浅析物业管理企业成本控制

2022-09-10

1 引言

身陷市场搏击中的现代企业不得不深刻意识到一个问题:在市场竞争愈发激烈的同时, 企业的利润空间也变得越来越狭小。这个趋势在短时间内是无法逆转的。在这种情况下, 究竟何种方法能帮助企业获取更多利润呢?在经过了大量研究与探索后, 控制成本被企业管理层认定为促使利润上升的最佳手段, 从而成为企业有效从事生产经营的关键因素。

利润是无疑是每个企业追逐的永恒目标, 利润与成本的关系就是收入一定的情况下, 成本越低, 利润越大。但是减少成本并非是指为了省钱而一味地减少支出。最佳的控制成本的方法就是通过对业务模式创新、流程优化、提高员工技能与能动性而达到降低成本的目的。

现如今, 中国经济进入了全面深化改革阶段, 我国物业管理企业的发展受到市场环境的影响发生了很大变化, 随着物业管理企业之间的竞争日益激烈, 要想能更好地迎接机遇与挑战, 进行物业管理企业改革创新就成了企业发展的重中之重, 而改革的重点就是怎样有效地进行成本控制, 提高企业利润。本文就我国现行社会环境下物业管理企业成本控制的几方面要点进行探讨, 从更新观念增强服务意识, 有效合理地管理和控制日常运营成本, 寻求科学、长效的成本控制途径入手, 以求在企业内部形成一种节约的企业文化, 消除低效率的行为, 打造一把提升利润的快刀。

2 物业管理企业预算控制

预算管理是企业财务管理的重要内容, 对于物业公司来说, 收入预算是比较稳定的。一个物业公司要持续地发展下去, 在落实收入的同时, 必须要控制支出, 合理运用管理费开支, 控制各项费用成本, 真正做到“量入为出、收支平衡”。

2.1 支出预算的编制

预算开支属于资金管理中的计划手段, 决算属于绩效管理手段。这一头一尾把握好, 中间过程各部门就必须制定相应的管理手段去满足预算要求, 对控制费用支出和管理都是有好处的。

第一, 支出预算编制的程序和步骤。物业管理企业编制年度预算, 一般应按照“上下结合、分级编制、逐步汇总”的程序进行, 经过“下达目标、编制上报、审查平衡、审议批准、下达执行”五个步骤。

第二, 物业项目各项费用的预算模板。对于一个物业项目而言, 其费用包括人工成本、治安防范和消防及车辆管理成本、清洁卫生成本、绿化管理成本、维修服务成本等几个主要项目。

(1) 人工成本费用包括工资、按规定提取的福利费、社会基本保险、补贴、加班费、服装费等。

(2) 治安防范、消防及车辆管理成本费用包括人员办公费、装备费、设备设施维护费、消防演习费等。

(3) 清洁卫生成本费用包括办公费、清洁保养费、清洁机械折旧费等。

(4) 绿化管理成本费用包括办公费、绿化养护费、绿化机械折旧费等。

(5) 维修服务成本包括办公费、维修养护费、机械折旧费等。

第三, 各管理处管理成本汇总

物业管理企业可以根据自身情况要求各管理处将各项明细费用分门别类地汇总统计出来, 这是预算工作的基础工作, 不可马虎懈怠。

2.2 建立预算控制体系

第一, 建立预算执行责任制度。目的在于明确相关部门及人员的责任, 定期或不定期地进行检查, 实施考核, 落实奖惩。

第二, 建立监督检查制度。物业管理企业应建立对预算内部管理的监督检查制度, 对预算编制、预算执行、预算调整、预算分析和考核进行全面的监督检查。

第三, 建立预算执行情况内部报告制度。物业管理企业应建立预算执行情况内部报告制度, 有助于企业及时掌握执行动态及结果。具体要求如下:

(1) 要加强计量、记录、定额等基础管理工作, 完善各项规章制度, 加强预算适时监控, 及时掌握预算执行动态及结果。

(2) 各部门、各管理处应当充分运用内部管理报告和财务会计报告等有关资料监控预算执行情况, 及时向公司财务部报告预算执行进度、执行差异及其对单位预算目标的影响, 提出消除差异的建议措施。

第四, 建立预算执行结果质询制度。物业管理企业应建立预算执行结果质询制度, 各部门、管理处对预算指标与实际结果之间的重大差异进行解释和答辩。

第五, 建立预算执行情况分析制度。物业管理企业应建立预算执行情况分析制度, 也就是说要对预算的执行情况分析原因, 考核得失, 并作为奖勤罚懒、奖优罚劣的重要依据。同时, 应完善预算执行情况的差异分析, 由上而下滚动调整预算考核指标。

2.3 预算费用控制的具体措施

第一, 提高部门、管理处人员的成本控制意识。物业管理企业应定期对各岗位人员有针对性地进行财务知识的培训, 加强培训力度, 提高部门、管理处人员的成本控制意识, 经考核合格后才能上岗。

第二, 适时调整和补充专业财务人员。适时调整和补充专业财务人员, 提高财务人员的总体水平, 使预算控制真正做到“事前控制、事中控制、事后控制”相结合。

第三, 加强基础管理工作减少不必要的支出。物业管理企业在不断完善预算控制体系的同时, 要加强基础管理工作, 公司与管理处要共同把好材料价格和质量关, 努力减低采购成本。管理处必须按月分析公共区域能源费的使用情况, 并做好对比分析。

第四, 严格控制人员编制预算全面控制人力资源成本。人员费用占物业管理企业经营收入的百分比较大, 约占50%至70%左右, 对人员编制的控制将直接影响人员成本的支出, 合理编制人员的配置, 需要公司部门与管理处共同探讨, 一经批准的人员编制, 必须严格控制, 不得随意变动。

3 物业管理企业人力资源成本控制

物业管理是劳动密集型行业, 人力资源成本在全部成本支出中占到60%以上的比重, 控制人力资源成本的支出对于物业管理企业盈利水平具有重大意义。物业管理是无形产品生产, 不需要多道加工工序, 不需要复杂的销售环节, 当月服务当月见效。节省一份人工费 (工资) , 就增加一份毛利, 效果十分明显且直观。

3.1 人力资源成本的构成

所谓人力资源成本, 是指企业在一定时期内, 在生产、经营和提供劳务活动中因使用劳动力而支付的所有直接费用和间接费用的总和。

对于人力资源成本, 我国法律、法规有相关的规定。其中包括员工工资总额、社会保障费用、员工福利费用、员工教育经费、劳动保护费用、员工住房费用和其他人工成本支出。

3.2 物业管理企业员工绩效考核的重要性

在物业管理企业中, 直接人力资源成本的节约主要体现在日常经营管理的绩效中。其实, 一家物管企业绩效考核做得如何, 对企业人力资源成本的控制也会产生巨大的影响。

物业管理企业绩效考核标准的主要依据是工作成果和经营效率。根据企业的战略要求, 衡量绩效的总原则只有两条:

(1) 是否使工作成果最大化。

(2) 是否有助于提高企业的经营效率。

绩效考核要求最能体现企业目标和企业目的;对员工的工作起到正面引导和激励作用;能比较客观地评价员工工作;考核方法实用性强, 易于执行, 且相对比较节约成本。

3.3 物业管理企业员工绩效考核的原则

物业管理企业对员工进行绩效考核, 目的是通过对员工的不断改进和对企业的持续发展、提升, 促进员工和企业的共同发展。

企业进行绩效考核应遵循五个原则:

(1) 企业内部要保持上下级深入沟通、各部门相互协作, 全员参与、全员负责。

(2) 绩效考核指标的制定应严格遵守相关标准和程序, 以确保考核结果的公开、公正。

(3) 企业内部每一级考核者应及时将考核结果反馈给被考核者, 肯定其成绩和进步, 说明不足之处, 指明改进方向, 帮助被考核者寻找有效改进业绩的方法。

(4) 绩效考核应贯彻简单、直观、便于理解和操作的原则。

(5) 绩效考核应进行系统设计, 分步实施。

一是引入绩效考核理念, 分解绩效考核指标, 构建指标目标体系, 搭建能力展示平台, 实施有效绩效考核, 找准工作定位, 提升全员绩效考核水平。

二是考核结果与薪酬分配、人员动态管理、培训开发、职业生涯规划等方面有机结合, 形成以业绩为导向的激励机制。

三是通过实施绩效考核, 实现企业组织机构优化和工作流程再造, 增加企业核心竞争力。

4 物业管理企业采购与仓储成本控制

为确保物业管理企业对物业的正常维护保养, 给业主提供良好的服务, 物业公司需采购、储存各种工具、备品、备件、材料和原料等物品。合理采购和有效储存物品是一个企业成本控制的主要环节之一。

4.1 物业管理企业物品采购管理

物业管理企业的采购包括外包服务采购和材料物资采购。材料物资采购单笔金额相对较小, 但采购品质复杂多样, 及时性要求高, 所以做好合理管理工作是十分必要的。

第一, 采购方式。物业管理企业采购人员应采用货比三家的方法, 由采购人员与使用人员通过网络等途径对市场价格进行调查, 向几家供应商发放询价表, 进行比价、议价到最后定价, 并做好询价、定价表的管理。

第二, 采购协议和合同管理。 (1) 长期供应商, 对于长期供应商, 物业管理企业应要求其提供营业执照复印件, 并与公司签订供货协议 (合同) , 以确保其供应物资的质量、规格以及价格的合理性。 (2) 临时供应商, 对于临时供应商, 物业管理企业应与其达成临时协议, 保证物资质量、规格以及价格的合理性。 (3) 建立供应商档案, 采购人员应做好原始询价表的管理, 以及对供应商定期评价, 包括产品质量、价格、送货时间观念等各项评价。对于不达标的供应商, 应及时调整, 以减少对公司的损失。

4.2 物业管理企业物品仓储管理

物品仓储管理的好坏直接影响物品的使用价值, 也是物业管理企业成本控制的重要一环。

一是物品的验收。物业管理企业采购的物品都要经过验收以后才能入仓进行保管。

二是仓库物品的清点。仓库要定期对物品进行清点。

(1) 每季度25日前, 仓管员应对仓库内物品进行逐一清点。

(2) 根据清点结果, 填写“库存物品盘点表”。

(3) 仓管员应将库存物品明细账的余额和盘点表上的实物余额进行核对。

(4) 仓管员应在25日前将当月“物品盘点表”、“采购计划表”报送公司财务。

三是仓库物品资料保管。

(1) 财务会计应在每月末将仓库物品的财务原始单据编制记账凭证、登记簿, 并进行财务处理。

(2) 仓库物品管理的财务资料交财务负责人审核无误后进行加密管理。

5 结语

对于企业而言, 暴利的年代一去不复返, 人工成本、材料成本年年攀升, 企业盈利的空间似乎越来越小, 而每年却仍在不断地有新的企业成立, 企业竞争不可避免, 那企业的竞争力究竟在哪里?在成本管理方面!企业能否继续生存取决于他们运用复杂的成本管理系统的能力, 而这种成本管理系统则能够产生内在动力来促使企业成本下降。

然而, 光有成本管理系统, 若没有实施精细化管理, 那也是空中楼阁, 只会昙花一现, 不能给企业带来真正的竞争力。可以说, 成本控制首先是公司各部门、各单位必须做到“生产精耕细作, 管理精雕细刻, 技术精益求精, 成本精打细算, 队伍精诚团结”, 在此基础上, 成本控制才能得到全面落实。

摘要：现如今, 中国经济进入了全面深化改革阶段, 我国物业管理企业的发展受到市场环境的影响发生了很大变化。随着物业管理企业之间的竞争日益激烈, 要想能更好地迎接机遇与挑战, 进行物业管理企业改革创新成了企业发展的重中之重, 而改革的重点就是怎样有效地进行成本控制, 提高企业利润。

关键词：预算控制,人力资源成本构成,员工绩效考核,采购仓储成本控制