如何做好大学内设二级学院办公室的督办工作

新时期高等教育正在从外延发展转变为内涵发展、特色发展, 高校的规模扩大, 多校区办学特点明显。分校区体制下, 校、院两级管理体制下的决策和管理难度也在不断增加, 管理的重心在不断下移, 学院的发展直接影响着学校整体质量的提高, 学院办公室作为高校管理的核心枢纽, 管理和建设水平直接关系到高校整体的发展。进一步强化学院办公室的督办职能有着积极而现实的意义。

一、学院督办的对象和内容

督办, 是落实决策的一个过程, 通过督促、检查、办理等工作保证决策的顺利执行, 最终实现决策目标, 保证制度、方针、政策落到实处, 以实现组织的战略目标。督办工作涉及工作的方方面面, 从督办的对象上来看, 包括上级部门、学院分管领导以及学院各部门。从督办的内容上讲, 学院办公室的督办事项的主要包括以下几类:一是上级来文督办, 学院办公室上级来文一般都是学校层面的红头文件, 也包括一些国家及地方路线、方针、政策及上级领导机关的重要文件。二是学校和学院的战略规划、年度重点工作。三是学校领导及校机关职能部门对学院请示的批复、批示、交办事项。四是学院党政联席会及其他分管院领导召开专门会议的重要决议。五是校领导及上级领导来院检查的相关指示的具体落实。六是学院院内请示及院领导批复事项。七是学院信访的督办。

二、学院督办存在的问题

(一) 督办工作没有形成科学化的管理体系。督办是一项重要而复杂的工作, 学院办公室的督办工作千头万绪, 如果没有对督办工作进行系统的思考与研究, 督办工作将只是成为一项临时性的任务。首先, 学院督办事项没有进行明确的分类, 办公室督办事项的范围界定不清楚, 督办责任不明确, 上级单位或者学院的决策没有按时保质完成, 这种情况下, 会导致学院部分工作拖沓, 出现工作推诿、拖延的后果。其次, 学院没有专门的督办工作管理体系, 督办工作协调事务多, 跨部门协调工作多, 需要专门的督办人员站在全局的角度推进整个任务的进行, 并反馈落实。在实际工作中, 常常发生会议中领导的决策或者任务布置涉及多部门合作的情况出现“各扫门前雪”, 部门之间缺乏沟通, 时间表不一致, 反馈分散, 工作难以最终落实的情况。

(二) 督办工作经常出现办公室越位或者缺位的现象。督办工作一个是“督”一个是“办”, 学院办公室督到什么程度、办到什么程度往往很难界定, 学院办公室在督办的过程中经常会出现督而未办, 或者应该交由学院部门办理的事项办公室代为办理, 这样就出现了督办缺位或者越位现象的发生。督办程度把握不准会对学院部门间分工合作, 职责界限模糊, 最终导致学院管理的效率下降, 对工作产生不利影响。

(三) 督办工作无规划, 难以形成闭环。督办的对象按照时间周期划分可以分为长期、中期和短期。长期主要是校院的整体战略规划内容, 如“十二五”规划等, 中期主要包括校院年度工作要点、学期重点工作, 短期是指校院日常行政的会议、批示、制度、规定类的文件等。督办对象周期不同要求督办工作要有不同阶段的规划, 长期、中期和短期的督办节奏把握和定期反馈制度很难有效建立, 难以形成督办工作闭环, 容易出现规划制定后难以按照既定路线执行, 甚至脱离规划的现象。因此, 督办工作不仅仅是具体事项的落实, 同时也关系着校院发展的整体战略目标能否实现。

三、如何更好地做好学院办公室的督办工作

(一) 在思想上明确督办工作的实质。督办工作的实质是就是保证决策落地, 在督办的过程中不仅仅是督促和检查, 更重要的是在督办过程中要充分调研, 及时发现决策在落实过程中出现的问题和困难, 与决策层沟通反馈, 以达到各项工作落在实处的目标。这就要求督办需要更多深入基层和群众中进行调研, 掌握第一手材料, 克服以文件落实文件、以会议落实会议的形式主义作风。在督办中及时发现问题, 反馈解决问题, 同时对落实中出现的好的经验进行总结并进一步推广, 保证决策执行的可行性和科学性, 实事求是, 将督办落在实处, 将工作落在实处。

(二) 围绕中心抓督办。督办工作范围较广, 内容层次较多, 将督办工作分层次、有重点地进行规划, 保证督办工作围绕校院的中心工作展开, 才能保证督办工作有成效。将督办事项按照重要性和时间周期进行总体排序, 不同的时期、不同阶段有督办的重点。对于中长期规划类的文件, 学院的督办也应该按照规划逐步推进, 建立分阶段的督办反馈, 为领导下一步决策和规划的实现提供依据;针对每年的工作要点和重点工作则应按照工作条目排出时间表, 并及时跟进各项工作, 与各项工作的分管领导进行定期的沟通, 达到督促完成的目的;对于校院领导批示、会议决策以及临时布置的各项任务, 督办应该更加注重时效性, 注重督办结果反馈。这样督办工作才能既顾及大局, 分清轻重缓急, 又围绕中心, 突出重点。

(三) 建立科学的督办管理体系。首先, 学院办公室应该根据督办管理特点对督办工作进行信息化、台账化管理。目前高校尤其是多校区管理体制下的高校都利用办公自动化系统, 高校内部办公网络的建设应该将督办流程根据学校级学院管理的实际情况进行独立督办系统设计, 将督办工作从拟办、立项、交办、催办、办结, 再到最后的反馈和归档7个环节进行进一步细化和专门化。对督办进行台账化管理, 要对督查督办事项的督办内容、督办单位、督办负责人、督办时间和督办效果等作出准确、明晰和可行的规定。分别对办公室督办人员、院级领导和校级领导进行专门的系统授权, 各个环节都有人把关, 实行逐级负责制。督查督办事项要做到事事有部门承办, 件件有人负责, 逐级明确督查督办落实的责任单位。充分利用现代信息手段的工具实现督办管理工作的闭环。其次, 科学的督办管理系统还应该具备一支专业的管理队伍。对于督办工作管理, 学院层面的督办工作一般仅限于个别事项的临时布置, 实际上, 督办工作涉及人员、部门较多, 不仅仅是简单的上传下达, 更需要进行各种横向的沟通, 是一个网格式的协调关系, 因此, 学校最好建立一个专门的督办管理科室, 有专人对学校的重大事项进行督办布置, 同样, 学院应该相应建立一支覆盖全院的督办队伍, 每个部门都应该有一个督办专员负责事项的督办和协调, 明确督办人员的职责与权限, 将督办工作按照重要程度和承办主管部门进行分工和布置, 将督办工作与部门领导业绩、督办专员的业绩考核联系在一起, 合理激励, 从机制上解决主动性不足和管理不顺畅的问题。最后关于督办内容的管理应该系统化。将中心工作、重点工作、日常事项进行分类, 将长期、中期、短期的督办工作进行分类, 根据督办工作内容的不同制定不同的督办管理周期和督办管理人员, 每件督办事项都要进行系统的跟踪反馈, 直到督办工作完整闭环。

(四) 注重督办工作的方式方法。督办工作是一项多头协调的工作, 督办工作的方式方法一是要注意把握督办的度, 二是注重管理的艺术。

就督办而言, 最重要的是落实工作, 但是作为督办的主体办公室而言, “督”与“办”度的掌握尤为重要。哪些事项需要只督不办, 哪些事项需要又督又办, 正确处理好“督”与“办”的关系是需要办公室人员进行细致把握和考量的。涉及学院发展全局层面的事项, 学院办公室应该又督又办, 以督为主, 合理分工, 与各部门协调推进的同时把握全局;如遇到学院紧急事件或者非常规突发事件, 学院办公室此刻要承担起督办的全部职责, 督办并行, 保证事项及时得到处理和落实;在日常行政会议议定有明确承办部门的事项, 或者明确需要各分管院领导分管事项上, 办公室应该只督不办, 把握工作发展进度, 及时反馈信息, 保证各部门的工作服务于学院全局工作。

督办工作是办公室管理的重要内容, 注重督办管理的艺术性, 对督办工作是否顺利开展有着重要作用。督办不仅仅是针对下级的工作, 同时对上级也有检查督促的作用, 如何摆正督办的位置, 要树立督办就是服务的意识, 对上级督办时要坚持原则, 注重提醒和督促, 对下级部门督办是既要树立权威, 又要谦虚谨慎, 积极调研, 热情耐心, 保证督办工作的顺利进行。