秘书部工作职责及制度

秘书部工作职责及制度（共8篇）

篇1：秘书部工作职责及制度

学生会秘书部工作职责及制度

学生会秘书部是学生会的一个常设机构，是保证学生会的活动按照正确的工作程序进行的一个至关重要的部门。该部门是一个十分锻炼个人的文书处理能力以及财务管理能力的部门。可以说秘书部是起一个“桥梁”的作用，在主席团与各个部门、学生会与老师、学生会与同学们、系学生会与学院学生会等之间起“桥梁”的作用。及时传达信息给各个部门，与老师、同学、学院等方面加强沟通联系，使学生会不管内部还是外部都能紧密联系，让学生会的工作能够顺利进行，这些都是秘书部的职责所在。

秘书部主要工作：

1．协助系学生会各部门的工作，如帮助学生会各部门传达各种信息或帮助各部门收集各种所需资料等；

2．起草学生会学期工作计划和总结，收集、汇总、整理、装订学生会各种工作资料；

3．督促、检查各部工作计划执行情况；

4．负责学生会与老师及其他社团组织的联系与沟通，加强同学们之间的交流与合作，做好纽带作用；

5．负责召集学会各种规模的会议，并记录好每次会议的内容；

6．及时与各班班委沟通，收集本系内各班学生提出的意见和建议，落实学生提出的意见的建议，及时上报系里；

7．负责整理本系举行活动的各种资料，并记录成册；

8．根据实际情况，在工作中进一步完善本系的制度；

秘书部日常工作制度：

（一）整理办公室资料：

1.定期清理办公室电脑多余的资料；

2.收集所递交的总结以及计划书，要在每月中以及月底打印留底并放入办公室该部门的文件夹以作归档。

（二）收集各部门总结与计划：

1.各部门活动策划总结由秘书部收集管理存档；

2.各部门每周工作总结由秘书部收集管理存档。

（三）财务管理：

1.财务管理主要包括：申请、报销和记账；

2.秘书部其中部长负责每月月中和月末进行一次报销和记账，并定期向各部交代经费用途的用途及余额。

在本届学生会的任期之中，我们将工作重点放到了以下几个方面：

1.加强部内与其他各部以及其他学生会、社团的协同合作；

2.新生入校后的纳新工作；

3.部内成员素质的培养；

4.系布置的工作及其他活动；

5.办公室内日常工作的顺利进行；

6.活动经费的申请、报销。

学生会 秘书部

篇2：秘书部工作职责及制度

（一）总结：

1.学生会纳新工作收尾，并对学生干部名单及联系方式进行了整理 2.进行了文明礼仪培训 3.进行学生会评优的材料整理 4.排出了新的值班表

（二）从中出现的问题及解决方案：

1.联系方式统计中出现问题，如班级不对、手机号 等，做完后全部核实一遍又不现实，所以要求做的时候要细心。

2.文明礼仪培训中，与老师的沟通出现问题，差点造成活动取消，建议大家以后在向老师提议的时候一定要有书面策划。借教室出现问题，借的太晚，要求以后分配的工作要及时完成，对于拖拖拉拉影响活动进度的同学要予以处分。视频播放出现问题，多媒体自带的播放器无法播放，又无法联网，建议大家以后涉及视频播放的活动最好自备一个播放器的安装程序。

3.评优材料整理中，准备不充分。一方面以后工作要提前而不能推后，另一方面日常的材料收交一定要及时，以免造成后期需要时找不到等问题

（三）好的方面：

值班表经李佳蔚同学建议，在姓名后面缀上了班级和所属部门，这样使用起来更方便，以后继续发扬。

（四）工作计划：

1.计划于下周进行新生辩论赛，策划还有部分尚未完成，希望其他部门给予配合。

2.各部门的活动相关材料要在一周内上交。

某某某

篇3：秘书部工作职责及制度

一

党中央历来对保密工作十分关心。毛泽东同志曾经指示机要人员说:“必须十分注意保密工作, 九分半不行, 九分九也不行, 非十分不可。”又说:“保守党的机密, 慎之又慎。”

在建国初期, 由于我们过去所处的农村环境中的简单保密制度和办法, 已不适应全国解放后新的复杂的社会环境, 保守党和国家的机密, 引起全党极大的关注。在这种情况下, 党中央在1950年10月间, 曾做出了关于加强保守党与国家机密的决定。决定要求:

(一) 一切重要的带机密性的会议, 一般的不准个人记录;如有特殊必要者, 必须经过许可。会议决定, 非经允许, 不得向外泄露。

要求每个党员应注意, 凡与自己工作无关的秘密事项, 不应过问。不应知道的秘密, 就不要打听。不该告诉别人的秘密事项, 就不能告诉。目前在某些干部中, 甚好乱谈乱问的自由主义的坏习气, 应加以彻底的纠正。一切报纸刊物, 在发布消息, 指导工作情况时, 必须绝对避免泄露党与国家机关的机密。

(二) 所有一切文件的印发、阅读和保管, 都应规定严格的手续与制度。乱印乱发的无政府状态, 应即停止。个人非经许可不能保存秘密文件。阅读秘密文件应依据工作上的必要, 并经一定机关的批准。把阅读秘密文件作为对干部的一种“政治待遇”是错误的。

(三) 某些领导干部, 对经常接触机密的秘书、文书、打字、收发以及警卫人员、通讯人员等, 所采取的放任态度, 是泄露秘密的一个极大的漏洞。兹规定, 凡上述人员及所有机要人员, 应由该管理部门加以切实审查与管理, 须将这些工作, 放在忠诚可靠且适宜于该工作者的手里, 并应规定严格的工作制度与工作纪律。凡不适宜这些工作的人员应即调换。今后, 凡在这方面发生问题, 该主管部门的负责人, 应负主责。

(四) 对于保守党与国家的机密, 是所有党员及一切政府工作人员、军事人员, 必须遵守的纪律;党的、政府的、军事的负责者对所属工作人员, 应经常进行保密教育。对于任何党员泄露国家机密及违犯保密规则及制度者, 每次都应加以切实审查, 做出结论, 根据情况的严重程度, 给以纪律制裁, 严重者应开除党籍。对于泄露国家机密者, 每次都应分别轻重, 予以不同的行政处分, 情节严重者, 由司法机关或军法机关, 依法处理, 决不应马虎了事。各级党的纪律检查委员会及政府的监察机关, 应将保守党与国家的机密检查工作, 作为经常任务之一。

二

中央秘书处对于保密工作, 也是极为重视的, 早在进京之初, 根据新的情况, 就制定了新的保密制度, 要求全处人员必须遵照执行。我们当时在西四丰盛胡同办公, 给我印象最深的是关于外出的规定, 白天节假日外出, 必须两人同行, 并向值班员请假, 进行登记, 回来销假。晚上外出, 必须两人以上, 方可外出。但夜里十二点以前必须回来。未婚或单身者, 一律不准在外住宿。父母家住北京的未婚者, 节假日回家, 必须请假进行登记, 并在晚上六点以前返回机关。已婚男性家在女方者, 周六晚上可请假回家, 并于第二天 (星期日) 晚上七时半以前必须回来。 (当时机关规定每周一至周六, 早晨六点至七点半学习, 每周日至周五, 晚上七点半至九点半学习。学习和上班一样, 不准请假。也就是说, 每周六晚上和星期日早上, 不组织学习, 可以自由活动。) 另外, 家不在北京, 必须回家探望病重父母者, 经领导同意后, 可以请假探望, 但必须领导另派一人同行, 方可回去。这些在外人看来十分苛刻的规定, 在当时还是非常必要的, 它保证了党的机密和人身安全。

关于保密制度, 1953年1月, 军委办公厅主任肖向荣同志关于军委秘密文件保密细则给毛泽东同志写了一个报告, 毛泽东同志阅后做了如下批示:

周、刘、邓阅, 退肖向荣办。同意这个文件。党、政保密, 同样应颁布法令, 建立制度。请肖向荣同志将军委保密法令全文抄送邓小平同志研究办理。

毛泽东

一月二十一日

在毛泽东同志的倡导下, 党、政、军三方面的文件保密制度逐步建全和完善起来。

中央秘书处的保密制度, 在原来的基础上, 于1953年10月进行了修订。将原来的保密暂行条例, 去掉了“暂行”二字, 改为正式条例, 要求全处人员必须遵照执行。

修订过的保密条例, 计有五大项, 主要如下:

(一) 关于来往文件、印信等的保密事项

1.对机密的文件、材料、印章、戳记、表册、电话簿等, 要有详细的登记和安全的保管处所。切忌公与私、机密与普通文件混放在一起。重要的印章及钥匙应归科长或指定的专人严加控制。

2.所有来往文件、信件, 均应进行登记, 定期清查或清退;并按条例整理归档或销毁。

3.接受交抄、交印、交打之秘密文件, 应当面点交清楚, 事后交回原稿。用过的蜡纸、复写纸及打坏、印坏、抄坏之文稿等, 均交由科长或指定人负责监烧。

4.除因工作需要和经负责同志批准可以阅读之文件外, 一概不准私抄和翻阅文件。

5.禁止在宿舍阅读和存放秘密文件。

6.如因公携带秘密文件外出时, 应包装严密, 防止丢失。

7.夜晚送的秘密文件, 应二人同行。

8.秘密文件, 不得托人顺便捎带。非办公地区, 不得接交秘密文件。

9.凡因工作需要个人所记的带秘密性的记录, 须记在专用的编注页码的日记本上, 定为每半年清理一次。如有保存的必要, 经领导同意归档留存;如没有保存价值者, 可登记起来, 经科长负责检查烧毁。

10.进入文件库, 必须二人相随, 互相照顾。并禁止在库房内吸烟以及带进易燃物。

(二) 工作人员应注意事项

1.凡担任记录、抄写、印刷、校对、盖印、保管、收发、交通工作人员, 应特别注意养成保密的良好习惯, 不得泄露工作内容与文件内容。

2.为保证办公地区的严肃和安全, 所有与工作无关的人员, 一概不得进入其他科室的办公室。

3.凡机密事项, 不得用电话传述, 接电话人应先问清对方的姓名及其所属机关, 然后才能回答具体问题。

4.下班前务须清理办公桌上的文件纸张, 锁好抽屉及箱柜, 以保持办公室的整洁严密。同时要锁 (关) 好门窗。

5.外出时应检查衣袋, 是否夹有文件, 以防丢失。

6.严格禁止小广播, 做到不该说的不说, 不该问的不问。禁止与无关人员谈论机密事项和机关内部情况。

7.字纸篓内的字纸, 应每日清烧一次, 烧时要进行检查。特别机密和重要的废纸, 必须立即烧毁, 不得放入字纸篓内。

8.不得随便引进或放进外来人员到机关内部来。倘发现外来人员进出机关有可疑行为时, 应随时盘问, 并及时报告上级。

9.中央秘书处一切接触机密的人员, 应经常养成一种保守党和国家机密的良好习惯, 不得泄露秘密。

10.互相监督, 防止失密和泄密现象的发生。一旦发现自己或别人泄露机密时, 应自动设法补救, 并及时报告上级。

(三) 关于个人应注意事项

1.凡私人通信, 不许谈论机关内部一切事务。私人信件不许用冠有机关名称的信纸、信封。凡发出的私人信件贴好邮票后统一交收发室发出。必要时, 领导可以抽查, 以免发生泄密事件。

2.严禁在办公室以外, 特别是公共场所谈论有关机密事项及机关内部情况。

3.不是自己应该知道的事情不闻不问;别人不应知道的事情不说不露;自己不应去的地方不去。

4.私人会客一般在机关会客室, 特别知情亲友, 可到宿舍去谈。但均须进行登记。

(四) 关于请假制度

1.在学习和办公时间内, 非因公一律不得请假。

2.在节假日或自由活动时间内外出, 应向本科值班员请假, 说明时间和去向, 并进行登记。四小时以上者, 须经本科科长批准。

3.正副处长无论何时外出, 都要通知一下机要秘书或处值班室, 以便办理急务。

4.不论平时或节假日, 一般不准在外留宿。特殊情况, 须留宿者, 必须经副处长批准。

5.因病请假休息, 须由合同医院医生证明。临时病假须由科长批准。

6.请假回家探亲, 须符合党委规定, 并在工作条件许可的情况下, 先向本科科长提出, 转至副处长批准。

7.外出回来时, 应向批准人销假, 并汇报在外遇到的情况。

(五) 奖励与处分

1.凡能严格遵守本条例, 积极宣传和贯彻本条例或向泄密、失密现象做斗争有成绩者, 均应酌情予以表扬与奖励。

2.凡违反本条例之一者, 均应按情节轻重分别予以批评、通报或处分。

由于管理严格, 制度严密, 在建国初期, 中央秘书处从未发生过失泄密事件, 保证了党的文书工作的正常运转, 以及党中央文件档案的安全。

篇4：秘书部工作职责及制度

关键词：新时期；教学秘书；教学管理；队伍建设

中图分类号：G717文献标识码：A文章编号：1671-0568（2012）11-0157-02

一、对新时期高职院校系部教学秘书工作的认识

1.系部教学秘书工作的作用与要求

系部教学秘书是系部教学主管领导的得力助手，处于学校教学主管部门、系部教学主任、教师、学生和其它教学单位交叉点的位置，是系部领导、教研室主任与学生之间沟通和协调的桥梁与纽带，他们是教学管理人员，更是教学服务人员。系部教学秘书工作繁杂，头绪繁多，因此，除了应该掌握和具备一定的专业知识与技能外，还应具备“一肯二勤有三心”的工作态度，即对工作肯付出时间；勤记录资料、勤动手整理；要有细心、耐心和责任心。

2.新时期高职院校系部教学秘书工作的特点

（1）学校扩招，异地办学模式出现，教学秘书工作任务更加艰巨。教育部在《面向21世纪教育振兴行动计划》中提出，力求到2010年实现我国大学的毛入学率达15%（在校人数与适龄人口之比）。“十五”计划将这一目标的实现提前到了2005年。为此，学校扩招，办学规模不断增大，往往形成两地办学模式，有些学校甚至于多地办学，招生人数骤增。这一举措使学校规模扩大，办学成本提高，同时使得系部教学秘书的工作任务更加复杂。如广东轻工职业技术学院（以下简称“我院”）从1999年逐年扩招，仅一个系的学生人数就从原来的三百人增长到现在的近两千人。而且学生，前两年在新校区读书，第三年需搬回老校区学习。学生人数的增多，相应的教学资料管理、教学工作量本来就不断扩大，加之异地办学，从学生的学籍管理到考务工作，还有排课任务等，使得系部教学秘书需要付出更多的时间和精力。由于学生增多，教师的数量也相应增加，跟教师和学生之间的沟通范围也在迅速扩大。因此，学校扩招，异地办学模式出现，使得系部教学秘书工作任务更加艰巨。

（2）教学评估的实施，致使教学资料要求齐全，教学秘书工作要求更加规范。2004年教育部在《2003～2007年教育振兴行动计划》中明确提出，要“实行五年一个周期的全国高等学校教学质量评估制度”，这是我国高等教育大众化阶段保证教育质量的重大举措。为此，高等职业院校按照“以服务为宗旨，以就业为导向，走产学结合发展道路”的办学要求，遵照“以评促建、以评促改、以评促管、评建结合、重在建设”的人才培养工作评估方针，陆续展开了迎评工作，这一举措加强了学校的内涵建设，促进了学校管理工作上水平、上台阶，同时使得系部教学秘书工作更加繁忙。如我院从2004年准备迎接评估，直到2006年顺利通过验收，时间跨度长，在此期间，完整、准确、系统地整理与规范教学工作资料相当重要，整个教学一条线上的各级工作人员的工作异常艰辛，而系部教学秘书对教学资料的汇总与整理工作要求更高、规范性也更强。

（3）申报与建设示范（骨干）院校的任务，使教学秘书工作更加复杂。2006年教育部和财政部正式启动了“国家示范性高等职业院校建设计划”，国家将在“十一五”期间安排20亿元重点支持100所高水平示范院校建设，随后又启动了高职骨干院校建设计划。国家示范性高职院校与骨干院校建设工作，是为贯彻落实《国务院关于大力发展职业教育的决定》的精神而实施的巨大工程，这一举措使得我国几百所高职院校受益，极大地改善了办学条件，促进了专业教学改革与教学质量的提升。我院于2007年开始申报示范国家示范性建设院校，2008年成为第三批30所立项建设院校之一，而机电工程系的机电一体化技术专业成为学院四个国家重点建设专业之一。三年的示范性建设，专业调研与教学改革不断线，实施精品课程建设、实验实训条件建设、师资队伍建设等一系列工程，打破了传统的教学模式，学生不再单纯地坐在教室上课，而把专业课课堂移到了实训现场，搬进了企业车间，专业教师进行现场授课，实现“做中学”。同时，也带来了教学管理的难度，加之对学生成绩评价考核的模式发生的转变，使系部教学秘书工作更加复杂。

（4）学生个性化特点明显，给教学秘书工作增加了难度。学生人数增多，独生子女人数也越来越多，学生个性化差异明显，管理难度较大。具体体现在诸如开学报到注册、第六学期的顶岗实习等具体事务，有时候教师很着急，学生却不急，实习报告不按时提交，导致成绩提交不了，拖延学分核查等学籍管理工作。还有得系选修课的开设也增加了难度，根据学生性格的不同，结合就业的需要，所开设的选修课范围更广，场地更加多样化，还要避免教师上课时间上的冲突、协调场地的不足等各方面问题。

二、當前高职院校系部教学秘书队伍建设面临的问题

1.认识有所偏差，重视不足

传统的教学模式下，高校学生人数不多，办学规模不大，没有出现两地办学、跨校区教学、迎接评估、申报示范等工作，教学秘书以资料收集与整理为主，工作比较细碎繁杂。长期以来，人们因此而对教学秘书岗位认识产生了偏差，认为这个岗位的工作谁都可以做，随之带来了在用人制度上的具体偏差。如对辅导员岗明确了学历要达到本科以上，而对教学秘书岗则规定学历就可以低一些。其实，“教学无小事”，教学秘书是系部教学主管领导的参谋，新时期教学管理工作要走向现代化、科学化、高效化，教学秘书的作用将越来越明显，越来越重要。特别是要会电脑、懂专业、具有一定的文字表达功底，更是教学秘书是否称职的重要因素。在日常教学运行过程中，教学秘书要能够对专业人才培养方案有所了解，要能及时发现不足，准确纠偏。因此，没有能干、精明的系部教学秘书，就无法快速、高效、高质量地完成各项教学工作。

2.发展受限，队伍不稳

职业培训是提升教学秘书工作技能、保证学校日常教学工作正常进行的有效手段。高校新上任的辅导员都要经过专门的培训，但对教学秘书却缺乏相应的培训机制。教学资料如何规范收集整理，工作怎样开展，都靠教学秘书在自己的工作中逐渐摸索。随着学校人事制度的改革，教学秘书岗在管理岗中级别最低，无论是现实待遇还是发展空间都处于弱势地位，其待遇不仅与专任教师和实职行政干部相差悬殊，也明显低于学生辅导员甚至图书管理人员。辅导员工作干三年就享受副科级待遇，图书管理人员可以按图书管理系列的职称享受待遇，而教学秘书岗不允许去取得教师资格证，不能参与教师系列职称的评聘，而且对于取得评职称所需要的资源也受到限制，即使获得职称仍然要按管理岗最低级别待遇，以至于人们会认为教学秘书岗没有发展前景，无法安心工作，最终导致教学秘书队伍不稳定，人员流动过快、走马灯似地更换，有时还会造成教学资料丢失、工作衔接中断等弊端。

3.工作琐碎，创新不够

教学秘书工作处于教学管理最基层，任务量大。在高校规模扩大的趋势下，教学管理工作重心逐渐下移，基于系部或学院二级管理的制度，教学秘书除了承担院系的教务工作，学校教务处布置的工作，还要跟师生之间随时保持沟通。由于任务多，往往造成对很多问题的处理持应付式态度，很少有时间去思考和研究教务管理的重点问题及其解决措施，更没有精力去总结规律、改进方法，提高效率，造成教学秘书的创新能力和工作驾驭能力较弱。

三、对加强教学秘书队伍建设的措施

1.转变观念，重视队伍建设

最重要的是，要转变对新时期教学秘书工作认识上的陈旧观念，加强教学秘书队伍建设。各级领导，尤其是学校教学主管领导，要为教学秘书队伍的稳定与发展制定规章制度，包括用人条件、个人发展提升、薪酬待遇，等等。基层人员也要改变传统的观念，改变“教学秘书工作是谁都能做的简单劳动”、是系部的“打杂人员”等错误观念。要提供对教学秘书岗位的培训机会，提升他们的工作能力，提高工作效率。

2.建立奖励机制，适当提高待遇

系部教学秘书需要具有高度的责任心。面对极其繁琐的工作，只有细心、耐心并乐于奉献的人，才能沉得住气完成工作任务。教育主管者应考虑建立适当的奖励与激励制度，可根据岗位表现结合相关的专业知识水平，建立专门的职称评定路线，让从事教学秘书工作的人员能够看到前景、能够充分调动工作的能动性，激发起工作热情。提供提升待遇的机会，从根本上分析则是体现了以人为本的管理理念。

当然，作为新时期系部教学秘书，应该不断加强学习，提高自身素质、工作能力和创新能力，注重修养，在平凡的工作崗位上积极开拓进取。

总之，新时期系部教学秘书在高校扩大招生规模、迎接教学评估、专业示范建设中发挥着不可替代的作用，是稳定教学秩序、提高教学质量必不可少的力量。改变教学秘书岗位权、责、利不对等的现状迫在眉睫。教育管理部门、学校各级领导应提高认识，加强教学秘书队伍建设，促进高等职业教育的快速健康发展。

参考文献：

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[9]尹祝凤.角色定位困境与教学秘书队伍建设[J].当代教育论坛,2011,(10).

篇5：秘书部工作职责及制度

随着高校改革的日益深化，教学管理体制和教学管理方法、手段的改革就显得尤为重要。只有管理跟上了，教学各环节才能更好地发挥作用。而教学秘书在教学管理中起着很重要的作用，每一个教学环节都离不开教学秘书的参与，而其中任何一个环节出现问题都会影响教学秩序。要成为一名合格的教学秘书，不仅能为日常教学管理工作提供良好的环境，使教学工作顺利进行，更应为教学环节提出合理化建议。因此，必须要明确教学秘书的主要职责和提高教学秘书的素质。

一、教学秘书的主要职责

教学秘书工作是一个服务性质的工作，它贯穿于教学运行过程的始终。其工作对象包括系（部）的广大师生、领导、校教务处人员以至外系部分教师和学生家长等，其工作性质与工作对象就决定了它的特点：工作内容繁杂而琐碎，工作强度高，责任性大。教学秘书是系（部）正常教学秩序运行的保证实施者。其在系（部）教学管理中的工作职责一般包括以下几个方面。

1、协助领导对各种教学文件的组织制订和贯彻执行。教学秘书要协助系（部）领导组织制订和修订专业教学大纲和教学计划，核查教学计划的执行，办理教学计划的调整手续；在领导制订学期（学年）教学工作计划中提出合理建议，并严格遵照执行；在教学日历、实验教学日历、课程设计及毕业设计等其他教学文件的格式制定方面要严格把关，以保证教学文件的规范化实施，为教学评价做准备。

2、严格执行学籍管理规定，做好学籍管理工作。它要求教学秘书具有高度的责任心，实事求是，严肃认真，不徇私情。学籍管理工作的主要内容包括：（1）负责建立、保管全系学生的学籍档案；（2）办理学生升、休、复、退、转和留（降）级等各种手续，并及时记载学生学籍变动情况；（3）办理学生的报到、注册手续。

3、严格贯彻执行教学管理各项规章制度，做好本部门教务工作。此项工作主要涵盖以下几方面：（1）根据教学计划上报开课计划；（2）根据教务处下达的教学任务协助系分管领导落实授课教师的安排及课表，并将选课结果通知相关教师和学生；（3）经系领导同意后，受理本系教师的课程变动及调课，并统一到教务处办理相关手续，并第一时间将课程的变动情况通知相关部门及人员，并做好记载，以免造成教学秩序的混乱；（4）经常检查了解授课教师执行教学情况，协助有关领导组织好各项教学检查工作并上报教务处；（5）落实教务处下达的各种考试安排。同时做好与考试相关的所有材料的组织、保管、发放等工作，做到无一差错；（6）负责登记本系学生的考试成绩，按时汇总报送本系教师开课班级的成绩单；（7）负责本系所任课程的试卷保管工作。试卷保管周期为四年；（8）分类收集、整理各种材料并保存归档：教师教学原始材料、考务材料、教务处下发各种文件及通知、各种考评材料、毕业设计、课程设计资料等等；（9）协助领导组织安排教学工作会议及试讲、评选等各种教学活动。各种材料的规范化管理要始终伴随教学管理工作之中。

4、协助教材科做好本系的教材管理工作。协助院（系）主管领导和有关教师做好每年春秋两季及零购教材（含讲义）的征订工作，及时、规范将有关材料整理、统计并上报教务处；协助主管领导做好本系教师用书经费的结算工作等；及时反馈教师、学生对使用教材的有关信息。

5、毕业生工作。负责毕业生的成绩整理核查工作，及时报送最后一学期各科成绩及毕业论文成绩；编报毕（结）业和授予学士学位的学生名单，经系审核后填写《毕业生资格审核表》送教务科核对后留存；根据系审核通过的名单组织填写毕业证书和学位证书，并负责发放；协助办理毕业生离校手续。

6、认真及时做好教务处与系之间的信息沟通。负责教学文件的收、发、保管，及时填报有关报表。完成系领导交办的其它工作。

教学秘书的作用是通过其在高校教育管理中的工作内容体现的。主要包括参谋作用、调度作用和服务作用。

二、教学秘书应具备的综合素质

随着现代科技的飞速发展，社会对人才的需求也由原来的单一型向复合型转变，使高等院校面临更大的机遇与挑战。为适应新时代的发展，高校不断深化教育教学改革。面对新形势，教学秘书不能把自己局限于抄抄写写、收收发发、跑腿学舌，应尽快适应高校教育教学改革发展的需要，适应21世纪人才培养的需求，提高自身的综合素质。

1、热爱本职工作，树立全心全意为教学服务的思想。从教学秘书在教学管理工作的内容可见，教学秘书的工作是繁重而辛苦的，也是一个系（部）保证正常有序的教学秩序所必不可少的要素之一，因此一定要看重自己的工作，纠正无为思想，爱岗敬业，具有坚持原则、遵章守纪、任劳任怨、严谨求实的工作指导思想及工作作风，做到热心、细心、诚心、耐心，全身心地投入工作，做到“学为人师，行为世范”，才能尽到自己在教育工作中的职责，才能做到“服务育人”。这也是职业道德的基本要求。

2、做好领导的参谋和助手。不能只当听众，不做参谋。对自己所负责的工作，在权限内的应照章去做，自己决定不了的，应提出意见、方案，由领导拿主意；感到领导处理得不恰当，应勇于阐明自己的意见，供领导考虑，以免失误。

3、通过不断的学习提高自身素质，努力做到：

（1）努力学习教学管理的有关规章制度，做到运用自如。教学管理规章制度是教学工作的指挥棒，离开了这些，教学工作将寸步难行，因此，要熟练掌握教学管理的有关规章制度，如：学籍处理规定，休、复、停学规定，选课的规定，关于考试管理的规定、教学计划等，这是做好教学管理工作的前提。（2）提高分析问题与解决问题的能力。有些教学秘书长期以来形成了工作中不动脑筋想问题的习惯，遇事找领导拿主意，这种习惯势必使教学管理不活跃，缺乏创造性。因此，应培养教学秘书动脑筋想问题的能力，不仅能敏锐地发现教学管理领域的问题，还要分析是什么原因引起的，通过分析，提出自己的建议或处理问题的方法。对会动脑筋想问题的具体要求：一是帮助领导想问题，遇事能提出自己的建议，供领导决策，当好领导的参谋；二是能独立思考问题，能独挡一面，遇事必须能够自己动脑筋想问题，对所遇之事做出正确评价，不事事依赖领导拿主意；三是要能创造性地研究新情况，解决新问题，对教学管理出现的新问题，要能潜心研究，总结经验，想出创造性开展工作的点子来。

（3）提高口头和文字表达能力。动笔和动口是教学秘书开展工作的主要途径和必备的基本素质，要能动嘴把所表达的东西说清楚，以便于领导采纳和支持你的建议，当然，并不是言之无物的夸夸其谈，而是能够准确、生动、简明地讲清问题；除此之外要求教学秘书能起草一般的公文，能写报告、总结，能写出具有理论性、探讨性的文章，特别是教学管理方面的文章。

（4）提高组织协调能力。教学秘书担负着校、系的教学管理工作，涉及的部门很多，这就要求教学秘书要有一定的组织协调能力。一方面，要根据自己所管工作，联系校、系的教学，组织发动你所管辖的人完成你的工作，把大家的积极性调动起来，用整体的力量创造性地完成任务；另一方面，要协调好各方面的关系，便于开展工作。

（5）提高计算机应用能力。必须采用计算机管理以提高工作和准确度，减少实施学分制后教学管理所增加的工作量和难度，为保证教学管理的实施和改进，提高教学管理人员的计算机应用能力是至关重要的，使教学管理规范化、科学化。

（6）自我控制与管理能力。教学秘书要树立教学管理人员的形象，能自己管好自己，不说超出原则的话，不做超出原则的事，严于律已，遵守纪律，提高自己的服务质量，调节自己的情绪，改进自己的思想、行为、作风等方面的不足。

提高教学秘书分析与处理问题的能力，要不断实践，多做工作，才能提高其能力。要熟练地处理某一问题，就必须平时多接触，经常处理此类问题才可能达到较高的熟练程度。要有不努力提高素质就会落伍，就有被淘汰的紧迫感。

因此，教学秘书必须明确自身的主要职责，努力提高自身的素质，以适应教学管理体制改革的需要。

参考文献：

篇6：秘书部部门规章制度

本部门的工作是为了维持本学生会的活动项目能够顺利进展的不可或缺的后勤工作，是联系各大部门一起团结开展工作的一条链条，是学生会的重要桥梁。为加强江淮学院团委学生会各部门内部的凝聚力和决策力，有效地行使部门职权，履行部门义务,促进各部门内部人员之间的沟通与了解，以积极向上、勇于创新的精神，深入开展团委和学生会的工作。为此，特制定此部门例会制度。

日常具体工作安排

各部门指派专门一人负责与其联系沟通，辅助该部门完成其工作任务。具体内容如下：

1.负责各会议、各活动的收发通知工作（注意格式及说话语气）。

2各部门指派专门一人负责前往记录会议内容。到场进行详细会议记录，会议后将会议内容整理交给该部门部长签字，留作他用或交由负责的人保管，最终统一由负责的人保管相关材料。

3.每一位秘书负责一个部门的日常记录工作并总结情况，每一月将总结情况在月底最后三天内汇报给秘书部长。记录内容包括：部门各成员各种会议、活动出勤情况（迟到、早退、缺席）；工作完成情况。

4.每月至少举行一次部门例会，总结上一月的工作情

况，布置新的工作任务，例会后部长总结具体情况汇总给主席团。

5.每次的活动后三天内，秘书部长带领各副部长、干事做好总结以及收集各部门的工作总结，将总结整理存档，并将情况汇总给主席团。

6.负责各项会议、活动教室场地的申请。

7.活动总结的整理存档，管理以及整理学生会成员的各项资料。

三、工作要求

1.有较强的时间观念，无论是参加会议还是各项活动，带好记录本，提前5至10分钟到场做好准备工作和各项安排事宜，不能出现迟到、早退或缺席现象。

2.有认真、负责的工作态度，有吃苦耐劳的精神，每项工作必须有效率、有效果的完成，不能出现拖拉或者不按质量完成的情况。

3.学生会成员之间要保持良好的联系，特别是活动进行时更需要保持联系，（若不能立即接电话，也要在事后尽快回复电话或信息给对方，说明情况并询问对方事情）。

4.各部门成员之间、整个学生会成员之间，都要保持和谐、融洽的关系，成员与成员之间互相尊重，待人友善、言谈得当，举止大方、热情、有礼貌。（若出现矛盾，及时汇报给部长、或主席团，以求尽快分析问题所在点，积极解决

问题，化解误会，避免矛盾扩大化）。

5.学会随机应变，善于处理由于一些突发原因引发的事情，冷静、理性、迅速地解决，若个人不能处理的，及时联络各部长、副会长、会长，及时解决，保证活动的顺利进行。

6.发挥积极主动、团结合作的精神，相互配合；同时，体谅其他成员的难处，工作中相互配合；杜绝出现相互推卸等不负责任的行为（若出现，则给予严重警告或退部处分）。

7.要处处维护好本学生会的形象与声誉，不做有损本学生会形象的事，一经发现做违背本学生会的事情，则给予严重警告或劝退处分。

8.会议或活动若有其他工作相阻碍，必须亲自提前向部长请

假，并说明请假原因。

四、辞职管理制度

1.部门干事、副部辞职需要提前一个月提交书面辞职书，写明辞职原因。，干事辞职需要部长同意，副部辞职需经部长申报，主席团商讨同意。

2.干事或副部离职前一周内完成自己负责事务的交接工作；

五、奖惩制度

（奖惩记录、总结由负责各部门的秘书负责，需要专门对奖罚和各部门会议内容进行记录，每月将情况汇总给部

长）

使用积分管理制度（每人每月基础分100分，每月总结一次，期末做大总结）

1.奖励方面

（1）按时参加全体会议或部门会议，每次加5分。

（2）按时完成学生会交待完成的任务，视情况加5-10分。

（3）对学生会的工作提出好的建议，并被采纳者加 5 分。经实践证明起了重大贡献的加 10分。

（4）工作积极主动者，视实际情况加10-15分。

2.惩罚方面

（1）会议迟到、早退、缺席者，部长、副部长扣10分每次，干事扣5分每次。

（2）会议没有带上笔记本的部长、副部长扣10分每次，干事扣5分每次。

（3）未能按时完成交待的任务，视情节扣10-15分。

（4）无故不参加学生会会议或集体活动者，部长、副部长扣15分每次，干事扣10 每次分。

（5）会议或活动时，无视会场纪律，在会场恶意破坏者扣20 分每次，影响到会议或活动正常进行者在前面基础上再扣 10 分。

（6）损害社学生会名誉者扣 20 分每次。

六、奖惩措施

（部门总结上表扬部门前2名；集体大会上表扬各部门前2名；期末奖励部门前3名）

1.奖励

（1）月总结部门会议上对月工作积极优秀者口头表扬

（2）学生会集体大会对工作积极优秀者通报表扬

（3）期末大总结时，对工作积极优秀者进行表扬颁发奖状、奖品奖励

2.惩罚

（1）月总结部门会议上对月工作懒散消极者口头批评，被批评者需3天内上交个人书面检讨给部长（或主席团）。

（2）若做出有损学生会形象或声誉的人员，视实际情况给予一定的处分，严重者劝其退部或除名。

注：本部门成员需严格遵守本规章制度。

与会人员在会议开始前应将手机等有声设备设于静音状态，会议进行中无特殊情况不得接打电话，若要接打电话，须征得部长同意。

会议进行过程中，如因特殊情况须离开会议的，应

篇7：经管系学生会秘书部规章制度

秘书部是我系学生会的日常事务处理部门，是学生会的中枢神经，在学生会中发挥着重要的桥梁纽带作用。为了保证经管系学生会高效统一地开展工作，特制定秘书部管理办法如下：

一、权利与义务

(一)权利

1.部员有权参加本部举行的各项活动和会议

2.部员在大学生活中积极参加活动，表现优秀者，将酌情予以奖励

3.部员有权利在开会时发表自己对于部门工作的意见、建议，并有权参与部门规章制度的制定和修改

4.同时部员有权监督部长、副部长等人员的工作，并提出意见、建议

(二)义务

1.部员有准时参加部员例会及本部门内各类活动的义务

2.部员有严格遵守秘书部各种规章制度的义务

3.部员有服从老师及秘书部部长、副部长安排工作，服从工作安排，自觉执行本部决议，按时高质完成分配的任务的义务

4.部员有自觉维护秘书部的利益和声誉的义务

5.部员有爱护秘书部公共财产的义务

二、退部制度

1.递交退部申请书，说明合理理由

2.所属部长同意，主席签字批准

3.收回退部人员一切有关秘书部相关文件

三、部门制度

1.部员不得违反校纪校规，品行要端正，作风要正派，思想要健康！

2.按时参加秘书部所举办的一切活动，不得迟到，不得无故缺席（如不能参加者必须提前向部长请假说

明，后补假视旷会处理）

3.部员之间要相互关心，相互配合，相互协调，不得制造分裂

4.部员要有集体观念，工作责任心强，坚持原则，勇于承担部门工作。

5.部员在任何场合不得做出任何有损于学生会形象的行为，违者劝其退部，并提请学校进行通报批评

6.勤奋学习，有较强的学术进取精神。学习成绩良好，不挂科、不记过。

7.作为秘书部的一员，要求衣装整洁大方，不穿奇装异服，不能穿吊带背心、拖鞋等出入办公室。

8.二号楼值班时，要尽职尽责。不迟到、不早退，做好宿舍楼管理工作。

四、例会管理

1、会议管理

每周准时召开秘书部例会。若需请假,应提前一天向部长或副部长申请。无故不到会三次或三次以上者，视为自动退出系学生会。

2、会议记录

由专人负责安排，并由负责人做出详细的记录员名单及其所记录的会议名称。记录员要在会议开始前15分钟到达开会现场，做好准备工作。会间，要按要求认真做好会议记录。若有疑问，应及时询问负责人并进行补充和修改。

五、二号楼值班管理

秘书部人员必须按照值班表的安排按时到位值班。若需请假，应于当日值班时间前一天告知部长，也可私下与秘书部其他人员调换值班时间。无故三次或三次以上不值班者，视为自动退出系学生会。如有时间上的冲突，应及时告知部长，部长应及时做出调整；若不及时告知，出现无故不到班的情况，由当事人自己负责。

六、办公室财务管理

1、桌椅管理

办公室值班人员负责自己值班时间桌椅的清点工作。出借桌椅时，应由借入单位负责人开出借据。（借据内容包括：桌椅数量，借入单位名称，负责人姓名及联系方式，借出人姓名，借出日期，学生会盖章或签字）按时归还后，在双方当事人在场的情况下，由我方负责验收；确认无误后，撕毁借据。若借入单位负责人不在场时发现桌椅有损坏，不得追究借入单位负责人的责任。

2、电器管理

系学生会电脑、电话等电器属公有财产，值班人员在使用时应爱护珍惜，再未经部长或副部长同意不得私自使用或借与他人。如发现上述物品有所损坏，应及时上报并说明原因，否则，当时值班人员应负全部责任。

3、其它资源管理（包括纸张和书籍）

应尽量减少对新纸张的使用。打草稿、随手记录电话号码或通知等，可使用已用过纸张的背面。书籍不可随便外借。

七、办公室资料管理

1.办公室资料属学生会的重要文件，应置于资料专柜中，由专人负责整理及清点工作。

2.资料要分门别类，按所属文件夹存放。每份文件都需要有备份。

3.每周要对文件进行一次清点，按一条的要求进行整理。

4.资料未经部长同意不得外借。

八、附则

1.所有秘书部人员要按照本<<制度>>规定开展工作，不得违反。

2.<<制度>>的最终解释权归秘书部。

经管系团总支学生会秘书部

篇8：浅谈高等院校系部教务秘书工作

关键词：教务秘书,作用,特性,素质

一、教务秘书在教学管理中的作用

系部教务秘书在教学管理中接受学院教务处、系部主任的双重领导, 是贯彻执行院系方针、政策, 实施院系教育、教学管理的基层专职管理人员。

(一) 对教学管理起到协助作用

教务秘书在教学管理中起到了协助作用, 主要体现在协助系部领导处理日常教学管理工作, 具体包括: (1) 协助院系领导制定教学计划, 根据教学计划指定任课教师、制定课表、征订教材、保证教学工作的正常开展; (2) 协助院系领导落实日常教学工作、实习实训工作、各类教学考核工作; (3) 做好学生学籍管理、成绩管理工作, 负责期末考试的安排、试卷及各类档案的归档工作; (4) 协助院系领导组织和协调毕业论文答辩工作, 做好毕业生毕业资格和学位资格审核工作; (5) 组织各类等级考试的报名, 负责准考证以及各类证书发放工作; (6) 及时、认真完成教务处及院、系领导布置的其他各项工作。

(二) 对教学管理起到桥梁纽带作用

教务秘书因工作关系需要经常与教务处、各系部之间进行联系。教务秘书身处全系教学进程和转换的枢纽, 是上下、平级之间沟通和教学情况反馈的纽带, 必须做好上传下达的工作。作为教务秘书, 要主动和其他部门联系, 互相学习, 要主动征求和虚心听取师生对学校、对系部的教学管理工作的意见和建议, 及时反馈给相关领导和部门, 在领导、教师、学生之间架起一座沟通的桥梁。

(三) 对教学管理起到检查和监控作用

教务秘书在教学管理过程中, 要配合教务处、院系领导进行教学情况的检查和监督教学环节的工作落实情况。要协助教务处进行系部各专业的评估、课程教学质量、中期教学检查等一系列检查和评估。在发现问题的时候, 及时向相关领导汇报, 以便领导及时作出决策并采取必要的措施, 确保教学工作有序的开展。

二、教务秘书在教学管理中的工作特性

(一) 服务性

教务秘书作为教学管理的基层管理人员, 不仅要做好教学管理工作, 更要树立服务意识, 为教学服务、为教师服务、为学生服务。要做到急教师所急, 解学生所难, 任劳任怨, 全心全意为师生服务, 做好教学管理工作的服务者。

(二) 协调性

教务秘书是教学管理工作中的桥梁和纽带, 穿梭在教师、学生之间, 每个环节都需要教务秘书良好的协调和沟通, 教务秘书要协调不同部门之间的关系、协调教师与领导、教师与学生的关系。教务秘书的协调工作做好了, 可以营造良好的人际关系, 促进各部门之间的融洽相处, 提高工作效率、工作质量, 保证教学工作的顺利开展。

(三) 繁杂性

教务秘书的工作是事无巨细, 异常琐碎的。作为基层的教面的学籍成绩管理准确无误, 也要保证教师教学工作的顺利开展。教务工作没有小事, 事事都重要, 教务秘书要接触大量的教师和学生, 还要处理多方面的事物, 这些决定了教务秘书在教学管理中的繁杂性。

(四) 规律性

教务秘书的工作虽然比较繁杂, 却有规律可循。很多教学工作是以学期、学年为周期的。每个学期、学年工作内容的主线是不变的, 是有规律可循的。每个学期的前期、中期、后期的工作重点都是一样的。掌握教务工作的规律、牢记处理事务的方式方法, 能够更好地完成教务管理工作。

三、教务秘书在教学管理中应具备的素质

(一) 思想素质

首先, 教务秘书作为教学管理的具体执行者, 要具备较高的政治素质, 能正确理解党的路线方针, 政策, 不断提高政治理论水平, 用马克思主义立场、观点和方法来分析解决问题和思考问题, 要积极贯彻党的教育方针政策, 忠诚党的教育事业, 树立“全心全意为教学服务”的思想。其次, 高校教务秘书应当有良好的职业道德。教务工作中事物比较繁杂, 工作中任何小的疏忽都可能会引起严重的教学事故, 这些都需要教务秘书具有强烈的责任心和敬业精神, 要恪尽职守, 尽职尽责。

(二) 专业素质

作为一名教务秘书, 不仅要有良好的思想素质、更要加强学习, 建立良好的知识结构, 提高自己的专业素质。首先, 要熟悉系部各专业的基本情况、各专业的课程体系、结构特点、课程设置和各教学环节的计划安排, 这样在安排教学工作时才能做到心中有数。其次, 教务秘书应不断学习有关管理的科学理论知识, 要掌握高等学校教育、管理、心理等方面的相关知识。其次, 应不断提高教务秘书信息化和办公自动化水平。计算机和网络的飞速发展, 对教学管理起到了推进作用, 它提高了教学管理的效率和整体水平, 作为教学管理的基层工作人员, 只有熟练掌握了办公自动化, 才能更好地为教学管理服务。

(三) 心理素质

教务秘书在工作过程中会遇到各种困难, 工作繁杂、易出错, 有些教学上的事故, 教务秘书都要承担很大的责任。所以这些都给教务秘书带来很大的压力。而且, 教务秘书工作虽然繁杂, 但是都是分内事, 很少能出成绩、显成效。这些都会影响教务秘书的心理和情绪。所以, 这就要求教务秘书要不断调整自己, 要正确认识和评价自己, 适应环境的变化, 要有良好的心理承受能力, 乐观向上, 不消极, 不懈怠, 以开朗豁达和轻松平和的心态面对工作。

作为教学管理的基层人员, 教务秘书在高等院校系部教学工作中起着重要而特殊的作用。教务秘书应了解其在高校教学管理中的工作重要性和特点, 所以要具备强烈的责任心和使命感, 要努力提高自身各方面的素质, 全心全意为学校服务、为师生服务, 确保教学工作的正常开展。

参考文献

[1].胡丹, 《浅析高校系部教学秘书的工作特性》[J], 《黑龙江科技信息》, 2008

[2].胡宝国, 《试论教学秘书在高校教学管理中的作用》[J], 《东北财经大学学报》, 2004