人力资源档案管理工作中的问题和对策探讨

2022-09-12

一、引言

由原东莞市人事局和劳动局进行职责整合之后形成的人力资源局, 在东莞市今年来的人力资源发展中充当了重要的中介者角色。人力资源局不仅为企业和社会劳动资源之间提供了交流的场所, 还提供人才档案保管、调用等一切服务。人力资源局自身的发展在极大程度上影响着东莞市劳动人员所享受的社会福利待遇的状况, 而档案在其中扮演着重要的角色。发展人力资源档案管理工作, 成为更好地发挥人力资源局社会服务职能的途径, 值得思考和探索。

二、人力资源档案管理工作中出现的问题

(一) 档案管理工作效率不高。

档案管理工作效率指的是档案管理工作中所动用的人力物力和档案管理实际效用的比率。人力资源档案工作包括人力资源档案收集、归档保存和调用等。例如, 对外来务工人员在东莞市工作的工龄和职业发展进行建档, 既要对外来务工人员的基础档案资料进行搜集, 还需要对务工人员在就业过程中的职位转移、薪酬等方面资料进行搜集, 这些资料的搜集需要档案管理工作人员耗费很多时间, 但目前的档案管理工作却缺乏一个成熟的程序以使这个步骤简化, 与此同时, 搜集来的资料和档案的利用率却很低。

(二) 档案的日常管理工作存在疏漏。

档案的日常管理工作包括对档案的保管和整理, 目前人力资源档案不仅包括纸质的档案, 还包括一些电子档案。对档案进行保管, 不仅需要档案管理工作人员的细心与耐心, 还需要档案管理工作人员具备一定的职业能力。但是, 东莞市人力资源局在档案日常管理方面还存在疏漏, 表现为档案搜索位置不正确、档案调取失败等情况。

(三) 档案管理的服务作用有待提高。

提供档案保管及调用服务, 使社会人员重视个人档案的管理及利用, 也是人力资源局档案管理日常工作的一部分, 这反映出人力资源档案管理工作对公众的服务性, 是政府服务职能的一种体现。但是, 很多企业和个人会因为员工入职或离职等原因来调取档案, 经常出现的一种情况是, 用人单位或个人来调用档案, 或者进行档案继续保管的缴费, 但是却因为程序过分繁琐而浪费掉大量的时间;另外, 有大量的个人对档案管理几乎一无所知, 造成个人档案管理不善导致的丢失等问题, 使档案管理的服务性减弱。

三、人力资源档案管理工作种问题产生的原因

(一) 档案管理工作规范性不高。

档案管理工作的规范性差是导致档案管理工作效率不高的主要原因, 档案管理工作的规范性包括系统的档案管理办法、档案管理收取、保存的通用程序、档案管理各个步骤的责权划分等。目前东莞市人力资源局的档案管理工作责权尚不明确, 有很多管理工作是交织在一起的, 一旦出现问题, 解决起来比较困难, 在日常工作中, 由于推诿造成的疏忽也比较常见。

(二) 档案管理方法落后。

档案管理方法是指在档案管理过程中的档案资料形成方法以及档案储存和调用的方法。目前大多数电力工程建设档案管理还处于传统管理的状态, 档案管理资料多是纸质的, 这些资料规整起来十分耗费时间, 查找起来也十分麻烦。另外, 在工程建设的施工过程中, 有很多能够为以后工程建设提供借鉴的工作细节, 却往往因为无法快速形成纸质档案而被忽视, 这直接降低了档案的质量。

(三) 档案管理人员素质有待提高。

档案管理工作人员热爱档案工作, 掌握多种档案管理技术, 将会使档案管理的效率大大提升;工作人员能够摆正档案管理工作的服务性质, 档案的应用性也会得以提高。但是, 目前东莞市人力资源局中负责人力资源档案调用的工作人员多是年龄较大的工作人员, 他们的档案管理思想还停留在“为政府服务”“帮群众管理档案”这方面, 对档案管理工作的服务性质理解不多, 对相应的信息技术掌握有限, 因此降低了档案管理的服务作用。

四、解决人力资源档案管理工作问题的对策

(一) 采用科学规范的管理制度提高档案工作效率。

工作规则和标准对任何一项工作来说都是必不可少的, 因此, 有必要对档案管理工作标准化规范化水平进行调整。建立档案管理工作规范一方面可以提高工作人员的工作积极性和工作责任感, 另一方面对档案管理工作的发展也有着积极的促进作用。而且, 标准化和规范化应该体现在档案管理工作的每一个环节中, 在档案管理过程中尤其应该如此, 如档案的保存方式、档案信息的流转程序等, 都要进行统一规定, 避免出现由于不统一标准所带来的工作时间和精力的浪费。

(二) 采用信息化的档案管理方式。

人力资源档案管理方式落后是导致档案管理工作效率低的主要原因, 采用信息化的档案管理方式是必要的。信息化的档案管理方式能够以较快的速度和较小的空间实现对项目工程档案进行统一的、有结构的管理, 能够使纸质档案资料和电子音像档案资料相结合。要实现全面的信息化档案管理, 一是, 需要增加对档案管理的资金投入, 购置档案管理信息化所需要相应的软、硬件设施, 如最基本的办公室常用设备, 打印机、扫描仪、电脑等, 档案管理部门必须及时了解工作需要哪些设备;二是, 应该制定档案管理信息化的战略, 并真正实施, 设立专门的监督部门对信息化过程进行全程掌控。

(三) 提高档案管理工作人员的职业能力。

如果档案工作人员的档案管理工作水平不高, 对档案管理工作认识不足, 在工作中提不起“管理资料”的兴趣、在工作中不够认真、不能及时处理问题, 则档案管理就面临着巨大的风险, 因此, 提高档案管理工作人员职业能力是十分必要的。首先, 应针对年龄偏大的档案管理工作人员进行计算机类的职业技能培训, 使他们能够熟练使用计算机进行网上档案管理和文件传输, 以提高工作效率;其次, 应重视优秀的人才的引进, 以保证先进的档案管理模式能够有效推行;最后, 应根据档案管理使用的新技术、新软件的特点, 对在岗档案管理人员的技术培训, 让工作人员掌握基本的操作技能。此外, 档案管理工作人员还必须提高保密意识, 维护档案的安全稳定。

五、结语

综上所述, 人力资源档案管理是东莞市人力资源局日常工作中的重要内容之一, 随着科技的发展和政府管理服务职能的提高, 东莞市人力资源局在人力资源档案管理工作方面取得了稳步的提升, 但人力资源档案管理的服务性质始终与群众需求有差距, 管理工作的方法也制度也存在着相应的问题。通过人力资源局档案管理部门上下全员的努力, 通过制度的完善以及管理方法的改进, 人力资源档案管理工作的效率一定会稳步提升, 人力资源局对东莞市人力资源发展的促进作用也会更加显著。

摘要：人力资源档案管理是市人力资源局日常工作中的重要内容之一。本文首先从工作实际出发分析目前人才市场人力资源档案管理工作中存在的问题;接着从档案管理工作的制度建设、工作人员的职业能力以及档案管理方法三方面分析了问题产生的原因;最后根据问题原因分析给出了三点对策和建议。希望本文能够为人力资源档案管理工作的发展提供帮助。

关键词：人力资源,档案管理,对策探讨