分析快递企业代收货款资金管理关键问题

2022-09-10

1 引言

国家邮政局早在2010年就已经颁布了《关于加强快递企业代收货款业务管理的通知》, 其中的主要内容是要求我国各个地区的邮政管理局必须加强对快递企业代收货款业务的监督管理, 促进快递企业向着更加规范化的方向发展;快递企业应当遵循“谁经营, 谁负责”的原则来对内部管理进行有效的加强, 同时还应当对具体操作流程和风险防控措施进行有效的制定和完善;代收货款业务的市场发展需求和一些有关政策的制定, 主要是为了更好地满足对代收货款业务进行规范化管理的需求, 所以一定要注意快递企业代收货款资金管理中存在的一些问题, 并予以解决。

2 资金管理对代收货款业务发展所起到的具体作用

代收货款业务是目前快递企业发展众多业务中的一种延伸服务项目, 它所起到的主要作用是为寄件人和收件人提供更加方便的条件, 快递公司在给卖方提供商品快递服务的过程中, 也在向买方进行商品货款的收取, 然后在进行统一的款项结算, 并把结算后的款项返还给卖方;从快递企业的日常规定中可以看出, 快递公司为客户提供代收货款服务的时候, 是会对客户进行手续费的收取, 而且快递公司在向买方收取货款的时间与付给卖方结算款项的时间存在着一定的差距, 所以这些情况能够给快递企业带来不错的资金沉淀, 现在已经是快递公司非常态融资手段的其中一种, 可以将快递企业业务所带来的资金时间价值充分地体现出来, 这也是快递企业对代收货款业务进行广泛应用的一个主要的原因。

代收货款资金虽然可以将快递企业的资金时间价值充分地体现出来, 但是同时也会给快递企业带来很大的资金管理风险;DDS与深圳丰达速递公司在2010年1月份左右就先后因为出现代收货款不规范操作等情况, 导致公司内部出现资金隐患, DDS出现这种情况的主要原因是因为公司在运营的过程中, 把原本的代收货款资金挪用到了其他的地方, 使企业的资金链受到损坏, 进而导致公司资金运转不开, 最后DDS公司只能面临着倒闭;深圳丰达速递公司出现这种情况的主要原因是因为企业分公司的负责人将所有的款项都卷走了, 让分公司失去了高达上百万的代收货款资金, 给企业带来了不小的损失;所以, 资金管理即可以帮助快递企业在代收货款业务获取一定的发展, 也可以给快递企业带来一定的资金管理风险, 是企业发展的一把双刃剑, 如果可以进行妥善的利用, 那么会给快递企业带来不小的一笔现金流, 对推动企业资金周转效益具有非常积极作用, 但是如果利用不好, 会造成资金把控过程中出现一定的漏洞, 那么这会给企业带来不可避免的巨大的资金损失, 严重时企业甚至要接受面临倒闭的这种严重的后果, 所以企业想要保持可持续发展, 就必须对代收货款资金管理中的关键问题给予重视。

3 快递企业代收货款的具体处理流程分析

对快递企业代收货款业务的具体处理流程上进行分析可以看出, 资金流与其他普通快递业务相比是代收货款业务最显著的特征, 想要实现让代收货款资金得到更加有效管理的目标, 其中最重要的一点就是与代收货款业务的整个操作流程进行有效的结合, 从代收货款业务的各个环节进行入手, 以此来达到对资金流、实物流和信息流进行实时监控的目的。

3.1 代收货款业务中的实物流转环节

快递企业在进行邮件实物流转的过程中, 邮件需要经过快递员收寄, 然后达到快递企业内部进行处理, 最后进行投递环节, 大体上和普通快递的邮件流转没有什么差别, 但是需要对以下几个环节进行特别的注意:

邮件收寄环节;邮件在进行收寄环节的时候, 快递人员需要对收寄详情单进行仔细的检查, 看收件人是否填写正确, 应付款额是否填写正确, 字迹是否是清晰没有进行涂改的, 如果进行了涂改需要换一张新的收寄详单。

邮件投递环节;邮件在进行投递环节之前, 需要让投递部门遵照代收货款邮件的形式进行详细的登记, 并且对每个邮件的应收货款金额进行重点登记, 以减少出现金额错误的现象。

投递人员对邮件进行代收货款的时候, 可以按照收寄详情单进行收款, 收款方式可以使用现金收款方式或者是刷卡支付的方式, 投递人员在确认收取的代收款项准确无误以后, 就可以让收件人在收寄详情单上签字进行收寄货确认。

3.2 代收货款业务中的资金流转环节

投递人员在开始进行代收货款的时候, 代收货款资金就已经流入进了投递企业的内部流转环节中, 然后通过企业进行统一的结算, 将最后的款项返还给收寄人, 快递企业资金内部流转环节的操作流程具体可以分为以下几个方面:

终端缴款环节;根据以上内容提出的收款方式, 投递人员在进行终端缴款的时候, 可以使用现金收款或者是银联卡收款等方式。

内部流转环节;内部流转环节主要分为两个部分:一是投递管理人员在完成收款以后, 可以把收取来的现金或者是银行回单、详情单交换到投递管理部门进行核对, 并且对核对内容进行有效的确认, 以保证内容的准确性;二是投递部门需要把款项向上级进行缴款, 缴款的上级机构被称之为分公司管理部门, 由于收款会被分布到我国的各个地区, 所以分公司管理部门应当根据各个地区的快递公司管理机构进行设立。对外结算环节;资金在被归集到省或者是市分公司以后, 由这些分公司进行集中统一的结算, 这个时候资金流就不会在快递企业内部存在。

3.3 代收货款业务中的信息流转环节

每个快递企业中通常都会带有相应的信息系统, 对来往的邮件进行跟踪调查, 如果是代收货款业务中的信息流转环节, 那么信息系统需要在邮件开始进行收寄环节直至接收到投递回款情况这一整个过程中实施闭环管理;代收货款中的信息流转环节主要包括实物流转和资金流, 可以对未投递的信息、未回款信息的催投以及催缴警示进行有效的实施, 而且还可以在一定的时期内对预警信息进行有效的设置, 有利于投递部门、分公司等各级管理部门对整个操作流程进行实时监控。

4 加强快递企业代收货款资金管理的主要措施

4.1 重点加强对投递终端缴款方面的管理

快递企业最终端资金的主要来源是靠资金管理中投递员缴款来实现的, 同时这也属于在对资金进行监控过程中的一个比较薄弱的环节;所以, 重点加强对投递终端缴款方面的管理, 应当做到以下几点:第一点、对投递员出班和归班进行有效的管理, 投递员在出班的时候一定要根据货款的实际金额和实物进行出货登记, 归班的时候投递员一定要按照所收到的货款和回归的货物进行登记, 然后业务主管人员可以根据投递员的登记记录进行核销审核, 这样可以有效地避免出现一些投递款漏缴和少缴的现象;第二点、对代收货款超额度的情况进行有效的管理, 如果出现单笔代收货款超额度的情况, 要对其进行跟班投递制度的实施, 实施跟班投递制度可以选用主管跟班投递或者是双人投递的形式, 这样可以更好的保证货款回收的安全性;第三点、对于现金收款方式进行合理的减少, 使用现金收款的方式有时会出现投递员收取假钞的情况, 多使用银联卡支付方式可以有效地减少这种情况的发生。

4.2 加大欠款的及时追缴力度

代收货款的额度通常会比较大, 如果很长的一段时间没有对货款进行清缴, 那么极有可能会给一些品行低劣的人员带来作案动机, 所以, 一定要加大欠款的追缴力度, 及时地对代收欠款进行跟踪清缴, 如果有这个必要, 还可以组建一只专项的欠款管理小组, 这样有利于对下级欠款进行及时的清理, 极大程度的减少资金沉淀带来的风险。

4.3 对相关的规章制度进行合理的完善, 并加强管理层的沟通

由于快递企业所办理的业务主要是以营利为目的, 所以与卖方的关系会形成一种代理的关系, 当这种关系确立以后, 那么需要双方对自己需要履行的权利和义务及职责进行明确, 对双方之间与业务相关的规章制度进行合理的完善, 这样有利于让管理信息可以得到及时的沟通与协调;与此同时, 快递企业的业务内部还应当对代收货款业务资金管理中存在的薄弱环节进行有效的查找, 并积极的学习和严格的执行代收货款业务资金管理的相关制度;此外, 还要适当的加强过程管理, 这样可以让快递企业经营的更加规范化, 有利于企业与卖方实现双赢的目标。

4.4 积极对从业人员开展相关的教育工作

积极的对从业员工开展代收货款资金管理相关的教育培训, 而且要重点对从业人员进行法律法规、行业规范、企业规章制度、职业技能与道德等方面的教育培训;从业人员中一线、外聘以及新入职的职工这几个关键的环节要给予重点的关注, 加强他们的教育培训工作, 可以更好地完成代收货款资金管理;在进行教育培训的过程中, 可以把一些比较典型的案例作为教育培训的素材, 这样可以让企业员工更加快速地了解学法、知法、守法等方面的知识, 让员工的法律意识得到有效的加强, 同时也可以让快递企业从业人员的整体素质得到有效的提高。

5 结语

快递企业代收货款业务主要是为了让买卖双方可以实现不用再进行面对面交易的一种方式, 很大程度上为商户解决了产品配送和资金结算的问题, 由于快递企业代收货款业务会涉及资金结算和现金实物流通, 所以需要在关键环节加强对资金的管控, 同时还要加强快递企业从业人员的教育培训, 提高人员的整体素质, 更好地推进企业业务的发展。

摘要：我国现阶段的快递企业代收货款业务主要指的是为了适应市场的发展需求, 对快递业务目前存在的条件和优势进行综合利用。它属于快递业务的一项延伸服务项目, 同时也是快递企业为了满足各种邮购、电子商务等一些相关企业购物、代收货款需求的一种特殊业务, 快递企业的代收货款业务可以提高传递实物、代收货款并代为统一结算的速度, 所以加强快递企业代收货款资金管理是必不可少的。本文首先对快递企业的实际情况进行了解, 然后对快递企业代收货款资金管理中的一些关键问题进行分析, 并提出一些措施以供参考。

关键词：快递企业,代收货款,资金管理