信息时代如何发挥工具书的重要作用

2022-09-12

1 信息时代工具书的重要作用

人类进入二十一世纪以来,科学技术的发展日新月异。科学技术的高度发展促使科技情报信息量急剧增加,据不完全统计,19世纪其翻一番用了近50年,20世纪初用了近20年,50-60年代则用了10年,70-80年代只用了近5年,而进入90年代,尤其是网络环境下不到两年就会翻一番。在大量的科技文献面前,科技工作者要寻找自己所需的资料并非是件容易的工作,他们往往由于缺少适当的查寻方法而感到束手无策,为此耗费了大量的时间和精力,影响了工作的开展。据调查,科技人员花在查找文献上的时间大约占整个科研时间的40%。例如,科技人员经常会遇到下列一些问题:

(1)在新领域内或探讨性文章中的原始论点

(2)了解学术研究和工业最新发展情况

(3)某种类型的反应式或测定的方法

(4)相关材料:要从各个不同的领域中收集那些与主题相符合的资料

(5)历史性探索,或有关背景资料

(6)有关某一产品的情况或数据何处查找

(7)查公式、常数、数据、规格等

(8)查字和词;查事项概况;查人物;查机构名称及其缩写;查物名;查地名;查图谱;查年代日期;查原始文献及其获取途径;等等

由于工具书有内容丰富、表达方式概括、能够向人们提供高度浓缩性知识的特征,上述各种问题几乎都可以通过相应的工具书来解决。可以说,工具书良好地继承了前人劳动的成果,是借鉴他人先进经验所不可缺少的工具,亦是快速了解和掌握散见于大量一次文献中的各种知识的重要途径,所以人们又把工具书比作为知识宝库的钥匙。一般来说,如果人们熟悉和了解各类工具书的特征、用途、编排方式、使用方法等,就能学会在遇到问题时如何着手寻找解决问题的途径;掌握什么问题该找什么类型的工具书及什么类型的工具书又能帮助解决什么问题等基本技能,那么,各种疑难问题我们都可以直接或间接地利用工具书来解决,很好的利用它,能大大节省研究者的精力与时间。

2 目前常见工具书的类型及特点

工具书是搜集大量材料,按特定的方法加以编排,供人们解难释疑时查用的一种书籍,它们是在原始文献资料基础上,根据客观需要去粗取精的第二、三次文献,是开展科学研究必不可少的工具。

目前较常见的工具书类型主要有:词典(辞典)、百科全书、专科大全、年鉴、手册、书目、文摘、索引、指南、名录、图表等,它们都是一定领域里的学科知识高度浓缩后的情报资料,具有很高的应用价值。而且随着文献信息总量的无限膨胀,工具书在收集和加工、控制和利用文献信息方面,显示出越来越重要的作用。百科全书和专科大全提供了各个学科的基本学术框架和基础知识,也记录了人类已经取得的学术成果,可以说是“没有围墙的大学”;文摘、索引和目录类工具书,则为检索数量众多的文献资料和最新的学术信息提供了线索,可以说是“自我寻求知识”最方便的途径;年鉴资料丰富,简明,可靠及时,对一年的重要事件、人物、科技等方面的显著进展均有记述,年复一年就可以得到关于某一地区或国家在经济、文化、科学、教育等方面的动态性资料,这对于从事各方面研究的读者均十分有用;词典、手册及图表更是从事某项工作的专业人员乃至生活中的人们手头不可缺少的参考工具书。

3 工具书的使用方法与策略

应用工具书查验有关问题时,为了提高检索效率,获得最佳效果,必须掌握一定的方法和策略,也就是掌握基本的检索步骤和手段。一般情况下首先要确定所查问题的性质,然后根据需要选择相应的工具书类型。在选择时要注意由于工具书编撰的目的不同选材则有差异,加之选材的时间界限、地域界限、编辑出版机构的知名度和编辑人员的素质等影响,即使是同类同名的工具书内容的侧重面也不一样,应根据问题的深度要求和查阅目的来选择合适的工具书。工具书的使用者可以通过工具书指南类图书,从总体上了解工具书的各种类型,了解每种类型中那些有代表性的工具书及其版本和收藏情况等。在查找具体的工具书时,则要阅读序跋、凡例和有关说明,了解所查工具书的编纂目的、编排体例,收录的条目范围,以及适用对象、附录、索引等情况,这是快捷查阅工具书获得自己所需资料的前提。在对工具书的基本情况了解之后,就可以把遇到的问题中包含的已知信息在工具书中利用有关索引或书前目次找到相应的检索点,并最终找到自己所需要的资料。查阅工具书时应注意遵循以下三点要领:

(1)由综合性到专门性。一般情况下综合性工具书取材涉及面比较广泛,但记述比较简明,专业性工具书则相反,取材范围狭窄,记述深透,以专业性研究使用为目的。当查阅了综合性工具书感到还不够用时,可进一步查阅专门性工具书。

(2)由简易本到完整本或详本。简易本又称节本,相当于文摘式的概括介绍,详本相对说来内容记述详尽具体,有的数据甚至可以直接使用。如果只需要作梗概了解,就不一定再查详本了。

(3)由近及远。有的工具书,如年鉴、名人录、机构名录、电子产品手册、化工产品目录等,常有新近版本以增补新的内容和材料。当你遇到的问题可能是比较新的,近期的,你就首先应该查找新版或近年出版的工具书,新版往往包括了旧版的内容,并且增加新的内容,对旧版中的陈旧内容或错误进行修改和订正。对于某些资料,在新版中查不到时再追溯到旧版本,这样可提高查检效率。

总之,工具书的使用方法要多实践、多翻阅,只要熟悉各种类型的工具书,又掌握多种检索方法和手段,就能达到熟练使用、得心应手的效果。但令人遗憾的是很多工具书长期受到冷落,沉睡书架,没有发挥其应有的作用。曾有人对某高校高年级学生作过抽样调查,发现89.3%的学生不会使用《全国报刊索引》,92.6%的学生不会用科学方法查找人物传记资料,84%的学生不知道根据有关索引查找研究论文,这些数据表明不少高校学生,即使到了高年级阶段,也未能有效利用工具书,工具书利用率偏低,反映了学生科研意识、信息意识很薄弱,认识不到工具书的使用价值和重要性,无疑,这对他们今后的学习和工作会都会产生较大影响,可见,指导读者运用工具书是提高全民信息素质的重要手段,应成为图书馆阅读指导的一项重要工作。

工具书既可以使人开阔视野、活跃思想、相互交流,共同提高。又可以通过相同性质的多种工具书的比较使用,培养人们的分析能力、鉴别能力。对于独立思考问题,并在前人工作的基础上更为有效的开展工作也是极为有利的。若能通过工具书掌握和运用各家之长,便能科学地继承前人的成果,大大提高工作效率。

摘要：人类进入21世纪以来,科学技术发展非常迅速,科技文献数量增长十分惊人,随着文献信息总量的无限膨胀,工具书在收集和加工、控制和利用文献信息方面,显示出越来越重要的作用。熟练利用它,将大大节省人们的精力与时间。

关键词：工具书,文献,使用