人事档案数字化管理方向之思考

2023-03-01

网络的普及为人类的生活带来了巨大的便捷, 在档案管理工作从, 依靠传统的管理方式已经很难满足现代组织的人事工作的需求, 因此数字化的档案管理也越来越受到人们的重视。数字化档案管理不仅仅相比于传统的管理方式更加的快捷、方便和准确, 也能够极大的节省人力、物力进行管理。在国际上, 早在20世纪就已经开始实行数字化档案管理, 在我国, 数字化档案管理的提出也在上个世纪九十年代提出来了, 但是由于各种因素和条件的影响, 数字化档案管理的发展一直存在着较大的阻碍。数字化档案管理失职将人事档案进行信息加工, 使其能够存储在移动存储器或者磁盘上, 并且能够被电脑进行识别, 是一种区别于现代纸质档案的管理方式。数字化档案管理存在着很多优势, 比如资源共享, 占用的空间少, 查询快捷, 减少纸张浪费, 极大的提升档案管理的工作效率等, 面临着越来越高的人事工作的相关需求, 数字化档案管理已经是档案管理发展所必须的方向。

一、现阶段人事档案数字化管理所面临的主要问题

人事档案的数字化关林不仅仅是一个空有的概念性理论, 更是需要在实际应用中进行多种学科知识的配合、多个部门之间的协作才能相应完成的一个复杂的系统性的工作。因此在进行数字化档案管理推广的过程中, 我国现阶段还面临着几个比较主要的问题。虽然信息技术手段不断发展, 但是由于档案管理工作的特殊性和档案的保密性需求, 在进行管理工作时, 数字化程度相较于其他办公工作比较低, 因此探索实践一套可行的数字化人事档案管理势在必行。

(一) 缺少统一标准的管理数字化软件

档案管理不同于其他工作, 在进行管理的过程中需要进行应用相应的国家标准, 在确保人事流动的前提下提升工作效率。人事档案的数字化就是将相应的纸质材料进行数字化, 对其进行分类、编码, 然后转换成电子形式存储在各种介质上, 并且能够通过技术手段让人类进行阅读的一种管理方式。但是由于我国现阶段人事档案的起步比较晚, 在实际工作中需要克服大量的问题。比如, 在人事档案管理方面, 我国现阶段还没有一个比较统一的管理标准和管理软件, 没有相应的权威部门进行出面促进人事档案管理数字化, 没有相应的网站形式进行数字化信息的共享等等, 这些都是存在于现阶段我国数字化档案管理中的问题。因此就出现了许多单位的数字化档案的形式、标准等不一样, 因此在进行认识调整的过程中会出现比较麻烦的流程。并且, 一些档案管理资源相对比较孤立, 没有形成资源共享等情况, 这就很难真正的进入我国的信息化、数字化和网络的的数据管理中[1]。

(二) 档案管理数字化专业素质的缺乏

数字化档案管理不仅仅对于硬件等外部设施具有较高的要求, 对于档案管理的相关从业人员也是具有较高的要求。在实际工作中, 档案管理往往处于企业或者部门的边缘化, 这种状态已经成为了档案管理工作的常态。每个需要用到档案的人都认为档案很重要, 但是用过就会忘。因此许多单位的领导阶层不重视档案工作。

人事档案是我国重要的信息资源, 但是相应的从业人员由于领导的不重视, 也对自身的数字化素质的提升不重视, 档案管理工作人员不能良好的应用数字化管理设备软件, 就导致档案管理数字化进程的推动受到了较大的阻碍。在这种领导不重视, 员工不积极的背景下, 我国档案管理工作数字化的进程也就变得十分的缓慢。因此相关档案管理工作人员应该积极的充实自身的业务能力, 立足于未来发展, 全面适应档案管理数字化的到来。

(三) 数字化建设成本高, 电子原件标准不一致

在进行人事档案的数字化管理过程中, 由于人事档案自身具有流动性等动态特征, 因此在进行管理的过程中, 档案管理人员需要进行仔细的辨别, 去除虚假档案, 保留真实档案, 要在日常工作中做到取之有章, 拒之有理, 确保人事档案管理工作的正常运行, 确保每份档案都是真实有效的。

但是由于现阶段大量的档案管理工作, 例如年度考核表、学籍档案等等材料的入档, 都需要进行相应的鉴别, 这就让人事档案管理工作量变得很大, 并且由于需要确保相应档案内容的完整性, 还需要进行编号、加页码等, 这就让工作变得更加繁琐。其次, 在进行纸质档案数字化的过程中, 一些电子原件的标准不一致, 很难保证数字化档案的质量, 因此需要相应的档案管理标准来进行规范[2]。

二、人事档案数字化管理方向之思考

在人事档案数字化的进程中, 应该摒弃传统人事档案管理过程中的弊端, 从上至下的重视人事档案数字化管理工作, 积极的进行相应数字化管理的建设, 才能够真正的确保和推动我国人事档案数字化管理方向的发展。

(一) 从国家层面建立统一标准, 建立大数据平台

伴随着我国逐渐进入“互联网+”的时代, 一些办公工作也是渐渐的依据互联网+这一平台进行建设, 数字化档案管理就是其中之一。国家应该有计划、有目的的进行相应的人事档案管理的数字化, 让信息化人事档案管理逐渐的覆盖我国各个认识档案管理单位中。并且能够建立起统一的标准, 利用技术力量研发出能够标准、统一的技术软件, 并且对于相应的网络进行加密, 让数字化档案信息的录入有标准, 储存有安全。这种在全国层面的档案管理工作信息化, 能够极大的推动档案管理工作的革新。例如, 早在十年前, 美国人事档案部门就推行了先进的人事档案自动化管理系统来对人事档案进行管理, 这种管理系统不但能够保证高效的人事档案工作效率, 还能在储存、提取等方面进行安全保护。通过专有网络进行档案管理单位之间的互联, 从而实现信息共享, 让无论人事档案怎么流动, 都能够进行及时的转移以及国家相应数据平台进行监控[3]。

(二) 领导重视档案数字化, 加大投入完善建设

可以说, 在进行档案数字化的过程中, 相关领导的重视是推动档案数字化管理的主要推动力之一, 就目前而言, 我国档案管理工作在各个部门依旧处于边缘化的趋势, 因此想要领导重视档案管理数字化, 就应该从上至下的进行积极的改变。只有领导重视档案管理数字化, 才能够将相应的档案信息逐渐的转变成数字信息进行储存, 但是由于我国档案工作量比较大, 这种信息转化很显然不是一次工作就能进行的, 因此在数字化档案建设的过程中, 应该加大投入力度, 将精力放在软件开发、档案管理平台搭建等方面进行。这些都是需要相应的领导进行重视并且推动的。将档案管理工作有计划、有重点的进行逐步实施, 就能够逐渐实现档案管理的数字化、自动化和信息化, 让整个档案管理信息能够在网络上实现共享化, 极大的提升档案管理工作的效率。

(三) 提升档案管理人员专业素质, 全面促进档案管理工作革新

档案管理人员是档案管理的首要执行者, 因此在进行相应人员的培训过程中, 应该注重其自身数字化素质的提升, 在建设信息化、数字化档案的过程中, 对于相应的管理人员的专业素质要求会变得更高, 因此在新形势下的档案管理工作人员, 应该积极的改变自身组织, 建立完善的自我发展计划以适应逐渐改变的档案管理工作方式。并且, 在档案管理工作中, 应该建立起相应的专业能力提升系统, 通过人才的引进和自身人才的培养, 全面提升现有档案管理人员的综合素质, 这样不仅仅能够让精通人事档案管理专业技能的人员能够从事相关工作, 还能够具有信息技术相关能力, 从而不断的提升档案管理人员的综合专业知识水平, 改善工作人员的知识构架, 以更好、更高的专业能力来适应数字化档案管理。

三、结语

伴随着社会的不断发展, 实现人事档案管理的数字化是社会发展的必然, 因此逐渐的建立起一套行之有效的数字档案管理标准, 建立起依托于互联网+的档案管理平台, 逐渐推动档案管理数字化是对于人事档案管理工作的推动具有积极的促进作用。

数字化档案管理不仅仅能够极大的提升档案管理工作的效率, 还能够方便每个人在用到自己档案的过程中能够及时有效的进行查询, 不断的让档案管理服务于社会。

摘要：随着我国市场经济的不断发展, 社会科技也在高速的发展过程中, 网络的大面积普及为人类的工作和生活方式带来的巨大的改变, 其中办公信息化就是给人类工作带来的重要改变之一。在传统的人事档案管理的过程中, 主要分为两种方式进行管理, 一种是费时费力的人工档案管理, 另一种是相对省时的Excel表格进行管理, 但是伴随着社会的不断发展, 档案管理的服务对象也不仅仅局限于一小撮人的档案进行管理, 而是更加全面、覆盖社会上的各种各样的人群, 因此传统的档案管理手段已经不能满足日益增加的工作需求, 因此人事档案数字化管理就必须被逐渐的深入应用。本文从现阶段人事档案数字化管理所面临的主要问题的角度出发, 结合笔者的工作实践, 对于人事档案数字化管理方向之思考进行了一些探索实践, 望广大业界同仁加以斧正。

关键词：人事档案,数字化管理,方向思考,工作实践