报告”和“通知”做文件头，载运着“总结”分别向上和向下行文，切不可“天马行空，独来独往”。类似的还有“办法”、“条例”、“制度”、“调查报告”以及专用书信、便函等常用的应用文体或文种，行政机关在印发此类文种时，也要为其寻找一个合适的载体。比如本文所说的《国家行政机关公文处理办法》就是以“国务院通知”的形式公布的，而《太原市社会用字管理办法》则是以“市长令”的形式公布的。

关于公文处理，还有一些全国性的规章。1996年，中共中央办公厅印发了《中国共产党机关公文处理条例》，该《条例》规定的党的机关公文有14个文种，和行政机关合计为27个，其中9个是相同的，故党政公文的法定文种，亦叫“正式文种”、“主要文种”，合计为18个。和行政机关公文文种相比，减少了“命令”、“公告”、“通告”、“议案”，增加了“决议”、“指示”、“公报”、“条例”和“规定”，二者相同的9个文种的适用范围也十分接近。2000年公布的《人大机关公文处理办法》和2005年公布的《中国人民解放军机关公文处理条例》也分别就公文文种作出过相关规定，本文不作更多介绍。

第四篇：党政机关公文种类(15种)

命令公报公告通告决定通知通报决议请示批复报告议案意见函纪要

1.公报(公布重大决定事项 51个) 界定：《党政机关公文处理工作条例》指出，“公报”适用于“公布重要决定或者重大事项”。分析：自1958年11月召开的中国共产党八届六中全会以来，历次中央全会闭幕后，都会发布“会议公报”，公布会议召开的时间、出席会议的人员、审议通过的内容等。改革开放后，中央全会的会议公报越来越详尽。例如，开启改革开放大幕的十一届三中全会，会议公报近8000字，分为“全党把工作着重点转移到社会主义现代化建设上来”、“必须集中主要精力把农业尽快搞上去等五部分。

2.决定(决策部署重要事项 19个) 界定：《党政机关公文处理工作条例》指出，“决定”“适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项”。分析：改革开放以来，历届中央委员会召开的51次全体会议，审议通过了19个《决定》。其中，承担着经济发展和经济体制改革重大使命的三中全会，通过的《决定》达6个，5个锁定改革方面的大政方针。比如，十二届三中全会通过的《中共中央关于经济体制改革的决定》;十四届三中全会通过的《中共中央关于建立社会主义市场经济体制若干问题的决定》;十六届三中全会通过的《中共中央关于完善社会主义市场经济体制若干问题的决定》等。其他13个《决定》中，有5个《决定》也是对进一步深化改革做出部署。如十一届三中全会通过的《中共中央关于加快农业发展若干问题的决定(草案)》;十七届六中全会的《中共中央关于深化文化体制改革、推动社会主义文化大发展大繁荣若干重大问题的决定》。此外，还有6个《决定》对党建做出部署：十二届二中全会的《中共中央关于整党的决定》;十三届六中全会的《中共中央关于加强党同人民群众联系的决定》等。

3.决议( 讨论通过重大事项 9个) 界定：《党政机关公文处理工作条例》指出，“决议”“适用于会议讨论通过的重大决策事项”。分析：改革开放以来，历届中央委员会召开的51次全体会议，审议通过了9个《决议》。其中就包括在中国共产党历史上具有深远影响的重要文件——十一届六中全会一致通过的《关于建国以来党的若干历史问题的决议》。据新华网消息，该《决议》的起草中，曾经过全党高级干部4000人的讨论、政治局扩大会议的讨论、十一届六中全会预备会议的讨论等多次讨论和修改，反复征求、吸取各方面的意见后最后定稿。确定党的代表大会的召开时间等事项，也是中央全会的议题之一。该项议题形成的也是《决议》，例如十六届六中全会通过的《关于召开党的第十七次全国代表大会的决议》。

4.报告( 汇报工作反映情况 11个)界定：《党政机关公文处理工作条例》指出，“报告”“适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问”。分析：对违反党纪政纪的高层领导干部作出开除党籍等处分，也是全会的议题之一。对该项议题，改革开放以来，历次中央全会的程序多为中纪委向大会作审查报告。例如，十七届七中全会审议并通过了《中共中央纪律检查委员会关于薄熙来严重违纪问题的审查报告》、《中共中央纪律检查委员会关于刘志军严重违纪问题的审查报告》，确认中央政治局作出的给予薄熙来开除党籍、作出的给予刘志军开除党籍的处分。初步统计，51次全会中，中纪委向大会作了11个报告，其中有10个是审查报告。各次全会分别对许运鸿、石兆彬、李嘉廷、王雪冰等4人，作出了撤销中央委员会候补委员、开除党籍的决定;对徐鹏航作出撤销中央委员会候补委员职务，给予其留党察看二年处分;撤销康日新中央委员会委员职务;分别确认了中央政治局对陈良宇、杜世成、薄熙来、刘志军作出的开除党籍的处分。

5.意见( 提出处理办法 2个)界定：《党政机关公文处理工作条例》指出，“意见”“适用于对重要问题提出见解和处理办法”。分析：改革开放以来，历届中央委员会召开的51次全体会议，审议通过了2个《意见》，均锁定行政管理体制改革事项。包括十六届二中全会审议通过的《关于深化行政管理体制和机构改革的意见》;十七届二中全会通过的《关于深化行政管理体制改革的意见》。

■ 特殊情况

6.●建议下一个五年计划和国务院机构改革，以及修宪等重大事项，也是中央全会的议题。对于下一个五年计划和修宪，中央全会一般会审议通过相关建议。例如，十七届五中全会审议通过了《中共中央关于制定国民经济和社会发展第十二个五年规划的建议》;十六届三中全会审议通过了《中共中央关于修改宪法部分内容的建议》。

7.●方案对于国务院机构改革，中央全会则会审议具体的方案。例如，十七届二中全会就审议通过了《国务院机构改革方案》。

资料来源：中国共产党新闻网、新华网、人民网、《党政机关公文处理工作条例》。