浅谈涉密科技档案管理保密对策

2022-09-11

科研项目档案归档范围包括开题报告、研究计划、实验、观察、分析、测试记录、数据图样、直到论文、技术报告等。在内容上, 从新的创造、发明到技术关键、工艺配方、技术诀窍等, 几乎属保密的材料都列入了科技档案归档范围。从归档范围不难看出科技档案与技术保密有着内在的联系, 归档保存的科技档案涵盖了所有需保密的内容, 而需保密的材料则是归档的核心材料。对于从事武器装备研制的科研生产单位而言, 在科研合作交流日趋市场化和信息化的情况下, 涉密档案管理工作面临形势则更为严峻。本文就涉密科技档案管理中的集中存放管理要求、档案管理人员、档案查阅利用的基本制度、以及如何保持好利用与保密安全之间的关系问题进行了论述。

一、涉密科技档案集中存放的管理要求

涉密档案要统一管理, 作为集中存储单位涉密介质的场所, 档案室作为保密要害部门 (位) 进行管理, 根据军工保密资格认证的要求, 库房周边需安置防盗报警装置、视屏监控和电子门禁系统, 监控室配备24小时安全值班人员, 单位周边24小时设置巡逻值班。库房应配套空调、加热、除湿、消毒、除虫、灭火等适合档案长期保管的相关设备。

(一) 涉密档案库房存在的保密、安全隐患

作为科研单位的档案室, 受办公条件或科研人员的利用便利等原因的影响, 通常涉密档案库房设置存在的以下安全隐患。第一, 库房与档案管理人员办公室与整理间、借阅室和库房, 在功能未实行三分离制度。有些单位将整理间、阅览室、库房混合在一起, 涉密档案的接收、整理、查阅在办公室、库房间交叉进行, 存在较大泄密安全隐患。第二, 有些单位在档案室设置上实现了功能区域的完全划分, 办公室设置在办公楼内, 库房独立设置在离办公室较远的一楼或顶楼, 库房的门窗未单独设计或简单安装防护栏, 未安置防盗报警装置、视屏监控和电子门禁系统等。如库房设置在一楼或顶楼, 在门窗不符合库房设计要求 (木质门窗) 、存在监控盲区等情况下, 极易发生入室盗窃、洪水、鼠灾、虫 (白蚁) 害等失、泄密安全隐患;南方一楼常年潮湿, 顶楼日照强, 北方气温低, 靠抽湿、降温等手段难以达到45%~60%的湿度、14℃~24℃的温度要求, 如常年无人打理, 存在霉变、字迹消退、纸张老化等安全隐患。

(二) 涉密库房保密及涉密档案存放安全措施

档案室库房是档案室的重要部位, 钥匙由专人管理, 工作岗位变动时, 钥匙进行移交, 任何人不得私自留存档案室库房钥匙, 如发生钥匙丢失、门锁故障等安全隐患时, 务必及时报告, 采用更换门锁等相关处理措施, 消除安全隐患。库房设置严禁入内标示, 除工作人员外, 严禁无关人员入内。如因工作需要进入库房, 需履行出入保密要害部门审批和登记制度, 在库房工作期间, 由工作人员全程陪同。档案室对入库档案, 应在相应位置 (背脊、卷皮) 标识与卷内文件相符的密级和保管期限。卷内有多份不同密级文件时, 按其中最高密级和保管期限标识。秘密和机密级文件存放在专用档案保管柜中, 绝密级档案存放在密码保险柜中。绝密级档案的保管指定双人管理, 并不定期进行检查、核对, 确保绝密级档案的安全。

二、涉密档案管理人员的保密管理

技防措施设置、完善的保密规章制度, 最终将落实到人员的执行上。保密实施过程的核心基础是人, 核心因素是人的思想意识, 在人 (意识) 、机 (设施) 、料 (介质) 、法 (制度) 、环 (环境) 要素中, 人的意识是第一位的, 先进的设施等是外因, 人的保密意识是内因, 外因是通过内因才能起到根本作用。

(一) 上岗前的基本要求

对进入涉密档案管理的人员入职前进行保密审查及保密培训教育。对档案管理人员的审查重点是个人的基本情况、工作经历、政治素质、品行表现以及是否与海外人员有婚姻、密切亲属等关系。保密培训教育包括国内外保密形势的学习, 国家、行业、单位保密相关规章制度的学习, 保密的岗位职责要求等, 保密培训后进行考试, 考试不合格人员严禁上岗。考核合格后的涉密人员上岗前, 单位要签订保密责任协议书, 明确相关的保密岗位要求及责任。

(二) 在岗人员保密意识需持续提升

做好科技档案的保密工作, 必须不断增强档案人员的保密意识。档案工作是一项政治性很强的工作, 档案工作人员要具备较高的政治素质、业务素质和文化素质, 他们每天担负着科技资料的收集、整理、保管和提供利用的任务。因此, 他们的保密意识强弱, 政治素质的高低, 对档案保密工作起着重要的作用。需要加强档案工作人员的教育力度, 不定期组织深入学习贯彻《保密法》, 以提高档案人员的政治素质。保密教育要留下教育记录, 持续的保密教育才能使档案工作人员都具有了良好的保密意识, 能更好地把保密工作同档案工作结合起来, 落实到具体业务工作中去, 做好科技档案的保密工作。

涉密工作期间, 单位需建立保密自查制度, 对涉密人员的工作进行不定期检查和考评, 对严重违法涉密相关规定的人员要及时调离涉密岗位。

(三) 离岗、退休人员脱密期管理

对离岗、退休人员要办理交接手续, 对管理期间的工作进行移交, 包括管理的涉密档案的清理、交接, 涉密介质、物品的清退。对离岗、退休人员签订保密协议, 实行脱密期管理, 重要涉密人员脱密期2~3年, 核心涉密人员脱密期3~5年, 脱密期间不能擅自出国出境。

三、涉密科技档案的利用和保密管理关系

档案的保密管理固然重要, 但保密管理归根结底还是为利用提供服务, 否则, 保而不用只会失去保的意义, 失去档案的价值。当然, 利用必须是在保密基础上的利用, 是有时间、地点、范围限制的利用。所以, 对档案工作而言, 保密与利用二者都十分重要, 不可偏废。如何处理好保密和利用效益之间的关系?笔者认为应该从规范收集并集中管理、准确界定科技档案的密级和知悉范围、建立健全档案管理和利用过程中的保密制度, 多方面结合是解决档案开放利用与安全保密管理关系的根本。

(一) 涉密科技档案规范收集与集中管理制度

档案部门根据《档案法》、《国家秘密保护法》等要求制定相应的档案管理工作办法、收集归档实施细则等, 对涉密活动中产生的涉密资料及时收集归档管理。如果许多涉密文件留存在科研人员手中, 长此以往, 涉密文件处于失控状态, 存在较大的保密隐患, 规范收集归档并集中管理可大大降低保密风险。

(二) 科技档案的定密管理与及时解密

保密档案是有等级的, 其划分等级是根据《保密法》规定, 划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的密级, 就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施, 最大限度地提供利用档案。但是秘密不是一成不变的, 一旦秘密保管期限届满或者特定环境和形势发生变化后, 便失去了它的保密价值。为此, 我们就不能按原有的密级文件管理, 而应该按降密或解密后的密级进行管理, 降低管理成本并提高利用范围和效率。

(三) 健全查询、利用管理制度

涉密档案利用实行审批制度。涉密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理, 必须经指定领导人审批, 认真履行登记、签字手续, 任何人无权擅自调阅。使用完毕后应及时清对、检查, 发现异常, 应及时查明原因, 进行补救, 确保涉密档案的安全。涉密档案定期和不定期清查制度, 档案管理人员还需不定期对库存涉密档案进行清理, 如发现账、物不符或丢失, 要及时查找并上报, 确保丢失、泄密事件发生。

(四) 改进档案管理人员工作理念和服务意识

受档案工作长期封闭的影响, 档案工作者思维方式局限、工作理念落后、开放意识淡薄、保密意识过度, 直接影响了档案信息利用的效果。由于工作性质的原因, 档案管理人员的每天都要面对纷繁复杂的工作任务, 对档案进行整理、归类和存放, 这难免在他们的心态上引起一定的波动。然而, 档案管理人员必须认识到, 档案工作在科研项目管理中是属于服务行业的性质, 因此档案管理人员必须具有工作良好的工作责任感, 需要持续提升自身的换位思考意识和为他人服务的意识。而不能由于职业倦怠或明哲保身思想指引下过渡强调保密, 疏于提供服务, 从而大大降低档案利用效能。

四、总结

综上所述, 涉密档案的管理涉及到人员、措施、制度、记录等方方面面的管理, 是一项系统、细致、细心的工作。除采取一定的技防措施之外, 在建立健全档案管理的基本制度基础上, 发挥核心关键作用的始终是“人”, 即不断提升培养涉密档案管理人员的专业技能和保密意识, 提高他们的职业成就感和服务意识, 就能够实现在保密的前提下充分利用, 做到保密工作与档案管理的有机结合和完美统一。

摘要：本文简要分析了涉密科技档案管理中保密的基本要求, 对日常管理中存在的安全隐患进行了论述, 提出了对涉密档案库房存放管理、涉密档案管理人员管理、以及科技档案高效利用与国家秘密保护之间如何协调统一的具体管理措施。

关键词：科技档案,保密管理