浅析如何提升办公室综合事务管理水平

2022-10-31

无论什么企业, 办公室都是作为其中的核心部分, 在企业运转中起到承上启下的作用, 并在此过程中起到综合协调和服务保障的作用, 同时, 办公室的工作特点是突发性和随机性很强, 有很多工作都是临时决定或突然发生, 随着情况的进展而要采用不同的方法。在当前的企业部门职能中, 办公室工作仍还有较大的空间需要提升, 以及很多工作细节部分需要完善。另外, 办公室员工要严格要求自己, 摆正心态, 努力提高自身的政治素养和服务意识, 做好充分的心理准备, 以为单位更好的发展提供后备保障。

一、综合事务管理思想现代化

个人认为单位办公室员工的思想观念要适应时代的发展要求, 在具体问题处理上要树立全局意识、效率意识和创新意识。在公司整体的运行中办公室要起到引领作用, 其实际工作要对各个部门产生积极地正面影响:

(一) 树立全局意识。

办公室员工要懂得谋大势、思大局, 在处理比较复杂问题时能够驾驭全局, 考虑和解决问题时以大局出发, 服从单位整体部署, 日常工作中, 要树立全局“一盘棋”的思想, 确保单位内部各领导之间、各职能部门之间协调工作, 从而形成团结一致干大事的强大合力和信念, 大局意识的建立是办公室员工的基本素质, 也是办公室员工处事的重要原则。

(二) 树立效率意识。

办公室优质服务的前提是提高效率, 办公室员工必须时刻牢记效率是企业生命力中不可或缺的因子, 企业只有在高效的工作状态中才能得以快速发展, 所以各项工作都要以不断提高效率为己任, 实现效率和效益的有机统一。

(三) 树立创新意识。

办公室工作要坚持发扬传统和开拓创新的统一, 办公室员工要善于继承优良传统, 同时也要适应形势的变化和任务的需要, 敢于探索, 勇于创新, 要善于运用创造性思维, 谋划具有单位特色的工作。

二、办公室综合事务管理手段科学化

办公室作为正常工作处理事务的场所, 为领导之间的沟通与部门之间的沟通提供了纽带桥梁的作用。现代管理理论告诉我们, 无论任何事情, 都需要按照事情的各个环节对责任和基本标准进行明确管理, 在办公室的日常工作中要考虑到工作中各个流程是否健全, 并且能够依据不同的职能来划分相应的学科。办公室的重要职能体现在辅助决策上, 也就是要通过决策的方式来对导向和评估等流程进行完善, 同时要抓住决策前的调查研究, 决策中的对策建议, 和决策后的宣传和反馈等设计流程。要根据办公室的职能, 来分别建立信息调研和会议管理等各方面工作的流程, 目的是能够使各项工作都能顺利完成。

三、改变综合事务管理模式, 完善自身管理

任何企业或单位想实现自身的可持续发展, 办公室综合管理水平能体现出企业或单位发展情况, 就要提高办公室的综合管理水平较高, 其管理模式必然会科学化, 管理方式和手段才能够科学化。完善办公室综合管理的管理结构会将办公室的管理内容梳理清楚, 在具体工作时会依据梳理的内容进行操作。同时, 在挑选办公室主任人选时要仔细甄选适合岗位要求的人才, 拟聘任人选最好是专业素养较高, 能实现办公室职能的科学管理。

四、定岗定责, 建立健全岗位责任体系

构建完善的岗位责任体系, 依据定岗、定责、定标准的要求来安排。完全按照办公室的工作职责和流程, 对工作岗位进行科学设置。定责是指明确岗位的责任, 确定工作衔接的节点和程序, 做到分工明确、各尽其职、协同配合。定标准是指按照局部功能最优化、整体功能最人性化的要求, 将各项管理标准细化到岗位的每一点上, 制定具体的工作规范和岗位细则。

五、建设办公室综合事务管理文化、更新人才结构

对于企业来说, 办公室综合事务管理是企业是否发展良好的一个缩影, 也是企业对外展示实力和发展目标及方向的风向标, 综合事务管理包含的工作内容较多, 这其中有涉及企业核心机密的事件, 有涉及企业经营发展战略的内容, 也有企业日常展业所接触的目标人群, 因此, 一个单位想按照正规化发展, 办公室综合管理工作者一定要对单位经济目标、文化目标等进行综合考虑, 这就要求企业在选聘办公室工作人员时相对严格, 无论是专业素质, 还是政治素质都要有所要求, 就目前企业办公室综合管理人才情况来看, 仍需要我们进一步引进高素质、有能力、政治觉悟高的人才, 提升队伍的整体素质, 同时, 对在职的员工, 安排定期的培训计划, 提升办公室综合管理人员的素质。

六、结语

总之, 无论是政府部门, 还是企事业单位, 办公室的工作都至关重要, 办公室综合事务管理水平的高低关系着企业的长期发展, 所以, 企业需进一步提升办公室综合事务管理水平, 促进企业办公室综合事务管理思想现代化, 管理手段科学化, 管理组织合理化, 在不断完善自身管理和管理制度上加大力度, 不断创新工作模式, 帮助企业更快更好的向前发展。

摘要：无论是政府部门, 还是企事业单位, 办公室都是非常重要的部门, 作为一个综合事务管理的部门, 其主要职能是将上级的指令下传至员工, 并将下级的意见反馈至上级, 同时要在上下级之间进行有效地沟通和协调, 如果有效提升办公室综合事务管理水平, 就能更好地保证企事业单位各项管理工作的正常运行, 因此, 办公室综合事务管理思想是否现代化, 管理手段是否科学化, 管理组织是否合理化会关系到单位的管理效能, 也会对单位的形象产生不同的影响。

关键词：办公室,综合事务,管理水平