高等学校行政管理工作效率探究

1 高校行政管理的含义与特点

高校的行政管理, 是高校为了实现学校教育工作的目标, 依靠一定的机构和制度, 采用一定的措施和手段, 发挥管理和行政职能, 带领和引导广大师生、员工, 充分利用各种资源, 有效地完成学校工作任务实现预定目标的组织活动。

我国高校行政管理系统带有明显的科层制特点:校长对上级主管部门负责, 院 (处) 长对校长负责, 系主任 (科长) 对 (处) 院长负责, 形成明显的金字塔式的权力机构而部门机构的设置和人员的配备也层次分明, 各级行政管理根据上一级管理层的管理目标制定自己的分目标, 学校行政决策“由上而下”逐级落实。

2 当前高校行政管理工作存在的问题及原因分析

随着改革的不断深入, 我国的各项事业都在突飞猛进地发展。高校也正处在不断深化改革的发展时期, 在这新形势下, 出现了许多新情况、新问题。具体包括[1]:高校行政管理权力泛化, 机构膨胀, 人员臃肿, 行政权利挤占学术权利;高校行政管理效率低下, 部门间缺乏协作精神, 缺乏开拓进取精神, 不注重效益;高校行政管理法治观念淡薄, 权利缺少制约, 决策缺乏民主特征。

高校管理存在的这些问题中, 最让广大教师和学生感触深的应该就是工作人员的效率问题。而究其原因, 则有很多种, 而对于新教工和老教工也有不同, 对老教工来说, 究其根本原因从某种角度来讲, 高等学校作为事业单位, 是目前我国社会中除政府机关外为数不多的工作相对稳定的单位, 高等学校的用人制度与实行完全聘用制的公司、企业不同, 高等学校的工作人员并没有多少失业压力, 因此直接导致了其缺乏工作积极性, 工作效率低下。

对于这几年刚进入学校的新教工来说一个主要的问题则是待遇偏低, 特别是近几年, 随着高校分配制度改革向教学、科研大量倾斜, 行政管理人员的待遇更是远远低于教师的平均水平, 还有就是学历、职称偏低, 高校的教师随时可以去脱产进修学习, 或攻读学位, 而行政管理人员没有这种机会, 或者机会很少, 导致学历很难提高。这些都导致了待遇偏低引起的工作积极性不高。

对行政管理工作的不重视也导致了行政管理工作不能达到最佳状态:一是高校普遍把管理当作一般事务性工作, 没有形成对管理工作的正确认识。认为管理工作“人人都能做, 人人都会做”。管理人员大多是直接留校的高校毕业生, 也有专业技术岗位转岗的。在安排家属工作的时候, 如果没有一技之长的一般都安排在行政管理岗位。这种不重视也导致了年轻的、学历和职称高的人员, 认为行政工作没有前途而不愿从事管理工作。即便有些从事行政管理的高学历、高职称者, 则都是教学、管理“双肩挑”, 很难把全部精力投入到管理工作中由于中层领导, 对于管理的不熟悉或不能专心, 也导致下面的工作人员很难高效的工作。

还有就是体制不完善。由于监督机制不完善, 或者缺乏监督机制, 导致行政管理人员没有工作压力, 很多事可干可不干, 可加紧干可慢慢干, 可认真干可随便干。

另外随着高校行政管理人员不断增加, 导致机构臃肿, 人员冗余。岗位职责划分不清, 部门设置过多, 导致责任不清, 扯皮现象越来越多。科室人员过多, 导致相互推诿, 不求有功, 但求无过。

3 提高高校行政管理效率的目标与途径

高校行政管理的目标则是通过提高效率和效益使高等教育目标得以实现。要提高行政管理的效率和效益必然要提高行政管理的质量、秩序、速度和管理者的素质。提高行政管理的质量。主要靠满意度进行评价。行政管理的满意度, 要由行政管理的服务对象即教师和学生进行评价。从行政管理本身来说, 要对职能处室和管理人员的工作职责有比较明确的质量要求, 并把工作完成的质量作为工作考核的重要内容, 同时加大服务对象对行政管理质量考评的权数。强化行政管理者的素质, 包括政治思想素质、身体心理素质、文化知识素质等。这是提高行政管理的效率和效益的关键。为此要通过加强培训使行政管理者不断学习以提高行政管理知识和技能外, 还应充分引入岗位竞聘机制和管理合约机制, 使具有真才实学的人到行政管理队伍中来, 并按照合约高质、高效地履行岗位职责。

为了实现这一目标, 可以通过以下几个途径[2]。

从思想开始转变, 明确以服务为中心的理念。明确岗位职责, 加强教育, 要让每一位行政管理人员明白行政就是服务型岗位, 就是要为教师服务, 为学生服务, 树立以服务为中心的理念。高校行政管理应为教育目标服务。高校行政管理工作的实质和核心就是为教学和科研服务。

增强竞争意识。强化岗位聘任和岗位考核, 打破了职务终身制;强化岗位职责, 以岗定薪和按劳取酬, 落实管理人员待遇, 增强管理人员的岗位责任意识和竞争意识, 提高管理人员的整体素质和办事效率。

同时高等学校实行行政管理人员的聘用社会化, 这样有利于加强岗位竞争, 激发高等学校行政管理人员的危机感, 促进行政管理工作效率的提高。建立绩效考核机制首先, 通过综合测评来评价管理人员的服务质量, 由三方决定, 分为领导评分、教师评分和学生评分。

提高高校行政管理人员的综合素质, 加强培训。直接引进高素质的管理人才, 积极利用学校现有的培训资源和社会力量提高在职管理人员的思想素质、业务素质和专业能力, 同时也要加强现有队伍的考核、监督, 在选拔使用上任人唯贤, 提倡竞争。

加强对管理人员的岗位培训是提高其管理水平的一个重要环节。要引导管理人员树立继续教育终身学习的观念和意识, 认识到新工作的开始也是新的学习的开始, 不断探索高等教育教学规律, 提高管理水平和管理效率。

重视行政管理工作的重要性。要重视和加强行政管理工作, 各部门的领导和全校师生要认识到行政工作是维持学校正常运行和长足发展的重要支撑, 不能认为行政管理可有可无。同时积极引导管理人员在繁杂的日常管理工作中注意调整自己的心态, 从积极的角度认识管理工作的重要性, 引导管理人员树立服务意识。

加强办公自动化, 提高办公效率。提倡无纸化办公, 改领导签字为数字签名, 通过在电子邮件中增加数字签名, 就可以让领导能够随时随地作出决策并通知下去。随着信息技术已被越来越广泛地应用到工作、生活的各个方面。充分、合理利用资源, 加速高校行政管理工作信息化、现代化进程, 成为今后发展的必然趋势。

4 结语

由于长期以来很多高等学校行政管理一直都是这样一种传统, 人浮于事, 所以很难在短期内改变这一风气, 但我们必须认识到随着社会的发展, 如果行政管理再不与时俱进, 不把自己摆在提供服务者的位子上, 必然要影响到高等学校的发展。

摘要：行政管理是高等学校管理工作中的一个极其重要的组成部分, 对高校的发展有着深远的影响。要保持高等学校管理工作有效开展, 就需要对高校行政管理人员管理制度进行改革, 造就一支精干、高效的行政管理人员队伍。

关键词：高校,行政管理,效率

参考文献

[1] 孙志伟, 王亮.高校行政管理刍议[J].合作经济与科技, 2005 (3) .

[2] 杨静.高校行政管理队伍建设的反思与建构[J].陕西师范大学学报, 2007 (36) .