改造提升传统业务,电子化采购进入新时代——访北京长城电子商务有限公司总经理李晓

随着全球经济一体化和信息技术的快速发展, 市场竞争日趋激烈, 资源争夺日益加剧, 企业成本压力不断增大, 越来越多的世界级大公司已经充分认识到物资采购不再是简单的持币购物, 而是企业控制外部资源、降低运营成本、提升核心竞争力的战略性举措。在这个大背景下, 电子化采购应运而生, 以中国石化为代表用电子化采购使传统采购业务跨入到一个快捷高效的新时代。为此, 本刊记者采访了北京长城电子商务有限公司总经理李晓先生, 请他与我们分享长城电商依托中国石化14年电子化采购成果, 竭诚为全社会提供电子化采购服务的事迹。

电子商务快速发展, 进入全新采购时代

记者:2013年5月底, 长城电商与中国化工集团公司签署了共享电子商务平台合作协议, 当时距离长城电商成立还不到一年的时间, 我们很好奇, 在这么短的时间内, 长城电商如何得到世界500强企业的青睐?

李晓:北京长城电子商务有限公司 (以下简称长城电商) 是石化盈科信息技术有限责任公司的全资子公司, 承担着中国石化网上采购业务, 拥有完全自主知识产权的采购电子商务系统, 工业企业物资采购物料编码体系和一支精通物资采购业务的管理、研发、运维支持队伍。公司确保中国石化网上采购长期稳定发展, 满足中国石化物资采购管理改革和业务改造要求, 并且向全社会推广中国石化先进的采购理念、成熟的运行模式, 为社会各企业提供电子化采购和业务咨询服务。

2000年以前, 中国石化物资采购主要采用订货会和面对面的商务洽谈方式, 信息传递主要依靠电报、传真和邮寄, 物资需求、供应商、市场、价格等采购信息分散在采购人员手中, 信息不共享、采购决策依据不充分;采购流程不统一、监管手段落后、采购操作不规范、特别是管理制度和要求得不到刚性执行, 不仅制约了采购管理水平的进一步提升, 而且直接影响安全稳定保供。从2000年8月开始, 以物资采购电子商务系统开通运行为标志, 中国石化全面进入电子化采购新时代。

经过14年的持续推进, 中国石化电子化采购实现了快速发展。截止到2013年12月, 网上采购金额累计超过16, 300亿元, 节约采购资金超过600亿元;网上采购物资品种从最初的钢材、煤炭、机电设备等8个大类约5000个品种, 扩大到全部56个大类211万余个品种;网上交易的物资达到120万个品种, 网上交易用户达到3万人。

目前, 中国石化电子商务系统已经发展成为国内最大的B2B电子商务网站, 国务院国资委将中国石化物资采购电子商务系统称为“国有企业物资采购的阳光工程”, 并于2009年12月列入首批中央企业信息化示范工程。工业和信息化部也将中国石化网上采购作为工业信息化典型案例001号在其官方网站上向社会推广。以物资采购电子商务系统为蓝本的采购平台在中船集团、中化集团、中国化工和内蒙古伊泰集团等大型工业企业推广实施, 中国石化物资供应管理的先进理念和成功经验正在迅速地传播和共享。

采购管理脱胎换骨, 打造物资采购阳光工程

记者:我们注意到, 长城电商旗下的电子商务平台“长城e采”是依托中国石化14年电子化采购成果而打造的, 帮助企业实现阳光、透明化的采购。那么中国石化物资采购电子商务平台是怎样帮助企业实现采购管理水平提升的?又是如何帮助企业打破传统采购的暗箱操作, 实现物资采购阳光工程的?

李晓:在向具有较强国际竞争力跨国能源化工公司快速发展的进程中, 中国石化电子商务采购实现了跨越式发展。针对物资供应点多、线长、面广、量大、品种繁杂、供应商繁多、需求随机等特点, 中国石化不断探索, 不断创新, 更主动“走出去”学习借鉴埃克森美孚、壳牌、巴斯夫等世界级大公司先进的电子商务采购管理经验, 不断推进体制改革及机制创新, 采购管理也发生了脱胎换骨的变化。

1.物资供应管理体制、制度和流程得以固化和强制执行, 提升了标准化、规范化水平

采购权限按照要求固化在系统中, 超范围、超权限不能进行采购操作, 避免分散, 保证集中采购的实施。在系统中实现了计划、采购、执行、结算付款的流程化操作和不相容岗位分离, 采购方案未经审批不能执行, 报价不到截止时间不能揭示, 未在系统中操作的业务不能支付货款, 网络外供应商不能供货。

2.实现信息集成与实时共享, 发挥辅助决策作用

供应市场状况、物资需求、供应商基本状况及业绩、采购策略、采购方式、供应商选择、采购价格及供应过程控制等大量信息实现实时共享, 通过综合分析, 发挥辅助决策作用, 提高采购决策效率和水平。

3.智能化快捷方便, 提高采购运作效率

实施电子化采购, 打破了时空限制, 拉近了供需双方距离, 采购业务操作在鼠标点击之间快速完成, 业务信息瞬间传递到全球客户和供应商, 供应链上的各方业务人员实时协同工作, 缩短采购周期, 降低采购成本。使传统采购模式实现了彻底的变革。

传统的物资采购订货会制度被全面废除, 电话、传真、邮件等传统的沟通方式逐渐被网上互动交流所替代。通过实施网上采购电子商务, 网上提报采购需求、网上询价、报价、比价和网上评价并确定供应商的全新的、标准化的采购业务流程和运作模式已经确立并固化在系统中执行。

这种模式突破了传统的面对面采购模式。无形的、实时动态的电子采购取代了有形的、静态的订货会, 采购部门与供应商可以在网上进行跨越时空的商务技术交流与洽商。也实现了采购业务处理异地化、远程化。总部和各企业物资采购管理人员可以在异地上网处理物资需求订单、询比价、合同跟踪和供应商评价等工作, 不再受传统采购模式下时间和空间的限制。

4.规范了采购业务、打造了采购阳光工程

借助电子商务系统, 中国石化实现了阳光采购。“决策民主、操作公开、过程受控、全程在案、永久追溯”的管理理念在电子商务系统中得到固化和强制执行。

(1) 对采购业务关键环节进行归纳提炼, 实现了采购业务流程的规范和统一。业务操作必须按照系统软件设计规定的标准化业务流程进行, 否则无法通过, 极大地避免了业务运作过程中可能出现的随意性。

(2) 采购业务处理过程和结果实现了公开:第一, 询价方案公开。采购方式的确定和供应商范围的选择在网上公开制定并经过审批方可实施;第二, 供应商报价公开揭示。网上报价截止时间之前, 任何人无权也无法打开供应商报价, 保证参与竞争的供应商站在了相同起跑线上, 兑现了采购业务公开、公平、公正的原则;第三, 采购方案公开。采购人员在网上对全部有效报价进行综合打分评价, 量化、公开选择最终供应商和确定采购价格。

成熟模式运用, 成功应用范例

记者:据我们了解长城电商已经和许多大型央企、化工企业进行电子化采购的交流, 那么实施电子化采购对企业有何益处?

李晓:公司在确保中国石化网上采购长期平稳发展, 满足中国石化物资供应管理改革和业务改造要求的同时, 努力向全社会推广中国石化先进的采购理念、成熟的运行模式, 并付诸实践, 我们在石化内部企业及其他央企中, 也取得一些成功的案例。

比如, 燕山石化不断推动电子化采购水平提高、降低了采购成本。

2011年初燕山石化化工一厂乙烯裂解装置丙烷需求量增加到了每月1.2万吨, 消耗频率达到近500吨/天。采购数量大, 到货节奏紧, 且又临近春节, 市场资源有限, 节日期间运输能力受限。燕山石化采购部门充分利用电子商务系统, BW系统和网络信息平台, 一方面找到了掌握优质资源的8家供应商, 保证了节日期间原料不间断、足量供应。另一方面, 分析丙烷采购价格的变化趋势, 并与市场实时信息相结合, 作为商务谈判的重要依据。在参考供应商报价的基础上, 经过多次商谈, 最终定价比供应商平均报价降低了206元/吨, 节约采购资金250.5万元。电子化采购为实现充分竞争提供了条件, 大量的历史数据及数据共享为合理价格决策打下了基础。

再比如, 胜利油田全面推进电子化采购, 提升采购管理水平。胜利油田油井水泥年消耗量稳定在20万吨左右, 受经济复苏影响, 自2010年以来该产品市场价格不断攀升, 经分析产品技术要求, 供应商构成, 市场行情等情况后, 实施网上动态竞价采购。2011年对3家供应商进行认真调研, 详细分析成本构成, 合理确定开盘价格及价格变动幅度, 经过多轮密封式网上报价, 整体采购单价较上一年度平均下降8%, 保持了较低的价格水平, 全年节约采购资金936万元。2011年胜利油田对辛四变、新滩变、海三变新上6台变压器及两套组合配电柜实施网上招标, 按照网上招标流程, 在中国石化专家库抽取评委, 按照系统固化的评审标准, 确定各投标商综合得分, 有效减少了人情分, 实现从标书的发放、评标过程、结果公示等全过程网上监督和永久追溯, 此次招标采购中标总价1598万元, 节约资金702万元。2011年胜利油田累计完成网上招标59次, 采购资金30亿元。

中国化工采购电子商务平台成功上线, 是最近的一个范例。在中国石化及中国化工项目组成员的共同努力下, 项目启动6个月后, 电子商务平台于2014年1月27日正式上线, 上线次日即完成了企业自采的多笔业务。截止到2014年6月底, 中国化工共实现网上采购交易金额9亿元, 取得了中国化工煤炭采购18家企业煤炭采购上线率100%, 试点企业试点品类上线率100%的成绩, 实现了节约采购资金, 提高采购效率, 优化供应商资源等显著的效果。该平台的成功上线, 标志着中国石化物资采购管理成果和理念在中央企业的推广迈出了重要的一步, 也是中央企业利用长城电商提供的社会专业化采购平台开展业务, 提高管理水平的有益探索。

按照国资委关于开展中央企业管理提升活动的要求和部署, 积极开展推广中国石化物资采购管理经验, 并于2013年5月29日在中央企业集中采购管理培训班上中国石化与中国化工签订了战略合作协议, 确定在中国化工推广中国石化电子商务平台, 依托中国石化先进的管理经验, 在其固化的电子商务平台基础上, 全面实现中国化工电子化采购, 为中国化工采购管理提升提供软硬件基础。

长城电子商务团队于2013年8月起入驻中国化工, 正式启动中国化工电子商务采购平台项目, 在对中国化工采购业务、业务现状、运行模式、岗位分工等内容进行了细致调研基础上, 还对中国化工采购与业务管理模式、采购方式等全方位、多角度的进行了业务蓝图的规划, 制定了中国化工电子商务平台业务蓝图, 并依据蓝图与各个试点企业完成了交流确认。调研工作和蓝图规划的过程中, 将中国化工与中国石化的业务管理模式进行了对比分析, 为中国化工采购业务管理变革提供了支撑和保障。在完成业务调研和蓝图设计之后, 中国石化长城电子商务项目团队集中优势力量, 在短短的两个月内就依据中国化工业务蓝图完成了电子化采购系统, 并针对中国化工现有信息化体系中的各个系统完成了数据接口, 既避免了孤立的系统对企业操作带来的不便, 又为中国化工采购业务管控提供了支持和手段。

共享第三方平台, 企业最佳选择

记者:对于发展中的企业而言, 自建平台与使用成熟的第三方电子商务平台, 哪个更划算?

李晓:实施电子商务, 极大地改变了过去企业间采购信息割裂、相对封闭的落后状况。由于第三方电子商务平台实现了采购信息快速传递和广泛共享, 能够打破时空界限, 是发展中企业的最佳选择。

据了解, 中国化工行业系统共有26000多家, 如果每个企业都建立一套商务平台是不现实的, 使用第三方电子商务平台应该是更合算的选择。相比自建平台可以少走弯路, 省时、省力、省资金, 可以快速享用电子化采购成果, 快速提升采购管理水平。未来, 长城电商将继续依托中国石化14年来的电子化采购成果, 持续优化电子商务系统。不断调整系统功能、业务流程、物料编码和供应商、人机界面, 一方面满足中国石化采购管理体制, 运行机制、规章制度不断优化调整和采购业务快速发展的需要, 另一方面适应不同语言体系, 不同法律体系对电子化采购的要求, 满足全球化采购的工作需要;另一方面, 长城电商将一如既往为社会提供B2B电子商务网站运营服务, 承担电子化采购、供应链管理信息化及企业物资采购业务的咨询, 为兄弟企业优化资源配置、提高资源使用效率和降低资源使用成本提供有效支持。