办公费管理（精选十篇）
办公费管理 篇1
办公费支出存在的问题
在行政事业单位财务核算中, 办公费开支是经费开支中数额较大的一项费用, 会计人员必须严格审核、加强管理, 倡导厉行节约、牢固树立过紧日子的思想, 切实做好增收节支工作, 坚决制止各种铺张浪费现象, 促进廉政建设。但是在实际工作中, 却存在办公费支出极其混乱的现象:不论是正常的还是不正常的办公费开支项目, 统统列入办公费科目核算, 造成原始票据内容失真、信息不准确。形成这种现象的原因是:
1. 因竞争加剧, 一些商业部门 (大到商场, 小到超市) 见利忘义, 采取舞弊手段, 乱开发票, 把购买其他物品开成办公用品发票, 为报销人大开弄虚作假的方便之门。
2.行政事业单位的个别员工为了报销“合法化”, 向商家索取虚假发票, 如把购置的设备 (电脑、照相机、摄像机等) 、发放的奖金、招待费、礼品费等, 都开成办公用品发票, 许多似是而非的项目通过“变通”都列入办公费科目列支, 造成办公费支出逐年增加。
虚假办公费发票造成的不良影响
行政事业单位会计核算应以事实为依据, 以实际发生的经济事项进行会计核算, 否则会造成会计信息失真、不完整, 直至形成腐败的温床。办公费虚假发票造成的不良影响具体表现在:
1. 购置设备开办公用品发票, 对购置的固定资产直接列支办公费科目, 不入固定资产账, 形成了“隐性资产”。固定资产管理规定:“在准确进行会计核算的基础上, 对固定资产应设置固定资产卡片进行管理, 确保账、卡、物三者相符, 确保固定资产的核算真实、准确、安全、完整。并对固定资产的购置、出售、转让、报废、修理等进行严格的管理和核算”。因此, 购置设备开办公用品发票, 一方面脱离了固定资产管理, 另一方面造成国有资产流失。
2. 以报销办公费形式发放奖金、劳务费等, 其目的是逃避个人所得税。个人所得税法规定:“个人所得税, 以所得人为纳税义务人, 以支付所得的单位或者个人为扣缴义务人。个人所得超过国务院规定数额的, 在两处以上取得工资、薪金所得的, 纳税义务人应当按照国家规定办理纳税申报, 扣缴义务人应当按照国家规定办理全员全额扣缴申报。”以报销办公费的票据取代发放奖金、劳务费, 是严重违反个人所得税法的行为。行政事业单位及个人有责任, 也有义务及时足额代扣代缴个人所得税。没有权利随意以“合理避税”为由, 以报销办公费形式发放奖金、劳务费等。纳税人要提高纳税意识, 虚假发票通过“变通”列入办公费科目列支, 报销的个人和单位要承担法律责任。
3. 只要是正规的“办公费”发票, 就可在单位正常开支, 如招待费、礼品费等用办公用品发票报销。有些行政事业单位因一些费用不好列支, 就以“办公费”发票替代;有些腐败分子为了中饱私囊, 就拿“办公费”发票报销。“办公费”发票是被人们认可的开支“项目”和开支“渠道”, 更容易滋生腐败问题。
4.无论发生什么经济事项, 都“变通”为办公费予以报销, 势必造成公务费增加。行政事业单位的招待费是以公务费为依据而提取的。财政部规定:“行政事业单位的业务招待费的开支标准, 由各地人民政府根据当地实际情况确定, 但不得超过当年单位预算中‘公务费’的2%。”为了提高招待费的标准, 将招待费、礼品费等开成办公用品发票进行财务核销, 势必造成办公费增加、计提招待费基数也增加, 使单位的招待费超规定增长。
加强办公费发票审核与管理的措施
行政事业单位是国家财政经费支出大户, 而办公费又是经费支出中重要的一项费用。近年来, 虽然国家财政部对原始凭证管理进行了规范化、制度化, 但是现在仍然存在“假冒”票据。行政事业单位要想有效解决这一问题, 必须采取措施加强管理。
1.堵住办公费不合理支出的源头。如果不从源头入手加强管理, 制止乱开发票现象, 那么办公费超支势必加剧。因此, 加大对办公费票据核销的力度, 做到经济事项真实、合法, 除了发挥发票管理部门的管理、监督作用外, 还要加强发票使用人的法律意识, 一旦发现乱开发票现象, 按规定严肃处理。
2.制定完善的财务管理制度, 加大对办公费报销的审核力度。行政事业单位应采取有效的措施, 制定严格的办公用品采购、验收、保管和领用程序, 做到采购有计划、保管有专人、领用有审批, 对违反制度者从严处罚。
3. 严把开支关, 坚持实行“一支笔”审批制度。“一支笔”审批制度, 是指对财务管理审批实行统一领导、集中管理。“一支笔”审批制度有利于保障财务管理工作的法律性、权威性、严肃性, 避免政出多门、管理混乱。同时, 在推进反腐倡廉工作, 构建惩防体系中, 将“一支笔审批”制度改为领导集体审批, 是对“一把手”加强监督的有力举措, 也是爱护、保护“一把手”的明智之策。因此, 行政事业单位要实行领导控制计划, 财务部门要控制报销事项, 坚决抵制不应列入办公费的开支, 杜绝任人唯亲、滥用权力现象。
4. 对办公费支出、办公费票据核销管理问题, 有关部门应制定详细的列支标准, 制定公务办公费预算控制指标。行政事业单位要采取预算管理、总量控制等方法, 严格执行预算, 杜绝超预算支出。
5. 监察、财政、教育、审计等部门, 要不定期地对商业部门、行政事业单位的办公费使用情况和办公费发票进行抽查, 加大监督力度, 控制办公费乱开支现象, 提高财政资金使用效益。
6. 加强职业道德教育, 提高财务管理人员的素质和专业技术水平。财务人员在复杂的社会环境下, 要树立正确的人生观、价值观, 履行监控责任, 提高监控成效。在处理会计业务时, 要遵照会计法规进行财务管理, 坚持财务管理原则, 严格审核每一张原始凭证, 廉洁自律, 依法办事。
办公费管理规定 篇2
一 总则
第一条 本制度适用于所有海悦公司部门、正式员工、试用期员工以及由公司承担办公费用的临时用工和外雇人员。
第二条 本制度所称办公费用是指在公司日常经营过程中，由公司统一支付或由部门或个人分别支付但由公司承担的与公司业务相关的费用以及公司规定可以由公司负担的福利开支。
第三条 公司办公费用预算体系分为公共办公费用预算、部门办公费用预算、临时办公预算三部分。
第四条 各预算体系分别制定和月度预算。其中，公共办公费用的和月度预算由公司办公室主任制定；部门办公费用的和月度预算由各个部门经理分别制定；临时办公预算由办公室主任制作。财务部经理统一汇总所有预算。
二 预算表与核算表
第五条 公司办公费用预算表应明确列出所有费用科目，费用科目名称应能够直接与费用开支的票据种类直接对应，以便于追溯。
第六条 公共办公费用预算表应明确列出各个部门在各个费用科目下的预算金额；部门办公费用预算表应明确列出本部门每个人在各个费用科目下的预算金额；临时办公预算表由财务部根据具体情况确定其费用科目和对象的明细分类。
第七条 核算表分为实际开支核算表和预算核算算差额比较表组成。核算表与预算表采用完全相同的格式和形式，以便于比较和分析。
第八条 预算表与核算表由财务部统一制定，具体形式参见附录。
三 预算
第九条 预算表在头年12月20日前以电子版本形式下发给办公室主任；月度预算表在前月10日前以电子版本形式下发给部门经理；临时办公预算由财务部根据具体情况确定预算表下发时间。若预算表的形式和内容在不同月份没有变化，则可以持续沿用，无须每月下发。
第十条 预算制作人应在每年12月23日前完成下预算；月度预算制作人应在每月23日前完成次月预算；临时办公预算自财务部预算表下发之日三天内由相应预算制定人完成。所有预算均需要以书面和电子两种形式交财务部经理审核。书面预算表需要预算制作人清楚签字。
第十一条 财务部经理应对汇总的预算分别进行审核和测算，确保各项预算开支的合理性，发现问题应立即将预算表退回相关预算制定人，要求其在一天内重新制定或作出合理书面解释。
办公费管理 篇3
关键词：高校党政办公室；地方党政办公室；管理；创新
1.高校党政办公室工作的重要作用
1.1高校党政办公室是高校党委行政的“参谋部和后勤部”
高校党政办公室承担着为领导决策提供资料、信息和建议，对领导工作部署进行组织、协调、督查、反馈以及协助领导处理日常事务的任务，这一直接为领导工作服务的性质，决定了办公室的特殊地位，从领导科学高度看，办公室属于决策系统和服务系统，其地位至关重要。
1.2高校党政办公室是高校党委行政的“神经中枢和传达室”
办公室是一个综合办事机构，既靠近领导也接触群众，承担着上情下达、下情上报、承上启下、协调左右的工作，敏感度高，灵敏性强，有着明显的全局性、综合性、协调性、指导性和服务性。因此，高校党政办公室处于中心枢纽地位，是各级部门工作的“龙头”。
1.3高校党政办公室是高校党委行政的“桥梁和窗口”
高校党政办公室经常接收承办上级、下级和兄弟单位的来文来函，接待上级、下级和兄弟单位的来人、来信和来访，其精神面貌的好坏、办事效率的高低、待人接物的水平，都展示着高校的风貌和管理水平的高低。因此，高校党政办公室起着桥梁和窗口的作用。
总之，高校党政办公室整体运转机制的优劣，工作的好坏，直接影响高校党委行政的形象，轻则影响机关、系部的办事效率，重则关系到高校事业发展的兴衰成败。
2.地方党政办公室与高校党政办公室在管理模式上的区别
2.1组织形式不同
各级党政机关办公室通常是专职联系关系。以县政府机关为例，一个秘书和一个主任（副主任）通常对应联系一个县长（副县长）及其分管的业务部门，而高校办公室秘书却是多个秘书和副主任只对主任负责，主任只对院长及副院长负责的粗略组织形式，造成职责分工不够明确，部门联系较混乱、秘书工作杂而不专、主任陷入繁杂事务疲于应付而无法抓大放小谋划全局等弊病，无法真正发挥高校办公室人员的参谋助手作用。
2.2议事制度的管理方式不同
以县政府机关为例，县政府的县长办公会，除人事等议会外，作为单线联系的秘书、主任（副主任）都有资格参加旁听，这样可以使相对应联系的秘书、主任（副主任）及时掌握工作新动态，更好地领会领导工作意图，做好参谋助手作用。而高校的院长办公会，只有主任能参加，秘书、副主任参与旁听的机会很少，处于信息“失聪”的状态，无法充分发挥秘书、副主任的参谋助手作用。
2.3办文制度的管理方式不同
行政机关的上级来文或分管部门来文，都要经过专职对应的秘书、主任（副主任）初步阅处后呈交分管的领导批示，这样可使对应联系的秘书、主任（副主任）及时领会上级及有关部门的文件精神，为做好领导的参谋助手打下扎实的基础。特别值得一提的是有的机关强调秘书必须在写文件摘要的同时，必须写拟办意见才能呈交分管主任（副主任）写拟办意见，这样使得秘书也能得到办文办事的锻炼，为秘书的增长才干打下了良好的基础。而高校的秘书通常无法看到上级的有关文件，更无法写拟办意见，只有主任一级才可看到和写拟办意见给正副院长，而后转给有关部门承办。秘书在此环节上属于架空位置，不但没有学习上级文件的机会也没有获得拟办文件的锻炼机会，致使办事或撰写领导讲话稿，吃不透上级的精神和领导的意图而举步维艰，质量不高。
2.4办公室工作人员的政治地位和待遇不同
行政机关的办公室人员都是经过精心挑选的，并且长期在领导身边工作，他们容易学到好思想、好作风和好方法，也经常得到培训提高的机会。因此，行政机关把办公室定位在教育人、培养人、锻炼人、输送人的好地方的高度上，人员流动较快。对德才兼备者，往往大胆提拔使用，或下乡任职锻炼或提拔到分管联系的业务部门做副职领导等，因而办公室人员工作积极性高，工作质量高，创新意识强。
而高校办公室人员就难遇此殊荣，往往被认为在专业技术职称竞争中失利的人才去做秘书。某些高校甚至有着“什么也教不了、什么也做不了就给他做秘书吧”的用人思路，致使高校秘书水平整体下降。个别学校甚至办公室领导写请示也存在“一事多请”等不会写公文的尴尬现象。秘书的地位被忽视，与高校办公室的中枢功能的高素质要求相悖甚远。
高校对办公室人员的忽视还体现在“聘用”上而不是“培养”上。只用而不培养的急功近利思想，使办公室人员很难有公派培训的机会，也很难得到锻炼提高、提拔的机会，秘书一做就是好几年甚至十几年的也大有人在，人员流动像封闭的湖水般缓慢，工作厌倦感与日俱增，办公室人员的工作积极性不高，有志者看不到发展的前途，只好分出精力“耕自留地”——也走一般教师的专业职称的路子，或谋求“跳巢”的机会，无法培养高素质的专业化的秘书人才，无法事业留人感情留人，直接影响了高校办公室的专业化、制度化、规范化建设。
3.高校党政办公室管理创新的思考
高校办公室工作普遍存在的突出问题主要是：办公室工作人员的重要地位没有得到应有的重视；办公室的职责分工不够明确；高校办公室的干部素质和整体综合能力水平有待提高；办公室的参谋助手作用没有得到增强。因此，高校办公室的规范化建议应该借鉴行政机关长期探索而形成的规范化、制度化、科学化的成功经验，笔者认为应该从以下几个方面入手：
3.1进一步加强对办公室工作的领导
高校党委行政领导要达成共识，加强办公室的领导。要明确一名院校领导分管办公室工作，同时，要明确办公室人员的职责分工，经常过问和听取办公室的意见和建议，关心办公室的工作和干部的成长，帮助他们解决一些实际问题，创造良好的工作条件。
首先，要配足配齐办公室人员，要挑选那些素质较高，能力较强，服务态度较好的同志充实到办公室队伍中来。
其次，要加强对干部的教育管理，发挥办公室人才库的作用。办公室人员都是经过精心挑选的，并且长期在领导身边工作，他们容易学到领导的好思想、好方法、好作风。因此，办公室应该是教育人、培养人、锻炼人、输送人的摇篮。要重视对办公室干部的培训和培养，每年应创造机会给他们去参加专业培训和学习交流。对德才兼备的同志要大胆提拔使用，要有计划、有目的地将年纪轻、能力强，但又缺乏经验的同志下派到机关、系部基层锻炼。因工作需要确需保留一部分优秀干部的，对这些业务骨干，应该关心爱护，按照条件能就地提拔的就提拔，或安排一些相应的非领导职务。同时，各级领导既要充分发挥办公室干部的积极性，充分发挥他们的聪明才智，又要在工作中生活中关心、爱护他们，为他们创造良好的工作和生活环境。
第三，要确保办公室的业务经费，不断改善办公室的工作条件，添置先进的办公设备，加快办公室的自动化步伐，提高工作效率和服务水平。
3.2充分发挥高校党政办公室的参谋助手作用
一是要完善办公室工作的日常运转机制。为使办公室干部朝着专业化、行业化发展，院领导不仅要有明确的分工，办公室干部也应有明确的分工。办公室主任、副主任、科长、副科长、各科室分工一定要明确，职责一定要分明，各司其职，各负其责。就目前高校办公室工作格局而言，笔者认为，采取一个专职秘书、一个副主任对应联系一个或两个副职院校领导，一个主任和一个专职秘书对应联系院长和书记的工作机制较为科学。上级文件及部门来文也要遵循这条对应工作链，先经过对应秘书、副主任提出文件内容摘要、拟办意见，再呈交对应的分管领导审阅批示，如需提交正职院领导或班子会讨论的，由分管院领导批示，转交正职或班子会议讨论。这样的工作分工格局有利于办公室干部学习领会上级及有关部门的文件精神，更好地协助院领导做好分管的工作。下面对应的机关和系部也应有固定联系对应的秘书和副主任、院领导，形成事务信息一脉相承的业务办理默契，提高办事的精准度和效率。也有利于使办公室主任、正职院领导从繁杂的具体事务中解脱出来，把精力放在事关发展全局的大事上来，实现抓大放小，谋划全局发展的大事上来。为使这种职责分工具有严肃性，建议党政办公室应以文件的形式下发，以形成严肃的公信力。
二是院长办公会除了人事讨论外，一般情况下应该要求秘书、副主任参加旁听，这样可使相对应的秘书、副主任“耳聪目明”，真正领会院领导的决策，同时可创造如何议事、办文的学习机会，从而提高办公室干部的参谋助手作用。
3.3不断提高办公室干部的素质和能力
办公室的参谋作用、助手作用、协调作用和信息反馈作用，是衡量办公室建设水平及其成员素质的一个重要标准。办公室的重要地位，决定了其工作必须高标准高质量，其工作人员必须高素质高水平。
参考文献
[1]王 瑾.浅谈新时期高校办公室工作创新思路[J]学理论.2010.31
[2]吴水爱.浅议高校办公室管理创新[J]广东技术师范学院学报.2010.04
办公费管理 篇4
一、行政事业单位中经费包干制度的弊端
由于行政事业单位中部门和个人的工作性质和工作的繁简程度均有所差别, 而经费包干制度在行政事业单位中的运用是按照一定的人均比例在部门之间进行分配, 这种经费包干分配的方式往往会忽视行政事业单位中部门与个人之间工作性质和工作繁简程度的差别, 难以对财政预算经费进行科学合理的分配, 也难以平衡部门和个人之间的经费比例。因此在实践中也常常可以看见这样一种现象, 包干制度对工作量大的部门或个人所分配的资金不留结余, 甚至还会有资金不够的现象;而包干制度对业务量较小的部门资金或个人所分配的存在较多的节余。而在这种业务包干制度的长期影响下, 多数的人对包干经费的认识也发生了变化, 认为包干经费就是个人经费, 也就是有些部门和个人在日常的工作中, 为了节省包干经费, 而将本属于本部门或个人业务范围内的工作经费找领导特批, 以期能够报销。而一些部门往往采用收集票据套现、虚开发票报销的方式满足部门自身和个人的福利。
另外, 单位内部为了鼓励单位向上争取经费, 或者是鼓励行政收费、处罚职能部门完成创收任务, 按照一定的比例向部门或个人返还单位或个人争取到的经费或者收费处罚。而部门的收益情况也会受到返还经费的影响, 返还的经费越少, 部门或个人就不能获得如期的受益。但是由于一些部门和个人并未在前期对用款的进度进行很好的控制, 增加了找领导特批进行经费批准的理由, 行政事业单位当中经费包干制度形同虚设, 同时也使得部门和个人之间的不平衡更加明显。
二、办公费管理的难点
结合笔者多年的工作经验, 办公费用当中漏洞最多的还当属“商品和服务支出”项目, 加强行政事业单位中经费包干制度的管理, 完善办公费用的管理有着重要的意义。在实践中, 常见的就是行政事业单位内员工采用挂账的方式在小型商店购买烟、酒等消费品, 而当员工所花费的金额累计到一定程度后, 再采用转账或刷公务卡的方式进行结账, 结账后, 还能够开具办公用品发票, 同时还可以附带办公用品的明细清单。而在行政事业单位中, 办公室用品报销的信息清单中往往会有一些烟酒商行、食品经营部的发票, 而办公用品的经营活动已包含在这些烟酒商行、食品经营部的范围内。财务人员没有直接参与到该项业务当中, 也就无法对这项业务进行准确的判断。
同样, 行政事业单位中相关部门和个人所购置的商业预付卡, 开具的发票仍然在办公用品的经营范围内, 所报销的清单往往是由行政事业单位的相关部门和个人自行填写。而行政事业单位在超市商场进行办公室用品的购置时, 由于商场超市的用品有条形码, 在付款时对条形码进行扫描后将货品的名称和价格罗列在税控机打发票上, 一目了然。
另外, 在行政事业单位中一些部门和个人在采购固定资产入账的实物时, 多采用化整为零的方法, 如行政事业单位在购置打印机时, 打印机的使用年限已经符合固定资产的定义, 但是行政事业单位中相关部门和个人为了实现个人的目的而采用多次开具发票报销的方式, 将打印机的清单分批列入办公室用品的目录当中。
此外, 行政事业单位当中, 发票乱开、代开的现象也比较常见, 单位内部的个人在采购服装、鞋袜等私人用品的时候, 在开具的税控发票时往往会选择开具办公用品发票。
三、强化行政事业单位中包干经费制度的有效措施
首先, 明确行政事业单位中部门和个人的包干额度。在明确行政事业单位中部门和个人的工作性质和工作的繁简程度的基础上, 按照一定的比例对包干经费进行分配。科学的、合理的对行政事业单位部门和个人进行财政预算经费的分配。同时, 在财政预算经费进行分配时, 严格预算审核, 将财政预算经费具体细化到行政事业单位中的每一个具体的部门和个人工作业务当中。在保证行政事业单位业务活动正常运转的基础上, 又科学的、合理的约束了行政事业单位当中财政预算资金的使用。行政事业单位在确定预算资金在部门和个人的包干经费数额后, 还要进行公示, 以确保公平性和公正性, 也能够加强部门和个人对包干经费的监督和控制。同时将包干经费的预算执行、绩效考评、监督管理等各环节以制度化的形式确定下来, 逐步建立科学合理、层次清晰、分工明确、覆盖全面的包干经费管理制度体系。建立包干经费的公示制度, 增加财政预算经费使用的透明度。
四、强化办公费管理的相关措施
首先, 政府部门要明确行政事业单位办公室用品的报销范围, 非办公室用品不得以办公室用品的名义进行报销。实际中, 不难发现, 行政事业单位在购买运动鞋、羽毛球拍等运动用品时, 往往用办公用品的名义进行报销, 而在相关规定中, 运动鞋、羽毛球拍的定义已经不在办公用品的范畴内。可见, 规范办公室用品的报销范围, 能够强化办公费用的管理。
其次, 行政事业单位在购买办公用品时, 应该采用定点购买的方式。在采用定点购买方式时, 可以参照定点公务车购买、定点会议培训酒店的方式。定点购买方式的采用, 能够有效的避免行政事业单位部门和个人以购买办公用品的名义购买烟酒、副食品等非办公用品, 也能够有效的避免以乱开发票、代开发票现象的发生。
再次, 还要从源头上加强管制, 减少发票乱开、发票代开现象的发生。税务等相关执法部门要严格执行发票管理方法, 加大惩处力度, 同时行政事业单位也要建立健全内部发票审核制度, 确保发票的内容与所发生的经济业务相符。
最后, 行政事业单位内部应建立健全办公用品管理制度, 强化行政事业单位的内部控制, 约束办公室用品的采购和使用。这对于行政事业单位来说, 要根据行政事业单位的实际, 制定符合行政事业单位的办公室采购、验收、保管等办公室用品管理制度。首先, 应派专人对办公室用品进行统一的管理, 引入计算机等先进的技术强化对办公室用品的管理。同时, 在对办公室用品进行采购时, 采购清单应由专门部门进行统一汇总审核购置, 未经允许, 行政事业单位部门不得私自进行采购, 如有违反, 财务部门不予以报销。符合政府采购标准的采购项目, 要按照政府的采购流程进行处理, 不符合政府采购标准的采购项目, 则要求行政事业单位内部协调相关部门进行采购。对办公室用品进行管理时, 可以采用分类管理的方式, 分为耐用品和易耗品进行管理。电话机、打印机、计算机等办公室用品纳入耐用品的范围中进行管理;复印纸、回形针、订书钉等办公室用品纳入易耗品中进行管理。对办公室耐用品进行管理时, 要将耐用品管理工作上升到资产管理的相同地位, 做好耐用品管理中的交接手续和转移手续。而在对易耗办公用品进行管理时, 要具体落实部门的相关责任, 严格对办公用品的管理, 认真核对部门的用品领用清单与实际用品清单, 并做好行政事业单位中易耗品消费情况的公示工作, 保障账实相符。
五、结束语
行政事业单位内部控制的内容很多, 经费包干制度的加强只是其中一个重要的组成部分, 同时加强行政事业单位中经费包干制度和办公费用的管理能够促进单位内部控制工作的开展。这就要求行政事业单位在具体的工作中要完善相关制度, 同时还要采取符合行政事业单位实际的解决措施, 持续调整, 使得管理方式更好地适应行政事业单位的发展, 提高行政事业单位的管理水平, 强化行政事业单位的风险防范意识, 实现行政事业单位的经济效益。
摘要：本文结合笔者多年经验, 分析了行政事业单位中实施经费包干制度的弊端和办公费用管理中存在的问题, 而后有针对性的对二者提出了具体的解决措施。
关键词：行政事业单位,经费包干制度,办公费管理
参考文献
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[3]朱慧.控制办公费流失之我见——对国家机关、行政事业单位办公费管理的几点建议[J].中小企业管理与科技, 2008, (5) :1280-1281.
[4]张宇蕊.绩效导向下的政府财务管理控制系统研究[D].湖南大学, 2008:47-49.
办公室办公环境管理制度 篇5
为创造一个整洁有序的办公环境、增强员工对公司的责任感和归属感、推进公司日常工作规范化、秩序化、树立公司形象，经研究制定办公室办公环境管理制度（以下简称制度）。
第一条办公环境管理办法
1、员工按每月月初公布的《责任区域卫生工作检查表》（以下简称卫生检查表）进行责任区域划分，成为当月该区域责任人。
2、每日指定一名员工为值日人，需对当日所有责任人的保洁工作进行督促和监管，值日人按当月卫生检查表指定顺序循环。
3、当值人员应在每日8：40、13：30、18：00对所有卫生工作进行定时检查并评分，并对各责任人对其责任区域的维护工作进行检查，及时提醒督促改进，对没有按时完成或完成情况不符合要求的，值日人应先进行指正，要求改进，改进无果方可评分。
4、由总经办对值日人评定当日保洁评分是否有效，如发现值日人未尽其责，与责任人具有连带责任。
第二条办公环境管理工作要求
1、时间要求：每日8点40分前责任人必须完成所有卫生工作及个人事务处理，地毯清洁人员必须在8点半之前完成清洁工作
2、办公室环境卫生要求：地面无污物、污水、浮土；门窗干净、无尘土、玻璃清洁、透明，四周墙壁及其附属物、装饰品无蜘蛛网、浮沉；照明灯、电风扇、办公桌、会议桌上无浮沉。
3、个人工作区域环境：展厅产品及物品摆放整齐，桌椅摆放端正，办公桌上无杂物，物品摆放有序，重要资料未随意散放。
4、值日人为办公设备管理第一责任人，确保办公设备的清洁并按要求使用，其中：打印机、传真机无已打印或传真资料遗留、收传真件及时交相关人员处理，保持饮水机的正常工作状态，不能出现缺水不断电的情况。
5、安全管理：每日当值人员为安全工作第一责任人，下班后负责关好门、窗，切断电源。
第三条检查考核办法
以A、B、C、D四档来对工作完成情况进行评价：
1、规定时间评分
A：优秀标准：提前完成、符合标准，并能保持。或能对办公环境管理工作或工作方法提出改进意见得到采纳
B：良好标准：准时完成、符合要求，并能做较好的保持
C：一般标准：在经值日人员检查提出改进要求后能及时采取补救措施，最终达标 D：差标准：未按要求进行，或不接受改进意见的2、规定检查时间外
规定检查时间外，检查只针对不符合要求或不听取值日人改进意见的情况进行评价登记
第四条惩罚与奖励
以公司考勤周期为准，期间：
1、每出现一次D评扣除绩效1分
2、累计出现3次C评扣除绩效1分
3、值日人员未认真检查或发现问题未及时指出，对完成情况评价未作出客观的评价的每次扣除绩效1分
3、所有评价均为A或B，且A评超过10次，公司奖励50元产品以资鼓励。本制度自发布之日起实施
总经办
风靡办公室的管理寓言 篇6
关于基础——
纪昌学箭……
纪昌向飞卫学射箭，飞卫没有传授具体的射箭技巧，却要求他必须学会盯住目标而眼睛不能眨动，纪昌花了两年，练到即使椎子向眼角刺来也不眨一下眼睛的功夫。飞卫又进一步要求纪昌练眼力，标准要达到将体积较小的东西能够清晰地放大，就像在近处看到一样。纪昌苦练三年，终于能将最小的虱子看成车轮一样大，纪昌张开弓，轻而易举地一箭便将虱子射穿。飞卫得知结果后，对这个徒弟极为满意。
学习射箭必须先练眼力，基础的动作扎实了，应用就可以千变万化：企业的经营也是一样，基本的人事、财务、技术、业务一定要好好掌握，那么后续就可以鸿图大展了。办企业有如修塔，如果只想往上砌砖，而忘记打牢基础，总有一天塔会倒塌。
偷鸡者……
曾有这样一个人，每天都要去偷邻居的鸡，有人告诉他说：“这样的行为，不符合君子之道。”那人回答说：“那就减少一点好了，以后每月偷一只鸡，等到明年的时候，就完全不偷了。”
这也是一种循序渐进的理论?是不是很荒谬?但是我们有时候自己就做着这样的事情。吸烟有害身体，怎么办呢?戒掉吧，每天少抽点；企业的管理机制有问题，一步一步来解决。可是事情到了最后怎么样?烟依然还在抽，企业的问题还是没有彻底解决，一步一步来嘛!
明智的管理者在制定一项政策的时候，总是会记得这样一件事——制定一个日程安排表，不实现目标决不罢休。计划使我们的思想具体化而体现出我们期望做什么，什么时候做好，谁去做什么事，以及如何做。
老农移石……
有一位老农的农田当中，多年以来横亘着一块大石头。这块石头碰断了老农的好几把犁头，还弄坏了他的中耕机。老农对此无可奈何，巨石成了他种田时挥之不去的心病。
一天，在又一把犁头打坏之后，想起巨石给他带来的无尽麻烦，终于下决心了结这块巨石。于是，他找来撬棍伸进巨石底下，却惊讶地发现，石头埋在地里并没有想象那么深，那么厚，稍使劲道就可以把石头撬起来，再用大锤打碎，清出地里，老农脑海里闪过多年被巨石困扰的情景，再想到可以更早些把这桩头疼事处理掉，禁不住一脸的苦笑。
从这则寓言故事中，我们会领悟出企业管理中的道理：遇到问题应立即弄清根源，有问题更须立即处理，决不可拖延。
企业管理活动中，往往会遇到反复出现的问题或不良现象，如若讳疾忌医或拖延了事，积压下来，就必然给企业造成困难，甚至使企业的生产经营活动无法正常进行，严重时还会威胁到企业的生存。所以，对企业管理中出现频率较多的问题，不应回避，而是抓住苗头，及时调查，追根溯源，及时找出解决的途径和办法。
蜘蛛修网……
一座破旧的庙里住着两只蜘蛛，一只在屋檐下，一只在佛龛上。一天，旧庙的屋顶塌掉了，幸运的是，两只蜘蛛没有受伤，他们依然在自己的地盘上忙碌地编织起蜘蛛网。没过几天，佛龛上的蜘蛛发现自己的网总是被搞破。一只小鸟飞过，一阵小风刮起，都会让它忙着修上半天。它去问屋檐下的蜘蛛：“我们的丝没有区别，工作的地方也没有改变。为什么我的网总是会破，而你的却没事呢?”屋檐下的蜘蛛笑着说：“难道你没有发现我们头上的屋顶已经没有了吗?”修网自然很重要，但了解网破的原因更重要。经常会看见忙得团团转的管理者，这些在管理中充当救火队员的管理者就像那只忙碌的蜘蛛一样，没有考虑过问题的根源是什么。
关于领导艺术——
两只刺猬……
两只困倦的刺猬，由于寒冷而拥在一起。可因为各自身上都长着刺，于是它们离开了一段距离，但又冷得受不了，于是凑到一起。几经折腾，两只刺猬终于找到一个合适的距离：既能互相获得对方的温暖而又不致于被扎。
“刺猬”法则就是人际交往中的“心理距离效应”。领导者要搞好工作，应该与下属保持亲密关系，这样做可以获得下属的尊重。与下属保持心理距离，避免在工作中丧失原则。
北风和南风……
北风和南风比威力，看谁能把行人身上的大衣脱掉。北风首先来一个寒风凛冽寒冷刺骨，结果行人把大衣裹得紧紧的。南风则徐徐吹动，顿时风和日丽，行人因为觉得春意上身，始而解开纽扣，继而脱掉大衣，南风获得了胜利。
这则寓言形象地说明了一个道理：温暖胜于严寒。领导者在管理中运用“南风”法则，就是要尊重和关心下属，以下属为本，多点人情味，使下属真正感觉到领导者给予的温暖，从而去掉包袱，激发工作的积极性。
老虎的孤独……
作为森林王国的统治者，老虎几乎饱尝了管理工作中所能遇到的全部艰辛和痛苦。它终于承认，原来老虎也有软弱的一面。它多么渴望，可以像其他动物一样，享受与朋友相处的快乐：能在犯错误时得到哥们儿的提醒和忠告。
它问猴子：“你是我的朋友吗?”
猴子满脸堆笑着回答：“当然，我永远是您最忠实的朋友。”
“既然如此，”老虎说，
“为什么我每次犯错误时，都得不到你的忠告呢?”
猴子想了想，小心翼翼地说：“作为您的属下，我可能对您有一种盲目崇拜，所以看不到您的错误。也许您应该去问一问狐狸。”
老虎又去问狐狸。狐狸眼珠转了一转，讨好地说：“猴子说得对，您那么伟大，有谁能够看出您的错误呢?”
和可怜的老虎一样，许多主管也时常会体味到“高处不胜寒”的孤独。由于组织结构上的等级制度，主管和部属之间隔着一道深深的鸿沟。所有的部属对你的态度，都像对待老虎一样敬而远之，因为
指出你的错误容易，可万一你恼羞成怒，他们不是自取其祸吗?更何况，由于立场不同，有些部属不仅不会阻止你犯错，反而会等着看你的笑话!尤有甚者，个别员工可能等的就是你倒台的这一天，他正好可以取而代之。
想要部属指出主管的缺点或错误，必须满足三个条件：第一，他能确信自己得到好处；第二，他得足够勇敢；第三，作为主管的你，具有明辨是非的眼力和包容的胸怀。
关于组织文化——
钓螃蟹的故事……
钓过螃蟹的人或许都知道，篓子中放了一群螃蟹，不必盖上盖子，螃蟹是爬不出去的，因为只要有一只想往上爬，其他螃蟹便会纷纷攀附在它的身上，结果是把它拉下来，最后没有一只出得去。
组织中也应该留意与去除所谓的“螃蟹文化”。企业里常有一些分子，不喜欢看别人的成就与杰出表现，天天想尽办法破坏与打压，如果不予去除，久而久之，组织里只剩下一群互相牵制、毫无生产力的螃蟹。
老鹰喂食的故事……
老鹰是所有鸟类中最强壮的种族，根据动物学家所做的研究，这可能与老鹰的喂食习惯有关。
老鹰一次生下四五只小鹰，由于它们的巢穴很高，所以猎捕回来的食物一次只能喂食一只小鹰，而老鹰的喂食方式并不是依平等的原则，而是哪一只小鹰抢得凶就给谁吃，在此情况下，瘦弱的小鹰吃不到食物都死了，最凶狠的存活下来，代代相传，老鹰一族愈来愈强壮。
这是一个适者生存的故事，它告诉我们，“公平”不能成为组织中的公认原则，组织若无适当的淘汰制度，常会因小仁小义而耽误了进化，在竞争的环境中将会遭到自然淘汰。
办公用电管理与节能 篇7
一、概述
目前办公用电主要来自如下几个方面[3]:随着信息技术的推广, 技术安吉、服务器、不间断电源、办公OA设备和网络通信等设备的广泛应用, 使办公耗电量急剧上升。国家“十二五规划”要求进一步调整优化产业链, 努力占领设计、研发、营销等价值链的高端环节, 以更少的能耗与资源消耗创造更多的附加值。在国家大力提倡节能环保的今天, 节能减排既是市场需要, 也是可持续性发展的需要。因此实施电能的优化管理、节能减耗势在必行。
办公用电能耗信息是时刻变化的, 必须经历动态的、持续的、长期的记录, 而且这些数据记录必须是办公系统整个范围内的。通过对记录数据进行研究与分析, 进行深层次挖掘, 找出真正耗能的问题所在。一个科学合理的用电实时管理系统应该具备以下特点:①能对电能实用情况进行实时动态计量、监测和分析, 并确定实现节能环节。②能合理布局安装低能耗设备和节能设备。③通过维护、监督和监控, 可对节能效果进行持续分析。④通过分析, 科学地构建安全稳定运行的智能监控装备, 确保供电的可靠性。
二、管理系统设计
电能管理系统包括:实时监控、分析、配置预案和故障管理等环节。
1.电能质量实时监测
电能质量的实时监控是节能用电的基本, 需采取先进的用电监测系统, 除了正常的监测、计算整体用电情况以外, 还应该对电压电流不平衡、电压波动与闪变、电压电流瞬变现象及电压谐波等不正常的用电情况进行及时的监测, 并反馈相应的信息, 这样才能及时高效地解决问题。
2.电能质量实时计量及能耗分析
电能质量实时计量属于一项统计学的任务, 也是节能用电的主要手段。通过实时监控, 掌握记录各用电设备在各个时间段的用电量, 同时考虑谐波、三相不平衡、功率因数、闪变等具体电气量参数, 准确计算出各种情况下的设备电能量, 最后形成用电量与时间的关系图, 并通过统计学分析掌握该用电设备的用电量是否正常。通过对各个用电设备的能耗数据统计分析, 识别设备的能耗状况, 确定各个设备能耗效率, 得出相应的能耗分析报告, 从而为节能用电的改进措施提供数据支持。
3.节能设备的配置方案确定
根据实时监控的能耗数据以及一段时间的能耗统计分析, 找出各个设备的能耗节点, 这样可以确定相应的节能手段, 并安装相应的节能设备。节能设备一般包括滤波器、动态无功补偿装置及变频器等, 主要用于耗能设备上。对于很多高能耗设备而言, 由于非线性负荷、波动性负荷及冲击性负荷的广泛使用, 造成内电力网络普遍存在着电压波动、功率因数偏低、频率异变、高次谐波与总谐波畸变率变高、三相电压不平衡等问题, 严重影响了节能用电。
4.耗能设备故障分析与管理
设备能耗监控数据可以及时反映电力系统的各种事故, 用电设备发生故障后, 可利用电力能耗实时监测数据, 对故障发生时的情况进行具体分析, 这对事故分析及处理具有重要的意义。另外, 根据事故数据记录, 可以有针对性地解决问题。
理研究。
三、节电措施
合理调整高峰时段用电负荷, 科学地搞好办公设备、空调系统和电梯的运行及维护管理, 节约用电, 降低运行成本。通过上述电能管理系统的数据分析, 结合实际情况, 提出节能具体措施[4]。
1.公共照明和办公设备运行管理
在不影响使用功能的情况下, 应尽量降低照度或充分利用自然光照。对于公共照明由电能管理系统统一负责, 统一管理, 实时监控。对于长时间不用的计算机、复印机等办公设备应及时切断电源, 减少待机损耗, 无特殊需求部门下班前应切断总电源。
2.空调系统运行管理
夏季将空调设定温度值下调1 ℃将增加9 %的耗能。冬季将设定温度上调1 ℃将增加12 %的耗能, 因此适当调整空调设定温度值是空调节能的有效措施。同时, 利用设备监控系统来加强空调系统机组设备运行管理, 并根据系统负荷的变化和气象环境及时调整空调设备的最佳启停时间, 可在保证环境舒适的前提下, 缩短空调不必要的运行时间以实现节能运行。而且在空调运行中, 要将窗门关闭, 玻璃要选用隔热效果显著的中空玻璃, 减少室内外温差引起的损耗, 以达到节能的要求。
3.电梯的运行管理
在低峰运行时, 应及时调整程序停运部分电梯, 尽可能减少电梯的空载或低负荷运行。在高峰运行时, 可采取每部电梯按计划缩减层站或错层停站措施。延长电梯行程, 缩短运行周期, 提高运行速度, 从而提高其运行效率, 以达到节能目标。
4.合理调整高峰时段用电负荷
正常情况下应尽量使变压器的负荷率控制往60 %左右, 使变压器的损耗较低, 为此在高峰用电时段, 应优化设备运行方案, 卸除一些相对不重要的机电负荷、办公设备和照明负荷, 使高峰期负荷控制在变压器负荷率的60 %左右, 从而降低损耗。
总之, 只要正确设计供配电系统, 选用节能型电气产品, 施工加强监控和验收, 运行中科学管理, 定能实现供配电系统及用电设备的节能目标。
四、结束语
电能的浪费将带来一系列的能源损耗及环保问题, 这不符合两型社会的建设目标, 也不符合我国经济可持续发展的方针, 因此办公用电的管理和节能具有显著的现实意义和经济意义。
参考文献
[1]罗永刚.民用建筑照明设计中节能用电的措施[J].陕西建筑与建材, 2004, (5) .
[2]刘家英.建筑照明设计中的节能措施[J].节能, 2010, (1) .
[3]王孔, 李珞新, 祝晓红, 等.用电管理[M].北京:中国电力出版社, 2007.
办公费管理 篇8
1.1 办公自动化的内涵
所谓办公室自动化, 是指以信息为基本载体, 通过计算机网络技术、 通信技术等把与办公相关的各个要素, 包括人和设备等组合在一起, 形成一个完整的系统的自动化技术。办公室作为领导机关, 扮演着决策发布、 收集信息、 存储信息、 检索信息、 处理信息的多重角色, 并借助于现代化的网络办公技术实现信息处理的自动化, 通过引入相应的技术设备例如计算机、 打印机、 电话机、 传真机、 复印机等来协助完成相应工作, 组成一个人机一体、 信息共享的新型自动化办公系统。 具体来讲, 办公自动化包含如下功能: 文字处理、文件管理、 行政管理、 信息交流、 决策支持、 图像处理等。
1.2 实现办公自动化的要素
办公自动化系统是一个相互协调、 共同合作的完整的系统, 它既包括人机两大主要要素, 还包括制度和平台要素。不同的要素担负着不同的功能, 有些要素负责信息收集, 有些要素负责信息处理, 各司其职、 相互协调和配合。 第一个要素是通信平台, 该平台是各类单位发布决策、 传递办公信息、 处理内部邮件、 信息共享的核心平台, 是保障单位内部上传下达、 有效传递决策和相关办公信息的基本平台; 第二是信息发布平台, 信息发布平台是指在通信平台的基础上及时将有关办公信息、 相关的决策传递给各个执行部门的平台, 以保证各个执行部门能够顺利地开展相关工作的平台; 第三是工作流程的自动化, 它依托于一定的自动化程序, 对工作流程例如公文处理、 收发文件、 审批请示等进行适时的监控和跟踪, 从而能够最大限度地方便各个岗位和部门之间的协同工作; 第四是文档管理的自动化, 因为在各类办公当中, 文档管理是一项最基本的同时又耗时耗力的工作, 做好文档管理的自动化可以尽量避免文档丢失以及损害等情况, 充分发挥文档归类、 分类放置和保存等功能。
2 措施
2.1 加强办公人员的业务培训
对了更好地促进办公自动化技术的应用, 首先要更新观念, 加强对办公人员的培训, 提升办公室工作人员的素质和水平。 因为办公自动化是一项涉及管理科学、 统计科学、 系统科学、 心理科学、 社会学等学科的交叉技术, 所以要实现高效的办公管理, 就必须加强对办公人员素质和技能的培训, 提升他们的信息化业务素质, 强化对PPT、 Excel、 Word等办公软件的熟练使用。 敢于利用新的信息技术来实现高效、 科学的办公, 熟练掌握计算机知识、 网络知识、 电子公文知识等。 其次要注重提升档案管理工作人员的技能培训, 教会他们正确使用现代化的办公设备。
2.2 加强技术不断创新
在计算机技术不断成熟的背景之下, 办公自动化技术也逐渐成熟。 办公自动化技术也由最初较为初级的汉字输入、汉字处理、 汉字排版和编辑等功能逐渐扩展为集高级信息查询、 信息检索等为一体的现代化的网络办公系统, 通过联网将个体办公工作系统联成一个群体办公系统, 从而扩展了信息覆盖范围, 有效提升了工作效率和质量; 然后再通过远程网络将多个系统联结成更大范围的办公自动化系统, 这样就可以最终实现自动化办公。 办公自动化系统不仅仅借助于计算机网络, 而且有最新引入了多媒体技术、 扫描技术、 语音图像处理技术等, 使自动化办公的程度逐渐加深, 使得办公自动化技术更好地为单位服务。
2.3 加强硬件建设, 改善硬件环境
为了更好地推进办公室自动化, 对于硬件环境的建设是有一定要求的, 要不断提高硬件配备的质量。 因为当前办公自动化是依赖于这些硬件设备, 例如, 计算机、 互联网、 各种数字化的设备实现文书档案的现代化自动管理的, 所以, 做好硬件建设工作是实现文书档案管理现代化的一个基本前提。 只有在硬件环境建设良好的条件之下, 才能够提升文书档案管理的效率。 为此, 要逐步引导档案管理工作人员学会使用各种现代化的设备, 提高文书档案的管理水平。 现在很多单位已经进入了网络化办公的时代, 文件的收发、 传阅、 执行完全是借助于计算机来进行和完成, 所以, 必须在提升办公人员计算机素养的基础之上搞好硬件条件的建设, 引进性价比高、 工作性能高的信息技术设备, 以便顺利开展自动化办公。
2.4 采取措施提高文书档案的安全性
保证文书档案的安全性是确保信息安全的关键一步, 为此要采取有效措施来提高文书档案的安全性。 一般情况下, 是通过微缩技术, 把盖有印章、 带有手迹或字迹模糊的文书档案转变为图像性质的电子文件, 通过计算机系统对这些转换好的电子文件进行加密保存, 既可以有效防止信息篡改和丢失, 又能够大大减小文书档案的存储空间, 便于长期保存和查阅。 要注意利用路由器和防火墙等来设置内部网络的防火墙, 实现办公自动化内部网络和外网的隔离, 保证办公自动化网络的安全。 只有在保证网络安全的基础之上, 才能有效保护内部信息, 防止重要信息失窃现象。
3 结语
在网络技术和科技信息技术不断发展的背景之下, 办公自动化已经成为今后办公室办公的必然趋势, 也是今后单位发展的一个必然途径。 它有助于改进当前的办公模式, 帮助人们从繁重、 机械、 重复性的劳动中解放出来, 解放人的双手和大脑, 从而提高人的工作效率和工作质量, 最终能够促进各个部门在资源共享的基础上的协调运作, 使得各个部门能够充分发挥自己的职责, 更好地促进企业的发展。 通过上述分析, 以期能够借助于办公自动化系统所构建起来的办公网络, 来有效提高工作效率, 实现更加便捷的沟通和协作, 最终促进单位的稳定健康发展。
摘要：在行政单位办公室的相关工作经验, 具体分析了办公自动化的内涵及实现办公自动化的要素, 并在此基础上论述了办公自动化在办公室管理中的有效应用途径, 以期能够有效提高工作效率, 实现更加便捷的沟通和协作, 促进单位的稳定健康发展。
关键词：办公自动化,办公室管理,应用分析
参考文献
[1]林伟宏.网上行政审批电子文件归档研究———以浙江政务服务网为例[J].档案学研究, 2015, (06) .
[2]闫海鸽.浅析办公自动化系统在现代秘书工作中的应用[J].青年文学家, 2016, (08) .
[3]刘媚瑜.协同OA办公系统在电力企业管理中的应用[J].企业改革与管理, 2015, (23) .
[4]梁大为.关于计算机信息技术融入办公自动化的思考[J].科技创新与应用, 2016, (05) .
[5]时泰卿, 咸容禹, 王建兵, 李正.部机关办公自动化系统运行环境建设与维护[J].国土资源信息化, 2012, (03) .
知识管理:高校办公室管理的创新 篇9
知识管理一词是由现代管理学之父彼得·德鲁克提出的。 知识管理把创新能力、反应能力、工作效率、技术素质这4 个方面作为基本概念,以帮助学习者尽快适应知识管理的相关要求。 知识管理是一个学习的过程,在这个过程中,个体即学习者通过学习知识并获得更多的经验,然后将所学的知识、经验通过行为反映出来,达到与其他人共享的目的,用以提高和培养个人的素质与能力,增加个人的价值。 同时知识的共享使得群体的智慧得到提高,管理组织的应变能力和创新能力得到增强。 知识管理从属于信息管理,但是两者又有所不同。 信息管理是把信息作为资源从技术、组织、人才3 个方面进行管理,信息管理的好与坏是与个人或组织有关的。 当这些信息被广泛地传播并得到应用时,它们就成为了知识。 所以,知识管理从某种程度上来说是信息管理的一种延伸。 当前,知识管理主要应用于企业管理当中,实施知识管理能够激发员工参与的积极性, 从而提升企业的创新能力和凝聚力。 而在高校办公室的管理机构改革中,知识管理也是必不可少的一个要素。 高校办公室想要更好地为学校的领导层服务,提供更多的决策助力,就必须做好知识管理。
2高校办公室管理面临的主要问题
(1) 人员缺乏工作的主动性,工作中常常处于被动,甚至逃避工作。 办公室的工作繁杂冗重,需要具备极强的机动性,否则就会出现在工作中疲于应付,成绩平平的现象。 高校办公室人员缺少独立思考的时间,极大地降低了工作效率。
(2) 学校领导层对于知识管理没有给予足够的重视。 办公室的工作性质决定了办公室的工作是为领导服务, 要快速有效地完成领导交办的任务。 领导想要取得一个好的工作结果,就要充分了解知识管理对于办公室工作的重要性, 切实加强知识管理。
(3) 心理状态不佳影响了个体的工作质量。 高校办公室经常存在一些紧张情绪及其他不良心理因素, 例如怕处理不好各方面的关系,对困难工作望而生畏等,都会影响员工的心理,导致工作中出现问题。
(4) 对管理缺乏科学的认识和研究。 管理是一门科学,在当今社会中的许多领域都有着广泛的应用。 传统的管理注重对物的管理, 忽视了对人的管理, 极大地阻碍了管理工作质量的提高。
3实现高校办公室知识管理的对策
3.1 建设具有极强应变能力的创新管理系统
与传统的办公室管理工作相比, 知识管理突出了在新时期环境下,人员需要超越地域和时间的限制进行工作,要具有灵活性、开放性和知识中心性,更加强调知识在办公室工作中的重要作用。 高校办公室必须创建一个可以满足现代化办公需要,有效处理大型数据和信息的环境,为学校信息资源的共享和进一步处理而服务。 还可以建立一个基于网络的信息知识操作平台,用以支持更好地处理办公信息。 这一平台包括硬件和软件两方面,硬件是计算机网络环境和相关设备; 软件则是指操作系统和数据库,包括相关软件的开发升级。
3.2 建立支持知识管理的高校办公室系统
高校办公室要想进行有效运作, 就必须以科学的管理理论为指导,创新管理思路,特别是对管理方案进行彻底的改革,要采取科学、规范、高效率的信息获取及处理方式,建立高校办公室系统。 这个系统涵盖了办公信息处理的具体流程、相关的规范和要求,办公信息的处理和共享等诸多方面的内容,并严格制定工作标准。 由于高校办公室系统是基于网络环境建设起来的,因此在实际操作的过程中,必须重点考虑公共安全及信息保密等措施,确保办公系统不被非法入侵和破坏,系统中的信息不被窃取和篡改。 同时还要保证所有用户能够正常使用系统中的所有共享资源,为用户提供信息服务。
3.3 建设一支有理想又有能力的人才队伍
通过增进学校领导对知识管理的了解, 积极邀请领导对办公室工作进行指导和检查,引起领导的重视,使工作中的各项机制得到健全和完善,制度得到创新和发展,充分调动起办公室内管理人员的工作积极性和创造性,主动学习如何加强知识管理,运用高校办公室系统处理信息。
3.4 建立起与用户相关的各类应用系统
高校办公室系统的建立和推广将改变传统的办公室管理模式, 在这个过程中要根据自身的特点和需要有针对性地建立相关的应用系统,如:无纸化公文流转系统、办公信息采集加工系统和视频会议系统等,分批逐步实施,使办公室的管理人员尽快适应新型管理模式。
4总结
高校办公室管理不仅影响高校管理的质量, 还制约着高校的创新与发展。 办公室管理人员必须加强学习、解放思想,努力提高自身素质,在切实做好本职工作的基础上,进一步提高办公室知识管理能力,为高校的发展奠定坚实基础。
摘要：高校办公室知识管理既能提高创新能力和反应能力,增强人员技术素质,又符合新时代信息管理的理念,通过建立基于网络的知识管理平台,加强办公室知识管理,提高高校办公室的效率。
办公费管理 篇10
关键词：C6,协同办公,管理思想
前言
协同办公自动化管理 (C6) 是面向组织的日常运作和管理, 员工及管理者使用频率最高的应用系统。自1985年国内召开第一次办公自动化规划会议以来, 办公自动化在应用内容的深度与广度, IT技术运用等方面都有了新的变化和发展, 并成为组织不可缺的核心应用系统。而随着企业对协同办公要求的提高, 协同办公的定义随之扩展, 将其提升到了智能化办公的范畴。大多企业不仅需要解决日常办公、资产管理、业务管理、信息交流等常规协同的功能, 并且在即时沟通、数据共享、移动办公等方面提出了更进一步的需求。不仅如此, 很多企业也在寻求低成本、高性能、高整合、智能化管理企业的综合性管理应用平台, 这也是企业C6信息化建设发展的必然趋势———协同办公管理平台。
协同办公是利用网络、计算机、信息化, 而提供给多人沟通、共享、协同一起办公的一种软件, 给办公人员提供方便、快捷、降低成本, 提高效率的一款在线软件。协同办公平台实际上是协同应用软件的开发平台和运行支撑平台, 同时为协同应用提供协同工具和协同引擎服务。
从某种程度上说, 协同办公平台就是每个团队成员的随身的办公室。同时, 在此平台之上还可以整合诸多应用, 如人事管理、ERP系统等, 并可开发各种协同化的应用———通过自定义表单等方式实现多种功能响应。
1 公司背景及信息化现状
1.1 公司背景
江苏法尔胜泓;集团有限公司是从事以金属制品为主, 具有光通信、新材料、现代服务业等多元化生产经营企业, 公司是全国同行业中唯一的国家一级企业, 中国500强企业, 连续18年位居全国同行第一、世界同行前列。国家重点高新技术企业, 机电产品出口基地企业, 首批获自营出口权企业, 重合同守信用企业和免检企业。
1.2 信息化现状
公司自92年实施MIS系统, 97年实施ERP系统, 各个子公司都相应的实施了用友财务系统, 公司加强信息化建设, 以信息化带动产业化, 加速新型工业化的步伐。ERP系统在各个部门运行良好, 但还存在不足, 主要体现在以下几个方面:
1.2.1 企业部门间业务流程处理效率较低, 审批过程无法监控, 管理出现漏洞;部门间形成堡垒, 扯皮现象严重。
1.2.2 企业战略、计划无法落实, 员工无法将想干及需要干的事情按质按量完成, 工作执行力较差。
1.2.3 制定的制度落实效果不力, 制度的有效性、适用性无法得到有效地分析, 制度落实不完善, 不健全。
1.2.4 做了预算, 但费用仍然难以控制, 费用支出过程不可控, 费用浪费、超支现象严重;多个应用系统相互割裂, 相互之间很少能够紧密协调起来, 产生“信息孤岛”、“应用孤岛”和“资源孤岛”, 各系统无法整合操作。
1.2.5 领导决策时往往可参考的数据不能集中展现分析, 数据的时效性和针对性不强。
2 协同办公管理 (C6) 平台建设
企业对以上提出的信息化建设中存在的问题, 有针对性的开发建设企业C6协同管理平台, 建设基于Web的企业级协同管理平台软件系统, 则能够克服目前法尔胜泓集团公司信息化建设中所存在的弊端。以精确管理思想为核心, 针对各类企业在内部基础管理出现的各种问题和现象, 通过对这些问题和现象的精确管控, 实现企业内部基础管理的有效性, 解决企业管理信息孤岛问题, 从而提高工作效率, 全面提升企业管理水平, 为企业带来更大的经济效益。
协同管理平台建设思路考虑将项目目标定位在解决无纸化办公、远程办公及一定程度上的移动办公, 提升各级部门、人员对计划以及上级布置任务的执行力, 解决对日常事务管理、行政人事管理等, 并为日后可能出现的整合业务系统 (ERP、财务系统、档案系统及未来可能上线的其他系统) 数据的需求搭建基础平台, 使协同管理平台与业务系统达到功能互补、业务促进的作用, 弥补业务系统中可能出现的断层、解决信息系统分散、信息不集中的问题, 同时规范法尔胜泓昇集团有限公司管理行为。通过C6协同办公系统的信息流程约束, 规范管理过程, 追求理想管理结果, 实现管理规范化, 流程制度化, 达到精细化管理。
通过C6协同办公系统的实施应用达到提高效率、节约开支的目标, 可以使使用者的办公效率大大提高, 人员沟通时实快捷, 任务传递高效清晰, 可以及时了解任务、工作的进度。节约法尔胜泓集团有限公司在日常办公中的纸张、消耗品、通讯等费用, 达到开源节支, 增产增效的目的。
3 平台介绍及投入
3.1 平台介绍
金和协同管理平台 (C6) 集成的现代企业管理的六个核心要素:文化Culture、沟通Communication、协作Collaboration、创新Creation、控制Control、中心Center, 构建结构化的、灵活集成的、动态响应的、面向企业运营管理的协同软件平台。从多个角度来实现6C的管理理念和精确管理思想。
金和协同办公平台具备以下的三个基础功能:
首先, 协同办公平台首先是一个沟通平台。这里的沟通并不限于团队的信息传达或者通讯, 而是信息的协同, 协同全面实现沟通过程的时效性、完整性和有效性。它将各种分散的、不规则存在的信息进行整合, 依靠严谨的流程定义, 每个节点之间依靠业务逻辑关系进行关联, 办公人员就可以完全突破信息孤岛的困扰从而轻松自如的按照设置好的流程来安排工作并从中获取自己关心的信息。
其次, 协同办公平台是管理和协作的平台。协同管理平台则可以对这些业务环节 (软件) 进行充分的整合并纳入统一平台进行管理, 整合所有业务环节 (软件) 的信息内容, 并对相关信息进行及时更新, 从而实现业务与业务之间的平滑对接, 并提高工作效率、节省人力成本。
再者, 协同办公平台是知识中心和应用运行支持平台。人和行为的协同就要以人为中心重新组织应用、数据、信息和知识, 这就是企业的资源协同。协同管理平台将这些资源整合在统一的平台上, 并通过信息协同和关联业务的协同环境将它们紧密的联系在一起。并进一步实现对这些资源的协调和优化, 很重要的一点就是这些资源能够随着企业的某个目标或者某项事务而被灵活的组织起来并进行协作, 为这个目标或事务“各司其能”并发挥最大的价值, 换言之, 也即各种资源能够随企业的需要而及时的响应并突破各种障碍实现一致性协作, 同时也在逐步的提升和凝练企业文化。
模块包括以下几部分:
1、建立企业门户, 根据部门以及不同业务方向建立不同门户进行信息的展示。
2、实现企业工作流程的发起与审批, 实现流程的无纸化审批, 提升工作效率。
3、建立单位、个人收、发文管理流程。
4、建立文件归档、档案管理流程, 实现档案管理。
5、建立电子公告, 发布公共信息, 创造良好的企业文化。
6、实现事务管理, 例如会议安排、日程安排、工作安排等。
7、实现对公司资产、用品以及对于人事档案方面的管理。
8、对公司的项目进行管控了解项目的进度、人力资源的调配等。
9、实现企业信息交流, 保证信息传递的及时性、真实性和有效性。
1 0、人力资源模块, 实现了在线签到, 达到人事考勤的目的。
1 1、电子签章, 控制了文件的可修改性。
1 2、客户关系模块:通过对建立客户信息、记录商机、市场营销、客户销售、商务办理和客户服务的全程跟踪记录, 提高企业员工的工作效率及客户满意度和销售签单率。
法尔胜泓集团有限公司从整体信息化建设的角度出发, 同时也为了最大限度的降低实施风险, 确保协同办公软件在法尔胜泓集团有限公司能够真正使用起来, 真正达到通过信息化手段加强管理的目标, 协同管理平台项目考虑通过以“爬楼梯”的方式由浅入深, 由易到难, 降低系统使用难度, 减少推广阶段的风险, 为法尔胜泓集团有限公司的企业信息化打下良好的基础。所以本期C6协同管理平台项目的建设主要实现第一阶段的无纸化办公以及人事、行政、流程管理和一定程度的移动办公, 提升各级部门、人员对计划以及上级布置任务执行力, 规范办公流程、杜绝人为因素的干扰, 加强企业文化建设、提升企业凝聚力的初步使用效果;大大提高日常办公及管理效率, 帮助企业在提供运转效率及防范风险, 让企业内部的流程高效化、科学化、规范化的基础上运转。
3.2 平台建设投入
法尔胜泓集团C6平台软件系统 (500用户全模块) 、防火墙系统、服务器系统总共投入接近150万元。
4 平台应用效果
法尔胜泓集团有限公司通过企业级C6协同管理平台的建设实施, 在以下几个方面获益:
4.1规范管理, 提高工作效率, 支持企业重新组合业务流程, 打破部门间的壁垒实现高效协同, 企业各级管理者及时掌握各维度决策信息, 支持企业在快速发展的过程中顺利变革。节省运营成本, 实现无纸化办公, 无纸化办公节约了大量的纸张及表格印刷费用;工作审批流程的规范可为员工节省大量工作时间;完善的信息交流渠道甚至可以大幅降低电话费及差旅费用。
4.2通过融入管理思想的系统应用对企业的战略分解、计划执行、业务活动、经营过程和员工工作进行全面管控, 坚持信息量化、细节控制和过程控制, 保证企业的精确执行力。提高企业竞争力、凝聚力, 员工与上级沟通很方便, 信息反馈畅通, 为发挥员工的智慧和积极性提供了舞台, 企事业单位的内部凝聚力将大大增强。
4.3全面提高企业的决策、执行、协作、反馈和应变效率.协同办公平台的协同性可以彻底消除由于企业内部各业务系统相互独立、数据不一致, 信息共享程度不高、管理分散, 管理维护工作量大等因素形成的一个个“信息孤岛”、“资源孤岛”问题。
4.4、强调“以人为本”, 在日常的协同工作环境中进行自然而然的团队管理, 知识积累与转移, 并完成团队的激励、奖惩、学习和改进, 在组织运营效率提高的同时保持组织中成员的快乐与和谐, 为企业长久发展营造一个积极良好的管理文化和管理环境。
4.5 C6协同管理平台的建设实施提升了企业形象, 提高了企业整体素质, 增强了竞争力和凝聚力, 增加了企业无形资产, 产生了不可量化的经济效益。