科技档案编研的方法

科技档案编研工作是指根据客观的需要, 按照一定的题目, 在对科技档案信息分析和研究的基础之上, 对它们进行汇集、加工, 编制成各种科技档案编研成品, 为科技、生产及其各项管理, 为社会主义其它各项工作活动提供科技档案信息服务。

一、选题

科技档案信息资源开发的课题, 自然也是编研所确定的题目。选题是否合适, 不仅关系到编研成品的质量, 而且也关系到整个开发工作的效益。无论是上级下达的课题, 还是用户委托的课题或自选课题, 都应考虑到经济建设和科技发展的客观需要、库藏科技档案的基础以及科技档案部门的自身条件。概括起来讲, 就是根据必要性、可能性和主观能动性来最终确定题目。

考虑经济建设和科技发展的客观需要选题, 要努力做到三个结合:一是为当前科技生产活动及管理工作的急需服务, 与今后历史、技术的长远需要服务相结合;二是为高层管理人员进行计划决策、组织指挥的需求服务, 与基层管理人员、科技人员做好本职工作的需求服务;三是为特殊或临时需要进行的短期编研与系统的、长期的、大型的编研相结合。

考虑库藏科技档案材料的基础选题, 主要是从编研应具有的信息基础出发。选定的题目一定要拥有与该题目相关的、比较充实的、高质量的科技档案, 再辅以其它的信息源;否则, 再好、再需要的编研题目也是无法完成的。考虑库藏基础, 对于上级下达课题和用户委托课题的完成尤为重要。

科技档案部门的自身条件, 尤其是人员条件也是选题时必须考虑的。由于科技档案的专业性很强, 不少编研课题单纯由档案工作者完成是不太现实的, 因此, 必须吸收专业人员、工程技术人员参加, 同时解决好与之关联的工作安排、经济补偿等问题。

二、拟制编研方案

编研方案是组织和协调整个编研工作, 使其有条不紊进行的一种计划纲要。事先拟制编研方案, 进行周密的计划和安排, 也是保证编研工作有序进行的重要措施。

编研方案的基本内容包括:1.编研的主题、目的和要求;2.编研的内容范围, 即选择科技档案所包括的内容、时间;3.编研成品的服务对象;4.编研成品的结构、体例;5.编研过程的时间安排和工作步骤;6.编研人员的组织分工等。

为保证编研方案在编研工作中的指导作用, 编研方案应经全体编研人员充分讨论后确定, 对其中的各项内容, 要形成统一认识, 以便在编研过程中自觉执行;对编研中可能遇到的困难, 也要有足够的估计和准备, 以便在编研过程中设法解决。必要时, 编研方案还应广泛征求有关领导和科技人员的意见, 委托项目的编研方案要经过与委托方的认真协商, 以协议或合同的形式确定下来。

三、选材

选材就是选取与编研题目有关的各种材料。选材的总原则是材料与题目的一致性和材料本身的真实性、多样性。所渭一致性, 就是要切题, 既要避免选漏, 又要避免选重;所谓真实性, 就是选用的材料必须经过严格的审查、核实, 确保真实无误;所谓多样性, 就是选材类型要多样, 在以科技档案为主的前提下, 兼选有关的科技情报、科技资料予以补充。

与前述科技档案信息筛选过程相似, 编研过程中的选材也分为初选、复选、定选三个步骤。编研成品有汇编型、文摘型、编纂型三种, 选材的要求也不完全相同。汇编工作需要选用科技档案的全文、全图, 选中之后进行复制, 然后用复制件进行编排;摘编工作要从科技档案中摘录有关内容, 要求更加精练;编纂工作要从科技档案及相关材料中, 广选素材, 并加以融化、吸收。

四、加工和编排、编写

加工与编排, 是指对所选的科技档案材料进行具体的编辑工作, 这是直接关系编研成品质量的一项重要内容。

加工, 是在对科技档案信息分析研究的基础上, 运用考订、选录、摘要、复印、绘制等方式, 对科技档案信息进行优化, 对其内容进行校核与注释, 以及对相关文字、标点、图例、符号进行考订和标准化审查等。加工的要求是精确、细致, 忠于原文。

编排, 是按照拟定的体例形式, 对选择的科技档案信息进行科学系统的组织和排列。根据科技档案信息的特点, 其体例形式主要有:按时间先后组织编排, 如年鉴、大事记等;按规格、性能、结构组织编排, 如图集、图册等;还有按专业性质、技术水平、规模大小、重要程度等不同特征进行组织编排的。

编写, 是针对编纂而言的。就是以精选出来的、并经过考订的科技档案材料为素材, 按照一定的规则, 创造新的知识产品的过程。

五、审校和批准

审校分初审和终审。初审是对科技档案编研成品初稿的各项技术编排内容进行校正以及对正文内容进行核对, 可由编研人员各自完成自己所承担的部分, 亦可相互校审。终审是对科技档案编研成品初稿的全面审查和校核, 包括选材内容是否恰当, 图样、报表是否准确, 编排体例形式是否科学, 文字、标点、图例、符号有无错误等等。终审一般由专业技术部门的负责人完成。

经过终审后的科技档案编研成品初稿, 还须报请有关领导审定和批准方可成为定稿, 定稿后, 印刷方式、印刷数量、发放范围, 发行方式等, 也须经过有关领导确认。

摘要：科技档案编研工作是科技档案信息管理的重要内容之一, 科技档案编研作为一项研究性较强的工作, 其质量取决于科学的编研方法, 特别是科学的编研程序。科技档案编研的基本程序是:选题、选材、加工、编排或编写、审校与批准等。

关键词：科技档案,编研,方法