浅谈现代企业秘书的信息收集工作

2022-10-26

企业管理的本质就是获得并处理信息, 企业办公室是信息的获取、处理和传递的中心, 秘书无疑肩负着重要的收集信息的任务。在企业快速发展, 逐渐形成制度的前提下, 秘书应当提高信息意识, 做好信息收集工作, 提高企业的工作效率。

一、现代企业对于企业秘书信息收集工作的新要求

(一) 企业秘书应当稳操制信息权。

在信息时代的背景下, 生活和工作中充斥着各种各样的信息, 为做好信息收集的工作, 秘书人员应当稳操制信息权。制信息权就是收集、处理和运用信息的权利。

如, 在信息浪潮的冲击下, 联想公司及时向国外的企业学习, 和国内的企业进行交流, 总结别人成功或者失败的经验, 吸取教训, 并指导企业的工作。为了达到这一目的, 联想公司通过各种方式采集信息, 甚至在企业的内部设立了专门收集信息的部门, 并以自身的发展为目的进行信息的收集。因此, 秘书人员在进行信息收集工作时, 应当以企业的发展为基础, 把握企业发展的方向, 将信息收集工作的重点放在企业未来发展上, 收集高质量和深层次的信息, 并应用到企业的工作中。

(二) 企业秘书应当深入信息收集工作。

与传统秘书的信息收集工作不同, 现代企业要求秘书人员的信息收集工作更加的深入。秘书人员的工作具有不可避免的被动性, 因为秘书人员的工作受制于领导的活动。传统的秘书只是遵从领导的指示, 并不能自主开展工作, 这种工作方式比较消极、低效。在网络时代的背景下, 为了提高工作的效率, 促进企业的快速发展, 秘书人员应当提高工作的信息化程度。

从本质上来说, 秘书的工作是离不开信息的, 信息收集越丰富、越完备, 秘书的工作就能开展得更顺利、更主动。现代企业秘书不仅要履行处理信息和管理事务的工作, 还应当为企业的管理和决策作出贡献。秘书人员应当主动为领导提供有用的信息, 并进行广泛的研究, 收集各种必要的资料。信息的收集、处理和运用是领导决策的重要依据, 秘书人员承担着信息接受和运用的枢纽作用。因为秘书人员了解企业的全局情况, 所以应当为企业的领导做好提供信息的工作, 并主动、适时发表自己的意见, 为领导的决策提供依据。

(三) 企业秘书应当利用先进的工作平台。

现代企业秘书的信息收集工作处在信息的前沿, 秘书人员应当学会运用先进的信息工作平台, 树立正确的信息价值观, 使用先进的工作平台。为此, 要做到:一方面, 要掌握好网络技术, 秘书人员应当树立网络意识, 并利用好网络, 善于实时动态信息, 利用庞大的网络信息资源, 提高工作效率, 并在利用网络的过程中提高信息素养。另一方面, 要学会使用各种信息处理软件, 这些软件一般分为3种, 第一种是数据库软件, 此类软件主要用于处理工作的各类信息资源。第二种是办公软件, 包括文字处理软件、多媒体工具和网页制作工具, 这是秘书工作最常用的软件。第三类是通讯软件, 主要用于传递各种信息, 上传和下载各种资源。作为一名合格的秘书人员, 应当学会此类软件的使用, 推动工作的开展。

二、现代企业秘书信息收集工作的策略

在新时代的背景下, 由于秘书人员工作的特性, 决定了信息收集工作的繁杂多变, 要想做好信息收集工作, 秘书人员应当做好以下几方面工作:

(一) 提升获取平台。

信息具有时效性, 因此信息的获取应当是及时的、准确的, 在网络时代的科技背景下, 信息的收集突破了时空的界限, 利用网络攻击, 秘书可以有效提升工作的平台, 将世界的距离变为零, 更好、更迅速地做好信息收集工作。互联网的产生为企业提供了双向交流的平台, 改变了信息收集的被动。秘书人员可以通过网络平台获得需要的知识, 并与相关人员进行网上对话, 提高信息收集的效率。

(二) 增加收集通道。

企业信息包括内部信息和外部信息两部分, 在生产社会化的条件下, 企业的外部信息关系着企业的生存和发展, 企业内部可以通过会议、电话和口头传达等传递内部信息, 通过文件、邮件传达上下级之间的命令;企业可以通过调查研究、网络媒体、电视新闻等等获取其他企业的信息。企业可以设立初步筛选信息的部门, 将筛选后的信息呈递秘书部门, 这样可以减少秘书人员工作的冗杂, 加快信息收集工作的运行, 塔里木油田公司办公室的《每日要情》信息报送制度就是效果不错的通道之一。