高校多校区电子校务建设模式的探索

2022-11-07

随着社会的发展, 以网络为核心的信息技术的应用起到了越来越重要的作用。互联网的广泛应用, 打破了时间、空间的限制, 将社会信息化推向一个更高的境界。我国很多高校都在进行多校区办学的实践, 这是中国高校面向世界的必然结果, 如何对多个校区进行有效的管理成为有待解决的问题。

1 多校区电子校务的内涵与特点

1.1 电子校务的内涵

所谓电子校务就是指应用现代信息和通信技术, 将学校管理和服务通过网络技术进行集成, 在互联网上实现职能部门结构和工作流程的优化重组, 超越时间和空间及部门之间的分隔限制, 向全校师生员工和社会提供优质的、全方位的、规范而透明的管理和服务。从本质上讲, 电子校务就是建立在信息技术基础上新的高校运作过程。这种新的运作过程完全不同于传统高校的运作过程, 是现代网络信息技术在校务管理与服务各个环节的全面应用。电子校务模式下新的校务运作过程, 是以教职工和学生的需求为出发点。信息技术的应用不仅使高校具有了更强的信息获得能力, 而且影响着高校的组织结构、决策方式、信息管理方式以及运行方式等等都将发生革命性的变化, 进而改变着高校校务建设模式。

1.2 高校多校区电子校务的特点

高校多校区电子校务是指在信息化建设的大环境下, 本着降低运行成本, 提高办学效益的方针, 以理论基础为指导, 符合一定的规范要求, 应用现代化的电子信息技术和管理理论, 对传统校务进行持续不断的革新和改善, 以实现高效率的大学管理和服务。其内涵是在各校区网络间最大程度上实现各个校区之间的信息发布、资源整合, 信息交流、协同工作和远程维护等功能, 向校内师生和社会提供优质、规范、透明的服务, 实现高校校务公开化管理。

2 高校多校区电子校务建设存在的问题

在信息化建设的过程中, 随着校园网络化、信息化应用的深入, 问题也逐渐暴露出来。信息缺乏有效共享, 独立的系统和数据, 产生了信息孤岛, 各系统应用的数据格式缺乏标准设计, 数据交换难度大, 信息不能有效共享, 导致重复建设, 不利于学校资源的合理分配, 系统的管理维护和安全体系的健全。由于缺乏统一的集成设计, 用户难以寻觅所需, 人性化程度低。其次是维护成本高。信息采用独立维护方式, 在共用信息的增删改时, 就要在涉及的系统中去操作, 对于管理员或者用户来说总体维护成本会成倍增加。学校各部门使用独立的系统、分散的管理, 不利于学校软硬件资源的合理分配, 系统的管理维护和安全体系的健全。

3 多校区电子校务建设新模式

3.1 管理模式

管理模式的核心是指制度化的权力分配系统, 包括管理系统的架构、价值追求、目标、动力机制、流程控制等, 它是管理系统凝结在管理规章制度和文化上最基本的特征。跨越全校各部门的界限, 充分运用信息技术的先进性改造和整合那些与现代高校管理模式不相适应的方面和环节, 从而完成由传统校务管理模式向多校区电子校务管理模式的转型。主要包括以下方面:一是校务管理流程再造, 校务管理流程是指处理各种行政事务的顺序或步骤。对于同一事务, 有多种处理流程可供选择, 选择不同的校务管理流程, 就会有不同的校务管理时效。[1]提高效率要求必须对校务管理流程进行优化, 即选择处理校务简洁有效、务实求精、效益最大化的程序。二是建立首席信息官制度 (C I O) 。试行集流程再造、资源共享、信息发布的规划、建设、管理等职能于一体的首席信息官制度 (C I O) 。三是量化电子校务应用效果的评估。事实上, 对电子校务应用效果的评估是高校绩效评估的重要组成部分, 世界很多高校对在电子校务应用效果进行全面测评, 不仅形成了相对完善的评估指标体系和方法体系, 更是积极运用于实践。[2]

3.2 保障模式

建立保障模式一是要建立信息安全管理机制。为了保障信息的安全, 首先要在全校范围内建立健全有关信息安全的制度, 配备安全基础设施, 制定完备的安全策略和应急预案, 加强安全技术和手段的应用, 不断提高对网络攻击、病毒入侵、系统故障等风险的安全防范和应急处置能力。定期数据备份, 并制定灾难应急解决方案, 随着网络和信息化建设的发展, 网络安全问题日渐突出, 而一体化的集成, 这种危害的程度和影响可能会扩大, 制定应急解决方案, 尽量减少危害损失。二要在最低成本核算的基础上, 确保资金投入。高校在信息化建设的过程中, 应该考虑到利用高校电子校务这一虚拟大学的信息资源, 结合社会发展对技术、对知识的需求, 为社会提供有偿信息服务来获得一定的资金, 维持电子校务正常运行。

3.3 运行模式

运行模式是指子系统的体制和运作方式等。电子校务的运行模式, 实际上就是电子化、网络化的校务流程如何运转。[3]首先要建立统一的平台。电子校务系统就是在一个统一平台上进行各种资源的有效整合, 从而形成一个有机的整体。统一的电子校务平台是整个电子校务系统的建设重点, 也是校务应用系统承载平台和载体, 能够为各类电子校务应用系统提供一个可信的计算环境, 同时也是解决信息孤岛问题, 实现信息共享的有效途径。其次, 建立电子校务标准化体系, 为信息共享提供政策支持。标准化是实现校区间电子校务系统互联互通、资源共享、业务协同的基石, 是全校电子校务建设的基础性工作, 可以在高校范围内进行调研, 调动职工积极性, 利用各种力量共同进行标准的制定工作。

3.4 技术模式

高校多校区电子校务技术平台选择采用行业标准和主流平台, 主要为今后可扩展性和对其它应用程序的连接考虑。技术实施的原则是: (1) 硬件统一规划。系统硬件平台统一规划, 集中管理, 优化资源, 将所有的服务器存放于网络信息中心, 这样易于管理。 (2) 数据统一存储。建立统一的数据库, 集中管理数据, 达到存储安全、信息集中、高效利用的目的, 各应用系统之间的数据交换由基础平台承担并提供相应的应用访问接口, 各个应用系统之间的数据共享由基础平台的数据中心完成。[4] (3) 应用集成。统一身份认证、统一应用界面风格、统一数据交换标准、统一的开发规范。