第一篇：机关公文基本常识
公文写作基本常识
1、公文的基本含义：公文即公务文书，是党和国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理过程中形成的具有法定效用和规范格式的文件材料，是办理公务的重要工具。它的这一基本含义，可以从四个方面理解：①公文形成的主体是国家机关及其他社会组织;②公文形成的条件是行使职权和实施管理;③公文是具有法定效用与规范格式的文件材料;④公文是办理公务的重要工具之一。
2、公文的特点：公文的特点主要表现在：①公文有法定的作者。公文不是谁都可以任意制发的，公文是由法定的作者制成和发布的。②公文有法定的权威。公文可以代表机关发言，代表制发机关的法定权威。③公文有特定的效用。公文的特定效用是指公文的现实效用，是公文制发机关的法定地位所赋予的。④公文有规范的体式。公文有规范的体式，这是公文同图书、情报资料、通讯报道以至于一般文章相区别的又一显著特点。⑤公文有规定的处理程序。公文在形成过程中，要经过规定的程序逐层、逐级审核，并给制发机关最高领导或最高领导委托的领导签发后印发、执行。
3、机关公文的作用：机关公文的作用在于它是党和国家具体领导和管理政务，机关之间相互进行联系以及机关内部处理工作事务的一种工具。它的作用主要表现在以下五个方面：①领导与指导作用。②行为规范作用。③传递信息作用。④公务联系作用。⑤凭据记载作用。
4、我国现行党政机关公文的常用种类：任何事物都有自已的名称，公文作为实施管理的一种工具，也有自己的名称。一份公文的名称并不是随意确定的，它是根据发文机关的权限、发文机关和收文机关之间的关系以及发文的具体目的和要求而确定的。我国现行党委机关的常用公文主要有14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。我国现行国家机关的常用公文主要有13种：命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
5、正式公包括的一般项目：党政机关公文一般由版头、密级、紧急程度、发文字号、签发人、横隔线、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、主题词、抄送机关和印制版记等16个部分组成。
(一)版头 由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字或加( )标明文种组成，用套红大字居中印在公文首页上部。联合行文，版头一般用主办机关名称，也可并用联署机关名称，主办机关排列在前。
(二)密级 公文的秘密等级。有保密要求的公文应确定具体密级，标注于公文首页左上角。
(三)紧急程度 公文送达和办理的时间要求。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“加急”，紧急电报分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
(四)发文字号 由发文机关代字、发文和发文顺序号组成，标注于版头下方居中位置。联合行文，一般只标明主办机关的发文字号。上报公文发文字号中不能出现“发”字。
(五)签发人 上报公文应在发文字号右侧标注“签发人”。“签发人”后面标注签发人姓名。联合上报的公文，同时标注联署机关签发人姓名。
(六)横隔线 隔开公文版头部分与公文主体部分的红色横线。党委机关一般为中间带有实心五角星的红色横线，政府机关一般为一条完整的红色横线。横隔线位于发文字号下方。
(七)标题 由发文机关全称或规范化简称、公文主题和文种组成，位于横隔线下方。
(八)主送机关 主要受理公文的机关。主送机关名称应用全称、规范化简称或同类型机关的统称。主送机关名称位于标题之下、正文左上方，顶格排印。决议、决定、意见、规定、会议纪要等文种不标注主送机关。
(九)正文 公文的主体。用来表述公文的内容。
(十)附件 公文正文的说明、补充或参考材料，应置于主件之后。公文如有附件，在正文之后、发文机关署名之前注明附件名称，也可在正文中涉及附件内容处标注“(见附件)”或“(附后)”。附件与主件应一起装订。有两个以上附件时，应注明顺序并将顺序号分别标注于各附件首页的左上方。
批转的下级机关公文和转发的上级、同级机关的公文，不属公文附件，在批转、转发“通知”之后另页排印，不加附件标注。
(十一)发文机关署名 公文制发机关名称。发文机关署名应使用全称或规范化简称，位于正文右下方。公文一般以机关名义署名，特殊情况需要以机关领导人署名的，应写明职务。
(十二)成文日期 公文制成的时间。一般署会议通过日期或领导同志签发日期;联合行文，署最后签发机关领导同志签发日期;电报署发出日期。成文日期应写明年、月、日，位于发文机关署名下方。决议、决定、条例、规定等不标明主送机关的公文，成文日期加括号标注于标题下方居中位置。
(十三)印章 公文发生效力的凭据。除有固定版头的普发性公文、无主送机关的公文和会议纪要外，公文应加盖发文机关印章。用印位置居成文日期中间偏上，以上不压正文、下略压成文日期为宜。用印要端正、清晰。
(十四)主题词 反映公文内容、公文主题及公文种类的词，位于印制版记上方。主题词按中共中央办公厅秘书局编制的《公文主题词表》标注。《公文主题词表》中未涉及的词，根据公文内容拟定，后加“△”。(十五)抄送机关 指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。抄送机关名称用全称或规范化简称，标注于印制版记上方，主题词下方。
(十六)印制版记 由公文印发机关名称、印发日期和印制份数组成。一般在文件末页下部，左侧注明制发单位名称，右侧注明印发日期，底线下面标注：(共印□□份)。
6、公务写作体现机关干部三大能力：早在战争年代，毛泽东同志就主张：“一个革命干部，必须能看能写。”新中国成立后，邓小平多次提倡并要求：“领导干部要学会拿笔杆子”。文章在我国，自古以来就是治理国家、管理社会的工具。公文写作，是机关干部多种能力、多种知识水平的综合反映，但最基本的可以检验机关干部的三大能力：一是认识能力。文章的好与不好，写作的成功与否，最关键的是要看有没有思想内容，而思想内容来自于对客观存在、客观事物的认识，来自于对客观事物的正确分析、观察和判断，透过现象发现事物的本质方面和固有的规律，由感性认识跃进到理性认识。二是思维能力。文章的写作，从认识事物、信息分类、资料加工、命题立意、布局谋篇、遣词造句到修改定稿，都贯穿着思维活动。善于写好文章的人，其思维能力都是比较强的。思维能力分为一般思维能力和创造思维能力。三是表达能力。毛泽东说：“有了正确的观点和正确的思想，还要有比较恰当的表达方式告诉别人”。这种”恰当的表达方式”，就是表达能力，具体应该包含以下几个方面：第一，遣词用字规范准确，能够完整、准确地把文章的思想内容表达出来，不会衍生别的意思;第二，文字简洁，能够用最少的文字把思想内容完整准确地表达清楚，既表达明白，又“惜墨如金”，少用文字;第三，形象生动，能够在表达的时候为读者着想，让读者能够很快地理解、接受文章所表达思想内容，并且容易记住，长时间难以忘记。
7、公文写作的构思方法：构思是在动笔起草之前对文章的全局进行设计和安排，做到“胸有成竹”。构思的结果，应是理出文章的主题、标题、观点(论点)及论证观点的事实和道理(论据)。简要地说，构思可以遵循四个步骤展开：
第一步：确定主题。文章由内容和形式两方面构成。内容是文章的主题和表现主题的客观事实和道理等材料;形式就是文章的结构。公文写作首先要确定主题，然后才能依据主题选材用材，布局成篇。确定机关政务文章的主题，首先要正确，即符合客观实际，与党和国家的路线、方针、政策相一致，与党中央、国务院在政治上保持高度一致;其次要有新意，即要避免老生常谈，要有所发现，要总结新的实践，要进行新的分析，要得出新的观点，要提出新的思路;第三要集中，即一篇文章的主题只能有一个，如果内容比较多，包括的范围比较广，就需要在更高的层次上确定主题，以达到主题集中的目的。
第二步：由主题确定标题。在机关公文写作中，文章的标题与主题密切相关，文章的标题是主题的概括，是为主题服务的，标题是为了引导主题。古人云：题好文半，意思是说：标题起得好就相当于文章写好了一半，这虽然是夸张的说法，但说明了标题在文章写作中的重要性。在一些全国性的报社，就有专门的编辑人员专门给报道的内容起标题，报纸标题很吸引人，读了标题大家都想看个究竟。标题是为主题服务的，确定标题时要考虑三个方面：①标题要与主题所表现的思想内容、思想感情相适应，确切适宜地体现主题，比如，严肃的主题就必须起个严肃的标题，这样才能达到为主题服务的目的;②标题的文字要简
洁明白，含意清楚，一目了然;③标题要醒目，有新鲜感，有吸引力，激发人们阅读的欲望。
怎样确定标题，常用的有四种方式：①一是直接提示主题，如《大力发扬艰苦奋斗的精神》、《关心群众生活注意工作方法》等;②间接地暗示主题，如《星星之火，可以燎原》等;③引导读者关注主题，如《钢铁是怎样炼成的》、《谁是最可爱的人》等;④表明主题的范围，如《政府工作报告》、《目前的形势和任务》等。
第三步：由标题确立观点(论点)。主题、标题不等于文章的内容，而是作者通过具体材料的叙述和论述要告诉读者的思想观点的核心。因此，有了主题和标题之后，还要确立能够表现主题思想的材料和观点。一般可以从以下三个方面进行考虑：一是从回答“为什么”的角度出发确立观点(论点)，把“为什么”的原因分析清楚了，文章也就写好了。这种常见于理论文章、领导讲话材料。二是从回答“怎么样”的角度出发确立观点(论点)，把“怎么样”的情况叙说清楚了，文章也就写好了。这种常见于工作报告、调研(查)报告、经济形势分析报告、述职报告等以记叙为主的文章。三是从回答“怎么办”的角度出发确立观点(论点)，把“怎么办”的思路论述清楚了，文章也就写好了。这种常见于理论文章、工作报告、调查报告、领导讲话、述职报告等文章的后半部分，即政策建议和工作思路的论述部分。以上所说的由标题确立观点的三种方式，仅仅是我个人在写作实践中的一点体会，不一定完全准确。
第四步：由观点(论点)选择材料。一般需要考虑四个因素：一是有用，能够为叙述和论证观点(论点)服务。不能为叙述和论证观点(论点)服务的材料，必须舍弃。二是真实，真材实料，不能使用虚假的材料，引经据典也要有出处。三是新颖，富有吸引力，使用最新的事实、数据、经验、理论。四是典型，有代表性，能够反映事物的本质、主流和发展规律，能够证明观点(论点)的正确性、科学性。
8、公文写作的谋篇方法：经过主题——标题——观点(论点)——材料(论据)的构思之后，文章的主体部分就基本上形成了。在此基础上，加上文章的开头、结尾，进行结构布局，安排观点(论点)的次序，拟出一个写作提纲，“篇”就基本上“谋成”了。
“磨刀不误砍柴工”。在文章的主体部分基本形成之后，拟出写作提纲是非常重要的一环。提纲是公文写作的“纲要”，它的重要性和实用性就像大型建筑建造前的“蓝图”一样。“蓝图”设计得合理、科学、美观，建筑就能“立”起来，就能拔地而起。因此，我们要十分重视公文提纲的拟写。写出了成功的公文提纲，公文也就成功的一大半，剩下的工作就是往提纲里装材料和修改了。
9、公文的行文起草：行文起草、快速成篇是公文写作的最终目的。虽然说经过构思谋篇，确定了主题，有了写作思路和写作提纲，依照提纲行文起草不会太困难，但是在具体的行文起草过程中还是会遇到这样那样的障碍，还会有思考不太周全的方面，还会有些不容易表达的地方。总之一句话，还需要在行文起草、语言表达、材料运用、修改定稿等方面还需要付出艰苦的努力。在这个过程中，也有些方法和技巧可以借鉴运用。主要有四个方面：一是位置要摆正，语言要得体。公务文稿既有政治性、政策性的特点，又有作者的社会身份、政治地位的特点。因此，起笔之时，首先要摆正文章作者的位置，行文过程中要写出与文章作者的身份地位相符合的语言，如果说的话与作者的身份地位和职责不一致，不但达不到效果，而且会适得其反，引起非议。二是确定段落内容，依据段意用材。由于构思谋篇是从文章的全局整体考虑的，写作提纲一般也只是列到“段”，还不能深入到“段”的内部。行文起草时不能想一句写一句，对整“段”所要表达的思想内容、从哪些方面入手进行表达，使用哪些事实数字、讲哪些道理观点，都要事先想好，安排好表达“段意”的内部结构，依内部结构的顺序写出完整的“段落”，然后一段一段地往下写，并注意每段的思想观点完整，段与段之间的衔接自然，以及全篇文章脉络的贯通。三是立“三性”破“四话”，文风要独具一格。良好的文风表现为文章的“三性”：即准确性、鲜明性和生动性，也表现为没有“四话”：即假话、大话、空话、套话。所谓准确性，就是公文写作所运用的事实和道理要准确，引用经典论述要准确，不错用词语，不用那些类似“据说”、“也许”、“大致”一类的含义不确切的词语;鲜明性，就是公文写作所要表达的思想观点，要态度鲜明、毫不含糊;生动性，就是公务文稿所要表达的思想观点，所运用的事实、道理，要形象生动，能引起读者的兴趣，富有感染力。四是快速进入情境，力争一气呵成。写作是一种创造性思维活动，而思维又受周围环境的影响。人在特定的环境中往往会获得或强化某种特殊的技能，或产生某种特殊的智慧，即所谓的“情急智生”。因此，在行文起草时要集中时间和精力，创造
一种写作的特别情境，把思维快速地引入其中，进入写作思维状态。这样，思想上没有其他干扰，精力高度集中、思维积极活跃、思路顺畅，文字表述的准确性、条理性增强，写作速度加快、效率提高、效果更好，在此情境下，力争一气呵成，不要间断停止，即使有些障碍也要暂且放过，以最快的速度先拟出完整的初稿，以保持思维的连贯和文章的完整。在行文起草过程中，可能还会产生出一些新的思想“火花”、新的观点、新的表达方式，要及时记录下来，吸收到文章中去。这种在写作过程中闪现的思想“火花”是非常珍贵的，是在创造性思维活动中，由多种信息的排列、组合、匹配、增值而产生出的新信息，这种新信息只有在创造性的写作劳动中才能产生出来，而且往往会成为文章中的最精彩、最富有创新意义的部分。
10、公文的修改方法：修改定稿是公文写作的最后一道工序。从写作的实践看，会写文章的人，历史上的文章大师，都很重视文章的修改，修改的方法和步骤可以归结为读、审、查、拔四个字。一是读，就是朗读。修改稿子不光要“看”，还要“念”。就是把全篇稿子有声地读出来，疏忽的地方自然会发现。二是审，就是审视文章的内容和形式。内容方面主要是审阅文章的政治性、政策性，看是否有不妥的方面。审视文章的主题是否突出，观点(论点)是否准确，论据材料是否充分，是否能论证观点，事实和道理是否真实可信等。形式方面主要是审阅文章的结构，也就是开头、主体、结尾，各层次、段落之间的关系是否符合逻辑，过渡、照应是否顺畅自然等。三是查，就是检查文句表达方面的毛病。要检查和改正语言文字不准确、不规范、不通顺的地方。没有表达清楚的概念、意思，要增加文字表达清楚，将一些惯用的陈言套话改写成新颖生动、形象感人的新话，将一些可有可无的文字、句子、段落要大胆删减。四是拔，就是提拔文章的思想高度，深化文章的主题。这是对修改文章的更进一步的要求。要再一次循着构思谋篇的思路，把文章所要表达的思想内容再理一遍，通过局部的个别的修改，选择推敲运用一些“点睛之笔”，增强文章的气势，深化文章的主题，提拔文章的思想高度。
第二篇：会议公文写作基本常识
一、开幕词
(一)文种释义。开幕词是会议的序曲、前奏、动员令，它是在比较重要或隆
重的会议开始时，由会议主要领导人所作的讲话。主要是简明扼要地介绍会议召开
的背景、组织工作等情况，宣布会议的目的、议程，对会议的进行起着定调的作用。
开幕词属专题灵活式的讲话稿，它虽然多以个人名义出现，但实际上代表了
某一组织和领导集体，当其作为公文发出，具有了相应的权威性时，就成为讲话体
公文。从文体上看，属于议论文，但比一般议论文更具有鲜明的个性、生动的临场
性、实际的针对性、高度的概括性和激昂的鼓动性。对会议的有关问题只是提示一
下即可，不必讲得过细，主要是通过简明扼要、庄重热情，带有指导性的提示，使
与会者明确会议的有关内容，调动其参加会议的积极性。
(二)基本结构。开幕词的内容结构由标题、称谓、正文和结语四部分组成。
1、标题。有三种写法：一是由会议名称加文种组成，例如邓小平所作的《中
国共产党第十二次全国代表大会开幕词》;二是由讲话人姓名、职务、会议名称以
及文种组成，如《胡锦涛主席在庆祝澳门回归祖国五周年纪念大会开幕式上的致
辞》;三是用开幕词的主旨或主要内容做标题，例如毛泽东在1945年4月27日中
国共产党第七次全国代表大会上所作的《两个中国之命运》的开幕词。
2、称谓。称谓是对与会者的统称，要根据会议的性质和与会者的身份来称呼。
在国内，党的会议一般用“同志们”来称呼;人大、政协会议用“各位代表”来称
呼;国际会议一般按国际惯例用“各位嘉宾、女士们、先生们、朋友们”来称呼。
3、正文。正文有开头、主体和结尾三部分。
第一，开头。开头常见的写法：以宣布大会开幕为开头。如毛泽东在1945年4
月27日中国共产党第七次全国代表大会上所作的《两个中国之命运》的开幕词，
只用了一句“中国共产党第七次全国代表大会今天开幕了”作为开头，既简洁又庄
重。
以介绍与会者的有关情况为开头。如毛泽东在1954年9月15日第一届全国人
民代表大会第一次会议上的开幕词的开头：“中华人民共和国第一届全国人民代表
大会第一次会议，今天在我国首都北京举行。代表总数1226人，报到的代表1211
人，因病因事请假没有报到的代表15人，报到了因病因事今天临时缺席的代表70
人。今天会议实到的代表1141人，合乎法定人数。”
以向与会者表示祝贺与欢迎为开头。如温家宝同志在《共同推进新世纪的亚洲
合作》的开头即是如此。
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第二，主体。主体是开幕词的核心部分，主要写明召开大会的意义、会议的议程、大会的目的和任务等几方面内容。
第三，结尾。结尾或提出希望与要求，或发出号召，或展望前景，坚定信念。
4、结语。常用“预祝大会圆满成功”之类的祝颂语来结束全文。
(三)写作要领
1、篇幅不宜太长。开幕词要奠定会议的基调，在会议上一般用十几分钟即可讲完，因此要求层次清楚，语言简洁明了。虽然对会议的主要内容、意义、开法等都要有一个明确交代，但也仅仅是画龙点睛般的提示，而不宜说得过细。切忌长篇大论，尤其要防止成为大会报告的缩写。
2、气氛庄重热烈。开幕词既要庄重有力，又要富有感情色彩;既要具有严肃性，又要具有生动性，使讲话热情激昂，富于感染力和鼓动性，尽量避免“官话”、“套话”。结尾或动员与会者开好会议，或号召完成今后任务，或预祝大会成功，都需要热情昂扬，使与会者受到鼓舞，产生开好会议的信心，沉浸在待战的兴奋情绪之中。
3、专题要鲜明。要紧紧围绕会议专题，传达会议的主要精神。
二、主持词
(一)文种释义。主持词是主持人在各种重要的集会、仪式和盛大典礼上进行主持活动过程中所使用的一种文稿。
在当今越来越多、越来越复杂的社会活动中，为了确保活动的质量，主持人需要准备合乎规范的主持词，以使活动朝着预定的计划运行。有了主持词，主持人就可以从容不迫地进行他的主持工作，使各项议程有条不紊;同时，对于一些重要或者大型活动而言，事先准备好主持词，还能够体现出一种庄重严肃的气氛。正因为如此，主持词在当今的社会实践中被人们广泛地运用。
(二)基本结构。主持词的写作结构比较简单，一般应当载明标题、称呼和正文三方面的内容。
1、标题。标题是主持词的眉目，应当写得简明醒目，要反映出活动的名称和文种，如《冀东人民抗日暴动60周年纪念大会主持词》。有些比较简单的会议或典礼，起标题可以直接写《主持词》，以示简洁。
2、称呼。是主持人活动的起首语，是整个活动的开场白，要恰当得体。
3、正文。这是主持词的主体和核心部分。一般应载明三层内容：
一是对活动的目的、性质、意义等的介绍或说明，以便给人以总体的了解和把握。在文字上一定要简练明快，寥寥数语即说明问题，切不可拖泥带水，失之冗长，否则就起不到应有的效果，甚至令人产生厌烦之感。
二是对出席活动人员的介绍。要注意讲究顺序，切不可随意而为。就通常而论，应当先介绍来宾，再介绍主人;先介绍领导，再介绍一般群众;要记住的是，恰当得体的介绍是确保活动顺利进行的重要一环。
三是按照事先确定的活动议程，逐一宣读主持词。要注意敏锐地把握活动的进程，适时宣读，既不能“抢话”，也不可出现“冷场”;要通过适度得体的主持词，顺利引导活动程序的进行，使人感到前后衔接顺畅，既紧凑又舒适，浑然天成。实践表明，主持人主持水平的高低，直接关系到活动的成败。
最后，还要对所有参与活动的人员再次致以谢意，并宣布活动结束。
(三)写作要领
1、称呼要得体。称呼可以说是主持人主持活动的起首语，是整个活动的“开场”，因此显得特别重要。要做到恰切得体，根据活动的具体情况采用不同的称呼，如是系统内部的活动，可称“各位领导、同志们”;如是对外的大型活动，则可称“各位来宾、各位领导、同志们”，或“各位来宾、各位领导、女士们、先生们、朋友们”等。
2、用语要恰切适当。要切合主持人的身份和活动的具体环境，使用恰当的主持词，不可形同“领导讲话”，也不可盲目追求活动气氛而过多地使用浮华艳丽的辞藻，那样会使人感到厌烦。
3、要简短精炼。主持词是用来引导活动议程的，因此一定要讲求精短，话不在多而在精。如不注意这一点，也会使整个主持的质量大打折扣。
三、会议记录
(一)文种释义。会议记录是指在会议进行过程中，记录人员把会议的基本情况如实记录下来的文字材料。会议记录记载了会议的全过程，反映了会议的全貌，是关于会议情况、会议内容的最原始的材料。它可以被立卷、归档，作为研究资料保存起来，以备查考;也可以作为第一手材料为领导部门制定政策、措施提供参考依据。
(二)基本结构。会议记录的内容结构一般由标题、会议组织情况和会议内容和署名四部分组成。
1、标题。由召开会议的机关或单位名称、会议名称和文种三个要素构成，例如《××市企业改革和发展工作会议记录》。
2、会议组织情况。这部分要求写明下列内容：①会议名称。②会议时间。具体写明××年×月×日×时。③会议地点。④出席人员。一般而言，在出席人员不
多的情况下应一一写出每个人的职务、姓名;如果出席人员较多，则只需写出人数。⑤列席人员。记录方法与出席人员相同。⑥缺席人员。写明缺席人姓名、职务、缺席原因。如果是大型会议，缺席人较多，则只需写缺席人数。⑦主持人。写明主持人的姓名和职务。⑧记录人。写明记录人的姓名和职务。
以上八项应各自单独成段。
3、会议内容。这是会议记录的主体部分，主要包括：①会议议题。②会议发言。一般按发言的先后顺序记录，要求依次写明发言人的姓名及发言内容。③会议决议。有的会议形成决议，有的则没有。形成决议时要在会议内容下面另起段落，逐条写出决议内容。假如通过表决，还应记录表决情况，即有多少赞成票，多少反对票，多少弃权票。
会议结束，记录完毕应另提一行空两格写上“散会”二字。
4、署名。在全文结尾的右下方，由主持人和记录人分别签名，并注明会议散会时间。
(三)写作要领
1、要写得清楚、正确。指会议记录内容一定要忠实原意，如实记录会议的基本情况、会议进程、发言人的发言以及议项等，不能违背发言人的意图，甚至曲解其观点。否则，将会给工作造成损失。
2、注意力要集中、责任心要强。作会议记录时，一定要聚精会神，一丝不苟;要有高度的政治责任感和强烈的事业心，抓住发言要点，扼要地记录下来。
3、条理清晰，详细分明。会议记录虽然要忠实原意，但并非有言必录，而要在真实、准确的前提下抓住重点，如会议主持者与主要领导人发言的中心思想，决议结果等。与主题关系不大的话可以概括记录，或甚至不记。
4、要讲求技巧，提高效率。要做到这一点，需在记录过程中使用简称、缩写及简化符号，其中速记起着非常重要的作用，对于较长的专用名词，可以使用通用的或约定俗成的简称，如中国共产党第十五届中央委员会第六次全体会议可简称为“中共十五届六中全会”;对于常用词语，可记其中主要词素，如“整顿党风”可写为“整党”;对生僻字词或一时想不起的字词，可用汉语拼音字母标注，会后补上;对于一些成语、俗语等，可省略一部分，如“路遥知马力„„”(日久见人心)等;对于发言人使用引语时，可只用引语的首句和末句，中间用省略号，但需标明引语的出处、版次、卷次、页数等，会后及时查对补上。对于数字的书写，可用阿拉伯数字，既醒目又方便。对于某些专业或特殊词语，可用外语符号记录，如“办公自动化”可写成“OA”，“世界贸易组织”可写为“WTO”，“亚太经合组织”可写为“APEC”等。
四、闭幕词
(一)文种释义。闭幕词是在会议结束时，由主要领导所作的讲话，是会议的结束语。主要是总结会议的成果，指出贯彻会议精神的要求，指出今后努力的方向，最后祝贺会议的成功等。闭幕词能明确人们的工作方向，鼓舞与会人员的斗志，增强完成会议内容的信心。
闭幕词通常要概括总结会议完成的任务，以及所通过的报告、章程和决议，肯定会议的成功之外，评价会议产生的深远影响，提出贯彻会议精神的要求，激励与会人员为实现会议提出的任务和目标而奋斗。结束语常常是用一句话庄严宣布大会胜利闭幕。
闭幕词与开幕词密切相关，一为大会收尾，一为大会开篇，首尾呼应，缺一不可，同时又各有侧重，各具特色。
闭幕词要求言简意赅，表达清楚，感情激昂，主要是站在一定高度对会议进行科学评价、准确地归纳会议的成功之处，有力地提出号召，从而激发与会者贯彻好大会精神的决心，使大会气氛达到完满的高潮。
(二)基本结构。闭幕词的内容结构一般由标题、称谓、正文和结语四部分组成。
1、标题。标题的写法与开幕词类似，可以直接标明会议的内容和文种，如上述例文就是如此。同一会议的闭幕词要与开幕词标题相对应，例如毛泽东在中国共产党第七次全国代表大会上所作的题为《愚公移山》的闭幕词与题为《两个中国之命运》的开幕词相应，两者都是以主要内容为标题。
2、称谓。称谓的写法与开幕词的称谓一致。
3、正文。正文有开头、主体和结尾三部分。
第一，开头。用简洁的文字对会议作总体的评价，如《在第十届全国人民代表大会第二次会议闭幕时的讲话》的开头就是如此。
第二，主体。主体是对会议所完成的任务以及会议的意义进行概括总结，并提出贯彻会议精神的要求和希望。对会议所完成任务的概括总结，一定要注意列举出实在内容，不能空泛笼统。
第三，结尾。结尾可提出希望，发出号召;也可对主持会议以及为会议服务的人员表示感谢，或对与会者表示祝愿。
4、结语。结语用以宣布会议结束，常用“现在，我宣布，大会胜利闭幕!”作为结束语。
闭幕词要对会议作出科学、深刻的总结和客观、中肯的评价，语言精练，富于感染力。
(三)写作要领
1、概括简洁准确，忌冗长空泛。闭幕词贵在对会议总结的科学深刻，用语凝练，结论准确，画龙点睛。在用一两句说明大会胜利成功之后，应从理论的高度，提纲挈领地总结大会的主要收获，取得了什么经验，如何贯彻大会精神，然后收尾，提出号召，宣布大会闭幕。
撰写闭幕词必须了解会议的全过程，掌握大会的基本精神和讨论情况，紧紧围绕大会宗旨，体现大会成果，不能偏离大会精神另搞一套。
文字要少而精，千万不可长篇大论，空话连篇，不着边际。
2、语言坚定有力。闭幕词是在总结大会精神的基础上，进一步唤起与会者领会、贯彻、落实大会任务的高昂情绪，因而宜用满怀激情而又坚定有力的语言，能给人鼓舞，催人振奋。切忌“无病呻吟式”的抒情，句式要简短急促，避免拖沓疲软。
“文以气而立”，好的闭幕词讲究气势，势如破竹，一气呵成。为此，可以适当地运用排比句，以增加用语的整齐之美。总之，好的闭幕词能够使人重温大会要点，受到启发和鼓舞，给人留下美好的印象，值得回味。
3、全面掌握会议情况。撰写闭幕词应对会议的宗旨、议程、出席人员等情况作全面的了解，把握会议精神，并注意收集会议的各种文字材料，这样才能写出切合会议的好的闭幕词来。
————以上内容摘自《党政公文写作规范技巧范例全书》(研究出版社2012年6月第一版，张保忠编著)
第三篇：行政机关公文写作常识
一、公文写作的特点
公文写作的对象是公务活动，是行政机关在行政管理中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要的工具。其特点：
(1)由法定作者制发，具有法定的权威性：
(2)具有法定的现实执行效用;
(3)具有规范的体式;
(4)必须履行法定的生效程序。
二、行政公文的种类及类型
公文的种类，共13种。主要是：( 1)命令(令);(2)决定 ：(3)公告 ：(4)通告;(5)通知;(6)通报;(7)议案：(8)报告;(9)请示;(10)批复;(11)意见;(12)函;(13)会议纪要。
文种适用范围：
(1)命令(令) 适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员;
(2)决定 适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项;
(3)公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项;
(4)通告 适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项;
(5)通知 用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员;
(6)通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。;
三、行政公文体式
公文的一般体式包括：标题、主送机关、正文、附件、发文机关、发文日期、印章、抄送机关、发文字号、机密级、缓急程序、阅读范围等。 文头部分 行文部分 文尾部分
公文的规范体式：一指撰写公文所采用的语体(现代汉语语体);二指格式，即公文结构与公文各组成部分的文字符号在载体排列上的规定形式。公文的拟制必须遵循规范化的体式，其目的是为了维护公文的法定效力和机关的权威性，也是为了实现公文工作标准化，提高工作效率。
四、公文写作技巧
(一)明确主旨
公文的主旨就是公文作者为了写作目的的需要，通过公文的全部内容所表达的主要观点、基本主张、政治倾向和政策期求。它是一篇公文的“灵魂”和“统帅”。在写作过中主旨一经确立，即对材料的组织、结构的布局、语言的运用以及表达方式等起到制约和调控作用。因此，正确确立主旨，使之合乎要求，是写好公文的关键。主旨”像其他文章的主题、中心思想、中心论点一样，是公文的“灵魂”和“统帅”，也同样应该贯穿首尾，统摄全文。但公 文作为一种独立的文体，其主旨有其独特之处.
(二)、材料准备
所谓材料，在文学作品和非文学作品中的含义并不一致，在公文中材料是指作者从实际生活和工作中搜集、提取以及写入公文中的事实和论据。公文写作离不开材料，它是构成公文的基本要素一。具体地讲，公文材料是指公文作者为了表现公文主旨，从现实工作、学习和生活中摄取并写入公文中的一系列内容，包括情况、背景、目的、根据、办法、措施、意见、规定、时问、数字等的统称。它是提炼公文主旨的基础和依据。材料对主旨具有制约作用。有什么样的材料，就可以提炼出什么样的主旨。主旨能否做到正确、鲜明、集中，关键取决于材料的优劣。“巧妇难为无米之炊”，离开材料，就形不成公文。此外，公文主旨的表达也要依据材料。公文写作中，要用大量的事实、 数字、论据等来实现主旨，而这就必须以材料为依据。总之，公文写作离不了材料，离开材料的公文，就丧失了实际意义上的公文资格。
1、公文材料的选择
2、公文材料的使用
(三)、开头和结尾
1、开头
开头是公文正文部分的起点和入笔处。又称导语，用以唤起读者注意，引导阅好的开头，不仅是全文思路展开的关键，而且能显示出事物发展的内在脉络，为全划下“基调”开头写好了，能突出主旨，把读者紧紧抓住，又可以对下文的展示起“向”的作用。开头要开门见山，一般都用直叙形式。公文的导语中要表达的主要内容是：发这个公文的目的，公文所针对的实际情况，制发该公文的重要性和必要性，公文所要解决的问题，公文的指导思想或主要内容。
2.公文结尾
公文的结尾，又称结语，用以维护公文的完整性，使读者深刻理解作者的意图，为准确而有效地处理公文奠定基础，同时，也防止在正文之后被添加伪造。
3、层次和段落
(1) 、层次
公文层次，是公文思想内容展开的次序，是公文中表达思想内容的“意义单元的“逻辑环节”。它是事物发展的各个方面，以及写作主体认识事物、构思公文的思路进程在公文中的反映。公文层次在思想内容上有其相对独立性，公文内容的展开顺序中又有一定的稳定性，在前后层次的联系上还有内在的逻辑性。因此，在安排公文层次时要根据事物的发展过程、思维活动的进程和表现主旨的顺序，着眼于事物的内部联系。这样，写作主体才能清楚地宣事明理、表情达意，才能收到层次清楚、段落分明的效果，读者才能清晰明确地理解思想内容。篇章较长的公文层次往往采用总分、并列、递进、因果和连贯等方式
(2)段落
段落，通常指“自然段”，是构成篇章的基本单位，是思路展开的具体步骤，是表达思想内容时由于问歇、转折、强调所造成的文字停顿。段落能够使行文条理，使层次之问的意思承接得更紧密、更自然，帮助读者更好地理解公文的思想内容。
4、 公文格式
公文写作与其他文体写作的最大区别，就在于公文格式的规范性。这种规范性，既体现在公文的内容上，也体现在公文处理的程式化、程序化和文面构成的相对固定化上我们这里所说的公文的格式，主要是指公文的文面要求。 公文格式，指的是公文外在表现形式的各个组成部分及其各自的位置，也包括公文的用纸、留空等。
5、主题词标引
1.主题词的基本特征 ： ①体现公文内容特征和归属类别 。[课件]如国务院关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知一文的主题词是“文秘工作、公文、办法”其中“公文”高度概括了全文的内容特征，“文秘工作”点明了此文属于文秘工作类，“办法”则显示出公文文种。主题词的这一最本质属性，不但能使一份份公文区别开来，而且具有某些立卷特征，便于立卷归档。 ②具有主题性和技术性的特征 。主题词既要表现公文主题的核心内容，但又不全是为了表现公文主题而确立，其作用主要是为了便于公文信息在计算机中输入、储存和检索。这就使它具有了主题性、技术性两重性的特征。 ③具有简明性的特征。 主题词一般由3～5个能够确切表达公文主题内容的名词或名词性词组构成，(词组)与词(词组)之间空一格位置，不用标点符号，比公文标题还要简练，具有间明性。
2.主题词的标引依据
3.主题词的标引程序和方法
6、公文语言与修辞
(1)、公文语言的特点
(2)、公文语言的表述方式
(3)、公文的修辞格
(4)公文特殊词语的应用
第四篇：机关公文处理基本流程
洛阳市地方税务局机关公文处理办法
一、公文种类
地税机关的公文种类有：命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
二、公文格式及行文规则
1、公文一般有秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和引发日期组成。
2、上行文和联合上报的公文，应当标明签发人、会签人姓名。签发人姓名居右空1字，用3号仿宋体字、后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
3、公文标题一般有发文机关、发文事由(公文主要内容)和文种组成。公文标题用2号小标宋体字，分一行或多行居中排布。
4、主送机关应当使用全称或者规范化简称、统称。在主送和抄送中，地税机关的名称应当使用“XXX地方税务局”不得使用简称。在公文的正文中，税务机关的名称可以使用规范化简称，规范化简称为“XXX国税局、XXX地税局”，不得使用“国税、地税，国、地税局，国地税”等。
5、公文正文在主送机关名称下一行，每自然段左空
2字，回行顶格。数字、年份不能回行。正文用3号仿宋体字 ，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。
6、公文附件指附属于公文正文的其它材料，是公文的重要组成部分，公文附件在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和附件名称。附件序号使用阿拉伯数码;附件名称后不加标点符号。
7、成文日期应当用汉字写全公元年、月、日，“○”不得写为“零”。“决定”成文日期应置于公文标题下一行，使用阿拉伯数码标注，用圆括号括起来。
8、公文附注指需要说明的其它事项。公文如有附注 ，用3 号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在公文印章和成文日期下一行，版记之上。“请示”在末页附注处注明联系人的姓名和电话。
9、公文主题词。系统内公文不需标注主题词，但向系统外报送公文需要标注主题词。主题词用3 号小标宋体字;词目之间空1 字，不用标点符号。主题词最多不超过5个。
10、印发机关和印发日期。印发机关统称“洛阳市地方税务局办公室”，印发日期用阿拉伯数码标识。印发机关和印发日期占一行位置，用3 号仿宋体字，印发机关左空1字，印发日期右空1字。
11、排版方式。文字从左至右横写、横排，应当使用规定的字体和字号。正文一般每面排22行，每行排28个字。
12、公文版记。公文的版记一般包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等。版记应置于公文最后一页底端，版记各要素之下均加一条版心同宽黑色反线，最后一个要素置于最后一行。
市局机关对系统内公文应于版记最后一个要素处注明校对人员部门和姓名，系统外公文可不标注。
13、“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关;需要同时送其他机关的，应当采用抄送形式，但不得抄送其下级机关，也不得抄送个人。在公文文末应该有请示语，应在附注处注明联系人姓名和电话。“报告”中不得夹带请示事项。
14、地税机关除答复人大议案、建议和政协提案外，一般不对个人行文。
三、发文办理
1、发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
2、草拟公文是指办文人员按照公文办理意图起草公文初稿的过程。
3、草拟公文应当做到：
(1)符合规定、情况确实、篇幅力求简短。
(2)结构层次序数应当规范。第一层为“
一、”，第二层为“
(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。
(3)公文中的年、月、日写法如下：
A.文件标题和内容中的年、月、日、时，应当使用阿拉伯数字，不能用汉字书写。
B.公文中日期的表述应当完整。例如：不能将“2009年”写成“09年”。
C.公文中日期一般应写明具体的年、月、日，在连续性的表述中，年度、月份相同时，可以省略年度或者年度和月份。
D.要慎重使用“前年”、“去年”、“明年”、“上月”、“昨天”、“上一年”、“前5 年”等词语。在使用时要考虑时间前后关系，特别要注意起草文件时间与成文时间之间的关系。
E.表述“年代”，应将所属世纪写出。例如：“上世纪九十年代”应为“20世纪90年代“。
F.公文数字用法。公文中的数字(包括正负数、分数、小数、百分比、约数等)，除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。(党的机关公文成为日期为阿拉伯数字)
G..数值范围表述应当规范，如：“2% -5%“，不能表述为”2 – 5%“。
4、标点符号的使用要符合汉语语言规范。文中的层次标题后不加标点符号。表示概数不应用顿号隔开。如“资源
多达
七、八十种“中的顿号应去掉。
5、公文中所称“以上“、”以下”含本数或本级;如不含本数或本级，应当加括号说明。
6、公文中应当使用国家法定计量单位。
四、办公自动化公文的制发过程
(一)发文拟稿
1、打开发文处理签，在处理签的下面正文区直接起草拟稿内容。
2、也可以引入现有文件作为正文内容。单击工具条中的“高级”按钮下的“引入文件作为正文”查找、选择你要引入的文件，单击“确定”按钮，则系统就会将所选文件的内容复制到拟稿正文区。
3、拟稿完成后，按照规定要求，编排好整篇文章，在拟稿处签名后，由科室审核----办公室审核----领导签发后提交文件管理员编号、整理成文、封发、归档。
(二)如何增加附件
1、如果要增加的附件是你自己制作的文件，单击“高级”按钮下的“增加文件作为附件”点击“附加文件”找到你要附加的文件双击即可，如果要附加多个文件，重复以上步骤，直到全部附加完毕。最后，填写好附件标题，点击“保存关闭”，增加附件完成。
2、如果是转发省局文件，则操作如下：点开工具条中
的“高级”按钮，单击“增加文件作为附件”，然后，回到办公主界面“文件查询”的“收文登记薄中”，打开“收文登记薄”，选中要附加的文件，单击工具条中右上角“读取”按钮，稍等一会后，回到“增加附件”界面，单击工具条上的“将读取文件作为附件”按钮，则文件就会复制过来，写好附件标题点“保存关闭”按钮。增加附件工作就完成了。
第五篇：机关公文写作基本要求 (1)
岳阳市教育体育局办公室关于印发《岳阳市教育体育局机关公文写作基本要求》的通知(岳教体办通
〔2016〕9号) 编稿时间：2016-04-06
来源：局办公室
作者：未知
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为进一步规范机关文稿写作，提高公文质量和效率，根据《党政机关公文处理工作条例》，结合教育体育系统实际，特辑录机关公文写作基本要求如下。
一、几种常用文稿的写作要求
(一)通知。通知的标题一般由发文机关名称、事由和文种三部分组成。不能因为文件版头已印发文机关，而在标题中省略了发文机关，直接写发文事由和通知。通知的正文主要由拟发缘由、通知事项和通知要求三项内容组成。根据通知种类的不同，写法上有所区别。通知的种类包括：会议通知、发布性通知、部署工作的通知、政策性通知、解释性通知、任免聘用通知等。
(二)请示。请示，是下级机关用来向上级机关请求指示，批准事项的上行公文。根据请示的不同内容与写作意图，可将其分为三类：政策性请示，一般因政策问题而制发;核准重大问题的请示，多涉及人事、机构等方面的问题;事务性请示，大多涉及机关日常工作中一些具体事项，如请求上级机关增拨业务经费、基建投资、救助费用、变更机构名称、新建改建办公设施、以上级名义下发文件等。
1.请示的写法 。(1)标题。一般由请示单位、请示事由、文种或请示事由和文种组成。(2)正文。正文一般由三个部分组成：请示缘由，提出请示的原因和理由。请示事项，就是提出有关问题请求上级指示或批准，有的提出解决问题的建议和意见，供上级机关参考。提出的请示，要符合有关方针、政策，切实可行，不可矛盾上交。请示要求，应明确提出请求解决问题的方法或途径，常用“当否，请批示”、“如无不妥，请批转有关单位执行”等等。
2.撰写请示注意的事项。
(1)下级机关一般不得越级请示。报送省厅(局)、市委、市政府的公文，一般以市教育体育局名义，市直教育体育单位不得直接报送。因特殊情况(如重大灾害、重大案件、重大事故或者下级机关反映其直接上级机关和领导人的问题等)必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。
(2)不能多头请示。请示只能写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式。请示不得抄送下级机关。请示中的意见在末被批准之前并不生效，所请示的事项有时不被批准，如果抄送下级机关，会使下级工作人员思想混乱，不利于工作。除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人。报送省厅(局)、市委、市政府的请示件，分别报送至省厅(局)办公室、市委办、市政府办文电科。
(3)请示应当一文一事。不要在同一公文中请示两个或几个互不相关的问题，以免拖延处理时间，贻误工作。
(4)请示与报告要严格分开，不得混用。报告中不得夹带请示事项。在请示标题中，也不许用两个公文名称。出现“请示”与“报告”混用的原因，是起草公文的同志没有搞清楚“请示”与“报告”的不同之处：第一，“请示”是下级机关主动请求上级机关给予批示或解答问题;而“报告”是下级机关根据上级机关要求和安排必须做出的书面汇报。第二，“请示”是事前行文;“报告”是事后或事情进行中行文。第三，“请示”要求上级机关给予批复;“报告”上级不予批复。只有一些反映情况和问题，并提出解决办法和意见的报告，上级才予批转。因此，不能把“请示”与“报告”两个文种混用。不能搞约定俗成，习惯成自然。
(5)在主要负责同志外出请示中，应写明外出事由、时间、地点、人员、由谁代为主持工作等情况，其中外出事由的陈述尽可能详细。带队外出时，应将参加人员名单附后;因参加会议、活动等原因外出时，应将会议通知、活动邀请函的复印件附后。
(6)报请市委市政府审批的事项，凡涉及其它单位职权的，必须充分协商，并经部门单位会签后报市委市政府;部门单位发文或几个部门单位联合发文能够解决的事项，不得要求以市委市政府或两办名义发文;提请市委市政府或两办名义发文的请示件，须附代拟稿、依据等。
(7)印发请示件须用专门的文件函头。
(三)报告。报告，是向上级机关汇报工作、反映情况，提出建议时使用的上行文。报告的使用范围相当广泛，频率相当高，它同“通知”一起成为党政机关一上一下两大基础文种。工作报告。在某项工作进行到一定阶段，或工作已经完成时，下级机关需要将工作情况、取得的成绩、存在的问题、经验、教训等项内容，向上级机关汇报时使用。如：关于***试点工作的报告，可以写成：基本情况、主要做法，取得的成效、存在的问题、今后工作意见等几个部分。情况报告。是指下级机关向上级机关汇报近期出现或发生的某种情况，某一问题，或工作中某些方面的状况。调研报告。是指工作中出现的许多新情况新问题，经过调查研究，提出意见建议，向上级机关汇报时使用的一种。上级机关如果认为这些建议比较好，有推广参考价值，也可批转所属下级各机关参照执行。回复报告。对上级机关查询、查办、催办的事项，作出专门回答时使用。报送报告。指下级机关经常向上级机关报送各种材料，包括下级机关主动呈送的，或者上级机关要求报送的。
1.报告的基本格式。报告的正文一般包括三项内容：概述情况、详述情况和结束语。概述情况。用概括性语言简要介绍报告事项的整体情况。详述情况。详述情况一般从五个方面入手：工作过程、工作做法、取得的成绩、存在的问题、今后打算(意见或建议)。结束语。报告一般要有结束语。报告结束语的位置是在正文之后，另起一行空两格的位置。常用的结束语是：“特此报告”;“以上报告，请审阅”;“以上报告，请指正”“以上报告，如无不当，请予批转”。
2.报告写法要求。一是要坚持实事求是。不能合理想象、任意拨高，以偏概全，也不能只报喜不报忧。二是要突出中心。根据报告主旨选择材料，不要面面俱到，把报告写成流水帐。三是要注意在报告中不要夹带请示事项。上级机关对报告一般是只阅不答复。
(四)会议纪要。会议纪要通常由标题、正文、主送、抄送单位构成。 1.标题有两种情况。一是会议名称加纪要，如《全国农村工作会议纪要》。二是召开会议的机关加内容加纪要，如《岳阳市教育体育局关于※※※会议纪要》。
2.会议纪要正文写法。一般由两部分组成。会议概况，主要包括会议时间、地点、名称、主持人，与会人员，基本议程。会议的精神和议定事项。党组会、局务会、日常工作例会的纪要，一般包括会议内容、议定事项，有的还可概述议定事项的意义。工作会议、专业会议和座谈会的纪要，往往还要写出经验、做法、今后工作的意见、措施和要求。根据会议性质、规模、议题等不同，大致可以有以下几种写法：集中概述法。这种写法是把会议的基本情况，讨论研究的主要问题，与会人员的认识、议定的有关事项(包括解决问题的措施、办法和要求等)，用概括叙述的方法，进行整体的阐述和说明。这种写法多用于召开小型会议，而且讨论的问题比较集中单一，意见比较统一，容易贯彻操作，写的篇幅相对短小。如果会议的议题较多，可分条列述。分项叙述法。召开大中型会议或议题较多的会议，一般要采取分项叙述的办法，即把会议的主要内容分成几个大的问题，然后另上标号或小标题，分项来写。这种写法侧重于横向分析阐述，内容相对全面，问题也说得比较细，常常包括对目的、意义、现状的分析，以及目标、任务、政策措施等的阐述。这种纪要一般用于需要基层全面领会、深入贯彻的会议。发言提要法。这种写法是把会上具有典型性、代表性的发言加以整理，提炼出内容要点和精神实质，然后按照发言顺序或不同内容，分别加以阐述说明。这种写法能比较如实地反映与会人员的意见。某些根据上级机关布置，需要了解与会人员不同意见的会议纪要，可采用这种写法。
3.会议纪要称谓的特殊性。会议纪要一般采用第三人称写法。由于会议纪要反映的是与会人员的集体意志和意向，常以“会议”作为表述主体，如“会议认为”“会议指出”“会议决定”“会议要求”“会议号召”等。
4.会议纪要与会议记录的区别。二者的主要区别是：第一，性质不同：会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会议纪要只记要点，是法定行政公文。第二，功能不同：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档;会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。
(五)批复。批复是适用于答复下级机关请示事项时使用的一种公文文种。当下级机关在工作中遇到疑难问题和不能自行决定的事项，向上级请求指示和批准时，上级机关就应当通过批复对请示的事项给予明确的答复，使其明确行止。批复是一种下行公文。除了直接回答所请示的事项以外，无需涉及其他问题。 1.批复的格式。标题、主送机关、正文和落款署时。(1)标题——批复的标题有两种写法。一种是：同意+事由+文种。另一种是：事由+文种 。(2)正文——正文是批复的主要部分，是针对下级机关的请示事项所作的具体答复。一般由引语、主体和结尾三部分组成。引语。引语是批复的第一段或第一句话，这是批复的根据。其作用在于表示已经知道下级请示的问题，从而引出应有的答复性的文字。一般情况下，引语只要说明下级机关有关请示已经“收悉”，表明批复者的态度，如 “同意……”或“根据……意见，现函复如下：……”。主体。这是批复的中心内容。内容简单的，一般只有一个段落，只表明同意或不同意、应该不应该;内容复杂的，可以分段，逐条表明态度，或原则同意，或不拟批准，或需要补充、修正的地方。结尾。批复结尾可写上“此复”，或不写。(3)最后盖上机关印章，署明日期。
2.写作要求。内容应有针对性 ：批复的内容应针对来文请示的事项，不能答非所问，也不应说题外的话。如果有其它意见要告诉请示单位，应另外拟文，以通知行文，不能在批复中“搭单”。表达应直接明确：批复的表达要干脆利落，态度要直率明确，是否同意来文请示或同意采用哪种方案，都要直截了当地表明态度，不能含糊其辞，让人捉摸不定。依据要充足可行：批复对于请示事项的答复，必须以一定的方针政策为依据，接到下级机关来文后，如同意请示所提要求时，可以不说明理由;如不同意来文请示事项时，必须说明一定的理由依据，作必要的解释，以理服人。行文要及时：请示的事项都是由于下级机关在工作中遇到疑难问题或不能自行决定的事情，为及时、有效地解决工作中出现的问题，批复的行文要及时，如迁延时日，就会贻误工作。
(六)函。按性质分，可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的公务活动往来;便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。按发文目的，函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。另外，从内容和用途上，还可以分为商洽事宜函，通知事宜函，催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，转办函，催办函，报送材料函等等。
1.函的写作。一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。开头。主要说明发函的缘由，概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。主体。主要说明致函事项，内容单一，一函一事，直陈其事。要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。结语。通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询(商)”“请即复函”“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。
2.撰写函件应注意的问题。函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。
(七)建议提案答复件。
建议提案答复件是一种特殊的公文形式，有其特定的规范要求，在内容和格式上都有特殊的规定。
第一，答复件的内容要求：
1.答复件内容要符合国家法律法规和党的方针政策及有关规定。办理人员在办理工作中，要全面了解代表和委员所提出的问题和要求，国家有关的法律法规是如何规定的，党在这方面的方针政策是什么，答复内容不能出现与国家法律法规和党的方针政策相悖和不符的现象。
2.实事求是，符合实际。代表或委员提出的问题，能解决的，一定要千方百计想办法解决，并尽快落实;列入规划解决的，要实事求是地讲清目前只能列入规划解决的原因;暂时不能解决的，也要如实说明原因，并讲清楚不能解决的理由，不能为了求得代表委员的满意，把目前不能解决的问题说成列入规划解决。
3.对建议提案所提问题和建议，要有的放矢地逐条答复，不能避重就轻，答非所问，切忌讲空话、套话。建议提案中涉及问题较多的，可以仅针对单位职责范围内的问题予以答复。对几个单位协同办理的建议提案的答复，协办单位需先就职责范围内的问题和要求写出本单位答复并送主办单位，主办单位综合协办单位的答复后写出全面答复。
4.文字要简明、通顺。答复对办理过程只需简单介绍，要明确答复代表委员能办还是不能办。能办的，什么时候开始办或者现在已经办到什么程度，预计什么时候可以办好;不能办的，讲明情况，说明理由，有政策依据有要提供详细的依据。
5.答复的口气要诚恳、谦逊。一般公文行文对象是行政机关和单位，答复件的行文对象则是自然人。但这个“自然人”又不同于一般人，他是行使人民代表大会权力的人大代表和行使民主监督权力的政协委员，办理人员在答复件的语气、用词造句方面都要非常注意，要以诚恳、谦逊的态度答复代表委员。
第二，答复件的格式要求：
1.关于发文字号。答复件要求标明发文单位代号、发文类别、发文年号、发文序号及办复结果类别等5个方面的内容。发文类别用“复”，发文字号中不提夹带“字”、“第”等字样。
2.关于答复件类别。建议提案的办复结果分为四类，分别为：“A”类：所提问题已经解决或者基本解决的;“B”类：所提问题正在解决或列入规划逐步解决的;“C”类：所提问题因条件限制或其他原因目前不能解决，予以解释说明的;“D”类：所提问题留作参考的。
3.关于答复件的标题。答复人大代表建议使用标题：“岳阳市教育体育局关于岳阳市×届人大×次会议第××号建议的答复”;答复政协委员提案使用标题：“岳阳市教育体育局关于政协岳阳市×届×次会议第××号提案的答复”。
4.关于答复件正文的抬头称呼。建议答复件使用“×××代表”，联名的建议也只写一个领衔人;提案答复函使用“×××委员”或“××单位”，联名的提案只写一个领衔人。
5.关于答复件的开头语。建议答复件，开头语采用“您(等×位代表)在××会议上提出《××》(的建议)收悉。现答复如下：”，若标题结尾有“建议”字样，则标题引用后不再重复文字“的建议”;提案答复件，开头语采用“您(等×位委员)在××会议上提出《××》(的提案)收悉。现答复如下：”，若标题结尾有“建议”或“提案”字样，则标题引用后不再重复文字“的提案”。提倡把办理过程简要写进第一自然段，如领导如何重视，何时召开有关会议研究，何时深入实地调研等，让代表委员了解政府办理此建议(提案)，具体做了哪些工作。
6.关于落款。落款必须在成文日期上加盖市教育体育局公章，二级机构不能行文答复代表委员。
7.关于附注及抄送等。附注要求注明联系人和联系电话。联系人可以是本单位办公室主任或承办建议提案的具体经办人。建议(提案)答复函除答复代表(委员)外，还要抄送市政府督查室、市人大联工委(市政协提案委)。
(八)领导批示件回复。以市委书记批示件为例： 1.标题。关于某某事情的书记批示件办理情况汇报。
2.签发。承办责任人(单位主要负责人)亲笔签发(签字位置：与标题平行右侧方)。
3.称呼。一份称呼为：荣华书记;一份称呼为：市委督查室。 4.正文。报书记的回复件起始句为：“收到您关于某某事情的批示(编号：
)……”;送市委督查室的备案件起始句为：“收到《市委主要领导批示件办理情况督查通知书》(岳批查〔2016〕
号)后……”;上述回复件要有调查经过、有来件人对办理工作的意见、结论清晰、文字凝练。
二、公文的专用语
(一) 常用的专用语。开头词：根据、据、近查、最近、自、自从、为、为了、由于、关于、按照、遵照、随着、现将、当前、目前;引叙词：前接、近接、现接、当经、前经、现经、并经、悉、敬悉、惊悉、近悉、喜悉、欣悉、特(现)通知(通报、批示、批复、报告)如下;称谓词：本(我)办、贵(你)处、该单位;表态词：应、应当、似应、责成、同意、拟同意、拟不同意、准予备案、请即试行、遵照执行、即将下达、现予公布;询问词：妥否、是否妥当、是否可行、如无不当、如无不妥;综合词：为此、据此、综上所述、鉴此、总之、总而言之;表达目的词：批示、批复、示复、函复、函告、告知、周知、批转、下达、遵照办理、参照执行;结尾词：特此报告、现予公布、为荷、为要、为盼、是荷、贯彻执行、将...报告给我们。
(二)正确使用专用名称。公文常用的称谓词：第一人称：我(本)局(部、所、院、校、委、站);第二人称：你(贵)局(馆、委、处、办);第三人称：该单位(部门、系、院、所、局)、他、他们;特指人称：收文单位直书其名，使用全称(与公章一致);发文单位在公文标题中出现时，使用全称。为使公文在表述上比较简练，在不致引起歧义的情况下，公文的称谓可以使用规范化简称。如教育部、国家体育总局、省教育厅、省体育局、市委、市人大、市政府、市政协(市政协的全称为“政协岳阳市委员会”)、市委宣传部、市发改委、团市委(注意“团”字在前面)、市特校、岳阳中学(一般不称为“市岳阳中学”)、岳阳电大(不能称为“岳阳市电大”)、岳阳电视台(不能称为“岳阳市电视台”)、市一职专、局基教科等等。同一公文中，对同一单位的称谓应保持上下文一致。 关于岳阳经济技术开发区、南湖新区、屈原管理区，目前还没有约定俗成的规范化简称，所以在公文中一般应写全称，不能分别简称为“经开区”“新区”“屈原区”。
关于乡镇学校，一般不能用简称，如汨罗市屈子祠镇中心小学，不能简称为“汨罗屈子祠中心校”等。
(三)规范受文单位名称。
1.全市教育体育系统：各县市区教育局、体育(文体)局，岳阳经济技术开发区、南湖新区教文局，屈原管理区教体局，市直各教育体育单位(学校、幼儿园)，相关民办学校，机关各科室。
2.全市教育系统：各县市区教育局，岳阳经济技术开发区、南湖新区教文局，屈原管理区教体局，市直各教育单位(学校、幼儿园)，相关民办学校，机关各科室。
3.全市体育系统：各县市区体育(文体)局，岳阳经济技术开发区、南湖新区教文局，屈原管理区教体局，市直各体育单位，机关各科室。
制定表格或者公文表述中，需罗列各单位名称的，除有特殊要求或规定的，一般要按电话簿中的排序进行排列。
三、序号、标点符号、字体例析 (一)序号、标点的正确使用
1.“第
一、”、“第
二、”或“首先、”、“其次、”等用顿号不规范，应该用逗号，即“第一，”、“第二，”、“首先，”、“其次，”等。
2 .“一，”、“二，”、“三，”等用逗号不规范，而应该用顿号，即“
一、”、“
二、”、“
三、”。 3.“
1、”、“
2、”、“
3、”和“A、”、“B、”、“C、”等用顿号不规范，而应该使用齐线墨点(实心小圆点)，即“1.”、“2.”、“3.”或“A.”、“B.”、“C.”。
4 .序号如加括号，如(1)(2)等不再加标点符号。
5.用“一是”、“二是”、“三是”表示顺序时，可在“一是”、“二是”、“三是”之后分别用逗号。例如：“一是，”、“二是，”、“三是，”。也可以不用标点符号，直接连接下文。
6.用“甲”、“乙”、“丙”、“丁”表示顺序时，在“甲”、“乙”、“丙”、“丁”之后分别用顿号。例如：“甲、”，“乙、”，“丙、”，“丁、”。
7.在“一方面”、“另一方面”之后，可以分别用逗号，也可以不用标点符号，直接连接下文。
8.文中小标题层次序号依次可用“
一、”、“
(一)”、“1.”、“⑴”标注;第一层一般用黑体字，第二层一般用楷体字，第三层和第四层一般用仿宋体字标注。结构层次序号不能越级使用或错用。如“
(一)”、“①”、“⑴”、“1.”。
(二)年份中“零”的正确使用
年份如用中文形式表示，如“二○○五年十月”，则中间的“○”不能写成阿拉伯数字的长“0”或英语全角字符“O”，而应该用圆“○”(一般在电脑“插入”栏里“特殊符号”或“几何图形符”中选择);年份如用阿拉伯数字形式表示，则中间应该用长“0”表示，如“2005年10月”。
(三)公文的年份中“括号”的正确使用 印发公文时，年份外的括号应该用六角符号“〔〕”，而不用小括号“()”或中括号“【】”“[ ] ”。
如：岳教体通(2016)5号(不规范)，岳教体通[2016]5号 (不规范)。岳教体通〔2016〕5号(规范)
(四)正确区分连接号和破折号
1.凡文中使用连接号的应该使用“～”，而不使用“——”。如：2016年1月～2月中的“～”(使用规范)。
2.凡文中使用破折号的应该使用占两个空格的连线“——”而不用“～”或只占一个空格的短线“—”或两个短线“——”表示。(选取破折号，一般在电脑“插入”栏“标点符号”中查找)
(五)相邻的两个数字间顿号的使用
1. 相邻的两个数字表示概数，要用汉字数码，中间也不要加顿号。如：
2、3个
5、6天
27、8岁
6、7点钟(不规范)，两三个 五六天 二十七八岁 六七点钟 (规 范)。
2.相邻两个数字连用，有时不是表示概数，而是一种缩略形式，中间要顿号。如初中
一、二年级，
八、九两个月。
(六)字体的使用 标题：2号小标宋体。 文件签发人姓名: 3号楷体。
正文：一般用3号仿宋体。文中第一层：3号黑体;第二层：3号楷体加粗;第三层：3号仿宋加粗。
四、相关工作要求
(一)明确文稿报送程序。凡以市教育体育局或局办公室名义报送或下发的公文(含工作汇报、总结材料等)，必须依照审批程序办理，先由科室负责人、局办公室核稿后，再呈送相关局领导审核，经局长审批签发后，承办科室具体报送。下发的公文纸质版由承办科室负责，电子版交由办公室统一转发。
(二)强化文稿拟稿责任。全局性工作总结、全市教育体育工作会议报告、全局性综合性材料由相关科室提供材料，局办公室起草。凡由科室牵头承办的公文和其他文稿(含会议材料、工作方案等)，应先拟好初稿，经科室负责人签署意见后，再报办公室校核。凡格式不规范、条理不清晰、内容不具体、主题不突出的文稿一律退回重办。
(三)确保文稿印制质量。文稿印制时必须以经过审签的定稿为依据进行排版、定密、定文号，文稿印制前，承办科室要严格履行校对、制版、印刷、装订等工序，检查文字是否准确，格式是否规范，印刷是否清晰，装订是否美观，份量是否足够，杜绝重复印制，减少浪费。
各县市区教育局、体育(文体)局(此为逗号)，岳阳经济技术开发区(此为顿号)、南湖新区教文局，屈原管理区教体局，市直各教育体育单位(学校、幼儿园)：
附件：
岳阳市教育体育局
2016年×月×日