会议室使用管理办法

第一篇：会议室使用管理办法

会议室使用管理办法

(此办法适用于关南二楼、三楼会议室)

第一条 会议室是公司举行会议，接待来客的场所，为加强管理，特制定本规定。

第二条 会议室使用细则

(一)会议室由行政部负责管理，有任何会议室使用问题可直接联系行政部。

(二)会议室预定：

二楼及三楼会议室全天开放，使用单位在使用会议室前需做会议预定(填写会议室预约表)，会议室的使用一般按照“先预定先使用”的原则进行，如遇重要、紧急会议则按照“紧急、重要优先原则”。

(三)会议室管理使用：

会议室按预定状况使用，使用过程中注意爱护会议室设施(包括黑板。桌椅、投影仪等)，与会人员在会议室使用过程中要做到节约用电，随手关灯，随手关投影仪，椅凳随手归位等。如未做到，一经发现，将对使用者所在部门做通报并通知部门主管。 会议室公共资源使用后，需随时恢复原状。包括：欢迎牌使用完当天需撤除;白板使用后随时清理干净;会议室收件夹用后资料及时删除等，以便其他人开会使用。

(四)会议室保养：

由行政人事部门统一安排，需做到每天清洁。保证会议室无纸屑，灰尘，会议桌无污渍。与会人员在会议过程中也需保持桌面清洁，会议过程中产生的废纸等需在会议结束后随手带走。

(五)任何部门和个人未经行政部同意不得将会议室的各种设施拿出会议室或转做他用。

(六)与会人员要爱护会议室内的公共设施，损坏赔偿，不得将室内物品移做他用。

第三条 本规定由行政部制定，经审批后自颁布之日起执行。

第二篇：会议室使用管理规定

一、目的：为了加强会议室的合理利用并对其进行有效管理，保证会议室的安全、整洁及各类设施的完好，确保公司各项会议的顺利召开，特制定本规定。

二、范围：本制度适用于公司会议室使用

三、内容：

1. 会议室仅限于本公司用于举行各类会议，开展教育培训以及重要来宾接待等工作使用。

2. 会议室由行政部制定专人负责管理，会议室在不使用情况下由管理人员将门锁好任何不得随意进入会议室，。

3. 各部门若需使用，需提前向公司行政部填写《会议室使用申请表》提交申请，由行政部统一安排。各部门每周开例会需使用会议室把时间确定上报行政部汇总。 4. 行政部根据提交的《会议室使用申请表》进行登记，填写《会议室使用登记表》，按时间先后安排会议。

申请人在会议开始前到管理人员处确认签字，并领取钥匙。会议结束后，会议使用人员要整理会议室，保持会议室清洁，并去行政部办理交接手续并交回钥匙。 5. 会议室使用前的布置工作由会议室管理员配合会议主办部门完成。

6. 各部门在会议室使用过程中，要注意保持卫生，禁止吸烟，要爱护室内设备。 7. 会议室的设备、工具、办公用品未证得公司同意，任何人不得拿出会议室或挪动他用。

8. 会议室的环境卫生由行政部派人专人负责，在每日早晨进行打扫，并做好日常清洁工作。

9. 会议室使用完毕，应随时关门、窗和全部设施、电源，切实做好防火、防盗及其他安全工作。

第三篇：会议室使用管理制度

第一章 总 则

为了规范公司的会议管理，加强会议室的合理利用并对其进行有效管理、保证会议室的整洁及各类设施的完好，提高会议管理工作效率、会议质量，确保公司各项目会议的顺利召开，特制定本管理办法。

第二章 适用范围

第一条 会议室仅限于本公司用于举行各类会议、开展各部门培训及重要来宾接待等工作使用。

第二条 本管理办法适用于公司各级、各类会议的组织和管理。

第三章 会议的类型及使用原则

第三条

公司会议类型有公司办公例会、日常工作会议、重要来宾接待会议、专题会议、培训会议和临时会议等。

第四条 会议室使用原则：

一、会议室使用需遵循先登记先使用、先紧急后一般、先全局后部门的原则;临时情况使用各部门之间可本着重要、紧急优先的原则自行协商调整使用，但不可影响后续其他预约情况;

二、会议组织部门根据会议类型、参会人员级别和参会人数提前到前台填写《会议室预约登记表》预约会议室;涉及接待重要来宾或专题会议等重大会议时，应填写《会议接待需求表》;

三、如遇特殊情况、紧急会议可先通知行政部负责人，根据实际情况协调会议室使用，事后补办有关登记;

四、部门应在所预约时间到达会议室，并开始使用。若长时间未到，则会议室使用权由行政部另作安排;

五、如部门临时取消申请，再需使用时，需重新申请。部门及个人应按预约时间内使用完毕，若后续时间无其他安排，可超时使用。但若紧接的时间段内已安排了其他部门使用，超时部门必须离开会议室，终止使用该会议室。

第四章 会议准备

第五条 会议组织部门应根据会议类型、与会人员级别等内容，提前到行政部指定人员进行登记预约，涉及重大会议时，应填写《会议接待需求表》，经行政部审批。

第六条 所有会议的主持人、召集部门、与会人员及与会领导都应该做好充分准备工作，以便会议高效、有序进行。

第七条

会议组织方或人员的会议前需要准备以下内容：

一、明确会议主题、会议主持人、会议时间、明确参会人员，准备会议议程表、会议资料及签到表，并且指定人员进行会议纪要;

二、涉及接待重要领导或贵宾的会议，需要提前与行政部确认该贵宾或领导的住宿、行程、用餐等安排及相关费用等事项;

三、会议通知由会议组织方或人员发布。

第八条 行政部会议前必须根据会议类型及会议组织方需求，需要准备以下内容：

一、应于会议前10分钟，准备好茶水、茶歇(水果、点心)、会场布置(包括会议电脑、视频会议链接、音响、投影、条幅标语、座位及名牌、照明、笔、信纸、鲜花等)工作;

二、涉及接待重要来宾的行政工作，包括酒店住宿、来宾用车、用餐预定等。

第五章 会中服务和会议要求

第九条 会场服务

会场服务主要由行政部负责。

一、引导座位：会议组织方或人力行政人员应于会前准备好座位名牌，可引导与会人员 尽快就座，特别要注意主要领导人员和重要贵宾人员的座次位置;

二、茶水服务：会议开始后，人力行政人员应指定前台工作人员，每隔15-20分钟添加茶水，根据与会人员饮水情况，自行调整添加茶水间隔时间;

三、维护会场秩序：保证会场内外安静，注意会场周围无关人员大声喧哗或闯入会场内，影响会议正常进行;

四、内外联系、传递信息：做好内外联系及信息传递工作，包括会议进行中领导对外要办的事项、外来人员电话接听、重要日程安排及接待等事项。

第十条 会议要求

一、 请与会人员严格遵守会议时间，切勿迟到或无故早退;

二、会议主持人应把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会人员;

三、会中，与会人员应及时关闭手机铃声，打开震动;请勿随意打断他人发言;急需接听电话，须到场外接听。

第六章 会后工作

第十一条 会议结束后，各部门应做好收尾工作。

一、会场清理：各部门使用后要及时关闭投影仪，视频等设备，椅子及时归位。行政部会后检查并整理会场，保持会场清洁。清点会场设备，保证会场内设备完好。会议室使用完毕后，随时关闭门、窗和全部设施、设备、电源，其实做好防火、防盗及其他安全工作;

二、会议纪要：由会议组织部门指定人员做好会议纪要，并成文由与会人员签字确认;

三、贵宾接待工作：涉及会后接待用餐或接待用车，由责任部门陪同，行政部协助安排用餐及行程用车，直至接待工作结束。

第七章 会议室的管理

第十二条 会议室由行政部指定专人管理，各部门在使用会议室过程中，要保持卫生，禁止吸烟，爱护室内设备。会议室内的设备、工具、办公用品未征得公司同意，任何人不得随意拿出会议室或挪作他用。

第十三条

会议室的环境卫生由行政部安排专人打扫，要做好日常清洁工作。为保持公司形象，公司员工切勿将私人物品摆放于会议室。

第十四条 如遇下班或节假日，会议室管理人员应做到门窗关闭、电源关闭，遥控器等小件物品应及时收纳，做好防火、防盗安全工作。

第八章 附 则

第十五条 本制度由行政部指定，经区域总经理审批，报批集团通过后生效。

第十六条 本办法的解释权和修改权归行政部所有。 第十七条 其他内容

附件一：《会议室预约使用登记表》 附件二：《会议接待需求表》

第四篇：会议室使用管理制度

1、学校会议室由办公室责管理、使用登记与调度、设备维护等相关事宜，未经允许不得擅自使用、不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品。

2、会议室实行提前预约制度。为避免会议发生冲突，相关人员(部门)使用会议室，须提前1天通知办公室，办公室进行会议登记，以便统一安排。临时召开的紧急会议需用会议室时，要及时向办公室提出申请并在会后补办相关登记。办公室负责在会议开始前提前将会议室门、空调打开。

3、各部门申请使用会议室时，需明确使用时间、参加会议人数等，如有需办公室协办的事项请提前注明，办公室可根据实际情况做好相关工作的的准备工作。如需使用会议室的设备，应提前向办公室说明，以便提前准备，确保会议顺利进行。

4、如遇会议之间发生冲突，要坚持局部服从整体的原则，学校会议优先于部门会议，部门会议之间本着重要、紧急优先的原则自行协商解决。

5、使用会议室的部门，必须爱护会议室的设施，保持会议室清洁。用后应及时整理:检查安全(电源)，关好窗、空调，锁好门。

6、开会期间，请爱惜会议室的设备及物品，自觉保持卫生，禁止吸烟，禁止乱扔纸屑，尽量保持室内清洁。

7、会议结束后，使用人应进行必要的检查，关闭会议室内各种电器设备的电源，特别注意必须等待投影仪散热，指示灯变红后方可切断电源，关好门窗。相关人员及时整理会议场地，如发现设备故障或公务损坏及时报至办公室，及时维修，确保其他会议的准时进行。安全责任人为申请者所属部门负责人。

8、与会人员要爱护会议室内的公共设施，损坏赔偿，任何部门和个人未经办公室同意不得将会议室的各种设施拿出会议室或转作他用。

9、平时卫生由所在楼宇的保洁员负责每天早晨打扫。会议室活动结束后，由使用部门人员对会议室进行清扫和整理，将移动的桌椅及时放回原位(必要时可请办公室协助帮忙)，以方便其他部门继续使用。

10、本规定由办公室制定，自颁布之日起执行。

第五篇：会议室使用管理条例

会议室管理制度

为了加强会议室的管理，保证各类会议的顺利召开及规范有序使用，提高会议室的利用率，特制定会议室管理规定。

1.职责

1.1 会议室的管理，由行政人事部门负责，行政人事部保管会议室钥匙。

1.2 行政人事部负责会议室日常卫生工作。行政人事部须做好会议室每日卫生打扫工作，每日上班前须对会议室进行日常打扫，清理会议室垃圾桶，保证会议室内设施设备完好、齐全，做到会议室干净整洁，桌椅排放整齐。

1.3 各部门领导是会议室使用部门负责人。 2.使用须知

2.1 会议室申请适用于公司重要会议、部门重要会议及接待重要访客等工作。

2.2 行政人事部负责会议室日常管理及会议安排，有需要部门需使用会议室时，须到行政人事部填写《会议室使用登记表》，由行政人事部人员带领开门。会议室使用遵循先全局性会议后各部门会议、先紧急性会议后一般性会议的原则。

2.3 各部门在使用会议室时，不得在会议室大声喧哗，以免影响到其他同事正常办公。

2.4 各部门在使用会议室的过程中，必须爱护公物，保持会议室的整洁，严禁在会议室乱丢果皮、纸屑、烟头等杂物，一旦发现将追究使用部门负责人相关责任。用完后所有设备放置原位。

2.5会议室配置的影音设备由行政部负责监督管理，各部门使用人员应爱护会议室的公共设备，若发现使用部门操作不当及人为造成损坏的，须追究当事的相应责任。

2.6 会议室内所使用设备、工具、办公用品未征得批准任何人不得拿出会议室或作为他用。

2.7 凡使用会议室的部门负责会议室内席签摆放及座次的安排，公司重大会议由行政人事部协助提供会议用品，任何人不得在会议室内随意乱贴乱画。

2.8 会议室使用期间，会议室的照明、音像设备的使用及会务工作由使用部门负责，行政部协助指导使用。若召开会议部门要求悬挂会标，专题会议后应将会标立即撤销;若有其他特殊性要求，需提前申报，经行政部同意后，方可进行。

2.9 会议结束后，使用会议室的部门负责室内桌面卫生清理和物品整理，将桌椅摆放整齐，设备及办公用品放置原处，并关好门窗、关闭空调、电器等设施设备电源，切实做好防火、防盗及其他安全工作。

2.10 会议结束后，会议室使用部门需及时通知行政人事部关闭会议室，行政人事部须仔细核查会议室使用后物品状况并登记备案。如因与会人造成的损失或损坏将追究使用部门责任人的责任。

2.11 行政部要每天做好会议室场地及消防安全、设备检查工作，保障各类会议、接待活动的正常进行。 2.12 禁止任何部门和个人私自占用会议室从事与工作无关的事情，经发现后将通报批评，所有需求部门使用会议室前必须填写会议室使用预定表，提高会议室的使用效率，会议如果有变动及时修订预订表信息。

3. 相关责任

3.1 使用会议室需填写《会议室使用登记表》，未经填写登记表擅自使用会议室的，根据情节对使用部门责任人处50-100元罚款，造成公务损坏或者丢失的按原价三倍赔偿。

3.2 会议室使用部门使用会议室前发现有物品损坏或遗失，须及时通知行政人事部，由行政人事部核实后登记备案。如出现知情不报，所有损失将由使用部门承担。

3.3 会议室使用期间，若因公造成物品损坏的，由损坏者照原价赔偿;若故意损坏者，则由损坏者照原价二倍赔偿。

3.4会议室使用期间或会议室使用结束并有行政人事部核查完毕后发现物品遗失或损坏的，由会议室使用部门责任人照原价二倍赔偿。

3.5 未经许可随意将会议室设备挪威他用，将视情节对责任人处20-100元罚款，并给予警告。

3.6 发现有人在会议室大声喧哗，对责任人处一次警告，二次50元罚款。

3.7 会议室使用完毕后，使用部门须将会议期间产生的垃圾清理干净，桌椅摆放整齐，由行政人事部核查发现卫生没有打扫的或打扫不干净的，对使用部门责任人处10-50元罚款。

3.8 离开会议室须关闭灯、影音设备、电源开关及门窗，若检查发现没有及时关闭，将对使用部门责任人处10-100元罚款。

4.附则

4.1 本制度由行政人事部负责解释。

4.2 本制度未尽事宜，均依照公司相关制度执行。 4.3 本制度自公布之日起实施。

公 司

2014年5月