大数据时代下档案资源建设策略分析

2022-11-21

一、前言

现代管理学家戴明曾说:“除了上帝, 其他任何人都必须用数据说话。”从中可知, 档案部门要想稳固自身发展, 应正确认识档案资源大数据特征。但从现阶段来看, 大数据时代背景下的档案资源整合工作表现出了数据存储问题、数据分析问题、安全隐私问题等多个问题, 应针对这一系列问题积极探索档案资源建设策略, 更好地实现对档案资源的使用, 用档案反映政治、经济、文化等全貌, 增强档案资源价值作用。

二、大数据时代下档案资源整合难点

大数据时代背景下档案资源整合难点主要体现于几个方面:

其一, 数据存储问题。目前档案资源构建模式无法应对资源体量激增这一现象, 无法满足80%以上的非结构化数据存储需求, 表现出档案信息存储难的问题。其二, 在大数据时代来临之前, 档案部门主要是负责对封闭的结构化数据进行分析, 且以信息检索服务供给为主, 难以满足大数据时代下用户需求[1]。其三, 档案资源主要是用于反映经济、文化、社会、科技、生活的全貌, 涉及到了很多个人隐私、国家秘密、工作秘密。而大数据时代的到来很可能会给档案信息安全带来一定冲击, 应把握好档案资源建设中的共享问题, 营造一个良好的档案资源利用空间。

三、大数据时代下档案资源建设策略

(一) 区域布局

在大数据时代背景下, 为了提高档案资源利用率, 在档案资源建设时, 应构建一个物理分散的档案实体区域布局。首先, 在对物理分散的档案实体区域进行布局时, 为保证不同馆库负载均衡, 应注重丰富档案区域内容, 并遵从动态化分布原则, 将档案存储在系统中。而在档案实体馆藏内容丰富时, 如若一些档案资料因特殊原因不能进馆, 档案管理者应以“委托制”方式将档案资料交由档案馆保管, 定期核查受托单位保管情况, 由此保证档案资源安全性, 防范档案资源丢失问题。在档案资源接收方式上, 应根据档案资料不同采取不同的接收方法, 由此满足档案资源建设需求, 现今档案资源接收方式主要有协商接收、直接接收、按部门意见接收几种接收方法。在接收内容上, 档案管理者应按照就业、住房、医疗、养老、教育、环境保护等几种类别对档案信息进行接收, 通过对档案的分类管理, 为档案资源日后使用奠定良好基础[2]。其次, 由于大数据时代背景下的档案信息日渐增多, 档案实体数量也由此增多。针对此, 应采取分散式设计方式, 在某一区域内设置几个馆库设施, 以档案分馆形式对档案实体实施管理, 并借助物联网技术, 协调档案实体之间的调配工作, 满足档案资源使用需求。同时, 在馆库资源具体布局之时, 应把二维码或者条形码附加在档案案卷上, 利用PDA设备记录档案资源具体馆、库、排架信息, 且借助GPS、RFID设备存储档案位置信息, 实现对档案资源的全方位管理, 取得较好的档案资源建设效果。

(二) 资源结构

在大数据时代背景下档案资源建设时, 为了更好地满足用户需求, 应注重建立起一个逻辑集中的档案数据资源结构。首先, 在档案资源激增背景下, 遵从“增量电子化, 存量数字化”原则, 以word文档、CAD电子文件等方式对档案信息进行采集和存储, 并以全宗标识法归类档案信息, 后以全文关联编制方式, 增强档案信息元数据收集全面性, 为用户提供语义分析、全文检索等服务, 便于用户快速查找到自己所需的档案资料, 强化档案资料利用率[3]。其次, 在大数据时代背景发展下, 档案管理部门应建立起一个地方档案目录中心, 在目录中心具体建设中一一完善视音频、关联全文数据、GIS等信息, 以便于档案管理人员可及时了解到档案管理情况, 而用户又可快速检索所需内容, 追溯信息记录。

(三) 共享机制

在大数据时代背景下, 为了能够更好地完成档案资源的建设, 保证档案资源建设全面性, 应在公共数据共建共享机制导向下, 与图书馆、博物馆、网络运营商之间进行合作, 继而为档案部门资源建设工作争取到更多技术、人才上的支持, 更好地完成档案资源建设任务。但是, 在实现公共数据共建共享基础上, 为了避免档案信息使用中不安全问题的发生, 档案行政主管部门应负责制定档案管理办法, 对下属业务单位档案归档、分析、整理等行为形成正确指引, 就此实现对档案资源的安全保护, 营造一个良好的档案资源利用环境。此外, 在档案资源建设期间, 档案学会应负责集聚档案外包企业、档案NGO、档案个人, 对他们进行监管, 并编制一个人才库, 向档案管理部门输入更多可用人才, 在技术人才支持下着力搭建一个公有云, 对不同部门、不同区域的档案资源实施集中共享, 并以数字档案方式存储资源, 实现智慧化档案资源管理状态, 更好地迎接大数据时代所带来的挑战, 取得较好的档案资源建设效果。

四、结论

综上可知, 现阶段档案资源建设效果不太理想, 制约了档案资源管理工作的开展。在这一背景下, 为了进一步拓展档案资源管理服务, 应尝试结合大数据时代特点, 把档案资源建设中“死档案”变成“活信息”, 供更多使用者使用, 并借助大数据技术对档案资源建设中区域布局、资源结构、共享机制进行合理化部署, 进一步增强档案部门各种数据服务功能, 充分挖掘档案资源潜在价值, 令档案资源价值得到进一步推广。

摘要：在大数据时代背景下, 档案资源逐渐呈现出了数据量大、分布广泛、增长迅速、多源异构等特征, 增加了档案资源整合难度。此时, 为了做好档案资源存储、数据分析等管理工作, 提高档案资源利用率, 应结合大数据时代特点优化建设档案资源, 正确认识档案资源未来发展方向。本文, 先分析了大数据时代下档案资源整合难点, 再阐述了档案资源具体建设策略, 旨在进一步提升档案资源管理水平。

关键词：大数据时代,档案资源建设,策略