浅谈如何提高企业公文写作水平

企业公文写作水平的高低, 不但能够体现一个企业的办事风格、办事效率, 也能代表企业文化、企业形象。因此, 笔者认为, 作为企业公文起草部门人员、责任部门、归口部门、管理层等, 都肩负着企业公文写作、把关的光荣职责。现就如何提高企业公文写作水平, 作一浅谈。

一、企业公文制作的标准与程序

企业目前参照执行的是2012年7月1日实施的《国家党政机关公文格式》 (GB/T 9704-2012) 、《2012年党政机关公文处理工作条例》 (中办发〔2012〕14号) , 公文主要种类有决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要共15种。适用于企业的主要有决议、决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要共10种。公文发文办理的程序主要为:职能部门责任人草拟、部门负责人审核、秘书审核文种、主管领导签发、文书登记编号、打字员编制制版、秘书复核、文书缮印、用印、分发、存档等程序。

二、企业公文写作方面容易出现的一些问题及应对

(一) 材料不足。企业公文围绕经济中心服务, 日常运用中, 具有时效性强的特点。而公文最重要的基础材料要实、要充足, 数据准确、专业术语到位、文字言简意赅、附件资料翔实等。尤其在经常使用的报告、请示上行文中, 企业需要上级给予帮助、支持或报告重大事项等, 都要用到上行文。此类公文往往时间紧、事情急、任务重, 而上行文要求一事一报, 一事一文, 公文既要短小精悍, 还要有足够的信息量, 充分说明问题;职能部门撰写要谨记, 公文正文部分话可以不多, 但能使人一目了然, 语言朴实庄重, 不易用形容词。正如郑板桥家中的对联上联, “删繁就简三秋树”;附件一定要翔实, 作为对正文的说明或基础资料, 上级承办部门才便于处理;同时, 留好具体业务联系人电话, 做好上级承办人员问询的准备。正文空洞、主旨意图不明确、基础材料不足, 往往造成公文无功而返, 效率降低, 企业形象受损。

(二) 审核不严。企业公文不是一个人的工作。从主管部门草拟人开始撰写到印发的每一个环节都应层层监督、层层把关。主管部门要负责吃透文件精神及政策, 对专业术语、领导专题会议研究的数据、是否抄送上级主管或政府机关、与法律法规、行业标准有无抵触等内容把关;签发领导主要在点睛立意和重点项把关;综合部门对文种、格式、引文、计量单位进行校对, 并理顺梳理未成型的公文语言, 提高公文质量;还有文书、打字文印人员, 都是减少和消除文稿瑕疵的帮手。只有人人把关, 才能维护公文的权威性, 避免造成不良的影响。

(三) 照搬照抄。上级机关或政府转发文件落实中, 需要企业层层传达落实, 企业内部应结合企业实际, 制订切实可能, 时间有效衔接, 能够有效执行的文件;而不是照搬照抄, 原封不动地进行转发, 使企业公文变成“高大上”, 基层执行摸不着头脑, 基层单位公文处理处于两难, 完成也不是, 不完成也不是, 造成文件“旅行”, 处于真空状态。

(四) 文件过多。中央关于改进工作作风、密切联系群众的八项规定中指出, 要精简文件简报, 切实改进文风, 没有实质内容、可发可不发的文件、简报一律不发。对于企业公文, 在落实八项规定, 改进工作作风过程中, 文件过多的情况达到较大改观。与政府不同的是, 文件过多表现在企业的形式是, 效益性发挥的不足。企业是经营性的经济组织, 其目标是利润的追求, 所制发的公文, 虽然主要用于行政管理和经营, 但归根结底还是为了创造经济效益 , 所以企业的公文特别注意办事效率。例如, 行业部门、上级机关、地方政府关于某一项活动都作出安排, 印发了红头文件, 企业在公文处理上是印发一个还多个文件?是一一回复, 逐个落实;还是贯彻行业部门、上级机关、地方政府有关要求, 制订“三合一”切实可行, 利于基层操作的方案, 形成正式公文, 这都要切实结合实际, 以服务基层, 有利于生产经营中心利益为衡量标准。

(五) 创新不足。企业同行也抱怨, 笔杆子都提拔到管理层, 文秘人员青黄不接, 在职人员事务繁杂, 能够“照猫画虎”即可。如此发展, 一是导致公文的质量下滑;二是文章不够新颖, 穿新鞋, 走老路, 只是修改了年月日, 内容有气无力, 读者看了上句, 闭着眼睛就知道下句。党的十八大强调“下决心改进文风会风”, 党的群众路线教育实践活动对公文写作也指出, 要运用群众通俗易懂的语言, 并提出了更高的要求。因此, 要加强文秘人员培养, 文字工作者、文秘人员自身要加强政治理论学习, 坚持公文写作新知识学习, 坚持本行业的业务知识学习, 在日常工作中以脚板深入一线跑调研, 跟会听声、手勤做记录;日常生活中, 通过互联网、广播电视关注新闻时政信息, 领导讲话, 广泛阅读报纸刊物, 丰富自己。通过日积月累, 在练好基本功的同时努力练成“杂家”, 不做门外汉, 才能做到肚里有粮, 心里不慌, 作文章下手从容, 推敲文字精益求精。

三、为打造企业公文常青树的一点思考

(一) 学习型企业创建常抓不懈。记得2000年伊始, 倡导学习型组织管理思想的巨作《第五项修炼》在国内企业广为传播, 书中关于团体学习论述着重有四点含义, 我认为到今天一点也不过时。一是强调“终身学习”;二是强调“全员学习”。即企业组织的决策层、管理层、操作层都要全心投入学习, 尤其是经营管理决策层;他们是决定企业发展方向和命运的重要阶层, 因而更需要学习;三是强调“全过程学习”;四是强调“团队学习”。即不但重视个人学习和个人智力的开发, 更强调组织成员的合作学习和群体智力的开发。因此, 一纸公文的制作者参与者无形中成一个临时创作团队, 公文质量的高低也取决于团队学习力的强弱, 取决于学习成果转化的强弱。

(二) 掌握企业生产经营的规律。俗话说:掌握规律就能掌握主动。从企业发展短期讲, 一年工作中, 企业生产经营分启动阶段、发展阶段、高潮阶段、收尾阶段。那么企业公文也遵循发展规律, 启动阶段以建章立制类下行文居多, 发展阶段以事项请示、协调函件类居多, 高潮阶段以劳动竞赛、安全防护类文件居多, 收尾阶段以总结、报告类文件居多。从企业发展长远讲, 企业发展要经历组建改革期、成长期、成熟期、低谷期, 四个周期不断循环, 周而复始, 企业公文也是围绕阶段使命而服务的, 规律性十分显著。掌握这一规律, 企业公文的制作者可提前入手, 早期酝酿, 一旦接受任务, 起草公文会起到事半功倍的效果。

(三) 向优质公文、范文借鉴、取经。再好的记性也不抵烂笔头, 再好的工具书不抵粘贴本。公文作为规范的文体, 格式是统一标准, 文字追求准确、简练、质朴;我们除了要具备《国家党政机关公文格式》《2012年党政机关公文处理工作条例》《建设集团公文处理规范使用手册》等工具, 可以将学到的、看到的不同文种的公文进行复印粘贴、下载储备, 我们反对剪刀手抄袭等无视职业道德的行为, 但借鉴、参考公文写作方法, 拿捏、界定文种的使用还是避免走弯路的好做法, 力求企业公文运行更加顺畅、快捷、准确。

企业公文管理的归口部门为办公室, 既承担着内部公文审核, 也承担着基层单位公文写作人员的培训与指导, 一方面应加大培训力度, 聘请资深人士对文秘人员进行指导, 利于开阔眼界, 温故知新;另一方面, 应关心文秘人员的配备、成长, 培养文秘人员责任意识、大局意识, 为企业公文写作提供源源不断的新鲜血液和新鲜思维, 为打造企业公文常青树增添力量。

摘要：本文作者从工作实践中总结企业公文基本特点, 容易出现的问题及对提高公文写作水平的思考。

关键词：企业公文,贯彻新标准,公文写作,提升水平