办公自动化学校管理论文

摘要：办公自动化是在办公体系中综合运用现代电子科学技术和管理理论，融组织、控制、情报、通信、协同工作为一体，实现办公信息化，处理自动化，决定科学化的一种重要手段。办公自动化是国内外正在蓬勃发展的一项应用技术，是高等学校建设的重要组成部分，其建设和应用不仅是提高学校管理效率的重要途径，也是学校办学水平的标志之一。下面是小编整理的《办公自动化学校管理论文(精选3篇)》，欢迎阅读，希望大家能够喜欢。

办公自动化学校管理论文 篇1：

浅谈高校办公自动化建设

摘 要:随着信息技术的飞速发展,办公自动化逐步在高校得以应用,并且已经成为高校加强自身管理、提高办公效率的重要手段,但同时也面临着一些制约的因素和问题。本文结合高校办公自动化建设的现状及本单位的实际,就高校办公自动化建设存在的问题提出思考与建议。

关键词:高校办公自动化建议

1 高校办公自动化建设的必要性

1.1 降低管理成本

推行办公自动化,实行网上协同办公,实现文件收发、报送、分发等办公业务的自动化,可以取消或减少纸质文件的印发,大大减少了纸、墨等的消耗,降低管理成本,缩减办公经费开支。其次缩短了文件流转的时间,简化了办公程序,节省了人力、物力、财力。

1.2 提高工作效率

首先,高校管理工作中所涉及的信息量大而复杂,它不仅涉及一般企事业单位管理必须有的信息(如档案、财务、人事和资产等信息)而且还涉及到教学、科研和学位等方面的信息。而办公自动化处理的对象就是信息,因此用过办公自动化可以提高信息处理的效率,从而提高办公的效率。

其次,在高校管理中,每项工作都有其相对规范的办理过程、有专门的工作流程机制、部门和人员,但又有一定的交叉性,而往往在交叉范围内由于人为因素太多,造成工作的延误和疏漏。在这种情况下,实现办公自动化可以有效的避免这些问题,从而提高办公的效率。

1.3 实现信息共享,增强管理的科学性,提高学校的管理水平

高校领导的根本任务是就是要做出科学的决策,而充分占有信息是做出科学决策的前提。办公自动化系统作为信息处理与管理的集合,是决策的支持系统和处理工具。由于全面实施了办公自动化,使信息渠道更加通畅,领导的决策更加迅速科学。同时,办公系统的自动化也利于广大教职工参与学校的管理,决策的评议,实施过程的监督,从而提高广大教职工参与学校管理的积极性,提高学校的管理水平。

2 高校办公自动化具体内容与要求

2.1 内容方面

就教务系统来说具体包括学生个人成绩查询、课程安排、学习资源、档案信息、网上选课等。就行政办公系统来说,具体包括会议通知、文件发布、校园新闻简讯发布、档案管理、固定资产管理、信息通讯等。就后勤保障系统来说包括校园一卡通、安全监控、门禁系统、水电交费充值等。这些是办公自动化系统中基本内容,也高校不断提高办公自动化水平的重要方面。

2.2 对系统的要求

高校办公自动化要求具有易操作性、实用性、高稳定性、高安全性、及时更新升级能力。高校若不具备研发能力或不需要自主研发,可以参照行业标准,结合学校实际情况,选购适合自己的软件,并进而建立起实用的办公自动化系统。办公自动化系统管理上要注意功能区分,注意权限设置、注意数据采集与维护,把办公自动化建设当作数字校园建设中的核心来抓,服务教学、服务师生、服务学校发展需要。

2.3 对操纵人员的要求

高校办公自动化属于高校精细化建设的重要组成部分,且使用上有一定的技术要求,这需要操纵人员必须具备一定的科技素养,主动学习相关技能,更新知识结构,熟悉操纵流程。由于办公自动化在系统构建上日趋精细,这要求操纵人员必须做到工作细心、乐于钻研、操作熟练,减少出错概率,增加办公自动化实用效率,将人与系统更好匹配起来,发挥软件的最大功用。

3 高校办公自动化建设的现状及存在的问题

3.1 基础设施建设

计算机技术的蓬勃发展,PC机的制造成本大大降低,为高校办公自动化建设的基础建设创造了条件,承载办公自动化建设的计算机的数量在逐步增加,这也为办公自动化系统的普及创造了条件。但在办公系统软件配置方面还存在诸多问题,目前使用的通讯应用软件不是很完善,使得系统操作起来不够方便。

3.2 人员素质

随着教育的推进,办公人员的计算机应用水平逐步提高。但高校推行办公自动化的过程中,一些系部的办公人员对实行办公自动化的意识不强,由于受传统办公方式的影响,一些人员还是习惯用传统的办公模式,不主动去接受新的办公模式。

3.3 管理维护

随着高校管理水平的提高、管理功能的增加,高校管理工作涉及的范围越来越广,这就要求高校的办公自动化的功能越来越强大,这也给高校办公自动化系统的管理与维护带来了更大的挑战。由于各高校在办公自动化建设中管理和经验欠缺,办公自动化并为在真正意义上得到实现。因此,高校办公自动化系统在规划建设、管理维护以及严格落实制度化、规范化、程序化和标准化方面还有待建立一套行之有效的管理模式和技术平台。

3.4 网络安全

随着网络技术的发展及办公区域化的发展,一些高校的办公自动化的建设已趋于全球的网络化,这也给网络安全带来了巨大的挑战,如何在实现信息共享的同时保证信息传播的安全是目前高校办公自动化建设所面临的问题。

4 对高校办公自动化建设的思考和建议

4.1 领导重视,更新设备及软件

各级领导应认识办公自动化建设的必要性,把办公自动化建设与现代的管理理论结合起来。同时,对现有的设备和软件进行更新。结合本校的实际来开发办公管理软件,对于一些不符合实际的、不实用的功能模块予以删除,以提高软件的使用效率。

4.2 加强培訓,提高办公人员的综合素质

高校办公自动化系统能否推进的关键因素是人,办公自动化系统功能的发挥不仅离不开人,而且必须在人的干预和控制下才能实现。因此,提高办公人员的素质是必要和紧迫的。办公自动化的培训工作要采取理论讲解和实际操作相结合的模式,内容应包括办公自动化系统的基础知识、系统操所、信息安全等方面。可以采用考核与奖励相结合的制度,对考核成绩优秀的颁发证书并给予一定的物质奖励,这样可以激发广大教职工学习的积极性,加快办公自动化系统建设的步伐。

4.3 加强管理,保证办公自动化系统的高效运行

随着高校办公自动化建设的推进,专业管理人员和技术人员的配置工作愈显重要。由领导牵头,以专业技术人员为主,成立一个专业管理、从事开发、提供服务的部门,负责管理高校的办公自动化系统,制定办公自动化系统的发展规划,制定自动化系统的管理制度、管理规范,统一技术标准,建立一个高效的管理平台和技术平台。学校应根据自身情况在办公自动化方面储备一定的人才,瞄准新技术,注重办公自动化系统的升级。

4.4 采取有效措施,维护办公自动化系统的安全

为了维护办公自动化系统的安全,可以采用以下几种策略:加强办公自动化系统安全技术方面的工作,如建立安全预警机制,即当系统监测到入侵信息后就发出报警,从而减少对网络的威胁;加强数据安全保护,即在数据库、物理设备、服务器的数据上采取保护措施。

参考文献

[1] 黄智军.加强高校办公自动化建设的措施[J].教研教改,2009(3).

[2] 赵育莹.高校办公自动化势在必行[J].科技与管理,2001(2).

[3] 卢建红.高校办公自动化系统的应用发展及制约因素探讨[J].文教资料,2006(13).

作者：张丽萍

办公自动化学校管理论文 篇2：

我国高校办公自动化问题研究

摘 要：办公自动化是在办公体系中综合运用现代电子科学技术和管理理论，融组织、控制、情报、通信、协同工作为一体，实现办公信息化，处理自动化，决定科学化的一种重要手段。办公自动化是国内外正在蓬勃发展的一项应用技术，是高等学校建设的重要组成部分，其建设和应用不仅是提高学校管理效率的重要途径，也是学校办学水平的标志之一。随着办公自动化系统的广泛普及，基于工作流模式的信息处理方式将大大提高学校的办公效率，从而为学校全面建设数字化、信息化校园打下坚实基础。

关键词：办公自动化；现状；问题；对策

高校办公自动化系统的建设，必须要以必要的硬件设施作为基础。目前，几乎所有高校都己建立了校园网。为了提升管理水平，充分利用现代技术资源与信息资源，许多高校建设和使用着办公自动化系统，实现了现代化办公。但是，在实际建设和推广过程中也出现了建设目标模糊、功能需求不断变化、维护困难等问题。北京大学教育学院教育技术系一项调查表明，学校的层次、类型不同，其校园网络建设的完善程度也有所差别。例如，与本科院校相比，高等专科和技术学院的网络基础建设水平略差；此外，即使都属于本科院校，部属高校也要略好于省属高校。随着信息技术在高校的普及，校园网己经遍及学校办公、教学、科研、实验等各种场所，甚至是部分高校的教师住宅和学生宿舍。

1 我国高校办公自动化的现状

从安徽师大办公自动化建设情况来看，该校从1998年5月开始建设校园网，目前己达到光缆到楼，交换到桌面，网络己覆盖中、南、北三个校区和教师公寓、附属中学，实现了一校五区的千兆互联。校园网分别接入中国教育和科研计算机网、中国电信网和中国联通网，拥有四条出口链路，总带宽310 MB；己建成可接入信息点15 000多个，连网计算机6 000多台。为教学、科研以及管理工作的网络化、电子化、信息化奠定了坚实的基础。

总而言之，高校办公自动化硬件建设情况可以概况为：第一，学校网络条件口趋成熟目前我校网络建设步伐不断加快，校园网经过多年运行检测，可以为综合信息管理系统的运行提供较好的网络环境。第二，学校各单位客户端硬件配备比较完备经过多年的信息化建设，我校各部门、各单位基本都己具备联网计算机、打印机等硬件设施，为办公自动化系统建设提供了较好的终端硬件支撑。第三，学校办公人员技术储备基本完成随着计算机技术和网络技术的迅猛发展，利用计算机单机进行Word，Excel操作制作文档、电子表格，撰写、打印各类文稿等己基本在我校工作人员中普及，利用网络进行文件传输与共享、收发电子邮件信息或文档也日益成为学校提高办公效率的有效手段。

2 我国高校办公自动化建设存在的问题

2.1 办公人员自动化意识薄弱，水平较低

主要表现在对使用办公自动化的必要性认识不同，对传统的办公方式仍然有较强的依赖性，一部分领导还对使用办公自动化系统实现办公无纸化的前景心存疑虑。另外，许多领导对办公自动化理解不深，认为所谓的办公自动化就是在办公过程中使用先进技术和设备，目的只是提高工作效率。而实际上，使用办公自动化提高管理层的决策效能更加重要。

因此，各高校应该加大媒体的宣传力度，为校领导开设网络和办公自动化使用课程，提高其对办公自动化的认识。没有各级领导的积极支持和推动，办公自动化建设过程中的任何环节都可能出现巨大阻力。校领导的支持和参与对办公自动化建设的起步与完成都具有决定性的作用。

2.2 自动化配套的规章制度不健全

办公自动化不同于普通的管理软件，它所处理的电子公文都存在法律效力的问题，但是目前我国尚未制定出与之相关的法律规定。同时，就高校而言，办公自动化的正常运行，需要有完善的规章制度作为保障。目前一部分高校还未建立相关的制度，即使己经建立了相关制度的学校，制度也还不健全完善。

因此，在办公自动化系统建设和运行过程中，必须加强有关制度建设，使工作人员能够接受并正确、有效使用自动化系统，自觉维护系统的正常运行。

2.3 对升级自动化设备资金投入不足

办公自动化建设是一项资金投入较多的系统工程，从开发到成型再到完善都需要经过一个长期的过程。在这个过程中，网络建设、硬件购置需要资金，网络的维护、软件的开发以及系统的推广等都需要资金。许多高校碍于自身的财政状况，对于办公自动化建设的资金投入大大缩水，严重影响办公自动化建设质量。一套技术成熟、功能完善的办公自动化软件价格比较昂贵，部分高校由于资金有限等原因，不愿意在软件上投入大量资金，而选择了价格相对比较便宜、功能不尽完善的自动化软件，造成了当前各高校普遍存在的有车无货的状况。

因此，各个高校应着眼于学校的长远发展，尽量保证办公自动化建设过程各个阶段的资金需求。有些学校还设立了专项资金，有效地保证了学校信息化建设的顺利进行。

2.4 办公自动化软件和服务厂商选取不科学

办公自动化软件作为管理软件，关键在于其实用性，不同单位应根据自身的特殊之处，选择真正适合自己的软件系统和服务厂商。目前市场上面向企业和政府的办公自动化软件较多，但适合高校的成熟办公自动化软件并不多。

因此，在进行办公自动化建设之初，首先要对学校现状和需求进行详细分析，对各种系统进行详尽的询问和考察，进而有的放矢地选择与本单位条件相适应的软件系统和服务厂商。

2.5 系统安全无法保障

办公自动化系统建设需要建立校园局域网，各个部门的电脑都需要入网。对于高校的办公自动化系统，其传输、处理、存储的大部分信息都具有极高的保密性，有些还是国家有关部门下发的高度机密文件。由于办公自动化系统与互联网直接相连，一旦学校自动化系统遭到病毒或黑客攻击，必然会造成比较严重的后果，网络系统的安全性是不容忽视的。调查显示，少数高校的校园网建立较早，己经满足不了学校发展的需要，安全性也缺乏保障，还需要进行网络升级和改造。

因此，各高校可根据自身校园网络的实际情况采取措施保证其安全性，如统一要求各部门电脑安装防病毒软件、对重要信息的传输采用加密技术、建立学校内部网络系统，以便在物理上与外部网络系统隔绝等。

3 对 策

3.1 提高办公人员自动化意识和水平

首先，提高办公人员计算机水平。目前，许多高校行政办公人员的计算机水平良莠不齐。因此，为了彻底保障办公自动化的实现，除了要转变思想外，还要加大对办公人员计算机技能的相关培训，使办公人员个个都能掌握计算机基本操作，能够运用计算机进行文字处理、数据管理、信息表达和网上交流。其次，还要提高系统维护人员的技术水平。办公自动化系统投入运行后，为了保证系统持续地与用户环境、数据处理操作、其他有关部门的请求取得协调一致，必须要有特定的系统维护人员。因此，要进一步提升学校信息化管理水平，必须加大高水平专业人才的培养与引进力度，建立一支长于宏观规划、熟悉学校管理、擅长硬件技术、掌握软件技术的团队。

3.2 健全自动化配套规章制度

无规矩不成方圆，建立一套合理、科学的管理体系，才能确保高校办公自动化系统的正常运行。高校在加强办公自动化系统软硬件建设的同时，要根据本校实际建立和完善相关规章制度，明确规定用户权限、责任和义务等，按照办公自动化系统规定的工作流程，分解岗位职责，责任落实到人，确保系统 安全性、信息的可靠性、管理的科学性、发布文件的规范性和严肃性，促使每个用户能够正确地接收、发布有用信息，维护系统的正常运行。同时，加强办公自动化系统运用过程中的检查和考核，定期安排专人到各部门检查使用情况，定期考核，适时组织经验交流，表彰先进，推动办公自动化系统安全、稳定、高效运行。

3.3 加大自动化设备资金投入规模

高校办公自动化系统建设，应纳入学校教育信息化建设的整体规划，结合学校的管理需要和资源状况，充分考虑近期投资能力和建设目标，又要为系统建设的进一步发展和扩展留有余地。建设过程中要坚持以用为本的原则，以校园网为环境，在疏通各部门之间信息渠道的基础上。对全校已有的管理系统进行梳理、整合，使用全校范围的办公自动化系统，建立全校共享数据库，真正实现高效办公自动化的设备资源、人力资源、数据资源的共享，真正建成高效、完善、合理的办公自动化系统。因此，学校要加大自动化设备资金投入，以资金支持为后盾，推进办公自动化建设的进程。

3.4 科学选取服务商和服务软件

很多高校内部各部门较早的引入了计算机来辅助管理工作，个别部门已逐步建设了一套完善的信息管理系统。为了提高办公效率，安装了适合本部门工作流程和特点的办公软件，虽然在一定程度上提高了本部门的工作效率，但是由于缺少整体规划，使得各部门的办公软件没有统一的规划和标准，数据库信息无法共享，信息交流比较困难，常常造成信息重复录入，不利于高校整体办公效率的提高。因此，学校要科学的选取服务商和服务软件，保障办公自动化系统的先进科学。

3.5 采取必要的措施保障高校系统的安全

高校办公自动化系统是在现代化条件下，使用高技术办公设备处理日常事务的工作模式，这就要求操作人员不仅要熟练掌握办公活动的基本知识，还要学会使用各种先进技术设备和系统控制设施。由于我国高校在这方面起步比较晚，办公人员素质参差不齐，应通过培训提高办公人员的素质。首先选一批计算机操作基础比较好的人员，再通过信息管理员对各自部门的人员进行培训，起到以点带面的作用，在培训中要注意建立相应考核制度，把是否具备办公自动化操作技能列入部门和个人年度综合考核，采取分类指导、重点突破方式，注意加强对计算机操作水平较低人员的重点培训，保证办公自动化系统建设的顺利推广和应用。只有熟练操作自动化办公系统的工作人员，才可以设计出保障系统安全的程序，因此，学校需要着重从软件设施方面加强系统的安保工作。

参考文献：

[1] 淳于中博.我国高校办公自动化系统现状与分析[J].黑龙江教育学院学报，2007，（5）.

[2] 刘春兰.高校办公自动化工作的研究与实践[J].职大学报，2009，（4）.

作者：王化祯

办公自动化学校管理论文 篇3：

高职院校办公自动化建设之我见

[摘 要] 随着我国高等教育体制改革的不断深入与信息技术的不断推广应用，各高职院校为谋求自身的发展，都在应用信息技术提高学校管理水平。本文主要探讨高职院校办公自动化建设的实施策略。

[关键词] 高职院校； 信息； 办公自动化

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 23. 034

1 前 言

高职院校的管理工作必须顺应时代的发展，运用更加先进的信息技术，实现管理工作的规范化和科学化，提高工作效率。

目前，我们的办公仍然习惯于采用传统的人工方式或半自动化工作方式，信息化建设还处于初级阶段。因此，如何利用办公自动化技术提高高职院校行政工作效率，尤其是办公效率，是一个值得深入研究的课题。

2 办公自动化概述

办公自动化（Office Automation，OA）是以管理科学为前提，以行为科学为主导，以系统科学为理论基础，把科学社会学、人机工程学、系统工程学、决策学等多门社会科学与技术科学结合在一起，综合运用计算机技术、通信技术和自动化技术来研究如何实现各项办公业务的自动化的一门新兴的交叉科学。

办公自动化目前没有一个统一、标准的定义，基本上是指利用计算机技术、通信技术、网络技术和办公管理技术，不断将人们办公的部分业务活动物化于人以外的各种先进办公设备，并由这些办公设备和办公人员构成完成办公业务的人机信息处理系统。

自20世纪60年代以来，随着计算机信息处理技术和通信技术的发展，办公自动化逐步走向成熟。国外办公自动化于20世纪60年代初在美国、日本和欧洲一些发达国家兴起。其中，美国推行办公自动化最早。办公自动化的发展大致可以分为以下4个阶段。

第一阶段（1975年以前），主要是采用以计算机为中心的单机设备，如文字处理机、复印机、专用交换机等，主要实现单项业务的自动化。

第二阶段（1975-1982年），主要以计算机和程控交换机为核心，建立了局部计算机网络系统，实现了关键业务办公自动化。

第三阶段（1983-1992年），主要采用系统综合设备，如计算机、工作站、通信网络等，建立了跨地域的计算机网络系统，是办公管理方式的一次重大变革， 实现了办公业务综合管理自动化。

第四阶段（1993年以来），办公自动化系统与其他信息系统结合在一起，形成了一个高度自动化、综合化、智能化的办公环境。内部网与广域网络或其他局域网相连，更有效地满足办公人员的信息需求。

我国办公自动化起步较晚，但得到了党中央和国务院的高度重视，1985年成立了OA建设领导小组和专家小组，并多次召开研讨会，专门指导办公自动化的设计。

3 高职院校办公自动化建设

高职院校的行政管理办公主要是高职院校各管理部门在日常运行中各项事务的处理。 例如：信息的查询、信息的处理、通知与公告、文件管理、请示与报告、领导审批、公文处理、常用信息管理、接待安排、会议安排、工作计划、出差安排等。

高职院校办公室工作内容琐碎，事务繁杂，主要是为高职院校教学科研服务的。随着高职院校的快速发展，其行政办公方式必将由传统的手工办公向自动化办公过渡。

随着计算机网络技术和办公自动化的快速发展，高职院校行政办公迫切要求加快自动化建设。目前，高职院校行政管理办公自动化是以校园网为平台，利用现代的办公设备、计算机网络技术、通信技术、管理科学与技术，使人们的办公活动由各种人机信息系统来协助完成，实现网上公文处理、信息交流、事务管理、办公信息发布，实现无纸化办公。

所以，针对当前情况，首要的任务是统一规划，建设集成的学校综合信息管理系统，提高工作效率。现在，大多数高职院校都已建成了自己的校园网，也开发了一些管理信息系统。但这些系统多是为解决某一部门或某一具体业务而开发的。当同一个单位甚至同一个部门同时运行几套软件时，由于各个软件的信息采集标准和编码标准不一致，就会造成各高职院校、各部门之间数据不能共享与交换。因此，应从高职院校行政管理工作的全局出发，定义统一的教育信息采集标准、编码标准，充分利用现代信息技术，尤其是最新的数据库和网络技术，统一规划，建设集成的学校综合信息管理系統，这是提高管理工作效率的最终途径。

其次，需要更新观念，提高认识。要加大对推行办公自动化的宣传力度，要从学校信息化建设的角度来认识办公自动化系统的重要性，通过办公自动化系统建设提高学校的行政办公效率和管理水平，推动学校的信息化工作。提高办公人员的办公自动化意识，尤其要强化各级领导的办公自动化意识，只有领导和办公人员都有现代化意识和观念，才能加快办公自动化的建设步伐。

再次，需要建章立制，长效管理。俗话说：“没有规矩不成方圆”，管理的标准化是办公自动化系统正常运转的制度保障，因而，建立健全各项长效管理制度是办公自动化顺利推行的重要保证。在办公自动化系统运行的过程中，诸如《校园网络信息管理方法》、《数据库管理员职责》及《网络与信息应用、失密管理方法》等各类相关制度也要相应出台，并在后续的系统运用过程中，针对不断出现的新问题，对这些规章制度及时更新和完善。建立考核制度，没有考核，办公自动化的推行往往事倍功半，效果较差。逐步规范公文在办公自动化系统中的运转程序，要在系统上运行的公文必须明确规定，逐步取消部门纸质文件。同时要及时做好备份工作，对于需要存纸质文件的公文，要做好存档工作。用户的责任要明确到人，对于没有及时使用系统造成工作延误的，要给予一定的处罚。

除此之外，加强学习，提高素质也非常重要。由于办公人员在办公自动化系统这一人机分离系统的运用中起主导作用，这就要求办公人员一方面要精通现代办公知识，另一方面还要熟练运用各种办公设备及办公软件。因而，提高办公人员的综合素质，提高办公人员的办公自动化综合技能就成为高职院校推行办公自动化的重中之重。首先，要开展培训。对于一个新软件的运用，要有计划地开展培训。由于办公人员的计算机水平差异较大，可以选一批基础比较好的办公人员作为各个部门的管理员进行培训，通过管理员对自己部门人员进行培训，起到以点带面的作用。此外，可以通过内部培训来逐渐提高办公人员的业务水平，经考核后持证上岗；对重要技术岗位还可以聘任计算机专业人才。

最后，加强防范，确保平安。由于网络办公自动化系统的运行会使高职院校的各类信息在一定范围内处于开放状态，重要数据的安全性防护因此成为关键。因而，在办公自动化推行的过程中，还要做好以下两方面的工作：一方面，要增强高职院校全体行政管理人员的保密和安全认识；另一方面，要通过各种技术手段，即数据加密、身份认证、权限控制等方式保证合法用户的正常运用，从而在确保信息系统安全的前提下，实现高职院校办公自动化系统有效运转。

当前，随着办公自动化技术的不断推广及应用，高职院校管理工作正逐步走向信息化、网络化、数字化的集成模式。这就要求高职院校的工作人员充分认识到办公自动化建设的重要性，从自身做起，积极探索新领域，掌握新技能，全面树立信息化服务意识。只有这样，高职院校的教务管理工作才能更加科学、高效。

作者：马璐