“馆配图书”中错配图书的成因及对策

“馆配图书”顾名思义就是对图书馆进行图书配送, 是书商在出版社和图书馆之间的一种经营供货方式。随着我国市场经济的发展, 馆配市场不断壮大和完善, 图书馆文献采访的质量和效率也在不断提升。相对的也出现了这样或那样的错配图书的情况。如何更好的保障馆藏质量, 提高图书采访效率, 使有限经费用在刀刃上, 是值得每一位图书馆采访工作者认真对待和思考的问题, 对于经费相对匮乏的民办高校图书馆来说尤为重要。

一、错配图书的情况及原因

目前我馆通过招标方式确定合作关系的馆配商有3家, 分别是江苏省新华发行集团的六合书店, 江苏省高校采编中心的南航知识书店和南京中江图书有限公司。在与之合作的过程中, 错配图书存在以下几种情况:1.误订。2.少配书。3.多配书。4.清单价格与实物价格有误。5.书中附件有误或损坏。6.印刷装订问题。7.书有污损。据我馆多年来的经验及与书商的沟通中了解到, 产生以上问题的原因是多方面的, 总体归纳为:1.采访人员的知识面或经验不足造成误订;责任心不强造成工作疏漏, 比如查重不得力、手误等。2.馆配商在配书环节上出现的问题, 如订单出现混乱、采集器出现问题等。3.出版社在印刷方面出现的问题, 如出现空白页、倒装等;4.图书物流方面的问题, 如打包及运送过程中造成的破损等。

二、应对的方法及建议

(一) 图书馆采访人员应尽量减少图书配错率

目前大多数图书馆的采访人员主要采用新书订购书目和馆配商组织的现场采购方法选取图书。采访人员将纸质或电子订购书目分别发送到学校各系院让教师圈订, 再根据本馆情况确定哪些文献需要订购, 哪些文献需要重订、哪些文献删除。在采访人员进行书目审查时, 要特别留意所圈订的图书中有无内容形式及数量上的偏差, 查重工作应认真细致。现采人员进行现场采购时, 对图书的目录、内容印装质量直观面对, 图书配错率相对较低。

1.分别设立“订购书目”、“现采”及“零星采购”馆配商。采访人员可根据各个馆配商的不同经营特点确定哪些是订购书目馆配商, 哪些为现采馆配商及零星采购馆配商。比如南航知识书店属省高校采编中心, 他们的图书以高校出版社为主打, 质量较高, 我们以此为“订购书目馆配商”;而属于省新华发行集团的六合书店, 他们的图书来源较广, 且每年春、秋组织2次大型馆供书展会, 我们将此定为“现采馆配商”;而对于排行榜及热门书的荐购及零星采购选定在经营规模相对较小, 但配书及时的中江图书公司。遇有特殊情况三者可互相调整与补充。对馆配商的相对分工基本保证了我馆藏书的各个层面, 对减少错配率起到了有效地控制作用。

2.认真做好图书的查重工作。要有专人负责馆藏数据的导出, 此时要注意查看有无订购出去还未到馆, 或者还没有编目的图书书目。馆藏数据的导出尽量包括:ISBN、题名、责任者、复本数等。在采购图书的时应尽量保证采集器在图书馆采访人员的手中, 以确保采购图书复本的准确性。对于有教师参与的图书现采, 可以保证采集到精准的图书文献, 但在采购前需将本馆采购规则及要求予以提示, 例如:我馆对现采图书基本要求复本数是2, 教学参考书复本是3, 价格特别高又需要的图书复本是1, 考级考证及专转本的复本是5, 这样以确保不会采购大量不符合图书馆要求的图书。采访人员作为图书馆采购图书的责任者和协作者, 一定要把好关, 履行好采书职责。

3.养成一丝不苟精心选书的习惯。圈订书目因看不到图书内容, 容易造成误订, 更需要耐心加细心。如:《环境化学》 (影印版) , 采访人员验收时发现此书正文是英文, 不适合我们这个层次的图书馆收藏, 沟通后方知是误订。现采时由于现场选书人多, 图书数量大、时间紧, 有时采访人员只看图书的题名, 不了解其真实的内容, 造成文献的质量难以把握, 产生误购, 如《步步惊心·续》的作者实为玉朵朵而非原作者桐华。对于畅销书, 时效性强的书如:计算机、英语等级、职业资格考试等, 应以预订为主, 现采为辅。总之, 采访人员应严格按照图书馆的采访要求进行选购图书, 不要因一时读者需求量大而违反图书馆的购书准则, 应以保证图书的高质量为前提。

(二) 馆配商应提高服务能力和工作质量

随着馆配商的日趋壮大, 他们在保证及时到货率、编目数据和前期图书加工的基础上, 凭借与众多出版社多年合作的基础, 更多地介入到了图书馆的采访工作。然而对于只是一味想做大做强追求数量的馆配商来说, 如何更准确地了解图书馆的馆藏建设和图书馆的专业知识, 更细致地提供书目信息, 以避免出现错配图书的情况, 才是能使自身业务得到更好发展保证。

1.馆配商应做到防止图书重复采购的能力。从图书到馆情况来看, 多数重复采购的图书是由于到书周期较长, 在前批订购的图书没有到馆的情况下又重复订购了一次。我馆就曾发生过在一个馆配商接连送来的几批图书中验收出同一种图书复本。对于这样的情况馆配商应对每批订购的图书相对于未到货的图书订单进行一次查重, 发现问题及时与采访人员沟通, 以防重订。对于现采馆配商, 由于时间紧, 任务重, 查重的工作只能交给馆配商, 这就要求馆配商一定要认真、负责、仔细。尤其是复本数一定认真把握好, 掌握每个图书馆采购图书的复本量, 发现异常的及时与采访人员核实, 订不到的或已停止出版的图书应及时进行反馈。

2.馆配商应提高信息开发的能力。馆配商应提高图书书目的更新速度和准确度。从与我馆合作的三家馆配商提供的信息数据来看, 基本上按各自的特点都达到了要求。知识书店做为订购书目馆配商发来的书目类型多, 有社科类和科技类新书目;新华书店以现采为主, 每次江苏总店开展的图书交流会都会在第一时间收到他们的邀请函;中江的图书依社科为主, 在经过他们自身挑选分类后再及时通知采访人员进行现采。但是对于专业性强的图书信息相对就比较少, 馆配商所提供的数据还比不上采访人员自行搜集的多, 如:老年护理专业类。

3.馆配商应提高配货到馆的服务能力。从图书到馆周期来看, 2013年, 知识书店共发6个批次, 六合2个批次, 中江4个批次, 知识书店是2-3批订单图书送一次, 中江图书前期加工的时间有点长。从到书率情况来看, 两家现采书店的到货率都比较高。从主动服务来看, 知识书店对每批订单中不能到书及原因做到及时进行反馈, 对于有质量问题的图书, 处理速度较快;中江对于零采图书直接用快递或亲自送到。从馆配商的货运服务来看, 均做到了图书打捆整齐, 包号清晰, 一包一明细单, 但知识和六合的点对点服务欠缺, 送货时只派一个人, 需要图书馆参与搬运。

4.馆配商应提高提供专业编目数据的能力。目前从我们馆配商提供的编目数据来看, 知识的编目数据最为规范和完整, 六合书店由于自身没有做数据的专门人员, 都是套录的外部数据, 所以时有数据不全的现象, 中江的数据有时不太规范, 也有漏掉数据的情况发生。

(三) 严格把好验收关及时处理错配书

1.严格把好验收关, 提高馆藏质量。验收工作是图书资料到馆后的首要环节。图书验收工作起着监督采访失误及微调馆藏体系的作用。验收人员必须以高度的责任感严格把好验收关。 (1) 把好图书内容关。凡袖珍图书或活页不好装订的均不收藏、与学校教学内容及水平不相符的图书原则上也不收藏。对于专业书, 我馆收藏的基本上是适合高职学生的, 采购时应注意所采图书的针对性和实用性。对图书存有疑问的, 及时与采访人员联系, 查看是否是本馆订购的图书。 (2) 把好图书外形关。验收人员要严格检验, 检验每册图书是否有缺页、散页、倒装、污损、缺少附件等情况, 如有上述情况及时与馆配商联系, 酌情退换和处理。 (3) 把好文献数量关。对照本馆的文献收藏标准, 掌握好复本量, 不要超出入藏量的最高标准。如有存在重复配送的, 不管是在一个批次还是多个批次, 首先与采访人员联系, 如是馆配商的问题, 对于多的复本量一定予以退还。

2.制作退书清单, 尽量避免浪费。可通过电话、QQ, 电子邮箱等及时与馆配商沟通, 尽量作到能换不退。将错配书制作成表格, 内容包括书名、ISBN、定价、出版社、复本量等, 做成退书清单, 发给馆配商。将需要退换的图书也是按馆配商分类收好, 为退换书做准备。

采访工作是图书馆藏书建设的基础, 是一项系统性、连续性很强的工作。坚持图书馆的的采访原则, 制订相应的规章制度, 全方位的把好“馆配”图书这一关, 科学处置好采访过程中错配图书的情况, 就会使文献资源建设质量从源头上得以有力地保障。

摘要：本文通过实例分析了图书采访过程中错配图书的情况及原因, 从图书馆采访人员及“馆配”商各自的角度, 提出了解决错配图书的对策和建议。

关键词：采访工作,图书配送,馆藏质量