工程物资采购管理程序

2022-11-20

第一篇：工程物资采购管理程序

工程采购招标投标方式的基本程序

公开招标和邀请招标是《政府采购法》、《招标投标法》规定的工程采购方式，这种采购方式有利于保证工程质量，提高工程建设的效益;同时，还有利于规范建筑市场秩序，防止腐败，加强廉政建设。因此，规范工程采购行为，完善工程采购招标投标程序是尤为重要的。在一线多年从事工程采购工作及其采购事务的笔者认为，工程采购程序主要包括:

一、发包准备

由建设单位在工程项目立项文件被批准之日起三十日内，填写工程建设项目发包初步方案表。方案表报同级政府采购监督机构审核时，须提供项目审批文件或备案文件原件并附复印件作为发包方案表附件。建设单位在办理发包方案时，应提供下列资料:

计划部门的立项批文;审计部门出具的开工前审计报告;建设部门办理的规划许可证;设计部门设计的施工图纸。

在项目首次发包前，由招标人向政府采购监督机构提交整个项目的发包初步方案。政府采购机构一是核对建设单位提交的发包初步方案中，拟采用的发包方式的正确性，并纠正违反规定的发包方式;二是核对发包初步方案中标段划分的合理性，制止利用标段划分肢解或者规避招标的行为。

每个项目工程可划分成四个标段:桩基础工程;土建水电工程;装饰工程;与工程有关的重要设备、材料的采购等。

二、编制招标文件

招标人应采用国家规定的招标文件示范文本，并按规定编制工程采购招标文件。招标文件内容主要包括:招标文件名称和项目名称;工程项目范围内的数量;完成工程项目的期限;对投标人的资格和投标文件的要求;发标及递交投标文件的时间、地点;投标报价的要求;评标标准、方法、定标原则和确定废标的主要因素;合同主要条款。

招标文件编制完毕后，由招标人报政府采购监督机构审核后发出。招标人对已发出的招标文件进行必要的澄清或者修改的，应当在招标文件要求提交投标文件截止时间至少十五日前，以书面形式通知所有招标文件收受人，并同时报政府采购监督机构备案，该澄清或者修改的内容为招标文件的组成部分。

三、发布招标公告或发出投标邀请书

采用公开招标方式的，招标人按规定发布招标公告并报政府采购监督机构备案。招标公告应在招投标交易中心内张贴并至少在一家由国家或省指定的新闻媒体上发布。招标公告内容主要包括:招标项目名称、投标单位资质要求、获取招标文件和递交投标文件的时间、地点及开标时间、地点。从招标公告开始发布之日起至报名申请开始之日应当不少于三个工作日，报名时间不少于三个工作日。

采用邀请招标方式的，招标单位向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的潜在投标人发出投标邀请书，邀请他们参加竞标。邀请函内容主要包括:招标项目名称、投标单位资质要求、获取招标文件和递交投标文件的时间、地点及开标时间、地点。

四、投标报名与资格预审

投标单位报名经办人携带本人身份证件和加盖单位公章的投标报名申请书，按招标公告规定的时间、地点进行报名登记，获取资格预审文件。投标单位按照资格预审文件中的有关要求编制预审文件，并在规定的时间内将预审文件送达指定地点。招标人按照资格预审文件中的有关规定，对各投标单位的资格预审文件及有关情况进行审查、核实、符合资质条件的，发给资格预审合格通知书，不符合资质条件的，发给资格预审结果通知书。

为减少评标工作量，可以对投标人数量作如下规定，资格预审合格的投标人少于等于 7家的,资格预审合格的投标人全部参加投标;资格预审合格的投标人多于7家的，可以由招标人按照招标公告中确定的方法，选择不少于7家的投标申请人参加投标。

五、发售招标文件

由招标人向资格预审合格的投标人发售招标文件、图纸等有关资料。各投标人在领取招标文件时，须交纳标书费、图纸押金等。

六、踏勘现场

招标人按照招标文件预先确定的时间组织投标人踏勘现场，让投标人了解工程项目的现场情况，自然条件，施工条件以及周围环境条件等，以便于编制投标书。在踏勘现场时，招标人不得单独组织投标人对现场进行踏勘。

七、图纸答疑

投标人研究招标文件和踏勘现场后，如有疑问以书面形式提出，招标人以书面形式给予解答，并将所解答的问题发送给每一位投标人，作为补充文件，为招标文件的组成部分，与招标文件具有同等的法律效力。此补充文件必须送政府采购监督机构备案。

参加图纸答疑会的人员主要包括:招标单位代表、各投标单位代表、设计部门各专业设计人员、政府采购监督机构人员、交易中心工作人员。

八、编制标底与审核

是否编制标底、审核标底由招标人决定。需要编制和审核的，招标人应当委托具有编审资格的单位编制或审核，并在开标前保密,标底在评标中只作为参考,不得用标底生成评标标底。

九、投标

投标人按照招标文件要求，在投标截止时间前将投标文件送达投标地点，并由招标人签收保存，不得开启。投标人在投标截止时间前，可以补充、修改或者撤回已提交的投标文件，并书面通知招标人。补充、修改的内容为投标文件的组成部分;已撤回的投标文件不得再投。

十、组建评标委员会

评标委员会由招标人的代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。

评标专家由招标人从交易中心专家库内的专家名单中确定，一般在开标当天，采取随机抽取的方式确定。特殊招标项目采取随机抽取确定的专家难以胜任的，招标人可以直接确定。十

一、开标

开标会议应在招标文件确定的时间、地点进行。开标会议由招标人主持，参加人员包括，各投标单位代表、公证处、派驻监察室、政府采购监督机构人员及交易中心工作人员。

开标会议议程一般包括:招标人介绍招标工程的基本情况及评标方法、评标标准、参加开标会议的有关人员等情况;投标代表检查标书密封情况;开标、唱标;评标委员会评标;定标;公证处致公证词等。

开标时，由投标人或者其推选的代表检查投标文件的密封情况，也可以由招标人委托的公证机构检查并公证，经确认无误后，由工作人员当众拆封，在公证人员监督下由一名工作人员宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。

十

二、评标

评标由招标人依法组建的评标委员会负责，在评标过程中由政府采购机构、派驻监察室、公证处进行现场监督。交易中心向评标委员会推荐评标所需的各种表格。开始评标前，招标人向评标委员会成员介绍有关工程情况，提供评标所需的信息和数据。

评标委员会应认真研究招标文件并熟悉以下内容:招标的目标;招标项目的范围和性质;招标文件中规定的主要技术要求、标准和商务条款;招标文件规定的评标标准、评标方法和在评标过程中考虑的相关因素。

在评标时，评委首先对各投标文件进行初步评审列出重大偏差和细微偏差，出现重大偏差的应作废标处理。

重大偏差情况主要包括:

1投标文件未按照招标文件的要求予以密封的;

2投标文件中的投标函未加盖投标人的企业及企业法定代表人印章的，或者企业法定代表人委托代理人没有合法、有效的委托书(原件)及委托代理人印章的;

3投标文件的关键内容字迹模糊、无法辩认的;

④投标人未按照招标文件的要求提供投标保函或者投标保证金的;

⑤组成联合体投标，投标文件未附联合体各方共同投标协议的;

对于细微偏差，评标委员会应当要求投标人在评标结束前予以补正。

初步评审以后，评标委员会应当对通过初步评审的投标文件，根据招标文件规定的评标方法，评标标准进行详细评审。

采用经评审的最低投标价法的，由评标委员会对投标人的预算书进行审查，评审出不低于企业成本的最低报价投标人。

采用综合评估法的，评审的因素包括:工程质量、施工工期、投标价格、施工组织设计或施工方案、投标人资质，项目经理资质及业绩。经评分方式进行评估的，应当以经评审的不低于企业成本的最低投标价格得最高分，高于该基准价格的，按招标文件中有关规定扣分。

评标委员会完成评标后，应当向招标人提出书面评标报告，推荐 1-3名中标候选人，并标明排列顺序。书面评标报告须报政府采购机构备案。

评标报告应当如实记载以下内容:基本情况和数据表;评标委员会成员名单;开标记录;符合要求的投标一览表;废标情况说明;评标标准、评标方法或者评标因素一览表;经评审的价格或者评分比较一览表;经评审的投标人排序;推荐的中标候选人名单与签定合同前要处理的事宜;澄清、说明、补正事项纪要等。十

三、定标

由招标人根据评标委员会提交的书面评标报告确定中标人，或者由招标人授权评标委员会直接确定中标人。

凡使用国有资金或者国家融资的项目，招标人应当确定排名第一的中标候选人为中标人。排名第一中标候选人放弃中标的、因不可抗力提出不能履行合同，或者招标文件规定应当提交履约保证金而在规定的期限内未能提交的，招标人可以确定排名第二的中标候选人为中标候选人。

排名第二的中标候选人因同样原因不能签订合同的，招标人可以确定排名第三的中标候选人为中标人。

十

四、签发中标通知书

招标人发出中标通知书之前，须对中标结果进行公示，中标结果应当在交易中心和规定的新闻媒体上公示两个工作日。

招标人在公示的同时，向政府采购监督机构提交施工招标投标情的书面报告。招标投标情况书面报告主要包括，招标工程概况;资格审查情况;开标、评标情况;定标情况等。

政府采购监督机构收到报告后，应在五日内审核,发现招标人在招标投标活动中,有违法、违规行为的，应通知招标人暂停发出中标通知书，未通知招标人有违法行为的，招标人可以发出中标通知书。

十

五、签订施工合同

招标人和中标人应当自中标通知书发出之日起三十日内，按照招标文件和中标人投标文件订立书面合同。合同应送政府机构监督备案，政府采购机构监督备案后，签发备案表。

签订合同时参加人员有:建设单位代表、施工单位代表、工商局合同鉴证人员、政府采购监督机构人员及交易中心工作人员等。

十

六、备案管理

订立书面合同后七日内，中标人应将合同送政府采购监督机构备案。招标人应将招标过程资料提交政府采购监督机构备案(已提交的不再重复提交)，采购监督机构收到备案材料后，应当在五日内核对所收到材料的完整性，发现材料不完整的，应当及时要求提交单位补充，材料完整的，发给备案表，建设行政主管部门凭采购机构签发的合同备案表发放施工许可证。

政府采购监督机构按照分段管理原则对招投标活动实行过程监督，并将监督情况记录在案。招标结束后，采购监督机构将备案材料与其他招投标过程资料一并整理成册，作为招投标资料归档。备案材料包括:发包初步方案;招标文件;招标公告;资格审查文件;图纸答疑;标底编制文件;标底审核文件;评委抽签表;发标登记表;图纸答疑登记表;工程施工招标评标报告;中标单位标书;各投标单位标函汇总表;公证处公证;中标结果公示;中标通知书;施工合同;质量监督情况表;工程建设项目招标投标备案表;工程建设项目招标投标行政监督意见书;工程建设项目招标投标监督情况记录表。

第二篇：物资采购`招标管理工作程序

附件五

物资采购、招标管理工作程序

为规范物资采购、招标工作，特制定本工作程序。

一、政府集中采购

是指各级政府集中采购机构代理组织实施的，纳入各级政府集中采购目录的采购活动。政府集中采购目录和采购限额由下拨经费的各级政府或其授权的机构编制确定并公布。

二、学校集中采购

(一)按学校物资招标采购管理办法，物资采购招标范围包括：

1、单台设备金额在5万元以上的仪器设备;

2、金额在5万元以上，形成批量的仪器设备、材料、家具、医疗机械、药品、图书及其它物资;

3、其他需要招标采购的项目。

(二)招标文件编制

招标文件由使用单位与招标管理办公室共同编制，其中技术部分由使用单位负责，商务部分(合同条款及招投标事项)由招标管理办公室负责。

(三)招标、投标

采取公开招标和邀请招标的方式，在学校相关网站、行政楼公告栏上发布招标公告;收集投标文件，审核投标人资质。

(四)开标、评标、定标

开标前监察处在专家库中抽取评标专家，后勤保障处组织评标，当众开标，评标专家组确定入围单位，后勤保障处组织监察、用户与中标入围单位进行商务谈判，报学校物资招标领导小组或校领导批准后确定中标单位，发出中标通知书。并在学校、后勤保障处网站上公示。

(五)签订合同

后勤保障处负责签订合同，用户单位责任人负责技术确认，采购、招标管理办公室负责商务确认。使用单位代表、经办人、后勤保障处、法律顾问室负责人审签后，签订合同。

(六)履约、验收、结账

在合同履行过程中，对合同执行情况进行管理，必要时对履约程度进行核验。组织有关部门和专家对履约结果进行验收，并提交验收报告。由用户单位负责人、后勤保障处领导审核相关事项，在发票上签字后结账。

(七)汇总项目全部资料存档。

三、零星采购

由申请单位填写《湖北大学物资申购表》，交后勤保障负责人，负责人签署意见后，后勤保障处落实。

特殊要求的仪器设备，由于供货渠道少，用户已选定了生产厂家，可以采取单一来源采购，但用户须填写《单一来源采购申请表》，并经相关职能部门、后勤保障处领导签署意见，报主管校领导审批后执行。

以上工作程序，参照招标程序和分工。原则上，学校集中采购的项目，分为三个阶段：

第一阶段为编制招标文件、发布招标公告、收集投标文件、审核投标人资质。

第二阶段为开标、评标、定标、签定合同。第三阶段为履约、验收、结帐、资料汇总建档。

物资采购管理工作人员全程参与每一个项目，分段负责，分工协作，对招标、采购活动衽环节管理。根据不同的项目,以上三个阶段的工作分别由物资采购管理工作人员轮换完成。

第三篇：仓库物资管理程序

1 总则

为实现公司质量方针公司必须对仓库物资进行控制，以确保仓库管理规范，各种物资符合规定要求，帐物相符，物资财产完整、安全。 2 适用范围

本程序适用于公司仓库物资的管理控制。 3 职责

3.1仓库负责所有入库物资的验收、储存、保管及限额发料。 3.2财务中心负责对仓库物资的帐物监督、指导与财务管理， 4 工作程序 4.1 物资分类

4.1.1 物资分类按自然属性的划分详见“材料目录”。按物资用途划分为生产用物资、非生产用物资和专项物资。

4.1.2 生产用物资分为产品结构用物资(又称结构材料或主要材料)和工艺过程用物资(又称工艺设施与辅助材料)。

4.1.2.1 产品结构用物资指产品本身所用的各种物资材料。

4.1.2.2 工艺过程用物资指产品生产制造过程所用的各种工艺设施与辅助材料，包括设备、工装、包装材料、润滑油、维修用材料、气体、棉纱等。 4.1.2.3 生产物资按形成方式又分为外购件、外协件、自制件

(1)外购件指从市场上或生产厂家、供应商直接采购的物资，包括原材料、标准件、电器件、机械件、液压件、化工产品等。

(2)外协件指由公司设计，全部或部分委托其他企业代为加工制造的各种零部件。

(3)自制件指由公司自行设计、生产制造、装配调试的各种零部件。 4.1.2.4 生产物资中还包括顾客财产和各种原因从外部返回物资。 4.1.3 非生产用物资分为以下三类 (1)办公设施及办公用品。

(2)后勤服务、房屋、水、电、气、暖及其维修物资。

1 (3)车辆及其维修物资。

4.1.4 专项物资指国家、省、市批准立项的重要项目所用物资，列在“在建工程”项下管理，不在生产范围之内，但在计划、采购、保管、使用上的均可比照生产用物资的管理办法执行。

4.1.5 科研开发物资指新产品开发和新工艺新技术研制试验用的物资，按其最终用途，分别按生产物资或非生产物资进行管理。 4.2 物资入库

4.2.1 外购外协物资到公司，由采购员、外协员填写验收入库单或电脑录入“收料通知单”，通知质检员进行检验。检验合格后2天内办完入库手续。

a、入库单上要填写清楚：供方名称、日期、入库单编号、材料代码、物资名称、规格型号、计量单位、数量、物品单价、采购总金额(均为不含税)，赊购物品的入库单应在“标准价”栏内填写估价;

b、入库单一式三份，采购员、仓库、财务各一份;

c、入库单编号有发票者为发票号，无发票者为个人代码加顺序号，共7位阿拉伯数字;

d、材料代码应符合设计文件规定，自制件、外协件写产品图号7位码或8位码，外购件写国家标准号或生产厂标准号或公司自定义的7位码。 4.2.2 库管员接到验收入库单(收料通知单)和材料现品后验收入库：

a、首先依据采购计划和外协计划(包括临时计划)核对入库单上采购物资的代码、名称、规格型号、数量，对超计划进料要经生产副总裁批准，否则，库管员有权拒绝接收;

b、入库单填写不全或随意涂改或无质检员盖章，库管员有权拒绝接收; c、应及时点数过秤和质量复检，检查核对该物品的生产厂名、厂址、合格证、化验单等，查看是否“三无”产品，否则拒收;

d、确认无误后在入库单上签字，24小时内录入计算机;或通过“单据号”和“库号”从电脑中调出“收料通知单”，审核确认后打印;

e、自留“记帐联”，将“报帐联”返给采购员作为报销凭证，将“核算联”于次日九时前返财务中心，以便进行会计核算。

2 4.2.3 对外购外协件和自制件，均必须先办入库再办出库，不得不入库先出库，更不得没有手续先使用;无发票者必须办赊购入库，至少一周办一次。 4.3 领用出库

4.3.1 仓库应确保做到限额领料。

4.3.2各单位操作者或兼职领料员依据生产计划、材料定额或零部件明细表等技术文件填写领用出库单，由部门负责人复核签字，也可通过计算机打印的“配件发放表”领用。

a、出库单要写清楚：日期、出库单编号、材料代码、名称、规格型号、请领数量、生产编号(生产计划号)，领用原材料时应写全毛坯尺寸;

b、出库单编号为出库人个人代码加顺序号; c、材料代码应符合设计文件规定的零部件代码

d、出库单填写不全或随意涂改，仓库管理员有权拒绝发件; e、出库单一式三份，车间、仓库、财务各一份。

4.3.3 库管员按上述要求审核出库单，并依据生产计划、材料定额或零部件明细表限额发料，发料后在出库单上签字。无依据或依据错误不得发料。此时若生产急需可填写“领借单”，先借料，待依据具足后以出库单更换领借单 4.3.

4生产现场存放的原材料也要严格按上述程序办理出库手续和管理控制。 4.3.

5领用出库单应当天录入计算机或当天完成对“配件发放表”的确认。 4.3.6 领用开发部研发试验用物资必须经开发部长审核，总工程师批准。 4.3.7凡发生代料情况，均应由要求代料的单位负责人审核，总工程师批准。 4.3.8在生产过程中产生并由质检员鉴别确认为废品后，使用单位必须凭废品单和废品以旧换新办补件出库手续。无废品和废品单，仓库不得重复发件。 4.4 仓库物资管理

4.4.1 物资存放

要做到“四号定位”(库号、架号、层号、位号)、“五五堆放”，使库存物资清洁无尘，整齐有序，一目了然。

4.4.2 物资标识

每种材料要挂一个标签，标明材料品名、规格型号、数量，

4.4.3 帐、卡、物一致

库管员应作到出库、入库品名、数量、规格型号准确无误，录入及时正确，确保库存物资帐物相符。

3 4.4.4 妥善保管、先进先出、保持物品质量

严格按物资的种类特性、存放要求妥善分类保管，先进先出，防止磕碰划伤、混串、腐蚀、老化、自燃或其它化学变化。对于等离子电源、焊接电源、控制系统等贵重外购件应保护好原包装，不要损坏，以便发货时可原样包装。

4.4.5定期检查

仓库保管员应每季度对帐、物进行检查清理、整顿，对库存物资的质量问题如锈蚀、老化等应及时发现、及时处理，保证库存物资完好。对老化物资应请技术人员鉴定注明可利用价值或报废意见，由仓库管理员转再生库存放登记上帐或作废品处理。

4.4.6防止产生新的积压

库管员应及时发现、及时反馈存货积压情况。 4.4.6.1新进库存物资单价在100元以上的超过三个月不领用的,以信息反馈单向生产准备部、事业部反映，要求尽快使用;

4.4.6.2库存物资单价在100元以上的超过六个月不领用的，除向生产准备部、事业部反映要求尽快利用外，还应列表向总裁助理和人资部反映，以便对积压原因进行调查、处理，对责任者或部门进行考核处罚。

4.4.6.3库存物资超过一年不领用的，列入积压物资。以上年末为基础，对由于库管员未认真履行职责造成的新增积压物资，按积压物资的1%扣发绩效工资。 4.5服务物资管理

4.5.1 服务物资指为客户安装调试、维修用的零部件。服务物资领借返还手续具体见《服务物资管理程序》。材料目录

4.5.2售出产品安装调试过程中需更换零部件时，必须由事业部办理领借出库，列入生产费用，设备验收后，调试人员负责或请顾客将重要旧件寄回公司。 4.5.3调试人员外出需带备件时，由售后服务室办理领借单，领借单经事业部长批准后，由外出调试人员凭此单到库房办理领借手续;工作结束后，及时将备件返还库房，如果已用于维修用或正常损坏，则应办理出库手续。

4.5.4为方便生产和严格限额发料，对各事业部电调岗位所需调试用备件，由电调人员开领借单，经事业部长批准后领取。岗位变动时将备件交还仓库取回领借单。返回的备件可在调试人员中领用周转。

4.5.5 直接用于顾客服务用生产物资，售后服务室先办领借单领用寄给客户，待

4 顾客将旧件寄回后再办出库手续，抽回领借单。每3个月应清理一次服务领借物资。

4.5.6因顾客要求，销售员拟提供合同之外的备品时，必须提出申请，销售总监审核，销售付总裁批准，下达生产通知单，由生产准备部采购或制造，由事业部凭生产通知单办理出库发货。 4.6非正常物资的管理 4.6.1 不合格品的管理

4.6.1.1依据《不合格品管理程序》有关规定执行，不合格品不准入库。 4.6.1.2采购物资入库前发现的不合格品不能及时退货的可由库房代保管，隔离存放并做好明显标识，记入不合格品临时帐户，库管员应督促采购员及时退货。 4.6.2外部返回物资的管理

4.6.2.1依据《外部返回物资管理规定》，外部返回物资主要指改造设备等顾客财产，应由经办部门负责组织进行鉴别、鉴定、评估。

4.6.2.2评估确定属于8成新以上合格物资的可以办理入库手续返回各有关仓库;有利用价值的，由经办人办理入库手续入再生库;没有再利用价值的入废品库进行处理。参加鉴定的人员必须在入库单上签字。入库单上应写明来源及用途。 4.6.2.3未按规定进行鉴别鉴定的外部返回物资一律不准入库，

4.6.2.4公司设置再生库(可利用物资)，由仓库负责建账、标识、上架管理，财务中心负责监督检查，开发部负责尽可能地充分利用再生库物资。对利用再生库物资有贡献的员工按再生库物资评估价格的3%奖励。 4.6.3废旧物资的管理

4.6.3.1仓库负责回收保管、处理废旧物资。公司设置废品库。废旧物资入废品库，每月处理一次。废品处理金额归财务中心。

4.6.3.2废铁屑、边角废料由仓库负责定期处理，废料款交财务，处理时库管员应现场监督，防止可利用材料丢失。 4.7辅材管理

4.7.1生产用工装即工、卡、量、刃具。

4.7.1.1领用工装采取工具牌借用制，其它各部门采取借条(以出库单代为借条)

5 借用制，借条上应标明借用期限，届时必须归还，库管员负责及时催要。 4.7.1.2金属切削刀具采用指标考核和以旧换新出库单领用制。库管员负责严格执行，认真登记和统计考核。具体见《工卡量具及刀具管理规定》。

4.7.2将其他生产用辅材分为6类：焊接辅材、涂漆辅材、气体、油类、打磨辅材、日常辅材。

4.7.2.1生产用辅材采用出库单领用制和指标控制办法。

4.7.2.2数控车间领用辅材必须严格执行《数控车间生产调试用辅助材料配置明细表》的规定，不得超标领用。具体见《生产用辅材管理规定》。 4.8其他物资管理

4.8.1后勤物资分为易耗办公用品、耐用办公用品、印刷品、卫生清洁品、计算机耗材、劳保用品、办公家具等7类。具体见《后勤物资管理办法》

4.8.2 固定资产指使用年限在一年以上，价值在二千元以上的设备、工具、仪器、装置等物资。固定资产由其管理部门登记台帐，进行管理，由使用部门维护、保管;具体按《固定资产管理程序》执行。

4.8.3 价值低于2千元，但可长时间使用的 “低值易耗品”，应由仓库保管员建立个人辅助帐，由使用者维护保管，部门负责人综合管理。使用者离开公司时必须退回仓库，否则必须按规定赔偿。正常损坏不能使用的低值易耗品由使用部门提出报告，主管副总裁审批后，交仓库注销辅助帐。

4.8.4其他物资入库应由以下人员验证审核，由后勤库管员负责验收入库，登记建帐和发放出库：

(1)办公用品由需求部门部长验证审核签字;

(2)电器、电话及其维修物资应由电工组长验证审核签字; (3)车辆及其维修物资应由车队长验证审核签字;

(4)后勤服务、水暖、房屋等维修物资应由维修工和后勤主任验证审核签字; (5)计划外物资应由需求部门部长验证审核。

4.8.5 专项物资指技改项目或基建用物资。专项物资到公司后由基建办负责人组织验收。由有关库管员负责验收入库、登记建帐、维护保管和出库： (1)建筑用物资应具有合格证、材质化验单等质量证明资料，基建办负责人组

6 织建筑工程师检验验收，办理入库;

(2)生产设备由基建办负责人组织生产准备部长进行检验验收并签字; (3)其它物资由基建办负责人组织有关部长和采购员参加检验验收并签字; (4)属于销售易货物资由营销中心负责填写入库单，并派人参加入库验收; (5)专项物资出库单应有领用部门负责人、基建办负责人、库管员签字 4.9仓库物资核算

4.9.1 仓库物资帐要实行数量、金额全面核算。为工作简便、可比、通用起见，材料单价执行计划价格，一个计划期内执行，年终决算按实际结算，而在核算产品实际成本时可由财务中心按物资分类差率还原为实际价格。

4.9.2仓库保管员负责仓库物资日常核算。当天整理出、入库单，核对计划价格、实际价格，录入计算机，同时按出、入库单及时改写料签。

4.9.3 财务中心负责审核确认。材料会计应第二天核对入库单，采购计划、采购合同及仓库计算机录入数据，准确无误后及时“确认”、及时过帐。

4.9.4赊购入库。月末结转时仓库保管员将无发票的入库单按计划价格办理赊购入库，同时自动生成赊购冲回单据，月初自动冲回。

4.9.5 物资盘点。仓库物资实行计算机动态管理，随时入、出库，随时盘点。库管员应有计划地每天核对一部分库存，每月实现全面循环自盘点一次。每月将库存物资报表报财务中心。 4.9.6 全面财产清查

4.9.6.1为保护公司财产的安全、完整，公司要组织财产的单项清查和全面清查。 7月末由财务中心和仓库组织单项清查;11月末由财务中心和仓库组织对库存物资的全面清查。

4.9.6.2财产清查可以现品为准逐项清查，作好标识，防止重查、漏查，再核对仓库与财务帐面是否帐卡物相符，发现差异，找出原因，及时调整处理。 4.9.6.3 物资监审：财务中心、仓库、生产准备部长、材料会计要不定期地对合同、库存物资进行抽查，确保物资数量、价格准确，仓库管理规范化。 4.9.7 仓库实行计算机动态管理和永续盘存制，公司审计员应不定期组织财务人员对仓库的帐、物进行监督抽查。

第四篇：采购合同管理：采购合同签订的程序

2010-12-07

签订采购合同的程序根据不同的采购方式而有所不同，这里主要谈采购合同订立的一般程序。普遍运用的采购合同的签订要经过要约和承诺两个阶段。

1)要约阶段

这是指当事人一方向他方提出订立经济合同的建议。提出建议的一方叫要约人。要约是订立采购合同的第一步，要约应具有如下特征。

①要约是要约人单方的意思表示，它可向特定的对象发出，也可向非特定的对象发出。当向某一特定的对象发出要约，要约人在要约期限内不得再向第三人提出同样的要约，不得与第三人订立同样的采购合同。

②要约内容必须明确、真实、具体、肯定，不能含糊其辞，模棱两可。

③要约是要约人向对方做出的允诺，因此要约人要对要约承担责任，并且要受要约的约束。如果对方在要约一方规定的期限内做出承诺，要约人就有接受承诺并与对方订立采购合同的义务。

④要约人可以在得到对方接受要约表示前撤回自己的要约，但撤回要约的通知必须不迟于要约到达。对已撤回的要约或超过承诺期限的要约，要约人不再承担法律责任。

2)承诺阶段

承诺表示当事人另一方完全接受要约人的订约建议，同意订立采购合同的意思表示。接受要约的一方叫承诺人，承诺是订立合同的第二步。它具有如下特征。

①承诺由接受要约的一方向要约人做出。

②承诺必须是完全接受要约人的要约条款，不能附带任何其他条件。即承诺内容与要约内容必须完全一致，这时协议即成立。如果对要约提出代表性意见或附加条款，则是拒绝原要约，提出新要约，这时要约人与承诺人之间的地位发生了交换。在实践中，很少有对要约人提出的条款一次性完全接受的，往往要经过反复的业务洽谈，经过协商，取得一致的意见后最后达成协议。

供需双方经过反复磋商，经过要约与承诺的反复，形成具有文字的草拟合约，再经过签订合同和合同签证两个环节，一份具有法律效力的采购合同便正式形成了。签订合同是在草拟合约确认的基础上，由双方法定代表签署，确定合同的有效日期。合同签证是合同管理机关根据供需双方当事人的申请，依法证明其真实性与合法性的一项制度。在订立采购合同时，特别是在签订金额数目较大及大宗商品的采购合同时，必须经过工商行政管理部门或立约双方的主管部门签证。