第一篇：公务员公文写作常识
公务员、事业单位考试公文常识
《公务员、事业单位考试公文改错》参考了《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文格式》及其它公务员公文写作书籍，汇编而成。此文篇幅短， 条理清楚，只需数十分钟就能阅读完，是公文复习不可多得的资料。
公文结构(格式)
公文要素划分为眉首、主体、版记。置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首;置于红色反线(不含)以下、主题词(不含)以上的各要素统称主体;置于主题词以下的各要素统称版记。眉首部分由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号构成;主体部分由标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件构成;版记部分由主体词、抄送机关、印发机关、印发日期构成。
公文份数序号 公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1 行。
“绝密”、“机密”级公文才需标明份数序号。
秘密等级和保密期限 如需标识秘密等级，用3 号黑体字，顶格标识在版心右上角第1 行，两字之间空1 字;如需同时标识秘密等级和保密期限，用3 号黑体字，顶格标识在版心右上角第1 行，秘密等级与保密期限之间用“★”隔开。
公文的秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。 根据国家机密保密期限规定，如不标识保密期限，就等同于“绝密”为三十年，“机密”为二十年，“秘密”为十年。
紧急程度 如需标识紧急程度，用3 号黑体字，顶格标识在版心右上角第1 行，两字之间空1 字;如需同时标识秘密等级(或保密期限)与紧急程度，秘密等级(或保密期限)顶格标识在版心右上角第1 行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2 行。
紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
发文机关标识 由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成;对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm 。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm 。
发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但是最大不能等于或大于22mm ×15mm 。
联合行文时应使用主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布;如联合行文机关过多，保证公文首页显示正文。
发文字号 由发文机关代字、年份和序号组成(三者有先后顺序)。联合行文，只标明主办机关发文字号。发文机关标识下空2 行，用3 号仿宋体字;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入;序号不编虚位(即1 不编为001)，不加“第”字。 “发文字号”常见错误解析【超链接，请点击】
非上报公文的发文字号位于发文机关标识下空2行，居中排列。(注意与上报的公文不同，见下面的“签发人”)
发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。
签发人 上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1 字，签发人姓名居右空 1 字;签发人后标全角冒号，冒号后用2 号楷体字标识签发人姓名。
如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1 行，其他签发人姓名从第2 行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红反线与之的距离为4mm。
“请示”类公文应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
公文标题 红色反线下空2 行，用2 号小标宋体字，可分一行或多行居中排布;回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
主送机关 标题下空1 行，左侧顶格用3 号仿宋体字标识，回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号(各主送机关之间用“、”隔开)。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。
公文正文 主送机关名称下一行，每自然段左空2 字，回行顶格。数字、年份和标点符号不能回行。
附件 公文如有附件，在正文下空 1 行左空2 字用3 号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如：“附件：1. ××××”);附件名称后不加任何标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第 1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。
如附件与公文正文不能一起装订，就在附件左上角第1 行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。
成文时间 用小写汉字(
一、二„„
八、
九、○)将年、月、日标全;“零”写为“○”(并非阿拉伯数字0);
印章 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称，只标识成文时间。成文时间右空4 字;加盖印章应上距正文 2mm～4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。
联合行文时，一个发文机关(单位)占一行。会议纪要、电报文件、党的领导机关普发性的下行文、党政领导机关联合下发的公文，通常不加盖印章，而可标识发文机关。除此之外，其他一切公文均应加盖印章。
当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上;当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。
当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7 字;主办机关印章在前;两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。
当联合行文需加盖3 个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称(可用简称)排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多3个印章，两端不得超过版心;最后一排如余一个或两个印章，均居中排布;印章之间互不相交或相切;在最后一排印章之下右空2 字标识成文时间。 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
附注 公文如有附注，用3 号仿宋体字，居左空2 字加圆括号标识在成文时间下一行。如(联系人：××× 电话：×××××)
主题词 “主题词”用3 号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号;词目用3 号小标宋体字;词目之间空一字。
主题词有专门的主题词表【超链接，请点击】，应从中选取合适的标注，不得随意构造主题词。当词表中找不出准确反映文件主题内容的类属词时，可以在类别中选择适当的词标引。同时将能够准确反映文件内容的词标在类属词的后面，并在该词的后面加“△”以便区别。
标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词，如《国务院关于加强水土保持工作的通知》，先标类别词“农业”，再标类属词“水土保持”，最后标上“通知”。
上行文按照上级机关的要求标注主题词。
抄送 公文如有抄送，在主题词下1 行;左空一字用3 号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号;抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。
印发机关和印发时间 位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占 1 行位置;用3号仿宋体字。印发机关左空1 字，印发时间右空1 字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。
公文结语
通告——“特此通告”。 公告——“现予公告”“特此公告” 通知——“特此通知”。 报告——“特此报告”“请审阅”。 请示——“妥否、请批复”“特此请示，请予审定”“请批准”“请审批”。 批复——“特此批复”“次复”。 函——去函可用“特此函告”“请即复函”，复函可用“特此函复”。
第二篇：公文写作常识
公文写作基本要求之材料可靠情况确实(2009-01-08 10:09:58)标签：杂谈
分类：工作日志
公文的材料包括形成公文主旨和表达主旨所依据的事实现象、统计数字、政策法规、上级精神等等。公文材料不同于文学作品的素材和题材，也与一般新闻体、史传体或说明体、议论体等实用文章不同，它的范围要广泛一些。概而言之，公文材料的范围主要包括两个方面：精神依据和事实情况。
精神依据是指党和国家的路线、方针，国家的法律、法规，上级领导机关所颁布的相关政策、规定以及其他有关的文件精神。
事实情况包括直接发生的和间接转引的。公文中所反映的情况主要指直接发生的、发现的、总结概括的事实情况，即本地区、本部门、本单位遇到的问题、发生的事情(过程、动向)、工作的进程(作法、经验)种种。它在公文里表现为具体事例、现象概括、数字统计等形式。这种直接发生的事实情况，是第一手材料。此外，公文的事实情况里也包括间接转引来的事例、概述、数字、经验、成果等。 无论哪一类材料，都要求做到真实、准确、可靠。“情况确实”，是写好公文的基本要求。这在新旧两个《办法》中是一致的。为了做到材料可靠、情况确实，我们在材料准备上一般要抓好四个环节的工作：占有、筛选、核实、加工。
(一)详尽占有材料
写好公文必须详尽地占有材料。材料是形成观点的基础，事实、数字，这都是公文表达出来的“干货”，当然十分重要。“譬如大匠操斤，无土木材料，纵有成风尽垩手段，何处设施?”(清·刘大：《论文偶记》)写公文如巧匠有具有禾无材无料也做不成东西。以上是从形成与表达两方面说的。
所谓详尽地占有材料，一是要“尽”，就是尽可能广泛地占有材料，“贪多务得”、“竭泽而渔”、“韩信将兵，多多益善”;二是要“详”，就是详细具体。一件事情的起因、过程、结果、多种因素的干扰、正反影响效果;一件工作的动因、背景;一个问题的正反观点、来龙去脉，都要尽可能详细具体地占有，写出来的才有说服力。 占有材料，就公文写作而言，有三条途径：
1.平时积累，就是积学储材。平素注意学习、观察积累，用时才能厚积薄发。古人所谓“积学”，指的就是这个道理。“得之在俄顷，积之在平日”(清·袁守定：《占毕丛谈》;“占”，看;“毕”，简册)，说的是一个道理。平时学习、观察积累丰富，知识面广，写作时其构思就容易触类旁通、思路开阔，择优而用，妙绪泉涌。
2.受领任务后，查阅文件，搜集资料。这样得来的材料，就是间接材料。搜集资料时应注意与撰写任务、与公文主旨的相关性，也就是说，要有一定的方向、范围。操作方法是首先学习相关的中央文件，进一步领会精神实质，然后查阅上级领导机关所颁布的相关政策、规定，最后翻阅手册、年鉴等工具书及报刊、杂志上相关的情况报道和国内外研究成果。这一过程中，始终应注意查阅、收集围绕本单位工作的各项统计数字以及信息、简报、总结、报告、会议纪要等相关资料，做到：上下通达，全局了然于胸，命笔瞻前顾后。
3.构思之前，实地调查，掌握第一手情况。这是最重要的一步。一般情况，也要调查了解，不仅可以核实已掌握的材料，而且可以发现新问题、新经验、新动向;重点情况，尤其要进行深入的调查研究。实践证明，组织召开座谈会、调查会是一种快捷而有效的方法。如果发现实际调查的情况与撰写者已经掌握的情况有出入，可以修正;出入较大，要尊重实际。即使发现实际情况与领导意图相抵触，也要尊重客观实际，采用恰当的方法，妥善协调。这是唯物主义者应有的态度，也是党性的表现。
(二)严格筛选材料
调查、搜集、积累而来的材料，不是堆砌在写字台上，而是要不断地分类整理，分析研究，爬梳剔抉，进行筛选。筛选材料，贵在一个“严”字，重在一个“新”字。主要是根据以下三个标准： 1.材料的相关性
这是以写作要表现的主旨，即写作意图和逐步形成的观点为依据来区别对待不同材料的。与公文主旨有关联的材料，取;无关的材料，舍。在已经选取的材料中进一步筛选：与表现主旨、说明观点十分有力、紧密相关的材料，要详，要具体、充分;与表现主旨、说明观点虽有关系、必不可少，但是关系又比较一般的材料，要略，要概括。有的论者提出“实则详，虚则略;新则详，旧则略;特点详，一般略”;或主张“重则详，轻则略;近则详，远则略;点则详，面测略”。这些来自实践经验的认识，是颇有见地的。材料的取舍、详略，对于公文构思十分重要。不经过这一步，就很难搭起架子。 2.材料的典型性
这是要求筛选出最有代表性的材料来表现主旨，说明观点。典型一词，在不同领域里有不同的含义，在公文写作中就是指代表性强。一份材料，它在自身所属的某一类事物中，最能体现该类事物的总体本质特征，并且预示着该类事物总体的发展方向，那么这份材料就是典型性强、最有代表性的材料。只有筛选出典型性的材料，使用最有代表性的材料，才能使公文的观点鲜明，主旨突出，增强内在的说服力。所以，筛选典型性强的材料对于构思公文十分重要，它可以使公文的文稿在下笔之初就标定出质量的较高起点。所谓“七分材料三分写”，指的就是材料的质量对于整篇公文质量的重要作用和影响。 3.材料的新颖性
这是要求筛选材料时应先注重选用那些在现实发展中出现的新材料。这些新材料可以是改革开放不断发展的新形势下出现的新情况、新问题、新矛盾，也可以是亟待重视的新典型、新经验或者需要摄取的新视角、新观念、新思路、新见解，总之是一切新事物，特别是那种代表了新的发展方向、具有强大生命力的事物。对于已知的材料，采用新视点来“烛照”，也可能会发现它具有现实启发意义，这也是新颖的;“熟知未必真知”(列宁)，从新的角度对常见的事物进行观察思考，也可能会有新的发现。这同样是新颖的。应当注意到一个时期领导和群众所关心的“热点”、“难点”、“敏感点”，也往往是行政领导研究工作的“兴奋点”、“新鲜点”，作为负责公文起草的秘书人员、公务员都要重视选用这些新颖的材料。惟新颖，才引人。构思之初，就要考虑到这种“收视率”。
(三)认真核实材料
对于材料的核实工作，贯穿于材料准备过程中的占有、筛选、加工等各个环节。这里集中研究一下是必要的。
一切虚构的、生编乱造的、未经核实的材料，包括情况、数字、引文等都不能用于公文。新《办法》特别提出，材料中的人名、地名、数字、引文等一定要准确。一旦发现疑点就要更正或删除，这是件严肃的工作。否则一字之差，后果不堪设想。惟其如此，才能保证做到材料可靠，情况确实。
联系近年来一些公文中出现的差错，更会使我们认识到核实材料的重要意义，体会到核实工作要由始至终，要全方位，无论反复几遍但都须态度认真，抱着强烈的责任心，这一要求是非常重要的。此外，我们还要掌握一些行之有效的操作方法和现代科学技术分析方法。例如，一件事情的发生，有其起因、背景、过程与影响，有多种因素与内在联系，这都要核实;一件工作的动因、作法、进程与效果，有其主观与客观因素，有其远因和近因，这在核实中也必须予以注意。再如，一个统计数字，不能仅仅停留在它的计算是否准确、精确度是否一致、是否能在公文中起到证明观点的作用，而且还要核实一下真假与误差：它的统计指标体系是否科学合理，是否合乎中国的当代的现实，用在某一地区、某一专业或行业是否适合，等等;它的统计口径是否恰当，是否能够涵盖该种类对象特征，是否与实际情况不符，是否有所遗漏或隐瞒，等等;它的计算方法，特别是经常采用的“算术平均加权系数”的界定，是否准确合理，在反映差别上是否科学恰当，是否符合实际，是否能够反映现实中的差异和问题，等等。无差异即无信息，信息量当然与信息价值成正比。一个材料无信息、无价值，用它干什么!而且，在数字的运用上，能否使定性分析与定量分析的方法有机地结合起来，起到证明观点的作用，则是比较复杂的核实工作了，那需要在审核文稿阶段进一步核实。应该提醒注意的是，当前有些上行公文以及工作总结、调查报告中，不仅情况不确实，而且数字也不准确，站在这样不可靠的材料基础上，很难得出全面、正确的结论。
(四)合理加工材料
选定材料经过核实之后，还应该对材料进行必要的加工整理，然后再用到文稿里去。实际操作中可以对材料进行三个方面的加工： 1.适体剪裁加工
通读材料，删削冗赘，化长为短，变详为略，将交待过多、议论过多的无关的描述、罗嗦的废话去掉。套话、空话，一律删除。 变换体裁角度，将描写、抒情及无必要的议论改写为叙述或说明，在表达方式上变“曲笔”为“直笔”，直述不曲才适合公文体式。 2.合并提高加工
同一问题，散见于若干材料中，可以摘取概括，变为概述，或者保留一个“点”的材料，把其他相似材料综合成“面”，点面结合。 同类数字，可以相加，抽取合并后变成一个综合数字。 变换角度“提高”原材料可用性。例如，某一活动，在工厂写的材料中是工人资金短缺，向银行贷款后“借鸡下蛋”，搞活全厂;而在银行的材料中是贷款给工厂，“放活水养肥鱼”，提高了使用率，盘活了存款。将这两个材料放在一起，针对同一活动，从行政机关角度去分析，则是政府的宏观调控效果。 3.文字润色加工
适体剪裁、合并提高之后，再审读材料，进行文字润色，从而进一步提高材料的质量。
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公文写作基本要求之表述准确结构严谨(2009-01-08 10:08:33)标签：杂谈
分类：工作日志
表述准确，包括表达方式正确，适合公文特点;表达效果不走样，准确、规范。结构严谨，包括各部分内容划分合理，布局安排恰当，条理清楚，注重内在联系的外部形式，使全篇首尾相应、浑然一体。
(一)直述不曲，表述准确
一般文章的表达方式主要五种，既叙述、描写、抒情、说明、议论。公文经常使用的表达方式是叙述和说明，也有少量的议论。至于描写和抒情，在公文写作中则基本不用;即使在个别事务公文中使用，如调查报告，或在讲话稿中使用，也是极为少量。 1.公文常用的表达方式
叙述 叙述是一种叙说、介绍人物经历情况和事物发展过程的表达方式。
通常认为，叙述有六个要素：时间、地点、人物、事件、原因、结果(即新闻的“五个W一个H”反套而成的要素)。古文中使用叙述，多采用复数的第一人称和第三人称。叙述的类别。按语言详略分：有概括叙述，也叫“简叙”、“略叙”;有具体叙述，也叫“详叙”、“细述”。按结构形式分：有纵叙，有横叙。前者按事件发生的时间先后或事件本身的发展过程来叙述;后者按事物的空间位置来叙述。按时间顺序分：有顺叙、倒叙、插叙、补叙，这实际上是把常用的纵叙法按时间顺序进行的再细分;此外，还有一种平叙，即叙述两件或两件以上同时发生的事，先叙述一件再叙述另一件，如毛泽东同志的《湖南农民运动考察报告》。
叙述的基本要求是：主线清楚，“一线到底，万变不离其宗”(清·刘熙载：《艺概·文概》)交待明白，详略得当，起伏有变。
说明 说明是对事物、事理进行解说的表达方式。在应用文章中使用较多。当公文中叙述一件事，介绍环境和背景材料时往往用说明方式。 常用的说明方法有诠释说明(也叫“下定义”)、分类说明、数字说明、对比说明、类比说明、举例说明、比喻说明、图表说明等。 说明的基本要求是：客观、准确、科学。注意通俗易懂，语言平实。 议论 议论是通过逻辑推理来证明观点、辨明是非，借以说服人的表达方式。公文中较少使用;使用时也要少而精。 论点、论据、论证是议论的三要素。议论可以分为立论、驳论、兼论三类。公文中常用的是立论。立论，就是建立自己的论点，证明这一论点的正确性，所以也叫“证明”。立论的方法有直接论证的例证法(注意典型事例)、分析法(完全归纳法和演绎法)，有间接论证的引证法、对比法、类比法等。
这里还要说明一点，个别文种根据表达需要，采用描写方式时，一般也是用白描，即不交代背景的粗线条勾勒，一笔即可，往往是与叙述结合在一起，或干脆以叙代描，将描写的文字压缩成短语放在叙述的句子中充当一个成分，显得只叙不描，文字简练。调查报告等文种中有时采用这种方法。 2.直述不曲，表述准确
撰写公文，要用“直笔”，不用“曲笔”。直笔叙述，就是有什么说什么，不用比喻、借代、转类、比拟等“曲笔”。新《办法》的这一提法对公文写作提出了更高的要求。
常写文章的同志都有体会，文章写短难，表达直笔难。这就要求观察更深入更细致，一下子抓住主要特点，并用平实的语言表述出来;要求思考更深刻，认识更全面，表达更准确，要一语中的，看似平常却不易更改。这一要求是很高的。
表达准确，牵涉问题较多。要而言之，与公文写作的语言有直接关系。 公文写作的语言有群体性、书面性、明确性、客观性、程式性等特质，其特点表现为准确、庄重、简要、平时等。这里集中谈谈准确。 准确、鲜明、生动是语言的“三性”要求，公文更重视的是准确。 表述准确，是一条十分严格的要求。因为公文是用来指导工作、反映情况的，一词一句，一个概念、判断、推理，搞得不准要误大事。所谓准确，就是只能有一种解释，不能产生歧义。产生歧义，是公文表达的大忌。要做到语言准确，可以从两方面入手：一是词的内涵与所要表达的意图完全一致。二是对词的外延要作适当和明确的限制。对外延有了明确限制才会做到无懈可击，内涵与用意完全一致才不会产生歧义。
(二)条理清楚，结构严谨
这属公文的正文结构问题，也是构思中谋篇的内容。
简短的公文，主要包括缘由、事项、要求等三部分内容，结构形式大同小异。正文开始要写发文缘由(引据、目的、用意等)，开始一段的末尾用过渡句领起第二部分。第二部分是事项(内容、进程等)，可以采用文章式、条款式，也可以篇段合一。末尾有惯用结语，各个文种互不相同，也有提出要求(希望、号召等)的。
篇幅较长，信息量大，有点份量的文稿则不同了。不变中有变化，操作比较复杂。但无论多么复杂，也一定要条理清楚。这首先是个“识见” 问题，只有思维清晰，条理才会清楚，想法太乱写出来也会乱，所以理顺思路很重要，是个前提条件。有了前提还要学习他人的经验，在实践中逐步把握，以后驾轻就熟，跳出固定模式，怎么写都是好的。文无定法、文成法立，讲的就是这个道理。
安排好结构，做到条理清楚、结构严谨，可注意以下三个问题： 1.层次和段落 一篇公文的结构，最起码的要求是层次清楚，段落分明。这是条理分明的起线。
所谓层次，就是指公文的几个组成部分。安排层次要注意到突出主旨，顺序合理，避免交叉，体例匀称。常见的方式有：
总分式 开始先作总的概括(前言，似“导语”，总结报告中则是总体评价)，接着分别叙述。分别叙述的各层次间有一定联系(前后、因果、重轻都可以根据用意来安排)，形式上是并列(用序号、小标题或“跳行”)，最后一个小结(强调式、升华式、号召式、无尾式或惯用结语)。指示性通知、奖惩性通报、工作计划、调查报告、综合报告等文种，常用这种结构形式。
递进式 各层次内容层层推进，前后有一定关系。例行报告、情况通报、工作总结等文种常用这种结构形式。
时序式 也叫贯通式。按事物进程、时间推移来安排结构。情况报告、事故报告、专题报告等文种，常用此种结构形式。
所谓段落，就是公文结构的基本单位，也叫自然段。划分段落，可以按中心意思(主旨)、条项内容、时间发展阶段等来划分。 2.照应和过渡
照应 就是公文内容的前后要有关照和呼应。常用方法有三种：首尾照应，前后照应，题文照应。
过渡 就是上下文之间的衔接和转换，起到承上启下的作用。一是内容转换时需要过渡，二是由总括到分述之间需要过渡。过渡的形式有三种：过渡词(于是、就、因此、总之、可是、由此可见、综上所述，等等)，过渡句(公文用在总括文字(前言)的段落末尾，如“现将具体情况报告如下”)，过渡段(将过渡句提出来单设一个自然段，一般用在较长的公文中表示内容的明显转换)。 3.开头与结尾
开头 方法很多，如引叙式、目的式、概述式、说明式、提问式，等等。但公文的开头一定要“起笔立意”，开门见山，直扣主旨，领起全文，不支不蔓;还要简短凝练，文字少而内容集中，并且文字新颖，引人注目。元代人说的“凤头”就是这个意思。
结尾 常用的方式有总结式、强调式、要求式、呼应式、号召式，等等。但要写得实在，不着空文，要干净利落，不能拖泥带水。元代人说的“豹尾”，就是说结尾如豹尾击石，响亮有力，或者空谷回响，令人回味。
常用公文用法和格式(2009-01-08 09:39:17)标签：杂谈
分类：工作日志
通 知
通知是知照性公文，是上级机关用来批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布规章，向下级机关和有关单位传达需要周知或者共同执行的事项，以及用来任免和聘用干部的。
通知的特点：
1、知照性。通知的主要功能在于知照。
2、广泛性。通知的广泛性表现在多方面。
3、时效性。通知有一定的时效要求。
通知的分类：
根据内容的不同，通知大体可以分为五类：
1、批转、转发、颁发性通知。
2、指示性通知。
3、事务性通知。
4、会议通知。
5、任免通知。
批 复
一、批复的概念
批复是用于答复下级机关请示事项的回复性公文。其制作和应用一般以下级的“请示”为条件。当下级机关的工作涉及到方针、政策等方面的重大问题，报请上级机关审核批准时;当下级机关在工作中遇到新情况、新问题，无章可循，报请上级机关给予明确指示时;当下级机关遇到无法解决的具体困难，报请上级机关给予指导帮助时;当下级机关对现行方针政策、法规等有疑问，报请上级机关予以解答说明时;以及当下级机关因重大问题有意见分歧，报请上级机关裁决时，上级机关都应该用“批复”予以答复。除此之外，有时“批复”还被用来授权政府职能部门发布或修改行政法规和规章。
二、批复的特点
1、针对性。批复的针对性反映在两个方面：一是批复必须针对请示机关行文，而对非请示机关不产生直接影响;二是批复的内容必须针对请示事项，不涉及请示事项以外的内容。
2、回复性。批复的内容属于回复性的内容。因为批复的制作和应用是以下级机关的请示为条件，对上级机关来说是被动的发文，下级机关请示什么事项，上级机关就批复什么事项。并且，上级机关对请求事项无论同意与否，都必须有针对性地明确予以回答。
3、权威性。批复是答复下级机关请求事项的回复性公文，它提出的处理意见和办法，代表上级机关对问题的决策意见，对下级机关具有行政约束力。特别是对一些重大事项的答复，体现了党和国家的有关方针、政策，具有权威性。所以批复一经下发，下级机关必须遵照执行。
三、批复的分类
根据内容、性质的不同，批复可分为两类：一类是审批性批复;一类是指示性批复。审批性批复主要是针对下级机关请示的公务事宜，经审核后所作的指示性答复。比如关于机构设置、人事安排、项目设立、资金划拨等事项的审批。指示性批复主要是针对方针、政策性问题进行答复。这一类批复，不只是对请示机关提出请示事项的答复，而且批复的指示性内容，在其管辖范围内，具有普遍的指导和规范作用。另外，授权政府职能部门发布或修改行政法规和规章的批复，也属于指示性批复。
四、批复的结构、内容和写法
批复由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：
1、首部。包括标题和主送机关两个项目内容。
(1)标题。批复的标题有多种构成形式：一种是由发文机关名称、批复事项、行文对象和文种构成;一种是由发文机关名称、事由和文种构成;第三种是由事由和文种构成;第四种是由发文机关名称加原件标题和文种构成。
(2)主送机关。批复的主送机关是指与批复相对应的请示发文机关。授权性的批复，主送机关应当是被授权发布施行行政法规和规章的下级机关。
2、正文。正文是批复的主体，其内容比较具体单一，层次构成相对固定。其中除授权性批复与一般批复的写法有所不同外，其他批复的结构一般由开头、主体和结语三部分组成。
(1)开头。通过引叙来文以说明批复缘由。首先点明批复的下级机关并写明来文日期、标题和文号，以交代批复的根据。
(2)主体。主要说明批复事项。应当根据国家的方针，政策、法令、法规和实际情况，针对“请示”的内容给予明确肯定(或否定)的答复或具体的指示，一般不进行议论。也有的批复，在批复事项后面概括提出希望和要求，进一步强调批复的主旨。
(3)结语。一般用“此复”“特此批复”等习惯用语。
3、尾部。一般包括署名和成文时间两个项目内容。署名写上批复机关单位名称，并加盖公章;成文时间写明年、月、日。
五、撰写批复应注意的问题。
1、注意行文的针对性。下级机关请示什么事项，上级机关就批复什么事项。
2、批复的观点要明确。无论审批性批复还是指示性批复，上级机关的态度要明朗，不能太原则，更不能模棱两可，以免使下级机关无所遵循。
3、批复要及时。批复是因下级机关的请示而行文，凡下级机关能够向上级机关行文请示的，说明事关重要，时间紧迫，急需得到上级机关的指示和帮助，所以上级机关应当及时批复，否则就会贻误工作，甚至会造成重大损失。
4、批复的行文要言简意赅。要做到言止意尽，庄重周严，以充分体现批复的权威性。
函
一、函的概念
函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。
函作为公文中惟一的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。在行文方向上，不仅可以在平行机关之间行文，而且可以在不相隶属的机关之间行文，其中包括上级机关或者下级机关行文。在适用的内容方面，它除了主要用于不相隶属机关相互商洽工作、询问和答复问题外，也可以向有关主管部门请求批准事项，向上级机关询问具体事项，还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项，以及上级机关催办下级机关有关事宜，如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。此外，函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正。不过这种情况并不多见。
二、函的特点
(一)沟通性。函对于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，起着沟通作用，充分显示平行文种的功能，这是其他公文所不具备的特点。
(二)灵活性。表现在两个方面：一是行文关系灵活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，还可以向上行文或向下行文，没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。二是格式灵活，除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比较灵活自便，也可以按照公文的格式及行文要求办。可以有文头版，也可以没有文头版，不编发文字号，甚至可以不拟标题。
(三)单一性。函的主体内容应该具备单一性的特点，一份函只宜写一件事项。
三、函的分类。
函可以从不同角度分类：
(一)按性质分，可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的公务活动往来;便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。
(二)按发文目的分。函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。
(三)另外，从内容和用途上，还可以分为商洽事宜函，通知事宜函，催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，转办函，催办函，报送材料函等等。
四、函的结构、内容和写法
由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。
公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：
(一)首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。
1、标题。公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。
2、主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。
(二)正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。
1、开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。
2、主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。
(三)结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。
(四)结语。通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询(商)”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。
(五)结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。
署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日;并加盖公章。
五、撰写函件应注意的问题
函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。
其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。
会 议 纪 要
一、会议纪要的概念
会议纪要是一种记载、传达会议情况及议定事项的纪实性公文。它用于党政机关、社会团体、企事业单位召开的工作会议、座谈会、研讨会等重要会议。
会议纪要通过记载会议基本情况、会议成果、会议议定事项，综合概括地反映会议精神，以便与会者统一认识，会后全面如实地进行传达组织落实开展工作的依据。同时会议纪要可以多向行文，具有上报、下达以及与同级机关进行交流的作用;向上级机关呈报，用以汇报会议情况，以便得到上级机关对工作的指导;向同级机关发送，用以通报会议情况，以便得到同级机关的支持和配合;向下级机关发送，用以传达会议精神，以便下级机关贯彻执行。
会议纪要通常情况只印发到会的单位，视情况抄送有关的单位。为便于上级了解工作开展情况，也要抄报上级主管部门。
二、会议纪要的特点
(一)纪实性。会议纪要是根据会议的宗旨、议程、会议纪录、会议活动情况等有关材料综合整理出来的公文。在会议纪要中不能随间篡改会议的基本精神，不能擅自增加或册减会议的内容，不能随便更动与会者议定的事项，不能对会议达成的共识进行修改，也不需要对会议或会议的某项内容进行分析、评论。它要求如实地记载会议的基本情况，对会议存在的分歧意见和问题等，也要真实、概括地予以反映。会议纪要具有纪实性特点，因而具有历史凭证的作用和查考利用的价值。
(二)概括性。会议纪要不同于会议记录。会议记录是由专人把会议的基本情况如实记录下来的书面材料，会议纪要，是根据会议的中心议题、指导思想和议定事项，在会议记录所提供材料的基础上，经过概括、整理、提练、才能形成公文，所以，与会议记录相比，会议纪要能够更集中地反映会议的精神实质，具有高度的概括性。
(三)指导性。会议纪要有两项功能，一项是“记载”，一项是“传达”，并且通过“记载”去“传达”，它所记载、传达的会议情况和议定事项，是与会者及其组织领导者的共同意志的体现，是会议成果的结晶，集中反映了会议的精神实质，因而具有很强的指导性。
三、会议纪要的分类
根据会议性质不同，会议纪要可以分为办公会议纪要和专项会议纪要。
办公会议纪要是各级党政机关、企事业单位、社会团体召开的定期或不定期的工作会议形成的会议纪要。专项会议纪要是为研究专项问题而召开的会议所形成的会议纪要。
根据内容的不同，会议纪要分为专题型纪要和综合性纪要。这种内容的会议纪要比较普遍。
专题型纪要主要反映与会者就会议主要议题，在统一认识的基础上所形成的决定、决议。这种纪要多用于党委会议和机关的行政会议，或座谈会、研讨会等。
综合性纪要则侧重于全面概述会议基本情况，包括会议的议题、讨论情况、讨论结果等。这种会议纪要多用于领导集体办公会议等。
四、会议纪要的结构、内容和写法
会议纪要一般由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的写作要求如下：
(一)首部。这部分的主要项目是标题。有的会议纪要的首部还有成文时间等项目内容。
会议纪要的标题通常是由会议名称和文种构成的。如《全国城市爱国卫生现场经验交流会纪要》、《关于改革××局、××局管理体制的会议纪要》等。也有的由发文机关、会议名称和文种构成，如《××集团公司经理办公室会议纪要》。
成文时间即会议通过的时间或领导人签发的时间。一般在标题下居中位置用括号注明年、月、日。也有把成文时间写在尾部的署名下面。
(二)正文。公议纪要正文的结构由前言、主体和结尾三部分组成。
1、前言。首先概括交代会议的名称、时间、地点、主持人、主要议程、参加人员、会议形式以及会议主要的成果，然后用“现将这次会议研究的几个问题纪要如下：”或“现将会议主要精神纪要如下：”等语句转入下文。这项内容主要用以简述会议基本情况，所以文字必须十分简练。
2、主体。是会议纪要的核心内容，主要记载会议情况和会议结果。写作时要注意紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神，特别是会议形成的决定、决议，准确地表达清楚。对于会议上有争议的问题和不同意见，必须如实予以反映。
另外，在具体写法上，不同类型的会议纪要，写法也有不同。
决议型纪要，主要根据中心议题，着重把会议形成的决定、决议的具体内容一一表述清楚。
综合性纪要，主体内容则侧重于突击会议的指导思想，全面介绍会议的基本情况。
3、结尾。属于选择性项目。一般是向受文单位提出希望和要求。有的则没有这部分，主体内容写完，全文即告结束。
(三)尾部。包括署名和成文时间两项内容。
署名只用于办公会议纪要，写明召开会议的机关单位名称。一般会议纪要则不需要署名，不加盖公章。至于成文时间，如果在首部已注明，就不再写。
五、撰写会议纪要应注意的问题
撰写会议纪要应当注意的两个问题：一是概括要全面，要如实反映会议精神。不得随意取舍，不得以偏概全，不能是自己赞同的就多写，不赞同的就略写或不写。二是要具备一定的分析、综合能力和表达能力。这样，表述上才能做到重点突击，条理清晰，文字简练。
请 示
一、请示的概念
请示是下级机关向上级机关请求决断、指示、批示或批准事项所使用的呈批性公文。请示属于上行公文，其应用范围也比较广泛。
二、请示的特点
1、针对性。只有本机关单位权限范围内无法决定的重大事项，如机构设置、人事安排、重要决定、重大决策、项目安排等问题，以及在工作中遇到新问题、新情况或克服不了的困难，才可以用“请示”行文。请示上级机关给予指示、决断或答复、批准。所以请示的行文具有很强的针对性。
2、呈批性。请示是有针对性的上行文，上级机关对呈报的请示事项，无论同意与否，都必须给予明确的“批复”回文。
3、单一性。请示应一文一事，一般只写一个主送机关，即使需要同时送其他机关，也只能用抄送形式。
4、时效性。请示是针对本单位当前工作中出现的情况和问题，求得上级机关指示、批准的公文，如能够及时发出，就会使问题得到及时解决。
三、请示的分类
根据内容、性质的不同，请示分为以下三种：
1、请求指示性请示;
2、请求批准性请示;
3、请示批转性请示。
四、请示的结构、内容和写法
请示由首部、正文和尾部三部分组成，其各部分的格式、内容和写法要求如下：
1、首部。主要包括标题和主送机关两个项目内容。
(1)标题。请示的标题一般有两种构成形式：一种是由发文机关名称、事由和文种构成。如《××县人民政府关于××××××的请示》;另一种是由事和文种构成，如《关于开展春节拥军优属工作的请示》。
(2)主送机关。请示的主送机关是指负责受理和答复该文件的机关。每件请示只能写一个主送机关，不能多头请示。
2、正文。其结构一般由开头、主体和结语等部分组成。
(1)开头。主要交代请示的缘由。它是请示事项能否成立的前提条件，也是上级机关批复的根据。原因讲的客观、具体，理由讲的合理、充分、上级机关才好及时决断，予以有针对性的批复。
(2)主体。主要说明请求事项。它是向上级机关提出的具体请求，也是陈述缘由的目的所在。这部分内容要单一，只宜请求一件事。另外请示事项要写的具体、明确、条项清楚，以便上级机关给予明确批复。
(3)结语。应另起段，习惯用语一般有“当否，请批示”，“妥否，请批复”，“以上请示，请予审批”或“以上请示如无不妥，请批转各地区、各部门研究执行”等。
3、落款。一般包括署名和成文时间两个项目内容。标题写明发文机关的，这里可不再署名，但需加盖单位公章，成文时间××××年××月××日。
五、撰写请示应注意的问题
请示的写作首先要和“报告”文种相区别。在这个前提下，一要遵守“一文一事”的原则，主旨鲜明集中。二要做到材料真实，不要为了让上级领导批准而虚构情况，也不要因为没能认真调查而片面地摆情况，提问题;三要理由要充分，请示事项要明确、具体;四要语气要平实，恳切，以期引起上级的重视，既不能出言生硬，也不要低声下气，客客套套。
报 告
一、报告的概念
报告是机关单位向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，以及答复上级机关询问的陈述性公文。
报告属上行公文，应用相当广泛。它可以用于定期或不定期地向上级机关汇报工作，反映本部门，本单位贯彻执行各项方针、政策、批示的情况，反映实际工作中遇到的问题，为上级机关制定方针、政策或者作出决策、发指示提供依据;也可以用来向上级机关陈述意见，提出建议，如针对本地区、本单位、本部门带有普遍意义或倾向性的问题，提示解决的途径，为上级机关当好参谋;还可以用于答复上级机关的询问，使上级机关在全面掌握情况的基础上，准确、有效地指导工作。
但是，在日常公务活动中，一些行政机关单位尤其是企事业基层单位，往往把“报告”与“请示”相混淆。2000年8月20日，国务院关于发布《国家行政机关和公文处理办法》，明确地将“请示”和报告作为两类两种公文。
“报告”和“请示”是为数不多的上行文文种，是下级机关向上级机关呈报的公文。它们的区别在于：
1、性质不同。报告是陈述性公文;请示是呈批性公文。
2、行文目的不同。“报告”的目的在于汇报工作，反映情况，提出意见和建议，回答上级机关询问，以便上级机关了解本单位情况，从而有针对性地予以指导;而“请示”的目的，是为解决某一问题，请求某一问题，请求上级机关作出指示或予以批准。
3、行文时间不同。报告是在工作结束后或工作正在进行中行文。而请示则必须在事前行文，不得先斩后奏。
4、主送机关不同。报告的宗旨在于为上级机关提供信息，不是为了让其批复，因而允许多头主送。而请示是为向上级机关请求批示或批准的，只能写一个主送机关，不允许多头请示。
5、事项的多少不同。报告的事项可以是一件，如专题报告，也可以是多件，如综合报告。而请示的内容必须遵循“一文一事”的原则。
6、答复的形式不同。报告不要求上级机关回复。而请示则要求上级机关及时批复回文，给予明确答复。
二、报告的特点：
(一)行文的单向性。报告是下级机关向上级机关行文，旨在为上级机关提供情况，不需要受单位批复，属单向德文。
(二)表达的陈述性。报告用于汇报工作、反映情况。具体地陈述本部门、本单位贯彻执行各项方针、政策的情况，某一阶段做了哪些工作，怎样开展的，取得了哪些成绩，存在什么问题，表达手法是叙述和说明。
三、报告的分类
根据性质的不同，报告可分为综合报告和专题报告两种;根据时间期限的不同，可分为定期报告和不定期报告两种;根据内容不同，可分为工作报告、情况报告、建议报告、答复报告和递送报告等。需要说明的是，有些专业部门使用的报告文书，例如“调查报告”、“审计报告”、“咨询报告”、“立案报告”、“评估报告”等，虽然标题也有“报告二字，但其概念、性质和写作要求与行政公文中的报告不同，不属于行政公文范畴，不应与之混淆。
按内容划分的几种报告：
(一)工作报告。是向上级机关或重要会议汇报工作情况的报告。它主要用以总结工作，反映某一阶段、某个方面贯彻落实政策、法令、批示的情况。如国务院总理朱鎔基2001年3月5日在九届人大四次会议上所作《政府工作报告》，×××在××省××会议上所作的《计划生育工作报告》。
(二)情况报告。是指用于向上级反映工作中的重大情况、特殊情况和新动态等的报告。这种报告便于上级和机关根据下级情况，及时采取措施，指导工作。
(三)建议报告。是指根据工作中的情况动向和存在问题向上级机关提出具体建议、办法、方案的报告。
(四)答复报告。是针对上级机关向下级机关提出询问或要求，经过调查研究后所作的陈述情况或者回答问题的报告。
(五)递送报告。是以报告的形式，向上级呈报其他文件、物件的说明性公文。
四、报告的结构、内容和写法
报告一般由首部、正文和尾部组成，其各部分的格式、内容和写法要求如下：
(一)首部。主要包括标题和主送机关两个内容。
报告的标题常见的形式有两种，一种是由发文机关、事由和文种构成，如《××部关于××抗灾救灾工作情况的报告》;另一咱是由事由和文种构成，如《政府工作报告》等。
报告的主送机关可以是一个，也可以是几个。顶格写于文首、其后用冒号。
(二)正文。报告正文的结构一般由开头、主体和结语等部分组成。
1、开头。主要交代报告的缘由，概括说明报告的目的、意义或根据，然后用“现将××情况报告如下”一语转入下文。
2、主体。这是报告的核心部分，用来说明报告事项。它一般包括两方面内容：一是工作情况及问题;二是进一步开展工作的意见。
在不同类型的报告中，正文中报告事项的内容可以有所侧重。工作报告在总结情况的基础上，重点提出下一步工作安排意见，大多都采用序号、小标题区分层次。建议报告的重点应放在建议的内容上，也可以采用标序列述的方法。答复报告则根据真实、全面的情况，按照上级机关的询问和要求回答问题，陈述理由。递送报告，只需要写清楚报送的材料(文件、物件)的名称、数量即可。
3、结语。根据报告种类的不同一般都有不同的程式化用语，应另起段来写。工作报告和情况报告的结束语常用“特此报告”;建议报告常用“以上报告，如无不妥，请批转各地执行”;答复报告多用“专此报告”;递送报告则用“请审阅”“请收阅”等。
(三)尾部。一般包括署名和成文时间两项内容
关于署名，如果标题中有发文机关名称，这里不再署名。而一般情况下，要求在右下方署上机关单位或主要负责人姓名。之后，于其下写明年、月、日期，并加盖单位公章或主要负责人印章。
五、撰写报告应注意的问题
(一)严格使用文种，尤其应当注意不要与请求混用。报告事项不得夹带请示事项，否则会因“报告”不需批复而影响请示事项的处理和解决。
(二)材料要真实。向上级机关汇报工作应该本着实事求是的态度，如实汇报。无论是成绩还是失误，都应该全面、真实地反映，不能只报喜不报忧，也不能夸大和虚构。上报的公文应该在调查研究、全面掌握本单位情况的基础上撰写。
(三)主旨鲜明。报告的内容，一般涉及的面宽而且复杂，很容易写的篇幅较长而又重点不够突出，形成泛泛而谈。这就要求在撰写时，力求写的观点鲜明，条理清楚、简洁、深刻。
行政机关公文格式中常见问题及对策(2009-01-08 09:31:45)标签：杂谈
分类：工作日志
行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书。公文格式规范化，是办公自动化的客观要求，也是充分发挥公文作用，维护公文严肃性和权威性的必要条件。铁道部对铁路行政机关的公文格式有严格的规定和要求。本文针对实际工作中公文格式常出现的不规范现象进行了归纳分析，提出了相应的对策。
一、公文格式中常出现的不规范现象
1.发文字号标注不规范。在实际工作中，有些单位把机关的简称直接作为机关代字使用，致使文号太长。有的单位发文字号的年份用圆括号“()”括入，而不是用规范的六角括号“〔〕”。对于字号和字体，有的用小3号;有的用小标宋体字，有的用楷体，也有的用黑体。一些公文违反发文字号序号出现编虚位(即001)，出现“××函〔2007〕001号”等不规范格式。
2.文种使用不当。有的基层单位要求上级机关投资补助的上行文，应用“请示”文种错用为“报告”文种，无法得到上级机关的“批复”;有的单位将对下级单位的“批复”错用为“函”的文种。公文标题中错用文种，往往使公文失去其应有的严肃性。有的甚至严重影响行文的作用和效率。
3.公文标题不规范。有些部门有不规范的做法是：一是标题中滥用符号;二是在公文标题的拟制上，冗长繁琐。标题中使用了多种标点符号，较多的是使用顿号和书名号;标题中“事由”概括得不简要，转发(批转)性文件，标题照搬照抄，层层照转，一个词组套一个词组，冗长臃肿。
4.引用文号不规范。有些部门公文中，将其顺序前后倒置。有的先引文号后引标题，有的只引文号不引标题，有的只引标题不引文号。例如，“根据铁道部铁办〔2007〕12号文《关于×××的通知》”，其引用文号的方法就是不符合规定的，正确的引用方式应为“根据铁道部《关于×××的通知》(铁办〔2007〕12号)”。
5.结构层次序数使用不规范。公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。规范的结构层次序数要求，第一层为“
一、”，第二层为“
(一)”，第三层为“1.”，第四层为“⑴”。而在使用中常出现的问题：一是层次顺序颠倒，即下位序数与上位序数倒置;二是层次跳跃，或在“
(一)”、“⑴”后加顿号，写成“
(一)、”或“⑴、”等。
6.成文日期标识不规范。常出现的问题：一是标注位置太低或太高，以至于印章距正文太远或盖压正文;二是把拟文日期作为成文日期;三是把修改日期或送签日期作为成文日期;四是联合行文主办机关签发日期作为成文日期。
7.印章加盖不规范。印章是公文制发机关对公文负责的凭证，必须规范使用。但常出现不规范现象：一是印章加盖不符合要求，有的歪斜，有的盖在正文上;二是印章未居中下压成文时间，盖印距正文太远。印章正确的加盖位置：印章上弧距正文2mm—4mm。
8.附件标注不规范。一是附件和正文间隔或大或小;二是把被批转、转发、印发和发布、公布的内容作为附件处理;三是附件说明与附件的标题不一致，有的附件标题缩写;四是附件说明的顺序与附件的顺序不一致，有的附件的序号使用汉语数字标识，附件名称后加标点符号;五是附件跟附注区分不清，在印发文件时不管是附件还是附注全当作附件，导致关系的确认错误。
9.抄送机关标识不规范。抄送机关标识用来标识除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。有些公文抄送单位顺序不规范，未按照“主送应先路内后路外、抄送应先路外后路内”的规定标注。有些公文常出现“抄报”，顶格标识“抄送”，回行时与“抄送”对齐，最后一个名称后不加句号等不规范问题。
10.公文中的表格不规范。有些公文把表格的页码混同于文字页的页码放置，表格的单双页码表头排放随意。按规定，横排的表格单页码应置于表的左下角，双页码应置于表的左上角;表头单页码在订口一边，双页码在切口一边。但在实际工作中常常混淆。
11.版记不规范。一是没有版记。二是版记位置不对。三是在发布、批转、转发、印发或有附件的公文中，将版记置于一份公文的中间部位，即在印章之后，被发布、批转、转发、印发内容或附件之前，将一篇公文分成了两部分。四是无抄送单位时未将多余的黑色反线删除。五是印发机关、印发日期等项目都顶格打印，有的左空或大或少，印发日期或混同于成文日期，或用汉语数字标识。
12.发文机关标识不规范。有些单位发文机关标识不统一，不规范。有的单位用白纸制发公文，严重削弱了公文的权威性和严肃性。
二、影响公文格式规范的原因
1.思想认识不到位。一些公文办理人员对公文格式重要性的认识不够。公文处理人员在办理公文过程中责任心不强。对《办法》不熟悉，对公文格式规范化的意义和作用宣传力度不够。有些单位领导对公文的重要性认识不够或不了解公文处理的规范和要求。
2.公文审核程序不规范。有的业务部门把要求以上级机关的名义上报、下发的公文直接送上级机关的领导同志审批签发，而没有先送上级机关的文秘部门核稿后送签。“倒流”办理的公文，因为没有文书环节的登记，无法掌握公文运转的动态，影响办文效率，甚至会影响工作的开展。
3.人员素质有待提高。一些公文处理人员未经过系统的业务培训和学习，不懂公文格式，对公文处理方面的规章制度不太了解，对公文印制规则标准不熟悉，因此需要全面提高公文处理人员的整体素质。
三、规范公文格式的对策
1.加强领导，提高思想认识。各级领导和机关工作人员要加强对公文处理工作的领导，不仅明确分管领导，安排业务精、责任心强的文秘人员专职从事公文的审核，加强对审核人员的培养和使用并保持人员的相对稳定。各级领导还要带头学习公文处理知识并模范遵守，提高认识，增强做好公文格式规范化工作的自觉性。
2.健全制度，规范公文办理程序。在公文处理的各个环节都要把好关，从公文的拟稿、审核、签发、编号、校对、印刷等都必须建立严格的制度和规范，明确各环节的权限和责任。要有严格的公文处理流程，实现公文处理工作的规范化、制度化和科学化。
3.加强学习，提高公文处理人员素质。要加强公文处理人员的建设，注重理论学习，刻苦钻研，掌握必要的基础知识、精深的专业知识，熟悉公文处理方面的知识。培养熟悉公文处理规定，有理论素养、有文字功底的公文处理人员，保持公文处理人员的相对稳定性。办公室要设立公文处理和公文审核的专门岗位或专职人员，并有专门负责公文审核把关的人员。
4.加强督查，保证公文质量。上级机关要加强对下级机关和单位公文处理工作的指导和监督检查。制定严格的公文处理程序，在公文处理中做到多级审核，层层把关。加强对公文格式规范化的管理和指导，维护公文的严肃性和权威性。定期组织业务培训和学习交流，学习并借鉴好的经验和做法，开展研讨交流活动，提高公文处理人员的思想素质和业务水平。定期组织公文处理质量检查，并设立考核考评和定期通报制度，不断提高公文质量。
行政公文写作技巧(2009-01-08 09:28:46)标签：杂谈
分类：工作日志
行政公文，是公务文书的简称，是人类在治理社会、管理国家的公务实践中使用的具有法定权威和规范格式的
应用文。它是特殊规范化的文体，具有其它文体所没有的权威性，有法定的制作权限和确定的读者，有特定的
行文格式(注意：比模式更进一步)并有行文规则和办理办法。我国公文一律按照国务院办公厅1987年2月18
日发布、1993年11月修订的《国家行政机关公文处理办法》写作和办理。
公文写作的要求很高，尤其是要求起草者具有工作实践的基础，懂得工作中许多微妙的关节，而在具体起草中
要求较好的文字语言工夫。公文语言总的要求是庄重、平实、概括。公文语言功夫的核心是选词。选词一要根
据所反映的客观实际需要，二要符合明晰、确切、简练的标准，三要根据具体的语言环境， 为避免上下文重
复而选择不同的词语，注意文中所涉及对象和阅读对象。多用书面语和文书用语，少用形象和描绘性词语和口
语，不用方言土语，十分规范。
需要特别提出公文结构用语。一是开头用语，用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。如：为(了)、
关于、由于、对于、根据、按(遵、依)照、据、查、奉、兹等。二是结尾用语。如：为要(荷、盼)、是荷
、特此通知(报告、函告)等。三是过渡用语。如为(对、因、据)此、鉴于、总之、综上所述等。四是经办
用语。如：经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。五
是称谓用语。有第一人称：我、本;第二人称：你、贵;第三人称：该。等等。
国家行政公文有12类13种,即命令(令);议案;决定;指示;公告、通告;通知;通报;报告;请示;批复;
函;会议纪要。
公文主文结构，是指除了公文格式(外部组织形式即文头、主文和文尾及其各项设置)之外的公文核心部分。
这一部分的写作，是公文写作的难点。
一、 标题
1.规范式：三部分，即：发文机关+事由+文种
――用于重要、庄重的公务
2. 灵活式
A 二部分：一是发文机关+文种
(以上标题下可加时间)
二是事由+文种
三是“转发+始发机关及原通知标题”
B 一部分：只有文种
――常是不大重要的公务，带周知性
★带发文机关的标题下面如写发文时间，则须用括号，公务须是重大的、庄重的。文后不写落款及时间。
二、 正文
1.主送机关(面向机关全体人员或者社会群体的，公务是周知的、重大的，常常不写;注意工作实际中组织
关系)
2. 正文
A. 原由：一是依据：
# 情况：叙述时间、单位、地点、人物和事件等;常用“目前„”类时间状语 ;简介人物及事迹
#文件： 常用“根据„”;往往是一句话
# 意义：议论：常用“是„”
# 作用 ：常用“将使„”
二是目的：常用“为„”
原由部分可省略，或只省略依据、目的之一。
B 事项：(内容多而重要的分条列项即列出层义，或用小标题或用句子表达)
1.并列式。常见。一般写的是公务的横向的、静态的情况。各部分相互之间无紧密联系，独立性强，但共同为
说明主旨服务。能够省略某一部分。这种方法的好处是概括面广，条理性强。
并列式内容之间的序码可用数字式，也可用分段式;段中并列的内容可用数字、分号(;)，也可用句子并列
式。
要求重轻有序：重要的放在前边，依次类推。
2.递进式。一般写的是公务的纵向的动态的过程或者事理。各部分层层递进，每一部分也不可缺少，前后顺序
也不能颠倒。这种方法的好处是逻辑严密，能说明问题。
在一篇公文中，两种方法可以互相交叉，即以一种方法为主，在某一部分即某一层次中用另一种方法。
注意：自此以下常运用序码。顺序是
一、
(一)、
1、(1)共四层。
不重要内容分项可用分段甚至加分号(;)的形式。
C 结尾：(可以不要)常见有：
一是各文种专用语如：“请予批准”、“特此通知”等。
二是希望、号召类。
从12类13种行政公文中选择出3种社会生活中常用的模式化如下。
请示模式
第三篇：公文写作常识
一、公文的基本格式
公文格式是公文的各个部分在页面上的具体表现形式，也就是公文的外观形式。它是公文的权威性和严肃性在形式上的体现，对公文内容起着重要的保证作用。1996年5月，经中央批准，中央办公厅发布了《中国共产党机关公文处理条例》。《条例》规定，党的机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记等17项组成。
1.公文版头部分
公文的版头部分包括版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人等6项。位于公文首页上半部，约占整个页面的1/3，与公文主体部分用一条红色横线相隔。红线中间一般有一颗红星，表示与政府机关、军队机关公文的区别。
⑴ 版头。主要是两种形式：
一是发文机关全称或规范化简称加“文件”二字;
二是发文机关全称或规范化简称加括号标明文种，括号里填注“通知”、“报告”、“函”等。 均用套红大字居中印在公文首页上半部，通称“红头文件”，表示是机关的正式行文。下面留一定位置(备填注发文字号)，下加一条断开的红线，在红线断开处点缀五星衬托(小字头文件一般不用星线，只有一条红线即可)。例如：“中共中央文件”、“中国共产党中央委员会(批复)”等。联合行文，可用主办机关一家或并用联署机关的名称。 在公文版头使用方面 应注意的问题 是：
(1)版头中发文机关要使用全称或规范化简称，不要使用不规范化简称。如有个区的区委公文版头是“中共××市××区委员会文件”，“中共”是简称，“委员会”是全称，前简后繁，体例不统一，发文机关名称应改为“中国共产党××市××区委员会”或“中共××市××区委”。
(2)要注意版头上发文机关不要前后词意重复。这种情况多发生在一些工厂党委公文版头中，出现“中共××厂党委文件”字样。这里，“中共”是“中国共产党”的简称，“党委”即党的委员会。前后出现两个“党”字的词义，词意重复。应改为“中国共产党××厂委员会文件”或“××厂党委文件”为宜。两种式样中，第一种显得庄重些。
(3)联合行文使用版头要符合规定。联合行文一般用主办单位一家版头，也可并用几家版头。一般情况，主办机关应排在最前边。
(4)该用版头的一定要使用版头。公文使用不同版头，标志着公文的不同规格和严肃性。该用正式公文版头的一定要用。如，区委关于召开民主生活会情况向上级的报告，就应使用正式公文版头，不要用白头。
(5)下级公文版头用字不要大于上级公文版头用字。下级公文版头应小于上级公文版头，起码不能比上级的大。
⑵ 份号
份号是一件公文印刷份数的顺序号，标注于公文首页的左上角，一般用6位阿拉伯数字表示，例如“NO000015”。标识份号有利于秘书人员对公文的管理和利用，便于掌握公文的去向，有利于公文的分发、清退、查对、借阅和统计。特别是绝密公文，一定要标明份号。发文机关在发文时，一般在一定的时间内，发往某一单位的同类公文的份号都是相对固定的。 在这方面， 应注意的问题 主要有两个方面：
(1)该标印的一定要标印。有的单位的一些公文，注明是绝密，但无文件份号，不利于加强对文件的控制，出了问题不便查清责任。 (2)标印位置要正确。《中国共产党机关公文处理条例》规定“标注在公文的左上角”，应按中办“条例”的规定办。
⑶ 密级
密级就是公文的秘密等级。按照保密法规定，密级公文分为“绝密、机密、秘密”三个等级。它标注于份号下方位置。按照国家保密局关于《国家秘密文件、资料和其他物品标志的规定》，应当在密级后注明保密期限，如“机密××年”。考虑到党的机关公文涉及的内容很广泛，其保密期限较难准确确定，因此，在《条例》中未提到保密期限问题。发文机关在发文时，若要确定保密期限，应按保密局规定标注;若未标保密期限，则按《条例》第三十七条“公文密级的变更和解除由发文机关或其上级机关决定”的规定执行。 关于这个方面，应注意的问题：
(1)该标注密级的一定要标注，未涉及秘密内容的就不要标注。
(2)秘密事项不要使用明传电报传送。使用明传电报，必须是不涉及秘密事项的文件、材料。有秘密事项的公文、材料，也不要通过邮局发送。秘密公文、材料的传递必须通过机要通信局。
⑷ 紧急程度
紧急程度是对公文送达和办理时间的要求，紧急文件分别标明“特急”、“加急”;紧急电报应分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。在实际工作中，电报或电传件一般都是比较紧急的，均需按要求标明紧急程度，具体位置按有关电报格式的规定标注。文件除个别情况外，一般不标紧急程度，《条例》也没有对文件上紧急程度的标注位置作具体规定。若有的文件确很紧急，可在文件上盖“特急”或“加急”章，也可在文件上挂“特急”或“加急”条，写明办理的时限要求，还可在装文件的信封或文件包上标明具体送达的时限要求。总之，要确保紧急公文的及时传递和处理。但对于不急的公文切不可滥加紧急标识，避免影响真正急件的及时处理。
⑸ 发文字号
发文字号是机关制发公文的编号，由机关代字、发文和发文顺序号三部分组成，缺一不可。机关代字要求准确、规范、无歧义、易识别，并固定使用。例如，中共中央文件的代字用“中发”，中共中央办公厅文件的代字用“中办发”等。发文要用全称，如“2002”，不能简写为“02”，并用“[ ]”括起来。发文字号一般标注在红色横线之上居中位置。若标注签发人，发文字号则标注在红色横线之上左方位置，签发人则标注于红色横线之上右方位置。联系某一具体事务用函行文时，用印有单位规范名称的信笺纸，发文字号则标注于版头红色横线右下方位置。需要注意的是，上行文必须要用“呈”字，不能用其它文号，包括报告、请示等，还必须标注签发人。
⑹ 签发人
《条例》规定，上报公文应当在发文字号右侧标注签发人姓名。这主要是强调领导负责制，体现了公文的严肃性和领导人对公文的负责性。机关领导人应当对本机关的发文负责，严格把关，确保公文质量。特别是向上级机关请示、报告工作的公文标明签发人，有助于上级机关了解情况，便于审阅。标注签发人应注意三点： (1)只标姓名，不标职务。
(2)联合行文，要标明联署单位签发人姓名，不能只标其中一个单位的签发人。 (3)签发人姓名后不必加“已阅”等字样。 (4)字体要用黑体字
2.公文主体部分
包括公文标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章等7项。
1、标题。标题是公文内容的高度概括，具有画龙点睛的作用。它一般由发文机关名称、公文主题(事由)和文种三部分组成。如《中共中央关于加快农业发展若干问题的决定》，就是由发文机关名称“中共中央”、公文主题“加快农业发展若干问题”和文种“决定”这三部分组成的。有时也有省略发文机关名称的情况。公文标题，有助于人们对公文的制发机关、内容、性质有一个简要的
了解，便于公文的登记、办理、立卷以至于编研、查考。因此，公文标题一定要准确、鲜明、简练，既能概括公文的主要内容，点出公文的中心思想，又要选准文种。切忌使用新闻标题，或只写文种，或是太长。公文标题位于发文字号和红线下方，居中排列。一般不用标点符号(引号除外)。要求排列整齐、美观，同时注意词组、单位名称间的关系，还要注意字体大小的选择，一般用二号字。在公文标题的标印上，要注意如下四个方面的问题。
(1)公文一定要有标题。没有标题的公文不符合规范化的要求。目前常见的一些无标题公文多属于文件较短，而且又都是信函之类。但严格要求，还是加上为好。
(2)标题中成份不可残缺。标题中，三个组成部分缺任何一个都是不规范的。有的公文只写发文机关名称和文种两项，如“中共××省委通知”;有的甚至只有文种一项。这种情况除了公文很短(如仅有一个页码)还勉强可以外，其他都应把三部分写全。文种是无论如何不能省略的。
(3)标题中不能同时出现“请示”与“报告”字样。如《关于建议在今年“七一”前后在全省广泛开展地方党史宣讲活动的请示报告》，从文种上看，既有请示，又有报告，这种情况实际上是篇请示，应删去“报告”二字。
2、主送机关。即主要受理公文的机关，也称公文上款。它负有对公文内容进行了解、答复或贯彻执行的责任。除决议、决定、通报、公报及会议纪要等以外，都应当在标题之下、正文之上顶格注明主送机关。主送机关名称应当用全称或规范化简称，或同类型机关的统称。如“中国共产党新疆维吾尔自治区委员会”可简称为“新疆区党委”;北京、上海、天津、河北等全部省、自治区、直辖市党委可统称为“各省、自治区、直辖市党委”。需要注意的是：
(1)使用简称要规范、准确;使用统称，包括的地区、部门、单位要齐全，称谓要准确。 (2)不能不写主送机关。否则，就不知谁是公文的办理单位。主送机关的位置要正确。 (3)省略主送机关的方式要正确使用。按照公文处理条例，“决定”、“决议”、“纪要”、“意见”之类的公文，可省略抬头，但文尾必须注明公文的发送范围。有的公文使用了这类文种，按规定省却了抬头，可文尾却未注明发送范围，不知公文发到哪里，影响公文的贯彻落实。有的在文后标注发送范围的地方距正文太远，这都是不规范的，应在正文后空一行的位置标注。有的在此件发至后加上了冒号，这是不对的。
(4)行文主送机关使用要符合要求。要注意行文规则。有的县委单家发文，主送机关包括了乡镇政府，有的市直部门发文发送单位是各县(市)区委，这都是不符合要求的。部门向下发文只能向对应的下级部门发文，不能向一级党委或政府发文。上行文主报单位应是一个(联合行文可报对应的上级机关)，如需让另一个上级机关知道，可采用“抄报”或“并报”方式，即在抬头上写清“并报×××”，或在主题词之后写清“抄报×××”。
3、正文。正文即表述公文的内容。它是公文的主体和核心所在，位于主送机关下方。每段的首行要空二个字的位置。一般来讲，首页要有两行以上的正文。末页若无正文，只有落款，为维护公文的完整性，避免出现问题，应在末页第2行注明“(此页无正文)”。在具体操作中，尽量避免出现“此页无正文”的情况。关于正文的字体，过去我们要求除大标题外一律用仿宋体。从去年开始，中央、省都将二级标题改成了黑体字，我市也改过来了，允许有字体变化，这样更醒目些。
4、附件。是正文的补充材料或参考材料。公文若带附件，应当在正文之后、落款之前写明附件的名称，并与主件装订在一起。有的单位在行文时，把附件名称放在落款之后，或者没有注明附件，或者主件附件分开分送，且份数不一致，这都是不规范的，也不便于公文的处理。请示件的附件要完整。凡是请示中涉及到的有关材料均应附上，以便承办部门办理，提高办文速度。凡印发规章和批转有关部门的报告等印发件，其中的“规章”和“报告”不属附件，而是主件的一部分，此种“规章”和“报告”的内容应视为正文。
5、发文机关署名。发文机关署名应当用发文机关的全称或规范化简称，标注于正文右下方位置。党的机关公文一般以机关名义署名，特殊情况需要由机关领导人署名的，应当写明职务。需要注意的是凡有主送单位的公文必须有落款，即发文机关署名。不能以标题中的发文机关代替落款。落款
署名还要与标题中的发文机关一致，不能上下不一。
6、成文日期。成文日期一般署领导人签发日期或者会议通过日期。联合发文，则以联署机关最后的一个签发日期为准。成文日期要完整地写明年月日，标于发文机关署名右下方，低两格。会议纪要、决议、决定、条例、规定等不标注主送机关的公文，成文日期加括号标注于标题下方居中位置。有的单位这类公文没有成文日期，有的成文日期放在文后，这很不规范。特提电报要写明具体时间。需要注意的是党的机关公文成文日期要用阿拉伯数字，不能用汉字，这与政府公文有所不同。
7、印章。公文加盖印章是发文机关对公文生效负责的凭证。根据党的机关公文的特点，除普发性有固定格式的“红头文件”和会议纪要外，一般应加盖发文机关印章。特别是请示件等上行文，一定要加盖印章。印章要端正、清晰，盖在发文日期中间偏上位置，上不压正文，下不压日期。
3.公文文尾部分
文尾部分，是指公文末页的尾部。它包括印发传达范围、主题词、抄送机关和印制版记等四项。
1、印发传达范围。要根据公文内容、密级和工作需要确定。一般普发性公文需在成文日期的左下方标注印发传达范围。标注印发传达范围，要注意表述准确。“此件发至县、团”与“此件发至县、团级”，一字之差，所指范围不同。对于一些特殊件，印发、传达范围以及传达的时限、保密要求等都要标注清楚。大部分公文只需标注主送、抄送单位，不必标注印发传达范围 。
2、主题词。公文标注主题词是为适应办公自动化的需要，方便公文检索和信息处理而开展的一项工作。《条例》规定，“主题词按上级机关的要求和《公文主题词表》进行标注，位于抄送机关上方”。主题词与抄送机关之间用横线相隔。党的机关公文标注主题词要准确反映公文主题，以达到便于检索和利用的目的。需要注意的是，标注主题词要尽量用《公文主题词表》里的词，确实无法表述准确的可以自造，后面加△。
3、抄送机关。抄送机关是指除主送机关以外需要告知公文内容的上级、平级、下级及不相隶属机关。抄送机关标注于主题词下方、印制版记上方位置。抄送机关与印制版记之间用横线相隔。公文的抄送范围应当严格按工作需要和保密要求确定。抄送单位的排列顺序一般按机关性质和隶属关系掌握。
在公文标注抄送范围上，要注意以下问题：
(1)不要漏抄漏送。根据行文规则，越级行文应同时抄报(或抄发)越过的机关。也就是说，上级机关越级向下行文(如省委直接向县委行文)应抄发越过的行文对象的直接上级机关，下级机关越级向上行文(如县委直接向省委行文)应抄报越过的直接上级机关。如一个县的县委、县政府《关于改变计划生育落后面貌的报告》，直接报送了省委、省政府，却没有抄报市委、市政府，是违反行文规则的。
(2)不要滥抄滥送。公文的抄送范围必须准确确定，严加控制。
(3)不能既对组织又对个人。按照公文处理规定，公文“不要直接送领导者个人”。可一些地方将公文直接送领导者个人的现象很普遍，凡发文都要抄报主管书记、市长。这是不符合行文规则的。 (4)“抄”字不应省略。有一些地方的公文将抄报、抄送、抄发中的“抄”字省略，成了“报、送、发”，以致弄不清是主送还是抄送。所以，“抄”字是不应省略的。
4、印制版记。印制版记也叫印发说明，它包括公文印发机关名称、印发日期和份数。印发机关名称和日期位于公文末页下端同一行的两端，份数加括号标注于印发日期下方，此两行之间用横线相隔。印制版记表示印刷机关对公文的印制负责，同时便于查考。如翻印，则要在印发机关名称和印发日期下方标注翻印机关名称、翻印日期和翻印份数。 各级各部门机关公文用纸现在一律改用国际标准A4型。
二、公文的种类及常用文种的撰写
所谓公文种类，一般是指公文制发机关根据公文的内容、性质和所承担的任务而确定的行文形式和名称。党的机关公文的分类，《条例》规定，主要有14种，即：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。平常我们用的没有这么多，最常用的也就是通知、通报、报告、请示、批复、会议纪要这几种。
一、通 知
通知，是用来传达上级的指示，发布行政法规和规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项时所使用的一种文体。 通知，在各级党政机关、人民团体和厂(矿)企事业等单位的公务活动中使用比较广泛。因为这种文体适用性比较强、形式灵活、简便、多样，所以使用频率较高，是用的最多的一种公文。通知可分为几种类型，如：指示性通知、批示性通知、会议性通知、任免通知、一般性通知等等。
1、指示性通知
一般来说，上级机关需要对下级机关或所属单位下达指示，而内容又不适于用“命令”或“指示”等文种发布的，便发布指示性通知。这类通知的内容只是传达某项具体指示，没有附件。
撰写指示性通知要注意以下几点：
(1)一般来说，指示性通知针对性和政策性要强。开头部分要写通知缘由，一般应交待出发布通知的背景、目的、理由等，以便为下文进一步提出通知事项作好铺垫。用语要简洁、明确，文字不宜过多，然后用过渡语“现通知如下”、“现将有关事项通知如下”、“为此，特作如下通知”等，后用冒号，并启下文，写通知的事项。
(2)通知事项是指示性通知撰写的主干。它是受文单位执行的依据，因此，要明确、具体地交待出应知和应办的事项，即工作的任务和要求，切忌含混笼统。在结构安排上，一般采用分条列项式写法，用序号标明层次。要做到条理清晰，便于下级领会和执行。
(3)为了防止政策规定矛盾，有的指示性通知结束语中常写有“凡与本规定有抵触的，按本规定执行”等语。
2、批示性通知
批示性通知包括三种情形：一是用于批转下级机关公文，通称“批转性通知”;二是用于转发上级机关，同级机关和不相隶机关的公文，通称“转发性通知”;三是印发有关的文件材料，如领导人讲话、本机关的工作计划和工作总结等，通称“印发性通知”。这类通知的后面均附有被批转、转发、印发的原文。
批示性通知的正文一般应载明三层内容：一是写明对被批转、转发、印发文件的评价性意见或态度，措词要适度、中肯，语气要肯定;如“现将《全国妇幼卫生工作会议纪要》转发给你们，请参照执行”。
二是指明通知事项的意义，也就是阐述批转、转发、印发该文件的必要性和重要性 三是提出具体的贯彻执行的意见或要求。
3、会议性通知
会议通知主要是通知与会的有关单位了解会议的名称、主持单位、召开会议的目的、会议的内容、开会的时间、天数及参加人员，报到日期和地点，是否需要带文件、材料等，以便做好准备。为了安排好会务工作，有的会议通知还要求提前报告参加会议的人员名单(包括性别、职务)、乘坐的交通工具等情况。若是召开表彰性会议的通知，还要写明评选劳模或先进人物的范围、条件、方法、
名额和组织领导等有关事宜。会议性通知比较好写，关键是要认真、细致、周全，不出现漏洞。会议的内容如果保密，通知中可不写开会的内容和讨论的议题。
4、任免通知
上级机关任免下级机关的领导人，或上级机关的有关任免事项需要下属单位知道时，要印发任免通知。
5、一般性通知 一般性通知，是要某些单位办理某项事宜或告知其某些事情时所用的一种通知。用这种通知形式比较多，如：关于庆祝某一个节日，举行某种纪念活动安排的通知，成立、调整、撤销某个机构的通知，调整某一个领导小组成员的通知，启用某某单位印章的通知，请下级机关报送有关材料的通知等等。
二、通 报
通报，是党政机关和社会团体用于表彰先进、批评错误，传达重要情况时使用的一种公文，这种公文、多数是属于上级机关为了使下级机关知道某一方面工作的经验、教训或重要情况而印发的。它对于沟通信息，互通情况，学习经验，吸取教训，改进工作很有益处。
通报一般由以下几部分组成：
(一) 标题
标题构成方式主要有两种，一是完整式，即包括发文机关名称、事由和文种三个要素。这种形式的标题最为多见，如《中央纪律检查委员会关于不准干扰大学毕业生分配工作的通报》等;二是省略式，即由“事由和文种”两要素构成，如《关于连续发生重大火灾情况的通报》等。
(二) 通报缘由
这部分是通报正文写作的引言，是全篇内容的总括。具体而言，表彰性和批评性通报一般应写明时间、有关单位和人员、主要事项、结果等要素，同时还要亮明发文机关的基本观点或态度。通报缘由要起到提纲挚领的作用。需要说明的是，有些表彰性通报，往往省略这部分，即行文开篇就进入通报事项的叙述，给人以单刀直入，简炼明快的感觉。传达性通报，如是传达重要精神的，则应着重写明其来源和基本内容。究竟是什么时间，由哪个上级机关下达了什么重要精神?对此均要准确、概括的予以载明。如系传达重要情况的，则应写明该情况发生的时间、地点、涉及的范围、问题的性质及影响等方面的内容。这部分的结尾处，通常用过渡语“特通报如下”等开启下文。
(三) 通报事项
这部分是通报写作的主体和核心，也是发文机关赖以提出有关希望或要求的基础和凭据。因此，要写得准确、具体、完整，将通报的基本内容如实交待清楚。具体来讲表扬和批评性通报应主要载明事件发生的时间、地点、涉及的单位和人员、大致过程、主要情节、结果和影响等诸项要素。要在通报缘由的基础上进一步展开，使之更加具体和深化。
(四) 处理意见
这部分是通报写作的精要之笔。它是指对有关单位或人员的具体表彰或处分意见，或对有关精神或情况的处理意见。用语要简明精炼。表彰性通报，一般应写明经哪级组织批准，决定授予什么荣誉称号，给予怎样的物质奖励，等等;批评性通报应写明给予何种惩处。传达性通报往往不单独写这部分，而与下文“希望或要求”合并写。
(五) 原因分析
传达性通报一般没有这层内容。就表彰性和批评性通报而言，“原因分析”是不可缺少的重要组成部分。它要在通报事项及处理决定的基础上，作进一步的分析和评价，揭示问题的实质，概括出可
资借鉴的经验或应当吸取的教训。表彰性通报应着重说明主体行为的非偶然性，也就是其先进行为决不是一时冲动，头脑发热，不是一蹴而就的闪电行动，而是平时注重修养，严格要求自己的结果;批评性通报也要深入挖掘问题的实质，要切中要害，一针见血。
(六) 通报希望或要求
这部分是前述内容的自然延伸，也是制发通报的目的和归宿所在。要紧密结合被表彰或被批评的事件行为，以及传达的某一重要精神或情况，透过表面现象，挖掘其深层含义，进而提出具有普遍指导和教育意义的希望或要求。
(七)结尾
一是制发通报的机关名称，二是制发日期。
三、请 示
请示是下级机关向主管上级机关或业务主管部门，对某项工作或问题请求指示，要求给予答复或审核批准以及请求帮助解决工作困难时所使用的一种公文。从日常行文情况看，常用请示这种文种的主要有以下几种情况：
一是本机关职权范围内不能决定而必须经上级主管部门批准的，以及上级主管部门明确规定必须请示批准的问题;
二是对现行方针、政策、法令、规章、制度不甚了解，有待上级主管部门明确答复才能办理的问题; 三是工作中出现了新情况、新问题，而无章可循或者按原规定难以处理的问题;四是因事情重大，为防止处理不当，需请示上级审批的事项等。
那么，如何撰写请示，有这么几点要把握：
1、拟好标题。标题一般由发文单位、请示事项和文种名称所构成。如“中共桥东区委关于召开第三次党代表大会的请示”。其中，发文单位是“中共桥东区委”，请示事项是“关于召开第三次党代表大会”，文种是“请示”。这份请示的标题写得简单明确，使人一看，就知道请示的是什么问题。
2、写好正文。正文，要详细、准确地写明请示的理由，同时要提出本单位对解决这一问题的意见。但要注意文字的简洁，以说明问题为止。对请示的问题，有的还可以提出几个方案，供上级领导机关决策参考。所提意见要有根有据，所提几个方案，要加以分析、比较，说明利弊以及本单位的倾向意见。如“桥东区委关于召开第三次党代表大会的请示”，要写明召开党代表大会的理由，拟召开时间，区党代表的名额分配，大会拟审议通过的事项，需要市委解决的问题等等内容，要写得详细、准确，但文字要简洁，能说明问题就行。
3、收好尾。请示的结尾，要具体提出对上级的希望和要求。提要求适当，提建议要合理，行文的语气应当诚恳而谦和，迫切而不躁。常用语如：“妥否、请批示”、“以上意见如无不当，请批准”、“以上意见当否，请批复”、“此意见如可行，请批转„„执行”等等。
4、请示要一文一事。不能在一份请示中，请示几个问题，否则，不便于上级领导机关及时答复，甚至容易出现漏批现象。
5、请示和报告不要混在一起写，请示就是请示，报告就是报告。请示虽然有报告事项的性质，但与报告是不同的。两者的区别在于，“请示”一般都需要上级机关答复，也就是需要上级机关表态，于是就同下行文中的批复等构成了相照应的关系;报告则是不需要上级机关答复的。需要注意的是，下级机关只能按照隶属关系向直接的主管机关发文请示，不得向无隶属关系的机关发文请示。因为只有具有直接隶属关系的直接主管的上级机关，才有批复的资格和权力。如，去年，我市向国家新闻出版总署一个请求事项，想成立西柏坡出版社，起草时用的是出版局的名义，后来为提高规格，
改用市委、市政府两家的名义，市委办公厅法规处在核文时感觉不符合行文规范要求，建议改成了发“函”，因为国家新闻出版总署不是我们的直接上级机关。另外，也不能写多头请示或者越级请示，否则既不便于文书处理，又不便于上级答复问题，有时容易误事。
6、请示性文稿，要经单位主管领导签发后行文，如果同一件事情几个单位联名向上请示，所有单位要搞会签，以示负责。在行文时用“呈”字文，并标明“签发人”，这是有规范要求的。
四、报 告
报告，是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况和问题、提出建议以及回复上级机关的查询或交办事项时使用的一种陈述性公文。这个文种种类比较多，在党政机关中常用的有专题报告、综合报告、总结报告等。在通常情况下，下级机关应主动向上级机关写报告，反映情况;有时，上级机关专门要求下级机关就某一个问题写出报告。这样，上级机关通过下级机关报上来的各种报告，可以了解情况，掌握动态，发现问题，总结经验。通过对下级情况的综合分析，又可以作为制定政策，部署工作的重要依据。
建议性的专题报告必须经过调查研究，既有定性分析，又要有定量分析，充分说理，言之有物，这样才能使人信服。专题性报告速度要快、内容要专、情况要实、篇幅要短。
写综合报告和总结报告，在通常情况下，这两种报告的内容可分为情况、经验、问题、今后意见几部分。但是必须突出重点，不能眉毛胡子一把抓。同时，也必须搞好定性和定量的综合分析，并注意各方面的关系。
由于各种报告内容的侧重点不同，在写法上往往有所差异，但其写作模式基本相同。大体包括这几个部分：
1、标题。
2、报告引据。
3、报告事项。
4、结尾。我们重点就报告的正文也就是“报告引据”和“报告事项”这两部分向大家介绍一下。 报告引据是报告正文的开头。它要用简明扼要的语句交待出全文的主要内容或基本情况，也可陈述有关的背景或缘由。要做到开门见山，落笔入题。然后用过渡语“现将有关情况报告如下”，“为此，特做如下报告”等开启下文。
接着要写报告事项。这部分是报告正文的主体和核心。撰写时要紧紧围绕行文的目的和主旨进行陈述，如是汇报工作，则应首先写明工作的基本情况，其次写明主要做法和成绩，包括采取的办法，措施以及由此带来的直接效果等，最后写明还存在什么问题以及今后的工作设想。在内容布局上，一般将第二层次详写，第三层次略写。如是反映问题，则应首选对所要反映的问题或情况作一概述。然后集中分析产生问题的原因，最后提出解决意见和办法。如是答复上级机关的询问和要求，应首先扼要叙述上级机关交办的事项或任务，然后写明处理的大致过程，包括采取的办法或措施，处理中遇到的问题及需要进一步陈述的事项等，最后交代处理结果，同时征询上级机关对处理结果的意见。
结尾和请示不同，多用“以上报告如有不妥，请指示”、“特此报告”等字样。
五、批 复 批复，是上级机关答复下级机关请示事项时使用的一种公文。批复是直接对下级请示事项作出的答复，具有一定的指导性。虽然面不宽，但使用频率也是比较高的。 批复的正文一般由引语、主体和结尾三部分组成。
1、引语。引语是批复开始的第一段或第一名话，这是批复的根据。通常要写清楚方面的问题：一是接到下级机关事项的日期，请示的问题或文号;二是简要引述来文所请示的事项。一般情况下，引语只要说明下级有关请示已经“收到”、“收悉”即可但也可以在引述来文的事项之后，表明批复者的态度。如“经研究，同意„„„”或“经研究，答复如下”成为由引语到主体的过渡语。
2、主体。这是批复的中心内容。要根据党和国家的方针政策、法律、法令、规章、制度和实际情况，对请示中提出的问题，作出恰当的明确的答复。内容简单的只表明同意或不同意;应该和不应该。内容复杂的，除表明同意或不同意的态度之外，还要说明同意或不同意的理由。也可同时指出
如何才能保证批复事项的完成，或如何防止某些问题的出现。
3、结尾。批复的结尾比较简单。一般只需在正文下另起一行写出“特此批复”、“此复”即可，不用标点符号。
批复要注意以下三点：
一是一请示，一批复。因为批复是针对下级机关请示事项的，请示本身要求一文一事。所以，批复也要一请示一批复，突出针对性。 二是观点鲜明，态度肯定。“同意”、“不同意”，“不予准许”或“缓办”，要当行则行，当止则止，明确表态，切忌含糊其辞，模棱两可。 三是文字要简炼。
六、会议纪要 会议纪要，是用准确而精炼的语言综合记叙重要会议的主要精神和议定事项，要求有关方面或下级机关共同遵守和执行的纪实性、指导性公文。会议纪要的用途主要是传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守和执行。同时，又可以作为一个机关或单位召开重要会议时研究、议定重大事项的历史记载。
会议纪要主要有两种类型：
一种是某些部门或战线召开工作会议所形成的工作会议纪要
另一种是党政机关领导班子开会，集体讨论研究某些重大问题所形成的例行会议纪要，如：书记办公会议纪要、常委办公会议纪要，等等。
撰写工作会议纪要比撰写例行会议纪要要求更高，难度更大。这主要是因为工作会议纪要经过领导机关审核批准后，一般多以公文形式下发，要求有关单位执行。
撰写工作会议纪要，应当注意以下几点：
1、一般来说，开头写会议概况和基本估计，然后转入正文。
2、工作会议纪要的正文内容，要根据会议的宗旨和议定的重要事项，用准确而精练的语言综合记叙出议事要点。要求重点突出，观点鲜明，是非分明，对有争议的问题要表明态度。
3、撰写工作会议纪要，提炼和概括议事要点要完整，论述和判断要准确;要分层次、有条理的叙述，避免杂乱无章、前后矛盾。
4、文字要简练，开门见山，不讲套话、空话。
5、工作会议纪要的内容限于会议议定的事项，会上没有涉及的内容不能写上。
三、撰写公文要注意行文关系
行文关系，是指发文机关与收文机关之间的关系。各级党政机关、各个业务部门、各个单位的行文关系，是根据各自的隶属关系和职权范围确定的。在各级党政机关及其所属业务部门的公务活动中，理顺行文关系，按照正确的行文关系发文，对正确行使自己的职权，提高工作效率有着重要意义。行文关系混乱，必然影响正常的工作程序，以致造成工作的失误。因此，各级党政机关及其所属业务部门的领导同志和秘书工作人员，在制发和签批公文时，应当按照正常的行文关系办事，保证上下级之间、部门之间的正确行文。
正确的行文关系应当遵循以下几条原则：
(一)下级机关应按照直接的隶属关系行文，一般不能越级行文。如遇特殊情况或紧急事宜必须越级向上行文时，必须抄报发文机关的直接上级机关。
(二)党委与政府之间，党组与行政部门之间不能互相行文。
(三)党委或政府机关各自所属的各个业务部门在自己的职权范围内，可以互相行文，平行单位之间或不相隶属的单位之间一般只能发平行文。
(四)业务上下对口的单位可以在业务管辖范围内互相行文;“条条”一般不对“块块”下指示、作规定。
(五)同级部门或单位可以联合行文。但主办单位要主动与有关单位协商，不得自作主张，强加于人。
(六)特殊情况下，上级机关可以越级向下级行文，同时抄送收文机关的直接上级机关。
此外，理顺行文关系还应注意下面三个问题。
第一，上级业务部门可以根据本级党政机关领导授权，答复下级党政领导机关的请示。否则，不可随意向下级党政领导机关发号施令。 第二，上级党政领导机关的办公厅(室)向下级党政领导机关部署工作，下达通知，转发上级指示，批转重要规定和印发领导讲话时，必须在批语或按语中注明“经某某党政机关或领导批准(同意)”等语，以示负责。
第三，上级机关向下级机关的重要行文，应抄报发文机关的直接上级机关
第四篇：公文写作常识
(一)
2009-11-25 09:30写作基础知识
主题是文章的统帅和纲领，是文章的核心;主题源于材料，主题不能先行，必须从实际出发，从材料中引出主题。实用文体主题的表现表式主要有：①直接阐述;②单一集中;③以意役法;④片言居要;⑤善用标题。
文章结构安排的环节主要包括：选择角度;设置线索;安排层次;划分段落;设计开头与结尾;处理过渡和照应等。文章的结构应达到严谨(严密精细，无懈可击)、自然(顺理成章，开阖自如)、完整(匀称饱满，首尾圆合)、统一(和谐一致，通篇一贯，决不相互抵触，自相矛盾)
文章常用的表达方法有叙述、描写、议论、说明，其中议论的方法又可具体分为：①例证法;②喻证法;③类比法;④对比法;⑤反驳法;⑥归谬法。
语言运用的基本要求：合体、得体，准确、顺达，简洁、明快，生动、有力。
2、公文的特点和种类
公文，也称公务文件，是在社会活动中直接形成和使用的具有规范体式和法定效用的信息记录，其区别于图书、情报、资料等事物的个性点主要有：①由法定作者制发;②具有法定的现实执行效用;③具有规范的体式;④履行法定的程序。 根据不同的标准，公文可从不同角度进行如下分类：
(1)根据形成和作用的公务活动领域，公文可分为通用公文和专用公文两类。
(2)根据内容涉及国家秘密的程度，公文可分为对外公开、限国内公开、内部使用、秘密、机密、绝密六类
(3)根据行文方向，公文可分为上行文、下行文、平行文三类。
(4)根据内容的性质，公文可分为规范性、领导指导性、公布性、陈述呈请性、商洽性、证明性公文。
(5)根据处理时限的要求，公文可分为平件、急件、特急件三类。
(6)根据来源，在一个机关内部可将公文分为收文、发文两类。
3、政府系统的通用公文文种
(1)规范性文件
条例。用于对某一方面的行政工作作全面、系统的规定，国务院各部门和地方人民政府的规章不得称“条例”。
规定。用于对某一方面的行政工作作部分的规定。
办法。用于对某一项行政工作作比较具体的规定。
(2)领导指导性文件
命令(令)。用于依照有关法律规定发布行政法规和规章;宣布旅行重大强制性行政措施;奖惩有关人员;撤销下级机关不适当的决定。
决定。用于对重要事项或重大行动作出安排。
指示。用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。
批复。用于答复下级机关的请示事项。
通知。用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文;发布规章;传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项;任免和聘用干部。
通报。用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。
(3)公布性文件
公告。用于向国内外宣布重要事项或法定事项。
通告。用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
(4)陈述呈请性文件
议案。用于各级人民政府按法律程序向同级人民代表大会或其常务委员会提请审议事项。
请示。用于向上级机关请求指示、批准。
报告。用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。
调查报告。用于反映调查研究的成果，揭示事物的真相与规律。
(5)商洽性文件
函。用于不相隶属机关之间商洽工答、询问和答复问题;向有关主管部门请求批准等。
(6)会议文件
会议纪要。用于记载和传达会议情况和议定事项。
4、党政机关的通用公文文体
(1)规范性文件
条例。用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。 规定。用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
(2)领导指导性文件
决议。用于经会议讨论通过的重要决策事项。
决定。用于对重要事项作出决策和安排。
指示。用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。
意见。对于重要问题提出见解和处理办法。
通知。用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。
通报。用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。
批复。用于答复下级机关的请示。
(3)公布性文件
公报。用于公开发布重要决定或者重大事件。
(4)陈述呈请情文件
报告。用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。 请示。用于向上级机关请求指示、批准。
(5)商洽性工作
函。用于机关之间的商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。
(6)会议文件
会议纪要。用于记载会议主要精神和议定事项。
5、公文文体与结构常识
应用文体区别于其他文体的特殊属性主要有直接应用性、全面真实性、结构格式的规范性。
公文属于特殊应用文，其区别于一般应用文的特殊性特征表现为：被强制性规定采用白话文形式;兼用议论、说明、叙述三种基本表达方法。
公文的基本组成部分有：标题、正文、作者、日期、印章或签署、主题词。 公文的其他组成部分有文头、发文字号、签发人、保密等级、紧急程度、主送机关、附件及其标记、抄送机关、注释、印发说明等。
印章或签署均为证实公文作者合法性、真实性及公文效力的标志。
6、公文格式排版规定
保密等级：“绝密”“机密”“秘密”标注后，加“★”，必要时加期限(如机密★5年)，3号或4号黑体。
紧急程度：“急”或“特急”，在保密等级下一行，字号字体同保密等级。 发文字号：位于文头下方，居中;如有签发人，居左，两者排一行，3号或4号仿宋字。
签发人：发文字号右侧，空一格，字号字体同发文字号。
标题：标题由作事、事由、文种组成(可省)，字数一般不超过50字;除出现法规、规章的标题外，不用书名号;具体形式有齐肩形、正梯形、倒梯形、除号形，公文如经会议讨论通过或批准的，应加题注，即用圆括号居中
附件：附件应标明标题、件数、份数。在正文以下日期以上，排出附件号。 注释：注释排在日期下方，用4号或小4号仿宋体。
7、公文的稿本
(1)草稿。不具备正式公文效用，常有“讨论稿”“征求意见稿”“送审稿”“草稿”“初稿”“二稿”“三稿”等稿本标记。
(2)定稿。具备正式公文效用，是制作公文正本的标准依据。有法定的生效标志(签发等)。
(3)正本。正本是格式正规并有印章或签署等表明真实性、权威性、有效性的标。
(4)试行本。在试验期间具有正式公文的法定效力。
(5)暂行本。在规定的暂行时间内具有正式公文的法定效用。
(6)副本。正本复份(与正本同时印刷)在外形上与正本没有区别，具有相同的法律效用;作为复印件的公文副本(如抄本、复印件)不具备公文的法定效用，需加注“副本”字样标记。
(7)修订本。可以标题结尾处标作：“(修订本)”，也可在标题下做题注，在圆括号内注明“某年某月修订”。
8、公文写作的基本要求
合“法”、求实、合体、简明、严谨、准确、规范、完整、清晰、耐久。
9、行文规则
可以采用越级行文方式的情况：一是由于情况特殊紧急，如逐级上报下达会延误时机造成重大损失;二是经多次请示直接上级机关而问题长期未予解决;三是有上级机关交办并指定直接越级上报的具体事项;四是出现需要直接询问、答复或联系不涉及被越过的机关职权范围的具体事项;五是需要检举、控告直接上级机关等。
行政机关不能迳向党的组织发布指令性公文，一般也不得以行政机关名义迳向党的组织报告工作或请求指示或批准。
10、公文写作的语言运用
公文语言的特点：庄重、准确、朴实、精练、严谨、规范。
公文中需用历史年号时，要先标出公历年份，再注历史年号并加圆括号，如1912年(民国元年)。
数量表示时，表示增加时用倍数或分数，表示减少时只能用分数。
11、各种文种的撰写
(1)规范性公文。规范性公文一般包括文件标题、发布或通过或批准的日期、
章题、正文;规范性公文的标题由事由(问题)、文种两部分构成;正文中开始部分的制定目的是规范性公文的核心内容与指导性“纲领”。
(2)决定。标题由发文机关、事由、文种组成。
(3)决议。其性质、功用与决定没有大的差别，特点在于必须经过会议讨论通过或批准。
(4)通知。标题由发文机关、事由、文种组成。
(5)通报。标题由发文机关、表彰或批评的对象与事实性质(情况)以及文种(通报)。
(6)批复。标题写明发文机关、事由、文种，必要时也可在标题中标明“同意”“批准”与否的态度。
(7)通告。标题由发文机关、事由、文种构成，有时可省略事由或只标注文种。
(8)请示。标题由发文机关名称、事由与文种构成。
(9)函。依格式正规、郑重的程度，函有公函、便函之分;依行文主动与否，函又可分为发函、复函。格式正规、郑得、涉及相对重要问题的是公函;相对灵活(略去标题、发文字号等)并涉及一般具体事项的是便函。
12、公文处理的基本原则
(1)法制原则。指处理方法手段、程序手续、行为准则与法规化、制度化。(2)实事求是原则;(3)全面技师原则;(4)时效原则;(5)集中统一原则;(6)党政分工原则;(7)保密原则;(8)简化原则
13、收文处理的一般过程
(1)公文的收受与分流
签收。指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续后，收到公文。登记形式有薄式、卡片式、联单式
外收文登记。由外收发人员在完成签收工作后，对收文情况做简要记载。
启封。外收文登记完成后，统一交由内收发人员，统一启封或径送有关领导亲启。 内收文登记。由内收发人员对收文情况做详细记载。
分办。有关人员将公文分送有关领导、有关部门工作人员阅知办理。
摘编。文件管理人员对部分准备投入办理过程的重要文件编写文摘、提要、综述、汇集有关数据资料。
(2)办理收文
拟办。由部门负责人或有关具体工作人员提出处置意见，供有关领导审核定夺。 批办。机关领导者或部门负责人提出处置意见。
承办。有关工作人员按意见具体处置公文所针对的事务和问题。
注办。由承办人签注公文承办情况，以备忘待查。
(3)组织传阅与催办查办
组织传阅。使公文有工作人员中的有效传阅活动。
催办。由公文处理管理机构或承办人对公文承办过程实施的催促检查。
查办。由公文处理管理机构或其他专门组织对重要公文实际执行情况进行的核查协办工作。
(4)处置办毕公文
包括：阅卷归档、清退、暂存、销毁。
14、发文处理程序与方法
(1)文稿形成
拟稿。撰拟公文文稿。
会商。当公文内容涉及其他有关同级或不相隶属机关或部门的职权范围，需征得其同意和协助。
核稿。文稿在送交有关领导签发或会议通过前，由专人进行全面核查。
签发。指由机关领导人或被授以专门权限的部门负责人对文稿终审核准之后，批注正式定稿。按签发人身份、地位及工作程序的不同，签发分为正签、代签、核签、会签等数种。
(2)公文的制作
注发。定稿形成后，批注缮写印发要求的活动，以使签发意见进一步具体化、技术化。
缮印。制作供对外发出的公文。
用印或签署。在印毕的公文上盖发文机关公章，或请有关领导签名。
(3)公文的对外传递
分装。按规定具体拣配和封装公文。
发出。将分装完毕的公文以适当的方式发给受文者。
(4)处置办毕公文
包括：阅卷归档、暂存、销毁。
15、公文销毁的方式和范围
销毁的主要方式有：焚毁、重新制成纸浆、粉碎、清洗消磁(磁盘、磁鼓、磁带)。 以各种方式销毁公文均应履行如下程序手续：由文书部门组织对公文进行鉴定;确认应销毁后逐文逐件核定造册;呈请本机关或上级机关有关领导审定批准;获准后再行销毁。任何个人均不得私自销毁公文。
公文写作常识
(二)
一)拟稿
1.公文拟稿要注意用A4纸，WORD页面设置为上3.7、下3.5厘米，左2.8厘米，右2.6厘米。
2.公文标题用小标宋二号字(不需要加粗)。公文正文用仿宋体三号字。如果文中有标题需要强调，不能用仿宋加粗，而应该用黑体三号字。段落行距为固定值30磅。
3.电子公文不需要落款，成文时间必须要用中文格式。例如：“二○○四年十月十二日”。
4.人名、地名、数字、引文准确，引用公文应当先引标题，后引发文字号，发文字号在文件的标题后用圆括号注明。例如：“《绍兴市国家税务局关于2004年××××工作开展情况的通报》(绍市国税办〔2004〕444号)”。
5.草拟公文结构层次序数，第一层为“
一、”、第二层为“
(一)”，第三层为“1 .”，第四层为“(1)”。公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
6.公文如有附件，应当在正文之后空一行再空两格、成文时间之前注明附件顺序和名称。并把附件放在附件栏中。例如： “ 附件：1.×××××× 2.×××××××× 3.××××××× ”
7.成文日期以负责人签发的日期为准、联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。
8.公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。上报的公文，标题中不标发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
9.转发上级机关的公文，如其标题过长，可以自拟事由摘要转发，但不能以上级机关公文的发文号代替。
10.主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
11.“请示”应当一文一事;一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导者个人。
12.“报告”与“请示”应当严格分开，“报告”中不得夹带请示事项。
13. 抄送多个单位，中间用逗号隔开，结尾用句号。例如：“抄送：×××，××××，××。”
(二)审批
1.签批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批意见。
2.公文送领导人签发之前，应当由拟稿人所属部门领导初审签名后，送办公室审核。其中涉税规范性文件经部门负责人初审后一律先送市局法规处复审，再送办公室审核。办公室核稿时发现未经法规处复审的涉税规范性文件应及时退回拟稿部门。
普通收文处理
1.办公室应及时提出拟办意见。
2.办公室收发人员在分送分管领导要求阅示的同时，应同时分送其他局领导传阅。对局领导处理完毕的文件，收发人员应逐份查阅领导批示，并按领导批示办理。
3.承办或牵头承办部门在收到文件后应及时办理，并在文件注办栏内明确处理意见或办理结果，同时签名。阅办文件如有明确办理时限的，按要求办理，如无明确规定的，在五个工作日内办理完毕并向分管局领导汇报。对内容涉及面广，问题较复杂，不能在规定时限内办理完毕的，主办单位应当向上级或者有关方面说明原因。对需向分管局领导汇报后才能办理的，应及时向分管局领导汇报。其他传阅文件一般在二个工作日内阅毕，可以不签名。
第五篇：公文写作基本常识
通报等公文，叫普发公文，凡下属机关都是受文机关，也就是发文的主送机关;下级机关向上级机关报告或请示的公文，一般只写一个主送机关，如需同时报送另一机关，可彩抄报形式。主送机关一般写在正文之前、标题之下、顶行写。
三、正文。这是公文的主体，是叙述公文具体内容的，为公文最重要的部分。正文内容要求准确地传达发文机关的有关方针、政策精神，写法力求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法，切忌冗长杂乱。请示问题应当一文一事，不要一文数事。
四、发文机关。写在正文的下面偏右处，又称落款。发文机关一般要写全称。也可盖印，不写发文机关。机关印章盖在公文末尾年月日的中间，作为发文机关对公文生效的凭证。
五、发文日期。公文必须注明发文日期，以表明公文从何时开始生效。发文日期位于公文的末尾、发文机关的下面并稍向右错开。发文日期必须写明发文日期的全称，以免日后考察时间发生困难。发文日期一般以领导人签发的日期为准。
六、主题词。一般是将文件的核心内容概括成几个词组列在文尾发文日期下方，如“人事 任免 通知”，“财务 管理 规定”等，词组之间不使用标点符号，用醒目的黑体字标出，以便分类归档。
七、抄报、抄送单位，是指需要了解此公文内容的有关单位。送往单位是上级机关列为抄报，是平级或下级机关列为抄送。抄报、抄送单位名称列于文尾，即公文末页下端。为了整齐美观，文尾处的抄报抄送单位、印刷机关和印发时间，一般均用上下两条线隔开，主题词印在第一条线上，文件份数印在第二条线下。
八、文件版头。正式公文一般都有版头，标明是哪个机关的公文。版头以大红套字印上“××××××(机关)文件”，下面加一条红线(党的机关在红线中加一五角星)衬托。
九、公文编号。一般包括机关代字、年号、顺序号。如：“国发[1997]5号”，代表的是国务院一九九七年第五号发文。“国发”是国务院的代字，“[1997]”是年号，(年号要使用方括号“[ ]”)，“5号”是发文顺序号。几个机关联合发文的，只注明主办机关的发文编号。编号的位置：凡有文件版头的，放在标题的上方红线与文头下面的正中位置;无文件版头的，放在标题下的右侧方。编号的作用：在于统计发文数量，便于公文的管理和查找;在引用公文时，可以作为公文的代号使用。
十、签发人。许多文件尤其是请示或报告，需要印有签发人名，以示对所发文件负责。签发人应排在文头部分，即在版头红线右上方，编号的右下方，字体较编号稍小。一般格式为“签发人：×××”。
十一、机密等级。机密公文应根据机密程度划分机密等级，分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”等字样。机密等级由发文机关根据公文内容所涉及的机密程度来划定，并据此确定其送递方式，以保证机密的安全。密级的位置：通常放在公文标题的左上方醒目处。机密公文还要按份数编上号码，印在文件版头的左上方，以便查对、清退。
十二、紧急程度。这是对公文送达和输时限的要求，分为“急件”、“紧急”、“特急”几种。标明紧急程度是为了引起特别注意，以保证公文的时效，确保紧急工作问题的及时处理。紧急程度的标明，通常也是放在标题左上方的明显处。 十
三、阅读范围，根据工作需要和机密程度，有些公文还要明确其发送和阅读范围，通常写在发文日期之下，抄报抄送单位之上偏左的地方，并加上括号。如：“(此件发至县团级)”。行政性、事务性的非机密性公文，下级机关对上级机关的行文，都不需特别规定阅读范围。
十四、附件。这是指附属于正文的文字材料，它也是某些公文的重要组成部分。附件不是每份公文都有，它是根据需要一般作为正文的补充说明或参考材料的。公文如有附件，应当在正文之后 、发文机关之前，注明附件的名称和件数，不可只写“附件如文”或者只写“附件×件”。
十五、其他。公文文字一般从左至可横写、横排。拟写、誊写公文，一律用钢笔或毛笔，严禁使用圆珠笔和铅笔，也不要复写。公文纸一般用16开，在左侧装订。
公文的行文关系
行文的关系，指的是发文机关与收文机关之间的关系。注意：
一、下级机关一般应按照直接的隶属关系行文而不要越级行文。
二、行文常规：平行或不相隶属的机关之间，应当使用平行文(如函、通知等)，不能使用上行文(如请示、报告等)，更不能使用下行文(如命令、指示、决定等)。
三、要分清主送机关和抄送机关。向上级的请示，不要同时抄送下级机关;向下级机关的重要行文，可以抄送直接上级机关。受双重领导的单位向上级机关的请示，应当根据内容写明主送机关和抄报机关，由主送机关负责答复所请求的问题;上级机关向受双重领导的单位行文时，应当抄送另一个上级机关。
四、要注意党政不分的现象。党务和政务事宜要分别行文，凡属政府方面的工作，应以政府名义行文;凡属党委方面的工作，应以党委名义行文。 公文写作的基本要求
不同种类的公文，有着不同的具体要求和写作方法，但是，不论哪一种类的公文，都必须做到以下同点：
一、要符合党和国家的方针政策、法律法令和上级机关的有关规定。
二、要符合客观实际，符合工作规律。
三、公文的撰写和修改必须及时、迅速，反对拖拉、积压。
四、词章必须准确、严密、鲜明、生动。注意几点：
(一)条理要清楚。公文内容要有主有次，有纲有目，层次分明，中心突出，一目了然。
(二)文字要精炼，篇幅要简短。
(三)遣词用句要准确。公文要讲究提法、分寸，措词用语要准确地反映客观实际，做到文如其事，恰如其分。
(四)论理要合符逻辑。公文的观点要明确，概念要准确，切忌模棱两可，含糊其词，产生岐义，耽误工作。
(五)造句要合符文法，通俗易懂，并注意修辞。不要随便生造一些难解其意的缩略语，对涉及一些平时用简称的单位应使用全称。。
(六)正确使用标点符号。
(七)正确使用顺序号[
一、
(一)、
1、(1)]。
五、要符合保密制度的要求。 公文的种类
公文的种类简称文种。一九八一年二月，国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理暂行办法》将国家行政机关的公文归纳为九类十五种，即命令、令、指令、决定、决议、指示、布告、公告、通告、通知、通报、报告、请求、批复、函。这些文种近视眼行文关系、文件去向，可分为上行文、平行文、下行文： 上行文──下级机关向所属上级机关的发文，如请求、报告。 平行文──平行机关或不相隶属的机关之间的发文，如通知、函。
下行文──上级机关对所属下级机关的发文，如命令、令、指令、决定、决议、指示、布告、公告、通告、通知、通报、批复等。
延华集团和各成员企业使用频率较高的文种只有请示、报告、通知、通报、函五种。 请示和报告
一、请示。请示是向主管上级机关请求对某项工作或问题作出指示、给予答复、审核批准时所使用的公文。请示与报告的区别：请示是要求上级机关给予答复的文件，而报告则是不要求答复的文件。
(一)什么事情应该请示?
一般而言，凡向上级请示的问题，应属于以下几种情况：
1、属于主管上级单位明确规定必须请示批准才能办理的事项。
2、对现行方针、政策、法令、规章、制度等不甚了解，有待上级单位明确答复才能办理的事项。
3、工作中发生了新情况，而无章可循，有等上级明确指示才能办理的事项。
4、因情况特殊难以执行现行规定，有待上级重新指示才能办理的事项。
5、因意见分岐，无法统一，难于工作，有待上级裁决才能办理的事项。
6、有章可循，有法可依，可以开展工作，但因事由重大，为防止工作中失误，需请示上级审核的事项。
7、按上级明文规定，完成一个任务，需报请上级审核的有关事项。
(二)撰写请示需掌握的三个要领：
1、详细、准确地写明请示事由。不仅应在标题上写清，还要在在正文里写明请示什么问题，为什么要向上级请求。请示事项要专题专文，以便上级及时答复。
2、明确提出本单位对解决这一问题的意见，供上级参考。意见要写得有理有据，必要时可引证有关的现行政策、规定条文。如本单位意见分岐，要分别陈述不同意见的内容，并加以分析比较，还可提出倾向性的意见，供上级权衡、批复。
3、具体提出对上级的要求。包括希望按某个最佳方案批示;由于时间限制，或事态严重，希望上级尽快答复，甚至务请在什么时限内答复;提请上级批复时需要注意或强调的问题，否则可能引起什么不良后果;在上级正式批复前，建议上级同意暂先按什么原则进行工作;等等。向上级提出上述要求的目的，是为了得到上级及时、准确的批复，但行文中切勿使用要挟的言辞。
二、报告。报告是陈述性文件。它的种类很多，按内容可分为专题报告、综合报告、总结报告;按时间可分为报告、季度报告、月份报告和工作进程报告等。 为了陈述清楚，报告的拟写方式一般可分为四个部分：
一、情况;
二、经验;
三、问题;
四、今后意见。如果属于自我批评、工作反省的专题报告，也可分为四个部分：
一、情况;
二、原因;
三、责任;
四、处理情况和意见。 通知
通知是一种使用范围较广的文体。凡需要特定机关和人员知道、办理的事宜，都可以用通知。但也不能因为通知便于使用而滥用通知。
通知可分为“批示性通知”、“指示性通知”、“一般性通知”、“会议性通知”、“任免通知”五种。这里仅介绍“一般性通知”、“会议性通知”、“任免通知”三种。
一、一般性通知。在上级机关的有关事宜需要使下级机关知道或办理时，如：庆祝某个节日，成立、调整、合并、撤销某个机构，启用印章，更正文件差错，请下级机关报送有关材料等，都可使用这种通知。这种通知，要交待清楚所通知的事项，如何办理，有什么要求等。
二、会议通知。上级机关要召开比较重要的会议时，一般都要提前通知所属有关单位，这就是会议通知。这种通知要求写得明确具体，交待清楚会议名称、主持单位、会议内容、起止时间、参加人员、会议地点、报到地点、携带材料以及其他有关事宜。如果这些事项交待不清，丢三拉四，就可能影响会议的按时召开和正常进行。
三、任免通知。上能机关在任免下级机关的领导人或上级机关的有关任免事项需要下级机关知道时要发任免通知。这种通知的写法比较简单，一般只要写清楚决定任免的时间、机关、会议或依据文件，以及任免人员的具体职务即可。 不论哪种类型的通知，都应该注意以下几点：
一、通知一般都要有一个符合标题“三要素”(即发文机关、事由、文种)的标题，使人一看标题就知道是通知什么事情或要求做什么事情。有些机关简单地使用“通知”作标题，这是不确切的，应尽量避免，更不应提倡。
二、被通知单位就是文件的主送单位，有的通知往往不写被通知单位，这是不妥当的。
三、如果所通知的事项需要被通知的单位尽快知道，可在“通知”之前加“紧急”二字，这就是常见的“紧急通知”。 通报
通报是把工作情况、经验教训、好坏典型事例等，通知所属下级单位的文件。 通报的作用在于沟通消息，互通情报，使有关单位和组织了解工作的进程，树立全局思想，安排自己的工作;或使其学习他地、他人的经验，见贤思齐，推动自己的工作;或使其记取他地、他人的教训，引以为戒，警惕类似问题的发生。因此，撰写此类公文，要放眼全局，拿准所通报内容的普遍意义。要事实准确，把时间、地点、人物、数据、事例、背景都书写清楚。要目的明确，对其原因、影响、经验、教训进行科学地总结，使人得到教益。 版权归属原作者谢谢合作通报采用叙事的写法，总的要求：叙事清楚，简明扼要。 函
函，即信;公函即公务信件。它是上下级和平行机关或不相隶属机关之间在商洽和联系工作、询问和答复问题时所使用的文体。函的特点是不受公文规定的严格限制，如不用正式文件头，也可不编文件号，有时还可不拟标题，因此用起来极为简便。
公函大体有以下几种用法：
一、下级机关向上级机关询问一般事宜，或上级机关答复或催办下级机关有关事宜。
二、平行机关或不相隶属机关之间商洽有关事宜，
三、用函来通知一般事项。如通知开一般性的会议、要求下级机关报送某项材料或统计某些数字等时，也常用公函。
四、向上级机关请示较小事宜也常用函。
函件采用书写、复印、打印、传真等传递方式均可。 机关公文的制发程序
凡以机关名义制发的各类文件，均须按以下程序处理： 制发文件单位拟稿 送机关办公室核稿 呈领导审阅签发 机要员登记编号 打字校对付印装订 机要员用印留存 发文单位发出文件 2012年1月22日 办公室主任应具备的素质
无论什么机关的办公室主任，都是那个机关领导者的耳目、参谋和助手。一个称职的办公室主任，应该具备以下素质：
一、具有正确领会领导意图的理解能力。领导的意见、指示一般都是通过办公室主任上传下达的。因此办公室主任必须要正确理解领导的意图，以便准确地上传和下达领导的意见、指示。
二、具有组织大型会议和大型活动的组织能力。大型会议和大型活动，一般都由办公室出面组织，需要办公室主任作出详尽的计划与周密的安排，包括会议通知、材料准备、会场布置、食宿安排等等，凡涉及到的所有细小末节的事情都必须安排得十分周到，否则就会贻误工作。
三、具有妥善处理事务的能力。因为办公室主任有时候是代表领导者处理事务的，所以，无论是领导交办的事务还是领导没有交办的机关其他事务，都必须一件一件处理得恰到好处，不能因事务处理得不妥当而损害领导的形象。
四、具有很强的驾驭文字的能力。办公室主任不仅要做好会议记录、综合文字材料等简单的文字工作，更重要的是要参与审定或者亲自撰写领导讲话文稿、审核并修改以机关名义发文的各类文稿。所有这些出台的文字材料，都代表着机关的形象。因此，办公室主任应该具备很强的驾驭语言文字的能力，并不断努力提高自己的写作水平。
五、要有很强的综合、平衡、协凋能力。机关办公室是具有综合、平衡、协调职能的机构，很多时候都代表领导者综合情况、平衡关系、协调工作。因此，办公室主任要全面地了解和掌握全局情况，站在领导者的立场和角度做好全局各项工作。
六、要有一定的公关能力。办公室主任经常接待来访人员和来客，领导不在场要接待得十分得体;领导在场时，不能喧宾夺主。代表领导者到外面办事，要想方设法克服一切困难，千方百计把事情办成。
七、要有超前的预测和参谋能力。某些事预计领导会想到，要提前作好准备;某些事领导暂时还没有想到而办公室主任想到了，要提醒领导;领导办某一件事，办公室主任要注意学习领导的办事方法，设身处地想想这件事要是由自己来处理该怎么处理，必要时还可为领导当参谋，出主意。