公文常识范文

2022-05-16

第一篇：公文常识范文

公文基本常识

一、公文的涵义

公文：是机关、单位、团体在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

二、党、政公文的种类

15种：决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、请示、批复、议案、函、纪要。

(一)规范党政公文的新文件：

1、中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发《党政机关公文处理工作条例》的通知(中办发[2012]14号)

2、中华人民共和国国家标准《党政机关公文格式》(GB/T9704—2012)

(党政公文不再区分，统一了格式。)

(二)原来依据的文件：

1、《国粗行政机关公文处理办法》(2000年8月)

2、《中国共产党机关公文处理条例》(1996年5月)

原来规定的党、政公文共18种：

党政相同：决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。(9种) 行政特有：命令()令、议案、公告、通告。(4种)

党特有：决议、公报、指示、条例、规定。(5种)

(三)新旧公文的主要区别

1、在“文种”方面，在《国有行政机关公文处理办法》的13个文种基础上，增加了党委的“决议”和“公报”两个文种，共15个文种。

2、在“格式”方面，取消了主题词;行政公文也要署发文机关名称。

3、在公文拟制方面，要求“重要公文”由主要负责人签发。

4、在行文规则方面，增加“不得以本机关负责人民意向上级机关报送公文”。

5、在公文管理方面，增加发文立户的规定。

(四)15种党、政公文的使用说明：

1、决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

2、决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

3、命令(令)。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。

4、公报。适用于公布重要决定或者重大事项。

5、公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

6、通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

7、意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

8、通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

9、通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

10、报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，回复上级机关的询问。

11、请示。适用于向上级机关请求指示、批准事项。

12、批复。适用于答复下级机关请示事项。

13、议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。

14、函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

15、纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

三、公文的分类

(一)按行文方向划分——4种

1、上行文：下级机关向上级机关传递的公文。

如：报告、请示。

2、下行文：向下级机关传递的公文。

如：通告、批复、通知、[命令(令)、决定、公告、通报、公报、决议、会议纪要]

3、平行文：向平级机关或不相隶属机关传递的公文。

如：函、通知

4、泛行文：既向发文机关的上级单位、下级单位、平行单位行文，也向不相隶属的单位行文，行文面广泛，方向不定，如公告等。

(二)按保密级别划分——4种

普通件、秘密件、机密件、绝密件。(说明：保密级别越来越高。)

(三)按紧急程度划分——4种

紧急公文分“特急”、“加急”。电报格式的紧急公文分为四级，从急到缓依次为：“特提、特急加急、平急”。

特提属于最高级。“特提”电报需要马上办理;“特急”电报需在8小时内阅办;“加急”需在24小时内阅办;“平急”电报阅办不超过48小时。“特提”是要求一天之内办完的电报，“特急”是要求三天之内办完的电报，“加急”是要求五天之内办完的电报，“平急”是要求十天之内办完的电报。

(四)按处理方式划分——2种

1、阅件(阅知即可，不需办理，文件中无需要办的事件)如：报告、简报。

2、办件(需要承办，在文件中有明确需要办的事件)如：请示、函。

四、公文的处理程序

(一)收文处理——7个步骤。

签收—登记—初审—承办—传阅—催办—答复。

(二)发文处理——4个步骤。

发文处理包括：复核、登记、印制、核发。

(三)办结公文处理——5个步骤。

办结暂存——立卷——归档——清退——销毁

五、常用公文——报告和请示的区别

(一)行文目的不同

报告是向上级反映情况，不需要上级答复，也无问题作答，因此报告中不能请求批准; 而请示是请求上级解决问题，上级同不同意均须答复，因此，凡是要解决问题的，在行文时就必须用请示，不能用报告。

(二)行文时间不同

请示需要事前行文，不能“先斩后奏”;而报告可以在前中行文，也可以在事后行文。

(三)行文包含的内容不同

报告可以一文一事，也可以一文数事;而请示必须是一文一事，有两件事就只能用两个请示。

(四)受文机关处理方式不同

请示属于办件，收文机关必须及时处理，明确作答，限期批复;报告多属阅件，一般不作答复。报告与请示是两种文种，不能用“请示报告”，在公文中无此文种。该用请示就用请示，该用报告就用报告，两者不能混用。

六、请示的特点

(一)一文一事

为了方便领导批复，请示行文必须是一文一事。即每份请示只能请示一个事项、解决一个问题。

(二)请批对应

一请示一批复，没有请示就没有批复。请示所涉及的问题，一般较紧迫，没有批复，下级机关也就无法工作。

(三)事前行文

请示应该在问题的发生或处理前行文，不可先斩后奏。报告的时限可以在事后，或工作进行中行文。

七、函的特点

主要用平级、不相隶属单位之间，函具有请求的作用。

函有不相隶属单位之间使用时：

如果主送机关与自己的上级平级，文种建议使用“请示”，尽量少用“函”。

八、公文的行文注意事项

(一)公文一般不能越级行文，如需越级时被越机关应得到抄送的公文。

(二)受双重领导的单位，在行文时应明白所办的事务应属哪个部门主管，主办单位为主送机关，周知或协办单位为“抄送”件。除“通知”这类普发性公文外，主送机关只有一个，其余为抄送机关。

(三)抄送的原则是有必要知道的机关才抄送，无关的机关一般不抄送。

(四)行文时应注意自己的职权范围，不能越权和超越有关规定。

(五)抄送机关排名可依上级、平级与不相隶属、下级的次序排列，同级之间用逗号，各级之间用分号，也可按级分行排列。

第二篇：行测常识判断-公文常识72题

1. 选择题公文的语言应该是( )。

A.庄重严谨 B.华丽流畅

C.威严有力

D.古朴典雅

答案：A 答案详解：

庄重、准确、朴实、精炼、严谨、规范。

2. 选择题在公告的总体结构中，没有的一部分是( )。

A.标题 B.正文

C.主送单位

D.成文时间

答案：C 答案详解：

公告、通告及部分事项性通知可不写主送机关。

3. 选择题联合行文标注发文机关时，标在前面的机关是( )。

A.上级的 C.主办的

B.组织序列表中靠前的 D.其他系统的

答案：C 4. 选择题以下注意事项为批办工作中特别强调要求做到的是( )。

A.认真研读公文，弄清对方意图、问题的性质与实际状况 B.不得越权批办公文

C.批办公文的方式有多种，如电话沟通、现场办公、面谈等 D.要求加强协商，努力协调各方关系

答案：B 5. 选择题公文在制发的程序上，必须履行法定的( )。

A.审批手续 B.会签手续

C. 登记手续

D.承办手续

答案：A 答案详解：

公文在制发的程序上，必须履行法定的审批手续。

6. 选择题联合行文时确定成文时间的标准是( )。

A.以第一个签发机关负责人签发的日期为准 B.以最后一个签发机关负责人签发的日期为准 C. 以文件撰写的日期为准 D.以文件实际发出的日期为准

答案：B 7. 选择题调查研究的基本程序可以分为四个环节，即准备工作、调查工作、研究工作和( )。

A.总结工作

答案：A 8. 选择题联合行文时，主办机关应排在( )。 B.报告工作

C.宣传工作

D.文档工作 A.第一 B.第二 C.最后 D.不制定

答案：A 答案详解：

联合行文时，各联署机关名称一般应平行排列，并将牵头、主办机关排列在前。

9. 选择题国家行政机关利用公文表彰先进，这是公文( )功能的体现。

A.依据和凭证

答案：C 10. 选择题据以印制正式文件的标准稿称为( )。

A.草稿

答案：C 11. 选择题所有的公文中，( )最具权威性和强制性。

A.决定

答案：B 12. 选择题公文最基本的作用功能是( )作用。

A.领导和指导 B.联系和关照

C.依据和凭证

D.宣传和教育

您的答案：A 正确答案：C 13. 选择题下列用语中只有( )属于公文“请示”的结束语。

A.特此函达

答案：C 14. 选择题 ( )是记叙(叙述)表达方式中最基本的方法。

A.顺叙 B.倒叙

C.补叙

D.插叙

答案：A 15. 选择题公文语言的第一要求是( )。

A.简洁 B.准确

C.庄重

D.平实

答案：B 答案详解：

准确、鲜明、生动是语言的“三性”要求，公文更重视的是准确。表述准确，是一条十分严格的要求。

16. 选择题 ( )是上行文和下行文的常规行文方式。

A.直接行文

答案：B 17. 选择题党政机关在大众传媒上发布公文属于( )。

A.多级行文

答案：B 18. 选择题下列公文除( )外，都应加盖发文机关的印章。A公告 B.通知 C.函 D.会议纪要 B.直接行文

C.越级行文

D.逐级行文 B.逐级行文

C. 越级行文

D.多级行文 B.此致，敬礼

C.当否，请指示

D.请尽快办理 B.命令

C.规定

D.决议 B.送审稿

C. 定稿

D.正本 B.领导和指导

C.宣传和教育

D.联系和关照答案：D 19. 选择题 XX区政府向市政府请求增拨救灾资金，应选( )行文。

A.报告

答案：B

20. 选择题现行公文中应用范围最广的是( )。

A.意见 B.通知

C.通告

D.计划

答案：B 答案详解：

通知是现行公文中应用范围最广的公文，主要用于下行，有时还可用于平行。

21. 选择题不得抄送给自己的下级机关的公文是( )。

A.公告 B.报告

C.请示

D.会议纪要

答案：C 答案详解：

“请示”应当一文一事;一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

22. 选择题下列公文格式中，( )属指定性格式题目。

A.签发人

答案：B 23. 选择题下列文种中属于被动行文的是( )。

A.指示 B.通知

C.批复

D.函

答案：C 答案详解：

批复不是主动的行文，是公文中唯一的纯粹被动性文种。

24. 选择题各级党政机关的( )是公文处理的管理机构。

A.人事部门 B.后勤部门

C. 办公厅(室)

D.财务部门

答案：C 答案详解：

各级党政机关办公厅(室)是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作。

25. 选择题公文一律( )装订。

A.上方 B.左上方

C. 左侧

D.右侧

答案：C 答案详解：

公文一律左侧装订。一般采用线装、钉装或胶粘的办法。装订时，文件页码要折叠整齐，认真编排，注意不可错页漏页，以保持公文的完整。凡有附件的公文，主件和附件装订在一起，并在正文末尾注明各附件的标题;如不能装订在一起的，应在附件的首页上注明文件的文号，与主件同时报送。

26. B.标题

C.秘密等级

D.附件 B.请示

C.函

D.申请选择题应归档的公文由( )保存。

A.秘书部门 B.个人

C.档案部门

D.公文起草部门

答案：C 答案详解：

整理完备的案卷，应按有关规定，定期向档案部门移交，个人不得保存应归档公文、文稿等材料。

27. 选择题业务主管部门的( )一经上级机关批准，对受文单位都有行政约束力。

A.命令

答案：D 28. 选择题党政机关联合行文一般使用( )机关的版头。

A.党委

答案：A 29. 选择题省政府办公厅要求各级各部门领导干部深入基层、走近群众开展春节慰问活动，秘书小王起草公文，他使用的公文文种应是( )。

A.通告 B.公告

C.通知

D.公报

答案：C 答案详解：

通告是行政机关或企事业单位在一定范围内向人民群众或机关团体公布应当遵守或周知的事项时使用的规范性公文。各级国家行政机关、团体、企事业单位都可发布通告。在实践中，省级以下县级以上国家行政机关使用较多。公告是向国内外宣布重要事项或法定事项的行政公文。公告庄重严肃，只能由全国人大及其常委会、国务院、中央军委、最高人民检察院、最高人民法院、财政部、外交部等单位制发，基层单位及其领导人不能使用。通知是批转下级机关的公文，或转发上级机关和不相隶属机关的公文，是传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，以及任免人员时使用的一种公文。公报也称新闻公报，是党政机关和人民团体公开发布重大事件或重要决定事项的报道性公文，是党和国家经常使用的重要文种。

30. 选择题向级别与本机关相同的有关主管部门请求批准某事项应使用( )。

A.请示 B.函

C.批复

D.报告

答案：B 答案详解：

函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题时所使用的公文，故选B。

31. 选择题公文的标题一般由哪些要项组成?( ) A.版头、发文字号 C.份号、密级标志、主题词

B.抄送机关、版头、主题词 D.发文机关名称、事由、文种 B.行政

C. 上级

D.其他 B.决定

C.决议

D.意见

答案：D 答案详解：

公文标题由发文机关名称、事由、文种三部分组成，故选D。

32. 选择题 “接受请示的机关应对请示事项表明是否批准的态度或予以明确的指示”，这句话反映了请示具有何种特性?( ) A.被动性

B.针对性 C.强制回复的性质 D.强制约束作用，要求下级机关必须遵守与执行

答案：C 答案详解：

这句话表明了请示具有强制回复性，即接受请示的一方必须予以明确的答复，故选C。

33. 选择题批复是答复下级请示的文件，属于( )。

A.被动发文 C.是对报告的批件

B.主动发文

D.下级没有请示，用来指导工作的

答案：A 答案详解：

批复是上级领导回复下级机关的请示，属于被动发文，故选A。

34. 选择题 “以上请示如无不妥，请批转XX贯彻执行”是( )的结束语。

A.请求指示的请示

答案：B 35. 选择题以下不属于公文的发文办理的环节是( )。

A.审核 B.用印

C.拟办

D.签发

答案：C 答案详解：

公文发文处理主要包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序，拟办不属于发文办理的环节，故选C。

36. 选择题公文主题词标引顺序为( )。

A.类属词、类别词、文种 C.类别词、类属词、文种

答案：C 37. 选择题应当在附注处注明联系人姓名电话的文种是( )。

A.报告

答案：B 38. 选择题 ( )是应用文主旨经常使用的表现方法。

A.文中点题

答案：C 39. 选择题公文的语言以( )为主。

A.口头语 B.书面语

C. 文学语言

D.文言文

正确答案：B 答案详解：

公文语言总的要求是庄重、平实、概括。公文语言功夫的核心是选词。选词一要根据所反映的客观实际需要;

二要符合明晰、确切、简练的标准; B.开篇点题

C. 标题点题

D.篇末点题 B.请示

C. 通知

D.批复

B.文种、类别词、类属词 D.类属词、文种、类别词 B.请转性请示

C.报告性请示

D.请求批准的请示三要根据具体的语言环境，为避免上下文重复而选择不同的用语，注意文中所涉及对象和阅读对象。多用书面语和文书用语，少用形象和描绘性词语和口语，不用方言土语，十分规范。

40. 选择题公文的语言，从句型看经常使用的是( )。

A.无主句 B.主谓句

C. 祈使句

D.感叹句

答案：A 答案详解：

为照顾行文的简洁，经常使用无主句这种特殊句型。

41. 选择题公文的作者是指( )。

A签发人 B.审核 C.发文机关 D.撰写人

正确答案：C 答案详解：

公文是由法定作者制成和发布的。所谓法定的作者，是指依法成立并能以自己的名义行使权力和负担义务的组织和机构，这些组织和机构在法定的职权和业务范围内发布和使用公文，其在发布和使用公文时必须签署机构和组织的名称或法定代理人的名称。

42. 选择题根据公文作用的活动领域，公文可分为( )。

A.上行文、下行文、平行文 B.通用公文、专用公文

C.规范性公文、领导指导性公文、公布性公文、陈述呈请性公文、商洽性公文、证明性公文 D.收文、发文

正确答案：B 答案详解：

根据形成和作用的公务活动领域，公文可分为通用公文和专用公文两种。通用公文：各类各级机关普遍使用的公文。

专用公文：在一定专业机关或专业业务范围内特殊需要而专门使用的文件。

43. 选择题 XX县公安局拟发文严禁赌博活动，应选( )行文。

A.命令

您的答案：D 44. 选择题联合行文用( )的发文字号。

A.所有连署机关 C.连署机关中的任意机关

您的答案：B 答案详解：

多个单位联合行文，其发文字号只有一个，也就是主办单位的发文字号。

45. 选择题宣布国家或地方立法，行政及司法机关重要领导人的选举结果或任免事项用( )。

A.公告

答案：A B.通知

C.决定

D.批复

B.主办机关 D.共同的上级 B.公告

C.通知

D.通告 46. 选择题公文从应用范围的角度可分为法定公文和( )。

A.事务文书

答案：A 47. 选择题市属大学将开学后学生的思想动态写成公文寄给市教委，应用( )行文。

A.报告 B.请示

C. 函

D.通知

答案：A 48. 选择题发送给抄送机关的文件，以及在报刊上公布的文件，可视为( )。

A.副本 B.正本

C.存本

D.修订本

答案：A 答案详解：

公文的文本根据用途的不同，可分正本、副本、存本、修订本。根据已签发的定稿制发的正式文件称为正本，突出特点是盖有发文机关的印章或领导人的亲笔签署，以实现文件的效力;凡是根据公文正本复制、誊抄的其他稿本称为副本(抄本)，主要代替正本供传阅、参考和备查使用;存本是指发文机关印制一份文件的正本后留在本机关的除草稿、定稿以外的印制本，作为正本的样本留在本机关以备查考之用。存本不外发，一般也不加盖印章或签署;对于已经发布生效的文件，在经过一个时期以后，文件中的某些内容已不适合当前的情况需要进行修改补充，这种重新予以修改补充再行发布的文本，称为修订本。根据以上定义进行甄别可以确定题面所述的类型属于副本，故选A。

49. 选择题用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项的公文是( )。

A.通知 B.通告

C.公告

D.通报

答案：B 答案详解：

通知是机关团体用来传达事务或布置工作用的，通知的发文、收文单位之间有直接的上下级关系;通告面向公众，用于公布一般性的、应当遵守或周知的事项，没有特定的主送单位;公告用于宣传重大事件;通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况，故选B。

50. 选择题为了维护正常的领导关系，具有隶属关系或业务指导关系的机关之间应基本采取( )。

A.逐级行文 B.多级行文

C.越级行文

D.直接行文

答案：A 答案详解：

逐级行文：向直接的上级或者直接下级行文越级行文：越过自己的直接上级或下级行文。多级行文：向直接上级并呈非直接上级或者向直接下级并转非直接下级的一次性行文。

51. 选择题机关( )是机关法定职权的凭证和法定权威的象征。

A.版头 B.发文字号

C.印章

D.名称

您的答案：C 答案详解：

印章是代表机关组织或领导人的象征，是行使法定职权的一种印信凭证。法定机关印章具有法定性、权威性和效州性。公文盖上印章，是表示发文机关对文件正式生效和确认无误的一种凭证。

52. 选择题档案工作包括( )。

A.档案收集、档案管理、档案利用三个组成部分 B.私人文书

C.秘密文书

D.专用文书 B.档案收集、档案传递、档案管理、档案利用四个组成部分 C.档案清理、档案管理、档案利用三个组成部分

D.档案清理、档案收集、档案管理、档案利用四个组成部分

答案：A 53. 选择题批办是指( )。

A.对发文稿的审核批示 C.对公文正本的复核意见

您的答案：B 答案详解：

批办的公文属于领导者行使其事务处置权、决断性的公文，故选B。

54. 选择题通报属于( )。

A.指导性公文 B.规范性公文

C.报请性公文

D.知照性公文

您的答案：D 答案详解：

公文：按特点和作用分为规范性公文、指挥(导)性公文、报请性公文、知照性公文和记录性公文、批转类公文。

指导性公文(1)命令 (2)指令 (3指示) (4)决定 (5)决议 (6)计划 (7)布告规范性公文(1)章程 (2)规定 (3)条例 (4)办法 (5)细则报请性公文(1)报告(2)请示

批转类公文(1)批复 (2)批转 (3)转发

知照性公文(1)公告 (2)通告 (3)通报 (4)通知记述类公文(1)会议纪要(2)总结 (3)会议记录(4)大事记联系类公文(1)公函 (2)便函

55. 选择题不具备正式公文的法定权威性与行政约束力的是( )。

A.报告 B.请示

C.简报

D.会议纪要

答案：C 答案详解：

简报，不是公共刊物，而是内部编发的管理文书。各级各类简报都有自己的发放范围，因此具有一定的保密性质，简报传递于机关、单位之间，但它与正式的公文不同。上级对下级的简报，没有正式公文的法定权威性和行政约束力，不能用来发号施令。

56. 选择题以下是按公文内容的处理要求分类的是( )

A.指挥性公文 B.法规性公文 C.承办性公文 D.知照性公文

答案：C 答案详解：

从公文内容的性质和特点来划分：指挥性公文、规范性公文、报请性公文、知照性公文、记录性公文。从公文内容处理要求分类，一是参阅性公文，二是承办性公文。

B.对收文应如何办理所作的批示 D.对请示报告的处理 57. 选择题基层行政机关和企事业单位不宜制发( )。

A.公告

答案：A 58. 选择题公文中的词语应( )。

A.含义确切 B.韵味无穷 C.可圈可点 D.色彩丰富

答案：A 答案详解：

公文中的词语应含义确切，使人一读就明白。

59. 选择题近年来被舆论批判众多的“红头文件”并非法律用语，是老百姓对“各级政府机关下发的带有大红字标题和红色印章的文件”的俗称。“红头文件”始源于哪个朝代?( ) A.秦朝 C.南北朝

B.宋朝 D.汉朝 B.通知

C.通告

D.决定

答案：C 答案详解：

南北朝的西魏时期，有位出色的政治家苏绰，他博览群书，精通天文地理，尤其擅长算术。据《周书·苏绰传》记载：西魏官员有疑难问题，都会在征求苏绰的意见后才作出决定。我国今天施行的公文程式是由他制定的。“绰始制文案程式，朱出墨人，及计账户籍之法。”“朱出墨人”，指的是朝廷发出的文书是用朱(红色)标，下面上呈的文书是用墨(黑色)标，界限严明。由此可见，“红头文件”已经1400余年的历史。

60. 选择题 ( )适用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。

A.指示 B.批复 C.决定 D.通知

答案：A 答案详解：

指示是领导机关对下级机关布置工作，阐明工作活动要点及要求、步骤和方法时所使用的一种具有指导原则的下行公文。A项当选。扩展阅读：

1指示是领导机关对下级机关布置工作，阐明工作活动要点及要求、步骤和方法时所使用的一种具有指导原则的下行公文。

2批复是用于答复下级机关请示事项的公文，是机关应用写作活动中的一种常用公务文书。

3决定是对重要事项或重大行动作出决策或安排，并要求机关各部门和下级机关或有关单位贯彻执行的指令性公文，适用于重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位和人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定。 4通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员。是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让对象知道或执行的公文。 61. 选择题通报不具有( )特点。 A.典型性 B.教育性 C.权威性 D.说理性

答案：C 答案详解：

通报是上级把有关的人和事告知下级的公文，目的是交流经验，吸取教训，教育干部、职工群众，推动工作的进一步开展。不具有具有权威性特点。扩展阅读：通报是上级把有关的人和事告知下级的公文。它的作用是表扬好人好事，批评错误和歪风邪气，通报应引以为戒的恶性事故，传达重要情况以及需要各单位知道的事项。其目的是交流经验，吸取教训，教育干部、职工群众，推动工作的进一步开展。通报特点有：

1.告知性。通报的内容，常常是把现实生活当中一些正反面的典型或某些带倾向性的重要问题告诉人们，让人们知晓、了解。

2.教育性。通报的目的，不仅仅是让人们知晓内容，它主要的任务是让人们知晓内容之后，从中接受先进思想的教育，或警戒错误，引起注意，接受教训。

3.政策性。政策性并不是通报独具的特点，其他公文也同样具有这一特点。可是，作为通报，尤其是对表扬性通报和批评性通报来说，在这方面显得特别强一些。通报特点也可阐述为典型性、教育性和说理性。

62. 选择题建议的主体主要写(

)。

A. 提出建议的原因 B. 提出的希望 C. 提出的要求 D. 建议的具体事项

答案：D 答案详解：

建议，通常是指针对一个人或一件事的客观存在，提出自己的见解或意见，具使其具备一定的改革和改良的条件，使其向着更加良好的、积极的方面去完善和发展。按照建议的概念的话，建议的主体应该是D 63. 选择题 ( )是收文处理的核心问题。

A.拟办 B.公办

C.承办

D.催办，查办

答案：C 答案详解：

承办是承办单位按领导人的批办意见进行具体的办理，承办是收文办理中的核心部分，程序中的关键性环节，它关系到文件内容的落实和问题的解决。

承办的方式可采取：电话答复、复印批件、制发文件、召开会议及进行面谈等。

64. 选择题应在公文首页标注签发人的是( )。

A.上行文 B.平行文

C. 下行文

D.所有公文

答案：A 答案详解：

上行文需要主要领导人或者主要负责人签发，下行文就是指上级领导机关对所属的下级机关的一种行文。平行文:指平行机关或不相隶属的机关之间的发文。所以该题的答案为A 65. 选择题公文格式中，“题注”的位置应在( )。

A.公文版头之下 B.公文版头之上

C.标题之上

D.标题之下答案：D 答案详解：

题注。是指对公文标题的注释说明。主要用以注明法规性文件或经会议讨论通过的文件产生的法定程序与时间等。

位置：位于公文标题之下，一行或多行居中书写，外用圆括号括入。

66. 选择题公文的说明要求( )，客观，恰如其分。

A.直截了当 B.华美

C. 准确

D.全面

答案：C 答案详解：

说明是对事物、事理进行解说的表达方式。在应用文章中使用较多。当公文中叙述一件事，介绍环境和背景材料时往往用说明方式。常用的说明方法有诠释说明(也叫“下定义”)、分类说明、数字说明、对比说明、类比说明、举例说明、比喻说明、图表说明等。

说明的基本要求是：客观、准确、科学。注意通俗易懂，语言平实。

67. 选择题以下有关公文的说法错误的有( )。

A.公文的基本组成部分有：标题、正文、作者、日期、印章或签署、主题词 B.通用公文.又称行政公文，指各类机关普遍使用的文件，如请示、报告、函等 C.通知的作者广泛，不受机关性质与级别层次的限制

D.函为不相隶属机关间相互往来的正式公文.对受文者的行为没有强制性影响

答案：D 答案详解：

公文的基本组成部分包括：标题、正文、作者、日期、印章或签署、主题词。通用公文：各类各级机关普遍使用的公文。函灵活简便，内容较单纯，同样具有公文的法定效用，对受文者的行为有强制性影响。通知是用于批下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文、发布规章、传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项、任免和聘用干部的一种公文。通知具有广泛性、周知性、时致性。

函的特点。函属于不相隶属机关之间相互往来的正式公文，其主要特点是：第一，不受作者职权范围与级别高低的制约，也不受内容繁简轻重的严格限制，灵活简便。内容也较单纯，一般一函一事。第二，由于函灵活简便，可以广泛的应用于公务联系的各个领域、各个级别层次的机关，所以在公文中函的使用频率高。第三，公函是正式公文的一种，具有法定的效用，无论是商洽公务、询问与答复问题、向有关部门请求批准，都代表着法定作者的意志与权威，传达了发文机关的决策与意图，对受文者的行为有强制性影响。所以该题的答案为D 68. 选择题在下行文中提出执行要求时，要使受文者不折不扣执行文件，应写作( )。

A.参照执行

您的答案：B 答案详解：

意见可以用于上行文、下行文和平行文。

作为上行文，应按请示性公文的处理程序和要求办理，所提意见如涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文;如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关决定。上级机关应对下级机关报送的“意见”作出处理或给予答复。作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行，无明确要求的下级机关可参照执行。作为平行文，提出的意见供对方参考。依据题意，本题的答案为B B.遵照执行

C. 参酌执行

D.按照执行 69. 选择题国务院各部委承受北京市人民政府主送的公文属于( )。

A.上行文件 B.下行文件

C. 平行文件

D.领导指令性文件

答案：C 答案详解：

1、北京市人民政府与国务院是直接的上下级关系，但与国务院各部委并不是直接的上下级关系，大家都是正部级机关，因此应该属平行文。

2、根据《国家行政机关公文处理办法》的规定，两者之间的行文一般应该用函，即便是国务院部委答复北京市人民政府请求审批的事项，应该用函。

3、《国家行政机关公文处理办法》的有关规定。第九条：行政机关的公文种类主要有： (十二)函：适用于不相隶属机关之间商洽。所以该题的答案为C

70. 选择题公文的四大要素是( )。

A.人物、事件、环境、情节 B.材料、主题、结构、语言 C.论点、论据、论证、论述 D.描写、叙述、议论、说明

答案：B 答案详解：

公文写作有四大要素：材料、主题、结构、语言。

71. 选择题下列文种中，行文方向固定的是( )。

A.批复 B.意见

C. 函

D.会议纪要

答案：A 答案详解：

批复是用于答复下级机关请示事项的下行文。其主要特点是：具有法定的权威性与执行性，批复意见就是指示，下级机关务必遵守执行;具有被动性，批复是针对下级机关报送的请示被动制发的;具有明确的针对性，批复的内容需针对请示事项予以明确答复，不涉及其他问题。所以依据题意，本题的答案为A 72. 选择题签发人姓名标注在发文字号同一行，居( )。

A.左侧 B.右侧

C.中间

D.顺格

答案：B 答案详解：

上报的公文标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧;发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字;“签发人”用3号仿宋体字，后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

第三篇：公文写作常识

(公文写作讲座讲稿)

一、公务文书分为三大类：

(一) 事务文书：

指机关、团体、企事业单位在日常公务活动中形成和使用的文书。如：工作计划、工作总结、述职报告、证明信、介绍信、函、规章制度、会议记录、大事记、会议纪要、调查报告、简报、守则、操作规程、请柬、须知、公约、议案、办法、工作要点、实施细则、聘书、祝词、悼词、讣告、喜报、海报、启事、声明等等。

(二) 专用文书：

指各专门机构在各自的专职工作中形成和使用的文书。如：

1、外交文书：国书、护照、签证、条约、议定书、照会、备忘录、最后通牒等;

2、司法文书(司法机关在执法活动中形成和使用的文书)：起诉书、判决书、裁决书、调解书、笔录等;

3、经济文书：广告、经济合同、各种帐簿等;其中经济合同虽然以经济为内容，但已为机关、团体和企事业单位普遍使用;

4、科技文书：实验报告、技术鉴定书、专利申请书、诊断书等。

(三) 公文：

指机关、团体、企事业单位根据各自的职权范围、隶属关系制发的具有法定效力和规范体式的文书。常用的有决定、决议、通告、通知、报告、请示、批复、函等。

二、公务文书的书写格式：

(一) 公文

根据2001年1月1日起执行的《国家行政机关公文处理办法》规定，公文的种类主要有：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13种。这类公务文书的主要特点是具有法定效力，具体说来具有以下几个特点：

(1)体现制发机关意志。公文的制作者(或称作者)是机关而不是个人。所以它所提出的意见、反映的情况、发出的指令等不是代表个人，而是集体意志的体现。正因为如此，它才具有法定效力，也正因为如此，它的成文必须履行规定的程序。即起草公文应当完整、准确地体现领导的意图，重要的公文应当由领导人亲自动手或主持、指导;公文稿应由本单位办公室部门进行校核;最后由本单位领导人审批签发并加盖公章。

(2)需要行文。凡公文成文后，都不只是用来存档备查的，而是要根据各自隶属关系和职权范围行文。因此，公文又有下行、上行和平行的区分。

(3)需要办理。发文与收文都必须按规定程序进行办理。发文的程序主要有：拟稿、审核(再拟稿、再审核)、签发、排印、核对、发文;收文的主要程序有：签收、登记、拟办、请办、分发、传阅、承办和催办等;最后要立卷、归档。这是一项很严肃的工作，按国家相关条例规定，收文单位如不按规定办理公文，或推委、或阳奉阴违，要受到法纪处分的。

(4)有规范体式。由于公文是国家机关、社会团体和企事业单位行使职权，处理公务的最为正规、有效的工具，是公务文书的

2 主体部分。它需要行文与办理，所以应当具有规范的体式，包括规定的种类和格式，以保证每份公文的权威性、完整性和有效性。我国党、政、军等各重要机关都制定了各自的公文规章，国家技术监督局还于1989年9月5日发布了《国家机关公文格式》，现行的行政公文规章是《国家行政机关公文处理办法》，是国务院办公厅1987年2月18日发布，1993年11月21日修订，2000年8月重新修订实施的。对有关公文的作用、种类、格式、行文规则、发文和收文处理程序都做了明确规定。

1、公文格式：

(1)纸张：A4 上、左各留2.5CM 右、下各留1.5CM; (2)版头占纸张的1/3;

(3)字号：如榕统物党字[2008]第001号，这种字号简称是自拟的，放在版头红线上方中间，若无版头的放在标题的右下方; (4)收文单位要全称：如“福州市房地产开发总公司”，不可用“总公司”。有附件的应有附件说明，一般在正文下方3～5行处，书写为：

附：××××(文件名)共××页

(5)发文单位落款:在附件说明下3～5行的右下角，年、月、日应在单位名称后两字开始，年、月、日应用汉字，日期应是领导签发的时间，不是拟稿的时间。 (6)上报公文单位公章的下方：

主送：(上级)主送可放在正文的上面顶格、全称，也可放在正文的最后抄报：(上级)

抄送：(平级)

3 主题词：×× ×× ××× (按省政府主题词表查) 类别词类属词文种词注意：

【1】主送最好一个单位，相关的单位可抄报或抄送; 【2】公文的送达不能越级;

2、公文的语言要求： (1)准确：

公文语言的准确性，是要求它完完全全地切合事实、事理和对收文者的期求。要达到这样准确的标准，应当在遣词造句上进行认真的推敲，具体要求是：

【1】选词恰当。要把握分寸，对一些同义词在运用时也要仔细掂量，做到褒贬恰当。如“调动”含有褒义，“发动”则属中性，“煽动”则含有贬义;“效果”、“结果”、“后果”等也是这样。【2】造句严密。要把公文的语言用准确，首先要选词恰当，接着要在造句上下功夫，把意思严密地表达出来，做到无漏洞、无歧义，使阅者在理解和办理执行中肯定无疑。为此在起草公文时，每一句话都应考虑：这句话的意思会不会有不同的理解?这种说法在理解和执行中会不会产生问题?深思熟虑、防患于未然，把每句话、每段话都说的滴水不漏。

【3】多用精确词语，少用模糊词语。由于公文真实性和实用性的要求，在内容表答上则应力求精确，能用精确词语表达的，尽量用精确词语。能做出数量统计的，最好用数字表达，数字表达最直观，(如：完成率，用圆满完成或超额完成租金收缴任务，不如用数字表达来的直观，让人直接看出你的成绩所在。再比如增收

4 节支收到良好效果，不如用几个数字来表达)，因此要求公文草拟人员，对所要表达的情况和问题，做到胸中有“数”，在关键、要害之处必须精确表达，决不能含糊其词。 (2)简要：

“公文贵简”成为古今中外公文写作的普遍要求，这是因为：第一，公文的写作目的是为了办理公务，只要把情况讲清楚、道理讲明白、要求提明确即可，如果离开这一实用目的去搞形象描绘、旁征博引、细说详解，反而会分散阅者的注意力，对公文的办理没有帮助。第二，表达只有做到简明扼要，篇幅才能短小，才可以节省人们大量的时间和精力，提高工作效率。怎样才能做到语言简要、篇幅简短呢?首先应精简内容。精简内容要求紧扣主题，不在细枝末节上做文章，(如上报表彰请示)，把握文章表达的中心，不要造成喧宾夺主的后果。第三，是精练语言，力求用简约的话语表达明确而丰富的意思，做到“文约而事丰”，这就要求公文撰写者要丰富自己的语汇，提高概括能力。

例如：一份调查报告的原文有这样一段话，“有的领导机关想出各种各样的花招，向下摊派收钱。他们欺骗中央，根本不认真执行中央政策，下级机关和群众非常气愤……”，如果把它改为“有的机关乱摊派、乱收费，对中央的有关规定臵若罔闻，甚至弄虚作假，阳奉阴违，群众意见很大……”，在这里连用几个成语，文字简洁了，概括力更强了。 (3)庄重：

公文是为了办公事、正事，其语言风格应该庄重。要保持公文语言的庄重应做到以下两点：

【1】使用书面语言，一般不用口语。口语大多是随口、随时说

5 出，没有经过悉心加工，不够精确、严密，有的还不太文雅，有失庄重。如：

口语书面语

老婆、老公妻子、丈夫或配偶

麻利敏捷、迅速

老实巴交忠厚、老实

耍花招弄虚作假

在公文中除了要直接引用群众的口头语、顺口溜来说明问题外，都应使用书面语。

【2】使用平实的语言，不用浮华的词藻。文词绚丽是一种语言风格，用在文学作品中无可厚非，但用在公文中，就与记实办事的目的相违背，也有失庄重，这就像人的穿着打扮应当看场合一样，浓妆艳抹去跳舞、游玩，不能说不得体，但若是花枝招展地去参加会谈或义务劳动等，就会给人以轻浮之感。因此公文语言应平易、朴实、不追求文词的华丽。 (4)规范：

公文语言应当规范，就是要符合约定俗成或明文规定的标准，这样既能保证表达的准确、严密和统一，便于撰写、理解和执行，而且有利于语言的纯洁、健康和规范化。对于公文语言规范化的主要要求有8个方面：

【1】用字用词规范。不能滥用繁体字，乱造简化字; 【2】语句规范。必要的主词、述词、宾词，必须完备无误。防止句子成分残缺，搭配不当，偷换主词或其他概念;

【3】标点符号规范。它关系到能否正确地表达语句的意思，内容层次和逻辑关系。有的同志在草拟公文时把逗号、句号、顿号“三

6 位一体”，使打字员苦心猜测，误工误时;

【4】提法规范。对涉及党和国家方针、政策等重要问题的提法，应以权威文件、原著为依据，不能随意变换;

【5】数字规范。《国家行政机关公文处理办法》规定：“公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩惯语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码”;

【6】缩略语规范。公文中难免使用简称和其他省略语，但使用不规范，会令人费解，甚至造成误解。一是，要求约定俗成，人人明白，不会使人不知所云;二是，为本文行文简便，临时使用的简称。一般应当先用全称，并注明简称;

【7】计量单位的规范。必须使用国家法定的计量单位。我们常用的如长度单位：米、分米、厘米;面积单位：平方米;电量单位：千瓦/小时;水量单位：吨等;

【8】使用公务文书惯用语。指有些局部用语多年来约定俗成，成为公务文书的惯用语，这也是一种规范用语。

如：

A、开头词语：为了、根据、据查、据反映、遵照、依照、由于等，主要表达行文的目的、依据、范围等。

B、引叙词语：接、前接、现接、现经、收悉、敬悉等，是引叙来文时的用语，如：你处关于××问题×年×月×日×××字×号文已收悉。

C、称谓词语：第一人称用“本(我)”，如：本人、本部;第二人称用“你、您(贵)”，如：贵单位、您单位;第三人称用“该”，如：该同志、该单位。使用没有等级色彩。

7 D、拟答词语：同意、不同意，上下级均可通用。准予备案、按照执行、迅即办理等是下行文的文尾用语。

E、综述词语：如为此、据此、鉴此、综上所述等等。综述词语往往用在开头的总叙述之后，用以连接以下分叙，起过渡作用或承前启后作用。如：(开头)××问题，如何、如何……，陈述后，对(为)此特提出以下几点意见。

F、询问词语：如当否、是否妥当、是否可行、意见如何请批示等。这些常用于请示或报告的末尾。如“当否，请批示”，有时略有变化，可写作：“如无不妥，请批转××单位参照执行”，这一用法主要用于报告。

G、结尾词语：特此报告、现予以公布、为要、为盼、为荷等等，这类用语，有的用于平行文。“为荷”带有感谢的意味，“为盼”带有盼望的意味，都有表客气的意思。“为要”用于平行机关，有加强语气的作用，不表客气。

总之，公文语言的运用应掌握朴实、简洁、准确、严密的这些特点。在语气方面应注意，对上谦恭得体，对下明确到位，平级的要礼貌。

3、常用公文的具体书写格式： (1)请示

主要用于请示上级机关指示或批准的事项。请示可分为：政策性请示和事务性请示。

政策性请示主要用于对党和国家的方针、政策、法律和上级的指示等有不明确，或在工作中遇到无章可循的新情况、新问题，以及由于本单位情况特殊需要对上级的普遍要求加以变通时，以请示

8 的形式，请求上级机关指示。

事务性请示主要用于下级机关准备办理按规定需要上级机关批准的事项，或者既需要上级机关批准又需要上级机关帮助的事项，或者虽然不需要上级机关批准但需要上级机关帮助的事项，以请示的形式请求上级机关批准或拨款。

我们工作中常用的是后一种即事务性请示。写法：

【1】标题：请示的内容加文种

例:“关于请求拨款对办公场所进行维修、简易装修的请示”

“请求拨款对办公场所进行维修、简易装修”这是请示的内容，而“请示”则是文种。

【2】内容：

A、请示的原因或事项，要求流畅、简洁、易懂;

B、解决的办法，不应太具体，只要指个方向;

C、另起一行：“妥否，请批示”或“是否妥当，请批示”; D、有附件的应有附件说明。注意：

【1】请示不能抄报，若需要同时送其他机关的应当用抄送形式，但不得抄送其下级部门; 【2】主送单位只有一个; 【3】一份请示只能请示一件事;

【4】必须有回复，而且一份批复对应一份请示。

(2)报告

报告主要用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或

9 建议以及答复上级机关的询问。

报告按用途可分为：工作报告、情况报告、呈转报告、答复报告。写法：

【1】标题：报告内容加文种

例：“关于养老保险金历年欠缴部分请求缓交的报告”

“养老保险金历年欠款部分请求缓交”是内容，“报告”是文体。【2】内容： A、报告的目的; B、报告的内容;

C、最后另起一行：“特此报告”，或“以上意见如无不当，请批示”。注意：

【1】报告的批复可有可无; 【2】格式与请示相同; 【3】报告不得夹带请示事项; 【4】请示与报告都不得越级。

(3)函

函是13种公文中唯一只用作平行文的文种，它主要用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题以及向有关主管部门请示批准。它的特点是，使用范围广泛，可上行，可下行，也可平行，无级别界限。函可分为告知函和问询函。

函按主动和被动划分为两种：

去(来)函：主动提出商洽工作、询问问题、请示批准的函;

10 复(答)函：被动答复来函的函。这两种函的写法不同。

【1】标题：同样是内容加文种。

如：福州市统建办物业管理处关于商调×××同志的函

“福州市统建办物业管理处关于商调×××同志”是内容，“函”是文种。

【2】内容：

去函的内容：A、说明原因和理由;

B、讲清商洽内容或请求批准的事项; C、请求复函。常用语有：“盼予复函”、“请于函告”、“特此函达，希见复”、“请予审核批准”。

复函的内容：A、引述来函。规范写法是“先引标题，后引发文字号”(这是公文处理办法规定的)。

例：你(贵)处×月×日发来的关于××××的函已收悉。 B、答复来函提出的问题。单一答复的可在引述来函后接着写出答复意见。如有几点答复意见的，应分条开列。

C、复函结语。惯用语有“特此函达”、“特此复函”、“特此函告，务请见谅”等。注意：

【1】函的主送单位只有一个;

【2】函的写作都应使用一些客气用语，表现出平等协商、尊重对方的态度，当然也不必过于谦恭;

【3】写作格式都是由标题、主送机关、正文、发文单位印章和成文日期构成。

【4】发文字号可用××函[××]号。

(4)会议记录

这大家好理解，这就是会议的原始记录。格式：

【1】标题：×××会会议记录

【2】内容：A、会议的组织情况，包括时间、地点、参加会议人员名单、缺席人及缺席原因、列席人、主持人、会议的议程或议题。这一部分以条款式进行记录。

B、会议过程：主持人发言到会人发言

C、会议是否做出决定，决定的事项。 D、散会时间。

E、右下角，主持人签名、记录人签名。

(5)会议纪要

用于记载、传达会议情况和议定事项。它是在会议记录基础上进行整理。它具有公文的法定效力和规范体式，但有的会议如学术性会议、座谈会有一定随意性，所以会议形成的纪要不具有法定效力，它的体式也不受公文约束，因此不属于公文。

会议纪要分为“办公会议纪要”和“重要专题会议纪要”。办公会议纪要写法

【1】标题：一般由会议名称和“纪要”二字组成。如：办公会议纪要、支部会议纪要、董事会会议纪要等。

【2】正文：由以下内容构成：

A、会议组织情况：这一部分可参照会议记录的这一部分

12 来写，也可用文字摘要概述式的来写。 B、会议内容：归纳分类概述。

C、会议形成的决议：用“会议议定事项如下”作起头段。

(会议内容与会议形成的决议可合并写，这种写法每一议定事项应先写议题，会议达成的共识和议定事项，则应写“会议认为”、“会议决定”、“会议要求”等) 会议精神和议定事项应当写明确，并写上分工部门或责任人，以便落实。

D、右下角发文单位公章与日期。专题会议纪要写法

【1】【2】标题：一般由会议名称和“纪要”二字组成。正文：A、会议情况;

B、会议精神;

C、会议号召或会议要求。会议纪要应注意

【1】真实、准确地反映会议情况、精神和议定事项，不能把少数人的意见或撰写者个人看法写进会议纪要，说成是会议的共识;

【2】要突出会议的主题和要点; 【3】表达明确而有条理; 【4】不写主送机关。

(二) 事务文书

1、证明信：格式：

证明信

××单位：

正文：所要证明的内容。特此证明。

出具证明单位名称(公章)

年月日

2、介绍信：格式：

介绍信

××单位：

兹介绍我处××部门×××同志到贵单位联系××××事。请给予接洽。(或请给予支持)

此致敬礼!

出具介绍信单位名称(公章) 年月日

(有效期天)或(限天内有效)

3、申请书：格式：

×××申请书

(×××指申请事项：如入党、入团、请求分房、请求内退等) ×××(领导或组织)：

正文部分：申请理由、申请事项，最后写明请领导给予批

14 准。

此致

敬礼!

申请人：××× 年月日

4、计划：

计划应是积极的，具体可行的。是为了让一定时期的行动有的放矢，和谐协调便事先制定切实可行的行动准则。计划与规划、方案不同，规划是指6年以上的长远计划。由于规划的时限长，情况在发展变化，所以不可能订得很具体，它的特点是方向性、总体性、全面性和长远性，而方案是为了实现某一目标、完成某一任务而制定的具体安排和办法。计划的特点是科学性、挑战性、预见性、明确性。格式：

【1】标题部分由单位、时限、内容和计划名称组成，若是初稿或草稿应予以注明。

例：

福州市统建办物业管理处二00四年工作计划

(草稿)或(初稿)

【2】正文部分：

A、基本情况(历史及现状)、计划依据、拟定计划的目的等，最后写明“特制定如下计划”; B、目标和任务：(应明确具体) C、措施办法：(应具体可行)

15 a、思想上：怎么样统一认识; b、工作上：具体办法。 D、步骤、时间安排：

分成几个阶段(时间)何时完成。这一部分可用表格说明。

落款(制定计划的单位名)

年月日

5、工作总结：

总结是对已经做过的工作进行回顾、检查、分析、研究，从中找出经验教训，获得规律性的认识，以指导今后的工作。这类文书有时也称为小结、回顾、体会、经验、做法等。总结应包括成绩、经验、问题、教训等内容。

事先做计划，事后做总结，这已经成为常规。人们的各项工作就是通过计划——实践——总结——再计划——再实践——再总结的多次反复而不断提高和发展的。基本格式：

【1】标题：由单位(或部门)、时间和文种组成例：福州市统建办物业管理处2004年工作总结

(也可以用通讯式的标题，如《实行优化劳动组合，调动职工积极性》(单式);双式的标题即主题加副题，如：《把德才兼备的年轻人推上领导岗位》

———××市××年人事工作总结

主题概括总结的主要内容、副题标明单位、时间、内容和名称，(也可省略单位、时间))

16 【2】文章结构： A、 B、引言部分：一般写工作的基本情况及成绩，然后写明总结如下：

正文部分：一般有两种写法：

一是按工作性质的几个方面来写(如：政治思想、工作、其他)

二是按归纳出的经验教训，条款式的来写，这种写法注意要体现共性，也要体现个性。

6、述职报告：

顾名思义，就是叙述汇报你在一定时间内所担任的职务、履行职责的情况，与工作总结不同的是，工作总结应在总结做法的同时归纳出经验教训，而述职报告一般不总结经验。

述职报告一般包括三个内容： A、你所任职的部门、职务与职责; B、本的工作成绩及存在的问题; C、下一的工作构思与设想。

7、规章制度：

是指机关、团体、企事业单位在不违背国家法律、法规的前提下制定的规范、约束人们行为的规则、章程和制度的总结。它的特点是：一是执行的严格性。规章制度一经生效，必须严格执行、认真遵守，如有违反要照章处理;二是表达的直接性。规章制度它规定人们应该做什么、怎么做、不能做什么、如有违反将怎样处理。这些内容都应当直接提出，不摆事实，不谈

17 道理，更不能拐弯抹角，一切都直说。三是语言的准确性。规章制度的所有规定都要不折不扣地执行，因此其用语应仔细推敲，务必做到准确严密，没有漏洞，实行起来毫无疑问。四是形式的条文化。规章制度都采用条文形式，简短的分条，较长的分章、分条，有的条下还分款。这要视具体情况来定。基本格式：

(1)标题：规章制度种类不同，标题的写法也不完全一样，归纳起来有4种写法：

A、单位加内容加种类;如《物业管理处职工考勤制度》，也可以像公文标题那样用《关于×××的规定》; B、内容加种类;如《门卫管理规定》，也可以用“关于××××的”来连接，如《关于党内政治生活的若干准则》;

C、单位加种类;如《物业处企业章程》;

D、人员加种类;如《电工操作规程》、《××岗位职责》等。

(2)正文：一般是条款式的，可以从正文开头到结尾按条款排列内容。也可以在正文的开头先写个总帽，说明目的和根据。

(3)规章制度的种类与用法：

A、条例：过去使用的较为普遍，但现在规定比较严，国务院办公厅最近规定：国务院各部门和地方人民政府制定的行政法规不得使用“条例”。这样，“条例”已成为党中央制定党规和国务院制定行政法规的名称之一。

B、规定：与“条例”相比，规定的针对性较强，适用范围集中，对时间、地点、方式、方法和数量等多作出规范、约

18 束。各机关、团体、企事业单位都可以使用。

C、办法：对处理某项工作或解决某种问题制定的原则和方法。它既有指导原则，又有具体办法。

D、细则：为执行上级机关的法规和规章所制定的明细规则，它必须依据这一法规或规章，并根据本单位的实际情况将其具体化，以利于执行。

E、章程：各政党、社会团体制定的规定组织宗旨、任务、制度、成员的权利和义务等内部原则和事务的文书，国家机关及其职能部门和企事业单位不制定章程。

8、工作日志：

工作日志是对每天工作和活动情况的记录。它的作用主要是：一是供领导掌握情况;二是作为继续解决问题的依据;三是作为情况简报、大事记、工作总结的素材;四是作为历史资料备查。

工作日志主要内容有：

(1) 日常工作的进展情况。如完成了某项任务，草拟了什么文件，出了几期简报，给谁办了什么手续，什么事情正在办理等。

(2) 人员流动的情况。如某人因何事到何处(如×××同志到×××单位，洽谈物业托管事宜，或签订托管合同等)，某人因某事未来上班，某人从某处返回单位，外单位某人因某事来本单位等。

(3) 信息交流情况。什么部门或机关发来什么文件材料，打来什么电话、发来什么信函、收到什么通知。本单位或本部门向某外单位发出了什么文件、材料、寄出了什么文章、

19 给哪个单位的哪个人去了什么电话(有什么反响)、给哪个单位或个人发了什么内容的信函等。

(4) 突发情况：如突击大检查，小区发生了一些重大案件，本部门、本单位发生了一些事故，或天灾人祸造成的后果等。写工作日志注意的问题：一是要及时记;二是要真实;三是要写有价值的事;四是要掌握详略分寸，一般只要求把时间、事件记清楚。要注意：单纯的陈述性内容，可以写得简略些，不必过详，需要办理的事要写的具体些(如情况如何、要求解决什么问题、解决的方法是什么，都要写明白)，以免办理起来出差错;五是事项的摆法视情况而定，能归纳的尽量归纳，难以归纳的可按事情发生的先后顺序叙述。

9、大事记、协议书、意向书、经济合同等。(略)

总之公务文书的写作把握住以下几点就不难了：

一、要正确使用文体;

二、用词要准确;

三、句子要简洁

四、文章要流畅;

五、文章语气，对上要恭敬得体，对下要准确到位，对平行单位要礼貌;

六、文中的称呼与落款要相吻合。

于二00八年九月整理

第四篇：公文写作常识

秘书公文写作知识：公文写作常识

(一)拟稿

1.公文拟稿要注意用A4纸，WORD页面设置为上3.7、下3.5厘米，左2.8厘米，右

2.6厘米。

2.公文标题用小标宋二号字(不需要加粗)。公文正文用仿宋体三号字。如果文中有标题需要强调，不能用仿宋加粗，而应该用黑体三号字。段落行距为固定值30磅。

3.电子公文不需要落款，成文时间必须要用中文格式。例如：“二○○四年十月十二日”。

4.人名、地名、数字、引文准确，引用公文应当先引标题，后引发文字号，发文字号在文件的标题后用圆括号注明。例如：“《绍兴市国家税务局关于2004年××××工作开展情况的通报》(绍市国税办〔2004〕444号)”。

5.草拟公文结构层次序数，第一层为“

一、”、第二层为“

(一)”，第三层为“1 .”，第四层为“(1)”。公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

6.公文如有附件，应当在正文之后空一行再空两格、成文时间之前注明附件顺序和名称。并把附件放在附件栏中。例如： “ 附件：1.×××××× 2.×××××××× 3.××××××× ”

7.成文日期以负责人签发的日期为准、联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。

8.公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。上报的公文，标题中不标发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

9.转发上级机关的公文，如其标题过长，可以自拟事由摘要转发，但不能以上级机关公文的发文号代替。

10.主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

11.“请示”应当一文一事;一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导者个人。

12.“报告”与“请示”应当严格分开，“报告”中不得夹带请示事项。

13. 抄送多个单位，中间用逗号隔开，结尾用句号。例如：“抄送：×××，××××，××。”

(二)审批

1.签批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批意见。

2.公文送领导人签发之前，应当由拟稿人所属部门领导初审签名后，送办公室审核。其中涉税规范性文件经部门负责人初审后一律先送市局法规处复审，再送办公室审核。办公室核稿时发现未经法规处复审的涉税规范性文件应及时退回拟稿部门。

普通收文处理

1.办公室应及时提出拟办意见。

2.办公室收发人员在分送分管领导要求阅示的同时，应同时分送其他局领导传阅。对局领导处理完毕的文件，收发人员应逐份查阅领导批示，并按领导批示办理。

3.承办或牵头承办部门在收到文件后应及时办理，并在文件注办栏内明确处理意见或办理结果，同时签名。阅办文件如有明确办理时限的，按要求办理，如无明确规定的，在五个工作日内办理完毕并向分管局领导汇报。对内容涉及面广，问题较复杂，不能在规定时限内办理完毕的，主办单位应当向上级或者有关方面说明原因。对需向分管局领导汇报后才能办理的，应及时向分管局领导汇报。其他传阅文件一般在二个工作日内阅毕，可以不签名。