谈教学管理信息的快速传递

2022-09-11

高校教学秘书作为教学管理的一分子, 是落实高校教学为中心这一宗旨的具体执行者, 他们在促进具有创新精神和实践能力的高素质人才的培养方面起着不可忽视的重要作用。作为教学秘书, 需要将学校的各种规章制度、通知等, 及时、准确地传递给院系级的教学领导、教师和学生;同时也需要将院系级的建议、情况等及时、准确地反映给校级有关的教学管理部门, 以便校级和院级做好及时部署, 在有效的时间内做好工作安排。教学秘书起着联系师生、联系教务处, 以及传递和反馈教务管理信息的桥梁与纽带作用[1]。

1 信息传递工作的表现

教学秘书的岗位职责就是服务广大的教师和学生。就服务对象的规模和具体内容而言, 学生又自然成为教学秘书服务的主体, 为此, 本文着重从服务学生这一角度来阐述教学秘书的信息传递问题。一般来说, 教学秘书的信息传递工作主要体现在以下两个方面:

1.1 信息下传

将学校、院系级有关的教学要求、教学任务, 如学籍管理规定、本年度学位授予条例、公选课通知、各种考试通知等及时、准确地传递给学生。这些任务都有一定时效性的, 一旦错过规定时间, 将对学生造成损失, 有些甚至是不可弥补性的损失。

1.2 信息上传

将学生在学习过程中出现的问题、困难和意见, 如学生旷课情况、学生成绩出现错误、学生选课冲突或漏选等及时反馈给相关教学管理部门。这些信息一方面需要教学秘书有意识、多渠道地从学生中获取, 另一方面需要将这些信息及时向领导汇报并将处理结果及时反馈给学生。

作为教学秘书, 能否及时而准确地将管理部门的信息传递给学生, 并从学生那里得到信息回馈, 都会影响正常的教学秩序。因此, 教学秘书与学生之间的信息沟通在一定程度上讲, 事关教学能否正常运行。比如, 刚入大学的大学生们对大学的学习是朦胧的, 有些甚至都不知道自己所学专业的具体意义, 更不知哪些课程是本专业的基础课程, 哪些课程是学位课程, 而学位课程是必须取得一定学分才能获得学位的。因此, 他们需要有人及时地给他们指点, 及时将学校、院系的有关政策、条例、规定告诉他们, 让他们明确自己需要努力的方向。不能让学生等到快要毕业时才发现学位课程的学分绩点不够, 不能获得学位。甚至还有课程没有获得学分, 不能按期毕业等。教学秘书应主动, 及时的将有关信息告诉学生, 并且是采取有效的方式, 让每一个学生都清楚地知道学校、院系在学籍管理、学位授予方面地规定以及国家有关教师资格证领取的有关规定等。及时通知学生报考计算机和英语等级考试, 普通话测试等, 并尽量额外告知学生报考的意义, 避免学生盲目应付。再比如, 大学生在学习中常常会遇到的政策上困惑的事情, 选修课与重修课冲突等等, 必须要有人给予指点, 帮助。那么, 这些都该是教学秘书做的事情。教学秘书应该主动询问学生每个通知的落实情况, 指点学生干部工作方法。为学生在学习管理过程中出现的各种问题、矛盾、冲突给予咨询或者解决。这样, 信息通畅, 管理到位, 才能让学生对学校充满信心, 给自己大学四年的学习做好规划, 也使得学校的正常教学秩序得以进行。

总之, 教学秘书与学生之间的信息传递不仅内容繁杂, 而且机会频繁, 因此, 如何根据不同的信息传递内容采取灵活而有效传递渠道直接关系到信息传递的效率和准确率。

2 信息传递工作的做法

根据多年从事教学秘书工作的经验并结合现代信息技术的使用, 笔者认为, 可以采取以下几种信息传递方式和方法:

2.1 学习委员每天签到制

学习委员作为班级的干部, 是班级学习的榜样, 一般来说, 他们往往积极肯干、工作认真负责。而教学秘书是主管教学管理的, 所以学习委员应与教学秘书建立紧密联系并尽可能成为教学秘书的得力帮手。教学秘书可以要求每个班级在学期初选出成绩优秀, 工作认真负责的同学担任本班学习委员, 学习委员每天上午在课间休息时间到教学秘书办公室签到。这样做的目的是学习委员可以及时将有关纸质的通知、材料, 如四六级证书、计算机等级证书、普通话证书等及时领回去, 教学秘书要做好领取材料签名;同时, 学习委员也可以把本班在教学过程中发现的问题反映到教学秘书处。这种信息沟通渠道往往稳定、有效, 而且可以及时、迅速解决教学中遇到的问题。

2.2 利用现代通信设备

2.2.1 班干部通讯录

现代高校学生公寓的每个宿舍都装有电话, 家庭稍微富裕一些的学生还配备了手机、小灵通。教学秘书可以充分利用现代通讯资讯手段, 将每个班级的班干部 (主要是班长和学习委员) 的通讯方式备份并随身携带。这样可让教学秘书在紧急情况下及时找到学生并将信息及时传递给学生。这种方式还可以在找不到通知对象时, 委托其他同学转告信息。

2.2.2 其他有关人员通讯录

一是班主任和辅导员通讯录。现在很多大学都给每个班级都配备了班主任或年级辅导员, 他们负责对本班学生进行全面管理。因此, 他们也该有本班所有人的通讯录。当教学秘书在有紧急情况必须通知到学生, 而已有的方式都无法将信息及时送达时, 这时可通过班主任或年级辅导员转达相关通知。

二是其它院系教学秘书的通讯录。在教学管理过程、特别是担任公共基础课程学院的教学管理中经常涉及到其它学院的学生。作为教学秘书, 掌握兄弟院系教学秘书的通讯录至关重要, 这是保证将信息进行互相有效传递的保证。

3 利用短信平台

在现代通讯手段发展的今天, 各种通讯服务商又为人们更加便利地进行沟通开发了新的沟通渠道:短信平台。教学秘书可利用短信平台, 将短信息进行群发, 无论对方是否开机, 受讯方总会在开机时看到教学秘书所发信息。这种渠道更适合于信息受益面广的时候使用, 而且基本能保证信息及时送达, 并且成本较低。

4 利用现代网络

现代计算机的普及使用和网络技术的日益发展, 为教学管理拓展了新的舞台。传统的信息沟通渠道已逐渐被现代网络的信息化管理所取代。现代教学的信息化管理所呈现的高效、快捷已越来越被教学管理者所青睐。

4.1 学校、院系相关的教学管理网站

在现代教学管理过程中, 教学秘书应充分利用学校 (主要是教务处) 和院系的网站, 开辟出相应的教学管理站点, 可以将大量的信息、特别是单个容量较大的信息挂在学校和院系的网站上。因为学校与院系站点是各级管理的窗口, 每个学生都会自觉在上面查询相关资料, 搜索新闻。这种信息发布渠道既可节约纸张, 更可以提供给学生多次查询的机会, 特别是有利于不同校区的学生查看信息。教学秘书应该掌握该方面的操作技术, 成为相应页面的管理者, 及时上传或修改信息。

4.2 FTP

教学秘书除了在学校和院系网站上发布信息, 同时还可以建立F T P网站, 将一些单个容量大, 或常用的、经常被查询的规章、制度挂在F T P上。同时也可以在学校和院系网站上建立超链接, 让学生可以随时下载查询相关信息, 指导自己的学习活动。

4.3 E-mail

在当今时代, 只要会使用电脑的, 基本上都有邮箱。大学生更是不例外, 他们是新生事物的弄潮儿。教学秘书应充分利用现代大学生喜欢追求新生事物的心理, 要求学生建立自己的邮件地址, 将学生的邮件地址记录在册。通过邮箱向学生发送或接收信息, 不但可使信息能准确传递到学生手中, 更会因为通过邮箱进行沟通, 使他们更熟练地掌握电子邮件地使用方法。

5 腾讯QQ

现代大学生处在网络的社会里, 他们一有暇余时间便会上网查资料, 或与远方的亲人、朋友或同学在Q Q或网络聊天工具上相聚, 交换彼此最近的状况或问候。教学秘书也要充分利用当代大学生善于使用网络进行远距离沟通的心理特点, 利用Q Q聊天工具, 与学生交换信息。利用Q Q的最好方式是建立Q Q群, 将各个班级的学生都加进来, 要求学生都要填写真实姓名与班级。特别是结业生, 也要将他们加进Q Q群中。因为他们还是没有毕业的学生, 教学秘书仍旧有好多通知要传递给他们, 而他们离开学校后, 通讯方式不断变化, 根本无法联系上。然而, Q Q是这些年轻人常去聚会的地方。所以教学秘书应该掌握现代学生的心理, 利用一切可以利用的沟通渠道。教学秘书可以将内容简短的通知用群聊方式告诉学生, 也可采取单聊方式告诉具体的学生。对于内容较多的通知, 可将其上传在Q Q共享中, 提醒学生及时查看。因为学生上Q Q是随个人情况所定, 故此种渠道适合于完成任务时间较长的通知。

当然, 因特网的发展也对教学秘书提出了更高要求。教学秘书必须具有现代化信息管理的科学知识[2]。教学秘书应时刻紧跟时代的步伐, 不断更新自己的知识结构, 不断对现代科学技术的发展保持最敏感的求知精神。在工作中不断创新管理思想、管理模式, 做好学生教学管理的领路人。

摘要：高校中教学秘书起着大学生和教学管理部门进行信息沟通的桥梁与纽带作用。信息在二者之间的及时、准确地流动, 是保证教学秩序正常运行的基础。教学秘书应充分利用短信、网络、FTP、E-mail、腾讯QQ等各种现代信息技术, 建立有效的信息沟通渠道, 保证教学管理信息能快速、有效地在教学管理部门和大学生之间流通。

关键词：教学秘书,教学管理,信息传递,渠道