高校廉政档案现状分析

高校廉政档案现状分析（精选十篇）

高校廉政档案现状分析 篇1

一、院系教学档案管理现状分析

1. 档案管理意识不强。

随着高等教育的大力发展, 在高校办学规模不断扩大、教学模式不断创新、教学管理不断改革的情况下, 院系教学活动过程中产生的文件越来越多, 然而这些文件大多数处于零乱状态并随意堆放, 没有集中统一管理, 致使部分有保存价值的、应该归档的文件散落在外, 得不到及时归档, 造成教学档案收集不完整、不齐全。

2. 规章制度不健全。

建立完善的教学档案管理工作制度, 是教学档案工作逐步实现规范化的有力措施。各院系要做到职责明确, 归档有范围, 立卷有标准, 借阅有条例, 库房管理有措施, 保证院系教学档案管理的顺利开展。但目前, 在院系工作计划与制度中, 很少提及档案管理工作, 即使形成一些文件材料, 又因为没有相应的管理制度, 也得不到较好的管理;同时, 院系教学部门之间和学校档案部门缺乏应有的沟通与协调, 使教学档案不能及时移交上级部门, 也得不到较好的管理导致教学档案的分类管理处于散乱局面。

3. 现代化管理水平低, 档案利用率不高。

目前, 高校院系教学档案管理主要依靠手工操作, 在收集整理、编目装订、立卷归档后, 档案工作人员还需对其进行再加工、调整和编目。这种机械的手工作业劳动量大、时间长、进度慢。同时由于现代化水平不高, 档案的文件级目录及文件的重要内容未能录入计算机, 增加了档案检索的难度, 致使档案利用耗时长、查准率与查全率较低, 难以适应现代教学和教育事业发展的需求。

4. 档案管理人员素质不高。

高校院系教学档案一般不设专职档案管理人员, 大多由教学秘书负责收集和整理, 这些兼职档案管理人员大多数未接受过专业培训, 他们主要精力集中于教学管理和日常事务, 档案意识和档案管理水平不高, 造成教学档案的连续性、完整性、系统性缺失, 影响了教学档案的质量。

二、加强院系教学档案管理工作的对策研究

1. 加大宣传力度, 增强全员档案意识。

高校档案人员应充分认识院系教学档案管理工作的重要性和必要性, 认识到教学档案管理工作是学校教学管理工作的一项重要的基础性管理工作。各院系部门领导要重视和关心教学档案管理工作。把教学档案管理工作真正纳入日常工作中去, 加强对教学档案规范化的指导, 提高本部门教学档案管理水平。各院系要加强对《档案法》的宣传, 宣传教学档案的重要性和作用, 使教职工认识到档案是具有潜在和现实作用的宝贵财富, 使其主动配合档案管理人员做好教学档案材料的归档工作, 确保教学档案管理工作高效高质完成。

2. 建立健全教学档案管理规章制度, 实行规范化管理。

院系要依照《档案法》、《高等学校档案管理办法》和《高等学校档案工作规范》等法律法规, 制定本部门教学档案的规章制度, 包括教学档案管理工作实施细则、教学档案编目分类要点、档案保管借阅制度等。通过这些制度的建立, 能够更好地规范教学档案工作行为, 使教学档案管理工作步入制度轨道, 使教学档案管理工作规范统一, 做到有章可循, 保障教学档案收集、整理、保管和利用工作的规范化和制度化。

3. 推进教学档案管理现代化, 提高利用率。

档案管理最终的目的是为了更好地提供利用。高校档案部门应采用现代化管理方式, 用电子化管理取代传统的纸质管理, 从而实现教学档案管理的科学化、现代化、网络化。运用现代信息技术管理教学档案, 不但可以节省贮存空间, 减少成本, 避免了纸张的浪费, 而且电子化的存储方式方便了信息的查找和利用。编制档案检索工具, 开发检索系统。高校比较常用的检索工具有案卷级目录、文件级目录, 这种检索工具能够全面系统揭示档案内容, 能迅速地、准确地为利用者提供所需的档案材料。我院现已将绝大部分教学档案实行纸质、电子档案双重管理模式, 充分利用教学管理信息系统进行教学过程电子档案的网上收集、归档、管理、方便师生查找, 大大提高了教学档案的管理水平, 实现教学信息资源共享, 提高教学档案的利用率, 力求教学档案发挥最大效用。

4. 提高专、兼职档案管理队伍素质。

各院系领导要重视和加强档案管理队伍的培养和建设, 应配备专职的教学档案管理人员, 并对其进行档案专业知识培训。不断提高他们的综合素质, 保证院系教学档案管理规范化在高校教学管理中发挥应有的作用。同时, 档案工作者在实践中要解放思想, 与时俱进, 定期或不定期的对教学档案管理人员进行业务指导, 不断提高其业务水平。

综上所述, 高校院系教学档案是高校档案工作的中心工作, 它直接关系到学校的办学水平和办学质量。档案工作从收集到整理再到利用, 是一个有机的连续性的工作, 只有做好了教学档案的管理, 才能真正地服务于教学工作, 体现出教学档案的价值, 所以广大高校档案工作者应加强对教学档案的管理工作, 让其在高校教学改革和教学发展中发挥信息资源的作用, 使得教学档案管理能够更好地为高校教学管理服务。

参考文献

[1].巫彩云.加强高校教学档案科学管理与利用的思考.盐城工学院学报, 2009.2

[2].卢宏伟.浅析高校教学档案的形成与管理.北京档案, 2009.5

高校廉政档案现状分析 篇2

摘 要：伴随着互联网的发展与普及，局域网的应用形式也逐渐得到丰富，这也就使得人们的上网越来越方便，也进一步推动了我国高校档案网站的发展。档案网站作为相关档案管理部门应用互联网来提供服务的一种重要形式，主要通过网页的形式来公告各种各样的信息和服务。

关键词：高校档案论文

伴随着互联网的发展与普及，局域网的应用形式也逐渐得到丰富，这也就使得人们的上网越来越方便，也进一步推动了我国高校档案网站的发展。档案网站作为相关档案管理部门应用互联网来提供服务的一种重要形式，主要通过网页的形式来公告各种各样的信息和服务。虽然目前人们对档案网站并没有形成统一的界定，但是一般情况下，人们都认为档案网站是“由档案部门建立的、被链接在一起并且通过其他各级公共网络向社会大众提供档案信息咨询以及其他多种服务的电子文档的集合”，档案网站的应用主要体现在各种形式的资源信息服务以及进行相关的宣传工作。

目前来看，我国档案网站的形式还是比较多样化的，主要存在“国家级档案馆、高校档案馆、企业档案馆”等形式。其中高校档案网站是现代化数字校园网的一种重要应用形式，主要服务于高校内的特定工作，是“一个通过网络发布高校档案信息并提供利用服务的专业信息服务网站”，在高校中发挥着特定的作用，应用比较广泛。

一、河北省高校档案网站建设现状分析

本文通过科学系统化的研究，以河北省三本及以上高校为调查对象，查阅各高校的校园网，并以是否建成档案馆(室)为标准进行分类和汇总;然后下载高校档案网站进行对比分析，通过网站名称、域名、开通时间和网站入口等指标来描述网站的基本信息，重点从文件类型、一级栏目数量、互动平台、日均访问量、中英文版、艺术风格、检索功能等方面的差异全面剖析河北省高校档案网站建设规模和水平较低的根源。本研究在分析河北省高校档案网站建设的具体现状时，考虑到各个方面的因素的影响，最终形成了图示的档案网站调查项目(图一)。

通过实地调研和对比分析发现，，河北省三本及以上高校共有57所，而建立了档案网站的高校仅有9所，占15.78%，其中有7所高校单建立了以“学校名称+档案馆(室)”命名的网站，其余2所高校的档案网站则设立在学校主页中的教辅单位中。可见，当前河北省高校档案网站建设规模和水平较低，从而制约河北省高校档案管理向数字化和信息化迈进的步伐。

二、河北省高校档案网站建设存在的问题

通过仔细分析发现，网站设计标准不完善、缺少用户需求分析和缺乏复合型人才队伍，使得河北省高校档案网站建设呈现各自为政，质量参差不齐，档案网站综合水平落后于本校图书馆网站的局面，从而阻碍了河北省高校档案网站的建设和优化，进而制约了河北省高校档案管理信息化的步伐，具体而言河北省高校档案网站建设存在以下几个方面的问题。

(一)缺乏高校领导的支持

本研究从主观和客观两个方面对河北省高校档案网站建设的具体现状进行分析发现，当前档案网站与图书馆网站的发展还是存在着较大差距的。对于高校而言，图书馆网站拥有比较多的用户，并且高校图书馆网站提供的资源和服务也是多样化的，因此在人力、物力、财力等方面都会得到高校各个方面的大力支持。但是对于档案网站而言，受到应用范围比较狭窄、对象相对单一、合作部门较少的限制，使得很多时候高校档案网站的建设都没能获得高校各方面的资金、政策和人力资源的支持，也就很难获得较好的发展和应用。

(二)档案网站设计没有统一的标准

由于河北省一直以来也都没有设定相应的组织或者管理部门来对高校档案网站的建设进行督促和管理，也没有出台或者颁布相关的文件规定对高校档案网站建设的相关标准等进行明确，思想观念上还都没有形成统一的意见，认识也比较落后，再加上高校的不够重视，导致河北省高校档案网站建设的质量存在很大问题，也存在一定的信息安全隐患。

(三)欠缺用户需求分析

在进行高校档案网站建设的过程中发现，内容建设在整个网站建设中扮演着核心角色。对于河北省高校而言，档案网站的建设更多的是回馈校园网建设，是伴随着校园网一起建设起来的，在搭建高校档案网站的时候并没有进行前期规划和分析，对用户的需求也都不是很了解，因此在内容设置等方面表现的比较简单、粗糙，实际应用起来也都不够方便，难以提供针对性的服务，甚至出现模板化建设的情况。

(四)复合型人才队伍参与较少

高校档案网站的建设还是需要非常专业化、复合型人才的参与才能做好的，但是就目前河北省的情况来看，真正重视高校档案网站建设并且还吸收复合型人才参与其中的情况少之又少，这也就很大程度上制约了高校档案网站的建设和推广应用，难以形成高校特色。

三、河北省高校档案网站建设模型构建与实证分析

首先，本研究从信息内容、功能与服务、组织形式三方面设置一级指标，并结合河北省高校档案网站的特点设置二级、三级指标，从而构建出河北省高校档案网站建设的指标体系(见图二、三、四)。

其次，运用层次分析法进行实证分析，深入挖掘影响河北省高校档案网站建设规模和水平较低的主要因素，为河北省高校选择行之有效的档案网站建设路径提供依据。具体而言，影响河北省高校档案网站建设规模和水平的因素(见图五)。

由上图可以看出，河北省高校档案网站建设之所以规模不大，水平较低，主要还是因为资金投入较少、缺少专业人才队伍以及高校领导的不够重视。这也是当前河北省高校档案网站建设现状的一种具体化表现。

最后，明确河北省高校档案网站建设的具体模型(见图六)。

第一步：明确建立高校档案网站的框架和目标。

根据河北省高校的实际情况，独立完成高校档案网站建设的基本框架和目标等，这个过程中可以参考借鉴其他高校或者地区档案网站建设的具体情况。

第二步：规划域名。

可以根据高校的实际情况和特色等进行域名的设计，这个过程也可以广泛征求学生和教师的意见，一方面是为了设计出最佳的域名，另一方面也能够起到一定的宣传作用。

第三步：网站策划。

根据前期设定的技术指标的要求，对高校档案网站建设的具体内容进行详细的设定和综合评估，根据河北省高校档案网站建设总体目标的要求进行网站的策划和实施，通过专业复合型人才队伍的参与，全面开展网站策划工作。

第四步：硬件平台的搭建和软件平台的实现。

根据网站建设的要求进行硬件设定和软件的选择，以保障高校档案网站的`顺利建设，这其中资金的投入是必不可少的，可以通过社会赞助或者学校扶持等形式招揽资金。

第五步：页面开发与模版制作。

根据前期研究的结果，进行具体化的页面开发和模板制作，基本完成档案网站的建设。

第六步：系统上线与测试。

对高校档案网站的各项技术指标进行核查，并对整个网站系统进行模拟测试，发现其中可能存在的问题并及时修正，完成全部设计工作。

四、促进河北省高校档案网站建设的路径选择

河北省各高校要针对自身的实际能力和影响档案网站建设的因素做出促进档案网站建设的最优路径选择，具体应从适当增加资金投入、完善档案网站设计标准、提供信息检索功能、明确用户需求和集聚网络专业型人才等方面来推进高校档案的信息化管理。

适当增加资金投入

河北省高校档案网站建设之所以不容乐观，主要还是因为资金投入不够，对此，河北省高校完全可以在学校内部进行一定的资金划拨，或者让政府相关主管部门给予一定程度上的资金支持，也或者可以通过社会募集等形式开展与企业的合作，寻求资金支持。

完善档案网站设计标准

针对河北省高校档案网站设计标准不够统一的情况，本研究已经对具体的技术指标等进行了明确，后期的档案网站也可以参考此指标进行设计，具体化的流程和模型步骤等已在上文进行了详细阐述。

提供信息检索功能

河北省高校档案网站在具体应用时发现，很多档案网站都是很难进行信息检索的，因此在查找相关资料和信息的时候不够方便，也比较耽误时间，引进和加入信息检索功能非常必要。

明确用户需求

在进行高校档案网站建设前期，完全可以广泛的征集高校老师和学生的意见和建议，集思广益，发挥大家的智慧，统计分析所有的用户需求，进而进行具体化的设计，这对后期的档案网站应用意义重大，也会使得网站建设更具实用性和针对性。

集聚网络专业型人才

高校廉政档案现状分析 篇3

关键词：985高校;档案网站;“学生类”档案

Abstract：This paper carries on the network to investigate archives website of “985” Universities ， focusing on research the content of “Students” archives services .This paper based on the function of services， the approach of services and the object of services analyzes the current situations， and proposes increasing service function， refining service function， bring in “electronic commerce”，mining potential users treatment in view of the existing problems.

Keyword： “985” Universities; Archive website; “Student” archives

教育部令第27号《高等学校档案管理办法》（简称27号令）于2008年9月1日起施行。它是以原国家教育委员会于1989 年 10 月 10 日发布施行的《普通高等学校档案管理办法》（简称 6 号令）为基础，结合我国高校及其档案工作近 20 年的变化与发展情况，根据实际需要对6号令进行修订而形成的。^[1] 在文件归档范围一级类目中，相较于6号令，27号令在第十五条中增设了“学生类”。“学生类”主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。^[2]在27号令发布施行7周年之际，高校档案馆网站“学生类”档案在线服务做得如何？笔者以部分“985”高校档案馆网站为调查对象，进行了调查。

1 调查对象及方法

笔者以我国“985”高校档案馆网站为调查对象，其理由：一是“985”高校档案馆网站建设水平较其他普通高校高，具有一定的前沿性和代表性;二是各“985”高校在发展上较为均衡，综合实力相差无几，具有可比性。因天津大学、北京理工大学、西北工业大学、中央民族大学、国防科技大学无独立档案馆网站，哈尔滨工业大学、南开大学档案馆网站无法访问，所以实际调查对象只有32所“985”高校档案馆网站（以下简称“32所高校档案馆网站”）。

采用网络调查法，并对调查结果采取内容分析法和内容比较法进行研究分析，从而得出研究结果。调查时间为2015年6月。

2 调查结果与分析

2.1  服务功能

2.1.1  “学生类”档案服务栏目及内容。32所高校档案馆网站中，只有25所设置了“学生类”档案服务栏目，北京大学、厦门大学、复旦大学、浙江大学、武汉大学、中山大学、四川大学等7所高校只在网站服务指南中，介绍了部分学生利用档案的方法。表1展示了25所高校档案馆网站“学生类”档案服务栏目及内容设置情况（表中高校先后顺序依据2015中国大学排行榜100强名单^[3]）。其中，17所高校档案馆网站设置了成绩及证书翻译，方便学生在线办理;9所设置了学籍查询和毕业生档案去向查询，输入学号和姓名便可查询学籍档案内容和自身档案去向，有利于学生了解档案状况解决问题;8所设置了档案证明，为学生获取学历等认证提供指南;7所设置了科研专利查询，提供科研专利目录查询，便于学生了解学校科研成果和进行科技创新;6所设置了毕业生合影，可在线浏览下载;5所设置了论文上传检索系统，便于论文的收录和查询;4所设置了毕业生成绩查询、学位档案、学生档案查询、高考录取证明、新生档案，为学位补办认证、中文成绩办理等提供便利。

2.1.2  信息服务。信息发布是档案馆提供在线服务的单向行为，多以通知公告栏实现。32个调查对象中，有12个网站信息发布的内容与学生相关性较高，所占比重为37.5%，分别是南京大学、北京师范大学、同济大学、中南大学、厦门大学、重庆大学、东北大学、大连理工大学、华南理工大学、湖南大学、中国农业大学、兰州大学。值得一提的是，同济大学的公告栏做得较好，在首页右侧发布的全是与学生密切相关的信息，重要的信息还以红色字体标出。

互动交流是档案馆站在用户角度的双向行为，方式多样化。28所高校档案馆网站提供了联系电话，便于直接咨询;25所提供了电子邮箱，以便用户邮件咨询;16所提供了常见问题，帮助用户快速解决相关问题;12所提供了留言咨询，用户在指定区域内填写问题内容，系统通过用户预留的联系方式进行回复;10所提供了传真号码，以便用户远程传递材料;4所提供了微博微信，以便提供移动信息服务，分别是中山大学、同济大学、中南大学、华东师范大学;2所提供了实时交流，以QQ的形式实时与用户交流，分别是同济大学、中南大学。

高校廉政档案现状分析 篇4

1 高校档案信息化管理的必要性

1.1 信息时代的客观存在

高校的档案信息化管理有利于对多种信息的开发和利用,如大多数的科研人士希望自身能在高校的档案信息资源中借鉴、参考一些科研成果。在当今信息共享的时代里,高校的档案信息化管理是十分有必要的,甚至是当务之急的任务。通过对馆内的档案的内容、结构、类别进行统计和利用,以此建立一个具体可行的档案管理的方案,以期推进信息化时代的档案管理服务。

1.2 高能教育的改革与发展

近年来,高校招生尤其是招优质生源竞争激烈,一些高校通过自身的教育改革来争取竞争优势,面对高校的大幅度的改革,为了优化高校资源,提高教学质量,优化教学系统,使得档案管理任务加重、难度增加。档案信息化的管理纸质档案需变为电子档案,这是电子档案的易存性和方便性,在一定的程度上,减轻了档案的管理难度,加强了其管理水平和管理能力,进而更好地适应高等教育的改革和发展进度。

1.3 计算机技术发展趋势

计算机技术发展迅猛,为高校的档案管理任务带来了前所未有的严峻挑战。首先对传统档案管理方法的存在具有挑战性,如今的大量师生对信息资源的需求量增加,这对高校的档案借阅利用频率大大增加,因此,必须进行信息化、网络化的档案管理。此外,计算机技术的发展对信息资源的安全性提出了很大的挑战,档案信息化的系统管理建设成为时代的必然性,比如开发、研究新的适合防护档案信息管理的系统软件。

2 高校档案信息化管理的现状

2.1 档案管理人员综合素质不高

高校的档案部门的工作人员队伍存在年龄偏大,女性居多,专业知识和专业技能比较薄弱,管理队伍素质不高的问题。最近几年,由于高校大量扩招学生,使得档案的工作量激增,外加现在的档案都是信息化管理,面对这样工作量大、难度系数增加、机械操作重复性增大的工作情况,高校的档案管理人员的工作质量却没有提高,依然用传统工作方式来对待。档案管理工作应该与时俱进,管理人员的综合素质也有待提高,促进档案信息的发展进程,根据时代的要求来改造自己,以便适应这个时代的社会。

2.2 对档案管理的重要性认识不足

高校的档案管理人员和高校领导,对现代档案信息化管理缺乏认识、缺乏重视和观念落后。有些档案管理人员对现代的档案信息化管理方式没有很大的兴趣,习惯传统的手工档案管理模式,缺乏档案信息开发利用的认知。对于这些人来说,档案的管理是首先对其剪裁,然后装订,最后归入档案,除此之外就是不要泄密、不要丢失就好。对于领导来说,对待档案的观念有点滞后,进而对员工的工作要求也就相对不高,投入不足,致使高校的档案信息没有得到进步。根据现今的档案管理的发展,高校的这些为档案工作的人员要和领导必须改变自身的思想观念,引起对档案管理的重视,以此提高高校事业的发展水平。

2.3 管理制度体系仍不够完善

很多高校的档案信息管理制度依然是针对传统的档案管理模式而制定的,已不适合现代信息化的档案管理方式,缺少对电子信息档案的使用,片面性地认为电子信息档案有安全隐患性。高校的信息化档案建设都是由高校自身承担,各校的经济能力各不相同,每个高校的档案管理都是按自身的经济情况和技术水平来选择自身的硬件设施与软件系统的,这样便形成一个标准不一、各自发展的道路。由于高校的电子档案数据信息标准不一样、内容不太规范、结构也不同,致使网络连接和信息资源的共享时具有障碍性。

3 高校档案信息化管理的对策

3.1 加强档案信息化的重视

档案工作的重要特点之一就是服务性,高校应该从一开始树立正确的服务态度,做到为高校师生提供及时有效的全面服务。高校历史和高校历史馆是高校档案馆管理的主要任务之一,要客观、全面、准确、真实地记载高校的创业史、奋斗史和发展史。比如建立一个校史编纂的办公室,设置专职教工集中办公,而校史的出版也为高校的档案信息建设充实了内容,以此展现本学院的内涵和精神,进而得到校领导的进一步重视,得到师生的肯定。通过对档案馆的建设,省市档案馆的检查和验收,使得领导重视并且分配资源来进一步完善档案的信息化建设,为高校的档案馆的信息化建设奠定基础,进而推动高校的档案信息化建设的发展。

3.2 提高档案管理人员的素质

档案的工作除了服务性强之外,再就是专业性,要求从事档案信息工作的人员具有相应的档案学理论知识和专业技能。当然除此之外,还有这些工作人员要不断更新自己的档案专业知识,与时俱进,因为当今是信息化变换的年代。处理这些最基本的要求之外,进行档案建设的工作人员还要加强自身的专业技能训练,不断提高对档案的工作能力,学会利用新知识、新技术来解决和指导在档案管理过程中出现的问题,最终提高高校档案信息化建设的质量。

提供资金和时间支持,为档案管理人员进行专业的培训。每年固定的时间段为兼职档案管理人员进行培训,使其更新档案管理观念,以及熟练档案的收集工作、建档工作、归档工作等环节工作。高校也可以组织这些管理人员定期开会,交流自己对档案管理的经验和心得体会,不断提高档案管理人员的整体水平。做到专业化、高效率,为师生提供便捷、全面、有效的服务。

3.3 加大档案信息化建设的投入

高校的数字化建设的其中之一任务就是对档案的信息化建设,要求在建设纸质档案的同时建设电子文件子档案,通过建设高校的校园网和电子档案系统,来实现信息文件的自动归档。另外,管理部门实现无纸化办公方法的前提下,档案工作应争取每一份纸质档案都有匹配的电子文件,实现高校的数字化档案贮存、信息化的档案管理和网络化的档案享用,全面促进档案信息化管理的现代化的发展。

要实现这样网络化、信息化、电子的档案管理模式,高校必须为档案工作人员提供相应的技能培训课,挖掘工作人员对档案管理的潜能,使其紧跟信息时代的发展脚步,在做好日常工作的基础上,发挥其主观的能动性,提高档案的利用率和更新率。让高校档案管理工作实现数字化的管理,实现规范化、科学化以及制度化的档案管理。

3.4 完善档案信息化管理的制度

随着网络日益的发展,出现的问题也不断地上升,这为高校网络化的信息管理也带来了风险。所以,高校在建设档案管理的工作时必须树立档案管理的安全性意识和加强安全防范措施,以此确保高校的档案信息安全。档案管理人员在提高自身的业务水平的同时,还要做好档案管理的安全工作,做好数据备份,系统安全防御,抵御来自网上的黑客攻击和病毒侵害,保障档案信息数据的安全,这一系列的安全和技术问题要求高校必须加强档案信息化管理的安全性工作。

高校应该根据相关法律法规和一些先进经验形成自己的一套档案管理规章制度和管理模式。此外,还应建设健全的信息防御软件系统,如最基本的防毒软件、防火墙软件、数据加密技术等等。平时多注意工作细节,防止涉及泄密的信息泄密。现在网络技术的不断发展和提高,对此,高校应该加强安全意识,不断探索、研究新的技术规范,制定新的规章制度和标准化操作程序,来维护档案的安全。

加强高校廉政建设的策略分析 篇5

摘 要：高校廉政建设和反腐败工作关系到国家人才队伍建设的根本。加强高校党风廉政建设和反腐败工作，必须深刻认识其重要性、必要性，清醒看到目前高校在党风廉政建设和反腐败工作中存在的问题及不足，进一步加强党风廉政教育，改进工作作风，不断完善制约防范机制，深入推进监督工作。并分析了我国高等院校廉政建设中存在的突出问题，并提出了自己的一些改进策略。

关键词：高等院校;廉政建设;问题;策略

中图分类号：D602

文献标志码：A

文章编号：1002-2589（2015）16-0065-02

随着高等教育改革力度的不断深化，高校面临着越来越多的新变化，产生许多的新问题，高校作为国家发展的智力资源的重要输出地，进行廉政建设十分重要，这既是高校发展的需要，也是国家繁荣和社会发展的需要。特别是随着党和政府反腐倡廉力度的加强，进一步加强廉政建设已经成为全国上下的共识。高等院校廉政建设是我国廉政建设不可或缺的重要组成部分。过去几十年国家对高等院校的重视和大量专项财政资金的投入，在带来高等院校快速发展的同时，也出现并累积了很多高等教育领域的贪腐问题。加强高等院校的廉政建设，不但有利于提高学校整体管理水平，而且有利于最终为国家社会发展提供更多高素质的人才。高等院校在今天的廉政建设中，应当发挥引领者的作用，在推动自己廉政建设的同时，引领国家廉政建设的浪潮，并进一步为全国廉政建设的推进提供智力支持。本文主要围绕高校廉政建设这一中心展开，介绍了新形势下，我国高校建设中出现的相关问题，以及廉政建设的形式及必要性，最后提出笔者关于高校廉政建设的思考和对策。

一、我国高等院校廉政建设中存在的突出问题

近些年国家查处了一批高等院校贪污腐化事件，以过去的2014年为例，全国共查处高等院校贪腐人员1 200多人，涉案金额达到数亿元人民币。新形势下高等院校廉政建设面临前所未有的困难与挑战。分析目前高等院校廉政建设中存在的突出问题，主要有以下几点。

1.廉政建设理念不强

我国高等院校长期侧重于学术和教学研究，忽视了学校的党风廉政建设。部分高等院校的领导者没有树立现代廉政建设理念，还是沿用以往廉政建设的做法。廉政建设就是开会，下达上级主管部门的廉政文件，大家共同阅读讨论一下，这是现有部分高校廉政建设的现状。没有正确的廉政理念的指导，造成我国高等院校廉政建设经常是“一阵风”式的廉政建设，形式主义比较明显。虽然这几年国家加强对高校廉政建设的重视，迫使高校在很大程度上得到了改变。但是，总体上看，与时俱进的高校廉政建设理念还是没有建立。

2.缺乏有效的廉政宣传，高校大学生廉政、廉洁意识淡薄

要想在高校做好廉政建设，必须要进行有效的廉政宣传。但是我国高等院校学术气息浓厚，对廉政文化的宣传力度不足。观看我国高等院校的公众宣传栏、高校的网站等对外宣传平台，我们发现多是某些学术研究、教学研究等方面的信息，很少见到开辟专门的宣传区域进行大力的廉政宣传。廉政宣传不到位，造成高等院校缺乏廉政建设的舆论氛围。尤其是廉政宣传不到位造成广大高校在校学生不了解廉政建设的重要性，更不能积极从事本校的廉政建设。从现实情况看，大学生廉政文化素质不高、廉政意识缺失已成为影响大学文化建设和大学生整体素质的障碍。主要表现在：第一，缺乏廉政意识。一些大学生崇尚权、钱，认为只要有权有钱什么事都能办到，有的因此对社会公平性产生怀疑。不少学生要么认为廉政文化建设是学校领导干部的事，不关注高校的廉政文化建设;要么“重术轻德”，忽视对自己思想政治素质方面的要求。第二，守法意识淡薄。有的大学生不学法、不懂法，甚至以身试法。大学生违法犯罪案件屡有发生。第三，缺乏艰苦奋斗精神。有的大学生在生活上追求高标准，在奉献上追求低标准，羡慕奢华的生活，缺乏勤俭节约、艰苦奋斗的精神。第四，是非美丑观念混乱不清。有的大学生对社会腐败现象见惯不怪，对根除腐败持怀疑悲观的态度，有的甚至对腐败官员心生羡慕。有的大学生不思进取，考试作弊。有的为当学生干部、入党拉关系、走后门。评奖评优贿赂领导、老师和辅导员等，不一而足。

3.廉政制度建设不到位

完善的廉政制度是做好廉政建设的基石和保障。缺乏行之有效的廉政制度，廉政建设将会面临很多困境。我国高等院校在廉政制度建设中，很多是沿用国家制定的法律法规等条文内容，再结合自己学校的特点制定完成。但是，随着我国高等教育的快速发展，原有的廉政制度建设很明显已经跟不上应现有高校发展的步伐。这就造成高校在廉政建设中，虽发现存在诸多不足之处，但是由于没有行之有效的廉政制度可以遵循，往往不能够在第一时间提出相应的应对措施。

4.廉政监督效果较差

廉政监督是做好廉政建设不容忽视的重要方面。我国高等院校在廉政监督中，高校纪检部门相对处于独立的发展环境中，工作思路和工作方式相对滞后，远不能满足高校现在的发展趋势和纪检工作新要求。同时，主管部门及高校领导对高校纪检工作重视程度不够，高校纪检部门相对缺乏专业人员，从而造成一些高校廉政监督主体的混乱，廉政监督效果较差，存在自己监督自己的现象，缺乏有力的、有效的外部监督。尤其是我国高等院校廉政监督片面侧重于上级主管部门的监督和校内部门的监督，忽视对广大学生监督权的尊重的现状，在我国高校廉政建设中普遍存在。

5.廉政责任追究体制不健全

高等院校作为我国高等教育的主要载体，本应当成为全国廉政建设的典范。但是实际情况是，很多高等院校的廉政建设不到位，尤其是在廉政责任追究方面，部分高等院校没有建立严格的责任追究制度。发现存在的诸多廉政建设问题，处于维护自己单位的利益的做法，总是试图把问题控制在校园之内，大事化小，小事化了。对待出现严重廉政问题的学校领导人员的处罚总是蜻蜓点水，应付了事。责任追究的不及时，造成一些高校管理人员更加肆无忌惮，侵吞国家高校建设专项资金，挪用研究资金，借助公权为自己谋取私利的现象时有发生。外部监督监察的无力，内部有效监督的缺失，导致高校腐败问题得不到应有的严厉处罚，从而也对腐败现象起不到警戒和遏制作用，久而久之形成了高校领域腐败现象层出不穷。

二、提高我国高等院校廉政建设水平的策略

1.树立与时俱进的廉政建设新理念

高校廉政建设应当树立与时俱进的廉政建设新理念。要想建立这一理念，首先高校要认真学习党和国家最新的廉政建设新制度，了解当前我国廉政建设的新动态。其次，要从高校上下形成廉政共建，让全校师生都引起对廉政建设的重视，积极投身于学校的廉政建设之中。再次，还要开展高校之间廉政建设的交流活动，相互吸取对方廉政建设的经验，形成自己的廉政建设特色。要树立廉政建设理念时时创新的做法，推动高校廉政建设进一步发展。

2.加大廉政宣传力度，尤其是对学生的廉政宣传更要重视，促进校园廉政文化建设

加大宣传力度，是高校廉政建设不容忽视的重要方面。只有强有力的廉政宣传，才能够为高校廉政建设创造有利的廉政建设校内环境，让全校上下形成廉政建设的高潮。不但要在高校领导层进行廉政宣传，还要在普通教师中间进行积极的廉政宣传。要改变以往廉政宣传忽视高校学生群体宣传的做法，开展灵活多样的学生间廉政宣传活动。因为，高校大学生是思维活跃的一个高素质群体，在他们中间开展积极地廉政宣传，不但有利于高校廉政建设，还有利于为全国廉政建设提供人力资源的保障。充分利用现代化的多媒体介质，通过网络、微博、微信等交流平台，构建廉政文化基地，多方位的引导、组织教职工和学生参与廉政文化建设，营造反腐倡廉的校园廉政氛围。

3.建设适合高校廉政建设发展特点的廉政制度

高等院校作为高等教育的主体，在廉政建设中具有不同于其他国家部门的特点，如高等院校的管理模式、人员组成等都有自己的特点。因此，要在高校建立适合教育领域的发展特点的廉政制度。政府教育主管部门可以立足国内高校，出台更加全面细致的廉政建设规章制度。而高等院校自身也要结合自己学校的特点，制定符合学校长远发展的廉政制度。如针对目前多发的学术研究资金被挪用冒领等行为，高校要出台制定相关专项地廉政规范制度。只有良好的廉政制度，才能够为高校廉政建设保驾护航。

4.实现纪检工作“三转”，提高廉政监督效率，强化学生廉政监督主体地位

及时有效的监督，是做好高校廉政建设不容忽视的重要环节。高等院校要改变以往廉政监督流于形式，监督不到位的做法，提高廉政监督的实际效率。党的十八大召开后，中央提出各项纪检机关改革的新要求和部署计划，高校纪检部门同样要遵照执行，在“转职能”“转方式”“转作风”中来解决工作中的“错位”“越位”“缺位”问题。同时要注重学生廉政主体地位的打造，毕竟高校大学生群体是高校里面人数最多的一个群体，他们自身也有参与学校廉政建设的欲望。因此，高校要充分重视学生参与和监督的作用，这样才能够为高校廉政建设的长远发展提供不竭地动力。

5.形成并贯彻执行严厉的廉政责任追究制度

对待高等院校中出现的贪腐问题，不能够轻易放过，要制定正确的应对方案。追究相关部门和责任人的职责，建立严厉的责任追究制度，是做好这项工作的根本举策。我国高等院校要改变以往追责不力的做法，不管相关责任人承担何种职务，具有多大的社会影响力，只要违背国家廉政建设的初衷，出现贪腐行为，就要零容忍。严厉的廉政追责制度，是高等院校做好廉政建设的不可或缺的重要环节。高校可以会同当地教育主管部门，不定期对学校的廉政建设进行督查，发现问题第一时间提出应对方案，并提请学校和上级教育主管部门追究相关人士的责任，必要时可以提请法律诉讼手段加以解决。

三、结论

我国高等院校在国家日益强化的反腐倡廉建设中，承担着独特的作用。既要为全国廉政建设提供更多高素质的人才，又要搞好自己的廉政建设，成为全国廉政建设的表率。因此，高等院校加强廉政建设的工作，任重而道远。

参考文献：

高校廉政档案现状分析 篇6

关键词：廉政档案,SSH体系,模块设计

高校干部廉政档案管理系统是是一种信息系统, 这种系统采用当前先进的计算机软件技术设计和开发,廉政档案系统的启用解决了两个问题, 一方面可以规范干部廉政档案管理, 另一方面, 有力地推动高校干部管理信息化进程。铜仁学院属地方新建本科院校, 升本以来各方面取得了长足发展, 目前在职教职工近800人, 科级以上干部150余人, 如何有效地管理好这批队伍, 学院纪委监察部门做了大量的工作, 目前黔东廉政文化建设示范基地, 是贵州廉政文化建设的标杆。论文将以铜仁学院干部廉政档案管理模式为平台, 设计出廉政档案管理系统的结构及框架流程。

铜仁学院干部廉政档案管理系统拟采用多用户协同办公的方式进行工作, 运行当前通用的基于B/S结构设计技术, 这种设计模式, 实施交换式网络应用能让信息的传递更加快捷和方便。

系统基本工作模式主要分两块, 即干部录入信息和监管人员作普通职工汇总统计分析, 具体如下:

干部录入信息: 在全院范围内实现任何部门、任何时间、任何地点、合法用户协同工作。 各相关层次的干部在一定的权限范围内通过客户端向服务端填写和提交自己的档案完成档案库的信息采集;

监管人员汇总统计分析: 纪检监察部门对相关信息进行监控审查汇总, 以及做好统计分析工作。

这种做法的好处在于, 从简单、繁杂的信息录入工作中解脱出来, 真正成为廉政档案信息库的使用者, 精力集中到自身的核心业务, 有效提高部门的工作效率。

1 系统功能模型

根据现有铜仁学院干部廉政管理基本要求, 学院纪检部门每年年底将相关的表格发放到干部手中, 由各位干部自行填写后, 交回纪检部门, 纪检管理人员分类进行汇总并审核基本情况, 若有问题返回相关干部, 直至最终审核合格, 最后进行存档管理, 需往上一级纪检管理部门上报的信息再行上报。

基于上述管理模式, 结合信息化的特点, 列出如图1所示的系统结构图。系统设计时由3大主要模块组成, 即基本功能、信息录入功能、审核监控功能。 每一大模块又分为若干小模块, 如基本功能由用户登录管理、用户基本信息管理、用户权限管理3个子模块组成; 信息录入功能由2个子模块组成, 主要由干部自行操作, 这两个子模块主要完成用户相关表格信息的录入与修改任务。信息监控管理功能模块由纪委、 监察管理人员进行统计分析与监控。

2 系统设计

2.1 系统框架

框架是任何设计的根本, 没的框架就谈不上最终的详细代码编写, 当然任何设计也有其基本的理念。

2.1.1 基本理念

领导干部廉政管理系统对系统可视化、标准化、信息化、的要求。 其设计基于如下理念进行构建:(1) 系统体系结构基于B/S模式进行管理, 构建网上办理功能, 提高工作效率; (2) 开发过程充分考虑代码复用 , 重视软件复用技术 ; (3) 采用基于数据集聚模式的多种开源框架技术集成;(4) 实现网站页面的局部刷新, 以实现各种角色分配及管理;(5) 充分考虑数据库的独立性及、安全性。

2.1.2 系统框架

根据相关理论和技术基础以及本系统设计原则, 管理系统采用B/S结构[3]。系统框架如图2所示。

根据典型的B/S结构, 将廉政信息管理系统划分为交互层、业务层和数据层。

交互层: 包括用户及相关管理人员的界面, 完成两个问题的解决, 管理人员初始化以及干部录入修改相应表格信息, 全面完成用户和系统的交互。

业务层: 用来完成多项目管理系统的业务逻辑, 参照系统的数据流图, 实现信息的流通、变换以及最终审核信息的形成等工作。

数据层: 完成系统中涉及到的所有实体信息的转换存储问题。

2.2 系统访问控制模块

此模块的设计目前大多采用一种基于角色的访问控制 (Role-Based Access Control) 作为传统访问控制模型来进行 , RBAC支持3个著名的安全原则: 最小权限原则, 责任分离原则和数据抽象原则。采用这种模型对系统进行角色设计最大的好处是分离了用户和权限, 使管理员可以分别处理用户的授权和权限的划分[4]。这种面向对象的权限分离思想使开发出来的访问控制模块的通用性和复用性更强, 从某种层面上避免开发人员重复劳动。

2.2.1 访问控制模块系统

根据相关理论和技术的要求, 可以将访问控制模块分为以下两个模块[5]:

身份认证: 对用户的合法性进行判定, 此模块通过用户名、口令等信息进行认证。

系统管理: 主要是用户的数据的增减、以及权限分配。

2.2.2 访问控制模块数据厍

为了实现基于RBAC的访问控制模型, 将角色、用户、角色和用户的关系、 角色和权限的关系以及可控资源信息等保存到数据库中, 数据库的设计采用4个权限控制表, 如表1所示:

2.2.3 系统角色

结合铜仁学院干部廉政信息管理系统的需求分析和访问控制模型, 可以将管理系统角色分为5类, 即系统管理员、中层领导干部、纪委监察及授权的有关部门人员, 每类角色系统可以分配其相关权限, 相关角色在自己的权限范围内开展工作。

系统管理员: 主要负责对系统进行管理工作, 负责系统维护及升级等管理工作, 一般由纪委监察部门某一专职人员担任, 他不参与系统其他操作。

中层领导干部: 即系统监控的主要对象, 数据录入的主体,负责上传个人廉洁从政具体情况, 按照院纪委的要求定期对本人的基本信息进行修改。

审核统计人员: 纪检监察相关成员: 对干部的廉政信息进行汇总统计分析的人员, 廉政信息的主要管理者。具体负责对中层领导干部所提交的廉政信息进行管理, 同时对中层领导干部提交的廉政信息进行分析; 同时也是干部廉洁从政的监督人员, 这部分人员尚可在全院一定范围内扩充, 这些人员的参与可以起到提高反腐倡廉工作的预见性、前瞻性。

2.3 系统功能模块

在进行系统模块设计时, 有多种方案, 考虑自顶向下逐步求精的结构化程序设计方法和程序编制的特点, 并结合需求分析阶段的结果, 总体设计分析的内容, 按照系统要视线的结构层次, 从而达到对本系统更便捷、更有效的管理目的[6]。

下面对系统的几个主要功能模块做简介说明。

2.3.1 系统登录

系统登录模块是所有用户使用时的统用户层, 包括了登 入登出和密码修改两个部分。已分配了账号密码的用户, 可以修改自己的登录密码, 流程图如图3所示。

2.3.2廉政信息上报审核

这部分工作由院纪检监察部门人员进行管理, 主要完成监督审核。当中层领导干部按照院纪委的当年下发相关表格, 对当年的信息情况进行如实填报并提交上传, 院纪委对提交的相关信息进行审查, 没问题通过, 若有问题返回继续修改。当事人对最终提交的个人廉政信息负责, 若发现有隐匿个人信息变动, 被查处的要追究其相应的责任, 根据相关规定给出意见建议或是进行相关处理。廉政信息上报审核流程图4所示, 其他模块的流程设计这里不再详细介绍。

3 结语

高校档案管理现状及其优化策略 篇7

关键词：高校档案管理,现状与问题,优化策略

长期以来,我国各高校都把档案管理作为一项管理性工作、服务性工作和政治性工作,档案管理水平也自然成为衡量高校总体管理水平的重要指标之一。在高等教育快速发展,信息技术日新月异的大环境下,高校档案管理工作面临着重要的机遇和挑战。高校档案管理工作者应全面认识档案管理现状,关注存在的问题,以满足高校教学、科研和管理需要为出发点,积极探索行之有效的档案管理优化策略。

一、高校档案管理现状

从本质上讲,高校档案管理的对象是档案,服务对象是档案利用者。经过多年的努力,大多数高校都积累了包括教学档案、科研档案、学籍档案、人事档案及财务档案和基建档案在内的类别齐全、内涵丰富的档案资料,这些资料客观地反映了学校在不同历史时期的工作和活动情况,体现了学校的办学宗旨、办学理念和办学特色。为了有效管理和利用档案资源,各高校都在档案资料征集、档案馆(室)建设、档案管理人员配置等方面做出了很大的努力,使得高校档案管理有了明显的进步和发展。然而,由于种种原因,高校档案管理还存在着诸多不容忽视的问题,这必然在一定程度上阻碍了高校档案资源的开发与利用,影响了高校科学发展和整体实力的提升。

1. 档案意识淡薄,对档案管理的重要性认识不足。

《高等学校档案管理办法》从一个侧面规定了高校档案馆(室)在收集、整理、保管和提供利用高校教学、科研、管理等方面成果资料的功能,确定了高校档案馆(室)在高校整体构架中的价值和地位。然而,由于传统管理意识和信息思维的影响,部分高校决策层档案意识淡薄,对档案管理的重要性认识不足,片面地认为高校可保存的成果资料有限,管理起来很容易,相应地忽视了档案管理科学体系和顺畅机制的建立,弱化了高校档案的内容价值和服务利用价值。

2. 档案管理制度不健全,档案管理工作不规范。

规章制度是管理的基础,任何管理与规章制度都是密不可分的。然而,目前很多高校缺乏档案建设的系统规划和完备的档案管理制度,导致档案管理工作在统一标准和操作规范方面疏漏频出。主要表现在:档案管理体制存在缺陷,档案馆(室)与各学院和系的业务对接不畅;教职工对档案资料的保存要求不明确,在文件创制、签发等环节用纸、用墨、用笔随意;一些基层单位不了解哪些资料需要作为档案收藏,档案资料归档整理不及时,档案资料收集不齐全。

3. 档案管理中重收集保存、轻开发利用的现象突出。

一些高校的档案馆(室)将主要精力放在学校各种档案资料的归档、整理、建档、存档等收集保存环节,忽视了开发和利用档案信息资源,特别是与档案信息化管理相适应的电子档案的开发利用。许多档案资料一旦归档便长期处于睡眠状态,客观上形成了“以藏为主,重藏轻用,保守封闭,被动服务”的管理状况。这既与现代档案管理把档案开发利用放在管理突出位置的理念背道而驰,也阻碍了档案馆(室)管理水平的提高、管理效能的发挥和对高校发展的服务价值的体现。

4. 档案管理手段相对落后,信息化水平较低。

社会已经进入了信息化时代,高校的办学层次和办学水平也得到了显著的提高,但这些变化在档案管理上却没有得到同步的体现。很多高校档案管理人员管理观念陈旧,档案的生成、收集、立卷、归档、分类组卷、编号编目等都处于手工操作的状态,耗时费力。尽管大多数高校都为档案馆(室)配备了计算机、扫描仪、复印机等硬件,但由于受技术、资金、软件支持等多种因素影响,其应有的功能难以得到有效的发挥,严重制约了档案信息的快速传播、流通和利用。

5. 档案管理人员素质参差不齐,队伍结构亟待调整。

档案管理是一项专业性、技术性很强的工作,档案管理人员的素质决定着档案管理的水平和效能。目前,在很多高校档案管理队伍人员混杂、素质参差不齐,具有较高学历和专业技术能力的专职档案管理人员严重不足。一方面,档案管理被错误地当作技术含量较低的工作,学校往往将一些学历层次较低、素质不高、教学和科研能力较弱的人员安排到档案管理岗位,造成档案管理队伍先天不足;另一方面,高校档案管理人员缺乏必要的业务培训和继续教育,知识结构老化,档案管理的思维理念和专业技能得不到及时更新,难以实施高水平的档案管理,提供高效能的档案服务。

二、优化高校档案管理的有效策略

1. 提高思想意识,摆正档案管理在高校管理中的位置。

高校要认真学习《高等学校档案管理办法》,充分认识档案资源对学校建设和发展的重要信息支持作用。主要领导要亲自领导和协调档案管理工作,在全校形成重视档案管理、参与档案工作的氛围,紧紧围绕学校中心工作开展档案管理工作。高校档案管理人员要明确自身肩负的责任和使命,投入更大的热情,加大档案管理中的质量把控力度,保证档案信息的完整性与真实性,提高档案服务的意识和水平,以良好的工作成效争取到领导对档案管理工作更多的关注和重视。

2. 完善档案管理制度,实现高校档案管理工作的规范化。

没有规矩不成方圆,高校档案管理工作能否有序、健康开展,关键是要有一套与新时期档案管理需要相适应的规章制度。首先,要理顺学校各院系、处室与档案馆(室)的业务对接关系,明确各院系、处室在档案制作、收集、移交等方面的权利和义务,保证档案资料的真实全面和归档过程的平稳顺畅。其次,要规范档案资料的生成细则和标准,以制度的形式规定哪些资料需要上交存档,上交存档的资料在用纸、用墨、用笔等方面有哪些要求,提交的电子档案要采用什么格式,需要归档资料的上交时间期限。第三,结合档案管理制度,对档案收集、整理、装订、归档与借阅等程序进行严格的监督,真正形成有章可循、依章执行、违章可究的高校档案管理运行机制。

3. 加强高校档案编研工作,做到档案收集保存与开发利用并重。

高校档案记载了学校在教学、科研、基建、管理和服务等方面的历史和发展,是回顾既往、厘清事实、总结经验教训不可缺少的宝贵财富。高校档案管理工作者应加强档案编研工作,全面掌握档案资料的征集、归档状态,做到应收尽收,避免遗漏,并对收集的档案资料进行整理、甄别,形成真实、完整的档案体系。在此基础上,开发不同载体档案资源,以目录表、汇总表和网上专属页的形式,公示馆藏资料的名称、要点,帮助和指导档案利用者获取需要的档案信息,更好地发挥高校档案的凭证、依据、借鉴、参考、史料和认知作用。

4. 创新档案管理方式,推进高校档案管理信息化建设。

档案管理方式是影响档案管理水平的关键性要素。在国家大力提倡全民创新的大背景下,创新档案管理方式至关重要。①要建立档案管理校园局域网,利用先进技术手段挖掘档案资源,收集和整理学校各类档案材料,满足办公自动化的要求。②通过录入、扫描等方式实现馆藏纸质档案向数字档案的转化,将格式不同的数字档案材料转化为统一格式,以利于网络传输和查阅。③建设高校档案数据库,完善档案接收、档案管理、查阅利用等功能模块,促进档案资源的远程检索、调阅和网上共享。④采取数据加密、设置防火墙及建立电子身份认证系统等方式,抵御不法网络侵袭,维护档案网络服务安全。

5. 强化队伍建设,提高档案管理人员整体素质。

建设一支高素质、懂专业、强技能的档案管理队伍,是提高档案管理效率与管理水平的基础。首先,要通过学习《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》等相关档案管理理论知识和专业技术,提升档案管理人员的思想素质与业务素质。其次,建立档案管理人员的定期培训和继续教育制度,把对先进管理意识和管理技术手段的探索研究作为经常性的馆内业务学习内容。第三,遴选有培养前途的档案管理人员到高校档案专业或上级档案机构进修,带回新的档案管理理念、方式和手段,促使高校档案馆(室)的档案管理跃上一个新台阶。

参考文献

[1]吕亚梅.关于优化高校档案资源建设工作的思考[J].考试周刊,2014,(67).

[2]陈婷.高校档案管理现状及对策研究[J].中国管理信息化,2015,(06).

新时期高校档案工作现状及发展对策 篇8

一、高校档案工作基本情况

(一) 领导体制及机构设置

《高等学校档案管理办法》 (教育部、国家档案局第27号令) 规定:“高校档案工作由高等学校校长领导, 分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作”。并具体明确高等学校校长关于档案工作的四条具体职责, 这不但明确高等学校校长是高校档案工作的第一责任人, 也同时强化分管副校长具体落实档案工作。以安徽高校为例, 目前主要有两种模式:第一种是部属重点院校如中国科技大学、安徽大学、合肥工业大学、安徽农业大学等, 采取校长领导档案工作, 分管副校长具体落实机制, 下设档案工作委员会, 成立校级档案馆, 有独立编制。第二种主要是本专科类院校, 同样是采取校长领导, 分管校长负责的机制, 并成立档案工作领导小组, 在学院办公室下设档案科, 成立综合档案室负责收集整理全学院档案。

(二) 人员配备

新时期的档案工作需要一定数量的、高素质的队伍, 这对于档案工作者能够准确把握档案规范标准、提高档案工作和利用效率有着十分重要的意义。具体表现在:首先, 目前档案工作人员数量相对机关档案工作人员宽裕, 基本能满足日常工作需要, 而且档案人员的分工也比较明确, 有利于实现档案工作的专业化和效益化发展。其次, 学历层次较高, 基本本科和研究生学历, 而且档案专业出身, 有丰富的档案知识和较高的档案学理论水平。各重点高校档案馆馆长都是档案高级职称, 拥有多年的档案工作实践经历和较高的档案专业理论水平。再次, 档案理论研究成果丰富。高校拥有独一无二的教学资源, 由于档案工作人员素质较高, 能更好开发本身的档案资源, 例如部分高校建立的校史馆极大地提升了本校的知名度以及校史文化建设。高校档案人员有很好的学历基础, 在工作的同时能注重学术研究, 撰写并发表了大量的档案学科论文, 极大的丰富了档案学科的发展。

(三) 高校档案工作的基本特点

高校因其特有的优势资源, 档案工作也显示其独特的方面。相对于机关档案工作, 高校档案工作主要有以下特点:

1.制度建立健全, 各项工作有序开展。目前的高校, 由于档案意识的提高和档案素质的加强, 结合《档案法》、《高校档案管理办法》、《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》等相关规定和要求, 各高校从本校实际出发, 相继出台了切实可行的档案管理办法、本校文件材料归档范围和文书档案保管期限表以及日常档案管理制度、查阅制度、保密规定、档案分类方案等等。这些完善制度的建立为高校档案工作的有序开展奠定了良好的基础, 高校档案工作能够有章可循, 大大提高了高校档案工作的工作效率, 便于高校档案工作的日常运作。

2.硬件设施齐备, 基本能满足需要。近几年来, 高校档案工作的硬件设施已基本完备, 档案库房、档案柜、密集架、档案修复设备等在高校档案馆或综合档案室已很常见。甚至有些高校档案馆还专门设置了档案实验室, 并配备一系列相关设备, 为高校档案工作的顺利开展提供了一个更好的服务平台。在此, 值得一提的是, 在当今信息飞速发展的时代, 关于档案工作的现代化特征已日渐明显, 高校档案工作也是如此。目前, 高校档案工作的设备设施还体现在一系列的电子设备上, 如承担档案录入、档案检索的电脑和专门的档案软件, 缩微阅读器等。

3.档案工作人员业务精通, 业务水平较高。高等院校工作的特殊性造成高校工作人员的要求逐渐提高, 省内各高校均要求吸收研究生或博士学历的毕业生。档案行业也提高了进入门槛, 现从事档案工作高校人员均有中高级职称, 最低的学历要求也是档案专业本科毕业。各类高校均有一支业务水平高、工作能力强、学术研究多的档案干部队伍, 并通过不断培训、再深入学习的培养模式进一步提高专兼职档案工作人员的业务水平。良好的档案队伍建设给高校档案工作带来飞跃的发展态势。

4.档案资源开发利用成果显著。与机关档案相比, 目前所保存的高校档案资源是丰富且较完整的, 这就为高校档案资源的开发利用创造了一个好的先决条件, 档案队伍专业化水平高、编研能力强也是构成档案资源开发利用的必要条件。目前各类高校档案工作的成果显著, 一般高校都编有本校大事记、档案年鉴、专题文件汇编、档案全引目录等资料, 有些工作人员甚至从自身的档案实践出发, 发表了一系列相关的论文、专著等, 极大的丰富了档案学的学科发展, 对于档案工作的开展也具有很强的理论指导意义。部分有条件的高校更是成立了校史馆, 将其打造成代表该校的一张名片, 为档案工作又添一道亮丽的风景线。

5.档案提供利用服务工作效果提升。档案资源丰富, 利用工作效果得到极大提升。随着高校的扩招, 近年来档案事业也飞速发展, 特别新文件材料归档范围的实施带来档案数量的急剧增加, 拥有大量的档案资源同时利用率得到提升。此外, 人们档案意识逐渐增强, 越来越多的人开始关注档案。高校档案在学生就业、学历证明、出国审批材料出具、职称评定、校舍楼房维修、干部财务审计等各方面都发挥了巨大的作用。档案提供利用工作的服务效果显著也离不开高校领导的重视, 注入强大的人力、物力、财力支持, 提升档案提供利用服务工作的水平和服务质量。

二、高校档案工作存在的主要问题

虽然高校档案工作总体水平较高, 但由于某些历史形成原因或者当前大学过快发展导致档案工作无法跟上各地高校主要工作进度等原因使得高校档案工作存在以下几个问题。

(一) 基础设施不足, 基础业务建设需进一步提高

高校档案工作毕竟不属于学校核心工作, 重视程度相对较弱, 资金投入也不尽人意, 部分学校档案基础设施建设落后学校教学规模。库房面积不足, 档案要求的各种硬件设施无法配备齐全, 档案发展资金不足, 严重制约高校档案工作的正常发展。部分高校都经历了高校合并的浪潮, 这就导致了档案全宗的重新划分, 形成新的档案全宗, 合并前原有各高校档案散落各分校, 有的无法收集齐全, 造成大量散失。

(二) 档案信息化建设不足

档案行业总体信息化程度没有跟上当前社会信息化的步伐, 很多高校的档案工作仍是以传统的档案工作手段和方式为主, 落后的工作方式制约着高校档案工作的发展。在档案信息化建设方面有以下不足之处:各高校目前在筹集资金进行一些早期档案的数字化扫描事宜;部分高校正在利用政务办公系统实行网上无纸化办公, 但实现技术和电子文档标准化问题还有待解决, 相关法律法规正在进一步完善当中, 而且, 对于电子信息归档和电子档案的建设仍存在着一定的争议;高校的档案馆 (室) 所配备计算机, 只是用于简单的查询、存储, 自动化程度较低;网络已经成为人们查找档案信息资源所使用的首选工具, 而档案部门网站多以宣传政策为主, 所提供内容并不能满足用户的需求。

(三) 基建档案工作严重落后

高校近年来由于扩招以及新区建设的大力推动, 新建一大批基础设施。由于一贯的重文书档案、轻其他类档案思想的影响以及高校建设规模的快速扩大, 造成基建档案的收集没有跟上, 各高校普遍存在基建档案收集不全、重要档案如竣工图纸都无法查到, 为以后基础设施改扩建或者维修埋下隐患。即使有竣工图纸, 也多是复印件, 而且很少有加盖填写说明的竣工章, 完全符合基建档案归档标准的竣工图纸还很少见。另外基建档案的收集管理涉及大量建筑行业的专业知识, 档案人员不懂建设工程方面知识也是基建档案工作落后的又一重要原因。档案工作涉及民生工作的方方面面, 培养档案复合型人才是未来档案工作发展的新方向。

(四) 会计档案整理有待提高

会计档案作为专门档案的类别, 目前的整理水平还有待于提高。包括会计档案的归档、会计凭证、记录登记簿等的归档还主要停留在业务部门, 如大部分高校都是由财务处专门负责整理, 然后移交给档案馆或是综合档案室。然而, 考虑到“前端控制”原则, 档案人员需要从档案形成部门参与, 这在目前的安徽省各类高校还是不常见的。档案人员缺少会计方面专业知识, 针对会计档案要求了解太少, 很难对进馆会计档案的质量进行把握, 这在一定程度上影响着档案的提供利用工作。

三、高校档案工作发展对策

针对于目前高校档案工作出现的问题, 结合当前省内高校的工作实际情况, 笔者认为, 可以从以下几个方面来加强当前的高校档案工作。

(一) 继续提高基础业务工作水平, 特别是基建档案和会计档案工作

基础业务工作是档案工作的根基, 档案的大量接收进馆以及人力资源的有限促使档案基础工作水平有些下降。文书档案的著录、材料的归档齐全程度、文件材料题名的拟写、会计档案的标注、基建档案的收集和有序归档等等这些基础性的业务工作, 档案部门必须予以足够的重视。基础业务的完善能为以后的查询利用、开发资源等打下坚实的基础, 档案部门应继续做好高校档案的基础业务工作。

这里特别强调, 与文书档案一样, 基建档案、会计档案作为高校档案的重要组成部分应得到充分的重视, 完善当前管理上的不足。

(二) 加大档案信息化的建设力度, 有效整合档案信息资源

档案工作的开展离不开资金的支持, 特别是档案信息化建设方面需要充足的经费, 加大档案的经费投入可以为档案工作的开展提供强大的支持。在档案信息化建设方面, 继续完善档案工作软硬件环境, 即采购先进的计算机软硬件系统、网络系统等软硬件设施;继续做好档案数字化工作;建立电子档案接收体系、传统档案数字化体系以及数字档案编目、存储、服务体系;建立与本单位匹配的档案管理系统, 完善档案网站平台的开发利用, 实现档案信息资源的有效整合;制定相应的电子档案安全管理的标准与规范。我们按照高科技的科学的管理方法来对高校的档案资料进行管理, 就可以迅速的把相关的档案资料配置在需要的各个环节上, 那么管理者在管理的过程中就可以很好的运用各种档案资料, 这样高校的方方面面就会井井有条, 各项工作也会顺利开展。

(三) 注重档案信息资源的利用与服务

高校档案利用率逐年增加, 档案部门应该充分利用查档接待这一文明窗口, 做好馆藏档案利用接待工作, 大力提升档案部分对外服务的形象。利用馆藏学籍档案可以为毕业生学历认证工作服务;针对目前的出国留学热, 高校不仅可以提供学籍档案的证明, 还可以开展学生成绩、学历证书等翻译工作;学校教师职称评定和科研申报也需要档案的大力支持;做好各类评估档案的管理与服务工作, 为党政决策提供重要依据;建立校内各级各类干部专门数据库, 为有效使用与管理干部提供依据;建立基础设施档案数据库, 为基础设施维护与校园建设提供依据, 等等。

(四) 争取独立建制, 加强档案馆工作建设

2008年颁布的《高等学校档案管理办法》明确规定:“高校档案工作是高等学校重要的基础性工作”, 作为高校档案工作承担主体的高校档案机构相应扩展其职能就成为义不容辞的责任。《高等学校档案管理办法》具体明确了高校建立档案馆的条件:1.建校历史在50年以上;2.全日制在校生规模在1万人以上;3.已集中保管的档案、资料在3万卷 (长度300延长米) 以上。只要能满足上述三个条件其中一个就可以建立档案馆。高校目前发展绝大多数均能满足这些条件, 特别档案保管数量更是大大超过。各高校档案部门可以抓住这次机遇, 伴随高校扩张的同时积极争取新档案馆的建立。《高等学校档案管理办法》还明确了档案馆机构编制;高校档案馆设馆长一名, 根据需要可以设副馆长一至二名;高等学校应当为高校档案机构配备专职档案工作人员;高校档案机构中的专职档案工作人员, 实行专业技术职务聘任制或者职员职级制, 享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。档案馆建立可以大大促进高校档案工作目前面临的机构编制不够、人员待遇低等许多问题。

四、结语

通过分析高校档案工作的基本情况, 认识到高校档案工作所存在的一些问题, 档案保管设备的有限, 信息化不足, 专门档案的整理归档问题等, 这些制约高校档案工作发展的因素, 影响着高校档案事业的发展。依据“认识问题、解决问题”的思路, 结合安徽省目前高校的实际情况, 高校必须加大关注、促进改革。只有如此, 高校档案工作才能更进一步提高利用效率, 从而推动整个高校档案事业的发展。

摘要：随着档案事业的发展和档案工作的全面展开, 高校档案作为一个重要的实体已逐渐受到重视, 档案整理规范也在逐步完善之中。本文结合2008年颁布实施的国家教育部第27号令的相关规定, 从高校档案工作的现有工作机制出发, 具体阐述高校档案工作现状, 指出其中所产生的主要问题, 结合实际情况提出应对之策, 以推动高校档案工作的顺利开展, 更好地发挥高校档案的利用价值。

关键词：档案,高校档案,高校档案工作

参考文献

[1]乔茂有.关于构建高校档案工作新模式的探讨[J].档案学研究, 2009 (2) :31.

[2]吴建新.网络环境下的高校档案工作[J].档案管理, 2013 (1) :55.

[3]邱戈红.信息技术在高校档案管理中的有效运用[J].办公室业务, 2012 (2) :34.

[4]倪丽娟.信息化背景下高校档案服务策略研究[J].档案学通讯, 2011 (5) :94.

高校声像档案管理现状与改革设想 篇9

1 高校声像档案管理现状

1.1 重存储、轻利用

目前高校声像档案管理工作以《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》为主要依据,对学校的重大事件和教学活动的声像档案进行收集、整理和归档。由于高校管理层对高校声像档案重要性逐渐认识,高校声像档案从收集到存储都比较完善,基本不会出现对重要事件的漏采、声像资料存储不当造成的文件丢失或数据损毁的低级错误。对保存条件严格的原始档案照片、录音磁带、录像带的保存也具备相当的科学性;对原有载体如照片、录音磁带、录像带等的声像档案的数字化工作也在不同程度地进行开展,各高校高校数字档案馆的建设工程逐步展开。声像档案对播放浏览设备的条件越来越低,存储格式呈现兼容性、扩展性趋势,但在声像档案的利用方面出现短板,大部分声像档案真可谓“束之高阁”,一经归档便淹没于浩如烟海的资料库中,极少被利用,查询率过低,没有发挥出声像档案对教学活动、学校发展决策等方面的积极作用,对师生和社会的服务更是有限。

1.2 内容广、检索难

高校声像档案基本涵盖了高校发展的方方面面,可谓内容丰富,包括:上级领导来校视察活动;本校领导的出访、国际交流活动;本校专家学者参加的国内外重大学术活动;学校重大会议、学术交流和校方组织的活动;学校的教学活动等具有重大意义和保存价值的声像记录。声像档案的载体区别于纸媒档案分类,以事件、人物、主题、内容分类组卷,但在实际操作缺乏行之有效的分类标准,往往由档案管理人员的个人想法和工作习惯来进行分类,特别是重大活动往往涉及重要人物,更不容易归档,档案管理人员一旦出现工作变动,继任者又有新的分类习惯,都给用户造成了检索的困难。

声像文件的检索往往是通过文件名或者文件属性来进行查找,但有时真正查找和使用的是文件的某个片段甚至是几帧镜头而并非整个文件,这些详细的信息无法体现在文件名中,只能按文件逐一查看,耗费大量时间却无所得。由于档案管理的收集和归档有着明显的事件滞后性,在实际操作中,声像档案的文字说明经常出现遗漏,关键信息的不完善也加剧了档案检索的困难。

传统的声像档案管理方法还不能对检索率和使用率高的声像档案进行优先级别处理,用户使用完多半是物归原处,下一用户再使用时还需要重新查找,也影响了检索效率。

还有部分未完成数字化的录像、录音档案播放设备已经趋于淘汰,这些档案又无法在新设备上播放,不利于用户的查看,成为“鸡肋”档案,特别是很多优质的电教课程资源不能得到有效利用。

1.3 重技术、轻人资

由于高校对档案管理的重视和声像档案安全存储的客观要求,自20世纪80年代电化教学兴起时,实验教学片、关于校庆活动、毕业典礼、大型文艺晚会等教研活动的电视纪录片形成最早的高校声像档案起,各种具有显著时代意义的摄影、摄像及相应的播放和存储技术就应用于声像档案的管理之中,从磁带录像机、录音机、胶片照相机,到数码摄像机、照相机、数码录音笔,发展到现在的云相机、云摄像机;从录像带、录音磁带、照片到电脑光盘、移动硬盘、服务器、云存储平台,声像档案管理的历史可以说得上是人类声像记录技术发展的见证。各大高校为实现档案管理的现代化建设和提升档案管理水平也乐于将新技术、新手段运用于高校声像档案管理的尝试之中,当然,大多数的创新和尝试是有着积极意义的,也确实提升了声像档案的管理效率和水平。但不可回避的事实是,档案管理人员素质和能力的提升明显滞后,在信息时代,档案管理越来越需要具备档案管理专业素养和信息技术能力的复合型人才,声像档案的摄影、摄像,档案的数字化,传统载体档案的翻拍、修复,对新技术可持续发展方向的预判……无不是时代对声像档案管理人员的挑战与要求,而高校档案管理部门因为人才的引进和培养机制,管理人员的信息技术水平提高较慢,制约了档案管理的信息数字化进程。

1.4 多被动、少互动

档案管理部门相对独立,与基层部门除了有档案收集和查找上的业务联系外鲜有互动,档案管理部门不能深入领会基层部门组织和设计活动的意图所在,不了解基层部门有哪些具存档价值的一手资料,基层部门不了解声像档案拍摄和归档的具体细节要求,造成了档案收集上的信息不对称。加之高校档案管理者形成了一种被动性思维方式,用户来查找什么档案,就提供什么档案,你借我调,缺乏服务意识,久而久之,与用户失去了互动,不能了解师生真正的档案查询需求,在档案管理中难免会出现偏差。

声像档案的收集具有一定的滞后性,不可控因素极多,活动和事件的声像档案产生有着很大的即兴性,尽管有些重大活动之前组织部门会将活动计划报备,但拍摄者的拍摄水平、声像档案的质量却是不可控因素,特别是重大活动中出现多部门拍摄的情况,声像档案的收集依靠只能事后逐一联系各基层部门进行整理归档,在一手声像档案的产生和收集中都处于被动地位。

2 改革设想

2.1 建立声像档案收集机制

(1)理顺工作流程:在重大活动的策划初始即派员介入,一方面向活动组织部门提供以往类似活动的声像档案,为其提供借鉴,提高工作效率;一方面深入了解活动相关细节,掌握声像档案产生的关键点;在活动过程,全程参与拍摄并指定其他相关拍摄人,与其沟通声像档案的拍摄要求;活动结束后,及时做好收集、整理和归档工作。

(2)完善移交制度:通过制度来对声像档案的归档范围、声像档案的质量提出具体要求,运用《声像档案移交表格》等管理工具,为声像档案的基层部门的移交提供规范的工作指导。

(3)拓展声像档案收集渠道:建立广泛收集和重点收集的双线收集渠道。利用网络平台建立声像档案预收集机制,云存储技术、智能手机、手机自媒体APP都为广泛收集提供了有力的技术保证,使每位师生都可以随时随地通过手机拍摄声像文件并上传和共享于网络平台,成为声像档案的来源。并可以通过网络平台来对声像档案文件的格式、像素数、制式、文件大小进行限制,运用技术手段和人工筛选相结合的方式来对有保存价值的声像档案进行收集。重点收集主要是与基层部门的摄影摄像爱好者、校内相关学生社团等,展开良性互动,使他们成为高质量的声像档案来源。

2.2 完善声像档案检索系统

做好声像档案目录索引和档案文字说明工作是完善声像档案检索系统的基础,声像档案必须写清事由、时间、地点、人物、背景、拍摄者6要素,便于用户从文件标题和文件描述进行关键字检索。声像档案的数字化、管理平台的网络化是声像档案检索系统的技术保证。运用语言识别和人像识别技术来准确地检索音频档案,并通过完善音频档案中讲话人的讲话底稿、内容摘要、录音文稿等文字信息,来提高检索的准确性。运用智能图像识别技术,只需输入关键字即可检索到包含关键字物品的所有图片,极大地提高了检索的便捷程度。

另外,通过对管理平台的服务器磁盘阵列设置,根据声像档案利用率和检索率来调整近线数据流磁带库和离线数据流磁带库分布,使利用率和检索率高的声像档案能够被快速访问,解决了检索利用上的需求,也解决了数据库存储空间有效的矛盾。

2.3 实行多元化存储策略

多元化的存储策略包含两方面的含义,一方面是存储地点的多元化,对于存储要求严格的录音磁带、录像带等档案实物,可以大胆尝试与高校教育技术相关部门建立合作共建关系,将这部分声像档案独立归档成卷存储于教育技术部门具备恒温环境的资料室中,既为教育技术部门制作专题片、教学视频提供广泛的可编辑素材,也便于该部门的随时使用,又为声像档案提供了安全可靠的存储环境。多元化的存储策略的另一含义是存储载体的多元化,现阶段,大多数高校都建立了基于网络的声像档案管理系统用于数字化的声像档案的存储,由于技术的成熟,基本实现存储的安全性,资料丢失、损毁的几率极低,但仍然不可掉以轻心,每次大规模数据上传后都应做好网络服务器数据和本地磁盘的备份工作。

此外,除了在上述的档案收集、存储中注重档案管理部门与各基层部门的合作和互动,还要积极利用新生报到、校庆活动等场合和机会,来宣传档案管理数据平台,通过校内网策划和举办声像档案的主题展出,来提高声像档案使用率和促进应用层次的深化。

3 结语

在信息时代,声像档案的作用已不仅局限于是学校辉煌历史的客观见证,其在学校的招生宣传、引进师资、教学资源社会化等多方领域突显出优势。从声像档案的管理意识、管理手段到管理机制,从声像档案的收集、归档到开发、利用,还有很多值得深入思考和持续改进的环节,需要档案管理人员积极努力和大胆探索来持续提升声像档案的科学化管理水平。

摘要：高校声像档案作为高校档案的重要组成部分,用图片和图像生动形象地记录和再现了高校的教育活动和发展历程。在信息时代,声像档案的作用不仅局限于是学校辉煌历史的客观见证,其在学校的招生宣传、引进师资、教学资源社会化等多方领域突显出优势。从声像档案的管理意识、管理手段到管理机制,从声像档案的收集、归档到开发利用,都有很多值得深入思考和持续改进的环节。通过对高校声像档案管理现状的总结和分析,提出了在新时期、新技术下的高校声像档案管理改革设想。

关键词：高校声像档案管理,管理现状,改革设想

参考文献

[1]梁骁.高校声像档案数字化管理策略研究[J].传承,2016,01:112-113.

[2]周金铃.高校声像档案管理模式探讨[J].科技情报开发与经济,2014,4:120-121.

西部高校电子档案管理现状与对策 篇10

关键词：西部高校,电子档案,管理,对策

在广大的西部地区由于种种原因，电子文件的处理上存在这样和那样的问题，致使许多高校目前档案的管理状况仍然处于传统的手工操作和纸质文件上，先进的计算机技术并没有发挥出它应有的作用，电子档案管理无论在观念上还是在行动上还要走很长的路。本文作者就所在馆及全省普遍存在的问题提出自己的看法和建议。

一、西部高校电子档案管理的有利条件

1. 随着网络技术的发展，大多数的档案管理部门配备有计算机、复印机等设备。

电子档案工作可以以学校多功能的网络中心为依托，应用软件为手段，以已有档案数据库资源为利用对象，比较容易调整传统手工操作的工作模式，以适应新的工作环境，在激烈的竞争中获得生存和发展。

2. 电子档案管理的设备能够保障。

因为当前电子档案保管大部分还是以软磁盘、硬盘和光盘三种形式。其保管方法以及延长磁盘寿命的措施均属于常识，不存在大的问题，所以跟传统的档案管理一样，定期检查温湿度，防尘防灰，适时调节室内的温湿度，保证其性能的稳定。

3. 电子档案可以为用户提供更为全面的检索方式。

电子档案可为用户提供多种多样的信息检索方式，如全文检索、复合式检索等。利用者可按照要求的任意字段进行查询、排序，实现了电子档案的自由检索，提高了电子档案的使用效率。

二、西部高校电子档案管理目前存在的问题

虽然计算机和现代通讯技术改变了社会的进程，大家都认为电子文件是现代社会一种快捷的实拟性文件，既有理论性、政策性、科学性等传统文书的基本特点，又能节省时间，但在西部不少高校中仍然存在下列问题：

1. 没有把电子文件正式纳入文件的归档范围，从而使电子文件归档和管理进入不了实施的阶段。

许多文件因为都是在计算机上形成的，有的保留有底稿、修改稿、发文稿，有的只有发文稿，有的连电子稿也没有保留，从而给归档工作带来了困难。另外因为网络共享还没有做到，各部门各自为政，导致电子档案的归档实施不了，只能以传统的纸质档案管理为主。

2. 管理方法问题。

由于缺乏一套行之有效的电子档案管理方法，对电子文件的形成没有严格的管理和规定，造成电子档案管理设备的浪费。计算机只起打字机的作用，只是在卷内目录、文献检索目录和卷皮打印上起作用，大部分时间都是闲置，并没有实现办公自动化。

3. 电子档案管理人员的素质问题。

西部大多数的高校档案部门，在人员的调入和安排上并没有按专业和技能考虑，致使在日常的工作中对档案业务不熟悉，经常发现有无意地删除一些有用的信息，新文件覆盖了旧文件，造成了文件的丢失，文件的准确性和可靠性得不到肯定，影响了电子文件的利用，还有计算机病毒对电子文件的影响无疑对档案人员提出了更高要求。

三、西部高校电子档案管理的建议

1. 加强领导对档案工作的重视。

任何工作只要领导重视，就能做好，档案工作也是一样。只要领导把档案工作提到议事日程上，严格执行《电子公文归档管理暂行办法》第四条规定：“为了维护电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，电子文件归档前由形成部门负责，归档后由档案部门负责。”建立健全考核奖惩制度，对于在学校电子档案管理中作出突出贡献的个人或集体进行表彰奖励，并在职称评定、工资晋升等方面给予倾斜，对于在电子档案管理中出现问题或因管理漏洞给学校带来损失的部门或干部追究相应责任，以充分调动电子档案管理人员的积极性和主动性。同时，对用于计算机等设备维护和电子档案管理人员的培训等各方面的费用给予保证，促进电子档案管理的顺利开展。

2. 建立健全体制。

认真贯彻执行电子文件档案管理的法规制度，根据《电子公文归档管理暂行办法》和《电子文件归档与管理规范》，结合国家教委《高校档案实体分类法和分类方案》，结合本校的实际情况制定出《高校电子文件归档细则》《电子文件归档与电子档案管理规范》《高校电子文件与电子档案利用制度》等，对电子文件和电子档案管理具有较强的业务指导和可操作性，使电子文件归档与电子档案管理逐步走上规范化道路。

3. 加大《档案法》的宣传力度。

提高全校教职工对电子档案的认识。大多数电子文件形成者误认为电子文件不是文件而忽视其归档；有的怕电子版归档增加工作量而不愿意承担此项工作, 或对电子文件归档必须借助计算机而产生畏难情绪。因此必须把电子文件的归档、保存纳入档案人员和兼职档案员的职责范围，使他们充分认识到电子档案的重要性，以免出现只重视纸质档案而忽略电子档案的局面，从而使档案馆更全面地履行保存学校工作历史记录的职责。

4. 加强对电子文件归档的标准和规范的制定。

制定范围包括归档、保管、利用等几个方面。首先，电子文件归档前要确定归档范围，尤其注意归档前对电子文件有效性、完整性的鉴定。对于归档方式的选择，一种是通过学校电子公文传输系统从网上交接，实现档案电子数据的归档, 实行文档一体化管理，另一种是各立卷部门在向档案馆移交纸质档案的同时移交磁盘，采取电子文件与纸质文件同步归档的“双轨制”, 纸质文件的著录、内容、编号、签署与对应的电子文件要保持一致。其次，归档的电子文件，应按本单位档案分类方案进行分类、整理, 并拷贝至耐久性好的载体上，一式三套：一套封存保管, 一套异地保管，一套提供利用。要注意防磁、防有害气体、防划伤等，以确保信息与载体的完整、安全，还应采用再生性保护措施，以延长载体寿命。电子档案的容易改动和复制性，决定了在利用时要高度重视其安全性。提供利用有密级要求的归档电子文件，应严格遵守保密制度。

5. 提高档案人员的综合素质。

学校可通过种种方式提高现有档案人员现代化和档案基础知识的培训，不断提高他们的业务能力。可采取送出去进修、参观学习和请上级主管业务部门的专业人员来校举办讲座的办法，不断提高他们的科学文化水平，同时对新调入的管理人员和各部门的兼职档案人员进行岗位培训，持证上岗，保证档案工作的顺利进行。在掌握好档案专业知识的同时，掌握现代化的计算机和网络技术，并积极与网络中心的教师合作开发适用的档案管理软件。切实做到在电子文件和电子档案的收集范围、收集原则，整理、保管和服务利用等方面，实行集中统一管理。电子文件一经归档就不准随意修改、调阅和复制，使电子档案的管理更加系统和完善。只有抓好人才的培训教育，造就一支知识面广、技术熟练、能够迎接电子文件挑战队伍，才能做好电子档案的管理。

电子文件归档管理对于高校档案馆来说是一个新的挑战。在高校教育体制改革的今天，档案数量日益增多与管理资源有限、档案利用多样化与管理手段单一等方面的矛盾是无法避免的, 利用现代化手段来提高档案管理质量和效率是大势所趋。因此, 我们必须尽快适应现代化的工作环境, 从现在开始, 加强对电子文件管理, 并尽快掌握现代化管理的有关知识和技术, 充分开发各种档案信息资源为高校服务, 为社会服务, 使高校档案事业在电子时代得到快速发展。

参考文献

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[2]孙涛.加强电子档案管理之我见[J].海洋世界, 2004 (1) .

[3]蓝皑珠.网络环境下高校电子档案管理的思考[J].科技咨询导报, 2007 (02) .

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