现代企业需要什么样的秘书人才

根据美国国际行政管理协会的定义, 现代专业秘书及行政专业人员, 应该是负责支持办公室相关环境内行政事务与信息联系的人;一位在其所选择的职份上, 无论是个人与专业上都能够成长的人。这与千禧年以前传统的定义:所谓专业秘书, 应该是一位办公室内特定主管的助手。任务是在认可的职权范围内, 不必经过直接的督管, 就能运用办公室内的工具设备, 从事主管指定之行政性任务。有着截然不同的重点。新定义宣示着一个崭新电子科技时代的来临;秘书在现代企业所扮演的角色与应有的能力在迅速地改变中。

定义中标示着秘书应有的三个任务:

第一, 秘书负责的是办公室内的行政事务。第二, 秘书负责的是信息的联系。第三, 秘书必须要在其个人和专业上都能成长。

简单地说, 现代企业所需求的秘书是一种人力资源管理学所说的X型人才。X型人才是按知识结构划分出来的一种新型人才类型, 用字母“X”形象地反映出这类人才的知识结构特点。X型人才必须系统地掌握两门专业知识, 并且, 两门专业知识必须有明显的交叉点。

现代秘书必须是一手掌握办公室的行政事务;一手掌握办公室的信息业务的X型人才。在这两个任务的交叉点上, 要不断地学习和提升自我的能力。秘书要在日新月异的高弹性时代下成为高弹性人才, 成为多面手人才;要时刻提升自己的学习力, 拥有更多的专长, 具备其他人难以超越的优点, 拉大自己与替代人才的优势。原因是, 今天的企业本身就必须面对高弹性环境下的挑战和威胁。

高弹性来自何方?除了内在环境的变化和外在环境的挑战, 现代企业的人才来自四面八方。这些人往往有着不同的出生地、生活习惯、工作方式、价值理念、能力表现、年龄、性别和学历背景等等, 整合如此这般的人力在同一个企业或单位里, 秘书所需要横向沟通或团队协作的技巧, 比以往任何一个时代要难上加难。更何况, 随着科技进步和信息量大增, 文秘人员所处理的各种来往邮件、文件、报告、讲稿、新闻稿等等, 绝对大于以往任何时代。

举例看一家单位在网上对秘书招聘时的要求:

√熟练运用常用的办公软件 (如:Word、Excel、Power Point、AUTOCAD等软件) 。

√具备基本的网络知识。

√具备文秘相关知识。

√具备档案及行政管理的相关知识。

另外, 看一家公司在网上对文秘人员的要求:

√负责整理会议资料。

√协助经理完成日常行政。

√协助处理公司各种活动和会议。

√接转电话。

√接待来访客人。

√通知发放。

√处理公司内务。

从这样简单的几项任务可以得知, 现代企业要的秘书必须是一个在办公室内各种任务全包的人才, 一个任劳任怨的人才, 一个计算机软件的通才, 还要是一个听、说、读、写都能面面俱到的人才。而这些, 仅仅不过是秘书工作的基础技能而已, 一个好秘书在个性能力上还需要有:

1.工作高效率。

√效率与效能不同:不但是要把事情做对;还要做对的事情。

√准时和及时不同:不但是要准时完成任务;还要提早完成。

√速度和准确不同:不但要很快;还要能一步到位。

2.极佳个性。

√开朗大方:不为琐事心烦、不计较。

√严格守密:公务、事务绝对守口如瓶。

√沟通顺畅:无论对上级或同级都能左右逢源。

3.能甘居幕后。

√做个多面手:必须对各种事情都懂一点。

√做个守门人:成为单位组织领导的第一关口。

√做个信息员:各种信息往来的桥梁。

无论是国企、央企、民企或外企, 现代企业的主管与领导心目中理想的秘书, 都至少有以下7个条件:

1.个性搭配-彼此能够成为互补的角色。

2.保守机密-确实保守公司和个人的机密。

3.主动积极-不用仔细说明就能想出来自己需要什么。

4.良好的人际关系-对外所有人际与公关都能维系创新。

5.信息管理-随时提供实时的信息数据。

6.耐劳耐操-工作超时也不会沾染不良情绪。

7.形象端正-注重礼仪、行为举止成为典范。

从以上的条件上可以理解, 在校生如果想要在毕业后入岗成为秘书, 必须自此就以下的能力进行自我提升:

第一, 加强基础的说、写能力。无论在任何岗位上工作, 都需要说和写的基本功。而这些恰恰是现代校园学生最不喜欢学习的。学生组织活动如果需要做海报, 大家都能搞得很生动很有趣;但是如果让学生写出个像样的学习报告或者会议纪要, 大家就可能会头疼。更不用说日常要用的邮件和短信, 能够注意格式并且文情并茂的人很少。凭借这样的能力进入职场当秘书, 肯定会得罪不少人, 犯很大的错。建议同学们在校期间就要多练习自己在写和说的能力, 找机会多说多写, 至少要把自己的自传和履历写得通顺, 可圈可点。

第二, 加强人际沟通的能力。在校生在建立自己的自信心上均有不足。比方公众讲话很胆怯, 见到异性很腼腆。这些个性的缺点表现在实质的人际沟通上, 会是很大的障碍。有些学生在宿舍里因为生活习惯不同, 相互矛盾;有些同学因为师长指派的任务不均而郁闷不悦。这都是因为对于人群的包容和理解还未达标, 而引起的冲突和不协调。试想, 未来的职场中秘书要面向的有领导、同事、客户, 无论外部关系或内部和谐都要求一步到位, 这些不在学校就先磨练, 上岗后要如何发挥?

第三, 加强软件操作与信息管理能力。虽然每家企业或单位都用不同的系统, 但是基础的软件都是一样的。现代企业需要文秘人员所操作的软件, 绝对不只有Office三宝而已。对于网页的维护、简单的信息搜集整理、照相与视频的使用与制作、新闻稿的写作、海报制作, 甚至基础会计都要能够随时上手。而这些, 不可能上班之后才自学实践, 必须在学校就有准备。

第四, 加强自己的外语能力。无论在哪个城市, 哪个行业, 外语能力就是工资提升的保障。外语好的秘书一般薪资都高, 这是不争的事实。然而外语能力到毕业才开始觉悟练习, 已经太迟。到工作岗位上再努力, 也已经惘然。学生无论是否毕业自外语专业, 都应该尽力把外语学到实处。