摘要:行政公文是国家机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公文活动的重要工具。行政公文写作主体、客体、载体、受体的特点和思维过程,决定了行政公文的实用性、规范性、简明性特征。以下是小编精心整理的《行政公文文种选择论文(精选3篇)》，欢迎大家借鉴与参考，希望对大家有所帮助！
行政公文文种选择论文 篇1：
行政公文修辞的特征综探
摘要：行政公文是实施领导、处置公务、管理政务、加强联系、沟通信息的重要工具。本文着重从修辞要素着手，通过与一般文章修辞比较，概括出行政公文修辞的特点，这些特点主要表现为修辞主体的专任化、修辞动机的功利化、修辞语境的特定化和修辞手段的消极化。准确把握行政公文修辞的这些特点，对于行政公文写作来说极其重要。
关键词：行政公文 修辞 特征
行政公文是国家行政机关、人民团体以及各种企事业单位在行使法定职权和实施有效管理的过程当中形成的，应按规定程序办理并在法定的范围内使用，且具有法定效力和规范体式的公务文书。它是实施领导、处置公务、管理政务、加强联系、沟通信息的重要工具。从修辞要素的角度来看，由于行政公文直接应用于实际，作用于现实，与一般文章修辞相比，行政公文修辞有其突出的特点，概括起来有以下四个方面。
一、修辞主体专任化
修辞主体是指文章的撰写者。一般文章的撰写者往往是个人或者是个人之间的自由组合，通常是没有限制的。而行政公文的撰写者则是有着严格限制，行政公文的撰拟必须由指定的专人负责。这种撰拟上的专任化是由行政公文的特殊作用决定的。只要有行政公文存在，这种撰拟上的专任化就是不可改变的。因为只有这种撰拟上的专任，才能真正保证行政公文充分履行表述一个机关、团体和单位意见的职能。当然，撰拟上的专任绝不是指行政公文撰拟者仅仅只是一个人，而是包括了交办授意人、草拟执笔人、审核把关人、会签人、签发人等众多角色。不同的角色按照各自的职责，分别有所侧重地对行政公文的内容与形式进行斟酌、推敲和修改，共同对行政公文的质量把关。这里，每个角色都是修辞主体，他们的各种考虑和想法都要通过适当的语言形式体现出来。
二、修辞动机功利化
修辞动机是指其特定的目的或主旨。从行政公文的功能特征来看，行政公文的修辞动机显然带有极为强烈的功利化色彩。无论是小到一份函件，还是大到一纸命令，其谴词造句、篇章结构等都必须紧扣行文目的而定。进行修辞的各种努力都是为了正确传达行政公文作者的意图，增强行政公文的严肃性、科学性和权威性，更好地提高实际效用。当然，人们写其他文章也要运用修辞技巧，但是，无论哪一种文章体裁都不及行政公文修辞动机的直截了当。如文学作品当中的修辞主要是为了增强艺术形象的生动性，更好地来反映社会生活，实现其审美愉悦的目的。而行政公文修辞恰好相反，其动机的功利化，是它与生俱来的一大特征，也是它有别于其他文体的一项最明显的标志。认识和掌握这一规律，人们在写作和使用行政公文时，就会时时不忘联系实际，认清对象，辨明用意，有的放矢，切实做到有所为而作，而不至于脱离实际，主观臆断，闭门造车，写出一些毫无实用价值的文章来。例如：
2002年全国职业教育工作会议以来，各地区、各部门认真贯彻《国务院关于大力推进职业教育改革与发展的决定》（国发[2002]16号），加强对职业教育工作的领导和支持，以就业为导向改革与发展职业教育逐步成为社会共识，职业教育规模进一步扩大，服务经济社会的能力明显增强。但从总体上看，职业教育仍然是我国教育事业的薄弱环节，发展不平稳，投入不足，办学条件比较差，办学机制以及人才培养的规模、结构、质量还不能适应经济社会发展的需要。为了进一步贯彻落实《中华人民共和国职业教育法》和《中华人民共和国劳动法》，适应全面建设小康社会对高素质劳动者和技能型人才的迫切要求，促进社会主义和谐社会建设，现就大力发展职业教育作出如下决定。（《国务院关于大力发展职业教育的决定》）
这段话就是为了切合“大力发展职业教育”这一主旨，采用了欲抑先扬的修辞方法。“但是”之前是“扬”，其后是“抑”，较好地回答了“为什么要大力发展职业教育”的问题，这种用语的“抑扬结合”，不仅使语言逻辑严密，顺理成章，起到易被接受的效果，而且体现了辩证的观点，有利于全面认识事物。由此可见，行政公文选用什么样的修辞方式是受文章主旨制约的，它具有很强的功利化的色彩。
三、修辞语境特定化
修辞语境是修辞行为发生时所涉及到的场景或因素，它包括修辞行为的主体（交际者）特征、时空环境、角色关系等因素，也包括具体的上下文。任何一个修辞活动都是在具体的语言环境中进行的，行政公文也不例外。但与文学作品修辞的语境相比，行政公文修辞的语境由于行政公文特殊的社会地位和政治作用，具有明显的特定性，而文学作品修辞的语境由于要满足创造文学典型的需要，具有艺术化的特点，如交际时的时代背景以及具体的时间、地点、场合、对象等因素都是虚拟的。行政公文修辞语境的特定性主要体现在：行政公文中的作者（受文对象）在一般情况下是指依照我国宪法和有关法律、法规、决定等相关规定而成立的，具有法定的地位，能以自己的名义行使权利、承担义务的正式的行政机关、团体和企事业单位（告知性公文如通告等，其受文对象应囊括一定范围内的社会公众）。行政公文中的时空环境是指在不同时期和不同阶段中，党与国家方针政策的发展变化、不同部门对党和政府方针政策的执行情况。行政公文中的角色关系即行文关系，是指发文单位与收文单位之间的行政公文往来关系，这种关系是根据单位的组织系统、领导隶属关系和业务指导关系，以及各自相对固定的职权范围来确定的，一般分为上行公文、下行公文和平行公文。这种特定的修辞语境不仅决定了行政公文修辞方式的选择及其效果的好坏，而且决定了收文对象对修辞行为的理解和评价，如果修辞行为在上面任何一个方面出现不协调，就会产生负面影响。例如：
北京市人民政府
关于做好非典型性肺炎患者密切接触人员
医学观察及生活保障工作的通告
为了有效控制非典型肺炎疫情的传播，进一步做好非典型肺炎患者密切接触人员的医学观察及生活保障工作，根据《传染病防治法》、《传染病防治法实施办法》和有关法律、法规的规定通告如下：
一、非典型肺炎患者密切接触人员（以下简称密切接触人员），是指近期在生活、学习或工作中与非典型肺炎患者或疑似病人直接接触人员，或根据流行病学调查和现场情况由卫生防疫人员综合评定的其他人员。
二、密切接触人员应当在卫生防疫部门指定的地点接受医学观察，服从管理，配合卫生防疫部门医学调查。
（略）
特此通告。
二OO三年四月二十七日
以上实例是一则规定性通告，公文作者在制发公文时，充分考虑到了自身的主体身份，用词造句语气肯定，不容置疑，与政府机关的地位、职权相一致，显示出了决策的严肃性；考虑到了受文对象是社会上的广大群众，用词造句、朴实简明、通俗易懂，便于理解执行；考虑到了行文关系，没有大帽子压人，体现了对人民群众的关切之情；考虑到了当时的时空环境，用词造句特别强调行文依据，体现依法办事的特点。
四、修辞手段消极化
修辞手段是修辞活动得以完成的最终因素，也是修辞活动实现的表现形式，这些形式一定是借助于语言符号实现的，也包括借助于与语言符号有关的应用规则而实现的。由于修辞动机和修辞语境的不同，行政公文与文学作品在修辞手段的使用上有很大的不同。文学作品为了适应特殊的形象塑造和情感表达的需要，通常会充分利用一切修辞手段，特别是积极的修辞手段，如语言规则的变异使用、句子结构的不拘一格、词语选用的形象生动等，来增强文本的表现力。而在行政公文中，为了适应公务活动的需要，实现其实用的价值，修辞手段往往带有明显的消极化倾向。所谓修辞手段消极化是指在行政公文语体中一般不使用变异修辞，而是重在常规修辞上下功夫，力求行政公文主旨表达明白、准确，逻辑条理周密有序。行政公文的这一修辞特征主要表现在五个方面。一是结构简约稳定。即根据行文意旨采用合适的文种通行的结构形式来安排其篇章结构，结构层次的多少和顺序约定俗成，一般不轻易变动。二是表述纲举目张。即对所要表述的内容分段或分条列项，使人一目了然，逻辑条理清楚。三是句式单纯完整。即很少使用变式句，一般不使用疑问句，多用陈述句。四是词语庄重朴实。即语词一般采用通用语词和专业术语，排斥方言词语及描绘性词语，强调规范性，不追求个性化。五是辞格简明实用，一般不使用比拟、夸张、设问、反问等创造意境，描绘形象的修辞格，而是较多地采用对比、对偶、层递、排比等辞格，并在使用中与强化内容、揭示事物本质和表述观点结合起来，增强行政公文的真实性、朴实性和严肃性。例如：
国务院办公厅关于公开发布天气预报有关问题的复函
中国气象局：
你局《关于加强发布公众天气预报归口管理的报告》（国气发[1993]13号）收悉。经国务院同意，现将有关问题函复如下：
一、为保证向社会公开发布天气预报和灾难性天气警报的准确性，更好地为国民经济建设和保障人民生命财产安全服务，国家对公开发布天气预报和灾难性天气警报实行统一发布制度。由中国气象局管辖的各级气象台（站）负责发布，其他部门、单位及个人未经省级或省级以上气象部门同意，均不得向社会公开发布各类天气预报和灾害性天气警报。
二、其它部门所属的气象台（站）或机构，只负责向本部门发布专业天气预报。
三、通过广播、电视、报刊、电话等手段向社会公开发布的天气预报和灾害性天气警报，一定要利用气象部门提供的适时气象信息。
国务院办公厅
一九九三年七月一日
这份复函在结构安排上采用了总分条文式的形式，总说部分先引用来函的标题和发文字号作为复函的依据，然后表明对来函的态度“经国务院同意”，再用“现将有关问题函复如下”作为过渡语，承上启下，引出后面的分述。主体部分采用分条列项的方式，有针对性地、条理分明地写出复函的具体内容，层次清楚，逻辑严密。正文全部采用陈述句式，没有使用变式句。措词规范得体，语言准确简明，语气干脆利落，便于收文单位认真落实，掌握执行。函中没有使用任何积极修辞手段，体现了公文庄重严肃的特点。
综上所述，行政公文修辞具有诸多个性化的特征。作为行政公文修辞主体来说，要真正写好行政公文就要从整体上把握行政公文语体的基本特点和修辞规律，在公文撰拟、审核、制发的过程中，根据特定的行文规则，运用多种表达手段和技巧，对语言表述进行必要的调整和修饰，真正做到“立言得体”，切实提高行政公文效用。
参考文献：
[1]董小玉，蒲永川，梁多亮《现代实用公文写作》[M]第80页，西南师范大学出版社，2003年2月
[2] 杜纯梓《现代公文修辞论略》[J]，湖南广播电视大学学报，2001年6月
[3] 池昌海《现代汉语语法修辞教程》[M]第156页，浙江大学出版社，2004年□
作者：申晓伟
行政公文文种选择论文 篇2：
高校行政公文写作的要素分析
摘要:行政公文是国家机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公文活动的重要工具。行政公文写作主体、客体、载体、受体的特点和思维过程,决定了行政公文的实用性、规范性、简明性特征。
关键词:高校;公文;要素
国务院明文规定:“行政公文是国家机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公文活动的重要工具。”
高等院校也和一切党政机关、社会团体、企事业单位一样,公文是高校办理有关贯彻党和国家的方针、政策,制定规章制度,请示和答复问题,指导和商洽工作,报告情况,交流经验等公务所形成的具有一定体式的书面文字材料,它直接服务于学校的教学科研等各项工作。这就决定了高校公文具有:(1)领导和指导作用。公文是校党委和行政实现对各部门、单位的领导和某些工作的指导的重要保证。(2)公务联系作用。即上情下达,下情上报。(3)宣传教育作用。通过办文对师生进行思想政治教育,提高教育教学质量。(4)规范和制约作用。在有效的范围内将对学校各方面的工作和各种活动起着规范和制约作用。(5)凭证和记载作用。公文在完成它的现行作用之后,将立卷归档,成为文书档案,对以前的工作起到记载、凭证的作用,供以参考。
有效实现公文写作的规范化、制度化、科学化,对提高学校管理水平和教育教学质量有着非常重要的意义。
一、写作主体
1.1要素分析
行政公文的写作主体是制发公文的行政机关。公文是行政机关为行使行政职权而制发的,往往以机关名义或者是机关领导人的名义制发,即使以机关领导人名义制发的公文,也并不代表领导者个人,而是代表法定机关,体现法定机关的职权和意志。写作主体往往不是一个人,而是一个群体。一般公文写作都要经过领导交拟、执笔者撰写、部门审核、领导鉴发等环节。因此,公文写作在严格意义上不是个人写作活动,而是凝结着群体的劳动和智慧。代表行政机关负责执笔起草的文秘人员只是代机关立言。因此必须运用整体性思维,在写作过程中,充分考虑发文代表的机关或领导人、发文的缘由、发文的方式以及最终要达到的效果,了解并掌握各类公文的作用、格式、适用范围、写作特点,根据发文内容确定采用的文种,收集、阅读、研究有关的文件材料,拟出写作提纲,认真起草正文,反复检查修改,按照要求完成相应的写作任务。
1.2思维特点——换位思维
所谓换位思维,是指站在他人立场上,设身处地替他人思考的一种思维方式。在公文写作中,作为代言人,文秘人员要采取换位思考方式,就是说要站在被代言的政府机关的立场上去思考问题。公文写作往往要体现领导意图,这时公文撰写者需要站在领导者的角度通观全局、分析问题。只有明确自己代言的具体角色,了解这个角色的工作职权、工作目标,了解自己在公文撰写中主观能动性可以发挥的程度,才能进入并把握好角色,写好公文。
二、写作客体
2.1要素分析
行政公文的写作客体即行政公文的内容。行政公文在思想内容方面应该政策性强、针对性强、科学性强。政策性强指的是思想观点正确,准确体现党和国家的方针政策;针对性强指的是有的放矢、切中要害;科学性强就是反映工作的实际情况和客观规律,实事求是,能够及时指出问题、分析问题、解决问题,经得起时间和实践的检验。行政公文一般是传达贯彻党和国家的方针政策,发布行政法规和规章,施行行政措施,请示和答复问题,指导布置和商洽工作,报告情况交流经验等等,具有权威性,这些内容一经写进公文,就不能轻易改变。
2.2思维特点——策略思维
采用“策略思维”,就是要在明确自己的行文目的后,综合考量当时的政治气候,权衡政策法律环境,站在全局的高度来看待自己的意愿和要求,最大限度地吸收与之相关的信息,来修正和补充自己的决策和判断。为了最后实现自己的发文目的,在依法行政的大前提下,考虑为什么要说、说什么、怎么说、说了有什么效果,虑及时代发展进程和社会政治大背景对行文目标的具体影响,既要实事求是又要权衡取舍。文秘人员在接受写作任务后,首先要对写作客体进行深入的了解,以弄清工作或生产生活中存在问题的基本情况;然后要对这些情况进行深入地分析研究,以掌握其产生的原因和发展的规律,探讨解决问题的重要性和必要性;最后要在此基础上具体考虑如何开展工作或解决问题的要求措施。在行政公文写作中采用“策略”,就是更多地顾及现实存在的实事背景、政策背景、文化背景、经济背景、道德背景等等,对写作禁忌回避和化解,回应时代的召唤、社会的规范、群众的呼声,在发文目的与社会要求间进行综合平衡,以做出正确的写作决策。
三、写作载体
3.1要素分析
行政公文的写作载体即行政公文的格式、语言等。
3.1.1公文的格式
公文是内容和形式的统一体,一定的内容要用一定的形式来表现,一定的形式表现一定的内容。各类行政公文具有规范的格式,公文一般由标题、发文字号、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、抄送机关、附注等要素构成。
公文的标题应做到准确简要地概括公文的主要内容,并表明公文种类,即事由加文种(有的公文标题由发文机关、事由和文种组成)。根据2000年8月24日发布,2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》),可将国家行政机关的公文分为13种,分别为命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。这些文种各有用途,功能专一,不能混用。例如:请示适用于向上级机关请求指示、批准。而报告则不同,它适用于向上级机关汇报工作,反映情况,提出意见或建议,答复上级机关的询问。有的公文从内容上看是向上级机关请求指示或批准,却写成“报告”,有的部门还常在反映性或汇报性报告中夹带请示事项。还有两种不同的文种并用的情况。例如:将“关于……的报告”写作“关于……的请示报告”等。这些不规范的用法,在制作标题时要予以避免。
公文应当标注主题词。从不规范的公文来看,可以发现许多公文起草者只是简单的从标题中选择几个词了事,或者排列顺序上比较混乱。主题词的标引顺序应为“先标类别词,再标类属词,在标类属词时,先标反映文件内容的词,最后标反映文件形式的词”,主题词的选用可参照《国务院公文主题词表》,或者参照本行业试用的公文主题词表。
3.1.2公文的语言
公文语言必须规范、准确、简明、实用。公文表达方式以叙述、说明和议论为主,叙述要概括,注重简明性,说明要客观,注重条理性,议论要有序,注重逻辑性。
在用词上,行政公文的用词多为书面用词,少用口语词、方言词以及土语词,而且行政公文中有一套特定的专门用语,它们含义特定,用法固定。如开头常用“近查”、“电悉”、“函悉”、“请示悉”等词语;叙述缘由常用“为了”、“遵照”、“根据”等词语;表示经办常用“经”、“业经”、“已经”等词语;表示承转常用“据此”、“为此”等词语;表示祈请常用“请求”、“期望”、“盼予”等词语;表示态度常用“拟”、“准予”等词语;表示结尾常用“特此报告”、“特此通知”、“此复”等词语。最常见的错误是在公文中同时使用文种惯用过渡语和结尾语,如在开头和主体之间已使用“现通知(通告、批复、函复)如下”等过渡,结尾处又写上“特此通知(通告、批复、函达)”、“此告”、“此复”等惯用结尾语,造成语义重复。
公文介绍情况,阐明道理,实事求是,讲求实效,一般不用描写和抒情,不肆意刻画渲染,不用比喻、拟人、夸张等修辞手法。要求语意明确,不生歧义,褒贬得当,言简意赅。
3.2思维特点
3.2.1功利思维
功利思维是一种理性的思维,要求行为本身要有正面的利益效果,以对实施行为的后果作出理性判断为前提。行政公文具有法定效力和规范体式,具有极强的写作功利性。它的制发要坚持实事求是、精简、高效的原则。功利思维要求公文文种的选择要确实能够传达政令,准确表述行政意志,具有恰当的行文方向和行文目的。
3.2.2完形思维
完形思维就是由复杂混乱实现集中整合,清晰有序、有所选择、有所舍弃、语言文字形式成为完形思维过程中的决定性因素,语言文字是实现公文统一有序的工具,语言文字的广度和深度决定着写作思维的广度和深度。
四、写作受体
行政公文的写作受体一般就是公文的主送机关和抄送机关。行政公文对受文者有一定的强制性和约束力,行政公文一经发布,在法定时间和空间范围内,公文对受文者产生强制性影响,具有法定的行政约束力。
写主送机关时不仅要党政分开,机关与领导也不宜并用;但现行公文却常出现并用的情况,如“××处并××厅长”。
国家规定:“公文内容涉及有关机关的职权范围需其予以配合时,应抄送该机关”,“向下级机关或者本系统的重要行文,应当同时抄送直接上级机关”,“上级机关向受双重领导的下级机关行文,必要时应当抄送其另一上级机关”。
五、制约关系
公文文种与主送机关间有互动关系和制约关系。许多错用文种的现象,都是由于没有弄清这种制约关系所导致的。例如:如果向无隶属关系的业务主管部门请求批准某事项,那么就应该使用“函”;如果向上级请求指示、批准某事项,那么就应该使用“请示”。批复只用于答复下级机关的请示,如果是同级或不相隶属机关的询问和请求,或下级机关请示以外的文件,均不能使用批复。
写作系统四要素是相互制约、相互影响、联系紧密的统一整体。按照约定俗成的格式写作,文风朴实,条理清楚,用词恰当,语法规范,逻辑严谨,才能形成高质量的高校行政公文。
参考文献:
[1] 岳海翔.公文写作教程[M].北京:高等教育出版社,2005.
[2] 汪景寿,胡双宝.实用公文写作教程[M].北京:北京大学出版社,1985.
[3] 段建军,李伟.写作思维学导论[M].北京:中国社会科学出版社,2004.
[4] 胡蜂力.规范公文格式的现实意义[J].秘书之友,2007,(4).
[5] 杨江云.公文写作的实性思维[J].秘书工作,2005,(1).
作者：马 飞
行政公文文种选择论文 篇3：
中国内地行政公文文种变化规律与前瞻
摘要：从1951年到2006年的55年内，中国内地的行政公文文种体系先后有5次大的调整。其中调整比较频繁的是上行文种；从文种的增删和同一文种适用范围的调整，可以看出我国法制建设的进程和经济体制转变的轨迹。未来文种的设置会更多地考虑民众的喜好与否；下行文种将会逐步减少，行文方向不确定的通用文种将会逐步增多；法定文种会越来越多；对误用、错用文种的查处力度会逐步加强。
关键词：行政分文 文种 变化 前瞻
本文通过梳理中国内地55年来行政公文文种的变化情况，意在从中找出文种变化的轨迹，以便对当前的适用文种作出评价，并试图对未来的文种变化和走向作出预测。
1 公文种类的五次变化
1．1 五十年代的7类11种
1951年9月29日，由当时的中央人民政府政务院出台了中华人民共和国成立后的第一个适用于全国行政机关的公文处理规章《公文处理暂行办法》(以下简称《51•办法》)。该办法规定的公文种类有7类12种：1．报告、签报；2．命令；3：指示；4．批复；5．通报、通知；6．布告、公告、通告；7．公函、便函。
《51，办法》的特点和局限：
1.1.1 “报告”(含“签报”)的适用范围很宽
在全部7类12个文种里面，正式的上行文只有“报告”一种。其适用范围是：“对上级陈述或请示事项用‘报告’”。无论是向上级陈述情况还是请示事项，均用“报告”。
按《51•办法》的规定：“签报：为报告的另一种形式。为简便迅速地处理某些重要事项，由首长亲笔书写，直接送上级首长批答，不必经过普通公文手续，只签名不用机关印信。”
“报告”与“签报”的共同之处在于：都是上行文。
但不同的地方也相当多：
一是印制要求不同。“报告”一般要求正式打印，至少是正式缮写；“签报”则不打印，由当事人“亲笔书写”。在当时由于办公条件的限制，正式公文的打印颇费周折，不利于紧急公务的处理，“签报”的设置显然是为了弥补这一缺憾。
二是运转渠道不同。“报告”要经过公文处理的正规渠道进行运转，而“签报”“不必经过普通公文手续”。快则快矣，但也为后来一直困扰各级办公厅(室)的账外文件埋下了隐患。
三是用印要求不同。中国人与西方人在公文处理上最大的不同在于：中国人重印章，西方人重签名。“签报”在这方面倒与西方人趋同：“只签名不用机关印信”。因为这是在直接的上下级之间，互相认识笔迹，所以才这样规定。
内地的“签报”有点像香港行政公文中的“录事”，处理程序和写法都比较灵活。
1．1．2 “通知”的适用范围很窄，“通报”的适用范围很宽
按《51•办法》规定，“通知”的适用范围很窄：“对于使特定的机关或人员知道的事项用‘通知’”。
“通报”的适用范围很宽：“对于使各机关(不分上行、平行、下行)周知的事项用‘通报”’。“通报”在当时“不分上行、平行、下行”，即是一个行文方向不确定的文种。由于可以多方向行文，适用范围自然就宽。而“通知”只在“特定的机关或人员”之间运行，适用范围自然就窄。这与目前这两个文种的适用范围几乎相反。
按现行的规定，“通报”只限于“表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况”，行文方向也多是下行文，只有少量的“情况通报”才有必要晓谕各方。而“通知”的情况就更不同了，无论是“批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员”等都可用“通知”，已演变成目前文种系列里面负担最重、使用最频繁的文种之一。这几年，为“通知”减负、分流的呼声一直不绝于耳。殊不知在《51•办法》中，“通知”是最轻松的。
1．1．3 开“命令”分为载体令和实体令之先河
《51•办法》对“命令”的适用范围是这样规定的：“颁布法律、条例、通则、决定、规定、办法或任免、嘉奖、惩戒、通缉、赦免以及指挥行政等均用‘命令”’。
载体令是指那些用来“颁布法律、条例、通则、决定、规定、办法”的命令。在这里，一份完整的“命令”分为密不可分的两部分：即运载工具和运载对象。运载工具是指前面的令文部分，篇幅都比较短，令文本身虽然没有实质性内容，但可起到认可运载对象，赋予强制执行力的作用。
实体令是指那些用来“任免、嘉奖、惩戒、通缉、赦免以及指挥行政等”所使用的命令。与载体令相比：实体令本身有实质性内容，篇幅相对较长。
1．2 八十年代早期的9类15种
1981年2月27日，国务院办公厅发布了《国家行政机关公文处理暂行办法》(以下简称”《81•办法》”)。规定的公文种类有9类15种；1．命令、令，指令；2．决定、决议；3．指示；4．布告、公告、通告；5．通知；6．通报；7．报告、请示；8．批复；9．函。
与《51•办法》相比，《81•办法》的文种设置有以下特点：
1．2．1 将“命令”一分为三
《81．办法》将命令一分为三：即”命令”、“令”、“指令”。但从定义看，“命令”、“令”实为一种：“发布重要法规．采取重大的强制性行政措施，任免、嘉奖和惩戒有关人员，用‘命令’、‘令”’。那什么情况下用“命令”，什么情况下用”令”呢?这取决于两个因素：一是要看是实体令还是载体令，一般说来，实体令用“命令”，如《国务院关于实行棉花计划收购的命令》；载体令用“令”，如《中华人民共和国主席令》、《国务院令》等。二是看汉语表达的习惯，象特赦令、嘉奖令、通缉令，即使都是实体令，也不能称“嘉奖命令”、“通缉命令”，仍称“令”，
“指令”是从“命令”中新分出的，主要适用于“发布经济、科研等方面的指示性和规定性相结合的措施或者要求”。指令文种的出现，与当时计划经济体制的现时需要有关。它的适用行业限定得很具体：即用于“经济、科研”领域；它的内容也只限于当需要把“指示性和规定性”的“措施或者要求”结合在一起时，才能用到它。也正是因为这个原因，随着计划经济的退出，“指令”这一文种也就随之退出了。
1．2．2新增决定、决议
“对某些问题或者重大行动做出安排，用‘决定”’。在此之前并非不用“决定”，只是没有把它升格为正式文种而已。自《81•办法》把“决定”纳入行政公文的常用文种后，此定义至今也无大的变化。
“经过会议讨论通过、要求贯彻执行的事项，用‘决议”’。决议的寿命较短，《81•办法》开始增设，《94•办法》就被删除。虽然自《81•办法》后文种序列里有“决议”，但在实际工作中能用上“决议”的时候几乎没有。所以，在行政机关的已发公文里几乎很难找到“决议”的文例。原因很简单：按中华人民共和国宪法的规定，行政机关实行首长负责制，一般无须经过会议表决的形式即可做出决断，有“决定”就行，用不上“决议”。这是“决议”很快即被删除的主要原因。
1．2．3 从“报告”中辟出“请示”，删除“签报”
将《51•办法》中“报告”可“对上级陈述或请示事项”的义项一分为二：即“对上级陈述”仍归报告，把“对上级……请示事项”单独辟出，归人新设文种——“请示”。
对“报告”的定义也进行了修订，把“对上级陈述”改为：“向上级机关汇报工作、反映情况，用‘报告’。”这样就有两种报告：即向上级汇报工作的“工作报告”，向上级反映情况的“情况报告”。
“签报”的删除是意料中的事，因为它本来就不是一个正式的文种。但如果以为从此在机关工作中就不再有“签报”了，那就错了。事实上，作为处理公务的一种便捷方式，“签报”在很多机关至今还在延用。
1．3 八十年代后期的10类15种
1987年2月18日，国务院办公厅发布了《国家行政机关公文处理办法》{以下简称“《87•办法》”)。规定的公文种类有10类15种：1．命令(令)、指令；2．决定、决议；3．指示；4．布告、公告、通告；5．通知；6．通报；7．报告、请示；8．批复；9．函；10．会议纪要。《87，办法》将《8卜办法》中的9类)5种调整为10类15种。主要特点有三：
1．3．1 “会议纪要”升格为正式文种了
“会议纪要”早已是机关工作中常用的文种，将其升格为行政机关的正式文种，始于《87•办法》。
1．3．2 “命令”与“令”合二为一了
将《81．办法》中的”命令”、“令”两个文种合并为“命令(令)”，即只有一种。适用范围也调整为：“发布重要行政法规和规章，采取重大强制性行政措施，任免、嘉奖有关人员，撤销下级不适当的决定等，用‘命令(令)”’。
变化之处在于：将载体令的适用范围限定在“发布重要行政法规和规章”的范围内，从中透出加强法制，依法行政的信息：增加了“撤销下级不适当的决定”的义项，对中下级行政机关依法行文是一个有力的督促。
1.3．3 “指令”的适用范围更宽了
《87•办法》把指令的适用范围由“发布经济、科研等方面的指示性和规定性相结合的措施或者要求”改为“发布指示性和规定性相结合的措施或要求”。这样，指令的适用范围就不限于“经济、科研”领域，只要是“指示性和规定性相结合”的下行文，都可用“指令”。
1．4 九十年代的12类13种
1993年11月21日，国务院办公厅发布了新的《国家行政机关公文处理办法》(自1994年1月1日起施行，以下简称“《94•办法》”)。规定的公文种类有12类13种：1．命令(令)；2．议案；3．决定；4．指示；5．公告、通告c6．通知；7．通报；8．报告；9，请示；10．批复；11．函；12．会议纪要。
《94•办法》的特点有二：
1．4．1 新增“议案”
议案“适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项”。随着民主与法制的逐步健伞．为规范行政机关向同级人大机关的行文，新增“议案”这一专用文种是非常必要的
1.4．2 “‘报告’中不得夹带请示事项”
《94•办法》增设“，报告’中不得夹带请示事项”的专项规定。是想从根本上把“请示”从“报告”中分离出来。是“报告”，就不能夹带请示事项；一旦夹带了请示事项，就不再是“报告”，而是“请示”，是带有报告成分的“请示”。实践证明，随着这一规定的贯彻实施，“报告”与“请示”不分或混用，误用的现象已大为减少。
1．5 面向新世纪的13类13种
2000年8月24日，国务院发布了新的《国家行政机关公文处理办法》(自2001年1月1日起施行，以下简称“《01．办法》”)。文种有13类13种：1．命令(令)；2．决定；3．公告；4．通告；5．通知；6．通报；7．议案；8．报告；9．请示；10．批复；11．意见；12．函；13．会议纪要。
《01•办法》的特点有二：
1．5.1 新增一个可多方向行文的文种——“意见”
《01•办法》删除了“指示”，增加了“意见”，仍是13种。
对“意见”的定义是“适用于对重要问题提出见解和处理办法”。因增设了“意见”，就删去了原《87•办法》中“报告”中适用于“提出意见或者建议”的内容。
“意见”的特别之处就在于：其行文方向是不确定的。如果需要，上行、平行、下行都可以。为了规范”意见”的使用，国务院办公厅曾在《01，办法》即将施行之际，于2001年月1月1日出台过一份重要的文件，即《国务院办公厅关于实施(国家行政机关公文处理办法)涉及的几个具体问题的处理意见》(国办函[2001]1号，以下简称《处理意见》)，对“意见”的行文方向和适用范围作出了明确的界定：“‘意见’可以用于上行文、下行文和平行文，应按请示性公文的程序和要求办理。……上级机关应当对下级机关报送的‘意见’作出处理或给予答复。作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行。无明确要求的，下级机关可参照执行。作为平行文，提出的意见供对方参考”。
1．5．2 将特定文种与特定格式联系起来
《01•卜办法》关于公文的格式除仍旧设一专章外，还在第十一条专门规定：“公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行”。(CB／T9704—1999，以下简称“《公文格式》”)。《公文格式》将全部公文文种分为普通格式和特定格式两大类。划归特定格式的文种有三个：“信函”、“命令”、“会议纪要”，并对这三个文种必须适用的格式予以特别的规定。一旦选择了某个文种，就要绑定与这个文种相适应的特定格式。即文种一变，格式就要跟着变。
2文种变化的特点和局限
2.1 上行文种的适用范围一直处在调整之中
《51•办法》中规定的正式上行文只有“报告”一种。因为”对上级陈述或请示事项”都只能用“报告”，在具体的公文处理实践中就带来了许多不便，也为后来的“报告”与“请示”不分埋下了隐患。在实际工作中，有些“报告”是为了向上级陈述工作，无须上级批复；有些“报告”则是为了向上级请示事项，上级必须批复。因文种都叫“报告”，上级如不细阅全文，压根就弄不清某份“报告”是无须批复还是必须批复，不但增加了上级的阅文负担，而且容易耽误对一些紧急事项的批复，不利于机关工作效率的提高。
针对“报告”使用中存在的问题，从《81•办法》开始，即正式把“请示”从“报告”中辟出。这样正式的上行文就有“报告”和“请示”两个文种。但在实际工作中，“请示”与“报告”混用，用“报告”或“请示报告”代替“请示”的现象仍屡见不鲜。这一方面是因为《51•办法》中关于“报告”中包含“请示事项”的规定已执行了30年，其影响一时难以消除；另一方面是因为：如果在向上级报告工作的同时，又须就此向上级机关请求指示或批准，适用“报告”还是适用“请示”?
针对这种情况，《94•办法》又增没了“‘报告’中不得夹带请示事项”的专项规定，但新的问题又出现了：即要求上级批转的上行文适用“报告”还是适用“请示”?因“报告”都是无求于上级的，而“请示”是有求于上级的。既然要求上级批转，肯定是有“请示事项”，应该用“请示”，但”请示”能不能被上级批转?因为从理论上说，与“请示”对应的文种应该是“批复”。关于“请示”能否批转的问题，学术界争论很激烈，谁也说服不了谁。在公文处理实践中更乱，不同的机关有不同的做法，同样是要求上级批转，有的机关写成“请示”，有的机关写成“报告”。甚至在同一个机关的不同时期，不同的承办人之间也有不同的处理方式。
《01•办法》增设“意见”为正式文种后，在请求上级批转适用文种的问题上找到了一个解决的办法，即既不用“请示”，也不用“报告”，都改用上行的“意见”。从《01•办法》运行五年多的公文处理实践来看，请求上级批转适用“意见”的设计，效果还是不错的。
2．2 丈种的增删与调整与法制建设的进程和经济体制的转轨基本同步
随着民主与法制的逐步健全，从《94•办法》开始，出现了专门用于行政机关向同级人民代表大会及其常务委员会提请审议事项的专用文种——“议案”；随着在行政机关全面推行首长负责制，“决议”文种从《94•办法》开始被行政机关摈弃；《01•办法》在“命令(令)”的定义中更是强调“依照有关法律公布行政法规和规章”，即行政机关在出台诸如条例、规定、办法等一些规范性文件的时候，必须依照有关法律法规的规定来行使权力，不能越权行文，更不能违法行文。
随着经济体制的转轨，原本计划经济色彩很浓的文种，如“指令”，也从《94•办法》中消失了。计划经济时期纵向行文多，而市场经济时期横向行文多。为了适应这种变化，除了“函”这一文种一直保留外，从《01•办法》开始，“意见”也可“作为平行文”使用，“提出的意见供对方参考”，以顺应横向行文越来越多的需要。
2．3 对文种适用范围的强制性纠错和考核体系一直未能建立起来
在目前的公文处理实践中，误用、混用文种的现象仍时有发生。特别是在中下层行政机关，问题更突出一些。比如从《01•办法》开始，“意见”已是一个独立的文种，无论上行、平行还是下行，直接用”意见”发出就行了。但不少机关在制发下行“意见”时，却偏要再为“意见”加一个载体，用“印发‘意见’的‘通知”’发出。文种使用之所以会出现种种失误，原因很多，但最主要的原因，是没能建立起一整套强制性的文种纠错和考核评审体系。即使错用、误用文种，只要没有造成重大失误，就无须承担什么责任。由于错用文种无须付出成本，自然就很难引起各级行政机关和工作人员的重视。
3 文种变化规律与展望
公文文种随着社会的发展变化而发展变化。不同的社会，不同的历史时期，具有各不相同的文种体系。有些文种消失了，有些文种出现了，有些文种合并了，有些文种分化了，乍一看令人眼花缭乱。但仔细梳理，还是有规律可循的。
3．1 文种的设置会更多地考虑民众的喜好与否
未来是一个开放性的社会，公文与民众的关系会越来越密切。随着网络技术的发展，各级政府门户网站的开通，公文已从庙堂之上走人民众之中。顺应民意是政府的基本考虑，在文种的设置上会更多地考虑民众的喜闻乐见。比如，目前在干部考核、项目评审，职称评定等工作中常用的“公示”，就极有可能升格为一个正式的文种。原因就在于，“公示”在汉语中官方的色彩不浓，容易拉近政府机构与民众的距离，能较好地彰显政府的亲民意愿。
3．2 下行文种逐步减少，行文方向不确定的文种会逐步增多
在现行的行政公文文种体系里，比例最多的仍是下行文。以现在适用的《01•办法》13类13种为例：
上行文：报告、请示、意见(要求上级批转时)、议案(提请权力机关审议时)，共4种。
平行文；函、意见(不相隶属的机关之间互相征求意见，或提出意见供对方参考时)，共2种。
下行文：命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、批复、会议纪要、意见(要求下级机关遵照执行或参照执行时)，共9种。
不难看出，下行文种太多，平行文种太少，是不争的事实。但与25年前《8l，办法}的9类15种相比，就会发现其中的差异：
上行文：报告、请示，共2种。
平行文：函，共1种。
下行文：命令、令、指令、决定，决议、指示、布告、公告、通告、通知、通报、批复，共12种。
可以预料，随着下行文种的逐步减少，一些行文方向不确定的文种会逐步增多。《01•办法》中关于“意见”的设置就是一个信号。由于文种的行文方向不确定，就淡化了机关单位之间的等级色彩。这种在文种使用上的平等意识，会被越来越多的人所接受。
3．3 法定文种会越来越多
针对文种使用的随意性，一些规范文种使用的法律法规已陆续出台。
《中华人民共和国立法法》 ”第六十一条规定；“行政法规由总理签署国务院令公布。”第七十六条：“部门规章由部门首长签署命令予以公布。地方政府规章由省长或者自治区主席或者市长签署命令予以公布。”据此，凡属发布政府规章，都应依法使用“命令”。如再用“通知”发布政府规章，就属文种违法了。
自2002年1月1日起实施的《行政法规制定程序条例》(国务院令第321号)和《规章制定程序条例》(国务院令第322号)对行政法规和行政规章的适用文种做出了明确的规定：”行政法规的名称一般称：条例’，也可以称‘规定’、‘办法’等。国务院根据全国人民代表大会及其常务委员会的授权决定制定的行政法规，称‘暂行条例’或者，暂行规定”’。
“规章的名称一般称‘规定’、‘办法’，但不得称‘条例”’。
3．4 对错用、误用文种的查处力度会逐步加强
自2002年1月1日起实施的《法规规章备案条例》”，在第三条就明文规定：“法规、规章公布后，应当自公布之日起30日内”依照有关规定报送相关部门备案，对报送备案的法规、规章要依法进行审查。按《法规规章备案条例》的规定：“国家机关、社会团体、企业事业组织、公民认为地方性法规同行政法规相抵触的，或者认为规章以及国务院各部门、省、自治区、直辖市和较大的市的人民政府发布的其他具有普遍约束力的行政决定、命令同法律、行政法规相抵触的，可以向国务院书面提出审杳建议，由国务院法制机构研究并提出处理意见，按照规定程序处理”。
在文种纠错方面，党委机关已开始行动。据媒体报道，中共南充市委办公室于2004年11月22日印发了《中共南充市机关公文处理规则(试行)》和《中共南充市机关公文处理差错责任追究制度(试行)》，对公文文种、公文格式等内容作出了严格的要求。若出现差错，将被追究有关责任，并列出了26种视为差错的具体情况。差错追究的方式包括：给予党纪、政纪处分及移交司法机关等。差错经两次以上纠正但仍犯类似错误的，还将从重追究。可以预料，这种公文差错责任追究制度，必将被行政机关所效仿。
随着与公文处理相关的法律体系的完善，监督审查体系的多元化，依法行文的意识将进一步得到强化，公文文种使用的随意性将最终被杜绝。国务院在《01•办法》中提出的公文处理“规范化、制度化、科学化”的目标也一定会实现。
(作者单位：郑州大学文学院)
作者：夏海波