如何提升高校秘书管理水平

2023-03-02

在教学新模式的不断创新下, 我国加强了对高等教育的重视和改革力度。在此背景下, 高校教学管理人员素质也得到了大幅的提高。在招生规模不断扩大的情况下, 为保证人才培养质量, 高校对教学管理提出了更高的要求。教学秘书是高校教学管理的重要一员, 在高校教育教学中起着非常重要的作用。教学秘书的工作内容都具有基础性, 其能协调高校教育教学的各项工作, 确保教育教学活动顺利、有序地开展, 是高校必不可少的岗位。

一、高校教学秘书的职能作用分析

(一) 监督管理

对于高校教学秘书来说, 其工作质量会直接影响到高校教学工作情况。教学秘书的重要工作任务, 就是协助对高校的各领导进行工作。其中, 监督管理是其重要的工作内容之一。教学秘书要监督院校教学工作的运行情况, 如果其运行不正常, 就要及时发现和解决其中存在的问题, 以确保教学工作顺利、有序地进行。一般来说, 教学秘书都是采用调查问卷、座谈会等方式, 来掌握教学活动。针对一些“临时调课”、“迟到早退”等问题, 要及时进行汇报, 并提出整改措施, 这样才能保障高校教学活动正常开展, 促进高校教学质量不断提升。教学秘书的管理职能主要对教学档案进行收集、归档和整理, 这些工作是教学工作开展的必要条件[1]。

(二) 服务保障

良好的教学秩序是高校教学与发展的前提条件, 教学秘书要维护学校正常教学秩序, 以保证高校教学任务、目标得以顺利实现。同时, 要为教育教学创建良好的外部环境, 切实做好各项服务保障工作。在实际工作过程中, 高校教学秘书要增强服务意识, 本着为师生与教学服务的原则与理念, 以强烈的责任心和认真仔细的态度, 与师生及各部门进行沟通交流, 及时掌握教学情况和师生反馈, 然后, 将问题归口到相关部门进行解决, 从而为高校人才培养提供良好的保障。

(三) 参谋助手

教学秘书在高校教学工作中, 是属于“一线”管理人员, 主要是完成教学管理的基础事务性工作。在工作中, 教学秘书要接触各类教学信息资源, 及时、全面地掌握各种问题与情况, 从而做好领导的参谋助手, 为领导决策提供支持。优秀的教学秘书, 将能有效提高领导决策的科学性[2]。

(四) 组织协调

高校教学秘书是联系高校师生与各部门的桥梁与媒介, 在高校教学活动中, 教学秘书要将各项组织与教学管理工作进行落实, 并将存在的问题与意见进行反馈传达。教学秘书的这项组织协调作用非常重要, 有助于实现高校教学管理科学统筹, 强化内部信息沟通等, 是高校顺利开展教学工作的基石。

二、提升高校教学秘书教学管理水平的有效对策

(一) 高校教学秘书要重视自身专业素质提高

1. 提高教学秘书的时间管理能力

研究表明, 时间管理是提高工作效率的关键。高校教学秘书压迫做好时间规划, 对工作时间进行合理分配, 这样将能提高工作的效率与质量。在高校各项工作中, 教学秘书是基础的管理人员, 其工作内容比较繁琐复杂, 为了避免出现差错, 只有对具体工作流程进行规范, 立足实际制定科学的工作计划, 并在实践中严格执行, 这样才能保证高效、高质地工作。特别是在教务比较繁忙的时候, 教学秘书往往都需要加班加点地工作, 此时更需要做好时间管理, 使工作做得有条不紊、准确无误。教学秘书还工作之余, 还要加强学习, 增强对事物的预见能力, 这样才能做到防患于未然, 使工作能按照流程和计划稳步推进。遇到问题的时候, 要做到即事即毕, 决不拖延和推诿, 这是做好时间管理的保证。

2. 通过培训学习不断提升教学秘书综合素质

高校教学秘书的工作比较繁杂, 涉及的专业和涵盖的范围都比较广, 这对于教学秘书的要求也更高。因此, 高校教学秘书必须要不断提升自我, 以使自身的专业技术能力与知识储备得到进一步提升和完善。在岗前培训中, 教学秘书要对高校的文化和工作内容进行充分的了解, 然后, 有针对性地进行工作能力和素养提高。在工作过程中, 教学秘书也要主动进行学习, 例如, 参加学校职能部门举办的技能培训, 及时总结工作经验, 反思自身不足等, 同时, 可在工作之余学习各院系基础学科知识, 做到博文广知, 这样将有助于做好本职工作。教学秘书要对社会人才需求情况进行重点关注, 对各院系人才培养规划进行把控。教学秘书还要以开放的思维, 积极学习现代管理、心理学、教育学等相关知识, 进一步丰富和更新自身的知识结构, 并将所学理论应用到工作实践中, 促进个人素质与工作质量得到持续提升。

3. 以创新为引领不断实现自我发展

创新是发展的驱动力, 教学秘书也要以创新为引领, 主动更新工作理念, 增强创新意识, 以先进的、前沿的知识武装头脑, 不断开创教育管理新方式, 进而将工作做到更加优秀。

(二) 高校要重视和促进教学秘书职业发展

1. 完善教学秘书激励机制

教学秘书工作内容繁杂, 难以进行量化考核, 因此其激励、晋升机制总是不够完善。有的高校教学秘书因不满意薪酬待遇或对职业发展前景不认可, 而选择离职, 使得教学秘书岗位的人才流动性比较大。对于高校来说, 稳定的教育管理团队, 是确保教学管理工作顺利进行的保障。为保持教学秘书队伍的稳定性, 高校应给予教学秘书人文关怀与支持, 结合教学秘书的实际情况, 设立完善的激励机制, 健全绩效评价体系, 以便对其工作进行量化考核, 考核的结果要纳入到绩效考核中。另外, 还要畅通其晋升渠道, 以充分激发教学秘书的工作积极性, 增强其对单位的归属感;帮助教学秘书制定科学的职业发展规划, 使其能获得良好的职业发展前景。

2. 提高高校内部各部门的协作性

高校教学管理工作涉及面比较广, 教学秘书在工作中, 服务对象多, 需要与各院系负责人、教职工、学生等打交道, 而且其工作内容具有服务和管理双重性, 因为, 为了保证教学秘书的工作顺利进行, 高校要加强各部门之间的协作, 引导其积极支持教学秘书的工作, 这样将能为高校教学秘书创造一个良好的工作环境, 推动教学管理各项工作良性发展。

3. 强化教学秘书团队专业化建设

在素质教育背景下, 高校教育教学及其管理工作都发生了很大的变革, 对教学秘书也提出了更高的要求。高校要将教学秘书专业化、职业化发展, 纳入到高校教学改革中。为教学秘书营造良好的职业发展环境, 采用多元方法对教学秘书进行专业化、职业化培训, 例如, 给予教学秘书外出培训和专业进修机会, 或者邀请专家学者定期为教学秘书开展培训;对教学秘书开展信息技术培训, 提高其信息技术能力, 使其能应用先进的方法提高工作效率与质量。另外, 高校还要在教学管理中, 积极搭建教学管理信息平台, 使教学管理实现信息化。信息化平台能节约大量的资源, 大幅提升工作效率, 真正实现降本增效。高校在引进教学秘书的时候, 还要提高门槛, 以引进更加优秀的人才, 提高教学秘书团队整体素质。当然, 教学秘书的专业化、职业化发展不是一蹴而就的, 需要高校与教学秘书都要积极进行创新, 这样才能创建集管理、服务与创新于一体的新型教学秘书团队。

摘要：在高校当中, 教学秘书起着十分重要的作用, 对于管理部门和教学部门之间的纽带作用也越来越突出。因此教学秘书本身素质的高低影响着教学管理水平的质量。基于此, 本文就如何提升教学秘书的自身能力、解决现有问题、提高教学管理水平、提升队伍专业素质提出参考性意见。

关键词：教学秘书,高校,教学管理水平