浅谈物资管理信息化系统的建立——以某施工企业为例

2022-09-11

1 引言

企业的物资管理, 是指对企业生产经营活动所需要各种物资的采购、运输、验收、供应、保管、发放、合理使用、节约使用和综合利用等一系列计划、组织、控制等管理工作的总称。物资在工程建设项目成本中占50%~60%的比重, 是工程项目成本管理的主战场, 关系到施工项目超过半数的成本支出, 关系到企业的经营效益和长远发展, 其物资管理水平的高低对保障项目的施工和整体经济效益有着非常重要的影响。现就以笔者所在公司下属某家工程施工企业为例, 针对该企业目前物资管理存在的问题, 简要分析如何通过建立物资信息化管理系统, 提升企业物资管理水平, 准确核算项目成本, 为决策提供依据。

2 该施工企业物资管理存在的问题及分析

该施工企业主要经营范围包括城市道路工程、10万吨/日及以下给水厂、总贮存容积1000立方米及以下液化气贮罐场 (站) 、各类城市生活垃圾处理等工程。该企业目前物资管理主要还是以传统的手工记账为主, 物资成本核算缺乏及时性和准确性, 严重制约企业成本控制水平和经济效益的提升。总体来说, 其目前存在的主要问题有以下几个方面。

(1) 物资管理没有统一的规范化流程, 部门职能设置不合理、岗位职责混乱, 导致物资管理人员工作疲于奔命, 无暇顾及管理水平的提高和业务能力的提升;

(2) 在实际工作中部分物资管理人员工作不严谨, 态度不端正, 缺乏责任心, 如在库存管理方面没有及时对出入库进行记账, 月末盘点时数量存在较大的出入。

(3) 没有建立物资信息的共享和流通, 数据信息缺乏时效性, 导致决策缺乏科学性和合理性。

(4) 项目分兵作战, 不能将相对靠近若干项目的物资需求进行统一采购, 难以通过集约采购享受量大从优的价格优惠。

3 物资管理信息化系统的建立

通过对该企业物资管理中存在问题的分析, 并结合该企业实际情况, 下面简要谈谈如何建立物资信息化管理系统, 提升企业物资管理水平。该企业目前与物资管理相关的责任部门有:工程科、物供科、经营科和仓库。工程科主要负责项目所需材料的测算;物供科主要是根据工程科下达的通知备料和材料采购、验收;经营科主要负责采购合同的拟定, 并将订单交付物供科进行采购;仓管主要负责材料的进出库管理。

物资管理信息化系统的建立主要是要对企业物资管理流程环节进行梳理, 流程明确后通过信息化手段实现物资管理目标。根据该施工企业情况对物资管理流程进行了梳理, 具体分为两个主流程:一是物资供应流程, 包括采购计划、采购管理和货物验收等三个子流程;二是库存管理流程, 包括货物入库、材料领用和物资核算等三个子流程。下面简要介绍下具体流程环节。

(1) 采购计划是物资供应的起点, 也是物资成本核算的开始, 主要是由工程科根据新的工程项目编制总备料单通过信息化管理系统下达给物供科, 物供科根据总备料单制定采购计划逐级上报给领导层审批。采购计划的编制可以利用物资管理信息系统所记录的材料及供应商信息, 对每一笔采购系统中均有记录, 且主要材料的价格会根据市场价进行实时调整, 让采购计划的编制更高效。

(2) 采购管理是指由物供科依据审批后的采购方式进行采购, 包括采购信息的公开、采购价格的确定、供应商的选择、采购合同的签订等等。我们可以通过信息化管理手段, 将采购信息在网站公开, 有利于扩大供应商范围, 提高采购效率, 降低采购成本, 从而突破传统采购模式的局限, 从货比三家到货比多家, 在比质比价的基础上找到满意的供应商, 大幅度的降低采购成本。对于不合格的供应商应及时予以清除, 及时发布合格供应商、不合格供应商及存在危险谨慎合作的供应商名录, 从而降低物资采购的风险。

(3) 货物验收是确保采购物资能够满足项目施工需要的最后防线。货物验收可以采用条形码的形式对进场物资的品种、品牌、规格、型号、质量等进行验收。通过设定好的物资分类, 利用手持机做好物资收入并打印条形码, 然后通过无线网络技术将验收物资的数据上传到物资管理信息系统中。仓库保管员凭借条形码单据, 按照物资的品种、规格、型号、数量进行二次清点并进行摆放。

(4) 采购入库是指将验收好的物资登记入账, 并填写入库单。由于货物验收时已将数据上传到系统中, 系统将自动生成物资采购入库单, 避免了人为再次输入所需的时间及可能存在的差错。

(5) 材料领用是工程科根据每天工程所需材料开具备料单下达给仓库, 仓库人员根据备料单与领料人办理相关手续。材料的领用同样也是利用扫描条形码的形式进行出库管理, 通过无线网络技术将数据上传到物资管理信息系统中, 然后自动生成材料出库单。

(6) 物资核算是利用物资管理信息系统与财务核算系统实现数据共享的方式, 将物资管理信息系统的出库单、入库单等单据直接传输到财务核算系统, 财务人员只需要录入物资的采购单价, 即可完成工程物资成本核算, 不需要再重新编制出库单和入库单, 避免了重复劳动和可能出现数据录入出错。