第一篇：秘书部职责范文
秘书部岗位职责
秘书部-行政秘书岗位职责
公司日常细则：
1、文件、档案、资料的整理、分类、归档、记录;
2、电话记录、打印文件、复印资料;
3、日常报表的收集、整理、汇总、传递、上报;
4、遇突发事件，紧急联系相关负责人，协助解决;
5、收发邮件、信件，及时转交相关人员;
6、上情下达，下情上传;
7、保密工作(包括：公司内部信息、资料、文件、人事、档案、会议内容、计算机信息、财务等)
8、处理各部门人员的报帐事宜，审核、汇总、传递工作;
9、协调各部门人事关系，使之工作能顺利、高效完成;
10、完成上级管理层交付的临时工作;
11、保持工作环境整洁、干净等。 文秘工作：
一、负责人事处文秘、公章管理;
二、开具各种信函(包括行政介绍信、证明等)和干部(工人)调动通知;
三、负责各种文件和通知的收发及督办工作;
四、负责本部门的信访接待和日常事务工作;
五、负责人事档案和文书档案的管理工作;
六、协助做好人事统计报表的统计工作;
七、安全保卫、保密等工作;
八、完成领导交办的其他工作。
行政岗位职责：
一、负责一般性行政公文、上级交办的文字材料及行政领导讲话和相关材料的起草工作;
;
四、负责每周会议安排的编制工作，协助主任做好其他会议的组织通知等会务工作;
五、负责督促检查行政工作计划、办公会决议事项的落实情况，将了解的情况及时反馈给领导
六、负责办公室日常政务接待，来访客人接待及日常事务性工作;
七、负责印章保管和监印、办理各种介绍信;
八、负责办公用品、仪器设备、家具等购置、建帐、保管和发放;
九、负责办公室安全防范工作;
十、负责各项信息统计和管理;
十
一、完成领导交办的其他工作。 工作计划表流程与稽核：
一、 工作计划表分为“工作检查表及工作计划安排及完成进度表”;
二、 专员以上职员填写“工作计划安排及完成进度表”;
三、 助理级一般职员填写“工作检查表”;
四、 行政秘书需填写两份表格;
五、 部门主管每周还须于每周一10点前提交周工作计划表;
六、 工作计划表的制作及填写规范;
七、 每天下午17点45分收集各部门工作计划表，主管以上职员须将第二天工作计划体现在计划表内一并上交或于当天早上09点前上交;
八、 行政秘书需对工作计划表进行跟踪落实;
九、 工作计划表完成情况列入每月绩效考核;
十、 助理级一般职员工作计划完成情况，差评一次处罚50元，从20%绩效中扣取;
十一、 专员以上职员工作计划完成情况，差评一次处罚100元，从30%绩效中扣取;
十二、 若出现多次差评，以绩效扣完为止。 十
三、
第二篇：学生会秘书部职责
1、协助学生会主席工作，做好每次大型的活动前的准备工作。
2、学生会固定资产及各类物品的保管，使用及分配。
3、学生会各类文件的收发与管理，起草有关文件通知。
4、学生会经费的使用与管理。
5、学生会宣传材料及报刊，杂志的分发及保管。
6、学生会人员考勤，会议通知，会议记录。
7、负责学生会工作大记事。 我们注重创新精神和团队合作。在学生会中我们将作为新理念新思路的代表，积极探索发展之路，通过组织各类活动向广大同学介绍新科学、新技术，普及科学知识，培养大家广泛的兴趣，提高同学们参与能力、组织能力、动手能力等综合素质。协同其他各部及社团开展工作，完成上级交给的任务。同时也为学生会的发展提供和培养后备力量。
在本届学生会的任期之中，我们将工作的重点放到了以下的几个方面：
一、 加强部内、与其他各部以及其他学生会、社团的协同合作。
二、 新生入校后的纳新工作。
三、 部内成员素质的培养。
四、 参与迎新晚会的制作及演出工作。
五、 组队参加学校组织的“挑战杯”比赛。
六、 创新/科技创想大赛。
七、 学校布置的工作及其他活动。
具体操作详述如下：
一、 初步计划、预算、可行性分析及风险和应对
1、 按照时间的计划，我们近期将与学生会的其他部门进行沟通，了解其他部门的计划，并把我们的工作向他们介绍，加强彼此之间的了解，缩短“磨合期”，提高工作效率。
与宣传部联系，了解出板周期，提交近期的出板计划。以后每次将提前5~7天递交出板计划。
与学习部、实践部联系，提出本学年工作计划和需要的预算，联系合办辩论赛的事宜。
与文艺部联系，对即将举行的迎新晚会进行了解，提前为协办工作做好准备。
同时与体育部、女生部等进行沟通了解他们的工作方式，商讨共同举办活动的计划，并分析可行性。
从长期的计划，我们将对假如我部等其他同学进行团队合作的培训，并在以后的工作中及时沟通，积极合作。
紧密联系社团，积极组织和配合社团的活动。
2、 接下来我们将对0
1、02级的同学进行筛选，将适合从事我部工作的同学纳入我部。具体标准将在成员招收及组成这一部分进行叙述。
3、 对于进入我部的新成员我们将针对每个人的差异，有针对性对团队合作、语言表达、活动组织、科技知识、创新能力、动手能力等方面进行培养。主要通过每周举行的例会时间进行培训。
4、 在今年10月中下旬我们将与学生会的其他部门一起举办迎新晚会。根据学院对创新的要求，以及结合了历年晚会的经验，我们计划在今年的迎新晚会中采用投影的方式增强现场感，活跃现场气氛。在晚会开场前，播放学院简介、专业介绍、学院机构设置、主要部门情况、学生会介绍、赞助商广告等，进行中播放演职人员名单、节目相关内容。力争做到展示学院风采，为晚会添彩，同时不过多地吸引观众注意力的统一。
幻灯片采用Flash或Power print制作，制作人员主要包括科技部成员、学生会秘书处，同时我们还将根据实际情况，临时招用学院的其他同学参与制作。
制作器材我们计划使用学院机房中的机器，这样一方面可以方便大家作品的收集和保存，更可以节省宝贵的经费。
投影机属于比较贵重的物品，这里需要学院老师帮助解决。
因为具体的晚会举办时间还没有确定，这里只能制定初步的时间表(以最终确定的晚会时间为基础)
时间 任务
参与人员 备注
五周前
选拔人才，联系设备
学院的老师，科技部晚会组，秘书处 计划由5~7人完成制作任务。
四周前
集体讨论，确定初步制作方案，制作部分模块
学院的老师，科技部晚会组，文艺部，其他制作人员 方案提出后经由老师批准后实施
三周前
完成初期制作，对晚会的内容进行制作
学院的老师，科技部晚会组，文艺部，其他制作人员 制作进度主要由文艺部送交资料的时间确定
二周前
进入细节制作
，文艺部，其他制作人员
一周
将制作结果送交学院进行演示、审核 学院的老师，科技部晚会组 对于没有通过的细节进行修改
2-4天前
进行实地彩排
学院的老师，科技部晚会组，文艺部，其他制作人员
1-2天前
进行二次彩排
学院的老师，科技部晚会组，文艺部，其他制作人员， 争取与其他演员同步进行
具体的计划书我们将于九月下旬送交院办。
可行性分析：采用投影的方式是历年所没有的，其必引起轰动。
风险及应对：制作效果方面可以由制作人员的水平保证。晚会现场可能会出现技术、机器等方面的不确定因素。我们将用大量的训练来减少和消除这方面的影响，在操作的过程中采用并联的系统，减少资料丢失、机器故障等因素的影响。投影机请学院的老师安排，如果可能准备两台以应不测。
资金预算：本活动基本不需要学院拨专款。
5、 挑战杯(创业大赛)今年将举行第二届，在总结上一届的经验教训的基础上，我们在本届将于以下几个方面开展工作：
人才选拔：主要考察参加人员的语言表达能力、临场应变能力、书面表达能力
人员组成：以01级为主，相应加入00、99级，安排02级参与以培养后备力量。
项目来源：根据上届的经验，参赛作品最好是专利项目，这样更容易取得效果。
材料制作：精美细致的材料制作可以在初赛时给评为留下深刻的印象，在后期的评比中可以给评委及观众以强烈的视觉、听觉冲击，营造良好的现场气氛。
时间安排：本活动本着提早准备的原则，计划在10月份进行人才选拔、培训，11月份立项、制作参赛作品，第二学期参加复赛及决赛。其时间主要由学校的安排而定，我们将在收到通知的3~4天内上交计划并及时完成初期准备。
另外还将由专人安排协调工作。
可行性分析：挑战杯是我校的一项大型活动，很多同学对此都十分感兴趣，因此活动具有参与性。我院在上届挑战杯中取得了第二名的成绩，可以说具有一定基础和实力。
组织形式：本活动采用学生会指导，各团队自行实施的原则。在活动初期由学生会负责宣传、组织和解答相关问题。尔后，各队进行立项，在这个过程中，科技部将负责其中比较优秀(在人员组成、素质等方面)的队伍进行项目重点培养，例如与系里沟通，联系专利或比较具有竞争力的项目。以上活动争取在一个月内完成。接下来我们将对各参赛队的参赛资料制作提供指导，同时对其制作的成果进行再评估，做到重点突出，个别培养与统一培训相结合，以达到有
一、两个项目具有一定竞争力的目的。作品制作完成后将送交指导老师处审核经过反复修改后上交。寒假期间由各个通过初赛的队伍进行再制作，下学期开学后，工作重点将转移到队员的表达能力、对资料的深入了解和互相之间的协调性。之后，我们将对参赛队的演示文稿和现场发言稿进行修饰，使其能够达到具有强烈视觉冲击的水平。通过决赛的队伍将进入陕西省的“挑战杯”比赛，届时我们将针对省级比赛的特点对其进行专项培训，例如：电梯间式问答的方法等。
在整个项目的实施过程中，我们将对每个项目进行阶段性评估，及时提出缺点和不足，对于优势项目重点扶持。团队采用自由组合与制定相结合，为了保证质量也将会根据实际情况组建一至二支系队参赛，人员将优中选优。
另外科技部还将负责向各个团队及时传达信息，包括比赛时间，地点的等。
资金预算：因为采用比较松散的组合方式，因此可大量节约经费，故只需要150~200元，资金将用于培训材料购买、专家培训等。
风险及应对：本活动的效果主要通过成员水平、作品科技含量决定，我们将采取严格选拔、精心培训、采用专利技术或较好的创意的方式进行保证。
6、 创新/科技创想大赛是我们计划与其他社团共同举办的活动，这个活动将根据其他活动的情况而决定是否举办，力争使活动少而精。其举办时间初步安排在下个学期，参与人员为汽车学院的全体学生。与科幻俱乐部等社团联办，以征集作品的方法实施。其目的是活跃同学的课余生活，展示我院学生的创新能力。
可行性分析：低年级的同学比较喜欢参与活动只要进行适当的宣传即可，高年级的可以采用选择合适的精神奖励，抓住他们的心理，结合素质教育来促进他们的参与性。科幻俱乐部有举办这类活动的经验，可以方便活动的举行。
风险及应对：参赛作品的质量可能出现差异，因此评选时我们将尽量采用透明的方式评选，同时对其控制，以保证数量和质量。
资金预算：本活动主要资金支出为奖品，预计200~300元。
7、 因为科技部是第一年成立，故有很多不确定因素，学校有可能组织相关的活动例如于11月份举办的科技节、过一段时间的参观北郊试车场等，我们将积极进行组织，在活动下发的3~4天制定出计划，并完成相应的初期准备活动。同时也将与其他部门进行沟通，寻求帮助。
8、 按照以上的计划，我们预计本学年的资金需求约为400~500元。(不包括可能出现的类似于承办大型活动指出的经费。)
二、 成员招收及组成
我部拟招收部员五至八名，其中三名02级，二名01级，三个备用名额
考虑到新生入校，电脑方面的技能水平，在02级中招收1名电脑方面具有专长的学生，2名组织、语言表达较为优秀的学生。01级两方面个一名。其余三名根据实际情况分配。
招收的方式采用报名和介绍相结合，之后通过公开考核录用。时间定为10月以前完成。
三、 工作组织方式
为了能够成为一个团结高效的集体，我们制定了科技部的工作纪律和章程。
1、 对于学生会内外要保持团结，通力合作。在活动中坚决服从项目负责人的安排，努力完成任务，并为其他成员的活动开展提供便利。
2、 遵守时间，凡在例会及其他集体活动中迟到、早退2次或无故不到场1次者，开除科技部。
3、 如果临时有事不能参加活动必须安排好相应的负责人，并直接与项目负责人联系说明原因，批准后方可离开。
4、 奖罚分明，能者优先，不分级别，积极开展批评与自我批评。
5、 每周召开例会，总结工作，布置任务，培训人员。
6、 活动前有计划，活动后有总结，均有项目负责人完成。项目实施前必须经相关部门批准。
7、 合理安排时间，提高效率。注意把握工作与学习的关系。
8、 虚心听取学院领导、老师和其他同学的意见和建议，坚决完成上级交给的任务，为做好工作、服务同学、加强学生会建设、提高学院影响力贡献自己的一份力量。
秘书处：
第一，系学生会例会和各部门内部例会的考勤工作和内容记录; 第二，系学生会的文件处理、存档及整理工作;
第三，合理安排各部门人员进行学生会的值日工作与工作总结汇总; 第四，积极配合学生会其他部门开展工作
假如我当上了学生会秘书部成员(或部长)，我要改革学生会的体制。真正的做到“优胜劣汰”，做到“日日清，周周结”，每周都对各部门的负责人进行考核，通过其部门的成员反应情况，指出他在工作中的优点和缺点，以朋友的身份与他商讨解决方案并制定出下阶段的计划。经常与他们谈心，彼此交流对生活、工作的看法，为把学生会工作做好而努力。开展主席团成员和各部长及负责人常作自我批评，自我检讨的活动，每月以书面材料形式存入档案。我还将常常找各部门的成员了解一些情况，为作出正确的策略提供可靠的保证。还要协调好各部门 之间的关系，团结一切可团结的力量，扩大学生会的影响及权威。
发挥学生会组织的“桥梁纽带”作用,做好学校与学生的“上情下达、下情上传”沟通工作; 对活动主题、内容、筹备、开展等环节
一、秘书处工作职责：
负责有关文件、通知的起草处理以及学生会各类档案和活动资料的建立、管理工作,做到人人有案可查,事事有档可存;参与重大活动的策划、报道以及活动总结的撰写;与各部部长配合负责对干事的工作量化考评,配合主席团对各部长,副部长进行工作考评;制定学生会相关制度条例,使各部更好地开展工作.
二、秘书处管理理念： 服务、求实、规范、高效、关怀、 团结
人文的管理需要组织内部成员彼此互动,双向的关怀,它不仅要体现在工作中,
要体现在日常的学习,生活等各方面;只有彼此贴心的关怀,通过交流达到工作上的默契才能为组织表里如一的团结提供保障;有了上下团结,统一领导和制度的保障,就可达到办公室追求工作的目标——高效;“关怀”将我们的工作关系升华为在学生会得到的另一笔宝贵财富——友情,这将使
二、讲主动,知勤快,重学习
严要求,有始终,甘奉献
第三篇：社团管理委员会秘书部职责
社管秘书部主要负责整个社团及社管内部档案资料的整理汇编，日常通知社管校团委及社管
的各项活动，协调各社团和社管部门的利益，做好整个社团和社管的后勤服务，做好日常会
议记录，管理社团和社管的公共物品和各项财务收支等等。具体为以下几方面：
一、 负责社管办公室的值班考核，记录工作及卫生工作具体为排好整个社管的日常值班表，包括整个办公室的值日表，并督促各部或社团积极
做好卫生工作，并在学期结束后对各部门的日常值班机制日情况进行统计，以此来评选
优秀部门及个人
二、 对各社团会费的收取，管理及使用进行监督，监督社团对赞助费的使用具体为在社团招新结束之后让各社团上交新会员名单，并核实会员的会费情况，对出现
多收取会费或以其他名义简介收取费用的社团要求其负责人前来说明情况，并视情况要
求其退回多收之钱款;在学期末和学期中将不定期得抽查相关社团的经费使用情况，对
财务不明确的社团要求其整改，上交整改结果，若仍不整改社管将代为管理其财务;对
社团做活动部分企业提供的赞助费一律上交至我部代为管理，遇到社团做活动经费短缺
时将提供，我部将认真做好赞助费的使用登记
三、 负责管理社管公共物品和各项财务收支具体为将日常用品发放至各部，使用完再申请新物品;建立日常物品的收取借出登记制
度，避免社管公共物品丢失情况;由我部任命一名专门负责日常财务收支的工作人员，
对各项财务收支进行公开化，透明化，社管一切办公用品全部由其负责采购和登记，其
他人员若无部门负责人在场的财务支出视为无效，其结果由个人承担
四、 负责组织召开各种会议，做好会议记录，并做好相关活动的后勤服务具体为由部长将全校所有社团会长加为移动飞信好友，做到会议或其他事情全部由飞信
通知，并要求收到飞信信息的会长及时回复，确保通知到位，对于未通知的将由电话联
系该社团负责人;日常各类大小会议我部将分派人员进行会议记录，并在学期结束时做
好整理工作;会议或活动的后勤服务，我部将协调社管及社团的人员进行，以确保活动
的正常进行
五、 负责全校学生社团的档案资料管理，指导各社团做好活动记录具体为日常收取各社团活动资料或其它文件，并登记，要求各社团交至本部的资料一律
用A4纸张，以便整理;对换届的学生社团要求其现任会长交齐5份材料才可正式接任
会长，尤其是社团的财务报表要清晰透明;社团资料分学期分种类进行整理，以便后期
翻阅方便;本部所有资料借出要严格执行登记制度，确保资料的完整性
六、 负责社管的日常签到社管每日的签到关系到校团委及社管和社团的沟通联系，社团的相关事情可以向社管负
责人或校团委老师进行咨询，社管各部也通过日常签到对社团进行了解情况，通知事务;
我部会在每周结束后对本周的签到情况向三位副主任汇报，另外，社团的日常签到还直
接与社团评优挂钩，我部将在评选时以此作为参考项目之一
七、 负责社团管理委员会公章的管理使用社管公章为社管各类正式文件证明之依据;是社团相关证书的有力证明。社管公章是社
团批准的证明。社管公章为各部共用。社管公章的使用以发展社团，服务社团为基准。
秘书部 胡朋飞
二零零八年三月十八日
第四篇：教学系、部秘书工作岗位职责
1.做好各类党政文件、信函及报告、材料的收发转递工作，做到手续完备、及时、准确。做好登记和备案、归档工作。
2.协助系、部领导制定教学计划并组织实施，组织教学检查，安排考试，负责考场监督，组织各教学环节的实施。
3.建立健全教学业务档案，负责教学管理信息的收集、统计及分析，教学文件的整理、归档和保管工作。及时发放教学日志，检查督促教学日志填写，及时报送教务部。
4.负责学生期末成绩的汇总整理及通报。学生出勤情况的汇总统计、上报。
5.起草系、部一般性的工作计划、工作安排、各种通知、工作和活动的报告和总结。
6.负责本系、部办公用品的领用、保管和分发工作。
7.及时向本系、部有关人员传达学院及有关部门的通知事项和会议安排。
8.负责教师工作量的计划、核实和结算工作。
9.负责教学改革项目、课程建设项目和教学研究课题等的立项、申报和管理工作。
10.负责办公室的日常事务工作及值班。
第五篇：高校系部教学秘书的主要职责及素质
随着高校改革的日益深化，教学管理体制和教学管理方法、手段的改革就显得尤为重要。只有管理跟上了，教学各环节才能更好地发挥作用。而教学秘书在教学管理中起着很重要的作用，每一个教学环节都离不开教学秘书的参与，而其中任何一个环节出现问题都会影响教学秩序。要成为一名合格的教学秘书，不仅能为日常教学管理工作提供良好的环境，使教学工作顺利进行，更应为教学环节提出合理化建议。因此，必须要明确教学秘书的主要职责和提高教学秘书的素质。
一、教学秘书的主要职责
教学秘书工作是一个服务性质的工作，它贯穿于教学运行过程的始终。其工作对象包括系(部)的广大师生、领导、校教务处人员以至外系部分教师和学生家长等，其工作性质与工作对象就决定了它的特点：工作内容繁杂而琐碎，工作强度高，责任性大。教学秘书是系(部)正常教学秩序运行的保证实施者。其在系(部)教学管理中的工作职责一般包括以下几个方面。
1、协助领导对各种教学文件的组织制订和贯彻执行。教学秘书要协助系(部)领导组织制订和修订专业教学大纲和教学计划，核查教学计划的执行，办理教学计划的调整手续;在领导制订学期(学年)教学工作计划中提出合理建议，并严格遵照执行;在教学日历、实验教学日历、课程设计及毕业设计等其他教学文件的格式制定方面要严格把关，以保证教学文件的规范化实施，为教学评价做准备。
2、严格执行学籍管理规定，做好学籍管理工作。它要求教学秘书具有高度的责任心，实事求是，严肃认真，不徇私情。学籍管理工作的主要内容包括：(1)负责建立、保管全系学生的学籍档案;(2)办理学生升、休、复、退、转和留(降)级等各种手续，并及时记载学生学籍变动情况;(3)办理学生的报到、注册手续。
3、严格贯彻执行教学管理各项规章制度，做好本部门教务工作。此项工作主要涵盖以下几方面：(1)根据教学计划上报开课计划;(2)根据教务处下达的教学任务协助系分管领导落实授课教师的安排及课表，并将选课结果通知相关教师和学生;(3)经系领导同意后，受理本系教师的课程变动及调课，并统一到教务处办理相关手续，并第一时间将课程的变动情况通知相关部门及人员，并做好记载，以免造成教学秩序的混乱;(4)经常检查了解授课教师执行教学情况，协助有关领导组织好各项教学检查工作并上报教务处;(5)落实教务处下达的各种考试安排。同时做好与考试相关的所有材料的组织、保管、发放等工作，做到无一差错;(6)负责登记本系学生的考试成绩，按时汇总报送本系教师开课班级的成绩单;(7)负责本系所任课程的试卷保管工作。试卷保管周期为四年;(8)分类收集、整理各种材料并保存归档：教师教学原始材料、考务材料、教务处下发各种文件及通知、各种考评材料、毕业设计、课程设计资料等等;(9)协助领导组织安排教学工作会议及试讲、评选等各种教学活动。各种材料的规范化管理要始终伴随教学管理工作之中。
4、协助教材科做好本系的教材管理工作。协助院(系)主管领导和有关教师做好每年春秋两季及零购教材(含讲义)的征订工作，及时、规范将有关材料整理、统计并上报教务处;协助主管领导做好本系教师用书经费的结算工作等;及时反馈教师、学生对使用教材的有关信息。
5、毕业生工作。负责毕业生的成绩整理核查工作，及时报送最后一学期各科成绩及毕业论文成绩;编报毕(结)业和授予学士学位的学生名单，经系审核后填写《毕业生资格审核表》送教务科核对后留存;根据系审核通过的名单组织填写毕业证书和学位证书，并负责发放;协助办理毕业生离校手续。
6、认真及时做好教务处与系之间的信息沟通。负责教学文件的收、发、保管，及时填报有关报表。完成系领导交办的其它工作。
教学秘书的作用是通过其在高校教育管理中的工作内容体现的。主要包括参谋作用、调度作用和服务作用。
二、教学秘书应具备的综合素质
随着现代科技的飞速发展，社会对人才的需求也由原来的单一型向复合型转变，使高等院校面临更大的机遇与挑战。为适应新时代的发展，高校不断深化教育教学改革。面对新形势，教学秘书不能把自己局限于抄抄写写、收收发发、跑腿学舌，应尽快适应高校教育教学改革发展的需要，适应21世纪人才培养的需求，提高自身的综合素质。
1、热爱本职工作，树立全心全意为教学服务的思想。从教学秘书在教学管理工作的内容可见，教学秘书的工作是繁重而辛苦的，也是一个系(部)保证正常有序的教学秩序所必不可少的要素之一，因此一定要看重自己的工作，纠正无为思想，爱岗敬业，具有坚持原则、遵章守纪、任劳任怨、严谨求实的工作指导思想及工作作风，做到热心、细心、诚心、耐心，全身心地投入工作，做到“学为人师，行为世范”，才能尽到自己在教育工作中的职责，才能做到“服务育人”。这也是职业道德的基本要求。
2、做好领导的参谋和助手。不能只当听众，不做参谋。对自己所负责的工作，在权限内的应照章去做，自己决定不了的，应提出意见、方案，由领导拿主意;感到领导处理得不恰当，应勇于阐明自己的意见，供领导考虑，以免失误。
3、通过不断的学习提高自身素质，努力做到：
(1)努力学习教学管理的有关规章制度，做到运用自如。教学管理规章制度是教学工作的指挥棒，离开了这些，教学工作将寸步难行，因此，要熟练掌握教学管理的有关规章制度，如：学籍处理规定，休、复、停学规定，选课的规定，关于考试管理的规定、教学计划等，这是做好教学管理工作的前提。 (2)提高分析问题与解决问题的能力。有些教学秘书长期以来形成了工作中不动脑筋想问题的习惯，遇事找领导拿主意，这种习惯势必使教学管理不活跃，缺乏创造性。因此，应培养教学秘书动脑筋想问题的能力，不仅能敏锐地发现教学管理领域的问题，还要分析是什么原因引起的，通过分析，提出自己的建议或处理问题的方法。对会动脑筋想问题的具体要求：一是帮助领导想问题，遇事能提出自己的建议，供领导决策，当好领导的参谋;二是能独立思考问题，能独挡一面，遇事必须能够自己动脑筋想问题，对所遇之事做出正确评价，不事事依赖领导拿主意;三是要能创造性地研究新情况，解决新问题，对教学管理出现的新问题，要能潜心研究，总结经验，想出创造性开展工作的点子来。
(3)提高口头和文字表达能力。动笔和动口是教学秘书开展工作的主要途径和必备的基本素质，要能动嘴把所表达的东西说清楚，以便于领导采纳和支持你的建议，当然，并不是言之无物的夸夸其谈，而是能够准确、生动、简明地讲清问题;除此之外要求教学秘书能起草一般的公文，能写报告、总结，能写出具有理论性、探讨性的文章，特别是教学管理方面的文章。
(4)提高组织协调能力。教学秘书担负着校、系的教学管理工作，涉及的部门很多，这就要求教学秘书要有一定的组织协调能力。一方面，要根据自己所管工作，联系校、系的教学，组织发动你所管辖的人完成你的工作，把大家的积极性调动起来，用整体的力量创造性地完成任务;另一方面，要协调好各方面的关系，便于开展工作。
(5)提高计算机应用能力。必须采用计算机管理以提高工作和准确度，减少实施学分制后教学管理所增加的工作量和难度，为保证教学管理的实施和改进，提高教学管理人员的计算机应用能力是至关重要的，使教学管理规范化、科学化。
(6)自我控制与管理能力。教学秘书要树立教学管理人员的形象，能自己管好自己，不说超出原则的话，不做超出原则的事，严于律已，遵守纪律，提高自己的服务质量，调节自己的情绪，改进自己的思想、行为、作风等方面的不足。
提高教学秘书分析与处理问题的能力，要不断实践，多做工作，才能提高其能力。要熟练地处理某一问题，就必须平时多接触，经常处理此类问题才可能达到较高的熟练程度。要有不努力提高素质就会落伍，就有被淘汰的紧迫感。
因此，教学秘书必须明确自身的主要职责，努力提高自身的素质，以适应教学管理体制改革的需要。
参考文献：
[1]刘云峰，高校系部办公室管理之我见[J],河南科技大学教育研究,2003,(2) [2]丁福兴，高校教学秘书应掌握基本的数据库技术[J].秘书,2000,(9) [3]余厚洪，新时期高校系科教学秘书工作特点及要求，丽水学院学报，2004(6)