“四化”条件下高校办公室面临的挑战与机遇

2022-09-11

高校院系办公室作为高等学校基层的行政单位, 是面向广大师生的综合管理部门, 是院系教学工作、管理工作、科研工作的协调和保障者, 在高等学校日常运行中起着非常关键的作用。随着社会现代化进程的迅速发展和高校管理工作权限的下放, 高校院系办公室的工作也逐渐向网络信息化数字化的现代管理模式转型。长期以来基于纸质的传统办公方式慢慢被淘汰, 取而代之的是办公室工作事务的信息化、自动化、系统化、网络化, 简称为“四化”。“四化”不仅改变了以往的工作形式, 更加强了机关部门与院系、院系成员之间的沟通交流和信息传递, 真正体现出高校院系办公室工作的方便、快捷、高效的特点。

一、“四化”条件下面临的严峻挑战

现如今的高校院办均配备计算机、传真机、扫描仪、复印机、连网路由等电子信息设备, 一些高校甚至还配备了校园无线网络, 很多工作都实现了网络系统上报和审批, 基本实现了电子化网络办公。但在从传统办公模式向“四化”环境转型的过程中, 院系办公室也面临着很多挑战, 这些挑战和不足直接地影响着院系各项活动的办事效率和进程。

(一) 管理方式和观念滞后。

网络化和信息化的发展, 改变了学校之前信息处理的封闭状态, 进入到整个社会的大的开放性环境, 这对现在高校办公室的信息处理工作提出了严峻挑战。办公室秘书人员必须要转变原有的管理方式和观念, 才能畅享网络化、信息化和自动化带来的巨大便捷。目前, 仍有部分办公室秘书人员对工作的认识不足, 服务意识和主动意识差, 采取坐等靠的被动执行办公方式。不对现有的大量信息进行整合理解和分析, 无法为师生提供高效的服务, 无法为领导提供参考建议, 虽然现在办公室电脑已经普及, 但是还有部分电脑只是用于打文件和上网, 办公室资源利用度较低, 不能充分体现现代化办公条件的优势。

(二) 办公室人员专业水平和综合素质参差不齐。

虽然高校院系办公室配备了电脑等现代化办公设备, 由于工作人员的引进方式的不同和对基层管理工作的重视程度不够, 部分人员存在信息素养不高、学历水平低、接受新事物能力差的问题, 直接地影响着院系各项活动的办事效率和进程, 而且除了网络技术中心以外办公室里并没有专门的管理系统软件的应用维护人员。现在越来越多的工作下放到二级院系, 学院的党办院办在学院管理和运行中发挥越来越重要的作用, 办公人员的引进录用和再培训工作也逐渐受到关注。我校办公室人员绝大部分不是文秘专业或教育类专业, 从事办公室工作专业不完全对口, 在2005年以后我校引进的办公室秘书人员基本上都具有硕士学位, 电脑应用技术水平比较高, 但还有一半以上是本科及以下的学历, 年龄也普遍偏大, 对新事物的接受能力较差, 不积极主动的学习新的方法, 不适应新的办公方式, 跟不上时代发展的步伐, 在信息化、网络化、自动化和系统化管理的今天, 使用各种新的办公软件或系统存在一些难度。

(三) 管理硬件和管理软件技术的引进。

目前学校大部分工作和管理都实现了权利下放, 二级单位的办公室承担了越来越多的工作, 责任也越来越重大。教学管理系统、科研管理系统、党务管理系统等专业性统计系统都进入应用阶段, 通源管理系统、OA自动办公协同系统等也逐渐在办公中发挥越来越重要的作用。每个系统互相都不关联, 查询、调用信息都有很大困难, 而且每个新系统的应用都需要专业的人员来学习和管理。突增的工作量和责任以及新的技术设备的使用也是办公室工作的一项重大挑战。

(四) 信息来源广泛, 网络安全性值得关注。

信息化有优势也有不足, 大量的信息给我们更多的选择, 但是信息爆炸会增加选择有效信息的难度, 垃圾信息和病毒文件掩藏其中, 需要仔细辨别处理。网络化实现了高校与社会的沟通和联系, 但是需要着重关注网络安全, 一是在网络环境下势必有一些恶意的软件和攻击;二是对发布出去的信息要做好加密和审核, 尤其是涉及到师生的隐私信息一定要做好保密工作。

二、“四化”条件下巨大的机遇

(一) 优化办公流程, 提高工作效率, 增强了办公人员的责任心。

办公室工作多、杂、碎, 往往都是被动的接受工作, 信息化、系统化的办公流程使办公室工作变被动为主动。比如企业短信通的建立, 可以方便快捷的实现定时发送和批量发送, 日常文件的传递可以通过QQ、飞信, 交流可以通过微信、QQ群, 发布信息不止可以通过网页和BBS公告板, 还可以通过OA协同办公的部门公告和通元系统发布等等, 大大提高了办公室秘书人员的工作效率, 让办公室人员从庞杂的整理搜集工作中解脱出来, 拥有更多的时间思考工作的方法和技巧, 为学院领导提供更有价值的参考意见, 增强了办公人员的责任心和自豪感。

(二) 节约成本, 资源共享, 避免重复。

十八大以来, 国家一直提倡少开会, 节俭办公。政协会议直接采用平板电脑, 没有复印一份会议文件, 可以说无纸化办公已经是现代化办公的一种趋势。通过信息化、网络化、自动化和系统化管理可以大大减少了人力和物力的浪费。办公室工作人员可以将文件全部实现网络传递, 不但及时还节约了成本, 使得办公室工作更便捷有效, 资源在网络中还能实现直接共享。

(三) 信息及时准确便捷。

自动化办公系统可以随时跟踪文件的处理情况, 搜集每位流程内人员的意见, 实现快捷准确的定位传送和反馈。每个流程处理人的处理情况和处理时间也都记录在案, 增强了工作人员的责任心和事业心, 实现了科学化管理。办公室工作人员可通过系统化的统计软件可以随时查询科研、教学等情况, 获取信息便捷准确, 特别是在年终考核、职称评审、课程查询等方面的核实工作发挥了非常大的作用。

(四) 提升人员素质、应变能力和计算机应用能力。

面对新的管理手段和系统的应用, 办公室人员必须通过不间断的学习来适应, 在学习的过程中不但办公室秘书人员的计算机应用能力得到了提高, 整体人员的综合素质也得到了提升, 比如Office办公系统软件每位办公室人员基本上都能够熟练操作, 但是怎样使做出来的文件、图表更好看更精致是需要认真琢磨和思考的。比如办公文件的加密设置、远程控制, 比如可以通过掌握简单的操作方式提高效率, 拖动文件传输比从文件夹一级一级的找要快数倍等等。

(五) 实现移动办公。

现在各高校都提倡开放式办学, 倡导开放式办公, 使管理工作不受时间、地点的限制, 特别是办公室人员可以摆脱在办公室坐等上交表格文件的方式彻底改变, 时间变得更轻松和自由, 办公室工作人员可以通过网络开展许多有效的管理工作。比如通过校内OA自动办公系统随时随地监测文件发送流程人员的处理情况。

(六) 信息沟通顺畅, 实现民主管理。传统的办公室工作是作为学院综合事务的管理部门, 是学院工作的窗口, 承担搜集学院信息为领导提供决策依据的任务, 还要联络师生起到沟通协调的作用, 办公室人员的管理方式一般就是上传下达, 也就是直上直下, 无法直接实现上下的沟通, 但是通过建立自动化办公部门讨论、协同等实现领导和普通教师的沟通互动, 广大师生员工都可以参与院系管理工作中, 真正做到公开化、民主化, 也减轻了办公室工作人员的工作量。