秘书处工作职责及要求

第一篇：秘书处工作职责及要求

浅谈政协秘书工作的特点及要求

人民政协的秘书工作与党政机关、人民团体、企事业单位的秘书工作相比较，既有相同之处，也有明显的不同之点。政协政治功能的党派合作性、民主协商性，政协委员的广泛代表性及其兼职性、分散性，政秘工作方式上的以举行会议和主办活动为主性，决定了人民政协秘书工作的主要性质和特点较为明显地表现为“五性”，即政治性、统战性、参谋性、程序性和服务性。

政治性是人民政协秘书工作的根本属性

也可以说，政治性是人民政协秘书工作的灵魂。因为人民政协履行职能的一切活动，实质上都是政治活动。政协的全体会议、常务委员会议、主席会议协商讨论的大都是涉及党和国家的大政方针、地方重要事务和统一战线的重大问题;以政协委员会和办公厅名义举办的重要活动规格高、影响大，带有“国家”和“官方”的性质;政协委员就党和国家的中心工作、人民群众普遍关心的热点、难点、冷点问题提提案、进行视察和考察，目的在于保证党的路线、方针、政策得到比较好的贯彻执行，尽量避免和减少工作中的失误;以政协委员会、主席会议和办公厅名义形成的各种文件，是人民政协履行职能和加强自身建设的重要成果，涉及到党和国家以及地方政策的制订和完善。那么，为以上工作服务的办文、办会、办事，以及秘书管理、文书档案、机要保密等，毫无疑义，都具有很强的政治性。所以我们常说，政协的秘书工作是“形象”，政协的秘书工作是“政治”，政协的秘书工作是“统战”。政协秘书工作的政治性，要求从事人民政协秘书工作的部门和同志具有高度的政治责任感、政治鉴别力和政治敏感性。要善于从政治的角度思考问题，办理事务。要学会在纷繁的事务中，在各种思维、观点的碰撞中始终坚持坚定正确的政治方向。要以邓小平建设有中国特色社会主义理论为指导，坚持党的基本路线不动摇，坚持政协工作服从和服务于党和国家的工作大局不动摇，坚持人民政协固有的性质和特点不动摇，坚持共产党领导的多党合作和政治协商制度不动摇。要严守政治纪律，在政治上、思想上、行动上自觉与党中央保持一致。统战性是人民政协秘书工作的特有属性

这是人民政协秘书工作与其他党政机关秘书工作区别的一大特点。人民政协是中国人民最广泛的爱国统一战线组织，它由各党派、团体、各族各界代表人士组成，在政治上具有最大限度的包容性，和大团结，大联合的象征。政协委员和政协常委中，民主党派和无党派人士占大多数，他们中有党内老同志的代表，有各民主党派和人民团体的负责人，有在各行各业中作出突出贡献的高级知识分子，有原工商业者和私营企业家，有少数民族上层人士、爱国和宗教领袖人物，有在台人员留在大陆的亲属，有香港同胞、澳门同胞和归国华侨等。他们来自社会的各个方面，代表和联系着各个不同的社会阶层和群体。协助党和政府做好他们的工作，反映和代表他们的意愿和要求，为他们排忧解难，搞好服务，以次来调动和发挥他们在进行社会主义建设、维护安定团结的政治局面、促进祖国和平统一的积极性，巩固团结合作的共同政治基础，实现中华民族的大联合、大团结，这既是人民政协的工作，也是人民政协秘书工作的重要任务。

政协秘书工作的统战性，要求从事人民政协秘书工作的部门和同志要有很强的统战意识。不仅要从战略的高度深刻认识自己所从事的工作与贯彻党的统战政策的内在关系，甚至自己的一言一行也要非常讲究和格外慎重。因为，在统战对象眼里，政协秘书工作人员的一言一行，都代表政协乃至国家的形象/统战工作无小事。为此，要认真学习党的统一战线理论、人民政协理论以及有关的基本知识。要善于同党外人士合作公事，尊重他们的意见和要求。要严格掌握统战政策，工作中每一个环节都要做到周到、细致、严密，注意工作方式、方法和语气。

参谋性是人民政协秘书工作的基本属性

任何党政机关的秘书工作都有一个既办理事务又参与政务的问题，但是人民政协秘书工

作中的政务服务，在整个秘书工作中占的份额更大。这是因为，政协委员来字各个方面，他们虽然大多数有很高的专业知识，但不可能样样通晓，而政协会议协商、讨论的问题又往往比较集中，研究要求很深入;委员在视察、考察和会议讨沦中发表的大量意见、建议需要归纳、提炼和整理;政协每年集中协商、讨论、研究的重点问题包括协商、讨论、研究的具体运作方案，需要秘书部门事先精心筹划和酝酿。可以说，政协秘书工作的参谋作用发挥好了，人民政协的职能作用才有可能得到较好的发挥。

政协秘书工作的参谋性，要求人民政协从事秘书工作的部门和同志要有很高的业务素质。要从过去偏重办文办事转变到既办文办事，又出谋献策上来。为此，要认真学习党的路线方针政策，学习时事政治，学习经济理论，掌握办公现代化技术，做到通晓全局，熟悉政策，富有见解。要敢于和善于发表自己的见解，提出意见、建议。要有较强的语言和文字表达能力，善于从委员大量的发言中发 一个环节都要做到周到、细致、严密，注意工作方式、方法和语气。

参谋性是人民政协秘书工作的基本属性

任何党政机关的秘书工作都有一个既办理事务又参与政务的问题，但是人民政协秘书工作中的政务服务，在整个秘书工作中占的份额更大。这是因为，政协委员来字各个方面，他们虽然大多数有很高的专业知识，但不可能样样通晓，而政协会议协商、讨论的问题又往往比较集中，研究要求很深入;委员在视察、考察和会议讨沦中发表的大量意见、建议需要归纳、提炼和整理;政协每年集中协商、讨论、研究的重点问题包括协商、讨论、研究的具体运作方案，需要秘书部门事先精心筹划和酝酿。可以说，政协秘书工作的参谋作用发挥好了，人民政协的职能作用才有可能得到较好的发挥。

政协秘书工作的参谋性，要求人民政协从事秘书工作的部门和同志要有很高的业务素质。要从过去偏重办文办事转变到既办文办事，又出谋献策上来。为此，要认真学习党的路线方针政策，学习时事政治，学习经济理论，掌握办公现代化技术，做到通晓全局，熟悉政策，富有见解。要敢于和善于发表自己的见解，提出意见、建议。要有较强的语言和文字表达能力，善于从委员大量的发言中发现“闪光点”，精选观点，组织文字。

程序性是人民政协秘书工作的固有属性

讲究程序、按程序办事，是人民政协的性质和特点决定的。首先，人民政协作为广泛吸纳各党派、各团体、各民族、各界的最广泛的爱国统一战线组织，要巩固团结合作的政治基础，要形成团结一致的合力，不可能没有自己的工作总则和行为规范。因此，人民政协从它建立之日起，就有自己的《章程》。只有赞成这个《章程》的党派和团体才能参加政协组织。同样，参加政协组织的单位和个人，都有遵守和履行《章程》的义务。其次，人民政协作为发扬社会主义民主的政治组织，在政协的全部工作中必须始终高举团结和民主两大旗帜。这就要求人民政协在举行会议和开展活动中，一要注意发扬民主，坚持协商办事，形成民主和谐的气氛;二要注重程序，按程序办事，按《章程》办事。因为程序是民主的体现，也是民主的保证。只有按程序办事，才能发扬民主，才能使我们作小的决定做到合理、合法。政协秘书工作的程序性，要求从事人民政协秘书工作的部门和同志要坚决克服嫌罗嗦、怕麻烦的思想，事事讲程序、处处按规矩办事。要熟悉贯彻政协《章程》和《规定》的基本程序、内容，掌握操作方法。不管时问多么紧，事情如何忙，宁愿迟作一些决定，晚发一点文件，都必须按规矩、按程序办。这应泼成为人民政协秘书工作者的一种修养。服务性是人民政协秘书工作重要属性

秘书工作都讲服务，但是人民政协秘书工作的服务性尤为突出。一是服务对象层次高，既有党政领导，也有在国内外有广泛影响的代表人物;二是服务的内容多、范围广，既要在参与政务方面发挥参谋助手作用，又要在办理事务方面进行综合协调、组织联络，甚至包括吃、住、行等方面的安排，从筹划、开局到实施乃至后续工作，都要全程服务;三是服务难

度大，需要协调的工作既多又细，变化因素也很多，工作量很大。同时，委员分布各地，差异性较大，搞好服务需要做大量的协商疏通工作，要克服许多困难，想很多办法。

政协秘书工作的服务性，要求从事人民政协秘书工作的部门和同志要有较高的政治素质，牢固树立全心全意为领导服务、为委员参政议政服务、为政协机关服务的意识。既要有完全彻底的服务精神，又要有任劳任怨的服务态度和精益求精的服务质量，特别要讲究服务态度。很多事情，虽然我们付出了艰苦的劳动，把事情办成了，但由于语言不得体、态度不好，可能事倍功半 ，效果就大打折扣，。相反，有些事情由于客观条件限制，尽管我们做了很大努力，也未能完全满足服务对象的要求，但由于我们的服务态度好，仍然能够把事情办得得体，得到服务对象的称赞。

第二篇：论新时期高校教学秘书岗位的重要性及素质要求

论新时期高校教学秘书的重要性及教学秘书的素质要求

苗苗，宋淑贞

(大连工业大学艺术设计学院，辽宁，大连，116034)

摘要：社会不断进步，要求高校输送更多优秀人才。高校教学秘书在高校教学管理中占有很重要的地位，要求教学秘书认清职责，加强学习，勇于创新，不断提高自身素质，为高等院校的发展做出更大的贡献。

关键词：教学秘书;素质要求;高校管理

随着高校教学改革的进一步深化，近年来高校规模日益壮大，专业设置及招生规模不断扩大，学生人数急剧增加，专业教师队伍迅速膨胀，教学管理职能面临着巨大的考验。为了保障向社会输送高素质的弹性人才，高校在建设高质量的师资队伍的同时，必须建设一支优良的教学管理队伍。在教学管理工作中，教学秘书占有很重要的位置，是高校教务系统与二级学院之间、教师与学生之间的枢纽。教学秘书的素质与能力，直接影响到教学管理水平，对于稳定教学秩序、提高教学质量起着重要的作用。

一、教学秘书的岗位职责及工作性质

1、教学日常管理与改革研究

协助院(系)领导组织制定各专业的培养方案、教学大纲等教学基本文件;组织与协助各教研室完成教学执行计划、教学任务安排工作;协助院领导做好本院的期初、期中、期末的教学检查工作及各项教学质量监控工作，加强教学质量管理;各种实习、毕业设计、实验室管理、基地建设等实践环节工作安排;协助院(系)领导组织教研室、骨干教师编写新增专业申报材料，网络课程建设材料，教改立项及各项教学成果申报材料;

2、学生课程考核、学籍管理

对于学生而言，大学四年对于综合素质的培养之外，最重要的是成绩情况。教学秘书必须认真、细心、耐心地做好学籍管理及进修委培工作，学生课程考核材料审查、成绩一览表的录入、输出、存档工作，组织好学生进行网上选课工作，还有学生的学位审核及毕业证书、学位证书发放工作。

3、师资队伍建设及档案材料整理

教师日常教学文件检查及收缴、教学工作量计算、拟聘教师试讲工作安排、客座教授讲课安排;各类归档材料收集整理。

以上是笔者根据多年的教学秘书工作经验，对教学秘书的岗位职责所作的总结。从上述总结中，我们不难看出教学秘书工作的平凡性及重要性。学科建设、师资建设、教材建设等主要由主管教学院长领导主持，教学秘书需要围绕教学决策方案、教学计划等展开日常工作，目的在于完成规定的教学任务、实现既定的教学目标，对领导起到辅助协同的作用。

二、教学秘书的素质要求

在高校教学管理体系中，教学秘书是纽带和桥梁，工作是平凡而重要的，具有辅助性、主动性、繁杂性、专业性、服务性。教学秘书的素质修养、工作效率、协调能力关系着高校教学管理水平的高低。因此加强高校教学秘书队伍建设、提高教学秘书素质修养，是教学管理工作的重中之重。

1、具有较高的政治觉悟，对自己准确定位

首先教学秘书要有较高的政治觉悟，优良的思想品质 ，热爱祖国，政治立场坚定，能

够坚定不移地贯彻执行党的方针、路线和政策，并且时刻记住自己的角色任务——教学管理中任务的传递者和执行者，能够时刻秉承“全心全意为全体教师和学生服务”这一原则，具有较强的服务意识和责任意识。

2、具有较高的文化素质和业务素质

高校教学秘书的服务对象是有思想、有活力的知识分子群体，他们文化层次相对较高、而又个性迥异，教学秘书要协调工作于教学主管部门、教师、学生三者之间，这就要求教学秘书必须具备较高的文化素质、具备良好的协同合作能力和沟通能力，还要具有良好的心理素质和和谐的人际关系。

3、勤于思考、勇于创新

教学事务工作繁杂、琐碎，而且很多方面涉及到教师和学生的切身利益，例如教师工作量计算、学生成绩统计保存等等。教学秘书整天忙于各种日常的事务性工作，同时又要应对教学管理部门下达的各项任务。人的精力是有限的，在有限的时间内如何高效的完成工作，是教学秘书必须解决的问题，这就要求教学秘书在有细心、有耐心、有责任心的同时，还要勤于思考，勇于创新，科学地统筹安排工作任务。

4、增强学习意识，科学运用现代化办公条件

教学管理是一门很重要的学科，教学秘书要有意识的参加岗位培训，学习现代化、科学化的管理模式。密切注意在新形势下高等教育发展的动态和理念，完善知识结构，对于培养目标、专业设置等等方面，进行理性分析与思考，积极的提出自己的建议，供领导决策和参考，起到真的的辅助协同的作用。在日趋庞大、精细的数据化管理面前，教学秘书还要学会利用网络资源和现代化办公软件，实现办公自动化，以最快的方式准确的完成各种任务。

三、总结

随着我国加入世贸组织，各行各业竞争异常激烈，急需高校输送大量综合素质很强、适应社会发展需要的弹性人才。高校深入改革迫在眉睫，高等学校的教学管理队伍必须完善，教学秘书是高校教学管理队伍的重要岗位。教学秘书必须不断加强自身素质修养，爱岗敬业，为高等学校的改革发挥更大的作用，促使高校管理实现规范化、现代化，为社会建设培养出更多优秀的人才做出更大的贡献。

参考文献

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[2]李文斌.高校教学秘书在教学管理中的定位与功能[J].陕西铁路工程职业技术学院学报，2007，5：25-27

[3]张晓梅，赖剑明.高校院系教学秘书的素质和能力探讨[J].教育与职业，2007，6：191-192

[4]胡辑.论高校教学秘书的特点及能力修养[J].时代经贸，2007，5：169-172

[5]杨淑琴.教学秘书工作之我见[J].引进与咨询，2006，7：86-87

[6]颜金玲.论高校教学管理与教学秘书自身素质的培养[J]，2007，13，190-192

[7]陈贤华.秘书工作论[M].成都：四川大学出版社，1987

第三篇：秘书信息工作：秘书信息工作的基本要求

秘书信息工作的基本要求就是“准确、及时、全面、适用”八个字。

1、准确

即信息的内容要准确无误，真实可靠。准确是信息的生命，是信息的全部意义所在。秘书收集到的原始信息要可靠、真实，处理信息要坚持主观倾向性与客观真实性相统一。如实反映情况，才能保证各级领导机关及决策者依据真实的、准确的信息作出恰当的判断和科学决策。如果信息不准，必然会给领导工作造成失误。因此，准确，应是秘书信息工作的灵魂。

2、及时

即信息的收集、处理、传递、反馈要及时迅速，讲究时效。社会主义市场经济对秘书工作的时效性提出了更高的要求，不仅传递要快，而且收集、加工、检索、输出都要高速度。信息处理不及时，就会失去信息的价值，甚至造成严重的损失。

3、全面

即信息的收集和处理要注意广泛性，真实地反映事物各个方面的情况。只有全面地反映情况，才能使各级领导根据各方面的信息，权衡利弊，择善而从，作出正确的判断和决策。

4、适用

此项要求包含以下三方面的内容： (1)要服务于中心工作。就是说要弄清本地区本部门本单位的工作进展情况和急需解决的问题;要及时摸清领导者的思想脉搏，做到心中有数;要突出重点，帮助领导者集中主要精力考虑重点问题，同时兼顾一般，以免发生不应有的疏漏。

(2)要根据不同领导机关和领导者的不同要求提供信息。除一些需要共同重视的信息以外，本级领导机关所需要的信息，并不一定都是上级或下级领导所需要的信息;别的部门所需要的信息，不一定为本部门领导者所需要。一条有价值的信息对于不同层次不同部门的领导者，其参考价值并不相同。秘书人员必须注意研究不同层次的领导者和服务对象的不同要求，在信息的投向上有针对性，区别对待，注意适用对路。

(3)要特别注意，只要是新发生的带有重要动向的性、导向性、苗头性、政策性、突发性的问题，就应该及时采报。要防止把按需要采报歪曲成为“按胃口喂报”。

第四篇：秘书部常规工作要求

常规工作要求：

1、常规文件整理与收集

(1)认真管理学生会所有文件资料，积极配合其他各部门进行资料管理和收集工作。确定专人做好文件管理工作。

(2)存档各种年终总结和、述职报告、工作简讯及计划等。

(3)做好活动文件存档工作

(4)活动文件包括：前期策划书(含经费预算)、工作手册以及后期总结(含开支详单);另外，还包括各种通知、照片、新闻稿等与活动相关图片、文字资料。

(5)负责将文件连同报销凭证在活动结束72小时内存档，及时汇报并做好整理工作。

2、做好规章的整理工作

(1)妥善保管学生会的所有文件制度(打印稿及电子档)。

(2)对新出台的规定，要善于总结条目，领会精神，带头组织学习，起到上传下达作用。

3、收集资讯：

(1)负责收集整理与学生活动有关的并存档以供其它部门参考。

(2) 配合其他各部门、成员进行各类资讯的咨询收集、整理工作.

4、及时做好各类会议的通知、传达工作，布置好会场，主持会议并做好会议记录工作

5、积极配合老师和学工团队各个部门的各项工作。

第五篇：秘书工作的原则与基本要求

原则是指人们的言论和行为所依据的法则或标志,是行为主体用来规范、约束自己言行的;而要求是希望得到满足和实现的愿望或条件,是外界(对于秘书来说就是服务对象领导、部门、人民群众等)希望行为主体做到的。秘书工作作为一项专业化的社会职业,它具有秘书工作特有的原则与基本要求。

一、秘书工作的原则

1.守法遵纪原则。这不是指秘书在个人行为上要遵纪守法,而是指秘书在工作上必须合乎法律规范、纪律规范、政策规范。秘书起草文件或对领导的决策提出意见、建议乃至决策方案,必须注意其内容的合法性,符号党和国家的政策规定。秘书应牢固树立法则观念、纪律观念和政策观念,避免工作中出现违规现象。说法遵纪原则还体现在:遵守工作纪律绝不越权行事,遵守包密纪律绝不泄露机密,在信访、接待、处理突发事件等工作中严格按照有关政策规定办事等等。

2.求真务实原则。所谓求真,就是秘书工作必须贯彻党的实事求是的思想路线,坚决反对弄虚作假行为。在秘书的具体工作中,调查研究、信息工作、文稿撰拟、信访案件的处理等等,凡是涉及具体材料的事项特别要注意尊重事实、既不可故意隐瞒事实、弄虚作假,也不能不经调查核实就想当然地虚构事实和数据。所谓务实,就是秘书工作要讲究实效,反对形式主义的工作作风。秘书部门向领导提出的建议或决策方案,要注意方案的切实可行,不能只追求轰动效应,专做表面文章,毫无实事求是之意,只有哗众取宠之心。秘书不但要说实话,更要为领导、为机关、为群众多做实事。

3.超前服务原则。秘书工作的超前性主要表现在辅助决策诸项工作中,如信息工作、调查研究、协调工作等。在信息工作中,秘书部门不能等领导布置任务才去收集有关信息。要根据形式发展的规律,平时就注意收集那些对本单位发展有重要价值的信息,及时向领导提高高价值的信息,并提出信息分析的结论,必要时提出富有创意而又切实可行的建议。至于社会调查,更不能在领导要制度某项政策时再去搞调研,政策的制定或调整是在秘书部门调查研究基础上才作出的,即先由秘书部门的调查研究和参谋建议,后有领导机关政策的出台或调制。协调工作的超前性是指要把重点放在防止出现不协调的想象上,或把不协调现象消灭在萌芽状态,不要等到矛盾尖锐化表面化才开始协调,这就要求秘书要有高度的预见性。

4.服从大局原则。秘书部门是机关的综合部门,对组织的发展和机关的正常运转具有特别的作用,秘书人员应站在系统整体利益的角度来处理局部与全局的关系。秘书部门也有自身利益,当它与系统的全局利益发生冲突的时候,应当毫不犹豫地牺牲局部利益,而维护组织的整体利益。秘书人员应协助领导协调好各个局部的利益,使利益关系得到平衡。在协调局部利益的过程中,任何部门都有服从全局利益,作为领导助手和参谋的办公室如果不能自觉地做到以大局为重,领导怎么能要求其他智能部门作出局部利益的牺牲呢?从这个角度看,秘书部门为机关各部门做出服从大局的表率,就是对领导工作的最好辅助。

5.团结协作原则。团结就是力量,协作才有效率。对于一个组织来说,任何工作都需要发挥整体的作用,才能达到预定的目标,这就离不开部门之间、人员之间的团结协作。贯彻团结协作的原则,是秘书人员首先要有坚定而正确的信念。从党政机关来讲,这个信念就是富国富民,就是建设和谐社会,就是各项事业的协调发展;从一个具体企业单位来讲,就是努力使本单位取得卓著的业绩,实现可持续发展。秘书工作的团结协作原则是体现三个层面上:一是秘书部门与本机关各个部门要建立良好的协作关系,在工作上互相配合,互相支持,形成系统的合力。二是秘书部门还需要同其他单位的秘书部门建立良好的协作关系,在信息互通、资源共享、文书往来、随从领导下基层调查研究或到上级机关汇报工作等方面,都需要良好的协作关系。三是秘书部门内部工作人员之间要团结协作,秘书工作的综合性决定了秘书部门内部的分工不可能太细,而且秘书陪同领导出差的机会很多,出差人平时的工作就必然要由其他秘书来临时代管,因此办公室秘书之间的团结协作就比其他部门人员的协作更重要。

6.联系群众原则。秘书部门不但从根本上说是为人民服务,而且秘书部门的许多具体工作中也直接为群众提供具体的服务。树立为民服务的意识是做好秘书工作的条件之一。除此之外,联系群众的原则还表现在两个方面:一是秘书部门是领导联系群众的桥梁。群众的生活、思想、要求、意见等等,一般通过秘书部门反映给领导,而领导机关的政策目标、决策意图、指挥决心等等,一般也是通过秘书部门一系列工作传达到基层和群众,秘书人员要自觉意识到秘书部门这一特殊地位,承担起密切领导机关与群众关系的重大责任。秘书工作者必须相信群众,把人民群众作为依靠对象,而不能作为防范对象,因为我们党是代表广大人民群众根本利益的,我们的政府是人民的政府,党政机关的领导没有任何害怕群众的理由。二是秘书部门的许多工作必须依靠群众的支持和配合,才能取得良好的效果。

二、秘书工作的基本要求

秘书工作的基本要求是:主动、高效、准确、保密。

秘书工作的内容非常丰富,每一项具体工作各有一些不同的具体要求,信息工作有信息工作的要求,文书工作有文书工作的要求,接待工作有接待工作的要求,等等。这里所说的“主动、高效、准确、保密”四条基本要求,是根据秘书部门的基本智能和秘书工作的主要性质,对秘书工作提出的总的要求,也是秘书工作的服务对象期望秘书工作者达到的水平,它普遍适用于秘书部门的各项具体工作。

1.主动。秘书工作是为了领导活动服务的,这种服务本身不能是被动的,而应是主动的。秘书在自己的职权范围内应该敢于负责,充分发挥主观能动性和聪明才智,进行富有成效的创造性工作。主动不仅表现在辅助决策诸项工作的超前服务上,而且也表现在常规工作中。对于大量的庞杂而琐碎的事务,秘书不能被动应付,而应该把工作安排的科学化、程序化,做到忙而不乱。无论是政务工作还是业务工作、事务工作,无论是常规性工作还是临时性任务都有以积极主动的态度和强烈的责任感去完成。如果缺乏主动进取精神,工作消极被动,什么事都不敢负责任,事无巨细都要让领导拿主意给办法,就会加重领导的负担,这样的秘书不可能受到领导的欢迎。秘书要做到工作主动,就必须多从领导的角度考虑问题,要能够预见到领导将要进行哪些活动,将要需要哪些方面的信息资料,哪些工作需要提前作准备,这样在领导一旦需要时,秘书就不会措手不及,被动应付。

2.高效。高效是指花尽量少的时间、精力和物力取得最好的效果。任何工作都有讲究效率,秘书工作的高效要求尤为重要,因为秘书工作的效率直接影响到领导工作的效率和质量,也影响整个机关的办事效率。秘书部门办事效率高,对克服机关的官僚主义作风具有重要意义。秘书部门的工作效率,主要体现在办公、办会、办事的速度上,即要求秘书无论做什么工作,都要讲究一个“快”字。讲究快的同时,不是说就可以忽视工作质量,因为效率必须保证质量为前提。秘书工作的效率,是由多方面因素决定的,比如办公室内部管理水平如何,办公设备是否先进,整个机关的工作作风,秘书人员的能力和效率观念等等。因此,要提高秘书工作的效率,必须从多方面努力。但是,秘书人员不断提高自身的能力、树立高度的效率观念这个主观因素,无疑是其中最重要的一个方面。

3.准确。准确是对秘书工作质量的要求,也是提高效率的基础。秘书的很多工作跟领导的决策指挥直接相关,任何差错都可能造成非常严重的后果。秘书起草或校对文件时,如果有一个提法不准确,或者有一个字、一个数据甚至一个标点符号有错误,都会影响对文件精神的理解,文件一旦发出就可能造成重大政策性事故。秘书做会议记录,如果听错、记错一句话,就会留下错误的原始记录。秘书在传达领导指示时,必须准确无误,不得走样,不得加进有违领导本意的个人主观意见,否则也可能造成严重后果。秘书在整理调查材料或加工处理信息时,必须仔细校对核查每一个重要数据,不得有任何马虎。要保证秘书工作准确无误,不出差错,秘书人员必须做到:要坚持实事求是的原则,坚决反对瞒报浮夸,弄虚作假的恶劣作风,因为任何虚假不实的东西不可能是准确的;要有高度的政治责任感,严谨认真的工作态度,踏实细致、一丝不苟的工作作风,秘书工作中出现的差错,许多是由于秘书工作的不够认真造成的;要严格执行各种规章制度,例如岗位责任制、公文的审核签发制度、印章使用登记制度等等;要提高自己的思想理论水平和政治水平,这是准确理解领导决策意图和具体指示的主观条件,是避免内容差错所必须的,因为只有准确地理解,才能准确地形成文字、准确地上下传达、准确地贯彻执行。

4.保密。秘书工作是机要性强的工作,对秘书人员的保密要求比对机关一般人员的要求要高,因为秘书了解的机密范围广,级别高,一旦泄密对国家和单位造成的损失也特别严重。秘书工作要做到保密,就必须建立严格的保密制度,办公室要配备必要的保密设备,如专用的文件保密室或机密文件保险柜等等。秘书人员的保密观念则是做好保密工作的主观条件。要做到不该说的机密绝对不说;不该问的绝对不问;不该看的机密绝对不看;不该记录的机密绝对不记录;不在非机密本上记录机密;不在私人通信中涉及机密;不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密;不在不利于保密的地方存放机密文件、资料;不在普通电话、普通信息网上传达机密事项;不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。

(编辑/永安)