文件数字化管理论文

[摘要]随着科技进步和互联网的发展，电子文件逐渐取代了传统纸质文件，这就使得传统的档案管理方法出现了新的变化，对档案管理人员的挑战也越来越大。与此同时，由于电子文件保存具有不稳定性，就需要档案管理者在管理电子文件时注意到其特殊性，并力图保证电子文档保存过程中的保真性、圆满性、易读性和安全性，这也是电子文件存档是应该达到的目标。下面是小编整理的《文件数字化管理论文(精选3篇)》，欢迎阅读，希望大家能够喜欢。

文件数字化管理论文 篇1：

当前文件档案存在的问题及数字化管理探究

摘要：随着社会的进步和科技的发展，计算机网络不断的深入到我们的生活中。计算机网络技术已经被融入到各行各业。为了顺应时代的发展潮流，学校的档案管理要需要进行数字化的革新。数字化的管理将以计算机技术为依托，对传统的档案文件进行编入、管理。本文通过结合当前档案文件存在的问题，对数字化管理进行对比、分析和研究并总结出了相应的建议，希望对今后档案的管理提供帮助。

关键词：文件档案；问题；数字化管理

一、管理工作的弊端

（一）不适应当前需求

传统的档案文件无非是将信息录入到纸面上，这种方式对于立卷的要求过高，而且在利用与保存上有很大的难题。传统的案卷材料过于厚重、过于结实，太过于强调立卷的厚实、整齐等，在装订规格上也有着极为苛刻的要求，对纸张、字迹等也做出了明确要求。档案管理部门将大量的精力都浪费在了档案的装订上，根本无暇顾及档案的管理与整理等工作，这样的传统档案对档案管理工作造成了很大的影响，大大降低了档案管理的水平。

传统的纸质档案没有一个明确的规定，立卷有着较强的随意性，案卷质量没有处于一个稳定的状态，质量没有得到稳定的保障。案卷标题、案卷文件等重要信息的规整没有一个统一的指标，从而造成管理上的混乱。

档案之间的联系造成工作压力。传统的档案管理需要进行档案之间的总结联系，这就要求工作人员对于上一段时期甚至是很久远的档案寻找出来，，与现在的档案进行合并整理，这就给档案管理工作人员的工作造成了很大压力[1]。

传统立卷影响利用。因为档案的储存是有时间限制的，但由于部分案卷中的几份文件十分重要，而文件与案卷又是一体的，所以只能将整个案卷的时间限制提升，造成了档案存库量急剧上升，非常不利于档案的管理与查阅利用。

传统的档案管理不适应现代化、信息化的新的管理模式。在传统的“立卷”模式下，很多重要的档案文件都被搜集起来，并装订成一本本厚厚的案卷，在借用计算机进行辅助的时候，由于每一本案卷的内容类型十分复杂而且十分紊乱，导致计算机不能编入准确的案卷内容信息，数量庞大的立卷内容给借用计算机进行管理造成了很大的影响。

（二）档案管理问题

传统的档案管理在档案管理的历史长河中还是发挥了很大的作用，但随着时代的发展和社会的进步，科技成为当前人们解决问题的手段，在面对当前如此庞大的档案信息量的时，如果不采用现代化的技术对档案进行管理，反而继续采用传统的方式进行档案管理，那么弊端就会暴露的十分鲜明，当前的档案管理工作在面对发展的潮流中出现了一部分问题，下面就对档案管理存在的各类问题进行一一列举：

（1）可操作性差

在传统的档案管理工作中，动手成为管理工作最好的解决方式，但面对大量的档案时，手动的操作性就显得比较差了，如若对档案进行查阅和利用，就要在档案室中一本本的用手翻找，无异于“大海捞针”[2]。

（2）不利于保护

传统的档案管理工作，在对于档案进行编辑时，工作人员将整合所有的档案资料纸张，对齐后，掏取三个洞，对文件进行整合，而在这个过程中，工作人员没有进行一页页的检查，时常会造成洞将文字覆盖，造成部分重要信息遗失的情况出现。就此看来，传统的档案管理方式很大的影响了资料的完整性。

（3）不利于保密工作

传统的档案管理工作是讲一段时期的档案进行合并，制作成一本厚厚的案卷，从而进行档案的整合。但在日常生活中，时常会有人对档案进行借阅或利用，除了其需要的档案外，厚厚的案卷中还包含着很多重要的其他信息，在整本借阅之后，很容易造成秘密的泄露。因此，传统的厚案卷也为资料的保密造成了一定影响[3]。

（4）不便于复印

档案在整合存档之后经常会被再次利用，但不能将原件利用，这就需要对原件进行复印，但厚重的案卷，对复印工作造成了很大的工作压力，提升了复印工作的工作量，还需要将案卷解开，找到相应的内容后再复印，对资料进行还原装订。传统的档案对于复印工作造成了很大的不便。

二、建立数字化档案管理

（一）实现信息化管理

当前，高校为了提升档案的管理工作水平，高校应积极推动档案的现代化管理建设，建立网络数字化档案中心，将学校的大量档案通过输入，录入到计算机数据库中，对卷宗实现全面数字化的管理。学校还应加强对于录入工作的检查力度，大力提高档案的质量水平，充分发挥电子档案的作用，充分体现现代化教学的特点[4]。

（二）建立统一的校园网络

学校还应设计或引入相应的软件，借阅查阅工逐步实现数字化，为师生对档案的利用实现全面的网络化、现代化提供帮助。学校应将校园网络与档案管理中心紧密连接起来，实现网络的一体化，将整个校园的网络连接成为一个整体，极大程度的为师生的利用提供便捷。学校通过对校务办公自动化的逐步加深，使档案管理逐步实现自动化，实现共享资源的最大利用。

总结：

随着科技的逐步发展，计算机技术已经融入到我们生活的每一个角落。在党中央号召全面推动现代化、信息化建设的时代背景下，高校应积极推动校园的现代化建设。其中，传统的档案管理已经不能够适应当前学校的需求，因此，就要以档案数字化管理为契机，全面推动高校的现代化建设。本文通过结合当前档案管理的现状、弊端进行研究分析，提出了相应的建设性意见，希望可以对档案管理的现代化提供帮助。

参考文献：

[1]全力打造信息时代的企业数字档案馆——江苏省电信有限公司档案信息化建设侧记[J].张宁.中国档案.2006（03）

[2]基于文化与科技融合的我国非物质文化遗产保护机制及实现研究[D].叶鹏.武汉大学.2015

[3]基于“集成”内涵的机关数字档案室建设研究[J].杨智勇，何宏甲.档案学通讯.2012（06）

[4]提升管理水平 拓展服务领域——苏州市国土资源局相城分局5A級数字档案室建设纪实[J].燕杨.档案与建设.2015（04）

作者简介：

姓名：杨春华，出生年月：1968.8.11—，性别：男，民族：汉，籍贯：江西省赣州市，当前职务：总监，当前职称：房地产经济师，学历：大专，研究方向：档案管理，作者单位：深圳市龙房地土地房地产评估咨询有限公司。

作者：杨春华

文件数字化管理论文 篇2：

浅谈电子文件与数字化档案的管理目标

[摘要]随着科技进步和互联网的发展，电子文件逐渐取代了传统纸质文件，这就使得传统的档案管理方法出现了新的变化，对档案管理人员的挑战也越来越大。与此同时，由于电子文件保存具有不稳定性，就需要档案管理者在管理电子文件时注意到其特殊性，并力图保证电子文档保存过程中的保真性、圆满性、易读性和安全性，这也是电子文件存档是应该达到的目标。

[关键词]电子文件；保存管理；方法及目标

电子文件与纸质文件有异有同，电子文件具有同后者一样承载各类信息的能力，但是其承载量早已超越后者。数字化档案是运用现代科技技术进行档案信息管理的技术，所谓的现代科技技术包括计算机技术、扫描技术、网络存储技术等。人们经常利用这些技术将纸质文件转换为电子文件以便存储，而且更重要的是，现代科技技术可以将带电子文件以更方便的方式建立信息库，为社会更方便的使用资源提供了方便。保存电子文件要注意以下几个方面的：

一、保真性

我们经常使用的电子文件大都是通过对纸质文件的扫描得来的，在这个过程中，电子文件可以保证其内容、逻辑结构和背景信息的真实性，而且不会因为文件传输、存储、迁移而发生内容的增损。人们利用这些具有真实性的文件可以很好地还原历史，回复事物本来的面貌，当然，值得肯定的是，电子文档的真实性还能有效保存其在法律上和行政上的可靠性。虽然相对于传统的纸质文档的管理，电子文件比较难以保证其真实有效性。这就对管理者提出了较高的要求，他们必须采取一切安全可靠的方式来实现电子文档的可靠性。例如通过建立可靠的识别系统来限定接触电子文件的操作者，以及开启操作日志控制管理；等等。管理者在管理电子文档时必须注意的是要时刻关注电子文件的有效性和原始性，因此需要采取以下措施：按照纸质归档方式对电子文件加以管理，通过管理人员特有的方式进行特别管理，并要求所有管理人员严肃对待，加强电子文件的管理力度，严格检查出入归档的登记表，以确保电子文件的有效性和原始性。此外，采用逻辑归档方式管理文档时，要严格按照已经记录好的信息记载形式、批准时间等与实际文件相互对比，并利用现代科技对其可靠性进行分析，加强对这类特殊文档的管理。最后，管理者要对电子文档的版本审核并归档，纸质文档在最后过程中，管理人员会对其成稿进行分析，图形文件如果在检查过程中出现修改，也会将这部分新增的部分与原先的图形比较一致，再进行存档；如果管理者所使用的高科技方法相对比较完美，那么我们必须使用电子签名以及安全控制等技术手段对电子文件档案进行安全归置，这样才能够做到对电子文件的真实性的有效确认。所以对电子文档的审核并归档也设计版本比较问题。

二、圆满性

电子文件要想真正实现价值，一种最重要的条件就是保证圆满性，这是档案管理工作者必须要学习并掌握的技能。电子文件的圆满性，即是保持其完整性，要做到这一点，我们需要注意三个方面：第一，要保持电子文档数量和内容的完整，不应该有缺损，尤其在恢复其原来面貌之后，一定要确保新的电子文件与原来的在内容上有联系而且没有讹误。第二，保证电子文档内部的各个部分都没有缺失，保障文档内部的结构不是割裂的，内容是具有统一性的。第三，要保证电子文件与其上层文件在结构和内容上具有一致性，没有缺损。依据此前保护纸质文件的经验，我们可以得知，要想保证电子文件的完整性，最重要的是依靠强有力的法律法规支持，政策上绝对不能松懈，要严格改善现有的管理方法，并在此基础上通过各种技术措施来采集信息与数据，尤其是在管理电子文件的过程中，要依据其具体内容建立行之有效的制度，在此制度的指导下，收集资料定会较之以前事半功倍，从而更有利于保障电子文件的圆满性。

在处理电子文件保存与运输的过程中，我们必须对必要信息相关项目制定出严格地有规范的要求，并时时根据储存的变化进行登记。搜集到的背景信息数量肯定是繁多而芜杂的，更有甚者出现诸如形式上的图像文字的交叉，所以有必要在规范化管理上有所加强。设计者在设计电子文件系统时，应该充分考虑系统运行过程中自动链接相关信息，包括文字信息和图像信息，即是其存储在不同的地方，也应该能够共存于同一系统之中，这就对电子文件系统设计提出很大要求。还应该注意的是保持电子文件原有数据的规范管理，要求每一次归档和移交时都应该对元数据进行检查，以免数据流失。

三、易读性

电子文件的可读性是要求文件经过迁移等处理后依然可以为人们识读、可以以理解的方式输出，而且对其真实性无损。这一特性是其保存的价值所在，如果迁移之后的文档不能被继续阅读，那么對其接受者来说就没有任何意义了。电子文件的可读性要想获得保证，必须将严肃对待坚持到管理的全过程。在整理电子文档时，应该根据不同电子文件的不同类型分类整理。以及相关法律法规建立行之有效的措施，并使用相应的技术规范保障。整理电子文档的有关部门应该每年都进行检查更新，要确保每一份电子文档的读取、处理有完备的保护，设备环境更新时要确认新设备可以读取原来的电子文件，如果不能读取，要及时对就文档进行载体转换工作，同时对原有文档继续保存不低于三年。达到保留期后，可以将原有电子文档清除，重复使用其载体，不可清除的文件应该加密处置。一般情况下，管理人员每两年要对磁盘进行抽样机读检验，每四年对关盘进行抽样机读检验，抽样率不低于10%，一旦发现问题，立即处理。相关档案部门应该将每次抽查结果登记到《归档电子文件管理登记表》中。

四、安全性

依据相关法律法规，档案馆需要永久保存档案，这是为党和国家的科学文化事业服务的专门机构之一，对于利用档案资料进行科研工作的部门提供有利条件。我国的档案馆作为国家管理机构，保存有关党和政府机关资料的部门，有着保存电子文件的责任和义务。所以，有关档案管理部门必须要确保档案的安全性。电子文件产生及的基础是借助于互联网、电脑、优盘等进行存储的，但这里也是发生文件丢失的经常之地，由于受到黑客攻击而引起的数据丢失情况非常多见，管理措施力度不够致使信息丢失，技术制度的弱点无法保障数据安全等问题层出不穷。管理数据时，不但要严格对有害入侵行为的防范，还要加大对认为疏忽的治理，对已发生事故及时补救，从而保证畅通、稳定的保存环境。只有网络和系统安全了，电子文件才能得到保障。

五、结束语

要想保证档案安全，还应该注意的是确保库房的安全，这是保护电子文件的基础措施，只有加强综合地系统化地库房管理才能最大限度地保证库房的安全。要在充分运用现代科技技术的基础上保证电子文档的安全和完整。

参考文献

[1]董永昌，何嘉荪主编，电子文件与档案管理.上海：百家出版社，2001

[2]郭雪琴.浅谈电子文件归档与电子档案管理[J].吕梁高等专科学校学报，2010（03）

[3]张健著，电子文件信息安全管理研究，上海世界图书出版公司 中国出版集团，2012.05，第46页

[4]王秀文主编；全国中等职业学校文秘专业教材编写组编.档案管理基础[M].北京：高等教育出版社，1996.

作者：王莹

文件数字化管理论文 篇3：

文件电子化和档案数字化给档案管理带来的变化

摘要：随着科技的进步和社会的发展，人们还是进入了数字化时代，以现代化信息技术为特征的现代化办公条件已经逐渐被普及，电脑、打印机、传真等在政府机关、事业单位和民营企业中都以被推广，大大提高了办公效率。随之而来的就是办公文件的电子化和数字化，这些都为办公带来了便捷。对于档案管理来说，数字化的文件管理，更是给档案管理带来了不少的变化，可以说是颠覆了传统的档案管理的管理模式。本文针对电子化文件和档案数字化为背景，分析电子化文化和档案数字化给档案管理带来的变化。

关键词：电子化;数字化;档案管理;变化

引言

随着信息化技术的普及，我们正式进入无纸化办公的时代，随之而来的就是电子化取代传统的文件，人们正在通过电子化的文件进行办公，处理工作，高效和便捷已经成为他们的主要特征。这也是社会进步的表现。档案管理也顺应时代的潮流，向数字化、信息化方向发展，面对电子技术给档案管理带来的便捷的办公条件，我们在乐观的同时也要正视现实中的问题，正視信息技术对档案管理带来的变化，并做出理智的思考。

一、文件电子化和档案数字化对档案管理中的收集工作带来的变化

传统的档案管理都是采用纸质的文件进行收集、填写、整理、归档和保存，全部都是实物存档，哪怕其他影像和音频都是采用实物存档。而电子文件或者数字化档案就和之前传统的档案完全不同，电子文件和数字档案上面的信息可以通过复制或者传输的形式，在网络上进行传输，因此档案在收集方面，就和传统的档案管理的收集工作大不相同，将实体收集转为虚拟档案信息收集。虚拟的档案收集通过档案管理的工作人员，对驻村干部反馈上来的信息，转化成电子化形式的文件汇总，并将其复制到档案管理部门的载体上，可以实现档案管理收集的便携、高效。以促进现代化档案管理的发展，适应现代社会的需求，是未来档案管理收集工作的趋势。

而且数字化档案的实施以后，数字档案不用在集中到专门的档案部门进行保管，可以通过网络的形式，直接利用在就近本地的档案保管部门，办理档案保存的业务，然后通过档案管理的载体，将档案文件转成电子文件，传送到对应的档案部门进行保管。而当使用个人需要用到档案时，可以通过在档案管理的相关网络平台上面，输入自己的信息进入网站，下载自己的档案。也有一种操作形式，就是档案管理部门依旧通过将实物档案进行存储和移交，但是在存储和移交的过程中，同时也传递一份电子版本的，这样能够双份保险，而当有读者需要阅读时，只需要在相关的档案部门的网址查询，就能够浏览档案并且下载档案。

二、文件电子化和档案数字化对档案管理中的整理工作带来的变化

文件电子化和档案数字化对于档案管理来说，差别最大的应该是档案整理工作了，以往的档案管理接收到的档案信息都是纸张或者实物材料，但是现在改成电子化文件和数字化档案以后，接收到的就是磁性材料或者虚拟的电子存储器。因此将档案装订成案卷进行保管的工作就不复存在，虽然档案案卷装订的实体不存在，但是档案案卷的形式依然存在。在档案管理中，对档案进行分类、编码、排列、编号等工作依然存在。只是这些工作相比传统的档案管理，更加轻松，以往都需要人工进行辨别然后进行编号，现在可以直接借助电脑计算机程序，直接系统排列编号。而且，传统的档案管理在进入到计算机进行管理时，都是通过人工将档案内容录入到电脑上，但是如果将案卷内容全部录入，会是一个庞大的工程，因此以往都是将案卷的内容整理一个概要，录入到系统中。现在数字化的档案管理，案卷文件都是电子版的，可以直接全文存储在计算机中，信息会更加的全面快捷，档案管理的管理效果相比较之前要好很多。

三、文件电子化和档案数字化对档案管理中的档案鉴定工作带来的变化

文件电子化和档案数字化对档案鉴定工作也带来了巨大的变革，传统的档案管理中的鉴定工作，都是通过人工进行鉴定，会有一个缺点就是效率慢，出错机率还高。而现在文件电子化和档案数字化的鉴定，则有双重意义，一个是内容鉴定，还有一个是技术鉴定。其中内容鉴定和传统的鉴定的意义相同，就是对档案里面的内容进行鉴定，另一个是技术鉴定则是指对数字化档案的技术状况进行全面的检查，比如数字化档案的存储环境，信息的可靠性，信息的可读性和安全性等这方面的检验。

其中可靠性指的就是档案里面的内容是否真实、完整和准确，而对于数字化档案的完整性和准确性，这个工作应当由档案形成的部门或者单位来进行，因为只有他们才熟悉档案的内容和情况。常规情况下，档案的保存和管理都是要求具有完整性、准确性和真实性的，但是因为电子化的档案都是通过网络传输，已经经过层层部门之间的信息传递，在档案传递过程中，是否会发生变化，档案内容是否会有缺失，这也是档案管理最重要的核心问题点，传统的档案管理中，档案内容的完整性也是一直以来档案管理的重心。这是数字化档案发挥其作用的时候，因为数字化档案能够追溯到源文件，因此可以和最初的原文件进行校对保证，确保文件的正确性。

四、文件电子化和档案数字化对档案管理中的档案存储工作带来的变化

传统的档案管理，当档案进行整理储存以后，档案大部分就静静的躺在储藏室没有办法很好的将其转化为资源，而通过文件电子化和档案数字化以后，档案就成了信息资源，成为活的信息，档案的再次利用和开放，能够有助于社会经济的发展，地区经济的发展，促进国家资源不再浪费，数字化档案的有效管理，再应用是为社会谋福利的时刻，也是民族复兴的体现。

结束语

随着网络信息技术的不断发展和普及，我国已经进入了一个信息化、数字化、智能化、电子化的新时代，在这新时代的背景下，档案已经不再是被尘封的文件，而是活着的资源和信息，并且这些资源有取之不尽，用之不竭的特点，将数字化档案再开发再利用的越多，效果就越好，给社会创造的价值就越大。因此档案管理工作也要顺应时代，对其进行改革，传统的档案管理工作的流程和管理模式已经不再适合新时代的发展，要对其进行改变，相比较和传统管理模式变化大的环节，更是需要对其加强管理，对存在的弊端，要扬长避短、克服弊端，确保档案数字化管理工作做好做实，推动社会的进步，推动国家的发展，造福人民群众。

参考文献

[1]信息社会档案管理的变革[J]. 沈彦.办公室业务.2012（01）

[2]我国电子文件研究现状与走势[J]. 徐维，张文友.档案与建设.2000（06）

【作者简介】张启东（1992-4-3），男，汉，海口，本科，职称：助理馆员，研究方向：档案资源整合与利用。

（上海夏尔软件有限公司 上海 201707）

作者：张启东