学校档案室管理制度

制度是通过规范体系表现出来的,必须借助于有力执行才能发挥出制度规范效能。今天小编为大家精心挑选了关于《学校档案室管理制度》，仅供参考，希望能够帮助到大家。

第一篇：学校档案室管理制度

学校档案室管理制度

一,认真贯彻《中华人民共和国档案法》,以及其它有关档案工作的规定.

二,各种档案须科学管理,存放有序,查找方便.

三,严格保密制度做好档案安全保密工作.

四,做好防火,防水,防潮,防盗,防有害生物,防尘,防光,防高温等工作,定期检查保管情况,确保档案的安全,做到无丢失,无霉变,无虫蛀,无差错.

五,借阅档案须经学校领导同意,并办理借阅登记手续,借阅人要爱护档案原件,用后及时归还.

六,外单位借阅利用档案,须持单位介绍信,注明利用目的,经学校领导同意,才能借阅.

档案的收集

要按照国家,政府及教育行政部门的有着规定,把学校,各部门和师生每个人手中分散的有关教育,教学,科研,人事,行政,财务,经营等方面的文件材料及各种资料,经过挑选,集中于学校档案室.任何部门和个人都不得私自保存,占有,销毁和带走应归档的材料.

1,依法按章

档案的收集必须依法按章实施.要求学校的全体师生员工都要明了档案惧和管理目的和意义,树立档案工作人人有责的观念,增强档案意识,明确工作性档案资料与个人的学术,科技等具有知识产权的资料的区别.管理部门不应把属于具有个人知识产权范围的资料强行收集(个人自愿贡献的另当别论),个人也不能把应当归档的工作资料占为已有而拒不归档.

2,完善机制

档案的收集必须建立必要的机制,对收集的范围,对象,时限等有明确的要求,建立必要的工作制度和考核制度.

3,建立网络

由于学校的工作条线多,归档资料牵涉的面也广,档案资料的收集要建立必要的组织网络,有关条线和各个层面都应有相关的节点,每个节点都要有具体的责任人.

档案的整理

档案的整理,是指把零散的和需要进一步条理化的档案资料,进行基本的分类的,,组合和编目,使其系统化,科学化.有利于档案的保管和使用.

1,规范分类

由于以校为本自主发展的步伐加快,教育教学改革的不断发展,改革实践中形成的资料也必然会超出文件规定的分类范围.因此,在改革实践与时俱进的新时期,相关的档案资料分类规则也必然不断发展,各单位应该尊重这一现实,积极探索,同时又必须及时与上一级档案管理部门联系,争取指导,服从整体调控,不各行其是.

2,保持结构完整性

学校档案的整理,要按照教育,教学,科研,人事,行政,财务和经营管理活动过程中所形成的档案资料自身规律,保持其结构的完整性.

3,保持整体系统性

学校档案的整理,还要按照学校档案的来源,时间,内容和性质等条件,保持其历史联系,保持其整体的系统性.

档案的立卷

1,为有利于学校立卷部门做好平时归卷工作,提高立卷质量,方便归档前的查

找利用,学校应按照上级要求,推行预立卷制度.

2,学校各有关部门兼职档案员应按预立卷类目进行材料的及时收集,积累,并定期进行整理.

3,学校档案室要随时了解,检查,指导兼职档案员做好预立卷工作.

4,组卷必须遵循文件材料形成的规律,保持其相互之间的有机联系,便利于查考和利用.

5,组卷的技术要求:

(1)内容相同的文件材料组成一卷,同一内容的文件材料数量多时,可分别组成若干卷,每卷不超过200页.

(2)卷内密不可分的文件材料按正件在前,附件在后;打印在前,定稿在后;批复在前,请示在后的顺序排列.

(3)按顺序编页号,页号位置在非装订线一侧的上角.

(4)填写卷 内目录及备考表.每份文件材料必须注明单位,责任者,时间.

(5)卷内材料一律拆掉金属物,用线装订,破损的文件材料应进行修补.

(6)案卷封面各栏目应填写齐全,标题拟写应简明扼要,并体现作者,问题,文种三要素.

(7)档案盒封面和卷盒按有关规定要求.

档案的保管

1,必要的硬件保障

为了档案的完整和安全,工作的方便,一般应实行"三室分开",即档案库房,工作人员的办公室与档案借阅室分开,至少要做到档案库房独立.

档案库房要保证通风,干燥,配备必要的防潮,防霉,防蛀,防火(消防),调温和通风等设施,要有防盗设施.

2,完善的软件建设

建立档案管理的常规工作制度.如收集,整理,分类,立卷,借阅,鉴定,剔除,销毁等制度.建立相应的工作资料.

3,认真做好归档验收工作.档案室应对整理组卷完毕垢档案进行入库前的鉴定和验收,凡不符合要求的,必须重新整理合格才能归档.

4,按规定做好分类编号工作.

5,按规定做好编目工作.目录每条目基本著录项目包括:顺序号,档号,题名,日期,页数,保管期限等.实行计算机辅助档案管理的,应将目录输入计算机,建立信息库,实现检索,统计的机上操作.

6,按照档案顺序号,依次排列上架.

7,要定期全面检查,并做好检查记录,发现问题要及时采取补

救措施,并报告分管领导,确保档案安全.

8,要严格做好鉴定和销毁工作.要根据归档范围和保管期限表,对到期的档案提出销毁或延长保管期的意见,并经学校领导批准.销毁档案时必须有两人监销,并在销毁清单上签字.

9,认真做好统计工作.建立档案的收进,移出,利用,销毁等统计台帐,及时报送统计报表.

10,及时做好档案的补充工作.归档的文件材料如有遗漏,学校应及时补充归档,档案室应将补充归档材料插入相应的案卷或另行组卷,排在对应案卷目录的最末位.

官地坪镇中学

第二篇：职业学校学生档案室管理制度

档案室管理制度

根据依法治档的原则，加强学校档案的保管，保密和利用工作，特制订以下制度：

一、保管：

1、各类档案，通过分别分类登记、编目、存放有序，并制订案卷目录等检查工具。

2、设立库房，配有箱柜，切实做好八防工作(防盗、防火、防光、防潮、防尘、防虫、防霉、防水)。

3、对已过保管期限，需销毁的档案材料，要清理造册，经分管领导同意，报主管部门批准。

4、档案员对档案材料要定期全面检查，发现问题，及时改进。

二、保密

1、执行《保密法》。严格遵守国家工作人员保密守则，非档案室人员，未经许可，不得擅自进入档案室。

2、属保密范围内的档案，利用者须经主管领导同意方可查阅，查阅档案时与利用目的无关的章节，请勿翻阅或摘录。

三、利用

1、本学院人员须查阅本工作范围内的档案，可直接向档案员提出要求，优先提供利用。

2、外来人员需利用本单位档案，须持单位介绍信，经主管领导同意，方能查阅。

3、利用者须摘录、复印有关档案，一般的经档案员同意，重要的须经主管领导的批准。

4、做好档案利用记录，档案员有权向利用者收集利用效果，利用者有义务向档案室反馈利用效果。

档案室

2011-09-25

第三篇：学校档案室管理员职责

l、学习党的方针政策，贯彻执行《中华人民共和国档案法》，忠于职守，遵守档案工作纪律。

2、认真钻研业务，建立健全各种档案管理制度，不断提高管理水平。

3、凡应立卷归档的材料，要定期收集，对移交入室的档案要认真验收，按规定办理交接手续。

4、残缺和不易长久保存的档案，要裱糊和复制，做好防盗、防潮、防虫蚀等工作，确保档案的齐全、完整和安全。

5、做好档案的立卷、分类、编号、进橱上架工作，编制检索工具、汇编和参考资料。

6、搞好档案的开发利用工作，积极主动地为学校领导和各部门提供档案材料，为学校各项工作服务。

7、做好档案的借阅登记和利用效果登记。

8、严格执行档案保密制度，防止失密、泄密现象发生。档案管理人员调离，要在学校领导监督下做好交接工作，离职后不泄密。

9、兼职档案员，对本处室的档案材料要随时收集，确保档案的齐全完整，按规定归档立卷、移交。

第四篇：学校档案管理制度

齐家九年制学校档案管理制度

档案人员岗位责任制度

一、努力学习政治理论和专业知识，不断提高业务技能和管理水平，忠于职守，遵守纪律，积极参加各级各类档案业务培训，并经考核取得岗位资格证书。

二、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》和《湖北省档案工作条例》，贯彻执行党和国家及本系统(行业)有关档案工作的法规及规章，认真履行本单位各项档案管理规章制度。对造成档案损毁、丢失、泄密、擅自复制等渎职行为的，要及时向领导报告，并根据《档案法》及有关规定，追究当事人的责任。

三、熟悉本单位和本系统业务工作，了解本单位各类文件材料的形成过程，掌握分类方法、归档范围和保管期限。

四、切实做好档案的收集、分类、整理、编目工作，保证档案的齐全完整，提高案卷质量，力争达到标准化、规范化的要求，逐步实现档案管理现代化。

五、同鉴定小组其他人员一同定期对室藏档案进行鉴定，对已到保管期限的档案资料认真鉴定分析，对已失去保管价值的档案提出销毁意见,造具销毁清册,写出鉴定分析报告,经领导批准后和有关人员一起进行认真负责的销毁。

六、保持档案室的整洁卫生，档案框架排列有序。认真做好档案“八防”工作,定期检查档案保管情况，经常核对档案资料，做好记录，及时处理档案保管、保护方面的事故，保证档案的完整与安全，最大

限度地延长档案寿命。

七、编制科学的检索工具，全面熟悉室藏情况，积极做好咨询服务工作和档案利用工作，严格执行保密制度，坚持做好查借阅登记和利用效果登记，编制利用效果实例和档案信息。

八、积极开发档案信息资源，利用室藏档案编写一些有价值的档案资料，以满足单位领导和各项业务工作的需要。

九、积极参加本单位组织的科研课题鉴定会、设备开箱验收会、基建工程竣工验收会等活动，认真接收上述活动形成的应该归档的文件材料，并在有关文件上签名盖章。

十、做好档案的统计工作，建立统计台帐，及时、准确地向档案行政管理部门及教育主管部门填报机关档案工作统计年报及其他调查统计表。

档案保管制度

一、档案室内档案要根据不同门类和载体，区分不同价值分别编好序号，科学地系统地排列上架，认真地保管。

二、有符合要求且比较宽裕的档案室，配备了标准的能满足需要的档案柜架，案卷装具符合国家标准。

三、保持档案室整洁卫生，档案柜架排列整齐，档案存放位置正确,索引规范。室内严禁吸烟、点灯、用电炉，严禁存放易燃、易爆、易腐物品，库内无霉、虫及杂物堆放现象。

四、严格按照“八防”的要求，采取有效措施，不断改善档案保管条件。添置必要的设施设备，并充分发挥其作用，坚持做好室内温湿度调控，按照通风降温四原则随时开窗通风或开机降温去湿。在档案柜内要存放防虫、防霉药品，定期更换。

五、要定期检查各种设施设备，保证各种设备的完好无损，若发现设备损坏或出现故障，要及时修理和排除。

六、档案室和档案柜架的钥匙必须专人保管，不得丢失和乱放，更不能随便转借他人。档案人员每天下班时要坚持检查电灯、电路和门窗情况，发现问题及时解决。

七、各种门类的档案进入或移出档案室，必须造具清册，履行交接手续。每半年对室藏档案进行一次全面检查和清理核对，做到目录和库存相符，确保档案完整安全。如因保管不善造成档案损坏或丢失，要追究有关人员责任。

八、档案室是机要重地，非档案管理人员未经许可，不得随便进入。

九、按照《全宗卷规范》建立全宗卷，注意收集、整理、接续全宗卷内容，使全宗卷内容全面、规范、完善。

档案保密制度

一、档案工作人员应严格贯彻执行国家保密法规，遵守保密纪律，明确保密职责，维护档案的安全与完整。

二、保密文件材料、档案的密级划分、变更和解密，必须按照国家有关制度和规定办理。保密档案及文件材料，要妥为保管，绝密档案要单独保管。

三、档案室设施应符合“八防”的要求，要安装铁门(防盗门)铁窗，凡遇重大节假日应提前对档案室的安全保密设施进行检查，发现问题及时处理。

四、不该说的国家秘密不说，不该知道的国家秘密不问，不该看的国家秘密不看，不该记录的国家秘密不记录。

五、不准私自或在无保密保障的情况复制、使用、存放、销毁属于国家秘密的文件、档案、资料和物品。不准将属于国家秘密的文件、档案、资料和物品作为废品出售。

六、不准借阅秘密档案资料，查阅秘密档案或文件，应履行审批手续，并限于在保密室或档案室内阅览，不得抄录和带出，不得向别人透露秘密文件的内容。

七、不准携带属于国家秘密的文件、档案、资料和物品外出开会、参观、学习、游览、探亲、访友和办私事，如确因工作需要，须经保密部门审查批准，同时指定专人保管。

八、不准向家属、子女、亲友及其他不应知悉者谈论国家秘密。

九、定期进行保密文件、档案、资料和物品的清查工作，发现问题，及时报告。

十、不谁隐瞒泄密事件，对于造成失密、泄密的人员或事件要及时报告，并视其情节依法追究责任。

档案鉴定销毁制度

一、成立档案鉴定小组，鉴定小组由本单位分管领导任组长，成员由档案人员及有关部门的人员组成。

二、鉴定小组以专业主管部门确定的档案价值鉴定原则和标准为准绳，以档案的保管期限为依据,及时组织对到期档案进行鉴定。

三、鉴定工作结束后，要写出鉴定报告，在保管单位备考表中注明鉴定意见，由鉴定小组负责人签名并注明日期，对无保存价值需要销毁的档案及文件材料，要造具清册，提出销毁报告，经分管领导批准，并报送有关档案部门备案，然后方可销毁。

四、对已超过保管期限的档案或文件材料，重新鉴定后，确有保管利用价值需延长保管期限的，应重新规定保管期限，其保管期限从第一次鉴定的年限算起

五、经过鉴定，对延长保管期限的档案或文件材料要重新组卷，要达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定，鉴定中发现档案不准确、不完整，要及时向领导汇报，责成有关责任人负责修改、补充。

六、销毁档案时，监销人员不得少于2人，应由档案室和有关业务部门派员在指定地点共同监销，监销人员在销毁以前，应认真进行清点核实，销毁后要在销毁清册上签名盖章，并将销毁情况报告领导。

七、销毁档案时，必须注意保密，监销人员在档案尚未安全毁掉时不得离开现场。

八、情况特殊的专门档案另有销毁规定的按有关规定执行。

档案统计制度

一、档案统计要符合《中华人民共和国统计法》及其他有关法规、规章要求。

二、档案统计包括登记和统计两个部分。档案室要建立档案工作统计台帐，档案人员要认真细致地做好档案收进、移出、整理、鉴定、销毁、抢救、清理、保管的数量、状况及结构的登记和统计，还要做好档案检索、编研和利用情况的登记和统计。

三、档案统计内容与指标要保持一致性、稳定性和连续性，不得随意更改。

四、统计数字要准确无误，情况要真实，结论要正确，各项数字一律用阿拉伯数字书写，字迹要工整、清楚、不得潦草和模糊。

五、及时、准确向档案行政管理部门填报单位档案工作统计年报及其他档案调查统计表，统计报表要由领导签字盖章后方能上报或归档。

六、档案室要定期对档案统计资料进行归纳整理，定期对统计数据进行必要的综合、分析和研究，从而及时发现问题，纠正错误，更好地认识和了解机关档案管理的现状，掌握发展规律，分析发展趋势，提高管理水平。

档案利用制度

一、本单位档案仅限于本单位及本系统工作人员利用，凡查借阅档案，必须履行登记手续，填写查借阅登记表和利用效果登记表，并将利用结果及时向档案室反馈，任何人不得例外。

二、外单位来查阅档案资料的人员，必须持有单位介绍信，检验查阅人员的身份和问清查阅的目的、范围，经分管领导批准后方可查阅。

四、查阅秘密文件必须履行审批手续，严格遵守保密规定。

五、借阅档案时间一般不得超过3天，延长时间需办理续借手续，最多不得超过7天，借用份数每人每次不得超过3份。

六、借阅者应维护档案的完整与安全，不得在档案上乱写乱画，不得转借和影印、复制、拆换、涂改及污损，违者必究。

七、借阅档案归还时，档案管理人员要认真清点，仔细检查，并做好归还记录。借阅档案未还人员若要长期离岗必须在离岗前，将所借档案全部归还，以利于保管和利用。

八、凡遇节假日和特殊情况，档案室有权随时收回借出的档案、材料，以利于安全保密工作。

九、凡在借阅档案过程中，造成案卷散失，污损或拒不归还者，应按《档案法》及有关规定严肃处理。

十、复制、抄录档案资料，要经领导批准，抄录复制的档案由档案员核对无误，加盖公章，方可有效。

十一、档案人员应根据本单位工作的特点按照室藏档案的内容、种类和结构，编制科学的检索工具和有参考价值的档案资料，以提高档案的查全率和查准率。

档案查、借、阅制度

一、档案室是机要重地，非档案管理人员未经许可不得随便进入。

二、外单位人员查阅本校档案必须持组织介绍信。

三、凡到档案室查、借、阅档案必须遵守本机关各项档案管理规章制度。

四、查、借、阅非本处室和个人的档案须有领导批条，依据档案保密级别，请示不同领导，重要的校长批条，一般的分管校长批示。

五、凡到档案室查、借、阅档案(含查、借、阅自己产生的档案或移交档案)，必须认真履行查、借、阅登记手续，如实填写查、借、阅案卷题名(内容)、目的和结果。

六、凡查、借、阅者必须爱惜档案卷宗，保持卷面清洁，不得擅自复制、涂改损毁、丢失、泄密。

第五篇：学校档案管理制度

一、档案工作的基本原则

(一)本校档案是指在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的历史记录。

(二)必须按照《档案法》和《贵州省档案管理条例》管理好档案。对档案实行集中统一管理，确保完整、准确、安全、便于开发利用。

(三)制定立卷归档制度，逐步做到“三纳入”、“四同步”：纳入本校工作计划和规划、纳入管理制度。纳入各部门的职责范围和有关人员岗位责任制;在布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时考虑做好档案工作。

二、档案工作的任务

(一)贯彻执行党和国家档案工作的方针、政策和法规，规划全校档案工作。

(二)负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管和统计全校各类档案及有关资料。

(三)开展档案的利用工作。

(四)参加信息工作的整体化建设，负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源。

(五)参加档案工作协作、学术研究和交流活动。

(六)接受同级档案部门及上级主管部门的监督指导，培训全校各有关部门兼职档案工作人员。

(七)完成本校领导交办的其他任务。

三、档案人员的素质要求

(一)能认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想，执行党和国家方针政策、公正廉洁，严守党和国家机密。

(二)能认真学习档案专业知识、管理科学知识和其它相关学科知识，工作责任心强，敬业爱岗。

四、档案的建立

(一)建立健全学校各类档案，为学校各级领导，上级有关领导部门分析、总结、部署及调度学校工作和对学校工作作出决策提供准确、可靠的依据。由一名副职校领导具体负责和指导资料的收集、分析、筛选、整理、立卷、归档等建档工作。

(二)建立档案资料室，由办公室人员专职(或兼职)管理。教务处、总务处、学生处等行政职能部门和团委应设档案柜，分别明确专职人员具体管理。

(三)全面系统地建立健全学校档案、教师档案和学生档案。学校档案按类以时间为序建立，教师的一般人事档案、一般职务档案和业务档案按人头建立，学生学籍档案按届、按班分类建立。

五、档案的整理

(一)档案人员应按档案资料收集范围及时收集各种档案资料，并将筛选后的资料分类、装订、编制目录，进袋入档。档案袋、档案卷的规格要符合上级有关部门统一要求。

(二)卷宗必须注明保存的期限，凡注明“暂存”的资料一般以一年为限;注明“短期”的一般以五年为限;注明“长期”的由学校根据实际需要决定保存期限。

(三)凡档案资料收集范围细目中未编入，但确有使用、保存价值的其它资料，可根据学校需要自行决定是否留存。

六、档案安全保密

(一)档案资料室门窗要加固，要备有消防器材，保持整洁、干燥自然通风，严禁吸烟和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。

(二)档案管理人员不得将无关人员带进档案资料室，不得外泄档案中的机密，档案室人员在工作中所用的各种草稿、废纸等，不得乱扔、乱抛，应按保密纸处理或销毁。