环卫数字档案的收、管、用探析

2022-09-12

随着城市化进程的加快, 人们对于城市生活提出了更高的要求。作为环卫档案管理部门, 如何通过档案信息来搞好城市市容环境卫生工作, 适应现代城市发展需求, 就是当前急需解决的问题之一。而环卫数字档案管理的完善, 离不开环卫数字档案的收集、管理与利用。

一、城市建设中环卫档案的地位与作用

档案作为国家机构、社会组织以及个人在各个领域当中重要活动的历史记录, 是对人类社会活动的真实反映, 同时也是对历史的见证。作为城市生活链条的终端, 环境卫生工作紧密地联系到城市生活的各个方面, 其工作水平和工作质量直接反映了一个城市的整体生活水平。作为城市环境卫生的原始记录者, 环卫档案是历史的凭据, 作为智慧的结晶, 在城市建设中发挥不容忽视的作用。通过档案记录的历史数据, 可以对城市垃圾投放点的不足之处加以分析, 建立优化机制, 才能够服务城镇居民的日常生活, 同时也有利于垃圾处理水平以及综合利用水平的提升。

二、收——认真收集, 规范环卫数字档案工作

第一, 明确环卫数字档案的收集范围。环卫部门应该根据环卫系统本身具备的信息化特性, 根据档案归档的范围要求, 制定出与之相配套的保管期限表和归档范围。收集的范围主要包含了现存的数字化档案与图片;在收发电子文系统中的电子文件;各个科室在政务网中所产生的办事指南和工作信息;网上的审批流程、依据和相应的结论;在线监测系统中, 对于污染源重点监管的监测数据;人气环境、重要地理位置的监管;环卫单位的人事管理材料和资产管理材料;各种类型的音像、视频、图表等多媒体资料等等。第二, 明确环卫数字档案的收集方法。在开展环卫数字档案收集工作之时, 管理部门应该做好充分地调研和论证, 在设计环卫数字档案管理软件时要兼顾开放性和兼容性原则, 并且还能够为今后调整数字化档案的范围预留一定的想象空间。收集手段可以利用计算机网络直接获取, 通过相应的软件, 由档案工作人员进行逻辑归档, 然后再按照规定做好备份与物理归档处理。严格执行双轨制度, 确保纸质档案可以同数字档案一一对应。

三、管——强化管理, 规范环卫数字档案工作

开展环卫数字档案的保管工作, 不仅要明白数字档案载体本身所具备的特殊性, 同时还应当兼顾环卫档案的重要性, 其中心在于防止非法更改数据以及数据信息丢失的出现, 确保数字档案持续性的使用以及长期性的安全可靠。为了方便管理, 环卫档案管理部门应该建立相应的信息数据库, 确保其分类的科学性、功能的齐全性、管理的合理性。比如:环卫数字档案的操作人员, 应该做到安全的上网操作, 严格管理自己使用的档案信息登录账号和密码;未经过杀毒的U盘、硬盘等, 不得直接点击打开使用。

四、用——注重利用, 规范环卫数字档案工作

环卫档案信息化的目的在于充分地利用环卫数字档案, 能够服务于环卫事业, 为社会经济建设提供帮助。在环卫数字档案工作中, 应该兼顾科学性和便民性, 建立数据管理信息中心, 同时满足数字档案利用两个方面的需求:第一, 对于整体城市的环卫数字通信网络的用户 (这里的用户指的是内网用户) , 可以根据相应的检索权限来检索单项数据, 如果需要查看权属之外的档案数据资料, 就需要上报中心管理人员, 等待获取权限之后再进行访问;第二, 设置环卫档案Web开放性检索, 社会利用人员可以通过政务外网的登陆来检索数据管理中心发布出来的环卫档案数据信息。为了提升环卫档案管理的成效, 在规划与建设环卫数据管理中心时, 必须要求环卫数据分析系统保持高度的统一性, 确保环卫各个部门的环卫监测和审批的信息都能够进入数据中心归档, 这样也方便之后对环卫数字档案的分析与利用。

五、结语

总而言之, 随着现代化科学技术水平的飞速进步, 环卫档案信息化进程也在飞速发展。作为今后档案管理的主流, 环卫档案信息的数字化与网络化更值得数字网络的研究。环卫档案管理人员应该根据具体的要求进行管理, 并对于环卫管理人员进行定期的知识培训和专业技能培训, 确保其更好地适应环卫数字档案的管理工作。只有如此, 才能够推动环卫档案数字档案管理工作持续的进行下去, 为城市环卫工作的开展贡献一份力量。

摘要：如今, 档案管理已经走上数字化管理的道路, 原本传统模式下的纸质档案管理逐渐被淘汰, 数字化档案管理成为当前档案管理主流。对城市环卫部门档案进行数字化管理, 不仅可使档案管理方便、快捷, 同时也可提升环卫档案在城市建设当中的地位, 因此, 本文着重分析环卫数字档案的收集、管理和利用, 希望能够为城市建设添砖加瓦。

关键词：环卫数字档案,收集,管理,利用