浅谈图书馆采编业务外包及实施对策

1 采编业务外包的内涵与发展状况

1.1 业务外包的内涵

所谓业务外包 (Outsourcing) , 也称资源外包, 是源于20世纪80年代国外工业企业管理中的一种经营管理方法。其基本含义是将原本由企业自己完成的业务外包给外部的承包商或供应商来完成。图书馆业务外包是图书馆参照工业企业外包模式提出的一种新型管理办法。

1.2 采编业务外包的成因

一是采编工作任务繁重, 人力资源不足。随着社会经济的发展, 各图书馆购书专项经费大幅增加, 图书采编量成倍增长, 不得不增加采编力量, 以加快新书的分编、上架速度。单靠现有的采编力量是远远不够的, 需要采编业务外包以缓解此项工作压力、弥补人力资源不足。

二是联机编目的发展, 为业务外包提供了技术基础。中国联机编目发展是以国家图书馆联合编目中心应用系统1998年12月进行联通并试验运行为标志的;CALIS高校文献保障服务系统也于1998年正式启动。由于庞大的联机编目技术支撑以及文献处理加工标准化的实施, 为书商所提供图书馆最需要的业务服务创造了条件, 因为书商所提供书目数据的重要来源是套录联机书目数据。

三是近年来民营企业的崛起, 使得图书流通市场竞争激烈, 为了招揽生意, 各书商除提供折扣优惠外, 还纷纷推出一些免费的服务项目, 以吸引图书馆的注意。另外, 其灵活的配送方式, 也是吸引采编业务外包的原因之一。

四是可以降低成本, 解放劳动力, 使图书馆工作重心逐渐转向读者服务第一线。特别是一些中小型图书馆, 由于人员少, 又缺乏专业编目人员, 本着以人为本的原则, 让更多的工作人员投入到读者服务工作当中去, 更好地为广大读者服务。

1.3 采编业务外包的类型

1.3.1 采访业务外包

采访业务外包主要有两种模式, 一种是纲目订购, 另一种是由图书馆采访人员根据征订书目进行圈选, 交由书商订购。

1.3.2 编目外包

编目外包是国内外图书馆业务外包中应用最广且最具成效的一种。一方面可以减少编目人员的负担, 加快文献处理的速度, 在不降低质量的前提下节省开支, 解决诸如待编积压图书、工作负荷不均、专业人员不足等问题, 另一方面, 可以减少重复劳动, 在一定范围内实现统一编目, 使图书馆书目数据达到规范化和标准化。

1.3.3 图书加工、上架外包

书商相继建立了图书加工基地及配套的物流, 将图书配送和图书加工有机结合起来, 除了为图书馆提供采访数据和编目数据外, 还增加了贴条码、贴书标、盖馆藏章、覆膜等加工业务, 并免费送货上门、包上架服务, 使图书到馆验收以后直接上架, 提供给读者使用。

1.4 采编业务外包评价

1.4.1 优势分析

将采编业务委托给地区采编中心完成, 一方面, 可以通过联合采购取得价格优惠, 另一方面, 采编中心是一个以采、编、配送一条龙服务为特色的服务机构, 在完成购书的同时, 实现了随书配送书目数据, 有些采编中心甚至帮助完成图书馆所购图书贴条形码、书标、盖馆藏章等图书加工工作, 而且这些工作是完全免费的。因此可以降低成本, 节约资源。

专业机构 (团体) 往往具有规模经济, 有着专业程度高和高度效率化, 经营成本较低的特点, 通过他们来提供服务, 可以取得较大的价格优惠, 并能节省庞大的人事费用。因此能够节约人力资源, 克服缺乏专业技术人员不足的困难。

采编业务外包后, 部门功能被弱化, 相应的会带来机构重组, 在缩短图书与读者见面时间的同时, 可以使工作人员专注于自己的核心业务, 提高竞争优势。图书馆将非核心业务外包给专业机构完成, 将使图书馆的管理层可以集中精力实现对业务流程, 人员配置进行整合, 加强读者服务工作, 提高图书馆的竞争优势, 保持图书馆的持续、稳定发展。

1.4.2 业务外包的弊端

图书质量问题, 包括采购的图书本身的质量问题, 如是否盗版图书、是否新近出版发行的图书、图书装订、印刷质量如何等等。图书加工质量问题, 如分类是否出现同种异类或不是一个顺序号等等。

2 图书馆采编业务外包的质量控制及对策

2.1 招标过程控制

选择合适的外包模式和外包商。除优惠的折扣率外, 要对书商的能力和业绩做重点考量, 在其有成功业绩的基础上进行优先选择。因此, 在招标文件和评标办法规定中, 应加大书商业绩考量比重, 适当放宽折扣优惠考量的比重, 普通采购招标与业务外包招标的折扣率控制在2%左右是比较合理的。

2.2 书目报订与现场采购质量控制

对图书进行选择是采编过程始终不应放弃的环节。普通的图书采购, 书商会允诺少量的错订、重订、退货, 但在外包后, 由于后期加工流程已经交给了书商, 图书一旦报订或现场选定, 书商进入外包加工流程后, 退订就无法实施, 图书馆选择图书的一次性准确率要求提高了, 这就要求图书馆必须强化选书队伍的建设。

现场选书控制:一、必须利用采集器控制重复;二、在多人同时分选书时要分工, 不可造成现场重复;三、坚持采购原则, 结算打包前, 采访负责人必须一一过目, 不得草率。

2.3 图书验收与标记性加工质量控制

验收:为防止误选或书商有意无意地夹带非选订或非现场采选的图书进入加工流程, 图书馆应要求书商在每批图书加工前提供一份清单, 这份清单必须与图书馆掌握的数据核对后, 反馈给书商, 同时要根据书商中标的供书码洋量, 预设出一个流水号区间, 让书商验收登录进入加工流程, 给定书商每批加工图书的流水号区间, 便于今后质量复查以及出现了问题时责任追究。

对图书标记性加工, 合同中要明确指定标记性加工材料和供应商, 以及具体的粘贴位置。

2.4 图书分编质量控制

分类及给索书号:图书分类是图书加工的核心业务, 它直接关系到图书馆的藏书整序质量和内容揭示水平, 关系到图书的标准率和使用率, 要严把分类质量。具体措施:对书商的分类人员进行培训, 掌握给号规则, 同时要进行抽查验收。

编目:一、对书商的套录数据来源提出明确的要求;二、本馆所执行的编目标准级次以及特殊要求;三、对自行著录数据质量从严把关。

2.5 典藏与上架质量控制

上架是图书外包加工的最后一个环节。图书随清单到馆后, 首先由采编和典藏部门共同验收总册数和与馆藏数据抽查核对, 再随典藏交接单送达各藏书地, 图书馆工作人员应在上架前抽查本批入库图书, 一是与典藏清单核对数量, 看有无短缺;二是看外表品相, 对明显有外表破旧、污损的剔出, 追究责任;三是浏览抽查, 初步检查图书是否有缺页、散页、倒装、盗版书等现象, 在此基础上指导上架。

图书上架后, 各部门汇总本批图书入馆检查结果, 清理需处理的问题图书后, 与书商达成解决问题的一致意见, 方可通知书商按本馆要求打印书本式财产帐单, 图书馆据此填写入库单。

综上所述, 采编业务外包可以降低成本, 节约资源。同时可以借助外部的人力资源, 来弥补自身智力资源的不足, 缩短工作时间, 提高工作效率。业务外包作为一种新型的图书馆管理模式, 对于提高图书馆的服务效率, 促进图书馆的重心转移, 发挥图书馆的竞争优势, 具有重要的作用。

摘要：业务外包这一现代工业企业经营管理方法在最近十年已被西方图书馆界吸收和采用, 图书馆将非核心功能工作通过合约外包给社会机构来完成, 从而达到降低成本、节约人力资源, 提高工作效率, 提升竞争优势的目的。业务外包在图书馆的应用主要集中在事务性工作和采编工作方面, 随着信息时代的到来, 图书馆服务功能的变化, 业务外包在图书馆的应用将日益扩展, 有着更大的发展空间。

关键词：图书馆,业务外包,对策