如何做好新时期企业办公室督查督办工作

办公室作为企业的综合部门和领导的参谋助手, 有着传统的管理、协调、服务、参谋职能。新时期, 随着国家自上而下强化执行力建设, 办公室所肩负的督办厉政职能突显。加强办公室督查督办职能, 对于提高企业管理效率、提升工作执行力、支持和服务领导决策的贯彻落实有着重要的作用。笔者结合从事工作, 就办公室如何加强督查督办工作就此略述浅见。

一、正确认识和把握办公室督办工作的意义

(一) 督办工作是确保企业战略部署、工作要求及时、准确贯彻落实, 实现预期目标的重要保障。

“三分战略、七分执行”。任何高水平的企业战略决策落地都必须重视过程控制, 做到有布置、有落实、有督促、有检查、有结果, 办公室督查督办工作正是发挥着跟踪督促、检查落实的重要作用, 通过对企业战略部署和领导交办事项的落实情况的及时跟踪反馈, 确保企业生产、经营、管理等各项工作有始有终, 重大决策部署落到实处。

(二) 督办工作是确保企业政令畅通, 提高企业管理效率的重要手段。

在企业实际管理中, 往往由于制度执行偏差、部门职能交叉或管理人员履职懈怠等原因, 出现诸如管理盲区、有禁不止、扯皮问题久拖不办等现象。办公室作为企业综合协调的桥梁枢纽, 必须切实履行督查督办职责, 搭建部门协调、内外沟通的联络平台, 坚决扫除工作落实过程中的各种障碍, 确保政令畅通。因此, 办公室督查督办是提高企业执行力和工作效率的有效途径。

(三) 督办工作是办公室利用督办信息反馈的职能优势, 实现以文辅政的重要途径。

办公室通过开展督查督办, 真正了解掌握实际工作情况, 跟紧工作进度, 准确反映基层单位的实际执行情况, 将督查督办过程中发现的问题集中整理反馈给领导, 为加强工作指导提供有参考价值的决策信息。同时, 通过查摆和分析执行过程中存在的问题原因, 针对性地拟定解决方案, 为领导科学决策提供有力的支持, 较好地发挥以文辅政的功效。

二、正视办公室督办工作存在的问题

(一) 对督查督办工作的认识不到位。

按照企业职责划分, 办公室承担着以文辅政、协调沟通、信息调研、行政后勤等多项职责。由于人员岗位设定, 日常事务性工作牵扯很大精力, 办公室管理常常出现顾此失彼、主次颠倒的现象, 督查督办工作没有提上重要的议事日程。同时, 受企业少数领导在工作中缺少督查意识, 重工作决策部署, 少督促检查, 对目标的落实情况关注不够, 企业尚未形成紧盯决策目标, 工作落实督办的浓厚氛围。

(二) 督查督办工作的机制不健全。

企业本身未建立或具备较完善的督办工作体系, 没有一套完整的督查报告、督查通报、督查反馈、督查例会、督查奖惩制度, 导致办公室督办很少有计划、有目的、有组织地开展。办公室督办的立项、承办、催办、反馈等流程环节的工作职责和要求设定不明确、不科学, 导致工作开展无据可依;过程执行中未建立相应的督办考核评价制度, 实现督办过程纠偏纠差, 目标执行偏离。督办考核的责任不明确, 标准不够细化、量化、明晰化, 导致对决策落实的成效难以实现科学评价。

(三) 企业督查督办工作质量不高。

解决问题的多少, 取得实效的大小, 是衡量办公室督查工作质量和水平的重要标准。随着办公室政务督办的探索, 虽然做了大量工作, 但实效见微。表现在:办公室人员对督查督办的重点抓得不准不及时, 亦或不能正确领会领导对其督办事项的真正要求;督办的重难点事项常常涉及多个层级流程环节, 需多个部门共同推进落实或企业高层领导拍板决策, 往往存在扯皮拖拉, 逾期不结的问题;督办工作流于形式, 存在责任单位 (人) 以文件落实督办, 搞文字游戏的现象, 办公室对督办反馈的真实性核实不够, 督办结果达不到预期效果。

(四) 对督查督办结果缺乏责任追究。

企业缺乏相应的督办责任追究制度或执政不严, 督办结果运用不到位, 未按照有关规定对责任单位 (人) 予以奖励或惩戒。基于长期对反馈结果的奖罚不明或重褒轻贬, 最终导致部分责任单位 (人) 存在坐等观望情绪和攀比心理, 督办工作形同虚设, 企业制度的权威性彻底丧失。

三、积极探索办公室督办工作的新思路和举措

办公室要切实转变观念, 以发挥督办厉政职能为己任, 进一步健全完善督办工作机制, 注重把握要领、关注动向、抓准核心、改进方法, 确保开创督办工作新的局面。

(一) 转变思维理念, 在督办意识强化上下功夫。

要完善督查运行模式, 变“被动督办”为“主动督办”, 想领导所想, 积极主动加大督查督办工作力度。办公室督办人员要摆正位置, 克服畏难心理, 敢于说真话、报实情、动真格, 做到真督实查, 喜忧兼报, 力戒形式主义。对发现的具有倾向性、苗头性、典型性的问题, 要由点到面, 由表及里, 推动督查工作深入开展。督办过程中要做到矛盾不回避, 急事不过夜、要事不转手、紧事立即办, 保证任务工作落地有声, 件件有回音、事事有结果。

(二) 创新工作机制, 在督办体系完善上下功夫。

要整章建制, 建立健全督查工作规范运行机制, 努力推进督查工作的制度化、规范化。要加强督查网络建设, 明确督办工作流程和责任体系, 努力形成从上到下、从左到右, 制度、功能比较完善, 传递反馈比较顺畅的督查网络, 形成各方联动的大督查氛围。领导重视, 狠抓落实是督查督办工作扎实有效开展、提高队伍执行力的基本前提。因此, 要积极争取公司领导对督办工作的重视、支持, 借力推动督办工作;要会同纪委、各责任部门, 形成督办工作齐抓共管的工作格局, 充分发挥纪委监察, 职能部门对职能业务精通的优势, 做到查纠结合, 形成督查合力, 不断开创督查工作的新局面。同时, 要努力提高办公室督查的内涵。将督查不仅仅停留在督促进度、检查效果的层面, 而应落实到提醒责任主体、发现问题、指导运作、解决困难、总结经验的系统运作过程上, 达到督查产生士气提升、问题解决、效果增强等综合效应。

(三) 突出督办重点, 在提高督办实效上下功夫。

注重实效是督办工作的出发点和落脚点。办公室督办必须做到抓重点、抓难点、抓热点, 有的放矢, 切忌眉毛胡子一把抓。一是对重点督办事项即事关企业大局的重点问题、关键问题, 要集中力量, 逐个攻克;对各级重要会议、重要文件、重要决定精神的贯彻落实要明确督查目标、重点和措施, 通过长效性地督查, 确保真正将重大部署落到实处;二要对难点督办事项即因部门职能交叉存在的管理死角、管理盲目、久拖不决问题, 要敢于督办, 突破管理盲障;三要对紧急督办事项即影响企业当前改革发展、企业信誉形象, 职工切实利益的急事、大事, 要抓紧办。对以上影响企业大局重难点和中心工作, 要挂图“作战”, 使督查工作的“触角”跟着目标走, 确保督办工作真正取得实效。

(四) 强化考核奖惩, 在巩固督办体系的权威性上下功夫。

加大通报与考核是督查督办工作扎实有效开展的有效途径。通过建立反馈、通报督查督办结果制度, 形成自始至终的封闭循环;同时加大督查督办工作的考核力度, 充分发挥杠杆调整作用, 形成了以督办考核体系为依托的激励约束机制, 将被督查督办工作责任单位 (人) 的考核与经济绩效考核、干部晋升任免相挂钩, 激励先进, 鞭策落后, 从而提高督办对象对各项工作目标的重视程度, 促进督查督办工作扎实有效开展。

摘要：督查工作是系统工作的重要环节, 是办公室的一项重要职能, 是确保企业各项重大战略决策、工作任务顺利贯彻实施的有效手段。科学的工作决策和工作部署如果不能得到落实, 只会成为一纸空文。本文通过工作实践, 对办公室督查督办工作的意义、当前存在问题作了初步探讨, 并就新时期办公室督查督办工作的思路和举措进行了简要阐述, 对办公室如何在当前“科学发展”主题下履行督查督办职责, 确保将企业各项方针政策和规章制度落实到位, 以确保企业发展政令畅通, 具有一定的借鉴意义。

关键词：督查,督办,执行力,问责