科学化档案管理论文

【摘要】规范化、科学化的档案管理，是单位必须做好的一项基础性工作，也是成为一流档案单位的一项重要保障。要认真研究档案工作中遇到的新情况、新问题，完善档案管理制度，加强档案管理的规范化建设，健全各项档案制度，制定相关管理制度。下面是小编为大家整理的《科学化档案管理论文(精选3篇)》，欢迎阅读，希望大家能够喜欢。

科学化档案管理论文 篇1：

科学化档案管理探析

摘要：档案管理工作在人力资源开发中有着十分重要的意义。本文首先分析了现阶段档案管理工作中所存在的问题，在此基础上提出了几点建议。希望本文的观点能为相关研究提供参考。

关键词：档案管理；管理体制；信息化

人事制度的改革在各项制度改革不断推进的背景下逐步深入。现阶段，人事档案管理者应当从新形势出发，不断推动人事档案的服务对象、人事档案的收集方法、方式及档案管理范围与内容的更新，并认真思考应怎样适应新时代的发展要求。在这里，笔者分析了当前人事档案管理的现状，总结了管理中存在的几点问题，并提出了解决方法。

一、人事档案的现状与所存在的问题

1.从事档案管理的工作人员没有准确的把握人事档案管理的重要意义。有些人片面的认为仅仅拥有一份好的工作就足够了，有无档案无关紧要。他们忽视了自己的档案，甚至有一部分人根本不知道自己的人事档案存放在何处；有些人认为档案包含了大量的私人信息，应由个人存放，以致于出现了应归档的材料没有交档案管理人员存档的情况。这些错误的观念与思想阻碍了人事档案管理工作的开展。

2.管理的手段落后，管理的力量较弱，管理的水平较低。通过对从事人事档案管理工作的人员的考察，发现很大一部分人员并未接受过专业的档案知识培训，他们缺乏必要的档案收集意识，不能准确的理解人事档案的重要意义，不能准确把握管档的要求，归档、整理、装订、收集档案材料的能力不足。并且有相当一部分的档案管理人员身兼数职，这使得其不能全身心的投入到档案管理工作中去，这些问题在一定程度上影响了人事档案的完整性与真实性。

3.管理人事档案的手段比较落后。在管理档案的手段方面，还未配备专门的计算机，档案管理软件的研发工作也相对滞后，依然使用手工查找人事档案信息的方法。在档案的存储方面，普遍采用铁皮柜进行存放，这些铁皮柜的占地面积比较大，不能科学的利用其使用空间。

4.对档案的重视程度有待提高。部分领导干部与档案管理的工作人员存在档案管理方面的误区，在他们看来，档案管理工作不会给单位带来经济方面的效益，因此根本就不是本单位的重要工作，其属于保管的事务型的工作，只是抄抄写写，只要能做到不泄密、不丢失，可以应对查档、外调就足够了。他们的这些观点充分反映了当前人们对档案管理的重视程度不足。

5.从事档案管理的工作人员没有重视宣传档案的重要性。首先，由于从事档案管理的工作人员没有广泛的宣传人事档案的重要意义，这就使得工作人员与本人不能及时的更新、补充、完善档案中所缺少的材料；其次，人事档案的管理属于非专业人员的管理，通常情况下采取兼管的形式。受工作时间与个人专业的制约，从事档案管理的工作人员很难及时地掌握与档案管理工作相关的新技术与新知识。

6.沒有充分重视人事档案的交接，交接手续不严密。通常情况下，从事档案管理的工作人员都身兼数职，因此在调动工作或者是离岗时，存在不严格按程序办理档案移交工作的问题，“该签字的不签字、该检查的不检查、该清理的不清理”，这直接导致了档案的材料、数量界限不清、责任不明的问题。部分人甚至把交接档案等同于钥匙交接，认为只要工作人员交出了钥匙就完成了档案交接的工作。

二、人事档案管理的对策思考与分析

人事档案真实的反映并记载了个人的人生经历、工作实际、业务能力、品德作风及政治思想等内容，因此，要想更好的服务于人民，更好的为人事部门及党组织提供参考，就必须充分重视人事档案的管理工作，使其利用价值充分发挥出来。通过对人事档案管理工作中所存在的问题的分析，笔者认为在今后的工作中应重视下述几个方面：

1.推动档案管理制度的不断健全。在建立与完善人事档案管理的工作制度时应当注意下述的几点要求：首先，规章制度应充分体现科学性与合理性的要求；其次，应遵循实用简明实用的要求；第三，应准确把握制度约束的双向性，也就是制度不仅可以约束职工，而且还能约束领导；第四，应遵循严格执行制度的要求，务必做到有过必罚、有功必赏、奖罚分明。

2.大力推进档案的信息化，切实提高档案管理的工作效率。现阶段人事档案管理工作的主要课堂就在于怎样利用计算机技术完成检索、存储人事档案信息的工作，怎样实现人事档案管理的网络化。这一问题要求我们应加快人事档案数据库的建立与完善，不断推进人事档案管理的网络化、信息化进程。并且，还应重视建立透明、公开的人事档案管理的工作机制，在使用权限清楚、明确的前提下，向个人及部门开发一部分信息。

3.立制建章，规范操作，有章可循。我们应主动、积极的开展档案的收集工作，切实做到制度上墙，使操作人员的工作能够有章可循。我们应建立并完善职工档案转出、转入的登记册，职工借阅档案的登记册，职工档案的材料转出与转入的登记册及人事档案材料的移交表等等。对于受历史原因制约确实收集不到的档案材料，应予以登记说明、并详细记录原因，以方便日后的档案查阅工作。所以，在开展档案资料的收集工作时我们必须坚持脚勤、口勤、手勤，及时的补充、追补资料，充分发挥人事档案的依据作用。

4.在档案交接时应严格的遵守相关程序。交接人事档案的工作责任重大，我们应严格的遵守程序、细致认真，确保手续的严密。概括的讲，交接档案的手续是：首先为确保账务相符，应全面细致的清理所保管的档案；其次，应对借据进行整理，及时催还所借出的档案，同时在借据上应写清楚原因与催还的情况；第三，对那些还没有整理的零散材料与文件，应分类存放，在清理排序之后予以归档；第四，在档案移交时应严格遵循移交要求，并且在档案的交接手续上应清楚记录接收人、移交人、监交人的姓名、职务，交接的地点与时间，移交的页数及清册数等内容，并且在移交的文件上应当盖章签字，切实做到对交接工作的认真负责。

5.引导人民群众准确的理解档案材料的重要意义。可以从下述几方面着手：首先提高宣传的强度与力度，广泛宣传人事档案的重要意义，切实做好咨询服务的工作，通过各种渠道向人民宣传和人事档案管理相关的知识，纠正那些认为人事档案可有可无的错误观点；其次，规范人事档案的管理工作，确保整理、收集、保管、鉴定档案的各个环节规范、科学；第三，重视档案的收集工作，推动档案内容的不断完善，对档案所缺失材料及时补充，充分发挥档案的价值。

6.提高档案的管理意识，规范档案管理的程序。应切实提高领导干部关于档案管理重要性的认识，推动档案管理的硬件设备的不断完善，购买电脑、档案密集架、除湿机、空调等设备，并增加档案库房。为推动人事档案的检索与信息存储系统的建立与完善，还应引进科学的计算机管理软件。作为人事管理工作的主要内容的档案管理工作，和职称评聘、工资福利等个人利益密切相连，所以必须切实提高从事档案管理的工作人员的综合素质，激发其工作的主动性。除此之外，还需要推动档案管理制度的不断健全与完善，真正做到档案收集的完整齐全、档案内容的可靠真实。

7.重视开展宣传工作，提高档案管理工作人员的责任感与事业心。应重视开展宣传工作，认真核实所收集的材料，确保录入档案中的材料可靠真实，严把质量关。在鉴别档案的工作中，相关的工作人员应认真负责、保障档案的完整与真实，准确把握人才资源开发中职工人事档案管理的重要意义，逐步完善工作方法与工作方式，推动工作模式的不断创新，切实提高工作效率。

综上所述，为推动档案管理工作的不断发展，我们应充分把握现阶段的有利时机，重视学习、坚持改革创新的原则，打破固有的模式与思路，建立一套完整的档案观念与思想，只有这样才能满足档案事业发展的要求，才能真正实现档案管理的现代化、科学化与规范化，才能更好的发挥档案管理工作的价值。

作者：邱晶

科学化档案管理论文 篇2：

试论科学化规范化档案管理

【摘要】规范化、科学化的档案管理，是单位必须做好的一项基础性工作，也是成为一流档案单位的一项重要保障。要认真研究档案工作中遇到的新情况、新问题，完善档案管理制度，加强档案管理的规范化建设，健全各项档案制度，制定相关管理制度。

【关键词】档案管理；科学化；规范化

当今世界已进入知识经济和信息时代，信息已成为比资产（本）更为重要的战略资源。档案管理工作作为信息业的组成部分，档案作为一种信息资源，在规范档案的管理前提下，积极扩展档案信息资源；档案模式上集中统一，实体分部门保管利用是档案管理工作的发展方向。

一、提高档案管理人员的业务能力和工作技能

规范化、科学化的档案管理，是单位必须做好的一项基础性工作。档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。这要求从事档案工作的档案人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。知识经济的挑战和网络信息时代的冲击，以及出现的许多新型载体的档案和全新的管理手段、方式，给档案管理人员提出了更高的要求。提高档案管理人员的业务能力和工作技能，我认为主要体现在三个方面：一是要认真学习档案管理知识，提高认识档案知识的水平。不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，夯实理论基础。二是对档案工作自身的要求，要全面了解、掌握公司的业务，要不断提高档案管理方面的业务水平和工作技能；三是要勤总结，勤改进，不断创新；四是要认真研究档案工作中遇到的新情况、新问题，完善档案管理制度加强档案管理的规范化建设，健全各项档案制度，制定相关管理制度。

二、在规范档案的管理的前提下积极拓展档案信息资源

进一步增强做好档案管理工作的自觉性，尽快突破资料档案科当前档案初级保管管理，行政、档案保管单一的阶段，在规范档案的管理的前提下，积极拓展档案信息资源。如何把学习到的知识应用到实际工作中去，是当前应该面对和解决的首要问题，也是日后档案管理工作的重中之重。所以，重新构建适宜业务发展实际的综合档案管理系统性框架、拓展档案信息资源是当务之急，也是有利于综合档案管理工作的开展和日常管理的关键点。

1.信息服务的社会化、多主体。档案部门既要面对各级机关、各个单位等一切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人，又要针对性地为特殊利用者提供特定服务。信息化社会中，人们对各类信息的需求日益迫切。随着科学技术的发展，人们从事的科学研究和生产建设、行政管理活动变得越来越复杂，越来越离不开信息服务。对档案信息的单一需求必将被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。

2.兴办服务实体，发展档案产业。处于信息化社会的今天，从信息资源开发的角度看，档案人员不再单纯是档案的保管员，还应是档案信息财富的拥有者和提供者；档案室也不再是单纯的收藏机构，还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。知识经济时代档案室的改革创新方向就是走信息化道路，在为社会提供档案信息服务的基础上，创建档案信息服务产业，建立以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要内容的工作实体。

3.加强横向联合，实现信息资源共享。随着信息时代的发展，人类的知识和信息总量在急剧增长，面对浩瀚繁杂的文献情报，任何一个文献部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必须打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面，建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势。而建立联合目录，实行资源共享，正是建立社会信息系统的前提条件和核心内容之一。现阶段，我们应以依法治档为基础，以管理理念的更新为前提，以档案资源的建设、整合为条件，以符合档案工作规律的现代信息技术的有效应用为手段，努力促进档案管理模式的创新，以实现档案资源的有效利用与社会共享。

实现资源共享能使档案、图书、情报等文献部门相互分享各自的资源，使利用者很方便地获得更多、更广泛的知识、信息、情报。通过建立联合目录，形成网络，实现资源共享，使各文献部门充分挖掘资源潜力，实现文献资源互补，提高档案室藏资源利用率，避免不必要的重复和浪费，因而也可有效地缓解存储空间拥挤、人员及资金紧张等矛盾。

4.注重“反馈”，深层次开发档案信息。档案工作者必须着眼于现实，从战略的高度自觉的加强档案资源的存储、加工、传递和共享工作，并且在资源优势理念的作用下充分发挥档案资源在管理、创新中的巨大潜能。档案部门应将档案资源建设纳入整个社会的文化事业建设框架，从而在史料的组织、地方或部门史志的研究、特色展示、爱国爱乡爱岗教育、营造文化氛围等方面发挥积极的作用。通过反馈信息资源开发利用所产生的结果，进行分析研究，可以提高信息资源开发利用的科学性、合理性、系统性。

三、努力提高档案管理人员的专业知识和业务能力

档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。这要求从事档案工作的档案人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。知识经济的挑战和网络信息时代的冲击，以及出现的许多新型载体的档案和全新的管理手段、方式，给档案管理人员提出了更高的要求。因为无论是档案的业务工作，还是档案的管理工作以及档案信息的交流，其最终的目的都是帮助解决具体问题，提高管理效率和管理水平，而不是增加管理环节。提高档案管理人员的业务能力和工作技能，我认为主要体现在三个方面：一是要认真学习档案管理知识，提高认识档案知识的水平。不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，夯实理论基础。二是对档案工作自身的要求，要全面了解、掌握单位的业务，要不断提高档案管理方面的业务水平和工作技能；三是要勤总结，勤改进，不断创新。

四、加强档案管理的规范化建设

要认真研究档案工作中遇到的新情况、新问题，完善档案管理制度加强档案管理的规范化建设，健全各项档案制度，制定相关管理制度。

档案信息是一种无形资产，也是单位的宝贵财富。为使档案信息资源不流失，要建立健全档案管理制度，有了规章制度的规范和约束，才能保证档案工作合理化的实施开展，这也是档案管理工作顺利进行的保证。

参考文献

[1]陈琳.档案管理技能训练[M].机械工业出版社，2009.

[2]吴宝康.档案学研究中的一些想法[J].档案学通讯，1996，（3）.

[3]王秀文.档案管理基础第二版[M].高等教育出版社，2000.

[4]盛彦.档案馆业务建设与管理[M].档案出版社，2003.

作者：郑军

科学化档案管理论文 篇3：

浅谈提高档案管理科学化水平的路径选择

【摘 要】作为我国新时代背景下档案工作的重要任务，提升档案管理科学化的整体水平是顺应社会发展的必然求，也对完和善我国档案管理的工作有着极大意义。但是传统形式下的档案管理工作已经很难满足当下企业和社会各方面的发展需求，因此为了优化档案管理的工作质量、实现社会和企业稳定发展和促进档案工作的有效发展，必须提高对档案工作人员的科学管理意识和水平，使之符合我国社会和企业发展的基本基础和必要要求。

【关键词】提高；档案管理；科学化水平；路径选择

引言

档案管理工作一直没有得到足夠的重视，大部分单位都曾出现档案资料丢失、档案查询困难、档案信息利用率低的情况，而且很多单位的档案管理人员还在运用传统的档案管理方法，没有将信息技术应用进去，以至于寻找档案和管理档案时很麻烦，因此就有必要寻找提高党校档案管理科学化水平的路径。

1提高科学化档案管理的意义和必要性

目前，我国已全面进入现代信息社会，信息化的程度也在不断加深。所以档案管理工作者也应该顺应社会发展趋势，改变传统形式下的档案管理工作方式，学习并掌握通过信息化技术来优化和完善档案管理工作的技术和途径，进而完善档案管理的工作模式，这样也能更加有效的提升档案管理工作者的工作效率，从而全面而有效的提升档案管理工作的科学化水平。在社会发展的过程中，档案管理工作者的工作量也在逐步增加，进而对社会的发展产生了一定的不利影响。但就当下我国档案管理者的现状来看，整体上已经取得了显著进步，这还远远不能满足当前社会形势下的发展需求，因此要想改善这一情况就只有进一步的增强档案管理科学化水平，只有不断朝着科学化管理的方向前进，才能为档案管工作者在今后稳定而长期工作过程中打下坚实的基础，从而全面推动我国档案管理事业的发展和社会现代化建设。

2现阶段提高档案管理科学化水平路径中存在的问题

2.1缺少档案管理科学化的专业人才

各个单位的档案管理人员都缺乏专业性，而且社会上档案管理方面的人员不是年长就是没有受过正规的档案管理专业培训。由于档案管理人员的专业性不足，导致单位档案管理科学化水平无法得到提高，档案管理专业水平的更新也跟不上信息时代的脚步。而且由于单位不重视档案管理和工作人员缺乏专业性，导致工作人员工作不认真、责任心缺乏。针对档案管理的现状，各单位要强化档案管理工作人员的专业化程度，开设专门的提高档案管理科学化水平的培训班，培养一批专业人才进入岗位中。通过增加档案管理科学化水平建设的专业人才，提高档案管理工作的效率。

2.2领导者提高对档案管理科学化水平建设的重视

除了引入一批专业的人才以外，单位的领导者也要提高对档案管理科学化水平建设的重视程度。在专业的档案管理专业人员进入岗位后，让他们能够尽快地投入到档案管理的科学化水平建设当中去，同时领导也要做到心中有数，对档案管理科学化水平建设的目标和方向有全面的了解，要起到引领档案管理人员的作用，要让档案管理人员顺利地开展档案管理科学化水平建设的工作，领导要带领下属一起完成工作目标。

2.3现阶段管理档案工作科学化水平程度低

现阶段的档案管理工作还保持着传统的工作方法，将档案信息全都用纸张进行记录。传统的纸张记录的工作方式效率低、科学化水平程度低，工作人员在进行档案管理工作时会有很多的困难，而且纸张档案很容易受破坏，档案信息无法复原，造成重要的档案信息丢失。由于传统的纸质档案管理的效率非常低，工作人员要寻找一份档案实施起来会很困难。

3档案管理科学化水平进行提升的路径研究

3.1加强对档案管理人员的教育与培训

随着社会经济的快速发展，现代档案管理内容越来越多，对档案管理人员的要求也越来越高。现代档案管理工作具有内容多元、分工专业、技术先进等特征，这对于档案管理人员提出了更高的要求。在这种情况下，档案管理人员就要继续通过学习、教育与培训，来更新和丰富档案管理的理论知识，掌握先进的操作技术，并在工作中以敬业奉献精神，来积极投入到档案管理中。建立学习型的档案管理队伍非常关键，需要单位及有关部门加强支持，积极开展复合型的教育培训，以促进档案管理人员素质不断提升。

3.2对档案管理工作进行准确定位

在上文的分析中我们应该充分认识到，档案管理本身就是一项基础工作，关系着企业、单位工作的发展情况和重点环节，所以只有借助更为科学的思想和工作手段对档案管理工作进行研究，才能对这项工作质量实现有效提升作用，并更有效的为人们查阅提供有效帮助。在单位发展中，广大档案管理工作人员也需要对自身工作内容进行明确，通过对自身工作重要性的提升，树立起更全面的服务理念与工作意识，这对于工作人员自身工作定位方向的明确也将提供有效帮助。

3.3电子化档案与原始纸质类档案相结合

电子化档案的管理和使用随着科技的进步必将越来越多，对纸质档案管理提出新的挑战。档案管理方式转变为电子数据化档案与纸质类原始材料相结合的管理方法，提高了档案使用效率。当前网络安全环境极其复杂，对电子数据化档案加强安全管理。对电子化数据档案的数据进行加密储存，坚决杜绝由于网络安全漏洞等造成电子化数据档案的损毁和丢失等问题的发生。按期对计算机服务器等电子管理设备进行垃圾清理和病毒的查杀，防止因网络病毒侵入、垃圾文件堆积等原因造成档案的丢失和管理系统中毒事件发生。

3.4结合实际情况健全档案管理组织机构

从专业角度来看，档案管理需要专业的技术与人才，因为只有这样，档案的搜集、整理、分类、保存及应用等，才能达到良好的效果。单位要立足实际，不断完善档案管理组织机构，确保档案管理岗位设置、人力资源管理等，都能满足提高档案管理水平的要求。单位可从如下三个方面进行组织机构健全：第一，有针对性地健全工作机构。以事业单位为例，很大较大的事业单位都有档案馆，规模小的事业单位也配有档案科室，不过，在档案管理人员配置上却不是很科学，有的档案管理机构人手不够，一个人有的时候要负担多个人的工作，这不仅会降低档案管理的效率，也容易使档案管理出现错误。因此，单位要结合档案管理工作的实际，有的放矢地增加人员配置，健全档案管理组织机构；其次，要对各岗位人员进行岗位责任明确。定岗定责才能使档案管理人员尽心职守，促进当那管理工作效率提高，也是矫正档案管理形式主义作风的有力手段。单位要从具体岗位出发，明确该岗位人员的工作责任，并严格考核其工作，将次作为奖惩依据来进行人员激励。

结束语

综上所述，为了顺应我国社会发展和现代化建设的不断推进，重视档案管理工作和档案管理的科学化水平的提高也逐渐受到了关注和重视。也只有充分的重视对档案管理的科学化，才能有效的提升现代档案管理的科学化的水平，这也是当前我国社会信息化建设的发展趋势所在。因此，只有不断地提升自身的档案管理科学化水平，才能有效的跟进社会发展的步伐，进而为社会建设提供更好地档案管理工作服务。

参考文献：

[1]薛玉玲.关于提高档案管理科学化水平的路径选择探究[J].办公室业务，2017（03）：116.

[2]冯兰.浅谈提高档案管理科学化水平的路径选择[J].办公室业务，2017（02）：100.

[3]江丽红.浅谈如何提高档案管理科学化水平[J].现代国企研究，2017（02）：106.

[4]陈婷婷.信息化背景下如何提高档案管理的科学化水平[J].统计与管理，2016（12）：121-122.

[5]方利平.提高档案管理科学化水平的路径选择[J].中外企业家，2016（35）：250.

（作者单位：山东文登抽水蓄能有限公司）

作者：尚凯