探讨图书馆编目业务外包——以西安翻译学院图书馆为例

2023-02-15

一、引言

随着科技的进步, 图书馆的发展, 高校图书馆面临着人力资源不足、资料量剧增, 服务质量有待提高等一系列的问题。对高校图书馆而言, 在有限的人员编制的条件下, 想要降低运营成本, 加强核心服务, 提高广大师生的满意度, 将图书馆的编目业务外包已成为一种必然趋势。

编目业务是图书管理工作的一项重要内容, 图书编目的质量好坏与否直接影响图书馆整体书目数据的质量, 关系到图书馆书目的数据体系规范性和完整性。直接决定了图书馆图书文献资源的共享效果和利用率。图书馆编目业务外包可以使图书馆编目人员从繁杂的体力劳动和重复性工作中解脱出来, 集中精力开展深层次的服务, 为读者提供有效信息服务, 建设图书馆自身特色, 增强竞争力。

二、图书馆编目业务外包的利弊分析

(一) 有利因素

1. 提高了文献资料的时效性, 缩短了新书时滞问题

以西安翻译学院图书馆采编部为例, 编目工作人员2人, 初加工人员1人, 从盖章、加磁条, 图书信息著录, 到给索书号, 图书入库, 一月能入库借阅的图书为8000册左右, 按一学年八个月算, 我馆入库图书64000册左右, 我校现有学生数量为20000人, 按教育部本科院校的评估标准, 每年生均4册新书, 一学年应入库80000册的图书, 还有16000册图书无法正常流通。如果把80000图书外包给加工商来做, 就可以完成新书上架工作。缩短新书上架时间, 使读者在短时间内阅览到新书, 更好的满足了读者借阅的需求。

2. 编目业务外包使得工作人员能有更多时间和精力专注数据库建设

因本科评估等一系列问题, 我馆多年前追求数量上的超越, 图书上架后, 借阅时面临同书异号、异数同号, 数据库数据和图书信息不符等种种问题, 甚至还出现过抽出编目人员集中精力改错的现象, 极大的浪费了人力、物力和财力。一味的追求数量, 势必质量受到影响, 造成数据库数据信息的不完善、不规范。编目业务外包使工作人员有时间和精力在校对书商数据是否规范、标准的同时, 更有效的建设本馆的数据库数据, 更有利的服务于读者。

(二) 不利因素

1. 馆外加工形式, 质量无法把握控制

编目业务外包有馆外加工和馆内加工, 两种形式。以我院图书馆为例, 2015年以前采用的是馆外加工, 2015年以后选择的馆内加工。经过实践发现, 馆外加工有很多弊端不能有效的掌握控制, 进行监督, 不能第一时间发觉存在的问题, 如个别工作人员没有每一本图书都粘贴磁条, 或者漏掉了书籍正面或侧面的馆藏章;更有甚者编目数据查重不细心, 馆藏书号多次重复, 或是我馆已有图书没有二次查重, 导致同书异号、排架异地, 本该分配到流通借阅的重书没有选择库位, 系统自动分配到样本书库, 导致读者无法正常借阅等问题。因此, 2015年以后, 我馆采用馆内加工形式, 便于及时发现书商加工、编目过程中存在的问题。

2. 图书编目外包过程中出现空置的条码号、书号

(1) 各院校图书馆为完成每年的既定计划, 会招标多家图书公司, 为了新书能够如期入库, 会同时给不同书商顺延的条码号段, 以便完成当年的工作任务, 不耽误图书到货、验收, 这样就导致会产生多给或者不足的情况, 如果条码号段多出来的书商, 下一年因种种原因没有投标该图书馆, 不能继续合作, 产生了空置的条码号, 不利于学校对图书馆财产的管理。以西安翻译学院图书馆为例, 多年前曾倾注全馆之力在学院评估之前, 系统核查纸质图书和数据库著录图书是否馆藏一致, 如今我馆馆藏量已达到百万册图书, 已无本本核查之力。 (2) 多家书商同时加工, 所生成的索书号不符合我馆著录标准, 需要改动时, 该索书号后面已经产生多个书号, 无法在数据库系统中维护该分类号的书号, 图书排架时导致书号不连续, 不利于工作人员排架。例如:我馆分类号为H315英语写作、修辞类图书;分类号为F713.360电子商务理论与方法类图书;分类号为I247.5新体长篇、中篇小说类图书, 断断续续空出几十个书号, 给工作人员在排架整架过程中, 带来很大困惑, 让工作人员无所适从, 不利于更好的服务广大师生。

三、图书馆编目业务外包质量如何掌握

图书馆编目业务外包是时代发展的产物也是社会进步的表现, 在现有基础上利大于弊, 作为图书馆工作人员应在编目业务外包的优势上对其进行必要合理的质量控制。结合多年的工作经验, 对图书编目业务外包质量控制的几点建议:

(一) 合理评估, 理性选择书商进行合作

选择有实力、技术先进、工作安排合理, 市场口碑高的加工公司合作。各馆结合本馆实践, 形成合理有效的评估标准, 把握本图书馆的实际情况, 和书商签订协议时, 把本馆对图书加工的要求和规定形成书面文字, 有理可遵、有章可循。如图书馆对馆藏章的要求, 是盖到题名页和侧面, 还是盖到哪盖几个?条码号贴几个贴到哪?图书编目数据和索书号的著录等。

(二) 加强与书商的沟通协调, 尽量采用馆内加工形式

加强与书商的沟通协调, 图书公司的加工人员和我馆的工作人员及时联系, 遵循我馆工作人员的要求, 按照我馆编目工作实施细则和规章, 完成计划内的工作内容, 我馆业务人员应详细掌握图书加工和编目的进度, 有问题不过夜及时处理解决。

(三) 对合作书商的加工人员进行培训, 保证图书加工和编目数据的质量

到馆加工的工作人员按我馆要求, 培训后上岗操作, 对我馆相关图书资料加工的流程及其细节清楚了解, 不会和其他馆的要求相混淆。熟读我馆的图书编目加工细则和著录要求, 完全掌握领悟加工要求和编目著录规则后参与图书编目加工工作。将针对本馆的编目特殊做法和要求向书商的相关人员表述清楚, 使书商加工人员能够掌握本馆有别于他馆的特色需求。在图书总分类规则指导下, 针对我馆是文科院校以语言类为主的情况下, 除了东校区有自己的语言类书库, 西校区以外国语学院师生为主, 在为东校区读者服务的基础上, 应顾及西校区的广大师生, 为他们提供充足的新书入库数量, 满足两校区的读者需求, 更好的寻求借阅平衡。另外来馆加工人员一定要稳定, 不能培训一批走一批, 避免再来新书加工编目时, 对我馆情况一无所知。

(四) 强化监督体制, 做好数据核查和验收工作

我馆的两位编目人员应该分工明确, 认真仔细校对书商所提供的编目数据, 核对题名著录是否一致、主题词是否准确、内容简介是否完整, 分类号是否给对, 作者是否著录, 日期是否按要求著录到月的后两位, 有问题应及时沟通, 避免图书入库再去改错的现象发生, 给日常工作带来很大不便。

编目业务外包是时代发展的产物, 也是图书馆自身发展的需求。新形势下, 在满足图书馆实际需要的情况下, 也促使书商不断提高和完善, 不断向集成化、一体化、社会化、现代化发展。形成二者之间相互促进、共同发展的双赢景象。虽然在磨合的道路上, 还有这样那样的问题, 不尽如人意, 但相信不远的将来, 图书馆和书商会探求更有效的合作之路, 更默契的合作关系, 更合理的运作方式, 向着更美好的合作方向发展。总而言之, 虽然各高校图书馆编目业务外包还存在一些问题, 但传统的图书馆向现代化图书馆、数字化图书馆转变已成为大势所趋。

摘要：随着现代技术的日新月异, 图书馆编目业务外包已不再是新鲜事物。通过对图书编目业务的外包, 整个图书馆在不降低质量的前提下, 缩短了加工时间, 解决了各图书馆新书积压无法上架、编目人员工作过量等问题。本文分析了编目外包形成的原因, 针对图书编目业务外包的利弊进行了分析, 并提出了一些的建议。

关键词：图书馆,编目业务,外包,利弊分析