大学档案馆自身文化建设探析

2022-09-11

大学是以人才培养、科学研究、社会服务、文化传承与创新为主要功能的独特社会组织。大学文化是大学在长期办学实践基础上, 经过历史的积淀、自身的努力和外部的影响, 逐步形成的一种独特社会文化形态。大学档案作为学校发展历史的积淀和原始记录, 有着与生俱来的文化内涵与品格, 而置身文化氛围浓郁大学中的大学档案馆, 无疑在传播大学文化中担任了重要角色。大学档案馆是大学内部独立的档案事务管理机构, 除行政职能外, 其文化职能主要是通过传播、发展和研究大学档案文化, 为广大的校内外公众提供丰富的信息资源和服务。我国大部分高校均为建国后成立, 和百年老校相比, 历史文化稍显欠缺, 教育发展经历较为相似, 虽然档案工作整体较从前有了很大发展, 但在档案文化建设方面还稍显落后, 如何综合提升此类大学档案馆的自身文化内涵建设, 本文从以下几方面进行一个浅显的探析。

一、积极研究和开发档案资源, 编写多种形式的研究资料, 传承学校历史文化。档案是历史的真实记录, 新时期的档案工作, 除了存史, 还要树立开放观念, 主动对尘封的档案资源进行深层次总结研究, 挖掘更多有价值的信息, 宣传学校历史文化。可以通过以下具体做法开展:一是主动做好学校校史的研究和考证工作。通过对馆存档案资料进行详细查看, 深度研究, 精准确定学校历史事件发生的时间、过程和结果, 对于原貌无法确认或缺失的环节, 可通过关联信息进行多方核实, 收集相关资料, 进一步确定学校历史的真实性和可靠性。二是编写学校年鉴及大事记, 通过全面、系统、准确地记述学校每一年的发展状况, 为学校未来决策、查史、写史提供参考。三是通过分析档案利用内容及学校开展的单项工作需要, 有计划地组织编写系列档案资料汇编。资料编写的方向可以多层面开展, 学校层面的如:组织机构沿革、基础数据汇编、干部任免、机构设置、科研成果、职称评审、学科发展沿革等;个人层面的如:教授名录、优秀毕业生、学校师生个人参加过的高级别科技创新大赛汇总等;社会层面的:报纸杂志网络刊发的宣传报道、优秀校友事迹等。四是积极参与或制作各类图片展览。如利用馆藏照片, 制作档案馆馆藏图片展, 从历史的角度让更多的师生、校友了解学校的发展历程, 进一步激发全校师生员工拼搏奋进的斗志和校友爱校兴校的热情。

二、提高档案服务文化意识, 用实际行动, 展现大学档案人员高品质的文化素养。大学文化内容丰富多彩, 其中行为文化是不可或缺的一个文化方面, 主要通过大学里的管理者、教师、学生来集中体现, 通过约束、规范的群体行为来塑造一个积极向上的良好大学文化氛围。围绕这一目的, 大学档案馆应从“服务”文化进行定位, 围绕“服务育人”开展一系列工作。通过各种开发和激励措施, 使档案工作人员不断提高知识素质、能力素质、道德素质、勤奋素质、心理素质和身体素质, 将个人目标与学校发展目标结合起来, 形成合力, 营造团结协作、互帮互助的温馨氛围。首先是档案人员要保持良好的精神面貌, 好的心情, 才能使服务双方互益。如在日常工作中, 通过开展高情商素养培训活动, 使档案人员意识到予人玫瑰手有余香的道理, 无论到档案馆的是老师还是学生, 熟人还是陌生人一律一视同仁, 均提供热情服务, 必将无形中提升学校的对外形象。其次档案人员要有主动服务学校各项中心工作的积极意识。要主动关注学校每年的工作计划、中长期规划、重要工作的检查、评估和部署等信息, 从档案工作角度分析其内容, 提前准备好有可能需要的档案资料内容, 为学校的各项活动顺利开展保驾护航。再次是要重视民生档案的利用, 服务要体现的更加贴心和快捷。随着社会的发展进步, 需要档案馆提供的佐证资料种类越来越多, 服务项目和查询方式应与时俱进。目前大学档案馆的个人查询服务内容主要是出国、就业、学历认证、考研、职称评聘、工资待遇、科研项目专利申请等, 且查询量逐年递增, 档案人员除了要提供最耐心、细心的服务外, 还应多为利用者考虑, 针对出现的新情况进行及时调整, 以最快的速度解决问题。如全国开展的干部档案审核, 有些毕业生的档案里缺材料或需要提供证明, 可根据该事因设计证明模板。档案查询方式在确保安全的情况下, 除了提供现场查询外, 还可提供电话查询、邮件查询、到付快递、网上查询。

三、努力提高档案馆环境文化建设, 使档案文化建设成为学校文化宣传教育的主阵地。档案馆环境文化建设可分为内部环境文化建设和外部环境文化建设。所谓内部环境即档案馆内部的环境文化布局和展示, 档案馆既是一个行政管理服务部门, 同时也是一个文化宣传场所, 通过展示形式多样的档案文化内容, 营造出丰富多彩的文化氛围。如可以精心设计档案馆馆徽、凝练馆训;制作档案文化墙, 把档案馆概况、学校档案发展史、大学历史沿革、取得的重要成果、历史照片、办学理念、校训等展示出来;安装电子显示屏滚动播放学校各类宣传片;根据馆藏档案优势, 建立小型特色档案陈列展览;馆舍布局合理, 查询台、等候区等办公环境温馨、舒适。档案馆外部环境文化建设分有形文化建设和无形文化建设。有形文化建设可以是有固定场所的校史馆;可以是利用校庆、档案日、开学、毕业等学校重要活动日, 在校园里或校园外实地开办不同内容的档案文化宣传活动;无形文化建设主要是利用现代科技手段, 通过档案馆网页、广播、新媒体等平台开展的档案文化宣传, 该类宣传面广、受众多, 且文字内容融合时代气息, 语言措辞接地气, 形式喜闻乐见。

四、扩大档案收集范围和种类, 丰富档案信息资源, 为学校发展积淀文化。一份材料变成档案就代表成为历史, 每一天都是未来的历史, 如何将重要有价值的信息资源保存下来, 需要我们档案人员用发展的眼光去寻找。档案人员要走出办公室, 多看多了解, 多走访多调研, 把反映学校发展进步的各方面的档案材料收集齐全, 规范整理, 更好地发挥档案存凭、留史、资政、育人的作用。首先应长期坚持开展档案调研工作, 不定期修订《归档范围》。时代在进步, 制度在变革, 机构在调整, 档案人员应紧跟学校实际变化, 深入学校各部门走访调研, 加强业务指导, 了解其工作内容及归档情况, 及时解决存在的问题。这样既可提高档案收集力度, 又可获得第一手档案资料信息, 同时为修订学校归档范围提供重要依据。其次, 档案馆除收集传统纸质档案外, 还应收集其他载体类档案资源。如电子档案、实物档案、声像档案等等。最后, 档案馆应加大对数字档案室建设的投入。文化是具有时代特征的, 档案文化资源同样如此, 随着科技的快速发展, 未来产生的档案更多的是电子产品, 虽然目前大家都认知到了档案信息化建设的重要性, 但大部分档案馆在这项工作上还处于摸索阶段, 因此加大人力、智力、财力、物力的投入非常有必要, 应该将该项工作列为档案馆建设的重要发展目标。

五、加强档案制度建设, 为档案文化保驾护航。我们常说无规矩不成方圆, 制度建设对任何一个单位来说都至关重要。针对档案馆的工作性质, 制度内容涵盖了法规性、管理性和业务性, 三者缺一不可。首先, 从国家出台的《档案法》等一系列档案法律法规可以知道, 档案馆作为大学的档案事务管理机构是依法开展工作的, 具有法规性的档案规章制度是全校所有部门和教职员工必需遵守执行的, 因此在制订上要力争全面、准确、科学。其次, 要努力提高档案馆内部管理制度建设的质量和水平。制度建设关键是要管用、可行, 并非一成不变, 要适应新形势新任务的要求, 针对一些容易出现问题的环节和工作中存在的漏洞, 建立健全科学合理、具体实在、切实可行的档案管理制度, 使档案人员各司其职、各执其责, 形成一个团结协作、目标明确、具有开拓创新精神的优秀团队。最后, 要特别强调档案业务类制度的贯彻执行, 作为档案管理人员必须将业务知识吃透, 在工作中熟练地运用。提升业务能力除了理论与实践相结合外, 还可参加形式多样的专门业务培训。

摘要：为更好的发挥档案工作在大学文化传承中的作用, 以高校档案馆为研究对象, 从历史文化研究、档案服务、档案环境建设、文化积淀、制度建设五方面进行探析, 以实现档案馆自身文化内涵建设的综合提升。

关键词：大学,档案馆,文化建设