建立集成的物流系统,降低企业成本

1 现行各自独立的物流工作

物流管理在我们公司可分成两块业务:仓库和采购, 仓库由工程管理部负责管理, 在枢纽站设置仓库, 主要负责生产设备的备品备件、工程物资的调拨管理, 办公用品等低值易耗品不设库存管理;物资采办主要是在计划控制部进行管理, 负责生产和新建项目物资的采购;低值易耗品由办公室负责采办和日常管理。他们的信息各自独立, 沟通是纸张进行;生产单位需要的任何数据都从库房取得;订单可以很快录入, 但是几经周折, 关于可用存货的信息不能即时地提供给供应商或者用户, 能够满足日常的工作, 效率不高。

1.1 仓库管理

1.1.1 入库业务 (图1)

1.1.2 领料业务 (图2)

1.1.3 库存管理 (图3)

仓储库存管理目前是用数据库管理, 基础数据比较完善, 能够提供库存的实时动态表, 根据实时库存动态表, 建立横向查询的功能, 不仅查找某个物料库存情况, 同时可以显示相关的出入库历史记录, 这样物料的进销存情况一目了然

1.2 采购管理

1.2.1 采购需求计划管理

物资使用申请的来源部门主要是生产运行部、工程管理部及HSE部, 任何新的物资采购需求都要先填写物资采购申请单, 经部门经理、主管副总等相关领导签字后, 再由仓库管理员查核库存确认需求, 最后交由采购员进行采购。

1.2.2 询比价的处理

采购员针对确定的采购申请计划, 变成物资采购单, 向供应商发询价函, 并对报价进行综合比较, 包括价格、交货期、付款条件、技术要求等, 同时电话进行价格澄清。

1.2.3 招投标管理

预算金额或预计金额在50万以上的物资采购进行招投标。推荐3家或以上的单位进行竞标, 由商务和技术评标小组进行评标, 根据实际情况制定合适的评标管理办法, 如综合打分制或低价中标制, 依据评标管理办法定中标。

1.2.4 供应商管理

目前统计名录内的供应商共有100家左右。对于新供应商的开发, 先要经过试用, 合格的成为正式的供应商, 目前基于总体采购成本的考虑, 供应商的选择一般按就近原则及本地优先化原则。

1.2.5 采购合同管理

目前主要有两种类型采购合同:物资材料采购合同及工程服务合同。

这个环节的信息量较多, 供应商情况、物资采购申请单、物资采购单, 还有相关的比价数据、采购合同等等, 目前使用excel进行管理。建立相应的信息系统进行管理, 对我们控制成本是非常重要而有效的。

2 物流中信息之间的关系

物流中的信息不是孤立存在的, 而是相互联系、相互影响的, 所以看待物流一定要从整体的观点出发, 形成一个集成物流系统, 将成本和服务最优化。为此我对我们公司物流间的信息关系进行分析, 分成四个功能模块, 各模块间通过双向的信息融为一体, 见图4。

3 物流系统中各功能模块的作用

3.1 基础数据管理

某些数据对企业有全面性的价值, 是描述事务的基本情况, 与各部门有密切的联系, 为强调数据的一致性, 有必要将此类数据从各部门中抽象出来, 作为一种资源来统一管理, 进行统一的编码和描述, 为各部门所共享使用, 编码像一根红线, 将各部门和各种信息融为一体, 物资的主数据、供应商主数据、设备主数据都可以进行系统的编码管理。

除此外, 我们还要进行相关资料的收集、整理工作, 这为设备的后续管理打下坚实的基础, 比如到货验收相关的说明书、合格证、检验报告等等要进行规范的管理, 只有准确全部的基础数据支撑, 才能有高水平的业务管理。

3.2 采购管理

要降低采购成本, 就必须对历史的数据、互相关联的数据、社会大环境的数据等等进行分析总结, 信息化管理是做好本项工作的必备条件。

优化审批流程提高效率。采购相应的审批流程一定程度上加强了互相监督的机制, 增强了管控的力度, 但同时降低了采办业务的反应速度, 延长了采办时间, 所以我们的采购流程不能千篇一律, 不同类型的业务对应不同的审批控制, 对采购的一些关键点进行重点审批。

提高需求计划的前瞻性及准确性, 使用部门在提交需求计划时, 要注意依据专业技术经验, 提高维修工单的准确性和及时性, 减少应急采办;加强库存管理的专业性, 针对那些易损坏、周期长等类型的物资考虑设置合适的安全库存, 这对满足生产需要, 减少呆废物资, 增加资本的流动非常有益。

3.3 仓库管理

仓库管理的主要工作是放在提高服务水平上, 认识物料, 不断积累物料的参数。出入仓登记, 是按时间顺序对物料的出入仓情况进行记录, 物料基本情况管理, 是仓库内物料的基本信息。

提供最新、最正确的物料库存情况, 供生产、采购和各级领导查询使用。每月将出入仓情况制成报表, 提交相关人员和领导, 接受检查和监督, 有效地控制物料的使用, 减少不当行为的发生。

加强账外库存的管理, 是降低企业生产成本方法之一, 我们很多物资以账外库存的方式纳入仓库管理的范畴, 只有数量管理, 没有价值管理, 这部分账外物资根本无法消除。

3.4 生产检修管理

任何设备及其零部件, 都有它们的寿命, 可以对设备对部件做出一个合理的维护计划, 也就是定期维护;同时各部根据自身情况制定短期的检修计划。

每种检修计划需要使用物料, 列出物料的种类和数量, 根据历史资料、库存情况、最低库存量进行需求预测, 从而制定物料的采购申请计划, 避免库存过多而积压资金, 过少而影响生产。

对设备检修工作信息进行加工处理, 也为我们处理事故和设备的保养产生事半功倍的效果, 为将来制定检修主计划提供参照。

3.5 成本管理

根据对仓库物品出仓情况查询, 以部门为单位, 对各部门使用材料的情况进行成本核算。

以设备大修为单位, 对大修使用材料的情况进行成本核算, 并与预算相比较, 加强对成本的控制。

对于日常检修情况, 如缺陷处理, 要对事故的原因、处理过程、使用物料、处理效果进行记录, 从而估算成本。

4 努力方向

IT信息技术正改变经营方式, 因为它让人意识到使用集成的物流系统, 能够大大降低企业的成本。我们公司是管线公司, 有干线、支线、站场、阀室, 一般在偏僻的地方, 交通不便, 所以要实现上下信息畅通, 一定要建立快速的信息平台。目前我们正在推行的ERP项目, 首期工程就包括物资管理, 凸显IT信息技术在企业物资管理中的作用。

针对我们企业情况, 提出两点建议:首先设置合理组织架构, 将所有的物资采购统一由某个部门管理, 可以做到专业性;其次库存管理一方面要覆盖到所有生产可用库存, 提高库存利用, 另一方面也要考虑通盘的价值管理, 结合财务核算要求, 合理设置库存地点。

降低企业生产成本, 需要我们齐心协力, 每个员工发挥主人翁的精神, 真正把成本观念印在脑海中, 同时最重要的是建立集成的物流信息系统, 注重每一环节信息的反馈和加强部门间信息的联系, 这样我们的经济效益将更上一层楼。

摘要：在物流的世界中如果要想将成本和服务最优化, 数据要用于许多不同的应用程序, 集成是至关重要的。本文结合我们实际的物资流动, 系统地介绍与物流相关信息之间的关系, 提出要降低采购成本、降低库存资金积压、合理使用物品, 必须建立物流信息化管理模式, 实现信息的双向流动。

关键词：集成物流系统,经济效益