关于在企业内部控制活动中提供法律支持的对策探讨

内部控制主要包括控制环境、会计系统与控制程序这三个要素。

一、控制环境

(一) 组织结构设置与权责分配

合理的内部机构设置能够满足企业开展经营管理的实际需求与外部环境的变化, 改善管理效能, 让内部控制的效果得以提升。因此需要从经营目标、只能划分以及管理要求出发, 将具体的责任分解到位, 让内部控制的实施能够具备良好条件。法律支持:制订或审核高管人员、各职能部门以及生产车间的岗位职责及权限。

(二) 公司治理

1. 治理结构:

构建起规范合理的法人治理结构, 使得董事会、监事会以及经理层的运作趋于规范, 合理的治理结构的构建是建立在决策、执行、监督各层级地位、职责以及任务的合理界定基础上的, 只有这样才可以让分工合理, 并形成良好的制衡机制, 独立董事发挥监督职能, 为企业内部控制的建立和实施提供强有力的组织结构保障和工作机制保障。法律支持:修订和完善《公司章程》, 制订或审核股东 (大) 会、董事会、监事会、总经理办公会议事规则, 《独立董事工作制度》、《董事会咨询委员会议事规则》、《总经理工作细则》。

2. 企业文化:

在企业中要逐渐形成积极健康的价值观, 帮助所有员工形成良好的社会感与遵纪守法的意识, 并在企业内大力倡导爱岗敬业、团队协作、进取创新的精神。与此同时, 还需要转变管理理念与经营风格, 形成较强的风险意识。恪守以诚实守信为核心的职业操守。法律支持:草拟或审核企业文化纲要、高级管理人员职业操守准则、员工行为守则。

3. 人力资源政策和薪酬计划:

企业的人力资源政策应当科学、规范、公平、公开、公正, 有利于调动员工在内部控制和经营管理活动中的积极性、主动性和创造性。法律支持:制订或审核人人力资源政策、薪酬管理和分配激励制度、竞业禁止规定和保密规定。

4. 绩效评价与激励约束机制。

建立符合现代企业制度要求的管理人员与企业利益相结合、责权利统一的激励机制, 业务部门采用内部独立核算管理体制, 制定利润指标, 按利润中心方法进行绩效考评;职能部门采用费用预算控制, 按费用中心方法进行绩效考评, 所有绩效考评指标均与相应管理人员工资、职务升迁直接挂钩。法律支持:制订或审核绩效评价与激励约束管理办法。

5. 内部审计机构设置:

设立专门的内部审计机构, 保证内部审计机构具有相应的独立性, 并配备与履行内部审计职能相适应的人员和工作条件。法律支持:制订或审核审计机构职责。

6. 反舞弊机制:

明确有关部门在反舞弊工作中的职责权限和协调机制, 规范反舞弊调查处理程序, 建立情况通报制度, 及时防范因舞弊而导致内部控制措施失效、影响内部控制目标实现的风险法律支持:制订或审核反舞弊机制、投诉和举报管理制度。

(三) 控制系统

1. 管理控制方法。

采用组织结构控制方法、会计系统控制方法、预算控制方法等, 加强内部管理, 规范内部控制, 保证企业的安全、规范、高效运作。

2. 主要业务流程控制。

在进行规章制度建设、工作程序规范化的同时, 积极应用信息技术改造内部业务流程和工作程序, 财务等方面的管理, 应用办公自动化系统对人力资源、质量控制等方面进行系统管理, 以促进管理创新、工作及生产效率提升、产品质量提高、成本费用下降。

法律支持:制订或审核《内部控制制度—销售与收款、合同制度、采购与付款、存货》、《内部控制制度—成本费用、固定资产、货币资金、筹资、对外投资、担保》、《内部控制制度—预算》、《内部控制基本规范—财务报告编制》、《内部控制制度—工程项目》、《内部控制制度—计算机信息系统》、《内部控制制度—信息披露管理制度》、《纠正和预防措施控制程序》等规范性文件。

二、会计系统

良好、有效的会计系统可以规范财务会计的管理行为, 强化财务和会计核算, 最终达到确保资产安全完整的目的。企业应在规章制度建设、工作程序规范化、财务会计机构设置及人员职责划分等方面, 制定相对完整的会计管理体系。

(一) 各类资产控制

实物资产包括:货币资金、易变现资产、固定资产、在建工程、在产品、产成品等, 以及债权包括:应收账款、其他应收款、预付账款、长期投资、短期投资等均实行资产归口责任制管理。严格的资产管理风险防范预防措施及财务会计控制措施, 形成了责任明确、控制力强、效果显著的资产控制管理模式。法律支持:制订或审核《财务管理制度》, 如:《用款审批规定》、《货币资金管理办法》、《财务核算管理工作规范》、《外协核算管理细则》、《企业会计制度》、《应收帐款管理制度》、《财务会计报告制度》、《产品入库管理规范》、《销售产品发货管理规定》等。

(二) 内部报告控制

制订会计报告系统, 运用各种分析方法对资金筹集和使用、资产结构、资产周转和增值、各类预算费用控制、预算利润目标完成情况进行纵向、横向比较分析, 找出差异原因, 分清责任、及时整改, 有效地加强企业财务管理、优化经济决策。法律支持:制定或审核内部报告制度。

(三) 电算化系统控制

对账套管理和维护、人员分工和权限、系统组织和管理、、程序、网络安全防护等重要方面进行有效控制。法律支持:制定或审核电算化系统控制制度。

(四) 财务机构设置和人员配备

设立财务部, 在财务总监直接领导下全面处理销售收款、采购付款、成本核算等财务管理业务。在人员配备方面, 财务部设有出纳、主办会计、财务经理等岗位, 并按上岗条件要求配备业务精干的专业人员, 以保证会计工作质量。法律支持:制订或审核财务机构职责、内部牵制制度、内部稽核制度。

三、控制程序

企业应在交易授权审批、职责划分、凭证与记录控制、资产接触与记录使用方面, 建立规范化的工作程序。

(一) 交易授权

1. 一般授权。

明确人事、行政、采购、研发、销售各个环节的日常业务活动的一般授权法律支持:制订或审核人事管理、行政管理、成本管理、研发管理、《费用报销、日常借款及对外付款审批程序》等方面的规章制度。

2. 特别授权。

对于企业经营方针、重大投资、融资、担保、关联交易等重大经营活动, 根据《公司法》及相关法律和《公司章程》等规定, 由董事会审议决定;超越董事会权限的, 提请股东 (大) 会批准。股东 (大) 会可以对董事会在企业投资、融资、担保等方面给予特别授权。法律支持:草拟特别授权委托书。

(二) 职责划分

通过权利、职责的划分, 使组织机构的各组成部分及其成员明确自己在组织中的位置, 了解自己可接受的业务活动和行动规则等, 防止差错及舞弊行为的发生。法律支持:制订或审核岗位责任和内部牵制制度。

(三) 凭证与记录控制

在经营管理过程中按照《财务管理制度》和相关职责权限划分, 各部门在执行职能时相互联系和制约, 保证在采购、生产、销售、会计和财务管理等各环节产生的凭证与记录的准确性, 同时加强内部凭证的可靠性。

(四) 财产保管

按照不相容职务分离的原则, 对接触、使用资产 (特别是现金、票据和存货等易变现资产) 和记录, 包括会计记录和业务记录均有适当的保护措施。对各项实物资产从购建的审批权限、内部调拨、报废清理等全过程实施监控。法律支持:制订或审核货币资金管理、存货管理、固定资产管理、覆盖经营交易全过程的控制流程和定期清查盘点制度。

四、总结

内部控制是衡量现代企业管理的重要标志。实践证明:得控则强、失控则弱、无控则乱, 加强和完善企业内部控制制度, 已成为现代化企业夯实基础管理、不断创新发展的必要条件。完善企业内部控制制度, 保证会计信息的质量, 对于完善公司治理结构和信息披露制度, 保护投资者的合法权益并保证现代公司的有效运行有着非常重要的意义。

摘要：建立完善、严密、有效的内部控制制度, 不仅可以有效防范企业经营风险降低代理成本、避免资产损失, 而且还为企业实现健康永续发展提供坚实基础。为了保证企业日常管理和业务运作规范性的实现, 法务机构应在内部管控工作中积极发挥应有的作用, 共同承担起内部控制制度落到实处的职责。为此, 作者在内部控制工作流程中如何提供法律支持进行了探讨并提出了对策措施。

关键词：企业内部,控制活动,法律支持